Peraturan Badan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Cibinong pada tanggal 10 Oktober 2018 KEPALA BADAN INFORMASI GEOSPASIAL, ttd HASANUDDIN Z. ABIDIN Salinan sesuai dengan aslinya, Kepala Bagian Hukum, Ida Suryani LAMPIRAN PERATURAN BADAN INFORMASI GEOSPASIAL NOMOR 5 TAHUN 2018 TENTANG TATA KEARSIPAN DINAMIS DI LINGKUNGAN BADAN INFORMASI GEOSPASIAL DAFTAR ISI PERATURAN BADAN INFORMASI GEOSPASIAL TENTANG TATA KEARSIPAN DINAMIS Hal BAB I PENDAHULUAN 10 A. LATAR BELAKANG 10 B. TUJUAN 11 C. RUANG LINGKUP 11 D. PENGERTIAN 11 BAB II KETENTUAN UMUM 14 A. JENIS ARSIP 14 B. ASAS PENYELENGGARAAN KEARSIPAN 18 C. KARAKTERISTIK ARSIP 18 D. KOMPONEN ARSIP 19 E. DAUR HIDUP ARSIP 19 F. PRINSIP-PRINSIP DASAR PENGELOLAAN ARSIP 20 BAB III ORGANISASI KEARSIPAN 21 A. ORGANISASI 21
a.Pemeriksaan 27
b.Pemberian kode klasifikasi 27
c.Penentuan Indeks 28
d.Tunjuk Silang 31
e.Pemberkasan 32
f.Pembuatan Daftar Berkas, Daftar Isi, dan 32 Daftar Arsip
g.Penyimpanan Arsip 33
2.Penataan Arsip Inaktif 34
a.Penataan Arsip Inaktif Teratur 34
b.Pengolahan Arsip Inaktif Tidak Teratur 35 C. PENGELOLAAN ARSIP TERJAGA 36
1.Identifikasi 36
2.Pemberkasan 37
3.Pelaporan 39
4.Penyerahan 40 D. PENGELOLAAN ARSIP VITAL 40
1.Prosedur Pengelolaan 40
2.Perlindungan dan Pengamanan Fisik Arsip Vital 42
3.Penyelamatan dan Pemulihan 43
4.Ketentuan Akses Arsip Vital 46 E. ALIH MEDIA 48
1.Pengertian 48
2.Prinsip 48
3.Prosedur 48 F. SARANA 49
1.Perangkat Keras 49
2.Perangkat Lunak 52 BAB V PEMELIHARAAN FISIK ARSIP 53 A. PRINSIP 53 B. JENIS PEMELIHARAAN 53 C. SARANA PEMELIHARAAN ARSIP 59 BAB VI LAYANAN PENGGUNAAN ARSIP 60 A. PRINSIP 60 B. PROSEDUR 60 C. SARANA 63 BAB VII PENYUSUTAN ARSIP 64 A. PRINSIP 65 B. PROSEDUR 65
1.Penilaian Arsip 65
2.Penyusutan Arsip 66 BAB VIII DAFTAR LAMPIRAN 70 LAMPIRAN 1 Daftar Arsip Aktif 70 LAMPIRAN 2 Daftar Arsip Inaktif 73 LAMPIRAN 3 Daftar Arsip Vital 75 LAMPIRAN 4 Daftar Arsip Terjaga 77 LAMPIRAN 5 Daftar Arsip Peta 79 LAMPIRAN 6 Daftar Arsip Foto Udara/Citra Satelit 81 LAMPIRAN 7 Daftar Arsip JKHN/ JKVN/ JKGN 83 LAMPIRAN 8 Daftar Arsip Yang Dipindahkan/ 85 Dimusnahkan/ Diserahkan LAMPIRAN 9 Daftar Identifikasi Arsip Terjaga 87 LAMPIRAN 10 Formulir Pendataan Arsip Terjaga 88 LAMPIRAN 11 Daftar Arsip Hasil Alih Media 89 LAMPIRAN 12 Formulir Peminjaman Arsip 90 LAMPIRAN 13 Buku Agenda Peminjaman Arsip 91 LAMPIRAN 14 Out Guide 92 LAMPIRAN 15 Out Sheet 93 LAMPIRAN 16 Berita Acara Alih Media Arsip 94 LAMPIRAN 17 Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif 95 LAMPIRAN 18 Berita Acara Pemusnahan Arsip di Unit 96 Pengolah LAMPIRAN 19 Berita Acara Pemusnahan Arsip BIG 97 LAMPIRAN 20 Berita Acara Serah Terima Salinan Autentik 98 Arsip Terjaga BIG LAMPIRAN 21 Berita Acara Serah Terima Arsip Statis BIG 99 LAMPIRAN 22 Surat Keputusan Sekretaris Utama tentang 101 Tim Penilaian dan Pemusnahan Arsip LAMPIRAN 23 Surat Keputusan Kepala tentang 105 Pemusnahan Arsip BIG BAB IX PENUTUP 107 Arsip juga mempunyai nilai penting sebagai bahan bukti autentik atas penyelenggaraan administrasi pemerintahan sehingga setiap lembaga/organisasi pemerintahan harus menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan. Badan Informasi Geospasial (BIG) sebagai instansi pemerintah berkewajiban untuk mengelola arsip yang tercipta dari pelaksanaan tugas dan kegiatannya sebagai bentuk pertanggungjawaban negara, pemerintahan, pelayanan publik dan untuk kepentingan sejarah bangsa. BIG yang lahir dan terbentuk sebagai pengganti Badan Koordinasi Survei dan Pemetaan Nasional memiliki berbagai arsip penting terkait pelaksanaan tugas dan fungsinya sehingga arsip-arsip BIG harus dilindungi dan diselamatkan. Salah satu upaya untuk mewujudkan tertib administrasi dan kearsipan, BIG telah memiliki Peraturan Kepala Badan Informasi Geospasial Nomor 19 Tahun 2013 tentang Tata Kearsipan Dinamis di Lingkungan Badan Informasi Geospasial. Namun, Peraturan tersebut sudah tidak sesuai dengan perkembangan peraturan perundang- undangan sehingga diperlukan perubahan dan penyempurnaan. Adanya Tata Kearsipan Dinamis diharapkan semua aparatur di lingkungan BIG dapat memanfaatkannya sebagai acuan dalam pengelolaan kearsipan di unit kerja masing-masing sehingga upaya pengelolaan, penyelamatan, dan pengamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban pemerintah dapat dilaksanakan. B. TUJUAN Tujuan Penyusunan Tata Kearsipan Dinamis ini adalah:
1.memberikan petunjuk bagi penyelenggaraan kearsipan di lingkungan BIG;
2.menciptakan sistem pengelolaan arsip yang baik, hemat, tepat, terkoordinasi, terintegrasi, berdaya guna, dan berhasil guna; dan
3.menjamin pemeliharaan, pelayanan, dan penyelamatan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban kegiatan pemerintahan. C. RUANG LINGKUP Ruang lingkup Tata Kearsipan Dinamis ini meliputi penyelenggaraan kearsipan secara umum, organisasi kearsipan, penciptaan dan pengolahan arsip dinamis, pengelolaan arsip terjaga, pengelolaan arsip vital, pemeliharaan arsip, layanan penggunaan arsip, dan penyusutan arsip. D. PENGERTIAN
1.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh BIG dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
3.Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ atau terus menerus.
4.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan BIG dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
5.Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
6.Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan BIG yang memiliki nilai guna kesejarahan dan berketerangan permanen.
7.Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
8.Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pelaksanaan kegiatan, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
9.Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
10.Berita Acara Pemindahan Arsip adalah pernyataan yang menyatakan bahwa pada hari, tanggal, bulan, dan tahun yang sudah ditentukan pada pernyataan tersebut terjadi pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan BIG.
11.Berita Acara Pemusnahan Arsip adalah pernyataan yang menyatakan bahwa pada hari, tanggal, bulan, dan tahun yang telah ditentukan pada pernyataan tersebut telah dilakukan pemusnahan arsip yang tercantum dalam daftar lampiran.
12.Berita Acara Serah Terima Arsip Statis adalah pernyataan yang menyatakan bahwa pada hari, tanggal, bulan dan tahun yang telah ditentukan pada pernyataan tersebut telah dilakukan penyerahan arsip statis dari Unit Kearsipan BIG kepada ANRI.
13.Berkas adalah kesatuan himpunan dokumen yang saling berhubungan yang mengandung data, peristiwa, atau keterangan tentang suatu masalah yang merupakan rangkaian kegiatan/ persoalan.
14.Daftar Arsip adalah daftar berkas arsip yang memuat tentang kurun waktu pembuatan, jumlah dan keterangan lainnya serta dipergunakan sebagai lampiran dalam proses pemindahan, penyerahan dan pemusnahan.
15.Filling Cabinet adalah sarana untuk penyimpanan arsip aktif.
16.Folder adalah alat untuk menyimpan arsip/kartu kendali dalam Filling Cabinet atau kotak kartu kendali.
17.Formulir Tunjuk Silang adalah formulir yang dipergunakan untuk memberikan petunjuk adanya hubungan permasalahan antara satu berkas dengan berkas lainnya.
18.Indeks adalah tanda pengenal/petunjuk arsip yang merupakan alat untuk menyusun dan menemukan arsip dalam berkas.
19.Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi sekurang- kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang digunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
20.Klasifikasi Arsip adalah pengelompokan masalah-masalah secara sistematis dan logis yang disusun secara berjenjang dengan tanda- tanda khusus yang berfungsi sebagai tanda atau kode dan dipakai sebagai dasar dalam melakukan penataan berkas atau arsip secara sistematis.
21.Lembar Disposisi (LD) adalah lembar untuk penulisan arahan pimpinan untuk penyelesaian surat.
22.Penataan Arsip adalah cara untuk menata arsip di dalam berkas dan mengatur berkas dalam suatu susunan yang sistematis yang memudahkan dalam penemuan kembali.
23.Sekat adalah sarana untuk pemisah antara kelompok masalah satu dan yang lain sesuai dengan pembagian dalam klasifikasi arsip.
24.Tickler File adalah sarana untuk menyimpan lembar ke-2 atau copy disposisi pada Tata Usaha Unit Pengolah.
25.Unit Kearsipan adalah unit kerja pimpinan tinggi pratama di BIG yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
26.Unit Pengolah adalah unit kerja pimpinan tinggi pratama di BIG yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip sesuai tugas dan fungsinya.
1.Arsip Substantif meliputi arsip yang tercipta dari pelaksanaan tugas dan fungsi sebagaimana di amanatkan dalam Undang-Undang (UU) Nomor 4 Tahun 2011 tentang Informasi Geospasial dan Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan UU Nomor 4 Tahun 2011 tentang Informasi Geospasial. Jenis Arsip Substantif di BIG meliputi:
a.arsip informasi geospasial dasar (IGD), yaitu arsip yang tercipta atas penyelenggaraan kegiatan yang menghasilkan objek yang dapat dilihat secara langsung atau diukur dari kenampakan fisik di muka bumi dan yang tidak berubah dalam waktu yang relatif lama. Arsip IGD meliputi: 1) arsip jaring kontrol horisontal nasional (JKHN) terdiri atas JKHN dan seluruh rangkaian kegiatan terkait penyelenggaraannya; 2) arsip jaring kontrol vertikal nasional (JKVN) terdiri atas JKVN dan seluruh rangkaian kegiatan terkait penyelenggaraannya; 3) arsip jaring kontrol gaya berat nasional (JKGN) terdiri atas JKGN dan seluruh rangkaian kegiatan terkait penyelenggaraannya; 4) arsip peta rupabumi indonesia (RBI) terdiri atas RBI dan seluruh rangkaian kegiatan terkait penyelenggaraannya; 5) arsip peta lingkungan pantai Indonesia (LPI) terdiri atas LPI dan seluruh rangkaian kegiatan terkait penyelenggaraannya; 6) arsip peta lingkungan laut nasional (LLN) terdiri atas LLN dan seluruh rangkaian kegiatan terkait penyelenggaraannya; 7) arsip peta batas wilayah administrasi terdiri atas peta batas wilayah administrasi dan seluruh rangkaian kegiatan terkait penyelenggaraannya; 8) arsip peta batas negara terdiri atas peta batas negara dan seluruh rangkaian kegiatan terkait penyelenggaraannya; dan 9) data geospasial seperti foto udara, data radar, citra satelit dan seluruh rangkaian kegiatan terkait penyediaannya;
b.arsip informasi geospasial tematik (IGT) terdiri atas peta tematik dan seluruh rangkaian kegiatan terkait penyelenggaraannya; dan
c.arsip infrastruktur informasi geospasial (IIG) terdiri atas seluruh rangkaian kegiatan terkait penyelenggaraan IIG dan hasilnya.
2.Arsip Fasilitatif adalah arsip yang berkaitan dengan fungsi fasilitatif yang meliputi urusan perencanaan, kepegawaian, hukum, keuangan, umum, pengawasan, pelayanan, penelitian, diklat, promosi, dan kerja sama. Berdasarkan fungsinya, arsip terdiri atas:
1.arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip Dinamis terdiri atas:
a.arsip aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus digunakan dalam proses pelaksanaan tugas dan disimpan di Unit Pengolah;
b.arsip inaktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun dan disimpan di Unit Kearsipan; dan
c.arsip vital, yaitu arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pelaksanaan kegiatan, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Jenis-jenis arsip vital di BIG antara lain Informasi Geospasial kebijakan strategis, naskah dinas pengaturan dan penetapan yang masih berlaku, MoU yang masih berlaku, aset milik negara, hak cipta atas produk informasi geospasial, personal/pegawai, dan berkas perkara pengadilan.
d.arsip terjaga adalah arsip yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Jenis-Jenis Arsip Terjaga di BIG antara lain: 1) Arsip Kewilayahan meliputi: a) arsip tentang dasar penetapan wilayah NKRI; b) arsip tentang pengakuan dunia internasional mengenai batas wilayah NKRI; c) arsip tentang batas perairan Indonesia; dan d) arsip tentang tata ruang laut nasional dan perairan yuridiksi. 2) Arsip Kepulauan meliputi: a) arsip tentang luas dan besarnya kepulauan; b) arsip tentang jumlah pulau-pulau terdepan Indonesia, berikut administrasi kependudukannya; dan c) arsip tentang pulau-pulau yang berbatasan langsung antara wilayah NKRI dengan negara lain. 3) Arsip Perbatasan meliputi: a) arsip tentang kawasan perbatasan dari sudut pandang pertahanan dan keamanan yang meliputi 10 kawasan perbatasan, yaitu 3 kawasan perbatasan darat (Malaysia, Timor Leste, dan Papua Nugini) dan 7 kawasan perbatasan laut dan pulau- pulau kecil terluar; b) arsip tentang batas wilayah negara yang meliputi batas darat dengan 3 negara (Malaysia, Timor Leste, dan Papua Nugini), batas laut teritorial dengan 4 negara (Malaysia, Papua Nugini, Singapura, dan Timor Leste), serta batas laut yurisdiksi (Zone Economic Exclusive/ZEE dan landasan kontinen) dengan 9 negara, yaitu Malaysia, Thailand, Vietnam, Philipina, India, Republik Palau, Australia, Timor Leste, dan Papua Nugini; c) arsip tentang* d) pemetaan batas wilayah administrasi, meliputi peta batas wilayah provinsi, kabupaten/kota, kecamatan dan desa. 4) Arsip Perjanjian Internasional meliputi: a) arsip tentang proses penyusunan perjanjian internasional dari BIG; b) arsip tentang proses konsultasi dan koordinasi di Kementerian Luar Negeri; c) arsip tentang proses pembuatan perjanjian internasional, mulai draft, counterdraft dan draft final sampai dengan pengajuan permohonan full power dari perjanjian internasional; d) arsip tentang pertukaran nota diplomasi; dan e) arsip tentang ratifikasi perjanjian internasional. 5) Arsip Masalah-masalah Pemerintahan yang Strategis meliputi: a) arsip tentang kebijakan atau keputusan strategis yang dikeluarkan oleh Presiden selaku Kepala Negara dan Pemerintahan terkait tugas dan fungsi BIG; b) arsip tentang kebijakan atau keputusan strategis yang ditetapkan oleh Kepala BIG; c) arsip tentang Hak Atas Kekayaan Intelektual (HAKI) khususnya hak cipta; d) arsip tentang Pengamanan, Sarana, Data dan Informasi Geospasial; e) arsip tentang Pembangunan Infrastruktur Informasi Geospasial; dan f) arsip tentang regulasi atau deregulasi pelaksanaan Informasi Geospasial.
2.Arsip Statis terdiri atas arsip substantif dan arsip fasilitatif di BIG yang memiliki nilai guna kesejarahan dan berketerangan permanen. Berdasarkan media yang digunakan, arsip dibedakan menjadi:
a.arsip kertas adalah arsip yang berupa teks/gambar/numerik yang tertuang di dalam kertas.; Contoh : Arsip Surat Menyurat, Dokumen Kontrak, RSNI, SNI dan lain-lain;
b.arsip audiovisual adalah arsip yang dapat dilihat dan didengar; Contoh: CD Atlas Multi Media, Dokumentasi Kegiatan Pimpinan; dan
c.arsip kartografi dan arsitektur adalah arsip berbasis kertas, tetapi isinya memuat gambar grafik, peta, maket atau gambar arsitek lainnya, dan karena bentuknya unik dan khas maka dibedakan dari arsip berbasis kertas pada umumnya. Contoh Arsip Kartografi : Peta LPI, LLN, RBI, LBI, WAC, Peta ZEE, Atlas, Peta Tematik; dan Contoh Arsip Arsitektur : Gambar Desain Bangunan, Blue Print Instalasi Jaringan Listrik dan Telepon; dan
d.arsip elektronik adalah arsip yang dihasilkan oleh teknologi informasi, khususnya computer. Contoh: Data Digital. B. ASAS PENYELENGGARAAN KEARSIPAN Penyelenggaraan kearsipan di BIG dilaksanakan dengan asas gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi.
1.Sentralisasi pengelolaan kearsipan dilakukan dalam hal penyimpanan arsip inaktif, pembinaan teknis kearsipan, standarisasi sarana kearsipan, evaluasi, dan pengawasan yang dikoordinir dan dilaksanakan oleh Unit Kearsipan BIG.
2.Desentralisasi dilaksanakan terhadap penyimpanan dan pengelolaan arsip aktif yang dilakukan oleh Unit Pengolah di seluruh unit kerja BIG. C. KARAKTERISTIK ARSIP Arsip BIG mempunyai karakteristik sebagai berikut:
1.Autentik Arsip BIG memiliki struktur, isi, dan konteks, yang sesuai dengan kondisi pada saat pertama kali arsip tersebut diciptakan oleh BIG yang memiliki otoritas atau kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip.
2.Utuh Artinya bahwa arsip yang tercipta dalam pelaksanaan tugas fungsi BIG terjaga kelengkapannya dari upaya pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip.
3.Terpercaya Isinya dapat dipercaya penuh dan akurat karena merepresentasikan secara lengkap suatu tindakan, kegiatan yang dilakukan BIG dalam pelaksanaan tugas fungsi, sehingga dapat diandalkan untuk kegiatan selanjutnya. D. KOMPONEN ARSIP Dalam penciptaan arsip BIG memiliki komponen sebagai berikut:
1.Struktur Struktur arsip adalah bentuk (format fisik) dan susunan (format intelektual) arsip yang diciptakan oleh BIG dalam media tertentu sehingga memungkinkan isi arsip dikomunikasikan.
2.Isi Isi arsip adalah data, fakta, atau informasi yang direkam dalam rangka pelaksanaan kegiatan BIG.
3.Konteks Konteks arsip adalah lingkungan administrasi dan sistem yang digunakan dalam penciptaan arsip di lingkungan BIG. E. DAUR HIDUP ARSIP Daur hidup arsip adalah perjalanan arsip mulai dari penciptaan arsip sampai penyusutan arsip yang meliputi:
1.Penciptaan Arsip Penciptaan arsip dimulai dan berasal dari proses pengurusan naskah dinas dan pelaksanaan tugas fungsi BIG.
2.Pengolahan Arsip Pengolahan arsip dimulai dari proses pemeriksaan, pemberian kode klasifikasi, penentuan indeks, tunjuk silang, penyortiran, pemberkasan, pendataan dan penempatan arsip.
3.Pelayanan Arsip Pelayanan arsip merupakan proses pemberian layanan atas permintaan/peminjaman arsip kepada pengguna secara cepat, tepat dan aman.
4.Pemeliharaan Arsip Pemeliharaan arsip merupakan usaha pengamanan arsip untuk mempertahankan kondisi arsip agar tetap terawat dan mencegah terjadinya kerusakan dan kehilangan.
5.Penyusutan Arsip Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengoleh ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna dan penyerahan arsip statis ke ANRI. F. PRINSIP-PRINSIP DASAR PENGELOLAAN ARSIP
1.Murah Pengelolaan arsip yang murah tidak diartikan sedikit, namun merupakan rasio antara input (biaya, sumber daya manusia, alat, dll) yang lebih kecil dari output-nya. Dengan input yang seminimal mungkin namun menghasilkan sesuatu yang besar. Pengelolaan arsip yang murah terutama dikaitkan dengan ruang simpan/gedung, alat murah, dan mampu menampung banyak arsip dengan biaya operasional yang murah.
2.Mudah ditemukan Pengelolaan arsip harus mudah ditemukan kembali setiap kali dibutuhkan. Oleh karena itu, dalam pengelolaan arsip aktif dan inaktif harus senantiasa dikembangkan sistem penemuan kembali yang tepat sehingga dapat menjamin ditemukannya arsip dengan cepat-waktu, tepat-orang, dan tepat-arsip.
3.Menjamin Keamanan Keselamatan dan keamanan arsip menyangkut fisik maupun informasinya.
1.Unit Kearsipan Unit Kearsipan adalah unit kerja pimpinan tinggi pratama di BIG yang mempunyai tugas, fungsi, dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan persuratan dan kearsipan.
2.Unit Pengolah Unit Pengolah adalah unit kerja pimpinan tinggi pratama di BIG yang mempunyai tugas dan tanggungjawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan penciptaan arsip di lingkungannya. B. TUGAS ORGANISASI
1.Tugas Unit Kearsipan adalah sebagai berikut:
a.membuat kebijakan terkait penyelenggaraan kearsipan di lingkungan BIG;
b.melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungan BIG, meliputi:
1.mengkoordinasikan pemindahan arsip dengan unit-unit pengolah di lingkungan BIG;
2.mengolah arsip inaktif yang dipindahkan secara berkala dari unit pengolah;
3.mendata dan menata arsip inaktif yang dikelolanya;
4.membuat Daftar Arsip Inaktif sebagai sarana bantu penemuan kembali arsip secara berkala; dan
5.memberikan bimbingan kepada Unit Pengolah dalam rangka pemindahan arsip inaktif
c.mengolah arsip dan menyajikan arsip menjadi informasi dalam kerangka Sistem Kearsipan Nasional (SKN) dan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN), meliputi:
1.mengolah daftar arsip aktif yang berasal dari unit pengolah
2.mengolah daftar arsip inaktif menjadi informasi, menyajikan informasi arsip aktif maupun arsip inaktif untuk kepentingan internal ataupun kepentingan publik,
3.mengelola informasi arsip berupa daftar arsip aktif dan daftar arsip inaktif yang dapat dihubungkan dengan SIKN,
4.menyajikan informasi arsip berdasarkan sistem informasi keamanan dan hak akses arsip, berkoordinasi dengan PPID BIG dalam penyajian informasi public.
d.melaksanakan pemusnahan arsip di lingkungan BIG, meliputi:
1.Mengkoordinasikan pelaksanaan pemusnahan arsip dengan unit pengolah di lingkungan BIG maupun dengan ANRI;
2.Melakukan penyusunan daftar arsip usul musnah dan pengurusan persetujuan pemusnahan arsip ke ANRI;
3.Menjamin pelaksanaan pemusnahan arsip sesuai tahapan dan prosedur yang diatur dalam peraturan perundang- undangan sehingga dapat memberikan jaminan kepastian hukum kepada para pihak;
4.Mendokumentasikan arsip yang tercipta dari pelaksanaan pemusnahan arsip sebagai bukti pelaksanaan kegiatan pemusnahan.
e.mempersiapkan penyerahan arsip statis ke ANRI, meliputi
1.Mempersiapkan daftar arsip usul serah untuk dilakukan penilaian oleh Tim Penilai Arsip terhadap arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, sudah habis masa retensinya dan atau berketerangan dipermanenkan sesuai JRA
2.Melakukan koordinasi dengan ANRI dalam rangka penyerahan arsip statis
f.melaksanakan pembinaan dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di BIG meliputi:
1.sistem pengelolaan, sarana dan prasarana, SDM dan pendanaan kearsipan yang mengacu pada ketentuan yang berlaku secara nasional
2.sistem penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip
3.pembinaan secara periodik terhadap semua unit pengolah dalam bentuk pendidikan dan pelatihan, sosialisasi, bimbingan teknis, apresiasi, konsultasi dan supervisi
4.melaporkan hasil pembinaan kearsipan setiap tahun sekali kepada pimpinan dengan tembusan kepada masing-masing pimpinan unit pengolah
g.melaksanakan pengawasan dan evaluasi dalam rangka menilai kesesuaian antara kaidah, prinsip kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan di BIG meliputi :
1.aspek ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan bidang kearsipan dalam penetapan kebijakan kearsipan;
2.aspek pengelolaan arsip dinamis;
3.aspek sumber daya manusia kearsipan;
4.evaluasi terhadap penyelenggaraan kearsipan untuk mendapatkan umpan balik/feedback terhadap sistem pengelolaan arsip lembaga;
5.evaluasi melalui monitoring, survei, focus group discusion dan rapat koordinasi; dan
6.melaporkan hasil pengawasan dan evaluasi kearsipan setiap tahun sekali kepada pimpinan dengan tembusan kepada masing-masing pimpinan unit pengolah.
2.Tugas Unit Pengolah
a.Melakukan pengolahan arsip aktif, meliputi:
1.penerimaan dan pembuatan arsip dalam rangka penciptaan arsip di lingkungan unit kerjanya;
2.verifikasi autentisitas, keutuhan, dan reliabilitas arsip yang tercipta;
3.pemberkasan arsip aktif;
4.penyimpanan arsip aktif;
5.identifikasi dan alih media arsip aktif;
6.identifikasi dan penilaian arsip aktif yang akan diautentikasi dalam rangka alih media arsip;
7.identifikasi dan pengelolaan arsip vital;
8.identifikasi, penilaian dan verifikasi arsip dalam rangka pemindahan arsip inaktif; dan
9.memberikan pelayanan penggunaan arsip aktif.
b.Melakukan pembinaan kearsipan secara periodik terhadap unit kerja di lingkungannya meliputi bimbingan teknis, sosialisasi dan lain-lain.
c.Menyusun standar operasional prosedur pengelolaan arsip aktif, vital, dan terjaga.
d.Melakukan pengolahan dan penyajian arsip aktif, vital dan terjaga menjadi informasi.
e.Membuat daftar berkas dan daftar isi berkas.
f.Melakukan koordinasi dengan unit kearsipan terkait dengan pengelolaan arsip di unit kerjanya. A. PENCIPTAAN
1.Pembuatan Pembuatan arsip adalah kegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsi Unit Kerja di lingkungan BIG. Pembuat arsip harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1) arsip yang dibuat memiliki isi, struktur, dan konteks. 2) pembuatan arsip yang dinilai sebagai arsip vital, arsip terjaga dan arsip statis dilaksanakan dengan media rekam dan peralatan berkualitas baik. 3) untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip, serta pengelompokan arsip sebagai satu keutuhan informasi maka dalam pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan Tata Naskah Dinas dan Klasifikasi Arsip. 4) pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses arsip untuk menentukan keterbukaan atau kerahasiaan arsip sesuai dengan peraturan perundang- undangan. 5) pembuatan arsip harus didokumentasikan dengan cara registrasi yang dilakukan oleh arsiparis atau pelaksana kearsipan.
2.Penerimaan Penerimaan arsip adalah kegiatan yang berhubungan dengan pengaturan arsip yang berasal dari pihak luar, baik dari internal antar unit kerja maupun dari pihak eksternal (kementerian/lembaga/ organisasi dan/atau individu). Dalam penerimaan arsip yang perlu diperhatikan adalah: 1) arsip yang diterima dalam kondisi baik, lengkap, akurat dan jelas terbaca. 2) arsip dianggap sah diterima setelah sampai pada petugas penerima arsip yang berwenang. 3) arsip dalam bentuk faksimili dianggap sah diterima setelah tercetak oleh mesin faks dan/atau email penerima arsip. 4) arsip dianggap sah diterima setelah sampai pada petugas penerima arsip. 5) pendokumentasian penerimaan arsip dilakukan oleh arsiparis atau petugas penerima arsip dan dikelola sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3.Registrasi Registrasi arsip adalah kegiatan pencatatan arsip yang dibuat atau diterima oleh BIG dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1) registrasi dilakukan secara lengkap dan konsisten. 2) registrasi dilakukan dengan memberikan kode klasifikasi yang bertujuan untuk merekam informasi yang ringkas mengenai arsip. 3) registrasi arsip dilakukan dengan mencatat informasi arsip sesuai dengan standar meta data kearsipan. Untuk registrasi arsip yang diterima sekurang-kurangnya meliputi: nomor urut, tanggal penerimaan arsip, klasifikasi, nomor dan tanggal arsip, sifat, isi ringkas, dari, kepada, pengolah, dan keterangan yang diisi dengan posisi terakhir dari naskah dinas tersebut. Untuk registrasi arsip yang dikirim sekurang-kurangnya meliputi: nomor urut, tanggal pengiriman arsip, klasifikasi, nomor dan tanggal arsip, sifat, isi ringkas, dari, kepada, pengolah, dan keterangan yang diisi dengan posisi terakhir dari naskah dinas tersebut.
4.Pendistribusian Pendistribusian arsip adalah penyampaian arsip atau pengendalian pergerakan arsip dari satu unit kerja ke unit kerja lain di lingkungan BIG dan keluar BIG. Pendistribusian arsip memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1) distribusi arsip dilakukan setelah arsip yang berkaitan dinyatakan lengkap. 2) distribusi arsip dilakukan dengan cepat, tepat, lengkap dan aman. 3) distribusi arsip disertai dengan pengendalian pergerakan arsip di lingkungan BIG. 4) distribusi arsip menggunakan buku ekspedisi, surat pengantar atau sistem aplikasi yang digunakan B. PEMELIHARAAN Pemeliharaan arsip dinamis merupakan kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya yang meliputi kegiatan pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif, penataan dan penyimpanan arsip inaktif dan alih media arsip.
1.Pemberkasan Arsip Aktif Arsip yang sudah diregistrasi dan didistribusikan harus diberkaskan sebagai arsip aktif berdasarkan klasifikasi arsip. Pengolahan arsip aktif dilaksanakan melalui kegiatan:
a.Pemeriksaan Pemeriksaan dilakukan terhadap arsip yang telah selesai proses (close file) untuk mengetahui apakah suatu berkas sudah siap untuk disimpan atau belum. Pemeriksaan kelengkapan berkas, meliputi lampiran-lampiran yang menjadi kelengkapan sesuai yang tercantum pada berkas tersebut dan kelengkapan naskah dinas lainnya yang seharusnya berada pada berkas tersebut.
b.Pemberian Kode Klasifikasi Pemberian kode klasifikasi merupakan kegiatan pemberian tanda pengenal pada arsip untuk menunjukan tempat penyimpanan di filling cabinet. Dalam pedoman ini kode yang digunakan adalah alfanumerik yaitu penggabungan huruf dan angka. Langkah-langkah dalam pemberian kode: 1) menetapkan pokok masalah dengan kode huruf; 2) menetapkan submasalah dengan kode angka; dan 3) menetapkan sub submasalah dengan kode angka. Contoh: Kegiatan Pusat Pemetaan Rupabumi dan Toponimi dalam rangka melaksanakan fungsi pemetaan dasar rupabumi maka kode yang dipergunakan adalah: IGD 02 Jika berkas kerja terkait dengan penyusunan toponimi maka kode yang diberikan adalah:
c.Penentuan Indeks Indeks merupakan sarana penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan cara mengindentifikasi arsip melalui penunjukan suatu tanda berupa nama instansi, nama pegawai, nama kegiatan dan lain-lain. Penentuan indeks adalah kegiatan menentukan kata tangkap dari arsip yang akan disimpan di dalam filing cabinet. Kegunaan indeks:
a.Pemberkasan Arsip Terjaga dilakukan Arsiparis berdasarkan sistem subjek (kelompok masalah/kegiatan)
b.Arsip ditata berdasarkan subjek dengan menggunakan klasifikasi arsip sebagai panduan pengelompokannya.
c.Prosedur pemberkasan terdiri dari: 1) Pemeriksaan Pemeriksaan meliputi kegiatan memeriksa kelengkapan berkas dan memperhatikan apakah terdapat tanda perintah (close file) pimpinan untuk menyimpan berkas. 2) Penentuan indeks (indexing) Penentuan indeks (indexing) pada arsip dengan cara menentukan kata tangkap (keyword) terhadap isi informasi arsip yang akan disimpan sebagai judul berkas. Indeks dari informasi berkas sebagai subjek pokok dicantumkan pada folder dan tab guide. Indeks dapat berupa nama orang, lembaga/organisasi, tempat/wilayah, masalah dan kurun waktu 3) Pengkodean Menuliskan kode klasifikasi terhadap kata tangkap yang terpilih menjadi indeks di sudut kanan atas arsip. Menulis kode untuk fungsi/primer pada bagian depan dengan huruf kapital sesuai klasifikasi, untuk kegiatan/sekunder dengan kode angka dan diletakkan setelah kode huruf kapital, serta transaksi/tersier dengan kode angka dan diletakkan di belakang kode angka kegiatan/sekunder. 4) Pemberian tunjuk silang Pemberian tunjuk silang diperlukan apabila ditemukan informasi yang terkandung dalam suatu berkas surat lebih dari satu subjek atau sub subjek atau memiliki lebih dari satu peristilahan dan mempunyai arti yang sama 5) Penyortiran Penyortiran berkas surat berdasarkan kode-kode klasifikasi yang telah dituliskan disudut kanan kertas surat. Penyortiran dilakukan pada saat berkas surat dimasukan ke dalam folder untuk memudahkan labelisasi dan penataan berkas di tempat penyimpannya. 6) Pelabelan berkas Kegiatan pemberian tanda pengenal berkas pada tab folder, dengan label sesuai dengan ukuran tab folder dan guide. Label diketik judul berkas, indeks yang telah ditetapkan serta kode klasifikasi selanjutnya ditempel pada guide atau tab folder di mana berkas surat akan disimpan. 7) Penataan. Penyimpanan berkas surat dengan menggunakan sarana dan prasarana kearsipan yang terdiri dari Filling Cabinet, Guide/Sekat dan folder. Folder yang berisi berkas dan telah di beri indeks dan kode klasifikasi ditata atau dimasukan dibelakang guide/sekat dalam filing cabinet sesuai dengan klasifikasi subjek dan rinciannya. Penataan berkas menggunakan sistem subyek/masalah dengan menggunakan klasifikasi arsip sebagai dasar penataannya
3.Pelaporan Pelaporan arsip terjaga dilaksanakan dengan prosedur sebagai berikut:
1.Arsiparis menyiapkan daftar Arsip Terjaga berdasarkan hasil identifikasi Tim Penilai;
2.Penyiapan daftar Arsip Terjaga terdiri dari membuat daftar berkas arsip terjaga dan daftar isi berkas arsip terjaga.
3.Menyiapkan salinan autentik Arsip Terjaga
4.Pelaporan arsip terjaga disampaikan oleh Pimpinan Unit Pengolah berupa Daftar Berkas Arsip Terjaga dan Daftar Isi Berkas Arsip Terjaga dalam bentuk softcopy dan hardcopy kepada Pimpinan Unit Kearsipan paling lama 6 bulan setelah pelaksanaan kegiatan.
5.Pimpinan Unit Kearsipan melaporkan Arsip Terjaga Lembaga kepada ANRI paling lama 1 tahun setelah pelaksanaan kegiatan dengan cara: 1) Manual, menyampaikan secara tertulis melalui surat kepada Kepala ANRI; 2) Elektronik, melalui Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) dengan menginput ‘Daftar Berkas Arsip Terjaga’, dan ‘Daftar Isi Berkas Arsip Terjaga’.
4.Penyerahan
1.Pimpinan Unit Pengolah menyerahkan salinan autentik dari naskah asli arsip terjaga dalam bentuk softcopy dan hardcopy kepada Pimpinan Unit Kearsipan paling lama 6 (enam) bulan setelah dilakukan pelaporan.
2.Pimpinan Unit Kearsipan menyerahkan salinan autentik dari naskah asli arsip terjaga dalam bentuk softcopy dan hardcopy kepada ANRI paling lama 1 (satu) tahun setelah dilakukan pelaporan.
3.Penyerahan salinan autentik dari naskah asli arsip terjaga oleh BIG kepada ANRI dilengkapi dengan berita acara penyerahan salinan autentik arsip terjaga.
4.Penyerahan naskah asli arsip terjaga yang mempunyai nilai guna statis diserahkan ke ANRI paling lambat 1 tahun setelah habis masa retensinya.
5.Penyerahan naskah asli arsip terjaga oleh BIG kepada ANRI dilengkapi dengan berita acara penyerahan naskah asli arsip terjaga dan daftar arsip terjaga. D. PENGELOLAAN ARSIP VITAL
1.Prosedur Pengelolaan Pengelolaan arsip vital dilakukan melalui tahapan sebagai berikut:
a.Identifikasi Identifikasi Arsip Vital dari Daftar Arsip Unit Pengolah yang dilaksanakan oleh Tim Penilai Arsip bertujuan untuk menentukan arsip dinamis yang masuk dalam kategori arsip vital yang ada di Unit Pengolah.
b.Penataan Arsip Vital Penataan arsip vital dilakukan dengan tahap-tahap sebagai berikut: a) Pemeriksaan Melakukan pemeriksaan kelengkapan berkas arsip vital yang akan ditata, berkas arsip yang lengkap harus menggambarkan proses kegiatan dari awal sampai akhir dan kondisi fisik berkas. b) Menentukan Indeks berkas Tentukan kata tangkap, berupa nomor, nama lokasi, masalah atau subyek. Contoh Indeks: Sertifikat Tanah Gedung BIG c) Tunjuk Silang Menggunakan tunjuk silang apabila ada berkas yang memiliki keterkaitan dengan berkas yang memiliki jenis media yang berbeda. Contoh: Rancang Bangun Gedung BIG dengan Berkas perencanaan pembangunan gedung BIG d) Pelabelan Memberikan label pada sarana penyimpanan arsip: 1) Arsip yang disimpan pada Pocket File, Label di cantumkan pada Bagian depan Pocket File. 2) Arsip peta/rancang bangun. 3) Arsip yang menggunakan media magnetic, label dicantumkan pada: a) Untuk arsip foto, negative foto ditempel pada lajur atas plastik transparan, positive foto ditempel pada bagian belakang foto dan amplop atau pembungkus; b) Untuk slide ditempelkan pada frame; c) Video dan film ditempelkan pada bagian luar dan lapisan transparan (seperti negative foto) dan pada wadahnya; dan d) Untuk kaset/cd ditempelkan pada kaset/cd nya dan wadahnya. e) Penempatan Arsip Kegiatan penempatan arsip pada sarana penyimpanan sesuai dengan jenis media arsip.
c.Menyusun daftar arsip vital yang ada di unit kerja Penyusunan daftar arsip vital berisi informasi tentang arsip vital unit kerja ke dalam bentuk daftar dan menyampaikan ke Unit Kearsipan paling lama 6 bulan setelah selesai pelaksanaan kegiatan.
2.Perlindungan dan Pengamanan Arsip Vital
a.Pelindungan Arsip Vital a) Duplikasi Duplikasi arsip vital BIG dilakukan dengan metode digitalisasi khususnya terhadap arsip aset dan produk hukum. Penentuan kriteria arsip vital yang perlu dilakukan digitalisasi ditentukan oleh pimpinan unit kerja pencipta arsip. b) Pemencaran Pemencaran arsip vital BIG dilakukan dengan menyimpan arsip hasil duplikasi ke unit kearsipan, sedangkan arsip vital yang asli disimpan di unit kerja pencipta arsip vital tersebut. c) Penyimpanan dengan Peralatan Khusus (Vaulting) Pelindungan bagi arsip vital dari musibah atau bencana dilakukan dengan menggunakan peralatan penyimpanan khusus, seperti: almari besi, filing cabinet, tahan api. Pemilihan peralatan simpan tergantung pada jenis, media dan ukuran, tidak mudah terbakar (sedapat mungkin memiliki daya tahan sekurang- kurangnya 4 (empat) jam kebakaran), kedap air dan bebas medan magnet untuk jenis arsip berbasis magnetik/elektronik.
b.Pengamanan Fisik Arsip Vital Pengamanan fisik arsip vital dilaksanakan dengan maksud untuk melindungi arsip dari ancaman faktor-faktor pemusnah/perusak arsip. Pengamanan fisik arsip vital dapat dilakukan melalui: a) Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan arsip seperti pengaturan akses, pengaturan ruang simpan, penggunaan sistem alarm dapat digunakan untuk mengamankan arsip dari bahaya pencurian, sabotase, penyadapan, dan lain-lain; b) Menempatkan arsip vital pada ruang simpan arsip; c) Struktur bangunan tahan gempa dan lokasi yang tidak rawan gempa, angin topan dan badai; dan d) Penggunaan ruangan tahan api serta dilengkapi dengan peralatan alarm dan alat pemadam kebakaran dan lain- lain.
c.Pengamanan Informasi Arsip Dalam rangka Pengamanan Informasi dan layanan penggunaan Arsip Vital, pengolah arsip vital harus melakukan pengaturan sebagai berikut: a) Menjamin arsip hanya digunakan oleh orang yang berhak; b) Memberi kode rahasia pada arsip vital; dan c) Membuat spesifikasi orang-orang yang memiliki hak akses.
3.Penyelamatan dan Pemulihan Penyelamatan dan pemulihan (recovery) arsip vital pasca bencana atau musibah dilakukan dengan langkah-langkah:
a.Penyelamatan /evakuasi Untuk menjaga kemungkinan kerusakan yang lebih parah diperlukan langkah-langkah penyelamatan arsip vital pasca musibah atau bencana sebagai berikut: a) Mengevakuasi arsip vital yang terkena bencana dan memindahkan ke tempat yang lebih aman; b) Mengidentifikasi jenis arsip yang mengalami kerusakan, jumlah dan tingkat kerusakannya dengan mengacu pada daftar arsip vital; dan c) Memulihkan kondisi (recovery) baik untuk fisik arsip vitalnya maupun tempat penyimpanannya yang dapat dilakukan dalam bentuk rehabilitasi fisik arsip atau rekonstruksi bangunan.
b.Pemulihan (recovery) a) Stabilisasi dan pelindungan arsip yang dievakuasi 1) Setelah terjadinya bencana segera mungkin dilakukan perbaikan terhadap kerusakan struktur bangunan atau kebocoran. 2) Pengaturan stabilitas suhu udara dan kelembaban dapat dikurangi dengan pengaturan sirkulasi udara atau menggunakan kipas angin. 3) Apabila seluruh bangunan mengalami keruskan, maka arsip yang sudah dievakuasi dan dipindahkan ke tempat aman, selambat-lambatnya 48 (empat puluh delapan) jam. 4) Dalam musibah kebakaran, kerusakan terhadap arsip dari jelaga, asap, racun, api, suhu udara yang sangat tinggi dan lain-lain, arus dinetralisir segera mungkin dengan cara dijauhkan dari pusat bencana. b) Penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan pemulihan yang berkaitan dengan operasional penyelamatan dilakukan untuk menentukan jumlah dan jenis kerusakan, media atau peralatan apa yang terpengaruh dan ikut rusak, peralatan dan lain-lain termasuk memperhitungkan kebutuhan tenaga ahli dan peralatan untuk melakukan operasi penyelamatan. c) Pelaksanaan penyelamatan 1) Pelaksanaan penyelamatan dalam bencana besar dilakukan dengan membentuk tim yang bertugas mengevakuasi, memindahkan arsip, melakukan penilaian tingkat kerusakan, dan mengatur proses penyelamatan. 2) Pelaksanaan penyelamatan bencana yang berskala kecil dilakukan oleh unit kerja terkait di BIG. 3) Prosedur pelaksanaan. Pelaksanaan penyelamatan arsip yang disebabkan oleh bencana banjir dilakukan dengan cara:
i.Pengepakan yaitu kegiatan yang dilakukan sebelum melakukan pemindahan arsip dari lokasi bencana ke tempat yang aman. Arsip yang terkena musibah sebelumnya perlu dibungkus dan diikat (di pak) supaya tidak tercecer, baru kemudian dipindahkan; ii. Pembersihan yaitu memilah dan membersihkan arsip secara manual dari kotoran yang menempel pada arsip, kemudian disiram dengan cairan alkohol atau thymol supaya kotoran yang menempel pada arsip dapat terlepas dan arsipnya tidak lengket; iii. Pembekuan yaitu mendinginkan sampai ke tingkat suhu minus 40 derajat sehingga arsip mengalami pembekuan; iv. Pengeringan yaitu mengeringkan menggunakan vacum pengering atau kipas angin. Jangan dijemur dalam panas matahari secara langsung;
v.Penggantian arsip yang ada salinannya yang berasal dari tempat lain; vi. Pembuatan backup seluruh arsip yang sudah diselamatkan; dan vii. Memusnahkan arsip yang sudah rusak parah dengan membuat Berita Acara. 4) Untuk volume arsip yang sedikit, dilakukan dengan cara menjaga suhu antara 10 s.d. 17 derajat celcius dan tingkat kelembaban antara 25% s.d. 35% RH. 5) Penyelamatan arsip akibat musibah kebakaran hanya dilakukan terhadap arsip yang secara fisik dan informasi masih bisa dikenali. Pembersih arsip dari asap atau jelaga dilakukan dengan cara manual.
c.Penyimpanan kembali Arsip yang telah dibersihkan dan dikeringkan disimpan kembali ketempat yang bersih dengan suhu dan kelembaban yang sesuai, dengan langkah-langkah: 1) Jika tempat penyimpanan arsip vital tidak mengalami kerusakan maka ruangan tersebut dibersihkan terlebih dahulu; 2) Penempatan kembali peralatan penyimpanan arsip vital; 3) Penempatan kembali arsip; dan 4) Arsip vital elektronik dalam bentuk disket, catridge, CD disimpan ditempat tersendiri dan dilakukan format ulang dan dibuat duplikasinya.
d.Evaluasi Setelah selesai melakukan kegiatan pemulihan maka perlu dilakukan evaluasi untuk mengetahui seberapa jauh tingkat keberhasilan penyelamatan arsip vital dan penyusunan laporan. Kegiatan evaluasi juga akan bermanfaat untuk mempersiapkan kemungkinan adanya bencana di kemudian hari.
4.Ketentuan Akses Arsip Vital Ketentuan akses vital terdiri dari 2 (dua) golongan yaitu pengguna yang ada di lingkungan internal dan pengguna dari lingkungan eksternal instansi. Penggolongan tersebut adalah sebagai berikut:
a.Pengguna yang berhak di lingkungan internal instansi a) Penentu kebijakan yang mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip vital yang berada di bawah kewenangannya, dengan ketentuan sebagai berikut: 1) Kepala BIG mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip vital, 2) Pejabat Tinggi Madya mempunyai kewenangan untuk mengakses arsip vital di bawah kewenangannya, namun tidak diberikan hak akses untuk informasi yang terdapat pada Kepala BIG dan unit kerja setingkatnya, kecuali telah mendapatkan izin dari pejabat yang bersangkutan. 3) Pejabat Tinggi Pratama mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip vital di bawah kewenangannya, namun tidak diberikan hak akses untuk informasi yang terdapat pada pejabat diatasnya, dan unit kerja setingkatnya kecuali telah mendapatkan izin dari pejabat yang bersangkutan. b) Pelaksana Kebijakan, yaitu Pejabat Administrator dan Pejabat Pengawas, Arsiparis, dan pegawai yang mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip vital yang berada di bawah kewenangannya dengan tingkat klasifikasi biasa, tetapi tidak diberikan hak akses untuk arsip dengan tingkat klasifikasi terbatas, rahasia, dan sangat rahasia yang terdapat pada pimpinan diatasnya kecuali telah mendapatkan izin. c) Pengawas internal mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip pada pencipta arsip dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan internal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan, seperti pengawasan yang dilakukan oleh Inspektorat.
b.Pengguna yang berhak di lingkungan eksternal a) Publik mempunyai hak untuk mengakses arsip vital setelah mendapat ijin dari Kepala BIG/Pejabat yang ditunjuk. b) Pengawas eksternal mempunyai hak untuk mengakses seluruh arsip vital pada pencipta arsip dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan. c) Aparat penegak hukum mempunyai hak untuk mengakses arsip vital pada pencipta arsip yang terkait dengan perkara atau proses hukum yang sedang ditanganinya dalam rangka melaksanakan fungsi penegakan hukum. E. ALIH MEDIA
1.Pengertian Alih media arsip adalah pengalihan dan atau perubahan bentuk arsip dari tekstual menjadi elektronik, dengan tujuan untuk kepentingan pemeliharaan arsip dinamis, pelestarian dan pelayanan.
2.Prinsip
a.Arsip yang dialihmediakan adalah arsip statis, terjaga dan vital bagi lembaga.
b.Alih media arsip dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi arsip dan nilai informasi.
c.Alih media arsip dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
d.Alih media arsip diautentikasi oleh pimpinan pencipta arsip dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi aytau terkait arsip hasil alih media.
e.Arsip yang dialih mediakan dan sudah diautentikasi tetap disimpan untuk kepentingan hukum berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
f.Pelaksanaan alih media dilakukan dengan membuat berita acara yang disertai dengan daftar arsip yang dialihmediakan.
g.Arsip hasil alihmedia dan hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
3.Prosedur:
a.Pimpinan pencipta arsip menerbitkan surat tugas untuk melaksanakan alih media arsip terjaga, arsip vital dan arsip yang berketerangan permanen/statis.
b.Memeriksa daftar arsip yang akan dialihmediakan. Daftar arsip yang dialihmediakan sekurang-kurangnya memuat informasi nomor urut, unit pengolah, jenis arsip, jumlah arsip, kurun waktu dan keterangan.
c.Memeriksa peralatan, dan melakukan alih media arsip sesuai kebutuhan.
d.Menyampaikan arsip hasil alih media kepada pimpinan pencipta arsip untuk diautentikasi.
e.Menyiapkan berita acara alih media arsip yang dilengkapi dengan informasi tentang waktu pelaksanaan, tempat pelaksanaan, jenis media, jumlah arsip, pelaksana, keterangan tentang cara alih media yang dilakukan. Berita acara ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah dan/atau unit kearsipan.
f.Menyimpan arsip yang dialihmediakan pada tempat yang sesuai ketentuan.
g.Membuat laporan pelaksanaan alih media arsip.
h.Menyimpan surat tugas, daftar arsip, berita acara dan laporan hasil alih media. F. SARANA
1.Perangkat Keras (hard ware)
a.Peraturan terkait Kearsipan
b.Filling Cabinet
c.Sekat/Guide Arsip
d.Folder
e.Roll-O-Pack/Rak Arsip Rak arsip dapat berupa rak bergerak atau tidak bergerak. Rak dipergunakan menempatkan boks/doos. Boks atau doos ditempatkan samping menyamping sesuai dengan urutan yang telah disiapkan. Gambar : Roll-O-Pack Rak Arsip B I G B I G
f.Boks Arsip Boks yang dipergunakan untuk menyimpan arsip inaktif terdapat dua ukuran yaitu : • Boks besar dengan ukuran lebar 19 cm panjang 38 cm dan tinggi 27 cm. • Boks kecil dengan ukuran lebar 9 cm panjang 38 cm dan tinggi 27 cm. Boks Besar dan Boks Kecil
g.Label 1) Label Guide 2) Label Berkas/Folder Dipergunakan untuk menulis kode klasifikasi dan indeks berkas Sekunder TersierUM.02.02 UM.02 UM 3) Label Boks Arsip Dipergunakan untuk menuliskan nomor boks, kode klasifikasi arsip dan nama unit pengolahnya masing- masing. 4) Label Rak Arsip/Roll’opack/Grafitek Dipergunakan untuk menulis kode rak tempat penyimpanan arsip Contoh label Rak/Roll’opack/Grafitek:
h.Graphitech Graphitech adalah alat yang digunakan untuk menyimpan peta dengan cara digantung.
i.Horisontal Plan Filling Cabinet Merupakan alat yang digunakan untuk menyimpan arsip peta secara horisontal. Unit Kerja : Nomor Boks : Tahun : RO.7.1.1 UM.02.02 Berkas pemusnahan arsip 2018 R.2.2.A
2.Perangkat Lunak (software)
a.Sistem Manajemen Persuratan
b.Sistem Manajemen Kearsipan A. PRINSIP
1.Pemeliharaan arsip harus dilakukan oleh petugas yang memiliki dedikasi, disiplin dan terampil agar arsip terpelihara dan terjaga kerahasiaanya.
2.Lokasi, bahan bangunan, ruangan dan temparatur pada depo arsip harus bebas dari bencana dan gangguan lain yang dapat merusak arsip.
3.Peralatan penyimpanan arsip harus berkualitas baik dan memenuhi standar yang telah ditentukan.
4.Prosedur pemeliharaan arsip harus disesuaikan dengan karakteristik media arsipnya. B. JENIS PEMELIHARAAN ARSIP
1.Pemeliharaan Arsip Kertas
a.Penggunaan kertas dengan kandungan asam yang rendah (berkisar Ph 7-8).
b.Kamperisasi dan Pemberian Kemasan Silikon Kamperisasi dilakukan dengan cara membersihkan arsip, boks arsip dan roll o’pack dan memberikan kapur barus secukupnya. Kapur barus diletakan di antara boks arsip dan disetiap sudut rak. Selain itu, bisa digunakan kemasan silikon yang dimasukan ke dalam boks arsip sehingga arsip kertas tetap kering.
c.Fumigasi Fumigasi dilakukan untuk mencegah kerusakan fisik arsip, mengobati atau mematikan faktor-faktor perusak biologis dan mensterilkan keadaan arsip agar tidak bau busuk serta menyegarkan udara agar tidak menimbulkan penyakit terhadap manusia, dilakukan setiap satu semester sekali.
d.Perawatan Perawatan arsip dilakukan dengan cara membersihkan arsip, menghilangkan noda/bercak, merawat arsip basah dan mengeringkannya, memutihkan kertas, pencucian dan perbaikan kertas dengan cara menambal/menyambung dan enkapsulasi serta laminasi.
2.Pemeliharaan Arsip Foto
a.Pemeliharaan arsip foto yang utama adalah perlakuan yang baik dan hati-hati.
b.Foto harus terhindar dari jamur (bercak-bercak). Foto digosok secara perlahan dan searah dengan kain halus yang sudah diberi larutan try clorotine.
c.Arsip foto negatif disimpan dalam amplop polyster transparan atau kertas sampul dengan kandungan asam rendah.
d.Arsip foto positif disimpan dalam amplop kertas yang besar dengan kandungan asam yang rendah berkisar pH 7-8.
e.Arsip foto positif dan negatif disimpan secara terpisah. Foto diletakan secara vertikal dalam amplop kertas yang bebas sulfur. Apabila amplop dan label rusak, harus selalu diganti.
f.Pengendalian kondisi lingkungan tempat menyimpan arsip foto harus dilakukan. Kelembaban relatif tidak melebihi 40% RH dan temperatur maksimal tidak melebihi 20oC.Untuk Foto berwarna disimpan pada temperatur 0-50oC.
3.Pemeliharaan Arsip Audio Visual
a.Arsip Video
(1)Administrasi: merupakan nilai guna arsip untuk mendukung pelaksanaan administrasi di lingkungan BIG.
(2)Hukum: merupakan nilai guna arsip yang melindungi hak dan kewajiban BIG yang dapat dijadikan bukti pertanggungjawaban.
(3)Keuangan: merupakan nilai guna arsip yang berkaitan dengan kebijakan dan transaksi keuangan yang digunakan untuk mempertanggungjawabkan pengelolaan dan pengawasan keuangan di lingkungan BIG.
(4)Ilmiah Teknologi: merupakan nilai guna yang berhubungan dengan tanggungjawab intelektual/prestasi budaya yang merupakan hasil penelitian murni dan terapan yang dihasilkan BIG, seperti: hasil penelitian terkait IG yang bermakna bagi kepentingan ilmu pengetahuan.
b.Nilai guna sekunder yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan organisasi lain atau kepentingan umum di luar BIG. Nilai guna sekunder meliputi:
(1)Nilai guna Evidensial (bukti keberadaan), merupakan arsip yang dapat memberikan penjelasan tentang aspek penting BIG, perubahan serta perkembangan BIG, asal usul, struktur organisasi, peranan administrasi dan peranan operasional.
(2)Nilai guna Informasi merupakan arsip dapat berkaitan dengan tokoh nasional, benda, peristiwa yang bersifat nasional tanpa dikaitkan atau bukan merupakan tupoksi BIG. Ada 5 metode dalam penilaian arsip yaitu :
a.Analisis Fungsi Analisis Fungsi merupakan kegiatan yang dilakukan untuk memastikan suatu seri arsip masih digunakan untuk penyelesaian masalah yang menjadi substansi informasi didalamnya sebagai arsip aktif atau sudah selesai/inaktif atau masih digunakan terus menerus yang berarti vital. Analisis ini didasarkan pada pemahaman terhadap hubungan keterkaitan antara arsip dan fungsi dari unit kerja sebagai pencipta arsip.
b.Analisis Isi Analisis isi merupakan kegiatan untuk memastikan apakah suatu arsip bernilai guna permanen atau hanya berguna untuk jangka waktu tertentu, sehingga dapat menetukan apakah suatu seri arsip harus dimusnahkan atau disimpan selamanya sebagai arsip statis.
c.Analisis Konteks Analisis Konteks merupakan kegiatan untuk memastikan keterkaitan informasi antara naskah satu dengan naskah lain dalam satu seri dan seri lainnya untuk menjamin integritas informasinya.
d.Analisis Kegunaan Analisis kegunaan merupakan kegiatan untuk memastikan apakah suatu seri arsip hanya berguna untuk instansi penciptanya (primer) atau berguna untuk kehidupan yang lebih umum (sekunder) atau kedua-duanya.
e.Analisis Biaya dan Manfaaat Analisis biaya dan manfaat merupakan kegiatan untuk memastikan adanya sumbangan pengelolaan arsip bagi peningkatan efisiensi operasional instansi yang bersangkutan.
2.Penyusutan Arsip Untuk melakukan penyusutan arsip diperlukan suatu pedoman yaitu JRA. JRA adalah suatu daftar yang sekurang-kurangnya berisi jenis/series arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya. Adapun tujuan JRA adalah:
1.Meningkatkan efisiensi operasioanal instansi.
2.Perlindungan terhadap informasi pertanggungjawaban nasional. Penentuan retensi atau waktu simpan arsip didasarkan kepada:
1.Nilai guna arsip
2.Peraturan Perundangan
3.Kepentingan Nasional Prosedur kegiatan penyusutan arsip adalah sebagai berikut:
1.Pemindahan Arsip Inaktif
a.Pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah kepada Unit Kearsipan Tahapan kegiatannya sebagai berikut:
(1)Melakukan seleksi arsip yang sudah inaktif berdasarkan JRA dengan cara melihat kolom retensi aktif
(2)Membuat daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan
(3)Menata arsip inaktif yang akan dipindahkan kedalam bok arsip.
(4)Memberikan label nomor bok arsip sesuai dengan nomor arsip pada daftar tersebut pada butir 2.
(5)Mengirimkan surat permohonan pemindahan arsip ke Unit Kearsipan yang ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah atau pejabat yang ditunjuk disertai daftar arsip yang dipindahkan.
(6)Pemeriksaan kesesuaian antara fisik arsip dan daftar arsip oleh petugas dari Unit Kearsipan.
(7)Membuat laporan hasil pemeriksaan kesesuaian antara fisik arsip dan daftar arsip yang akan dipindahkan
(8)Melaksanakan pemindahan arsip disertai berita acara yang ditandatangani oleh Pimpinan Unit Pengolah sebagai pihak yang menyerahkan dan Pimpinan Unit Kearsipan sebagai penerima
(9)Menyimpan berita acara dan daftar arsip yang dipindahkan
b.Pemusnahan Arsip di Unit Pengolah Unit Pengolah dapat memusnahkan duplikasi arsip dan non arsip (map, amplop, formulir yang tidak bernilai arsip) dengan tahapan sebagai berikut:
(1)Memilah antara duplikasi arsip dan non arsip.
(2)Membuat daftar duplikasi arsip dan non arsip.
(3)Membuat dan mengirimkan surat permohonan persetujuan pemusnahan arsip yang ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah kepada Kepala Unit Kearsipan disertai daftar arsip yang akan dimusnahkan
(4)Pemeriksaan fisik arsip oleh Unit Kearsipan.
(5)Membuat laporan berita acara hasil pemeriksaan dan melaporkannya kepada Kepala Unit Kearsipan
(6)Kepala Unit Kearsipan melaporkan hasil pemeriksaan kepada atasan langsung untuk meminta persetujuan.
(7)Melaksanakan pemusnahan dan penandatanganan berita acara rangkap 2 (dua) asli yang dilampiri daftar arsip dengan disaksikan oleh Pimpinan Unit Kearsipan, Unit Pengolah, Pejabat yang membidangi hukum dan pengawasan
(8)Melaksanakan pemusnahan arsip secara total sehingga fisik dan informasinya tidak dikenali lagi
(9)Menyimpan Berita Acara dan Daftar Arsip yang dimusnahkan.
c.Pemusnahan arsip di Unit Kearsipan Tahapan pemusnahan arsip sebagai berikut:
(1)Membentuk tim penilaian dan pemusnahan arsip yang ditetapkan oleh Sekretaris Utama.
(2)Menentukan arsip yang sudah melebihi jangka simpan sesuai JRA.
(3)Membuat daftar usulan arsip yang akan dimusnahkan.
(4)Memeriksa dan mengatur fisik arsip yang akan dimusnahkan sesuai daftar usulan.
(5)Membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan
(6)Melakukan penilaian arsip secara terkoordinasi antara Unit Kearsipan dan Unit Pengolah dan membuat rekomendasi hasil penilaian arsip.
(7)Mengajukan persetujuan kepada pimpinan BIG terhadap arsip yang akan dimusnahkan dengan melampirkan rekomendasi dan daftar arsip usul musnah.
(8)Membuat surat permohonan persetujuan pemusnahan arsip kepada kepala ANRI yang ditandatangani kepala BIG.
(9)Membuat SK penetapan arsip yang dimusnahkan yang ditandatangani Kepala BIG.
(10)Membuat berita acara pemusnahan rangkap 2 (dua) asli
(11)Melaksanakan pemusnahan dengan disaksikan minimal 2 (dua) orang yaitu pejabat yang membidangi hukum dan pengawasan.
(12)Penandatanganan Berita Acara Pemusnahan Arsip oleh seluruh Tim penilai dan pemusnahan arsip serta saksi.
(13)Pemusnahan arsip harus dilakukan secara total (dicacah, dibakar atau dilebur) sehingga fisik dan informasi tidak dikenali lagi
(14)Menyimpan BA dan daftar arsip yang dimusnahkan
(1)Melakukan penyeleksian arsip yang telah habis jangka simpannya dan berketerangan permanen sesuai Jadwal Retensi Arsip
(2)Membuat Daftar Arsip Statis yang akan diserahkan
(3)Menyampaikan pemberitahuan secara tertulis kepada ANRI dengan melampirkan daftar arsip yang akan diserahkan
(4)Menata fisik arsip statis yang akan diserahkan
(5)Melakukan penilaian bersama dengan pihak ANRI
(6)Menerima hasil verifikasi dan persetujuan dari ANRI sesuai kewenangannya
(7)Membuat Surat Keputusan Kepala BIG tentang Penetapan Arsip Statis Lembaga
(8)Membuat Berita Acara Serah Terima dan daftar arsip statis yang definitif.
(9)Melakukan penyerahan arsip statis disertai penandatanganan berita acara serah terima arsip oleh Kepala BIG dan Kepala ANRI atau pejabat yang ditunjuk dan daftar arsip yang diserahkan.
(10)Menyimpan berita acara, daftar arsip, laporan penyerahan dan dokumentasi proses serah terima arsip statis sebagai arsip vital. Unit Pengolah/Kearsipan : Instansi : Alamat : Telepon : No Klasifikasi Berkas Judul Berkas Judul Isi Berkas Tahun Jenis Fisik Kondisi Sifat Berkas Lokasi Simpan Retensi Hak Akses Keterangan Nomor Jumlah Asal Ruangan Filing Cabinet Nomor Folder Aktif Inaktif 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Keterangan Petunjuk Pengi
(1)No : diisi dengan nomor urut
(2)Klasifikasi : diisi dengan kode klasifikasi arsip
(3)Nomor : diisi dengan nomor berkas
(4)Jumlah : diisi dengan jumlah berkas
(5)Asal : diisi dengan asal berkas unit kerja pencipta arsip tersebut
(6)Judul Berkas : diisi dengan judul berkas (diberkaskan berdasarkan kegiatan)
(7)Judul Isi Berkas : diisi dengan isi berkas atau uraian singkat yang menerangkan isi dari jenis arsip
(8)Tahun : diisi dengan tahun/kurun waktu arsip peta tersebut dibuat/dicetak
(9)Jenis Fisik : diisi dengan jenis fisik arsip (tekstual, audio visual, elektronik, dan digital)
(10)Kondisi : diisi dengan kondisi arsip(baik/rusak/perlu perbaikan)
(11)Sifat Berkas : diisi dengan sifat arsip atau tingkat perkembangan arsip peta (asli/copy/salinan/tembusan/cetakan)
(12)Ruangan : diisi dengan nama ruangan tempat arsip tersebut disimpan
(13)Filing Cabinet : diisi dengan nama rak/lemari tempat arsip tersebut disimpan
(14)Lokasi Boks : diisi dengan nomor boks tempat arsip tersebut disimpan
(15)Retensi Aktif : diisi dengan retensi aktif arsip peta tersebut berdasarkan JRA
(16)Retensi Inaktif : diisi dengan retensi inaktif arsip peta tersebut berdasarkan JRA
(17)Hak Akses : diisi dengan tingkat klasifikasi keamanan dan akses arsip, yaitu sangat rahasia, rahasia, terbatas, dan biasa/ terbuka
(18)Keterangan : diisi dengan status masa simpan arsip, seperti permanen atau musnah Lampiran 2 DAFTAR ARSIP INAKTIF TAHUN.......... Unit Pengolah/Kearsipan : Instansi : Alamat : Telepon : Keterangan Petunjuk Pengisian: No. Klasifikasi Berkas Judul Berkas Judul Isi Berkas Tahun Jenis Fisik Kondisi Sifat Berkas Lokasi Simpan Retensi Hak Akses Keterangan Nomor Jumlah Asal Ruangan Rak Nomor Boks Aktif Inaktif 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
(1)No : diisi dengan nomor urut
(2)Klasifikasi : diisi dengan kode klasifikasi arsip
(3)Nomor : diisi dengan nomor berkas
(4)Jumlah : diisi dengan jumlah berkas
(5)Asal : diisi dengan asal berkas unit kerja pencipta arsip tersebut
(6)Judul Berkas : diisi dengan judul berkas (diberkaskan berdasarkan...........)
(7)Judul Isi Berkas : diisi dengan isi berkas atau uraian singkat yang menerangkan isi dari jenis arsip
(8)Tahun : diisi dengan tahun/kurun waktu arsip peta tersebut dibuat/dicetak
(9)Jenis Fisik : diisi dengan jenis fisik arsip (tekstual, audio visual, elektronik, dan digital)
(10)Kondisi : diisi dengan kondisi arsip(baik/rusak/perlu perbaikan)
(11)Sifat Berkas : diisi dengan sifat arsip atau tingkat perkembangan arsip peta (asli/copy/salinan/tembusan/cetakan)
(12)
(13)Lokasi Ruangan Lokasi Rak : : diisi dengan nama ruangan tempat arsip tersebut disimpan diisi dengan nama rak/lemari tempat arsip tersebut disimpan
(14)Lokasi Boks : diisi dengan nomor boks tempat arsip tersebut disimpan
(15)Retensi Aktif : diisi dengan retensi aktif arsip peta tersebut berdasarkan JRA
(16)Retensi Inaktif : diisi dengan retensi inaktif arsip peta tersebut berdasarkan JRA
(17)Hak Akses : diisi dengan tingkat klasifikasi keamanan dan akses arsip, yaitu sangat rahasia, rahasia, terbatas, dan biasa/ terbuka
(18)Keterangan : diisi dengan status masa simpan arsip, seperti permanen atau musnah Lampiran 3 DAFTAR ARSIP AKTIF VITAL TAHUN.......... Unit Pengolah/Kearsipan : Instansi : Alamat : Telepon : Keterangan Petunjuk Pengisian: No. Klasifikasi Berkas Judul Berkas Judul Isi Berkas Tahun Jenis Fisik Kondisi Sifat Berkas Lokasi Simpan Retensi Hak Akses Keterangan Nomor Jumlah Asal Ruangan Rak Nomor Boks Aktif Inaktif 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
(1)No : diisi dengan nomor urut
(2)Klasifikasi : diisi dengan kode klasifikasi arsip
(3)Nomor : diisi dengan nomor berkas
(4)Jumlah : diisi dengan jumlah berkas
(5)Asal : diisi dengan asal berkas unit kerja pencipta arsip tersebut
(6)Judul Berkas : diisi dengan judul berkas (diberkaskan berdasarkan...........
(7)Judul Isi Berkas : diisi dengan isi berkas atau uraian singkat yang menerangkan isi dari jenis arsip
(8)Tahun : diisi dengan tahun/kurun waktu arsip peta tersebut dibuat/dicetak
(9)Jenis Fisik : diisi dengan jenis fisik arsip (tekstual, audio visual, elektronik, dan digital)
(10)Kondisi : diisi dengan kondisi arsip(baik/rusak/perlu perbaikan)
(11)Sifat Berkas : diisi dengan sifat arsip atau tingkat perkembangan arsip peta (asli/copy/salinan/tembusan/cetakan)
(12)Lokasi Ruangan : diisi dengan nama ruangan tempat arsip tersebut disimpan
(13)Lokasi Rak : diisi dengan nama rak/lemari tempat arsip tersebut disimpan
(14)Lokasi Boks : diisi dengan nomor boks tempat arsip tersebut disimpan
(15)Retensi Aktif : diisi dengan retensi aktif arsip peta tersebut berdasarkan JRA
(16)Retensi Inaktif : diisi dengan retensi inaktif arsip peta tersebut berdasarkan JRA
(17)Hak Akses : diisi dengan tingkat klasifikasi keamanan dan akses arsip, yaitu sangat rahasia, rahasia, terbatas, dan biasa/ terbuka
(18)Keterangan : diisi dengan status masa simpan arsip, seperti permanen atau musnah Lampiran 4 DAFTAR ARSIP TERJAGA TAHUN.......... Unit Pengolah/Kearsipan : Instansi : Alamat : Telepon : No Klasifikasi Berkas Judul Berkas Judul Isi Berkas Tahun Jenis Fisik Kondisi Sifat Berkas Lokasi Simpan Retensi Hak Akses Keterangan Nomor Jumlah Asal Ruangan Rak Nomor Boks Aktif Inaktif 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Keterangan Petunjuk Pengisian:
(1)No : diisi dengan nomor urut
(2)Klasifikasi : diisi dengan kode klasifikasi arsip
(3)Nomor : diisi dengan nomor berkas
(4)Jumlah : diisi dengan jumlah berkas
(5)Asal : diisi dengan asal berkas unit kerja pencipta arsip tersebut
(6)Judul Berkas : diisi dengan judul berkas (diberkaskan berdasarkan...........
(7)Judul Isi Berkas : diisi dengan isi berkas atau uraian singkat yang menerangkan isi dari jenis arsip
(8)Tahun : diisi dengan tahun/kurun waktu arsip peta tersebut dibuat/dicetak
(9)Jenis Fisik : diisi dengan jenis fisik arsip (tekstual, audio visual, elektronik, dan digital) (10 Kondisi : diisi dengan kondisi arsip(baik/rusak/perlu perbaikan)
(11)Sifat Berkas : diisi dengan sifat arsip atau tingkat perkembangan arsip peta (asli/copy/salinan/tembusan/cetakan)
(12)Lokasi Ruangan : diisi dengan nama ruangan tempat arsip tersebut disimpan
(13)Lokasi Rak : diisi dengan nama rak/lemari tempat arsip tersebut disimpan
(14)Lokasi Boks : diisi dengan nomor boks tempat arsip tersebut disimpan
(15)Retensi Aktif : diisi dengan retensi aktif arsip peta tersebut berdasarkan JRA
(16)Retensi Inaktif : diisi dengan retensi inaktif arsip peta tersebut berdasarkan JRA
(17)Hak Akses : diisi dengan tingkat klasifikasi keamanan dan akses arsip, yaitu sangat rahasia, rahasia, terbatas, dan biasa/ terbuka
(18)Keterangan : diisi dengan status masa simpan arsip, seperti permanen atau musnah Lampiran 5 DAFTAR ARSIP PETA TAHUN.......... Unit Pengolah/Kearsipan : Instansi : Alamat : Telepon : No. Urut Judul Berkas Peta Jenis Peta Skala Asal Tahun Klasifikasi Jenis Fisik Kondisi Sifat Nomor Peta Nama Lembar Wilayah Jumlah Ukuran Warna Pelaksana Retensi Lokasi Media Posisi Koordinat Tunjuk Silang Keterangan Aktif Inaktif Ruangan Grafitex 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 Tanggal:........................................ Pelaksana Unit Kearsipan/Pengolah *) (Tanda tangan dan nama jelas) Keterangan Petunjuk Pengisian:
(1)Nomor Urut : diisi dengan nomor urut
(2)Judul Berkas Peta : diisi dengan peta dasar atau peta tematik
(3)Jenis Peta : diisi dengan jenis peta (RBI/LLN/LPI/Peta Batas Wilayah/Peta Rawan Bencana/dll)
(4)Skala : diisi dengan skala peta (1:1.000.000/1:500.000/1.250.000/1:100.000/lainya)
(5)Asal : diisi dengan nama unit kerja pencipta peta
(6)Tahun : diisi dengan tahun/kurun waktu arsip peta tersebut dibuat/dicetak
(7)Klasifikasi : diisi dengan kode klasifikasi arsip
(8)Jenis Fisik : diisi dengan jenis fisik arsip (tekstual, audio visual, elektronik, dan digital
(9)Kondisi : diisi dengan kondisi arsip(baik/rusak/perlu perbaikan
(10)Sifat : diisi dengan sifat arsip atau tingkat perkembangan arsip peta (asli/copy/salinan/tembusan/cetakan)
(11)Nomor Peta : diisi dengan nomor peta
(12)Nama Lembar : diisi dengan nama lembar peta
(13)Wilayah : diisi dengan nama wilayah yang tercakup dalam peta dengan skala tertentu
(14)Jumlah : diisi dengan jumlah peta yang tersimpan (lembar, berkas, jilid)
(15)Ukuran : diisi dengan ukuran peta (A0, A1, A2, A3, A4 atau lainnya)
(16)Warna : diisi dengan jumlah peta yang tersimpan (lembar, berkas, jilid)
(17)Pelaksana : diisi dengan nama pelaksana yang membuat peta (Pihak ke Tiga)
(18)Retensi Aktif : diisi dengan retensi aktif arsip peta tersebut berdasarkan JRA
(19)Retensi Inaktif : diisi dengan retensi inaktif arsip peta tersebut berdasarkan JRA
(20)Lokasi Ruangan : diisi dengan nama ruangan tempat arsip peta tersebut disimpan
(21)Lokasi Grafitex/Rak/Lemari : diisi dengan nama grafitex/rak/lemari tempat arsip peta tersebut disimpan
(22)Media : diisi dengan CD/Flasdisk/Eksternal Hardisk/DVD/Kertas
(23)Posisi Koordinat : diisi dengan lokasi posisi koordinat lintang dan bujur
(24)Tunjuk Silang : diisi dengan referensi/tunjuk silang terhadap dokumen atau arsip yang Berkaitan
(25)Keterangan : diisi dengan status masa simpan arsip, seperti permanen atau musnah Lampiran 6 DAFTAR ARSIP FOTO UDARA/CITRA SATELIT TAHUN.......... Unit Pengolah/Kearsipan : Instansi : Alamat : Telepon : Tanggal:......................................... Pelaksana Unit Kearsipan/Pengolah *) (Tanda tangan dan nama jelas) No. Urut Jenis Citra/ Foto Udara Pencipta Asal Pelaksana Klasifikasi Jenis Fisik Kondisi Sifat Nomor Citra/ Foto Udara Nama Lembar Skala Nomor Jalur Nomor Roll Wilayah Tahun Jumlah Retensi Lokasi Hak Akses Media Keterangan Aktif Inaktif Ruangan Rak Boks 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 Keterangan Petunjuk Pengisian :
(1)No Urut : diisi dengan nomor urut
(2)Jenis Citra/Foto Udara : diisi dengan jenis citra (landsat, radar, spot, lidar dan lain-lain) atau foto udara (Hitam Putih, Berwarna)
(3)Pencipta : diisi dengan nama instansi pencipta arsip
(4)Asal : diisi dengan nama unit kerja pencipta arsip
(5)Pelaksana : diisi dengan nama pelaksana yang membuat foto udara/citra (Pihak ke Tiga)
(6)Klasifikasi : diisi dengan klasifikasi arsip
(7)Jenis Fisik : diisi dengan jenis fisik arsip (tekstual, audio visual, elektronik, dan digital)
(8)Kondisi : diisi dengan kondisi arsip(baik/rusak/perlu perbaikan)
(9)Sifat : diisi dengan sifat arsip atau tingkat perkembangan arsip peta (asli/ copy/ salinan/tembusan/cetakan)
(10)Nomor Citra/Foto Udara : diisi dengan nomor citra/foto udara
(11)Nama Lembar : diisi dengan nama lembar citra/ foto udara
(12)Skala : diisi dengan skala foto udara/citra (1:1.000.000/ 1:500.000/ 1.250.000/ 1:100.000/lainya)
(13)Nomor Jalur : diisi dengan nomor jalur
(14)Nomor Roll : diisi dengan nomor roll
(15)Wilayah : diisi dengan nama wilayah yang tercakup dalam peta dengan skala tertentu
(16)Tahun : diisi dengan tahun/kurun waktu arsip peta tersebut dibuat/dicetak
(17)Jumlah : diisi dengan jumlah citra/foto udara yang tersimpan (lembar, berkas, jilid)
(18)Retensi Aktif : diisi dengan retensi aktif arsip peta tersebut berdasarkan JRA
(19)Retensi Inaktif : diisi dengan retensi inaktif arsip peta tersebut berdasarkan JRA
(20)Lokasi Ruangan : diisi dengan nama ruangan tempat arsip peta tersebut disimpan
(21)Lokasi Grafitex/Rak/Lemari : diisi dengan nama grafitex/rak/lemari tempat arsip peta tersebut disimpan
(22)Lokasi Boks : diisi…….
(23)Hak Akses : diisi dengan tingkat klasifikasi keamanan dan akses arsip, yaitu sangat rahasia, rahasia, terbatas, dan biasa/ terbuka
(24)Media : diisi dengan media simpan arsip peta tersebut
(25)Keterangan : diisi dengan status masa simpan arsip, seperti permanen atau musnah Lampiran 7 DAFTAR ARSIP JKHN/JKVN/JKGN TAHUN.......... Unit Pengolah/Kearsipan : Instansi : Alamat : Telepon : *) Coret yang tidak perlu No. Urut Judul Berkas Judul Isi Berkas Wilayah Lokasi Kordinat Denah Lokasi Foto Deskripsi Kondisi Retensi Lokasi Tk. Klasifikasi Hak Akses Keterangan Desa Kecamatan Kabupaten Provinsi Aktif Inaktif Ruangan Rak Boks 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Tanggal:........................................ Pelaksana Unit Kearsipan/Pengolah *) (Tanda tangan dan nama jelas) Keterangan Petunjuk Pengisian:
(1)No. Urut : diisi dengan nomor urut
(2)Judul Berkas : diisi dengan judul berkas (diberkaskan berdasarkan...........
(3)Judul Isi Berkas : diisi dengan isi berkas atau uraian singkat yang menerangkan isi dari jenis arsip
(4)Wilayah Desa : diisi dengan nama desa
(5)Wilayah Kecamatan : diisi dengan nama kecamatan lokasi JKHN, JKVN dan JKGN
(6)Wilayah Kabupaten : diisi dengan nama kabupaten lokasi JKHN, JKVN dan JKGN
(7)Wilayah Provinsi : diisi dengan nama provinsi lokasi JKHN, JKVN dan JKGN
(8)Lokasi Kordinat : diisi dengan lokasi koordinat titik JKHN, JKVN dan JKGN (Lintang dan Bujur)
(9)Denah Lokasi : diisi dengan denah lokasi ada atau tidak
(10)Foto : diisi dengan foto ada atau tidak
(11)Deskripsi : diisi dengan deskripsi tentang JKHN, JKVN dan JKGN
(12)Kondisi : diisi dengan kondisi arsip(baik/rusak/perlu perbaikan)
(13)Retensi Aktif : diisi dengan retensi aktif arsip peta tersebut berdasarkan JRA
(14)Retensi Inaktif : diisi dengan retensi inaktif arsip peta tersebut berdasarkan JRA
(15)Lokasi Ruangan : diisi dengan nama grafitex/rak/lemari tempat arsip peta tersebut disimpan
(16)Lokasi : diisi dengan tingkat klasifikasi keamanan dan akses arsip, yaitu sangat rahasia, rahasia, terbatas, dan biasa/ terbuka
(17)Boks Klasifikasi Hak Akses : diisi dengan status masa simpan arsip, seperti permanen atau musnah
(18)Keterangan : diisi dengan tahun/kurun waktu arsip peta tersebut dibuat/dicetak Lampiran 8 DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN/DIMUSNAHKAN/DISERAHKAN *) TAHUN.......... Unit Pengolah/Kearsipan : Instansi : Alamat : Telepon : Tanggal:......................................... Pelaksana Unit Kearsipan/Pengolah*) (Tanda tangan dan nama jelas) *) Coret yang tidak perlu No Klasifikasi Berkas Judul Berkas Judul Isi Berkas Tahun Jenis Fisik Kondisi Sifat Berkas Lokasi Simpan Retensi Hak Akses Keterangan Nomor Jumlah Asal Ruangan Rak Nomor Boks Aktif Inaktif 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Keterangan Petunjuk Pengisian:
(1)No Urut : diisi dengan nomor urut
(2)Klasifikasi : diisi dengan kode klasifikasi arsip
(3)Berkas Nomor : diisi dengan nomor berkas
(4)Berkas Jumlah : diisi dengan jumlah berkas
(5)Berkas Asal : diisi dengan asal berkas unit kerja pencipta arsip tersebut
(6)Judul Berkas : diisi dengan judul berkas (diberkaskan berdasarkan...........
(7)Judul Isi Berkas : diisi dengan isi berkas atau uraian singkat yang menerangkan isi dari jenis arsip
(8)Tahun : diisi dengan tahun/kurun waktu arsip peta tersebut dibuat/dicetak
(9)Jenis Fisik : diisi dengan jenis fisik arsip (tekstual, audio visual, elektronik, dan digital)
(10)Kondisi : diisi dengan kondisi arsip(baik/rusak/perlu perbaikan)
(11)Sifat Berkas : diisi dengan sifat arsip atau tingkat perkembangan arsip peta (asli/copy/salinan/tembusan/cetakan)
(12)Lokasi Ruangan : diisi dengan nama ruangan tempat arsip tersebut disimpan
(13)Lokasi Rak : diisi dengan nama rak/lemari tempat arsip tersebut disimpan
(14)Nomor Boks : diisi dengan nomor boks tempat arsip tersebut disimpan
(15)Retensi Aktif : diisi dengan retensi aktif arsip peta tersebut berdasarkan JRA
(16)Retensi Inaktif : diisi dengan retensi inaktif arsip peta tersebut berdasarkan JRA
(17)Hak Akses : diisi dengan tingkat klasifikasi keamanan dan akses arsip, yaitu sangat rahasia, rahasia, terbatas, dan biasa/ terbuka
(18)Keterangan : diisi dengan status masa simpan arsip, seperti permanen atau musnah Lampiran 9 DAFTAR IDENTIFIKASI ARSIP TERJAGA Keterangan Petunjuk Pengisian:
(1)No. : diisi dengan nomor urut
(2)Jenis Arsip : diisi dengan judul dan uraian singkat yang menggambarkan isi dari jenis arsip
(3)Dasar Pertimbangan : diisi dengan dasar pertimbangan penentuan arsip terjaga sesuai dengan peraturan perundang-undangan ataupun kebijakan lain yang ditentukan oleh pimpinan organisasi/lembaga
(4)Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip : diisi dengan keterangan klasifikasi keamanan dan akses arsip (sangat rahasia, rahasia, terbatas, dan biasa)
(5)Unit Pengolah : diisi dengan nama unit kerja yang bertanggung jawab terhadap, keutuhan, keamanan, dan keselamatan fisik dan informasi arsip
(6)Penanggung Jawab : diisi dengan nama pejabat penanggungjawab pengelola arsip terjaga
(7)Keterangan : diisi dengan keterangan atau informasi lain yang diperlukan, seperti kode klasifikasi ataupun lokasi simpan isi dari jenis arsip No. Jenis Arsip Dasar Pertimbangan Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Unit Pengolah Penanggung Jawab Ket
(1)(2) (3) (4) (5) (6) (7) Lampiran 10 FORMULIR PENDATAAN ARSIP TERJAGA