DokumenPeraturan Kementerian / Lembaga/BadanBerlaku

Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 3 Tahun 2019

Nomor: 3
Tahun: 2019
Ditetapkan: 8 Maret 2019
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 11

Lembaga terkait

Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM)

aturan_pelaksanaan

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana dimaksud dalam huruf a telah dipenuhi melalui Surat Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor B-PK.02.09/29 tanggal 1 Maret 2019 tentang Persetujuan Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif dan Substantif Badan Pengawas Obat dan Makanan;
c.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, dan huruf b, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan tentang Jadwal Retensi Arsip Badan Pengawas Obat dan Makanan; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);

2.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelasanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
3.Peraturan Presiden Nomor 80 Tahun 2017 tentang Badan Pengawas Obat dan Makanan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 180);
4.Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 26 Tahun 2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Pengawas Obat dan Makanan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 1745);
5.Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 12 Tahun 2018 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 784); MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN.

Pasal 1

Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan:

1.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2.Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
3.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
4.Jenis Arsip adalah kelompok dokumen yang diatur dalam suatu sistem pemberkasan tertentu atau dipertahankan sebagai satuan unit karena tercipta dari kesamaan proses akumulasi dan pemberkasan, kesamaan aktivitas, memiliki bentuk khusus, atau karena beberapa keterkaitan lain yang muncul dari penerimaan, penciptaan atau penggunaannya.

Pasal 2

Peraturan Badan ini mengatur mengenai:

a.JRA fasilitatif; dan
b.JRA substantif.

Pasal 3

JRA sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 digunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelematan Arsip di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan.

Pasal 4

JRA fasilitatif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf a terdiri atas Arsip yang terkait dengan:

a.kepegawaian;
b.organisasi dan tata laksana;
c.hukum;
d.perencanaan;
e.keuangan;
f.kerja sama;
g.hubungan masyarakat;
h.perlengkapan;
i.kerumahtanggaan;
j.kearsipan;
k.kepustakaan;
l.teknologi dan informasi obat dan makanan;
m.pengembangan pegawai; dan
n.pengawasan intern.

Pasal 5

JRA substantif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b terdiri atas Arsip yang terkait dengan:

a.riset dan kajian obat dan makanan;
b.standardisasi;
c.registrasi;
d.pengawasan obat dan makanan;
e.pemberdayaan masyarakat dan pelaku usaha;
f.penindakan; dan
g.pengembangan pengujian obat dan makanan nasional.

Pasal 6

JRA fasilitatif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf a tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Pasal 7

JRA substantif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Pasal 8

Pada saat Peraturan Badan ini mulai berlaku, Peraturan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor HK.04.1.03.11.01799 Tahun 2011 tentang Jadwal Retensi Arsip Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 593), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Pasal 9

Peraturan Badan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. LAMPIRAN I PERATURAN BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN NOMOR 3 TAHUN 2019 TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN JADWAL RETENSI ARSIP BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN A. Latar Belakang Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, ditegaskan bahwa arsip mempunyai nilai dan arti yang sangat penting, karena merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi dari suatu pertanggungjawaban kinerja di bidang Pemerintahan maupun Pembangunan. Pengelolaan Kearsipan pada dasarnya meliputi rangkaian kegiatan berkaitan dengan proses penanganan arsip mulai dari penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan serta penyusutan arsip. Disebutkan pula dalam Pasal 48 ayat 1 bahwa lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA). B. Dasar Hukum

1.Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144, Tambahan Lembaga Negara Republik Indonesia Nomor 5063);
2.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
3.Undang-Undang Nomor 18 Tahun 2012 tentang Pangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 227, Tambahan Lembaga Negara Republik Indonesia Nomor 5360);
4.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelasanaan Undang- Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
5.Peraturan Presiden Nomor 80 Tahun 2018 tentang Badan Pengawas Obat dan Makanan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 180);
6.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2009 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Non Keuangan dan Kepegawaian;
7.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2013 tentang Pedoman Retensi Arsip Keuangan sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2017 tentang Perubahan Ketiga atas Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2013 Tentang Pedoman Retensi Arsip Keuangan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 1128);
8.Peraturan Kepala Arsip Nasioanal Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2015 tentang Pedoman Retensi Arsip Sektor Perekonomian Urusan Penelitian, Pengkajian, Pengembangan, Perekayasaan serta Pendayagunaan Ilmu dan Teknologi sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2015 tentang Pedoman Retensi Arsip Sektor Perekonomian Urusan Penelitian, Pengkajian, Pengembangan, Perekayasaan serta Pendayagunaan Ilmu dan Teknologi (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 321);
9.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2015 tentang Pedoman Retensi Arsip Urusan Kesehatan sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2015 tentang Pedoman Retensi Arsip Urusan Kesehatan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 322);
10.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 22 Tahun 2015 tentang Tata Cara Penetapan Jadwal Retensi Arsip (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 665);
11.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 22 Tahun 2017 tentang Pedoman Retensi Arsip Urusan Kepegawaian (Berita Negara Republik Indoenesia Tahun 2017 Nomor 1819);
12.Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 26 Tahun 2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Pengawas Obat dan Makanan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 1745); C. Maksud dan Tujuan Maksud disusunnya Jadwal Retensi Arsip (JRA) ini adalah untuk memberikan pemahaman mengenai garis besar dan ketentuan teknis tentang penyusutan arsip di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan. Tujuan disusunnya JRA ini adalah sebagai acuan/ pedoman bagi pejabat struktural dan fungsional di Lingkungan Badan POM dalam:
1.melakukan penyusutan arsip bagi pelaksanaan pengelolaan arsip.
2.menentukan nilai guna arsip.
3.memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan
4.melakukan penyerahan arsip permanen dari Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional. D. Ruang lingkup Ruang lingkup Jadwal Retensi Arsip Badan Pengawas Obat dan Makanan adalah Satuan Kerja, Unit Kerja, dan Unit Pelaksana Teknis (UPT) sesuai dengan Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 26 Tahun 2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Pengawas Obat dan Makanan dan Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 12 Tahun 2018 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan. E. Pengertian umum
1.Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
2.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3.Arsip Fasilitatif adalah arsip yang berkaitan dengan bidang fasilitatif yang meliputi keuangan, kepegawaian, perencanaan, evaluasi dan kerjasama, hukum, organisasi dan ketatalaksanaan, kearsipan, ketatausahaan dan kerumahtanggaan, hubungan masyarakat, kepustakaan, informatika/SIM/TIK, pengawasan dan perlengkapan.
4.Arsip Substantif adalah arsip yang berkaitan dengan bidang pengawasan obat dan makanan yang meliputi riset dan kajian, standardisasi, registrasi, pengawasan, pemberdayaan masyarakat dan pelaku usaha, penindakan, dan pengembangan pengujian.
5.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi jenis arsip, jangka waktu penyimpanan aktif dan inaktif, dan nilai guna arsip.
6.Jenis Arsip adalah kelompok dokumen yang diatur dalam suatu sistem pemberkasan tertentu atau dipertahankan sebagai satuan unit karena tercipta dari kesamaan proses akumulasi dan pemberkasan, kesamaan aktivitas, memiliki bentuk khusus, atau karena beberapa keterkaitan lain yang muncul dari penerimaan, penciptaan atau penggunaannya.
7.Jangka Waktu Simpan (Retensi) Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Eselon II Pusat dan Daerah dan/ atau Unit Eselon III Daerah. Jangka waktu simpan arsip aktif dihitung sejak arsip diciptakan mulai diregistrasi hingga selesai diproses.
8.Jangka Waktu Simpan (Retensi) Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Kearsipan/ Pusat Arsip. Jangka waktu simpan inaktif dihitung sejak habisnya masa retensi aktif sampai nilaigunanya untuk kepentingan referensi akhir.
9.Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai guna lagi.
10.Permanen adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip memiliki nilaiguna sekunder atau nilaiguna permanen, wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai bukti pertanggung jawaban sesuai dengan lingkup tugas dan fungsi masing-masing.
11.Badan Pengawas Obat dan Makanan yang selanjutnya disebut Badan adalah lembaga pemerintah nonkementerian yang menyelenggarakan tugas pemerintahan di bidang pengawasan obat dan makanan.
12.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip yang dilakukan dengan cara:

a.pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;
b.pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan; dan
c.penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Page 12 AKTIF INAKTIF I. KEPEGAWAIAN
1. 1.Bezzeting /Data Persediaan Pegawai 2 tahun setelah data diperbaruhi 3 Tahun Musnah
2. 2.Formasi Pegawai
a.Usulan Permintaan Formasi 2 tahun setelah tahun anggaran berakhir 3 tahun Musnah
b.Persetujuan/Penetapan Formasi Pegawai 2 tahun setelah tahun anggaran berakhir 3 tahun Musnah
c.Penetapan Formasi Khusus 2 tahun setelah tahun anggaran berakhir 3 tahun Permanen
1. 3.Pengadaan Pegawai
a.Proses Penerimaan Pegawai, Meliputi: - Pengumuman Lamaran 2 tahun setelah semua diangkat menjadi ASN 2 tahun Musnah - Seleksi Administrasi - Panggilan peserta tes - Panggilan Peserta Seleksi - Pelaksanaan Ujian CAT/ tertulis - Keputusan hasil ujian tertulis - Pelaksanaan ujian kesehatan - Pelaksanaan tes kemampuan bidang - Wawancara JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN NO. Page 13 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO. - Keputusan kelulusan
b.Penetapan Pengumuman Kelususan 2 Tahun setelah semua diangkat ASN 2 Tahun Masuk berkas perseorangan
c.Lamaran Peserta yang Tidak Diterima 1 tahun setelah Tahun anggaran berakhir 1 tahun Musnah
d.Nota Usul dan Kelengkapan Penetapan NIP - - Masuk berkas perseorangan - Surat Lamaran - Ijazah - SKCK - Foto - Surat Keterangan Kesehatan e Nota Usul Pengangkatan CASN menjadi ASN 1 Tahun setelah SK ditetapkan 2 Tahun Masuk berkas perseorangan f Surat Keputusan CASN/ASN kolektif 2 Tahun setelah petikan SK ditetapkan 3 Tahun SK Permanen, petikan masuk berkas
g.Prajabatan 2 tahun setelah semua diangkat PNS 2 tahun Musnah - Laporan Pelaksanaan Prajabatan
h.Penempatan 2 tahun setelah semua diangkat PNS 2 tahun Masuk berkas perseorangan - SK Penempatan Pegawai
1. 4.Ujian Kenaikan Pangkat/ Jabatan dan Uji Kompetensi
a.Ujian Penyesuaian Ijazah 2 tahun 2 tahun Musnah
b.Ujian Dinas 2 tahun 2 tahun Musnah
c.Uji Kompetensi 2 tahun 2 tahun Musnah Page 14 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
1. 5.Mutasi Pegawai
a.Nota Persetujuan/ Pertimbangan Kepala BKN 2 tahun 2 tahun Musnah kecuali nota persetujuan/peritimbangan kepala BKN
b.Kenaikan Pangkat/ Golongan 1 tahun setelah SK di tetapkan 2 tahun Musnah kecuali SK kenaikan pangkat masuk berkas perseorangan
c.Kenaikan Gaji Berkala 2 tahun 1 tahun Musnah
d.Penyesuaian Masa Kerja 2 tahun 2 tahun Musnah
e.Mutasi Keluarga 2 tahun 1 tahun Masuk berkas perseorangan
f.Usul penetapan perubahan data dasar/ status/ kedudukan hukum pegawai 1 tahun setelah SK di tetapkan 2 tahun Musnah, kecuali SK masuk berkas perseorangan
g.Penyesuaian Tunjangan Kinerja 2 tahun 1 tahun Musnah
h.Promosi 1 tahun setelah SK di tetapkan 2 tahun Musnah
i.Rotasi 1 tahun setelah SK di tetapkan 2 tahun Musnah, kecuali SK masuk berkas perseorangan
j.Berkas Baperjakat 1 tahun setelah SK di tetapkan 5 tahun Musnah
k.Seleksi Terbuka 1 tahun setelah SK di tetapkan 3 tahun Musnah, kecuali SK
l.Alih Tugas 1 tahun setelah SK di tetapkan 3 tahun Musnah, kecuali SK
1. 6.Pengangkatan dan Pemberhentian Pegawai
a.Pengangkatan Pegawai 1 tahun setelah SK di tetapkan 2 tahun Musnah, kecuali SK pengangkatan Pegawai
b.Pemberhentian Pegawai 1 tahun setelah SK di tetapkan 2 tahun Musnah, kecuali SK pengangkatan Pegawai
c.Pemberhentian Pegawai tanpa Hak Pensiun 1 tahun setelah SK di tetapkan 2 tahun Masuk berkas perseorangan Page 15 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
1. 7.Pendelegasian Wewenang a Pelaksana Tugas (Plt) 1 tahun setelah SK di tetapkan 2 tahun Musnah, kecuali SK masuk berkas perorangan
b.Pelaksana Harian (Plh) 1 tahun 1 tahun Musnah
1. 8.Administrasi Pegawai a Surat Perintah Dinas/Surat Tugas 2 Tahun setelah Pelaksanaan 2 Tahun Musnah, kecuali SK masuk berkas perseorangan
b.Cuti Besar 1 tahun setelah SK di tetapkan 1 tahun Masuk berkas perseorangan
c.Cuti sakit, Cuti Bersalin, Cuti Tahunan 1 Tahun setelah Pelaksanaan 2 Tahun Musnah
d.Cuti Alasan Penting 1 Tahun setelah pelaksanaan 2 Tahun Musnah
e.Cuti diluar Tanggungan Negara (CTLN) 3 Tahun setelah pelaksnaan 1 tahun Masuk berkas perseorangan f Data/ Keterangan Pegawai 1 tahun setelah pemeriksaan 2 tahun Musnah g Kartu Pegawai 1 tahun setelah identitas ditetapkan 2 tahun Musnah h Karis/Karsu 1 tahun setelah identitas ditetapkan 2 tahun Musnah i Kartu Taspen 1 tahun setelah identitas ditetapkan 2 tahun Musnah j Kartu Askes/ BPJS/ Jamkesmen 1 tahun setelah identitas ditetapkan 2 tahun Musnah
1. 9.Pembinaan Karir Pegawai
a.Penilaian Prestasi Kerja 1 tahun setelah SK di tetapkan 3 tahun Musnah
b.Pembinaan Mental 1 tahun 2 tahun Musnah Page 16 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
c.Disiplin Pegawai 1 tahun anggaran bejalan 2 tahun Musnah, kecuali berkas BAP dan SK masuk berkas perseorangan
d.Tanda Jasa/Penghargaan 2 tahun setelah SK di tetapkan 2 tahun Musnah, kecuali SK permanen
1. 10.Pembinaan Jabatan Fungsional 1 tahun anggaran berjalan 2 tahun - Usulan pengangkatan - Penilaian dan penetapan angka kredit - SK Tunjangan Jabatan
2. 11.Kesejahteraan Pegawai
a.Layanan pemeliharaan kesehatan pegawai 2 tahun 1 Tahun Musnah
b.Layanan Asuransi Pegawai 2 Tahun 1 Tahun Musnah
c.Layanan Tabungan Perumahan 2 Tahun 1 Tahun Musnah
d.Layanan Bantuan Sosial 2 Tahun 1 Tahun Musnah e Layanan Pakaian Dinas 2 Tahun 1 Tahun Musnah f Layanan pegawai yang meninggal karena Dinas 2 Tahun 1 Tahun Musnah g Bimbingan Rohani Pegawai 2 Tahun 1 Tahun Musnah h Rekreasi/ Kesenian/ Olahraga/ HUT 1 tahun setelah pelaksanaan 2 tahun Musnah 12 Pemberhentian Pegawai Tanpa Hak Pensiun 1 tahun setelah SK di tetapkan 2 Tahun Musnah, kecuali SK masuk berkas perseorangan 13 Perselisihan/Sengketa/Keberatan 1 tahun setelah memperoleh keputusan yang bersifat tetap 2 tahun setelah hak dan kewajibannya habis Musnah 14 Organisasi Non Kedinasan
a.KORPRI 2 tahun 1 tahun Musnah
b.Dharma Wanita 2 tahun 1 tahun Musnah
c.Perhimpunan Kepedulian Sosial Pegawai Badan POM 2 tahun 1 tahun Musnah
d.Koperasi 2 tahun 1 tahun Musnah
e.Lain-lain 2 tahun 1 tahun Musnah Musnah, kecuali SK penetapan angka kredit masuk berkas perseorangan Page 17 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO. 15 Berkas Perorangan Pegawai 1 tahun setelah berhenti/pensiun 2 tahun setelah hak dan kewajibannya habis - Lamaran yang diterima - Nota Penetapan NIP dan Kelengkapannya - Nota Persetujuan/Pertimbangan Kepala BKN - SK Pengangkatan ASN - Hasil Pengujian Kesehatan -SK Pengangkatan ASN - SK Peninjauan Masa Kerja - SK Kenaikan Pangkat - Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas/Menduduki Jabatan/Surat Pernyataan Pelantikan - SK Pengangkatan dalam Jabatan atau Pemberhentian dari Jabatan Struktural/Fungsional- Berita Acara Pelantikan dan serah terima jabatan - SK Perpindahan Wilayah Kerja - SK Perpindahan Antar Instansi - SK Cuti di Luar Tanggungan Negara (CTLN) - Berita Acara Pemeriksaan - SK Hukuman Jabatan/Hukuman Disiplin ASN - SK Perbantuan /Dipekerjakan/Penugasan di Luar Instansi - SK Penarikan Kembali dari Perbantuan - SK Pemberian Uang Tunggu - SK Pemberhentian sebagai ASN Musnah kecuali berkas pejabat eselon I atau ASN yang secara Individual ditentukan oleh Kepala BPOM yang berjasa/terlibat peristiwa berskala nasional, Permanen . Page 18 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO. - SK Pemberhentian/Pembebasan Sementara - SK Pengangkatan /Pemberhentian sebagai Pejabat Negara - SK Pemberhentian dari Jabatan Organik karena diangkat sebagai Pejabat Negara - SK Pengalihan ASN - Surat Keterangan Pernyataan Hilang - Surat Keterangan Kembalinya ASN yang Dinyatakan Hilang - SK Penggantian Nama - Surat Perbaikan Tanggal Tahun Kelahiran - Akte Nikah/Cerai 16 Berkas Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM) 1 Tahun setelah berhenti/pensiun 2 tahun setelah hak dan kewajibannya habis Permanen II. ORGANISASI DAN TATA LAKSANA
1. 1.Kelembagaan/Organisasi
a.Struktur Organisasi di lingkungan BPOM Selama berlaku 5 Tahun Permanen - Pembentukan - Pengubahan - Pembubaran
b.Uraian jabatan dan tata kerja Selama berlaku 5 Tahun Permanen
c.Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja 1 Tahun 2 Tahun Musnah - Jabatan Struktural - Jabatan Fungsional Tetrtentu - Jabatan Fungsional Umum
d.Evaluasi Kelembagaan 1 tahun setelah tidak berlaku 5 tahun Permanen - Perubahan Organisasi - Penyempurnaan organisasi. e Reformasi Birokrasi 1 tahun 5 tahun Permanen Page 19 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
1. 2.Tata Laksana
a.Penyusunan Standar/ Pedoman/ Prosedur Kerja/ Petunjuk Pelaksanaan/ Petunjuk Teknis 1 tahun setelah tidak berlaku 5 tahun Permanen
b.Monitoring dan Evaluasi SOP 1 tahun setelah tidak berlaku 5 tahun Permanen III. HUKUM
1. 1.Program Legislasi 2 tahun 3 tahun Permanen
2. 2.Produk Hukum
a.Produk Hukum yang Bersifat Pengaturan 1 tahun setelah diundangkan 3 Tahun Permanen - RUU/ Perpu - Peraturan Pemerintah - Peraturan/keputusan, instruksi presiden - Peraturan Pimpinan Badan POM
b.Produk Hukum yang Bersifat Penetapan 1 tahun setelah tidak berlaku 5 tahun Permanen - Keputusan Kepala Badan - Keputusan Eselon I - Keputusan Direktur/Kepala Pusat/Kepala Biro/Kepala Balai Besar/Kepala Balai POM, Kepala Loka POM - Surat Edaran - Instruksi.
1. 3.Dokumentasi Hukum 1 tahun setelah tidak berlaku - Simpan di Perpustakaan
2. 4.Penanganan Perkara Litigasi
a.Perkara Pidana Berkas tentang kasus/sengketa pidana, baik kejahatan maupun pelanggaran - Proses verbal mulai dari penyelidikan sampai dengan vonis - Berkas pembelaan dan bantuan hukum - Telaah hukum dan opini hukum 2 tahun, setelah keputusan berkekuatan hukum tetap dan dipenuhi hak dan kewajiban 5 Tahun Musnah Page 20 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
b.Perkara Perdata Berkas tentang kasus/sengketa perdata - Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis - Berkas pembelaan dan bantuan hukum - Telaah hukum dan opini hukum 2 tahun, setelah keputusan berkekuatan hukum tetap dan dipenuhi hak dan kewajiban 5 tahun Musnah c Perkara Peradilan Tata Usaha Negara (TUN)/ 2 tahun, setelah keputusan berkekuatan hukum tetap dan dipenuhi hak dan 5 tahun Musnah
1. 5.Penanganan Perkara Non Litigasi 2 tahun, setelah keputusan berkekuatan hukum tetap dan dipenuhi hak dan kewajiban 5 tahun Musnah
2. 6.Pertimbangan Hukum
a.Pertimbangan Hukum di Bidang Obat dan Makanan 2 tahun 1 tahun Musnah
b.Pertimbangan hukum Kepegawaian 2 tahun 1 tahun Musnah
1. 7.Sosialisasi/ Penyuluhan/ Pembinaan Hukum 2 tahun 1 tahun Musnah IV.
2. 1.Pokok - Pokok Kebijakan dan Strategi Pembangunan
a.Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJPMN) 1 tahun setelah tidak berlaku 4 tahun Permanen
b.Rencana Pembangunan Jangka Panjang/Master Plan (RPJP/MP) 1 tahun setelah tidak berlaku 4 tahun Permanen
c.Rencana Strategis - Renstra Lembaga - Renstra Eselon I - Renstra Eselon II - Renstra Balai 1 tahun setelah tidak berlaku 4 tahun Permanen PERENCANAAN Page 21 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
1. 2.Program Kerja Tahunan
a.Usulan Unit Kerja beserta Data Pendukung 2 tahun 1 Tahun
b.Usulan BPOM 2 tahun 2 Tahun Musnah, kecuali draf akhir Permanen
c.Program Kerja Tahunan Unit Kerja 2 tahun 3 Tahun Musnah, setelah masuk laporan Tahunan BPOM
d.Program Kerja Tahunan BPOM 2 Tahun 3 Tahun Permanen
1. 3.Penetapan/Kontrak Kerja
a.Kepala BPOM (Eselon I) 3 Tahun 4 Tahun Permanen
b.Pimpinan Unit Kerja (Eselon II dan Balai) 3 Tahun 4 Tahun Musnah, kecuali Eselon I Permanen
c.Indikator Kinerja (IKU dan IK ) - - Dinilai Kembali
1. 4.Perencanaan Anggaran
a.RKA-KL/Pagu Indikatif/Sementara 1 tahun 2 Tahun Musnah
b.Pagu Definitif 1 tahun 2 Tahun Musnah
c.DIPA 1 tahun 3 Tahun Musnah
d.Target PNBP 2 tahun 3 Tahun Musnah
e.Ketentuan/Peraturan Anggaran 1 tahun setelah tidak berlaku 3 Tahun Permanen
1. 5.Rencana Kinerja Tahunan
a.Rencana Kinerja Unit Kerja 1 tahun 2 Tahun Musnah
b.Rencana Kinerja Instansi 1 tahun 3 Tahun Permanen
1. 6.Perjanjian Kinerja 3 tahun 4 Tahun Musnah kecuali Perjanjian Kinerja Kepala Badan, Permanen
2. 7.Laporan Musnah Page 22 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
a.Laporan Bulanan 1 Tahun 1 Tahun Musnah
b.Laporan Triwulan 1 tahun 1 Tahun Musnah
c.Laporan Semesteran 1 tahun 1 Tahun Musnah
d.Laporan Tahunan Unit Kerja 1 tahun 1 Tahun Musnah
e.Laporan Tahunan Lembaga/Instansi 2 tahun 3 Tahun Permanen
f.Laporan Insidental 2 tahun 3 Tahunan Permanen
1. 8.Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP/LAKIN)
a.LAKIP/LAKIN Unit kerja 1 Tahun 2 Tahun Musnah
b.LAKIP/LAKIN BPOM 2 tahun 3 tahun Permanen
1. 9.Evaluasi Program
a.Evaluasi Program Unit Kerja 1 Tahun 2 Tahun Musnah
b.Evaluasi Program BPOM 2 tahun 4 Tahun Permanen
c.Rekomendasi Kinerja 2 tahun 4 Tahun Musnah V. KEUANGAN
1. 1.Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (RAPBN) dan RUU APBN-P. Penyusunan RAPBN
a.Kebijakan Umum, Renstra, Strategi dan Prioritas Dokumen Rencana Kerja Tahunan 2 Tahun setelah tidak berlaku 3 Tahun Permanen - Dokumen Strategi Atas Rencana Kerja Jangka Panjang atau - Dokumen Rencana Kerja Tahunan
b.Dokumen Rencana Anggaran Kerja Instansi Pemerintah (RAKIP) dan Dokumen Rencana Kerja Anggaran Kementerian/Lembaga (RKA-K/L) 2 Tahun setelah Tahun anggaran berakhir 5 Tahun Musnah
c.Dokumen Rancangan Anggaran Satuan Kerja Instansi Pemerintah (RASKIP) / Standar Biaya Khusus. 2 Tahun setelah Tahun anggaran berakhir 5 Tahun Musnah Penyampaian RAPBN Pemerintah Kepada DPR-RI Page 23 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
d.Pengantar Nota Keuangan Pemerintah dan Rancangan Undang- Undang APBN. - Pidato Presiden pengantar nota keuangan - Nota Keuangan - RUUAPBN 2 Tahun setelah Tahun anggaran berakhir 3 Tahun Musnah
e.Risalah rapat pembahasan anggaran BPOM dengan Kementerian Keuangan, Bappenas, Komisi DPR-RI 2 Tahun setelah Tahun anggaran berakhir 3 Tahun Permanen
f.Notulen pembahasan RUU APBN oleh Pemerintah dan DPR-RI 2 Tahun setelah Tahun anggaran berakhir 3 Tahun Permanen
g.Notulen Rapat Paripurna Persetujuan RUU APBN - Tanggapan- masing masing fraksi - Jawaban pemerintah atas tanggapan fraksi-fraksi 2 Tahun setelah Tahun anggaran berakhir 3 Tahun Musnah
h.Nota jawaban DPR-RI terkait dengan Pembahasan RUU APBN dengan Komisi III DPR-RI 2 Tahun setelah Tahun anggaran berakhir 3 Tahun Musnah
i.Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA), Petunjuk Operasional Kegiatan (POK) dan Revisinya. 2 Tahun setelah tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai 3 Tahun Musnah
j.Keputusan Presiden tentang Rincian APBN-P 2 Tahun setelah Tahun anggaran berakhir 3 Tahun Musnah
1. 2.Pelaksanaan Anggaran
a.Pengajuan Uang Persediaan (UP) / Tambahan Uang Persediaan (TUP) 2 tahun 3 Tahun Musnah
b.Pencairan Anggaran 5 Tahun Dinilai Kembali - Surat Permintaan Pembayaran (SPP-GU (Ganti Uang), - SPP-LS (Langsung), SPP-UP (Uang Persediaan), - SSP-TUP (Tambahan Uang Persediaan) - Surat Kuasa sampai Surat Perintah Membayar (SPM) -Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D), - Juklak/mekanisme pengelolaan APBN - Bahan Nota Keuangan.
c.Pengelolaan Belanja Pegawai 2 tahun 3 Tahun Musnah
d.Keterangan Penghasilan 2 tahun 3 Tahun Musnah
e.Surat Keterangan Pemberhentian Pembayaran (SKPP) 2 tahun 3 Tahun Musnah 2 Tahun setelah UU tentang pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan telah selesai Page 24 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
f.Laporan Arus Kas 5 Tahun Musnah - Berita Acara Pemeriksaan - Kas/ register Penutupan Kas - Laporan realisasi anggaran (LRA) termasuk Arsip data computer (ADK) - Laporan Pendapatan Negara - Laporan Keadaan Kredit Anggaran(LKKA) Bulanan/Triwulan/Semesteran
g.Data Rekening Bendahara 2 tahun 3 Tahun Musnah
1. 3.Pengelolaan Perbendaharaan
a.Perbendaharaan 2 tahun 3 Tahun Musnah
b.KP4 (Kartu Pengawas Pembayaran Penghasilan Pegawai) 2 tahun 3 Tahun Musnah
c.Pajak 2 tahun 3 Tahun Musnah
d.Penerimaan Non Pajak 2 tahun 3 Tahun Musnah
e.Pengembalian Belanja 2 tahun 3 Tahun Musnah
f.Laporan Pertanggungjawaban Bendahara 2 tahun 3 Tahun Musnah
g.Berita Acara Pemeriksaan Kas 2 tahun 3 Tahun Musnah
h.Verifikasi Anggaran 2 tahun 3 Tahun Musnah
1. 4.Bantuan/Pinjaman Luar Negeri
a.Kesanggupan Negara Donor 1 tahun 9 Tahun Musnah
b.Nota Kesepahaman (MoU) 1 tahun 9 Tahun Musnah
c.Loan Agreement PHLN KS 1 tahun 9 Tahun Musnah - Draft Agreement - Legal opinion - Korespondensi dengan lender
d.Alokasi dan Relokasi 1 tahun 9 Tahun Musnah 2 Tahun setelah UU tentang pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan telah selesai Page 25 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
e.Realisasi Pecairan Dana BLN 1 tahun 9 Tahun Musnah - SP2D - SPM beserta lampiran antara lain SPP, Kontrak, BA, dan data pendukung lainnya.
f.Replenishment 1 tahun 9 Tahun Musnah - No Objection Letter (NOL) - Project implementation - Notification of contract - Withdrawal authorization (WA) - Statement of Expenditure (SE)
g.Staf Appraisal Report 1 tahun 9 Tahun Musnah
h.Report/Laporan 2 Tahun setelah perjanjian pinjaman berakhir 5 Tahun Permanen - Progress report - Monthly Report - Quarterly report - Final Report/Completion Report
i.Laporan hutang negara - Laporan Pembayaran Hutang Negara - Laporan Posisi Hutang Negara 2 Tahun setelah UU tentang pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan telah selesai 5 Tahun Permanen
1. 5.Sistem Akuntansi Instansi (SAI)
a.Manual Implementasi Sistem Akutansi Intansi (SAI) 1 Tahun setelah ada perubahan 2 Tahun Musnah
b.Kebijakan Akutansi 1 Tahun setelah ada perubahan Page 26 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
c.Arsip Data Komputer 2 Tahun setelah UU tentang pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindak lanjut hasil 5 Tahun Musnah
b.Berita Acara Rekonsiliasi 2 Tahun setelah UU tentang pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan telah selesai 2 Tahun Musnah
c.Daftar Transaksi 2 Tahun Musnah - Daftar Transaksi (DT) - Pengeluaran (PK) - Penerimaan (PN) - Dokumen Sumber (DS) - Bukti Jurnal (BJ) - Surat Tanda Setor (STS) - Surat Setor Bukan Pajak (SSBP), - Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) - SPM - Daftar ringkasan pengembalian dan potongan dari pengeluaran (SPDR)
d.Laporan Realisasi Bulanan SAI 1 tahun 2 Tahun Musnah
e.Laporan Realisasi Triwulan SAI 1 tahun 2 Tahun Musnah
f.Laporan Keuangan 3 Tahun - Laporan Keuangan Bulanan - Laporan Keuangan Triwulan - Laporan Keuangan Semester - Laporan Keuangan Tahunan (Unaudited) - Laporan Keuangan Tahunan Audited 2 Tahun setelah UU tentang pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan telah selesai 2 Tahun setelah UU tentang pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan telah selesai Musnah kecuali Laporan Tahunan (audited) permanen Page 27 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO. VI. KERJA SAMA
1. 1.Kerja Sama Dalam Negeri
a.Antar Instansi Pemerintah 1 tahun setelah masa perjanjian berakhir 3 Tahun Permanen - Hasil kajian - Perjanjian Kerja Sama - Laporan Monitoring dan Evaluasi
b.Organisasi Non Pemerintah 1 tahun setelah masa perjanjian berakhir 3 Tahun Permanen - Hasil kajian - Perjanjian Kerja Sama - Laporan Monitoring dan Evaluasi
1. 2.Kerja Sama Luar Negeri
a.Bilateral 1 Tahun setelah masa perjanjian berakhir 3 Tahun Permanen - Hasil kajian - Perjanjian Kerja Sama - Laporan Monitoring dan Evaluasi
b.Multilateral 1 Tahun setelah masa perjanjian berkahir 3 Tahun Permanen - Hasil kajian - Perjanjian Kerja Sama - Laporan Monitoring dan Evaluasi
c.Regional 1 Tahun setelah masa perjanjian berakhir 3 Tahun Permanen - Hasil kajian - Perjanjian Kerja Sama - Laporan Monitoring dan Evaluasi
d.Organisasi Internasional 1 Tahun setelah masa perjanjian selesai 3 Tahun Permanen - Hasil kajian - Perjanjian Kerja Sama - Laporan Monitoring dan Evaluasi Page 28 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO. VII. HUBUNGAN MASYARAKAT 1 Komunikasi dan Publikasi 2 tahun 3 tahun Musnah - Dokumen wawancara dan talkshow - Siaran pers/klarifikasi/penjelasan - Laporan monitoring pemberitaan - Materi media sosial
1. 2.Dengar Pendapat/ Hearing DPR 1 tahun 4 tahun Permanen - Bahan sidang kabinet - RDD DPR/DPD RI - Rakor Tingkat Badan termasuk hasil rumusan dan transkrip - Bahan rapat terbatas BPOM - Pidato Kepala BPOM - Bahan Pidato Kenegaraan
2. 3.Hubungan Antar Lembaga
a.Lembaga Negara 1 tahun 4 tahun Musnah, kecuali masalah obat dan makanan yang bersifat nasional, Permanen - Pernyataan Badan POM terkait masalah Obat dan Makanan
b.Perusahaan 1 tahun 4 tahun Musnah, kecuali masalah obat dan makanan yang bersifat nasional, Permanen - Pernyataan Badan POM terkait masalah Obat dan Makanan Page 29 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
c.Organisasi Kemasyarakatan 1 tahun 4 tahun Musnah, kecuali masalah obat dan makanan yang bersifat nasional, Permanen - Release Badan POM terkait masalah Obat dan Makanan
d.Perguruan Tinggi/Sekolah 1 tahun 4 tahun Musnah - Permohonan Narasumber
e.Bakohumas 1 tahun 4 tahun Musnah - Surat Undangan Diseminasi Informasi
1. 4.Keprotokolan
a.Upacara/Acara Kedinasan 1 tahun 3 Tahun Musnah
b.Kunjungan Dinas dalam dan luar negeri - Kunjungan dinas pimpinan BPOM - Kunjungan dinas pejabat/pegawai lain 1 tahun 1 tahun Musnah kecuali kunjungan dinas Pimpinan, Permanen
c.Agenda Pimpinan BPOM 1 tahun 1 tahun Musnah
1. 5.Penyiapan Dokumen Substansi Teknis Pimpinan 3 tahun 2 tahun Musnah - Bahan Informasi (hasil telaahan, policy brief , rancangan eksekutif) - Naskah/pointer sambutan, materi presentasi, materi wawancara dengan media - Laporan hasil monitoring dan evaluasi program strategis
2. 6.Dokumentasi dan Penerbitan 3 tahun 2 tahun Musnah kecuali kegiatan Pimpinan yang ber skala Nasional, Permanen
3. 7.Pameran/Sayembara/Lomba, Festival, Pembuatan Spanduk, dan Iklan 2 tahun 3 tahun Musnah, kecuali sayembara pembuatan logo lembaga, Permanen Page 30 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
4. 8.Penghargaan/Tanda Kenang-kenangan Administrasi pemberian penghargaan/tanda kenang-kenangan kepada masyarakat yang memiliki jasa besar 2 Tahun 3 Tahun Permanen
5. 9.Pemberian Ucapan 1 tahun 1 tahun Musnah
6. 10.Pengelolaan Web Site 2 tahun 2 tahun Musnah
7. 11.Layanan Kehumasan
a.Layanan Pengaduan Masyarakat 1 tahun setelah tindak lanjut pengaduan 4 tahun Musnah - Resume pengaduan
b.Layanan Komunikasi Informasi Edukasi 1 tahun 2 tahun Musnah - Laporan KIE VIII . PERLENGKAPAN
1. 1.Perencanaan Pengadaan Barang dan Jasa
a.Analisa Kebutuhan 2 tahun 3 tahun Musnah -Daftar barang dan jasa yang sudah ada -Usulan barang dan jasa yang akan diadakan dari unit kerja -Dokumen persetujuan pengadaan barang dan jasa (RKBMN)
b.Daftar Penyedia Barang dan Jasa 2 tahun 3 tahun Musnah Page 31 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
1. 2.Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa
a.Pengadaan Langsung 1 Tahun setelah pemeriksaan 5 Tahun Musnah - Surat usulan dari penangung jawab kegiatan kepada PPK, - KAK, - Spesifikasi Teknis, - Draf Kontrak), - HPS, - SPK, - BAST, - BA Pembayaran
b.Lelang Sederhana 1 Tahun setelah pemeriksaan 5 Tahun Musnah - Surat usulan dari penangung jawab kegiatan kepada PPK, - KAK - Spesifikasi Teknis - Draf Kontrak - HPS - SPK - BAST - BA Pembayaran - Dokumen Lelang
c.Lelang Umum 1 Tahun setelah pemeriksaan 5 Tahun Musnah Page 32 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO. - Surat usulan dari penangung jawab kegiatan kepada PPK, - KAK - Spesifikasi Teknis - Draf Kontrak - HPS - SPK - BAST - BA Pembayaran - Dokumen Lelang
d.Lelang Cepat 1 Tahun setelah pemeriksaan 5 Tahun Musnah - Surat usulan dari penangung jawab kegiatan kepada PPK, - KAK - Spesifikasi Teknis - Draf Kontrak - HPS - SPK - BAST - BA Pembayaran - Dokumen Lelang
e.Penunjukan Langsung 1 Tahun setelah pemeriksaan 5 Tahun Musnah - Surat usulan dari penangung jawab kegiatan kepada PPK, - KAK - Spesifikasi Teknis - Draf Kontrak - HPS - SPK - BAST - BA Pembayaran - Dokumen Penunjukan Langsung Page 33 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
f.Swakelola 5 tahun 5 Tahun Musnah - SK Tim Swakelola - SK Pengadan Swakelola - SK Tim Pemeriksa Swakelola - Dokumen Swakelola
g.Sayembara 5 tahun 5 tahun Musnah - SK Tim Sayembara - SK Penetapan Sayembara - SK Penerima Hasil Sayembara - Dokumen Sayembara
1. 3.Pengelolaan Barang Milik Negara (BMN)
a.SIMAK BMN 1Tahun setelah Tahun anggaran 2 Tahun Dinilai Kembali
b.Pembukuan/penatausahaan BMN - Daftar barang kuasa/pengguna - Kartu Identitas Barang - Buku Penerimaan PNBP 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
c.Daftar barang ruangan 1 Tahun setelah diperbaharui - Dinilai Kembali
d.Inventarisasi BMN - Keputusan pembentukan tim - Rencana kerja pelaksanaan inventarisasi - Kertas kerja inventarisasi - Berita acara inventarisasi - Daftar inventaris/buku barang/daftar barang lainnya - Laporan hasil inventarisasi 1 Tahun setelah Barang Milik Negara disusutkan 2 Tahun Musnah Page 34 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
e.Laporan BMN - Laporan kondisi barang - Laporan kuasa pengguna barang - Berita acara rekonsiliasi eksternal dan internal - Laporan persediaan barang habis pakai/tidak habis pakai 1 Tahun setelah Barang Milik Negara disusutkan 2 Tahun Musnah
f.Rumah Negara - Surat ijin pengghunian - Pembaharuan status rumah negara( sewa, Sewa beli, hak milik) - Alih status rumah - BAST rumah negara 1 Tahun setelah Barang Milik Negara disusutkan 2 Tahun setelah barang dihapuskan Musnah
g.Tanah - Pengurusan sertifikat baru - Penggantian sertifikat hilang - Pemecahan sertifikat induk - Hibah - Balik nama 1 Tahun setelah Barang Milik Negara disusutkan 2 Tahun setelah barang dihapuskan Musnah, kecuali Berita Acara (BA) pemindahtanganan Permanen
h.Pendistribusian 2 tahun 1 tahun Musnah - BAST
i.Penetapan Status penggunaan BMN 2 tahun 1 tahun Musnah
j.Pemeliharaan BMN 2 tahun 1 tahun Musnah - Usulan Pemeliharaan - Laporan Pemeliharaan
k.Pemanfaatan BMN 2 tahun 3 tahun Musnah - Usulan Pemanfaatan - Laporan Pemanfaatan
l.Pemindatanganan BMN 2 tahun 3 tahun - Usulan pemindahtanganan - Penjualan Musnah kecuali berita acara pemindahtanganan permanen Page 35 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO. - Tukar menukar - Hibah - Penyertaan modal dilingkungan BPOM - Berita Acara Pemindahtanganan BMN
m.Penyusutan 2 tahun 1 tahun Musnah kecuali berita acara pemindahtanganan permanen - Daftar BMN yang akan disusutkan - Laporan Penyusutan - Berita Acara Penyusutan BMN
n.Penghapusan BMN 2 tahun 1 tahun - Usulan daftar BMN yang akan dihapus - Daftar BMN yang dinilai kembali - SK Persetujuan penghapusan
o.Pelaporan BMN 2 tahun 1 tahun Musnah
p.Pembinaan/Pengendalian/Pengawasan 2 tahun 1 tahun Musnah IX. KERUMAHTANGAAN
1. 1.Telekomunikasi 1 tahun 2 tahun Musnah - Daftar PABX - Bukti pembayaran - Administrasi penggunaan / langganan peralatan telekomunikasi
2. 2.Perjalanan Dinas
a.Perjalanan dalam Negeri 2 tahun 3 tahun Musnah
b.Perjalanan Luar Negeri 2 tahun 3 tahun Musnah Musnah kecuali berita acara pemindahtanganan permanen Musnah kecuali SK penghapusan Permanen Page 36 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
1. 3.Penggunaan Fasilitas Kantor 1 Tahun 1 tahun Musnah - Form peminjaman fasilitas kantor - Permohonan peminjaman - Rekap penggunaan fasilitas kantor
2. 4.Pengurusan Kendaraan Dinas 1 Tahun 1 tahun Musnah - Pengurusan surat-surat kendaraan dinas - Form peminjaman kendaraan - Permohonan peminjaman kendaraan - Pengurusan BBM kendaraan dinas - Pengurusan kehilangan dan masalah kendaraan - Form pemeliharaan kendaraan dinas
3. 5.Pemeliharaan Gedung dan Bangunan 2 Tahun 3 Tahun Musnah - Formulir permintaan perbaikan sarana dan prasarana - Permohonan perbaikan sarana dan prasarana - Rekap tahunan kegiatan perbaikan sarana dan prasarana - Perbaikan rumah dinas/wisma - Kebersihan gedung
4. 6.Renovasi Gedung dan Bangunan 2 tahun 3 tahun - Gambar Teknis Bangunan - Form usulan renovasi gedung dan bangunan - Laporan hasil pekerjaan renovasi gedung dan bangunan - BAST Musnah kecuali gambar teknis bangunan dan BAST Permanen Page 37 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
5. 7.Pemeliharaan Fasilitas Kantor
a.Jalan, taman dan Lingkungan Kantor 1 tahun 1 tahun Musnah - Form usulan pemeliharaan jalan dan lingkungan kantor - Laporan hasil pekerjaan pemeliharaan jalan dan lingkungan kantor - Pemeliharaan pertamanan - Penghijauan
b.Alat Elektronik dan Jaringan 1 tahun 1 tahun Musnah - Pemeliharaan jaringan listrik/ jaringan telepon dan jaringan air - Laporan hasil pekerjaan pemeliharaan jaringan elektronik/jaringan telepon dan jaringan air
1. 8.Pengelolaan Lingkungan dan Limbah
a.Pengelolaan limbah laboratorium 2 tahun 3 tahun Musnah
b.Pengelolaan K3 2 tahun 3 tahun Musnah - Permohonan - Hasil analisis pemeriksaaan
1. 9.Ketertiban dan Keamanan 2 tahun 1 tahun Musnah
a.Pengamanan,penjagaan dan pengawalan terhadap pejabat, kantor dan rumah dinas: - Daftar nama satuan pengamanan - Daftar jaga/daftar piket - Catatan gangguan/pelanggaran/kejadian - Surat ijin keluar masuk orang atau barang 2 Tahun 3 Tahun Musnah
b.Laporan ketertiban dan keamanan - Kehilangan - Kerusakan - Kecelakaan - Gangguan 2 Tahun 3 Tahun Musnah Page 38 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO. X. KEARSIPAN
1. 1.Administrasi Persuratan
a.Pengurusan Surat Masuk 2 tahun 3 tahun Musnah - Buku agenda - Formulir/catatan permintaan dan layanan penggandaan arsip
b.Pengurusan Surat Keluar 2 tahun 3 tahun Musnah - Buku Penomoran Surat - Lembar Pengantar/Buku Ekspedisi
1. 2.Penyusunan Sistem 1 tahun setelah tidak berlaku 2 tahun Musnah - Pedoman/Juklak/Juknis Kearsipan. 3 Penyimpanan dan pemeliharaan arsip
a.Daftar arsip Selama masih digunakan - Musnah
b.Pemeliharaan arsip dan ruang penyimpanan arsip (misal fumigasi) 1 Tahun 2 Tahun Musnah 4 Persetujuan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Sampai ditetapkan 3 Tahun Permanen 5 Layanan arsip (Peminjaman dan Penggunaan arsip) 1 Tahun 2 Tahun Musnah 6 Penyusutan arsip
a.Pemindahan Arsip Inaktif - Berita Acara Pemindahan - Daftar Arsip yang dipindahkan Selama berlaku 2 Tahun Musnah
b.Pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna 2 Tahun 3 Tahun Permanen di BPOM - Berita acara pemusnahan - Daftar arsip yang di musnahkan - Rekomendasi/pertimbangan pemusnahan arsip - Surat Keputusan pemusnahan - SK Tim pemusnahan - Dokumentasi pemusnahan - Laporan pelaksanaan pemusnahan Page 39 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
c.Penyerahan arsip statis 2 Tahun 3 Tahun Permanen di BPOM - Berita Acara Serah terima Arsip - Daftar arsip yang diserahkan - Dokumentasi penyerahan arsip statis - Laporan penyerahan arsip statis 7 Pembinaan Kearsipan 1 tahun 1 tahun Musnah - Apresiasi/sosialisasi/penyuluhan kearsipan/lokakarya/workshop - Bimbingan teknis kearsipan - Supervisi dan monitoring XI. KEPUSTAKAAN
1. 1.Penyimpanan Deposit Bahan Pustaka - Bukti penerimaan koleksi bahan pustaka deposit 2 Tahun 3 Tahun Permanen - Administrasi pwngolahan deposit bahan pustaka 2 Tahun 3 Tahun Musnah
2. 2.Pengadaan dan pengolahan bahan pustaka
a.Buku induk koleksi Sampai tidak digunakan 3 Tahun Permanen BPOM
b.Daftar buku terseleksi 1 Tahun 3 Tahun Musnah
c.Daftar buku dalam pemesanan 1 Tahun 3 Tahun Musnah
d.Daftar buku dan permintaan 1 Tahun 2 Tahun Musnah
e.Daftar penerimaan bahan pustaka hasil pembelian, hadiah,deposit dan hibah 1 Tahun 3 Tahun Musnah
f.Daftar pengiriman bahan pustaka surplus 1 Tahun 2 Tahun Musnah
g.Lembar kerja pengolahan Buram dan Pengkatalogan 1 Tahun 2 Tahun Musnah
h.Daftar tambahan buku 2 Tahun 3 Tahun Musnah
i.Daftar/jajaran kendali ( subyek dan pengarang) Selama dipergunakan 2 Tahun Musnah
1. 3.Layanan jasa perpustakaan dan informasi
a.Data dan statistik anggota, pengunjung dan peminjaman bahan pustaka 2 Tahun 2 Tahun Permanen
b.Pertanyaan rujukan dan jawaban 1 Tahun 2 Tahun Musnah Page 40 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
1. 4.Sosialisasi Perpustakaan 2 tahun 1 tahun Musnah
2. 5.Pengurusan ISBN/ISSN 2 tahun 1 tahun Musnah
3. 6.Pengelolaan Bahan Pustaka 2 tahun 1 tahun Musnah - Surat Penerimaan buku dari Unit - Surat Penyerahan buku atau majalah ke Unit - Penyerahan Bukti Rekam Cetak Buku yang dihasilkan BPOM
4. 7.Layanan Pustaka 2 tahun 1 tahun Musnah - Form/buku peminjaman - Form rujukan layanan pusataka XII. TEKNOLOGI DAN INFORMASI OBAT DAN MAKANAN
5. 1.Perencanaan TIK
a.Master plan TIK 5 tahun 5 tahun Permanen
b.Kebijakan TIK 3 tahun setelah diperbaharui 2 tahun Permanen
1. 2.Tata Kelola Data
a.SK organisasi tata kelola data 2 tahun setelah diperbaharui 1 tahun Musnah
b.Kebijakan standar data 2 tahun setelah diperbaharui 2 tahun Musnah c Penyampaian hasil indeks kualitas data 1 tahun 1 tahun Musnah
d.Kamus data 2 tahun setelah diperbaharui 2 tahun Musnah
e.Permintaan tampilan data pada dasboard 1 tahun 1 tahun Musnah
1. 3.Pengembangan TIK
a.Usulan Kebutuhan TIK 3 tahun 2 tahun Musnah
b.Dokumen Pemetaan Aplikasi 3 tahun 2 tahun Musnah
c.Dokumen Topologi Jaringan TIK 3 tahun 2 tahun Musnah
d.Dokumen Aset TIK 3 tahun 2 tahun Musnah Page 41 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
e.Dokumen Proses Bisnis Sistem Informasi 3 tahun 2 tahun Musnah
f.Dokumen Hubungan Antar Database (ERD) 2 tahun setelah diperbaharui - Musnah
g.Dokumen Uji Coba TIK 2 tahun setelah diperbaharui - Musnah
1. 4.Pemeliharaan TIK 1 tahun 4 tahun Musnah
2. 5.Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan TIK
a.Dokumen survei layanan TIK 3 tahun 2 tahun Musnah
b.Form survei 2 tahun 1 tahun Musnah
c.Laporan hasil monev 3 tahun 2 tahun Musnah
d.Dokumen Monitoring dan Evaluasi kinerja per Triwulan 2 tahun 1 tahun Musnah XIII . PENGEMBANGAN PEGAWAI (PENDIDIKAN DAN LATIHAN)
1. 1.Standarisasi dan Penilaian Kompetensi SDM
a.Penyusunan Standar Kompetensi 1 Tahun setelah tidak berlaku 5 Tahun Permanen
b.Penyusunan Kurikulum Diklat 1 Tahun setelah menjadi Pedoman 4 Tahun Musnah - Pedoman Penyelenggaraan Diklat Teknis JF-PFM (Draft) - Pedoman Penyusunan Kurikulum (Draft) - Kurikulum Modul Management Develepment Programme (MDP) - Kurikulum Modul Supervisor Develepment Programme (SDP) - Kurikulum Modul Eksekutif Development Programme (EDP) (Draft)
c.Penilaian Kompetensi Teknis 2 Tahun 3 Tahun Musnah
d.Penilaian Kompetensi Manajerial 2 Tahun 3 Tahun Musnah
e.Ujian Dinas dan Ujian Kenaikan Pangkat 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. 2.Perencanaan dan Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan SDM
a.Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan 1 Tahun 3 Tahun Musnah
b.Evaluasi Pelatihan 2 Tahun 2 Tahun Musnah Page 42 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO. XI V.
1. 1.Rencana Program Pengawasan Intern
a.Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT) 2 tahun 3 tahun Musnah
b.Rencana Kerja Pengawasan Tahunan (RKPT) 2 tahun 3 tahun Musnah
c.Rencana Induk Pengawasan (RIP) 2 tahun 3 tahun Permanen
1. 2.Audit
a.Audit Kinerja 2 Tahun setelah tindak lanjut 3 tahun Dinilai kembali
b.Audit terhadap aspek keuangan tertentu 2 Tahun setelah tindak lanjut 3 tahun Dinilai kembali
c.Audit denagn tujuan tertentu 2 Tahun setelah tindak lanjut 3 tahun Permanen
d.Audit internal QMS ISO 9001 2 Tahun setelah tindak lanjut 3 tahun Musnah
1. 3.Reviu
a.Reviu Laporan Keuangan 2 tahun 3 tahun Musnah
b.Reviu RKA-K/L 2 tahun 3 tahun Musnah
c.Reviu RKBMN 2 tahun 3 tahun Musnah
1. 4.Evaluasi AKIP 2 tahun 3 tahun Musnah
2. 5.Pemantauan Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Intern 2 tahun 3 tahun Musnah
3. 6.Pengawasan Lainnya
a.Reformasi Birokrasi 2 tahun 3 tahun Musnah
b.Gratifikasi 2 tahun 3 tahun Musnah
c.Benturan Kepentingan 2 tahun 3 tahun Musnah
d.Pengaduan Masyarakat 2 tahun 3 tahun Musnah
e.Whistleblowing System 2 tahun 3 tahun Musnah
f.Zona Integritas Menuju Wilayah Bebas dari Korupsi (WBK) / Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani (WBBM) 2 tahun 3 tahun Musnah Page 43 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
g.Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (Manajemen Risiko dan PM- EPITE) 2 tahun 3 tahun Musnah
h.Kapabilitas APIP (Internal Audit Capability Model - IACM) 2 tahun 3 tahun Musnah
i.Laporan Harta Kekayaan Penyelenggara Negara (LHKPN) / Laporan Harta Kekayaan Aparatur Sipil Negara (LHKASN) 2 tahun 3 tahun Musnah
j.Konsultasi/Pendampingan Pengawasan 2 tahun 3 tahun Musnah
k.Bimtek Pengawasan 2 tahun 3 tahun Musnah KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN, ttd. PENNY K. LUKITO 44 LAMPIRAN II NOMOR 3 TAHUN 2019 TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF I. PERUMUSAN KEBIJAKAN
1. 1.Kebijakan di bidang Riset, Standardisasi, Registrasi, Pengawasan, Pemberdayaan Pelaku Usaha, Penindakan, Pengembangan dan Pengujian Obat, Makanan dan Narkotika yang meliputi : 1 Tahun setelah tidak berlaku 4 Tahun Permanen - Pengkajian dan pengusulan kebijakan - Penyiapan bahan - Pemberian masukan dan dukungan dalam penyusunan kebijakan - Pengumpulan dan pengolahan data - Penetapan dalam bentuk NSPK II. RISET DAN KAJIAN OBAT DAN MAKANAN
2. 1.Penyusunan Rencana Induk 5 tahun 3 tahun Musnah - Rencana induk - Dokumen terkait rapat identifikasi kebutuhan - Permintaan/proposal riset
3. 2.Pelaksanaan Riset dan Kajian 5 tahun 2 tahun - Instrumen Riset - Surat Perjanjian Kerjasama - Surat tugas dan surat izin - Laporan uji coba - Laporan hasil riset dan kajian
4. 3.Monitoring dan Evaluasi 1 tahun 1 tahun Musnah - Formulir Hasil survei kepuasan pelanggan - Formulir hasil monev
5. 4.Diseminasi 3 tahun 1 tahun Musnah - Materi diseminasi internal - Materi diseminasi eksternal - Laporan hasil diseminasi internal - Laporan hasil diseminasi eksternal JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN PERATURAN BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN Musnah kecuali Laporan Hasil Riset dan Kajian Permanen 45 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF III. STANDARDISASI
6. 1.Standardisasi Obat, Narkotika, Psikotropika, Prekursor, dan Zat Adiktif
a.Pengumpulan Data dan Pengkajian Pustaka 3 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Musnah
b.Penyusunan Rancangan Awal 3 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Musnah
c.Pembahasan dengan Stakeholder 3 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Musnah - Dokumen rapat pembahasan dengan stakeholder - Rancangan hasil pembahasan
d.Konsultasi Publik 3 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Musnah - Dokumen rapat konsultasi publik - Masukan dari stakeholder
e.Finalisasi Rancangan 3 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Musnah - Dokumen rapat finalisasi rancangan - Rancangan final standar
f.Persetujuan Rancangan 1 tahun setelah tidak berlaku 2 tahun Musnah kecuali peraturan/standar/pedoma n/code of practice Permanen - Form verbal - Peraturan/standar/pedoman/code of practice
g.Pengkajian Obat, Narkotika, Psikotropika, Prekursor, dan Zat Adiktif 3 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Permanen - Hasil kajian/rekomendasi - Dokumen rapat pembahasan hasil kajian
h.Harmonisasi Standar 3 tahun 2 tahun Musnah - Dokumen harmonisasi standar 2 Standar Obat Tradisional, Suplemen Kesehatan dan Kosmetik (OTSK KOS)
a.Pengumpulan Data dan Pengkajian Pustaka 3 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Musnah
b.Penyusunan Rancangan Awal 2 tahun Musnah - Daftar hadir; - Notulen; - Undangan; - Draf hasil pembahasan awal.
c.Pembahasan dengan Stakeholder 3 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Musnah - Dokumen rapat pembahasan dengan stakeholder - Rancangan hasil pembahasan
d.Konsultasi Publik 3 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Musnah - Dokumen rapat konsultasi publik 3 tahun setelah ditetapkan 46 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF - Daftar hadir; - Notulen; - Undangan; - Draf hasil pembahasan awal; - Questionaire; - Masukan-masukan dari peserta/stakeholder. - Verbal dan draf final
e.Finalisasi Rancangan 3 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Musnah - Dokumen rapat finalisasi rancangan - Rancangan final standar
f.Persetujuan Rancangan 1 tahun setelah tidak berlaku 2 tahun Musnah kecuali peraturan/standar/pedoma n/code of practice Permanen - Form verbal - Peraturan/standar/pedoman/code of practice
g.Pengkajian Keamanan, Mutu dan Manfaat OTSK KOS 1 Tahun Permanen - Surat Permohonan Pengkajian; - Bahan kajian; - Daftar hadir, notulen, undangan, - Draf hasil pembahasan; - Laporan Kajian ke Pimpinan; - Surat Jawaban ke Pemohon - Hasil kajian/rekomendasi
h.Harmonisasi Standar 3 tahun 2 tahun Musnah - Surat pemberitahuan; - Surat balasan; - Surat tugas; - Jadwal; - Bahan presentasi; - Undangan; - Daftar hadir; - Notulensi; - Laporan
i.Monitoring/Evaluasi Implementasi/Regulatory Impact Assestment (RIA) 2 Tahun Musnah1 Tahun setelah regulasi yang baru diterbitkan 2 Tahun setelah hasil kajian dilaporkan 47 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF - Surat Pemberitahuan - Surta Balasan setuju/Tidak - Surat Tugas - Form Monitoring/Evaluasi - Daftar Hadir - Notulensi - Hasil Pembahasan - Laporan
1. 3.Standardisasi Pangan Olahan
a.Pengumpulan Data dan Pengkajian Pustaka 3 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Musnah
b.Penyusunan Rancangan Awal 3 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Musnah
c.Pembahasan dengan Stakeholder 3 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Musnah - Dokumen rapat pembahasan dengan stakeholder - Rancangan hasil pembahasan
d.Konsultasi Publik 3 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Musnah - Dokumen rapat konsultasi publik - Masukan dari stakeholder
e.Finalisasi Rancangan 3 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Musnah - Dokumen rapat finalisasi rancangan - Rancangan final standar
f.Persetujuan Rancangan 1 tahun setelah tidak berlaku 2 tahun - Form verbal - Peraturan/standar/pedoman/code of practice
g.Pengkajian Keamanan, Mutu, Gizi, dan Pangan Olahan 3 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Musnah - Hasil kajian/rekomendasi - Dokumen rapat pembahasan hasil kajian
h.Pengkajian Keamanan, Mutu, Gizi, dan Pangan Olahan Permintaan Pelaku Usaha 3 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Permanen - Dokumen permohonan dari stakeholder - Surat persetujuan/penolakan kajian - Hasil kajian
i.Harmonisasi Standar 3 tahun 2 tahun Musnah 1 Tahun setelah regulasi yang baru diterbitkan Musnah kecuali peraturan/standar/pedoma n/code of practice Permanen 48 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF - Surat pemberitahuan; - Surat balasan; - Surat tugas; - Jadwal; - Bahan presentasi; - Undangan; - Daftar hadir; - Notulensi; - Laporan IV. REGISTRASI
1. 1.Registrasi Obat
a.Pra Registrasi 1 Tahun 1 Tahun Musnah - SBP - Bukti Pengiriman registrasi - Dokumen yang disubmit - Lembar persetujuan Pra Registrasi
b.Proses Evaluasi Registrasi Obat Baru 2 tahun Musnah - Dokumen Administratif - Dokumen Khasiat Keamanan : Kajian hasil evaluasi khasiat dan keamanan dan Hasil Keputusan Komnas - Dokumen mutu dan penandaan
c.Proses Evaluasi Registrasi Obat Generik - Dokumen Administratif - Dokumen mutu dan penandaan - Hasil penilaian in-situ
d.Proses Uji BE - Protokal UJI BE - Laporan hasil pembahasan UJI BE - Nota Dinas Pengiriman Uji BE - Surat Rekomendasi - Laporan uji BE
e.Persetujuan Nomor Ijin Edar 2 Tahun Musnah - Sertifikat ijin edar (NIE) - Surat Persetujuan Perubahan - Notifikasi f Pengembalian NIE 2 Tahun 5 Tahun Permanen - Dokumen pengembalian NIE - Dokumen pencabutan/pembatalan NIE - Dokumen pembekuan NIE 1 Tahun setelah Nomor Ijin Edar tidak berlaku 1 tahun setelah Nomor Ijin Edar tidak berlaku 49 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF
g.Certificate of Pharmaceutical Product (CPP) 2 Tahun 3 Tahun Musnah - Certificate of Pharmaceutical Product (CPP) Indonesia - Certificate of Pharmaceutical Product (CPP) negara lain
h.Persetujuan Pelaksanaan Uji Klinik 2 Tahun setelah obat uji klinik teregistrasi 2 Tahun Permanen - Protokol Uji klinik - Hasil inspeksi Uji klinik - Serious Adverse Event
i.Obat Pengembangan Baru (OPB) 2 Tahun Permanen - Protokol - Dokumen Non Klinik - Dokumen Klinik - Persetujuan
j.Persetujuan Pemasukan Obat Jalur Khusus (Special Access Scheme) 3 Tahun 2 Tahun Musnah - Bukti Bayar - Surat Permohonan - Surat Persetujuan/Penolakan
k.Kajian Khusus Kasus Obat Tertentu 5 tahun 2 tahun Permanen - Permintaan Kajian - Data referensi terkait isu - Dokumen Pembahasan - Laporan - Hasil kajian
1. 2.Registrasi OTSK KOS dan Uji Klinik
a.Registrasi OTSK 1) Penolakan Registrasi - Arsip permohonan (data teknis dan data administrasi); - Surat penolakan/tambahan data; 5 tahun 2 Tahun Musnah 2) Persetujuan Registrasi - Arsip permohonan (data teknis dan data administrasi); - Surat persetujuan registrasi/tambahan data. - Buku konsep nomor OTSK 5 tahun 2 Tahun Musnah
b.Notifikasi Kosmetik 1 tahun Musnah - Data administrasi (hardcopy); - Data teknis (dari sistem)
c.Pencabutan Nomor Ijin Edar OTSK dan Nomor Notifikasi KOS 3 Tahun 1 Tahun Permanen 3 Tahun setelah produk di daftarkan atau pengembangan produk dihentikan 1 Tahun setelah pemohon tidak aktif 50 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF - Data Teknis dan Administrasi; - Hasil Pengawasan; - Surat Pembatalan Izin Edar
d.Permohonan Protokol Uji Praklinik/Uji Klinik 2 Tahun 2 tahun Permanen - Administrasi Protokol Uji Praklinik/Uji Klinik ; - Berkas inspeksi CUKB.
e.Penilaian Dokumen Informasi Produk Kosmetik 6 tahun 2 tahun Permanen - Berita Acara Penilaian dan Hasil Penilaian DIP; - Surat Tindak lanjut Penilaian DIP; - Berkas CAPA DIP.
f.Permohonan Rancangan Iklan OTSK 5 tahun 2 tahun Musnah - Surat persetujuan - Surat penolakan
1. 3.Registrasi Pangan Olahan
a.Permohonan Registrasi Baru 5 tahun 2 Tahun Musnah - Izin Edar Pangan Olahan
b.Variasi Mayor 5 tahun 2 Tahun Musnah - Persetujuan Registrasi Variasi Mayor
c.Variasi Minor Musnah - Persetujuan Registrasi Variasi Minor
d.Registrasi Ulang 5 tahun 2 Tahun Musnah
e.Pendaftaran Iklan Pangan 5 tahun 2 Tahun Musnah
f.Registrasi Akun Perusahaan 5 tahun 2 Tahun Musnah - Izin Edar Pangan Olahan
g.Pencabutan 5 tahun 2 Tahun Musnah V. PENGAWASAN OBAT DAN MAKANAN
1. 1.Pengawasan Obat, Narkotika, Psikotoprika, Prekursor, dan Zat Adiktif
a.Pelaksanaan Inspeksi Sarana Produksi 5 Tahun 2 Tahun Musnah -Agenda Inspeksi (Aide Memoire, Surat Tugas) -Laporan Hasil Inspeksi -Surat Tindak Lanjut Hasil Inspeksi 51 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF -Laporan inspeksi sarana produksi dari BPOM -Laporan dan surat hasil evaluasi CAPA hasil inspeksi
b.Asistensi Regulatori dan Supervisi 3 Tahun 2 Tahun Musnah -Agenda Inspeksi -Berita Acara Pemeriksaan -Lembar Hasil Inspeksi
c.Perizinan Sarana Produksi 3 Tahun Musnah -Izin Usaha Industri farmasi, Bahan Baku Obat, dan Sarana Khusus -SK pencabutan Izin Industri Farmasi -Dokumen yang brhubungan dengan Site Master Plan -Data Sarana Produksi Bahan Baku Obat
d.Penilaian Pemenuhan CPOB terhadap Sarana Produksi Obat, NPP, Bahan Baku Obat, Sarana Khusus dan Fasilitas Obat Impor 1 Tahun Setelah Tidak Berlaku 1 Tahun Musnah -Sertifikat CPOB/CPBBAOB yang diterbitkan -Sertifikat CPOB/CPBBAOB yang dikembalikan -Persetujuan penggunaan fasilitas bersama -Surat keterangan GMP untuk ekspor -Penilaian dokumen registrasi obat impor terkait pemenuhan CPOB
e.Pelaksanaan Kegaiatan Bea Masuk Ditanggung Pemerintah (BMDTP) 2 Tahun Musnah -Laporan hasil sosialisasi -Surat pengajuan IF -Justifikasi IF beserta kajian -Surat permohonan ke Kementerian Keuangan RI -Surat pengajuan Rencana Impor Barang (RIB) -Persetujuan pagu Keputusan Kemenkeu RI dan Penetapan pagu IF -Dokumen pertangungjawaban -Monitoring Pengawasan pelaksanaan BMDTP
f.Verifikasi BMDTP ke Sarana 5 Tahun 2 Tahun Musnah -Rencana verifikasi -Agenda (aide memoire) -Berita Acara -Laporan Hasil Verifikasi
g.Pemeriksaan Balai 1 Tahun setelah kasus selesai 2 Tahun Musnah
h.Pemeriksaan Sarana Distribusi ONP dan BO oleh Pusat 1 Tahun setelah kasus selesai 2 Tahun Musnah -Laporan hasil pemeriksaan dari BB/BPOM
i.Pemeriksaan Kasus 1 Tahun setelah kasus selesai 2 Tahun Musnah -Laporan kasus dan Laporan hasil pemeriksaan sarana distribusi oleh Pusat
j.Tindak Lanjut Inspeksi 1 Tahun setelah kasus selesai 2 Tahun Musnah 1 Tahun setelah dokumen terkait berakhir 1 Tahun Setelah Tidak Berlaku 52 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF -Laporan tindak lanjut -Kajian atau telaah peredaran obat
k.Penilaian/Sertifikasi CDOB 5 Tahun - Musnah -Sertifikat CDOB yang diterbitkan -Surat rekomendasi izin PBF dalam rangka pemenuhan CDOB -Dokumen CAPA -Berkas tembusan izin PBF Pusat dari Kementerian Kesehatan -Berkas tembusan rekomendasi izin PBF cabang dari Balai Besar/Balai POM
l.Pengawasan Sarana Pelayanan Obat Narkotika, Psikotropika dan Prekursor 2 Tahun 3 Tahun Musnah - Laporan tindak lanjut hasil pemeriksaan dari BB/BPOM terkait sarana pelayanan dan kefarmasian - Laporan hasil pengawasan penjualan online - Laporan hasil evaluasi CAPA - Laporan kajian sarana pelayanan dan kefarmasian - Laporan Bimbingan Teknis CDOB - Dokumen terkait Pilot Project - Dokumen terkait Barang bukti tindak pidana - Laporan Psikotropika, Narkotika, dan Prekursor - Surat pemberhentian sementara - Surat pencabutan ijin edar - Surat peringatan keras - Laporan pembinaan PKM
m.Pengawasan Keamanan Obat, Narkotika, Psikotropika, Prekursor 5 Tahun 3 Tahun -Laporan Efek Samping Obat (ESO) dari tenaga kesehatan -Laporan ESO dari pemegang izin edar dan Periodic Safety Update Report (PSUR) -Kajian ESO -Tindak lanjut ESO -Monitoring Efek Samping Obat -Laporan Surveillance
n.Pengawasan Mutu Obat, Narkotika, Psikotropika, Prekursor 4 Tahun 1 Tahun -Laporan bulanan hasil pengujian -Laporan hasil pengujian obat TMS -Laporan Monitoring TL TMS -Surat tindak lanjut obat TMS -Laporan hasil evaluasi dan penanganan obat TMS dari Industri Farmasi -Petunjuk Prioritas Sampling -Laporan Pengawasan Kasus
o.Pengawasan Promosi dan Informasi Obat, Narkotika, Psikotropika, Prekursor 2 Tahun 3 Tahun Musnah Musnah kecuali Laporan Hasil Monitoring Permanen Musnah kecuali Laporan Pengawasan Kasus Permanen 53 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF - Surat Respon ke BB/Balai POM - Surat Tindak Lanjut Pelanggaran Iklan Obat kepada Industri Farmasi - Surat Tanggapan atas Respon Industri - Surat Rekomendasi Penutupan Situs Internet kepada Kemenkominfo - Surat Tindak Lanjut PelanggaranPromosi /Iklan Obat pada Media Internt kepada Pemilik Situs - Surat Tanggapan Pemilik Situs Internet - Surat Permintaan Normalisasi Situs Internet kepada Kemenkominfo - Dokumen Pengawasan promosi/iklan obat sebelum dipublikasikan - Dokumen Pengawasan promosi/iklan obat setelah dipublikasikan - Laporan pengaduan masyarakat terkait iklan obat - Dokumen Pengawasan penandaan obat beredar (surat respon ke BB/Balai POM, Tindak Lanjut dan Tanggapan ke industri farmasi) - Laporan evaluasi kemasan siap edar - Laporan pembinaan dalam rangka peningkatan kepatuhan pemenuhan iklan dan penandaan obat ke industri farmasi - Dokumen rekomendasi penutupan situs internet dan permintaan normalisasi situs internet kepada Kemenkominfo - Dokumen tindak lanjut pelanggaran dan tanggapan promosi iklan obat pada media internet kepada pemilik situs
p.Pengawasan Ekspor Impor Obat, Narkotika, Psikotropika, Prekursor 1 Tahun 4 Tahun Musnah - Sertifikat Impor Obat (SKI) - SKI soft copy - Tembusan Surat SAS (Special Access Scheme) dari Direktorat Registrasi Obat - Permohonan Web Reg/SKI Manual - Rekomendasi Produsen Importir - Berita Acara Sampling Vaksin - Sertifikat Analisa Hasil Pengawasan (AHP) Narkotika, Psikotropika dan Prekursor
q.Pengawasan Produk Tembakau 3 Tahun 1 Tahun Musnah - Laporan Hasil Pemeriksaan dan Berita Acara Pemeriksaan (BAP Rokok) -Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan Rokok -Proceeding Hasil Pengawasan Rokok
1. 2.Pengawasan Obat Tradisional Suplemen Kesehatan
a.Penilaian Sarana 5 tahun 3 tahun Musnah 54 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF Berkas Penilaian Sarana: - Surat Permohonan; - Surat pernyataan; - Surat tugas; - Form Penilaian; - Aide memoar; Dokumen rapat Entry Meeting dan Close Meeting; - Berita Acara Hasil Penilaian; - Laporan hasil Penilaian; - Sertifikat CPOTB
b.Inspeksi Sarana 2 tahun 3 tahun - Laporan Bulanan hasil Inspeksi dari balai Tindak lanjut hasil inspeksi: - Surat tugas; - Form inspeksi; - Aide memoar; - Dokumen rapat Entry Meeting dan Close Meeting; - Berita Acara Hasil isnpeksi; - Tindak lanjut hasil inspeksi - Laporan Pengawasan Kasus
c.Pengawasan Informasi Label/Kemasan: - Laporan Bulanan hasil pengawasan informasi dari balai yang diambil dari sistem maupun secara manual; - Rekapitulasi laporan bulanan pengawasan informasi dari balai; - Surat tindak lanjut hasil pengawasan informasi. 5 tahun 3 tahun Musnah
d.Pengawasan promosi: - Laporan Bulanan hasil pengawasan promosi dari balai yang diambil dari sistem maupun secara manual; - Rekapitulasi laporan bulanan pengawasan promosi dari balai; - Surat tindak lanjut hasil pengawasan promosi. 5 tahun 3 tahun Musnah Musnah kecuali Laporan Pengawasan Kasus Permanen 55 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF
e.Pengawasan Keamanan:
a.Tindak lanjut temuan OT (Tanpa Ijin Edar/Bahan Kimia Obat) dan SK (TIE/Bahan Berbahaya) b.Tindak lanjut temuan ULPK
c.Surveillance dan analisis resiko - Laporan efek samping OTSK (ESOTSK) - Kajian ESOTSK - Tindak lanjut ESOTSK 2 tahun 3 tahun Musnah kecuali Tindak Lanjut Pengujian Permanen
f.Pengawasan mutu : - Dokumen permohonan surat keterangan impor dan ekspor - Surat keterangan impor dan ekspor - Pemantauan pelaksanaan dan evaluasi sampling dari BBPOM/BPOM - Laporan Bulanan Hasil Sampling - Tindak lanjut hasil sampling - Pedoman prioritas sampling - Evaluasi hasil pengujian OTSK BBPOM/BPOM - Evaluasi hasil pengujian OTSK P3OMN/BBPOM - Laporan pengujian OTSK - Laporan hasil verifikasi/uji absah/uji rujukan - Tindak lanjut dan tanggapan pengujian - Public warning - Laporan bulanan pengujian - Laporan OTSK - Tindak lanjut tanggapan dan pengujian 2 tahun 3 tahun Musnah kecuali Tindak Lanjut Pengujian Permanen
1. 3.Pengawasan Kosmetik
a.Penilaian Sarana 5 tahun 3 tahun Musnah Berkas Penilaian Sarana - Sertifikat/surat penerapan CPKB - Surat evaluasi/persetujuan denah - Surat keterangan fasilitas bersama.
b.Inspeksi Sarana 2 tahun 3 tahun - Laporan Bulanan hasil Inspeksi dari balai; - Berita Acara Pemeriksaan Hasil inspeksi, tindak lanjut hasil inspeksi dan dokumen hasil evaluasi CAPA) Musnah kecuali Laporan Pengawasan Kasus Permanen 56 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF - Laporan Pengawasan Kasus
c.Target Pengawasan Informasi dan Promosi BB/BPOM 3 tahun 3 tahun Musnah Surat edaran target pengawasan promosi/iklan kosmetik BB/BPOM
d.Target Pengawasan Informasi dan Promosi pada Sarana Produksi/distribusi Kosmetik 3 tahun 3 tahun Musnah - Daftar target pemeriksaan promosi/ iklan dan informasi/ label kosmetik di sarana produksi/ distribusi kosmetik
e.Evaluasi Promosi/Iklan Kosmetik 3 tahun 3 tahun Musnah Tabel rekapitulasi hasil evaluasi promosi/iklan kosmetik - Tabel produk kosmetik berupa TMK/MK - Evaluasi penandaan - Tabel produk kosmetik berupa MS/TMS - Laporan bulanan promosi atau iklan dan informasi atau label - Surat feedback ke BB/BPOM seluruh Indonesia atau surat peringatan ke pemilik notifikasi atau Nota Rekomendasi tindak lanjut ke unit atau instansi terkait - CAPA
f.Evaluasi Informasi/Label Kosmetik 3 tahun 3 tahun Musnah - Tabel rekapitulasi hasil evaluasi informasi/label kosmetik
g.Verifikasi Laporan Bulanan pengawasan promosi/iklan dan informasi/label kosmetik 3 tahun 3 tahun Musnah - Laporan bulanan pengawasan iklan dan penandaan dari BB/BPOM di seluruh Indonesia - Surat klarifikasi kepada BB/BPOM bila ada laporan bulanan yang tidak lengkap agar melengkapi laporan bulanan - Hasil verifikasi terhadap temuan pelanggaran iklan kosmetik - Hasil verifikasi terhadap kesimpulan hasil evaluasi iklan atau penandaan kosmetika - Tabel produk promosi/iklan MK/TMK dan informasi/label kosmetik MS/TMS
h.Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Promosi/Iklan dan Informasi/Label Kosmetik 3 tahun 3 tahun Musnah Surat tindak lanjut dan/atau rekomendasi ke unit/instansi lain berupa: - Surat feedback ke BB/BPOM seluruh Indonesia - Surat peringatan ke pemilik notifikasi - Nota Rekomendasi tindak lanjut ke unit atau instansi terkait 57 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF
i.Pemantauan dan Pendataan TLHP Promosi/Iklan dan Informasi/Label Kosmetik 3 tahun 3 tahun Musnah
j.Pengawasan Efek Samping dan Mutu Kandungan Produk 3 tahun 3 tahun Musnah - Ceklis monitoring kosmetovigilans dari dalam dan luar negeri - Hasil evaluasi kelengkapan data laporan data efek samping - Laporan hasil evaluasi - Tindak lanjut
k.Pengawasan Mutu Ekspor Impor 2 tahun 5 tahun Musnah - Permohonan izin SAS (Special Access Scheme) termasuk bukti bayarnya, rekomendasi persetujuan impor, rekomendasi IP-B2 - Hasil evaluasi permohonan izin SAS (Special Access Scheme), rekomendasi persetujuan impor, rekomendasi IP-B2 - Surat keterangan ekspor termasuk bukti bayarnya, izin SAS (Special Access Scheme), rekomendasi persetujuan impor, rekomendasi IP-B2 - Dokumen verifikasi teknis dalam rangka permohonan teknis - Berita Acara Pemeriksaan - Berita Acara Pengambilan Sampel - Tindak lanjut sampling - Hasil CoA - Laporan kegiatan layanan publik SKI/SKE - Formulir Layanan Informasi dan Pengaduan
l.Sampling dan Pengujian Kosmetik 2 tahun 5 tahun Musnah Kecuali Public Warning Permanen Berkas Pemantauan Pelaksanaan dan Evaluasi Sampling dari BBPOM/BPOM - Laporan Bulanan Hasil Sampling - Tindak lanjut hasil sampling - Pedoman prioritas sampling Berkas evaluasi hasil pengujian Kosmetik BBPOM/BPOM - Laporan bulanan pengujian - Laporan Kosmetika TMS - Tindak Lanjut tanggapan dan pengujian 58 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF Berkas evaluasi hasil pengujian Kosmetik P3OMN/BBPOM - Laporan pengujian Kosmetik - Laporan hasil verifikasi/uji absah/uji rujukan - Public warning - Laporan bulanan pengujian - Laporan Kosmetik Tidak Memenuhi Syarat - Tindak lanjut tanggapan dan pengujian
1. 4.Pengawasan Pangan Olahan
a.Pengawasan Sarana Produksi 3 tahun 2 tahun Musnah - Surat Tugas - Dokumen hasil pemeriksaan sarana produksi (Laporan,Berita acara pemeriksaan dan form pemeriksaan) - Dokumen tindak lanjut hasil pengawasan
b.Pengawasan Sarana Distribusi 3 tahun 2 tahun Musnah - Surat Tugas - Dokumen hasil pemeriksaan sarana distribusi (Laporan,Berita acara pemeriksaan dan form pemeriksaan) - Dokumen tindak lanjut hasil pengawasan
c.Pengawasan Produk Pangan 3 tahun 2 tahun Musnah - Laporan pengujian pangan - Dokumen tindak lanjut hasil pengujian pangan
d.Pengawasan Label Pangan 3 tahun 2 tahun Musnah - Laporan pengawasan label pangan - Dokumen tindak lanjut pengawasan label pangan
e.Pengawasan Iklan Pangan 3 tahun 2 tahun Musnah - Laporan pengawasan iklan pangan - Dokumen tindak lanjut pengawasan iklan pangan
f.Pengawasan Ekspor dan Impor Pangan 2 tahun 1 tahun Musnah - Dokumen permohonan surat keterangan ekspor - Dokumen permohonan surat keterangan impor - Dokumen permohonan rekomendasi pemasukan pangan olahan asal hewan - Surat keterangan ekspor - Surat keterangan impor - Surat rekomendasi pemasukan pangan olahan asal hewan
g.Pengawasan Kemasan Pangan 3 tahun 2 tahun Musnah - Laporan pengawasan kemasan pangan - Dokumen tindak lanjut pengawasan kemasan pangan
h.Penanganan Kasus Pangan 5 tahun 2 tahun Musnah - Dokumen penanganan Kejadian Luar Biasa 59 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF - Dokumen INRASFF (Indonesia Rapid Alert System for Food and Feed) - Dokumen penanganan pengaduan konsumen - Dokumen penanganan kasus lainnya
i.Sertifikasi Pangan 5 tahun 1 tahun Musnah - Dokumen permohonan verifikasi program manajemen risiko - Dokumen hasil verifikasi program manajemen risiko - Dokumen sidang komisi program manajemen risiko - Piagam program manajemen risiko - Dokumen permohonan sertifikasi cara produksi pangan olahan yang baik (CPPOB) - Dokumen hasil audit CPPOB - Sertifikat CPPOB - Dokumen permohonan dalam rangka labelisasi halal - Dokumen hasil audit dalam rangka labelisasi halal - Dokumen permohonan sertifikasi hygiene dan sanitasi (HS) - Dokumen hasil audit hygiene dan sanitasi (HS) - Sertifikat hygiene dan sanitasi (HS) - Dokumen permohonan izin produsen bahan tambahan pangan(BTP) - Dokumen hasil audit dalam rangka izin produsen bahan tambahan pangan(BTP) - Surat persetujuan produsen bahan tambahan pangan (BTP)
j.Pengawasan Bahan Berbahaya 3 Tahun Musnah - Laporan pengawasan bahan berbahaya - Dokumen tindak lanjut hasil pengawasan bahan berbahaya VI. PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DAN PELAKU USAHA
1. 1.Advokasi Pangan 2 tahun 3 tahun Musnah - Laporan Advokasi Pemerintah Daerah - Laporan Advokasi Lintas Sektor - Laporan Advokasi Komunitas Pendidikan - Laporan Advokasi Ormas - Laporan Advokasi Asosiasi
2. 2.Asistensi Regulasi
a.Laporan Asistensi 2 tahun 3 tahun Musnah
b.Laporan Hasil Kajian 5 tahun 2 tahun Musnah
c.SPPIRT (sertifikat penyuluhan pangan industri rumah tangga) 5 tahun 2 tahun Musnah
1. 3.Pendampingan Usaha UMKM
a.Laporan Pendampingan 2 tahun 3 tahun Musnah
b.Laporan Pelatihan TOT 2 tahun 3 tahun Musnah
c.Database Fasilitator 5 tahun setelah diperbaharui - Musnah
d.Hasil Uji Sampling 5 tahun 5 tahun Musnah 1 tahun setelah pelaksanaan kegiatan 60 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF
1. 4.Pendampingan Usaha Ritel
a.Laporan Pendampingan 2 tahun 3 tahun Musnah
b.Laporan Pelatihan TOT 2 tahun 3 tahun Musnah
c.Database Fasilitator/Kader 2 tahun setelah diperbaharui - Musnah
d.Hasil Uji Sampling 5 tahun 5 tahun Musnah 5 Peningkatan Kapasitas Pengetahuan, Sikap, Perilaku, dan Keterampilan Keamanan Pangan
a.Bimtek dan Pelatihan 2 tahun 3 tahun Musnah - Laporan Bimtek dan Pelatihan - Database Peserta Bimtek dan Pelatihan - Database Materi Bimtek dan Pelatihan
b.Sosialisasi 2 tahun 3 tahun Musnah - Laporan Sosialisasi - Database Peserta Sosialisasi - Database Materi Sosialisasi - Laporan Pameran
c.Produk Informasi Keamanan Pangan 2 tahun setelah diperbaharui - Musnah - Database Produk - Database Distribusi
d.Aplikasi Keamanan Pangan 2 tahun setelah diperbaharui - Musnah - Database Backup Aplikasi Keamanan Pangan VII. PENINDAKAN
1. 1.Pengamanan
a.Pencegahan Kejahatan Obat dan Makanan 2 tahun 2 tahun Musnah - Dokumen Kajian trend/potensi Kejahatan Obat dan Makanan - Dokumen penggalangan pelaku usaha - Dokumen kegiatan aksi nasional pemberantasan obat ilegal dan penyalahgunaan obat
b.Penyusunan Peta Rawan Kasus - Peta Rawan Kasus 2 tahun 2 tahun Musnah
c.Operasi Pengamanan - Laporan Hasil Operasi Pengamanan 2 tahun 1 tahun Musnah
1. 2.Intelijen
a.Penyusunan Informasi Intelijen Dasar 2 tahun 2 tahun Musnah
b.Kegiatan Intelijen - Laporan Informasi 2 tahun 2 tahun Musnah
c.Rencana Operasi 2 tahun 2 tahun Musnah
d.Operasi Intellijen 61 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF - Laporan Intelijen 2 tahun 2 tahun Musnah
e.Analisa dan Perkiraaan Intelijen 2 tahun 2 tahun Musnah
1. 3.Penyidikan
a.Pendalaman Informasi Tindak Pidana 2 tahun 2 tahun Musnah - Laporan Pendalaman Informasi
b.Operasi Penyidikan 3 tahun 1 tahun Musnah - Laporan Operasi Penyidikan - Laporan Kemajuan Penyidikan Pusat - Laporan Kemajuan Penyidikan UPT BPOM - Laporan pemusnahan barang bukti
c.Pembuatan Berkas Perkara 2 tahun setelah perkara selesai 3 tahun Permanen - Berkas Perkara - Surat P 19 - Surat P 21 - Dokumen Penyerahan Barang Bukti dan Tersangka (Tahap II) - Putusan Hakim VIII. PENGEMBANGAN PENGUJIAN OBAT DAN MAKANAN NASIONAL 1 Pelayanan Pengujian Obat dan Makanan a Kegiatan Pelayanan Pengujian Obat dan Makanan 3 tahun - Surat Permohonan Pengujian - Surat Perintah Bayar (SPB) - Lembar Bukti Pembayaran dari Bank - Lembar SIMPONI - CoA (Certificate of Analycist) - Formulir Penerimaan Sampel - Formulir Kaji Ulang Permintaan Pengujian - Formulir Kartu Kendali Sampel - Formulir Ketidaksesuaian Sampel - Formulir Pengendalian Pekerjaan yang tidak sesuai - Lembar Disposisi - Formulir Pelayanan - Buku Besar Sampel (Soft/Hard Copy) - Buku Ekspedisi Sampel - Buku Ekspedisi Ka.P3OMN - Buku Ekspedisi Sertifikat/Laporan Pengujian - Buku Ekspedisi Internal R.Sampel - Buku Ekspedisi BB/BPOM - Buku Ekspedisi Internal BPOM - Buku Ekspedisi Arsip Sertifikat/Laporan Pengujian Musnah kecuali kasus pengujian berskala nasional, Permanen 2 tahun, kecuali Produk Biologi 5 tahun 62 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF - Surat Perintah Kerja - Surat Perintah Uji - Surat Perintah Pengujian - Formulir Catatan Pengujian - Formulir Lampiran Catatan Pengujian - Formulir Laporan Hasil Uji - Formulir Konsep Sertifikat/Laporan Pengujian - Sertifikat/Laporan Pengujian - Suplemen Sertifikat/Laporan Pengujian - Amandemen Sertifikat/Laporan Pengujian - Surat Pengantar Sertifikat/Laporan Pengujian b Tanggapan Hasil Pengujian BB/BPOM/Uji Absah dengan Sampel yang diuji kembali: 2 tahun 3 tahun - Surat permohonan uji absah - CoA (Cerificate of Analycist) - Formulir Penerimaan Sampel - Formulir Kaji Ulang Permintaan Pengujian - Formulir Kartu Kendali Sampel - Formulir Ketidaksesuaian Sampel - Formulir Pengendalian Pekerjaan yang tidak sesuai - Lembar Disposisi - Formulir Pelayanan - Buku Besar Sampel (Soft/Hard Copy) - Buku Ekspedisi Sampel - Buku Ekspedisi Ka.P3OMN - Buku Ekspedisi Sertifikat/Laporan Pengujian - Buku Ekspedisi Internal R.Sampel - Buku Ekspedisi BB/BPOM - Buku Ekspedisi Internal BPOM - Buku Ekspedisi Arsip Sertifikat/Laporan Pengujian - Surat Perintah Kerja - Surat Perintah Uji - Surat Perintah Pengujian - Formulir Catatan Pengujian - Formulir Lampiran Catatan Pengujian - Formulir Laporan Hasil Uji - Formulir Konsep Sertifikat/Laporan Pengujian - Sertifikat/Laporan Pengujian - Suplemen Sertifikat/Laporan Pengujian - Amandemen Sertifikat/Laporan Pengujian Musnah kecuali kasus pengujian berskala nasional (permanen) 63 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF - Surat Pengantar Sertifikat/Laporan Pengujian c Tanggapan Hasil Pengujian BB/BPOM/Uji Absah dengan Sampel yang hanya ditanggapi: 2 tahun 3 tahun - Surat permohonan uji absah - CoA (Cerificate of Analycist) - Formulir Penerimaan Sampel - Formulir Kaji Ulang Permintaan Pengujian - Formulir Kartu Kendali Sampel - Formulir Ketidaksesuaian Sampel - Formulir Pengendalian Pekerjaan yang tidak sesuai - Lembar Disposisi - Formulir Pelayanan - Buku Besar Sampel (Soft/Hard Copy) - Buku Ekspedisi Sampel - Buku Ekspedisi Ka.P3OMN - Buku Ekspedisi Sertifikat/Laporan Pengujian - Buku Ekspedisi Internal R.Sampel - Buku Ekspedisi BB/BPOM - Buku Ekspedisi Internal BPOM - Buku Ekspedisi Arsip Sertifikat/Laporan Pengujian - Surat Perintah Kerja - Surat Perintah Uji - Surat Perintah Pengujian - Formulir Catatan Pengujian - Formulir Lampiran Catatan Pengujian - Formulir Laporan Hasil Uji - Formulir Konsep Sertifikat/Laporan Pengujian - Laporan Tanggapan Hasil Uji TMS BB/BPOM - Suplemen Sertifikat/Laporan Pengujian - Amandemen Sertifikat/Laporan Pengujian - Surat Pengantar Sertifikat/Laporan Pengujian 2 Pengembangan Metode Analisis (Validasi/Verifikasi) dan Uji Kolaborasi a Proses Pengembangan (Validasi/Verifikasi) Metode Analisis 2 tahun 3 tahun Permanen - Surat Permintaan usulan Judul Metode Analisis ke Bidang-bidang - Surat Usulan Permintaan/Judul Make DitWas Kedeputian - Dokumen Perencanaan Kegiatan Pembuatan MA (POA) - Surat Permintaan TIM Metode Analisa - SK Penetapan TIM Metode Analisa Musnah kecuali kasus pengujian berskala nasional (permanen) 64 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF - Surat Permintaan Usulan Pengadaan reagen/media dan Alat Fungsional lainnya - Surat Pemberitahuan Uji Kolaborasi ke UPT BPOM - Surat Permintaan tim Ahli MA - Undangan Pembahasan MA - Daftar Hadir Pembahasan MA - Notulensi Pembahasan - Draft Naskah Validasi MA - Buku Naskah Validasi MA - Surat Pengiriman Buku MA ke UPT/Unit BPOM - Surat Undangan Sosialisasi MA - Daftar Hadir - Notulensi Sosialisasi b Metode Analisis 2 tahun setelah tidak dipergunakan 3 tahun Permanen 3 Pengembangan dan Distribusi Baku Pembanding a Pengembangan Baku Pembanding 2 tahun setelah tidak diperguna kan 3 tahun Musnah - Surat Permintaan Rencana sampling - Data Rencana Sampling - Daftar Rencana Permintaan Baku Pembanding - Surat undangan rapat koordinasi - Daftar hadir/ peserta - Notulensi - Daftar Sampling - Data Baku Pembanding yang akan dikembangkan - Daftar Rencana dan Bahan untuk Pengmbangan BP Kimia - Dokumen Rencana Pengembangan BP Kimia - Formulir Uji Pendahuluan dalam Rangka Pengembangan BP Kimia - SPK - SPP - CP/LCP - Surat Pemberitahuan Uji Kolaborasi - Surat Undangan Uji Kolaborasi - Daftar Hadir/Peserta - Formulir Laporan Hasil Kolaborasi (CP/LCP) - Sertifikat Bahan Baku Pembanding 65 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF b Pengelolaan dan Distribusi Baku Pembanding untukInternal BPOM 2 tahun setelah tidak dipergunakan 3 tahun Musnah c Distribusi Baku Pembanding untuk Eksternal 2 tahun setelah tidak dipergunakan 3 tahun Musnah - Surat Permintaan Baku Pembanding dari Eksternal - Surat Perintah Bayar (SPB) - Lembar Bukti Pembayaran dari Bank - Lembar SIMPONI - Formulir Penyerahan Baku Pembanding Eksternal - Buku Ekspedisi 4 Kalibrasi Peralatan Laboratorium Pengujian a Kegiatan Kalibrasi di Internal BPOM 2 tahun setelah tidak dipergunakan 2 tahun Musnah - Surat Permintan Jadwal RencanaKalibrasi Periode Tahunan - Surat Konfirmasi Persetujuan Kalibrasi - Daftar Alat yang akan dikalibrasi - Form Persetujuan Membawa Alat Kalibrator - Surat Tugas - Formulir Evaluasi Pelaksanaan Kalibrasi - Lembar Hasil Pengamatan - Lampiran Hasil Kalibrasi - Sertifikat Kalibrasi - Formulir Penerimaan Hasil kalibrasi b Kegiatan Kalibrasi di Eksternal BPOM 2 tahun setelah tidak dipergunakan 2 tahun Musnah - Surat Permohonan Kalibrasi - Surat Penawaran Hasil Kalibrasi - Surat Perintah Bayar (SPB) - Lembar Bukti Pembayaran dari Bank - Lembar SIMPONI - Surat Tugas - Formulir Evaluasi Pelaksanaan Kalibrasi - Lembar Hasil Pengamatan - Lampiran Hasil Kalibrasi - Sertifikat Kalibrasi - Formulir Penerimaan Hasil kalibrasi 66 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF 5 Penyediaan Hewan Uji/Baku Mikroba a Kegiatan Pengembangbiakkan, Pemeliharaan dan pengelolaan Hewan Uji Baku Mikroba 2 tahun 3 tahun Musnah - Dokumen Rencana Kegiatan pengadaan Hewan Uji dan Baku Mikroba - Surat Permintaan Pembelian/Pengadaan Hewan, Pakan Hewan, Beding, Obat Hewan Alat Fungsional Lainnya, dan Perbaikan Sarana Prasarana - Surat Pemberitahuan Kegiatan Lembur - Surat Perintah Kerja - Surat Perintah Pengerjaan - Dokumen/Formulir-formulir yang berhubungan dengan Pembiakkan, Pemeliharaan dan Pengelolaan Hewan Uji - Dokumen Pemeliharaan Baku Mikroba - Stock Op name hewan uji (aplikasi/soft copy) - Stock Op name pakan hewan (aplikasi/soft copy) b Kegiatan Pelayanan Hewan Uji/Baku Mikroba untuk Internal dan Eksternal BPOM 2 tahun 3 tahun Musnah - Formulir Permintaan dan Penyerahan Hewan Percobaan - Formulir Permintaan dan Penyerahan Pakan Hewan - Surat Permintaan Pembelian Hewan Uji/Baku Mikroba - Surat Perintah Bayar (SPB) - Lembar Bukti Pembayaran dari Bank - Lembar SIMPONI - Formulir Penyerahan Hewan Percobaan kepada Pelanggan Eksternal - Surat Keterangan Sehat Hewan Uji - Sertifikat Analisis Baku Mikroba - END User Agreement 6 Uji Profisiensi/Uji Banding 2 tahun setelah tidak diperguna kan 3 tahun Musnah - Surat Pemberitahuan Pelaksanaan Uji Profisiensi/Uji Banding - Formulir Konfirmasi Keikutsertaan Uji Profisiensi/Uji Banding - Surat Pemberitahuan Pengiriman Sampel Uji Profisiensi/Uji Banding - Formulir Penerimaan Sampel Uji Profisiensi/Uji Banding - Prosedur Pelaksanaan Uji Profisiensi/Uji Banding untuk Peserta - Formulir Hasil Pengujian Uji Profisiensi/Uji Banding untuk Peserta - Laporan Pelaksanaan Uji Profisiensi/Uji Banding - Surat Pemberitahuan Pengiriman Laporan Hasil Uji Profisiensi/Uji Banding ke Peserta 67 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN, ttd. PENNY K. LUKITO

Isi peraturan

Teks11PDFHirarki

Memuat teks peraturan…

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana dimaksud dalam huruf a telah dipenuhi melalui Surat Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor B-PK.02.09/29 tanggal 1 Maret 2019 tentang Persetujuan Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif dan Substantif Badan Pengawas Obat dan Makanan;
c.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, dan huruf b, perlu

Menetapkan

2.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelasanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
3.Peraturan Presiden Nomor 80 Tahun 2017 tentang Badan Pengawas Obat dan Makanan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 180);
4.Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 26 Tahun 2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Pengawas Obat dan Makanan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 1745);
5.Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 12 Tahun 2018 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 784); MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN.

Pasal 1

Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan:

1.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2.Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
3.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
4.Jenis Arsip adalah kelompok dokumen yang diatur dalam suatu sistem pemberkasan tertentu atau dipertahankan sebagai satuan unit karena tercipta dari kesamaan proses akumulasi dan pemberkasan, kesamaan aktivitas, memiliki bentuk khusus, atau karena beberapa keterkaitan lain yang muncul dari penerimaan, penciptaan atau penggunaannya.

Pasal 2

Peraturan Badan ini mengatur mengenai:

a.JRA fasilitatif; dan
b.JRA substantif.

Pasal 3

JRA sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 digunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelematan Arsip di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan.

Pasal 4

JRA fasilitatif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf a terdiri atas Arsip yang terkait dengan:

a.kepegawaian;
b.organisasi dan tata laksana;
c.hukum;
d.perencanaan;
e.keuangan;
f.kerja sama;
g.hubungan masyarakat;
h.perlengkapan;
i.kerumahtanggaan;
j.kearsipan;
k.kepustakaan;
l.teknologi dan informasi obat dan makanan;
m.pengembangan pegawai; dan
n.pengawasan intern.

Pasal 5

JRA substantif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b terdiri atas Arsip yang terkait dengan:

a.riset dan kajian obat dan makanan;
b.standardisasi;
c.registrasi;
d.pengawasan obat dan makanan;
e.pemberdayaan masyarakat dan pelaku usaha;
f.penindakan; dan
g.pengembangan pengujian obat dan makanan nasional.

Pasal 6

JRA fasilitatif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf a tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Pasal 7

JRA substantif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Pasal 8

Pasal 9

1.Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144, Tambahan Lembaga Negara Republik Indonesia Nomor 5063);
2.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
3.Undang-Undang Nomor 18 Tahun 2012 tentang Pangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 227, Tambahan Lembaga Negara Republik Indonesia Nomor 5360);
4.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelasanaan Undang- Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
5.Peraturan Presiden Nomor 80 Tahun 2018 tentang Badan Pengawas Obat dan Makanan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 180);
6.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2009 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Non Keuangan dan Kepegawaian;
7.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2013 tentang Pedoman Retensi Arsip Keuangan sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2017 tentang Perubahan Ketiga atas Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2013 Tentang Pedoman Retensi Arsip Keuangan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 1128);
8.Peraturan Kepala Arsip Nasioanal Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2015 tentang Pedoman Retensi Arsip Sektor Perekonomian Urusan Penelitian, Pengkajian, Pengembangan, Perekayasaan serta Pendayagunaan Ilmu dan Teknologi sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2015 tentang Pedoman Retensi Arsip Sektor Perekonomian Urusan Penelitian, Pengkajian, Pengembangan, Perekayasaan serta Pendayagunaan Ilmu dan Teknologi (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 321);
9.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2015 tentang Pedoman Retensi Arsip Urusan Kesehatan sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2015 tentang Pedoman Retensi Arsip Urusan Kesehatan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 322);
10.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 22 Tahun 2015 tentang Tata Cara Penetapan Jadwal Retensi Arsip (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 665);
11.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 22 Tahun 2017 tentang Pedoman Retensi Arsip Urusan Kepegawaian (Berita Negara Republik Indoenesia Tahun 2017 Nomor 1819);
12.Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 26 Tahun 2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Pengawas Obat dan Makanan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 1745); C. Maksud dan Tujuan Maksud disusunnya Jadwal Retensi Arsip (JRA) ini adalah untuk memberikan pemahaman mengenai garis besar dan ketentuan teknis tentang penyusutan arsip di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan. Tujuan disusunnya JRA ini adalah sebagai acuan/ pedoman bagi pejabat struktural dan fungsional di Lingkungan Badan POM dalam:
1.melakukan penyusutan arsip bagi pelaksanaan pengelolaan arsip.
2.menentukan nilai guna arsip.
3.memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan
4.melakukan penyerahan arsip permanen dari Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional. D. Ruang lingkup Ruang lingkup Jadwal Retensi Arsip Badan Pengawas Obat dan Makanan adalah Satuan Kerja, Unit Kerja, dan Unit Pelaksana Teknis (UPT) sesuai dengan Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 26 Tahun 2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Pengawas Obat dan Makanan dan Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 12 Tahun 2018 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan. E. Pengertian umum
1.Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
2.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3.Arsip Fasilitatif adalah arsip yang berkaitan dengan bidang fasilitatif yang meliputi keuangan, kepegawaian, perencanaan, evaluasi dan kerjasama, hukum, organisasi dan ketatalaksanaan, kearsipan, ketatausahaan dan kerumahtanggaan, hubungan masyarakat, kepustakaan, informatika/SIM/TIK, pengawasan dan perlengkapan.
4.Arsip Substantif adalah arsip yang berkaitan dengan bidang pengawasan obat dan makanan yang meliputi riset dan kajian, standardisasi, registrasi, pengawasan, pemberdayaan masyarakat dan pelaku usaha, penindakan, dan pengembangan pengujian.
5.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi jenis arsip, jangka waktu penyimpanan aktif dan inaktif, dan nilai guna arsip.
6.Jenis Arsip adalah kelompok dokumen yang diatur dalam suatu sistem pemberkasan tertentu atau dipertahankan sebagai satuan unit karena tercipta dari kesamaan proses akumulasi dan pemberkasan, kesamaan aktivitas, memiliki bentuk khusus, atau karena beberapa keterkaitan lain yang muncul dari penerimaan, penciptaan atau penggunaannya.
7.Jangka Waktu Simpan (Retensi) Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Eselon II Pusat dan Daerah dan/ atau Unit Eselon III Daerah. Jangka waktu simpan arsip aktif dihitung sejak arsip diciptakan mulai diregistrasi hingga selesai diproses.
8.Jangka Waktu Simpan (Retensi) Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Kearsipan/ Pusat Arsip. Jangka waktu simpan inaktif dihitung sejak habisnya masa retensi aktif sampai nilaigunanya untuk kepentingan referensi akhir.
9.Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai guna lagi.
10.Permanen adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip memiliki nilaiguna sekunder atau nilaiguna permanen, wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai bukti pertanggung jawaban sesuai dengan lingkup tugas dan fungsi masing-masing.
11.Badan Pengawas Obat dan Makanan yang selanjutnya disebut Badan adalah lembaga pemerintah nonkementerian yang menyelenggarakan tugas pemerintahan di bidang pengawasan obat dan makanan.
12.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip yang dilakukan dengan cara:

a.pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;
b.pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan; dan
c.penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Page 12 AKTIF INAKTIF I. KEPEGAWAIAN
1. 1.Bezzeting /Data Persediaan Pegawai 2 tahun setelah data diperbaruhi 3 Tahun Musnah
2. 2.Formasi Pegawai
a.Usulan Permintaan Formasi 2 tahun setelah tahun anggaran berakhir 3 tahun Musnah
b.Persetujuan/Penetapan Formasi Pegawai 2 tahun setelah tahun anggaran berakhir 3 tahun Musnah
c.Penetapan Formasi Khusus 2 tahun setelah tahun anggaran berakhir 3 tahun Permanen
1. 3.Pengadaan Pegawai
a.Proses Penerimaan Pegawai, Meliputi: - Pengumuman Lamaran 2 tahun setelah semua diangkat menjadi ASN 2 tahun Musnah - Seleksi Administrasi - Panggilan peserta tes - Panggilan Peserta Seleksi - Pelaksanaan Ujian CAT/ tertulis - Keputusan hasil ujian tertulis - Pelaksanaan ujian kesehatan - Pelaksanaan tes kemampuan bidang - Wawancara JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN NO. Page 13 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO. - Keputusan kelulusan
b.Penetapan Pengumuman Kelususan 2 Tahun setelah semua diangkat ASN 2 Tahun Masuk berkas perseorangan
c.Lamaran Peserta yang Tidak Diterima 1 tahun setelah Tahun anggaran berakhir 1 tahun Musnah
d.Nota Usul dan Kelengkapan Penetapan NIP - - Masuk berkas perseorangan - Surat Lamaran - Ijazah - SKCK - Foto - Surat Keterangan Kesehatan e Nota Usul Pengangkatan CASN menjadi ASN 1 Tahun setelah SK ditetapkan 2 Tahun Masuk berkas perseorangan f Surat Keputusan CASN/ASN kolektif 2 Tahun setelah petikan SK ditetapkan 3 Tahun SK Permanen, petikan masuk berkas
g.Prajabatan 2 tahun setelah semua diangkat PNS 2 tahun Musnah - Laporan Pelaksanaan Prajabatan
h.Penempatan 2 tahun setelah semua diangkat PNS 2 tahun Masuk berkas perseorangan - SK Penempatan Pegawai
1. 4.Ujian Kenaikan Pangkat/ Jabatan dan Uji Kompetensi
a.Ujian Penyesuaian Ijazah 2 tahun 2 tahun Musnah
b.Ujian Dinas 2 tahun 2 tahun Musnah
c.Uji Kompetensi 2 tahun 2 tahun Musnah Page 14 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
1. 5.Mutasi Pegawai
a.Nota Persetujuan/ Pertimbangan Kepala BKN 2 tahun 2 tahun Musnah kecuali nota persetujuan/peritimbangan kepala BKN
b.Kenaikan Pangkat/ Golongan 1 tahun setelah SK di tetapkan 2 tahun Musnah kecuali SK kenaikan pangkat masuk berkas perseorangan
c.Kenaikan Gaji Berkala 2 tahun 1 tahun Musnah
d.Penyesuaian Masa Kerja 2 tahun 2 tahun Musnah
e.Mutasi Keluarga 2 tahun 1 tahun Masuk berkas perseorangan
f.Usul penetapan perubahan data dasar/ status/ kedudukan hukum pegawai 1 tahun setelah SK di tetapkan 2 tahun Musnah, kecuali SK masuk berkas perseorangan
g.Penyesuaian Tunjangan Kinerja 2 tahun 1 tahun Musnah
h.Promosi 1 tahun setelah SK di tetapkan 2 tahun Musnah
i.Rotasi 1 tahun setelah SK di tetapkan 2 tahun Musnah, kecuali SK masuk berkas perseorangan
j.Berkas Baperjakat 1 tahun setelah SK di tetapkan 5 tahun Musnah
k.Seleksi Terbuka 1 tahun setelah SK di tetapkan 3 tahun Musnah, kecuali SK
l.Alih Tugas 1 tahun setelah SK di tetapkan 3 tahun Musnah, kecuali SK
1. 6.Pengangkatan dan Pemberhentian Pegawai
a.Pengangkatan Pegawai 1 tahun setelah SK di tetapkan 2 tahun Musnah, kecuali SK pengangkatan Pegawai
b.Pemberhentian Pegawai 1 tahun setelah SK di tetapkan 2 tahun Musnah, kecuali SK pengangkatan Pegawai
c.Pemberhentian Pegawai tanpa Hak Pensiun 1 tahun setelah SK di tetapkan 2 tahun Masuk berkas perseorangan Page 15 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
1. 7.Pendelegasian Wewenang a Pelaksana Tugas (Plt) 1 tahun setelah SK di tetapkan 2 tahun Musnah, kecuali SK masuk berkas perorangan
b.Pelaksana Harian (Plh) 1 tahun 1 tahun Musnah
1. 8.Administrasi Pegawai a Surat Perintah Dinas/Surat Tugas 2 Tahun setelah Pelaksanaan 2 Tahun Musnah, kecuali SK masuk berkas perseorangan
b.Cuti Besar 1 tahun setelah SK di tetapkan 1 tahun Masuk berkas perseorangan
c.Cuti sakit, Cuti Bersalin, Cuti Tahunan 1 Tahun setelah Pelaksanaan 2 Tahun Musnah
d.Cuti Alasan Penting 1 Tahun setelah pelaksanaan 2 Tahun Musnah
e.Cuti diluar Tanggungan Negara (CTLN) 3 Tahun setelah pelaksnaan 1 tahun Masuk berkas perseorangan f Data/ Keterangan Pegawai 1 tahun setelah pemeriksaan 2 tahun Musnah g Kartu Pegawai 1 tahun setelah identitas ditetapkan 2 tahun Musnah h Karis/Karsu 1 tahun setelah identitas ditetapkan 2 tahun Musnah i Kartu Taspen 1 tahun setelah identitas ditetapkan 2 tahun Musnah j Kartu Askes/ BPJS/ Jamkesmen 1 tahun setelah identitas ditetapkan 2 tahun Musnah
1. 9.Pembinaan Karir Pegawai
a.Penilaian Prestasi Kerja 1 tahun setelah SK di tetapkan 3 tahun Musnah
b.Pembinaan Mental 1 tahun 2 tahun Musnah Page 16 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
c.Disiplin Pegawai 1 tahun anggaran bejalan 2 tahun Musnah, kecuali berkas BAP dan SK masuk berkas perseorangan
d.Tanda Jasa/Penghargaan 2 tahun setelah SK di tetapkan 2 tahun Musnah, kecuali SK permanen
1. 10.Pembinaan Jabatan Fungsional 1 tahun anggaran berjalan 2 tahun - Usulan pengangkatan - Penilaian dan penetapan angka kredit - SK Tunjangan Jabatan
2. 11.Kesejahteraan Pegawai
a.Layanan pemeliharaan kesehatan pegawai 2 tahun 1 Tahun Musnah
b.Layanan Asuransi Pegawai 2 Tahun 1 Tahun Musnah
c.Layanan Tabungan Perumahan 2 Tahun 1 Tahun Musnah
d.Layanan Bantuan Sosial 2 Tahun 1 Tahun Musnah e Layanan Pakaian Dinas 2 Tahun 1 Tahun Musnah f Layanan pegawai yang meninggal karena Dinas 2 Tahun 1 Tahun Musnah g Bimbingan Rohani Pegawai 2 Tahun 1 Tahun Musnah h Rekreasi/ Kesenian/ Olahraga/ HUT 1 tahun setelah pelaksanaan 2 tahun Musnah 12 Pemberhentian Pegawai Tanpa Hak Pensiun 1 tahun setelah SK di tetapkan 2 Tahun Musnah, kecuali SK masuk berkas perseorangan 13 Perselisihan/Sengketa/Keberatan 1 tahun setelah memperoleh keputusan yang bersifat tetap 2 tahun setelah hak dan kewajibannya habis Musnah 14 Organisasi Non Kedinasan
a.KORPRI 2 tahun 1 tahun Musnah
b.Dharma Wanita 2 tahun 1 tahun Musnah
c.Perhimpunan Kepedulian Sosial Pegawai Badan POM 2 tahun 1 tahun Musnah
d.Koperasi 2 tahun 1 tahun Musnah
e.Lain-lain 2 tahun 1 tahun Musnah Musnah, kecuali SK penetapan angka kredit masuk berkas perseorangan Page 17 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO. 15 Berkas Perorangan Pegawai 1 tahun setelah berhenti/pensiun 2 tahun setelah hak dan kewajibannya habis - Lamaran yang diterima - Nota Penetapan NIP dan Kelengkapannya - Nota Persetujuan/Pertimbangan Kepala BKN - SK Pengangkatan ASN - Hasil Pengujian Kesehatan -SK Pengangkatan ASN - SK Peninjauan Masa Kerja - SK Kenaikan Pangkat - Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas/Menduduki Jabatan/Surat Pernyataan Pelantikan - SK Pengangkatan dalam Jabatan atau Pemberhentian dari Jabatan Struktural/Fungsional- Berita Acara Pelantikan dan serah terima jabatan - SK Perpindahan Wilayah Kerja - SK Perpindahan Antar Instansi - SK Cuti di Luar Tanggungan Negara (CTLN) - Berita Acara Pemeriksaan - SK Hukuman Jabatan/Hukuman Disiplin ASN - SK Perbantuan /Dipekerjakan/Penugasan di Luar Instansi - SK Penarikan Kembali dari Perbantuan - SK Pemberian Uang Tunggu - SK Pemberhentian sebagai ASN Musnah kecuali berkas pejabat eselon I atau ASN yang secara Individual ditentukan oleh Kepala BPOM yang berjasa/terlibat peristiwa berskala nasional, Permanen . Page 18 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO. - SK Pemberhentian/Pembebasan Sementara - SK Pengangkatan /Pemberhentian sebagai Pejabat Negara - SK Pemberhentian dari Jabatan Organik karena diangkat sebagai Pejabat Negara - SK Pengalihan ASN - Surat Keterangan Pernyataan Hilang - Surat Keterangan Kembalinya ASN yang Dinyatakan Hilang - SK Penggantian Nama - Surat Perbaikan Tanggal Tahun Kelahiran - Akte Nikah/Cerai 16 Berkas Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM) 1 Tahun setelah berhenti/pensiun 2 tahun setelah hak dan kewajibannya habis Permanen II. ORGANISASI DAN TATA LAKSANA
1. 1.Kelembagaan/Organisasi
a.Struktur Organisasi di lingkungan BPOM Selama berlaku 5 Tahun Permanen - Pembentukan - Pengubahan - Pembubaran
b.Uraian jabatan dan tata kerja Selama berlaku 5 Tahun Permanen
c.Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja 1 Tahun 2 Tahun Musnah - Jabatan Struktural - Jabatan Fungsional Tetrtentu - Jabatan Fungsional Umum
d.Evaluasi Kelembagaan 1 tahun setelah tidak berlaku 5 tahun Permanen - Perubahan Organisasi - Penyempurnaan organisasi. e Reformasi Birokrasi 1 tahun 5 tahun Permanen Page 19 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
1. 2.Tata Laksana
a.Penyusunan Standar/ Pedoman/ Prosedur Kerja/ Petunjuk Pelaksanaan/ Petunjuk Teknis 1 tahun setelah tidak berlaku 5 tahun Permanen
b.Monitoring dan Evaluasi SOP 1 tahun setelah tidak berlaku 5 tahun Permanen III. HUKUM
1. 1.Program Legislasi 2 tahun 3 tahun Permanen
2. 2.Produk Hukum
a.Produk Hukum yang Bersifat Pengaturan 1 tahun setelah diundangkan 3 Tahun Permanen - RUU/ Perpu - Peraturan Pemerintah - Peraturan/keputusan, instruksi presiden - Peraturan Pimpinan Badan POM
b.Produk Hukum yang Bersifat Penetapan 1 tahun setelah tidak berlaku 5 tahun Permanen - Keputusan Kepala Badan - Keputusan Eselon I - Keputusan Direktur/Kepala Pusat/Kepala Biro/Kepala Balai Besar/Kepala Balai POM, Kepala Loka POM - Surat Edaran - Instruksi.
1. 3.Dokumentasi Hukum 1 tahun setelah tidak berlaku - Simpan di Perpustakaan
2. 4.Penanganan Perkara Litigasi
a.Perkara Pidana Berkas tentang kasus/sengketa pidana, baik kejahatan maupun pelanggaran - Proses verbal mulai dari penyelidikan sampai dengan vonis - Berkas pembelaan dan bantuan hukum - Telaah hukum dan opini hukum 2 tahun, setelah keputusan berkekuatan hukum tetap dan dipenuhi hak dan kewajiban 5 Tahun Musnah Page 20 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
b.Perkara Perdata Berkas tentang kasus/sengketa perdata - Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis - Berkas pembelaan dan bantuan hukum - Telaah hukum dan opini hukum 2 tahun, setelah keputusan berkekuatan hukum tetap dan dipenuhi hak dan kewajiban 5 tahun Musnah c Perkara Peradilan Tata Usaha Negara (TUN)/ 2 tahun, setelah keputusan berkekuatan hukum tetap dan dipenuhi hak dan 5 tahun Musnah
1. 5.Penanganan Perkara Non Litigasi 2 tahun, setelah keputusan berkekuatan hukum tetap dan dipenuhi hak dan kewajiban 5 tahun Musnah
2. 6.Pertimbangan Hukum
a.Pertimbangan Hukum di Bidang Obat dan Makanan 2 tahun 1 tahun Musnah
b.Pertimbangan hukum Kepegawaian 2 tahun 1 tahun Musnah
1. 7.Sosialisasi/ Penyuluhan/ Pembinaan Hukum 2 tahun 1 tahun Musnah IV.
2. 1.Pokok - Pokok Kebijakan dan Strategi Pembangunan
a.Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJPMN) 1 tahun setelah tidak berlaku 4 tahun Permanen
b.Rencana Pembangunan Jangka Panjang/Master Plan (RPJP/MP) 1 tahun setelah tidak berlaku 4 tahun Permanen
c.Rencana Strategis - Renstra Lembaga - Renstra Eselon I - Renstra Eselon II - Renstra Balai 1 tahun setelah tidak berlaku 4 tahun Permanen PERENCANAAN Page 21 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
1. 2.Program Kerja Tahunan
a.Usulan Unit Kerja beserta Data Pendukung 2 tahun 1 Tahun
b.Usulan BPOM 2 tahun 2 Tahun Musnah, kecuali draf akhir Permanen
c.Program Kerja Tahunan Unit Kerja 2 tahun 3 Tahun Musnah, setelah masuk laporan Tahunan BPOM
d.Program Kerja Tahunan BPOM 2 Tahun 3 Tahun Permanen
1. 3.Penetapan/Kontrak Kerja
a.Kepala BPOM (Eselon I) 3 Tahun 4 Tahun Permanen
b.Pimpinan Unit Kerja (Eselon II dan Balai) 3 Tahun 4 Tahun Musnah, kecuali Eselon I Permanen
c.Indikator Kinerja (IKU dan IK ) - - Dinilai Kembali
1. 4.Perencanaan Anggaran
a.RKA-KL/Pagu Indikatif/Sementara 1 tahun 2 Tahun Musnah
b.Pagu Definitif 1 tahun 2 Tahun Musnah
c.DIPA 1 tahun 3 Tahun Musnah
d.Target PNBP 2 tahun 3 Tahun Musnah
e.Ketentuan/Peraturan Anggaran 1 tahun setelah tidak berlaku 3 Tahun Permanen
1. 5.Rencana Kinerja Tahunan
a.Rencana Kinerja Unit Kerja 1 tahun 2 Tahun Musnah
b.Rencana Kinerja Instansi 1 tahun 3 Tahun Permanen
1. 6.Perjanjian Kinerja 3 tahun 4 Tahun Musnah kecuali Perjanjian Kinerja Kepala Badan, Permanen
2. 7.Laporan Musnah Page 22 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
a.Laporan Bulanan 1 Tahun 1 Tahun Musnah
b.Laporan Triwulan 1 tahun 1 Tahun Musnah
c.Laporan Semesteran 1 tahun 1 Tahun Musnah
d.Laporan Tahunan Unit Kerja 1 tahun 1 Tahun Musnah
e.Laporan Tahunan Lembaga/Instansi 2 tahun 3 Tahun Permanen
f.Laporan Insidental 2 tahun 3 Tahunan Permanen
1. 8.Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP/LAKIN)
a.LAKIP/LAKIN Unit kerja 1 Tahun 2 Tahun Musnah
b.LAKIP/LAKIN BPOM 2 tahun 3 tahun Permanen
1. 9.Evaluasi Program
a.Evaluasi Program Unit Kerja 1 Tahun 2 Tahun Musnah
b.Evaluasi Program BPOM 2 tahun 4 Tahun Permanen
c.Rekomendasi Kinerja 2 tahun 4 Tahun Musnah V. KEUANGAN
1. 1.Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (RAPBN) dan RUU APBN-P. Penyusunan RAPBN
a.Kebijakan Umum, Renstra, Strategi dan Prioritas Dokumen Rencana Kerja Tahunan 2 Tahun setelah tidak berlaku 3 Tahun Permanen - Dokumen Strategi Atas Rencana Kerja Jangka Panjang atau - Dokumen Rencana Kerja Tahunan
b.Dokumen Rencana Anggaran Kerja Instansi Pemerintah (RAKIP) dan Dokumen Rencana Kerja Anggaran Kementerian/Lembaga (RKA-K/L) 2 Tahun setelah Tahun anggaran berakhir 5 Tahun Musnah
c.Dokumen Rancangan Anggaran Satuan Kerja Instansi Pemerintah (RASKIP) / Standar Biaya Khusus. 2 Tahun setelah Tahun anggaran berakhir 5 Tahun Musnah Penyampaian RAPBN Pemerintah Kepada DPR-RI Page 23 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
d.Pengantar Nota Keuangan Pemerintah dan Rancangan Undang- Undang APBN. - Pidato Presiden pengantar nota keuangan - Nota Keuangan - RUUAPBN 2 Tahun setelah Tahun anggaran berakhir 3 Tahun Musnah
e.Risalah rapat pembahasan anggaran BPOM dengan Kementerian Keuangan, Bappenas, Komisi DPR-RI 2 Tahun setelah Tahun anggaran berakhir 3 Tahun Permanen
f.Notulen pembahasan RUU APBN oleh Pemerintah dan DPR-RI 2 Tahun setelah Tahun anggaran berakhir 3 Tahun Permanen
g.Notulen Rapat Paripurna Persetujuan RUU APBN - Tanggapan- masing masing fraksi - Jawaban pemerintah atas tanggapan fraksi-fraksi 2 Tahun setelah Tahun anggaran berakhir 3 Tahun Musnah
h.Nota jawaban DPR-RI terkait dengan Pembahasan RUU APBN dengan Komisi III DPR-RI 2 Tahun setelah Tahun anggaran berakhir 3 Tahun Musnah
i.Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA), Petunjuk Operasional Kegiatan (POK) dan Revisinya. 2 Tahun setelah tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai 3 Tahun Musnah
j.Keputusan Presiden tentang Rincian APBN-P 2 Tahun setelah Tahun anggaran berakhir 3 Tahun Musnah
1. 2.Pelaksanaan Anggaran
a.Pengajuan Uang Persediaan (UP) / Tambahan Uang Persediaan (TUP) 2 tahun 3 Tahun Musnah
b.Pencairan Anggaran 5 Tahun Dinilai Kembali - Surat Permintaan Pembayaran (SPP-GU (Ganti Uang), - SPP-LS (Langsung), SPP-UP (Uang Persediaan), - SSP-TUP (Tambahan Uang Persediaan) - Surat Kuasa sampai Surat Perintah Membayar (SPM) -Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D), - Juklak/mekanisme pengelolaan APBN - Bahan Nota Keuangan.
c.Pengelolaan Belanja Pegawai 2 tahun 3 Tahun Musnah
d.Keterangan Penghasilan 2 tahun 3 Tahun Musnah
e.Surat Keterangan Pemberhentian Pembayaran (SKPP) 2 tahun 3 Tahun Musnah 2 Tahun setelah UU tentang pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan telah selesai Page 24 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
f.Laporan Arus Kas 5 Tahun Musnah - Berita Acara Pemeriksaan - Kas/ register Penutupan Kas - Laporan realisasi anggaran (LRA) termasuk Arsip data computer (ADK) - Laporan Pendapatan Negara - Laporan Keadaan Kredit Anggaran(LKKA) Bulanan/Triwulan/Semesteran
g.Data Rekening Bendahara 2 tahun 3 Tahun Musnah
1. 3.Pengelolaan Perbendaharaan
a.Perbendaharaan 2 tahun 3 Tahun Musnah
b.KP4 (Kartu Pengawas Pembayaran Penghasilan Pegawai) 2 tahun 3 Tahun Musnah
c.Pajak 2 tahun 3 Tahun Musnah
d.Penerimaan Non Pajak 2 tahun 3 Tahun Musnah
e.Pengembalian Belanja 2 tahun 3 Tahun Musnah
f.Laporan Pertanggungjawaban Bendahara 2 tahun 3 Tahun Musnah
g.Berita Acara Pemeriksaan Kas 2 tahun 3 Tahun Musnah
h.Verifikasi Anggaran 2 tahun 3 Tahun Musnah
1. 4.Bantuan/Pinjaman Luar Negeri
a.Kesanggupan Negara Donor 1 tahun 9 Tahun Musnah
b.Nota Kesepahaman (MoU) 1 tahun 9 Tahun Musnah
c.Loan Agreement PHLN KS 1 tahun 9 Tahun Musnah - Draft Agreement - Legal opinion - Korespondensi dengan lender
d.Alokasi dan Relokasi 1 tahun 9 Tahun Musnah 2 Tahun setelah UU tentang pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan telah selesai Page 25 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
e.Realisasi Pecairan Dana BLN 1 tahun 9 Tahun Musnah - SP2D - SPM beserta lampiran antara lain SPP, Kontrak, BA, dan data pendukung lainnya.
f.Replenishment 1 tahun 9 Tahun Musnah - No Objection Letter (NOL) - Project implementation - Notification of contract - Withdrawal authorization (WA) - Statement of Expenditure (SE)
g.Staf Appraisal Report 1 tahun 9 Tahun Musnah
h.Report/Laporan 2 Tahun setelah perjanjian pinjaman berakhir 5 Tahun Permanen - Progress report - Monthly Report - Quarterly report - Final Report/Completion Report
i.Laporan hutang negara - Laporan Pembayaran Hutang Negara - Laporan Posisi Hutang Negara 2 Tahun setelah UU tentang pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan telah selesai 5 Tahun Permanen
1. 5.Sistem Akuntansi Instansi (SAI)
a.Manual Implementasi Sistem Akutansi Intansi (SAI) 1 Tahun setelah ada perubahan 2 Tahun Musnah
b.Kebijakan Akutansi 1 Tahun setelah ada perubahan Page 26 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
c.Arsip Data Komputer 2 Tahun setelah UU tentang pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindak lanjut hasil 5 Tahun Musnah
b.Berita Acara Rekonsiliasi 2 Tahun setelah UU tentang pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan telah selesai 2 Tahun Musnah
c.Daftar Transaksi 2 Tahun Musnah - Daftar Transaksi (DT) - Pengeluaran (PK) - Penerimaan (PN) - Dokumen Sumber (DS) - Bukti Jurnal (BJ) - Surat Tanda Setor (STS) - Surat Setor Bukan Pajak (SSBP), - Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) - SPM - Daftar ringkasan pengembalian dan potongan dari pengeluaran (SPDR)
d.Laporan Realisasi Bulanan SAI 1 tahun 2 Tahun Musnah
e.Laporan Realisasi Triwulan SAI 1 tahun 2 Tahun Musnah
f.Laporan Keuangan 3 Tahun - Laporan Keuangan Bulanan - Laporan Keuangan Triwulan - Laporan Keuangan Semester - Laporan Keuangan Tahunan (Unaudited) - Laporan Keuangan Tahunan Audited 2 Tahun setelah UU tentang pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan telah selesai 2 Tahun setelah UU tentang pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan telah selesai Musnah kecuali Laporan Tahunan (audited) permanen Page 27 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO. VI. KERJA SAMA
1. 1.Kerja Sama Dalam Negeri
a.Antar Instansi Pemerintah 1 tahun setelah masa perjanjian berakhir 3 Tahun Permanen - Hasil kajian - Perjanjian Kerja Sama - Laporan Monitoring dan Evaluasi
b.Organisasi Non Pemerintah 1 tahun setelah masa perjanjian berakhir 3 Tahun Permanen - Hasil kajian - Perjanjian Kerja Sama - Laporan Monitoring dan Evaluasi
1. 2.Kerja Sama Luar Negeri
a.Bilateral 1 Tahun setelah masa perjanjian berakhir 3 Tahun Permanen - Hasil kajian - Perjanjian Kerja Sama - Laporan Monitoring dan Evaluasi
b.Multilateral 1 Tahun setelah masa perjanjian berkahir 3 Tahun Permanen - Hasil kajian - Perjanjian Kerja Sama - Laporan Monitoring dan Evaluasi
c.Regional 1 Tahun setelah masa perjanjian berakhir 3 Tahun Permanen - Hasil kajian - Perjanjian Kerja Sama - Laporan Monitoring dan Evaluasi
d.Organisasi Internasional 1 Tahun setelah masa perjanjian selesai 3 Tahun Permanen - Hasil kajian - Perjanjian Kerja Sama - Laporan Monitoring dan Evaluasi Page 28 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO. VII. HUBUNGAN MASYARAKAT 1 Komunikasi dan Publikasi 2 tahun 3 tahun Musnah - Dokumen wawancara dan talkshow - Siaran pers/klarifikasi/penjelasan - Laporan monitoring pemberitaan - Materi media sosial
1. 2.Dengar Pendapat/ Hearing DPR 1 tahun 4 tahun Permanen - Bahan sidang kabinet - RDD DPR/DPD RI - Rakor Tingkat Badan termasuk hasil rumusan dan transkrip - Bahan rapat terbatas BPOM - Pidato Kepala BPOM - Bahan Pidato Kenegaraan
2. 3.Hubungan Antar Lembaga
a.Lembaga Negara 1 tahun 4 tahun Musnah, kecuali masalah obat dan makanan yang bersifat nasional, Permanen - Pernyataan Badan POM terkait masalah Obat dan Makanan
b.Perusahaan 1 tahun 4 tahun Musnah, kecuali masalah obat dan makanan yang bersifat nasional, Permanen - Pernyataan Badan POM terkait masalah Obat dan Makanan Page 29 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
c.Organisasi Kemasyarakatan 1 tahun 4 tahun Musnah, kecuali masalah obat dan makanan yang bersifat nasional, Permanen - Release Badan POM terkait masalah Obat dan Makanan
d.Perguruan Tinggi/Sekolah 1 tahun 4 tahun Musnah - Permohonan Narasumber
e.Bakohumas 1 tahun 4 tahun Musnah - Surat Undangan Diseminasi Informasi
1. 4.Keprotokolan
a.Upacara/Acara Kedinasan 1 tahun 3 Tahun Musnah
b.Kunjungan Dinas dalam dan luar negeri - Kunjungan dinas pimpinan BPOM - Kunjungan dinas pejabat/pegawai lain 1 tahun 1 tahun Musnah kecuali kunjungan dinas Pimpinan, Permanen
c.Agenda Pimpinan BPOM 1 tahun 1 tahun Musnah
1. 5.Penyiapan Dokumen Substansi Teknis Pimpinan 3 tahun 2 tahun Musnah - Bahan Informasi (hasil telaahan, policy brief , rancangan eksekutif) - Naskah/pointer sambutan, materi presentasi, materi wawancara dengan media - Laporan hasil monitoring dan evaluasi program strategis
2. 6.Dokumentasi dan Penerbitan 3 tahun 2 tahun Musnah kecuali kegiatan Pimpinan yang ber skala Nasional, Permanen
3. 7.Pameran/Sayembara/Lomba, Festival, Pembuatan Spanduk, dan Iklan 2 tahun 3 tahun Musnah, kecuali sayembara pembuatan logo lembaga, Permanen Page 30 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
4. 8.Penghargaan/Tanda Kenang-kenangan Administrasi pemberian penghargaan/tanda kenang-kenangan kepada masyarakat yang memiliki jasa besar 2 Tahun 3 Tahun Permanen
5. 9.Pemberian Ucapan 1 tahun 1 tahun Musnah
6. 10.Pengelolaan Web Site 2 tahun 2 tahun Musnah
7. 11.Layanan Kehumasan
a.Layanan Pengaduan Masyarakat 1 tahun setelah tindak lanjut pengaduan 4 tahun Musnah - Resume pengaduan
b.Layanan Komunikasi Informasi Edukasi 1 tahun 2 tahun Musnah - Laporan KIE VIII . PERLENGKAPAN
1. 1.Perencanaan Pengadaan Barang dan Jasa
a.Analisa Kebutuhan 2 tahun 3 tahun Musnah -Daftar barang dan jasa yang sudah ada -Usulan barang dan jasa yang akan diadakan dari unit kerja -Dokumen persetujuan pengadaan barang dan jasa (RKBMN)
b.Daftar Penyedia Barang dan Jasa 2 tahun 3 tahun Musnah Page 31 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
1. 2.Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa
a.Pengadaan Langsung 1 Tahun setelah pemeriksaan 5 Tahun Musnah - Surat usulan dari penangung jawab kegiatan kepada PPK, - KAK, - Spesifikasi Teknis, - Draf Kontrak), - HPS, - SPK, - BAST, - BA Pembayaran
b.Lelang Sederhana 1 Tahun setelah pemeriksaan 5 Tahun Musnah - Surat usulan dari penangung jawab kegiatan kepada PPK, - KAK - Spesifikasi Teknis - Draf Kontrak - HPS - SPK - BAST - BA Pembayaran - Dokumen Lelang
c.Lelang Umum 1 Tahun setelah pemeriksaan 5 Tahun Musnah Page 32 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO. - Surat usulan dari penangung jawab kegiatan kepada PPK, - KAK - Spesifikasi Teknis - Draf Kontrak - HPS - SPK - BAST - BA Pembayaran - Dokumen Lelang
d.Lelang Cepat 1 Tahun setelah pemeriksaan 5 Tahun Musnah - Surat usulan dari penangung jawab kegiatan kepada PPK, - KAK - Spesifikasi Teknis - Draf Kontrak - HPS - SPK - BAST - BA Pembayaran - Dokumen Lelang
e.Penunjukan Langsung 1 Tahun setelah pemeriksaan 5 Tahun Musnah - Surat usulan dari penangung jawab kegiatan kepada PPK, - KAK - Spesifikasi Teknis - Draf Kontrak - HPS - SPK - BAST - BA Pembayaran - Dokumen Penunjukan Langsung Page 33 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
f.Swakelola 5 tahun 5 Tahun Musnah - SK Tim Swakelola - SK Pengadan Swakelola - SK Tim Pemeriksa Swakelola - Dokumen Swakelola
g.Sayembara 5 tahun 5 tahun Musnah - SK Tim Sayembara - SK Penetapan Sayembara - SK Penerima Hasil Sayembara - Dokumen Sayembara
1. 3.Pengelolaan Barang Milik Negara (BMN)
a.SIMAK BMN 1Tahun setelah Tahun anggaran 2 Tahun Dinilai Kembali
b.Pembukuan/penatausahaan BMN - Daftar barang kuasa/pengguna - Kartu Identitas Barang - Buku Penerimaan PNBP 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
c.Daftar barang ruangan 1 Tahun setelah diperbaharui - Dinilai Kembali
d.Inventarisasi BMN - Keputusan pembentukan tim - Rencana kerja pelaksanaan inventarisasi - Kertas kerja inventarisasi - Berita acara inventarisasi - Daftar inventaris/buku barang/daftar barang lainnya - Laporan hasil inventarisasi 1 Tahun setelah Barang Milik Negara disusutkan 2 Tahun Musnah Page 34 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
e.Laporan BMN - Laporan kondisi barang - Laporan kuasa pengguna barang - Berita acara rekonsiliasi eksternal dan internal - Laporan persediaan barang habis pakai/tidak habis pakai 1 Tahun setelah Barang Milik Negara disusutkan 2 Tahun Musnah
f.Rumah Negara - Surat ijin pengghunian - Pembaharuan status rumah negara( sewa, Sewa beli, hak milik) - Alih status rumah - BAST rumah negara 1 Tahun setelah Barang Milik Negara disusutkan 2 Tahun setelah barang dihapuskan Musnah
g.Tanah - Pengurusan sertifikat baru - Penggantian sertifikat hilang - Pemecahan sertifikat induk - Hibah - Balik nama 1 Tahun setelah Barang Milik Negara disusutkan 2 Tahun setelah barang dihapuskan Musnah, kecuali Berita Acara (BA) pemindahtanganan Permanen
h.Pendistribusian 2 tahun 1 tahun Musnah - BAST
i.Penetapan Status penggunaan BMN 2 tahun 1 tahun Musnah
j.Pemeliharaan BMN 2 tahun 1 tahun Musnah - Usulan Pemeliharaan - Laporan Pemeliharaan
k.Pemanfaatan BMN 2 tahun 3 tahun Musnah - Usulan Pemanfaatan - Laporan Pemanfaatan
l.Pemindatanganan BMN 2 tahun 3 tahun - Usulan pemindahtanganan - Penjualan Musnah kecuali berita acara pemindahtanganan permanen Page 35 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO. - Tukar menukar - Hibah - Penyertaan modal dilingkungan BPOM - Berita Acara Pemindahtanganan BMN
m.Penyusutan 2 tahun 1 tahun Musnah kecuali berita acara pemindahtanganan permanen - Daftar BMN yang akan disusutkan - Laporan Penyusutan - Berita Acara Penyusutan BMN
n.Penghapusan BMN 2 tahun 1 tahun - Usulan daftar BMN yang akan dihapus - Daftar BMN yang dinilai kembali - SK Persetujuan penghapusan
o.Pelaporan BMN 2 tahun 1 tahun Musnah
p.Pembinaan/Pengendalian/Pengawasan 2 tahun 1 tahun Musnah IX. KERUMAHTANGAAN
1. 1.Telekomunikasi 1 tahun 2 tahun Musnah - Daftar PABX - Bukti pembayaran - Administrasi penggunaan / langganan peralatan telekomunikasi
2. 2.Perjalanan Dinas
a.Perjalanan dalam Negeri 2 tahun 3 tahun Musnah
b.Perjalanan Luar Negeri 2 tahun 3 tahun Musnah Musnah kecuali berita acara pemindahtanganan permanen Musnah kecuali SK penghapusan Permanen Page 36 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
1. 3.Penggunaan Fasilitas Kantor 1 Tahun 1 tahun Musnah - Form peminjaman fasilitas kantor - Permohonan peminjaman - Rekap penggunaan fasilitas kantor
2. 4.Pengurusan Kendaraan Dinas 1 Tahun 1 tahun Musnah - Pengurusan surat-surat kendaraan dinas - Form peminjaman kendaraan - Permohonan peminjaman kendaraan - Pengurusan BBM kendaraan dinas - Pengurusan kehilangan dan masalah kendaraan - Form pemeliharaan kendaraan dinas
3. 5.Pemeliharaan Gedung dan Bangunan 2 Tahun 3 Tahun Musnah - Formulir permintaan perbaikan sarana dan prasarana - Permohonan perbaikan sarana dan prasarana - Rekap tahunan kegiatan perbaikan sarana dan prasarana - Perbaikan rumah dinas/wisma - Kebersihan gedung
4. 6.Renovasi Gedung dan Bangunan 2 tahun 3 tahun - Gambar Teknis Bangunan - Form usulan renovasi gedung dan bangunan - Laporan hasil pekerjaan renovasi gedung dan bangunan - BAST Musnah kecuali gambar teknis bangunan dan BAST Permanen Page 37 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
5. 7.Pemeliharaan Fasilitas Kantor
a.Jalan, taman dan Lingkungan Kantor 1 tahun 1 tahun Musnah - Form usulan pemeliharaan jalan dan lingkungan kantor - Laporan hasil pekerjaan pemeliharaan jalan dan lingkungan kantor - Pemeliharaan pertamanan - Penghijauan
b.Alat Elektronik dan Jaringan 1 tahun 1 tahun Musnah - Pemeliharaan jaringan listrik/ jaringan telepon dan jaringan air - Laporan hasil pekerjaan pemeliharaan jaringan elektronik/jaringan telepon dan jaringan air
1. 8.Pengelolaan Lingkungan dan Limbah
a.Pengelolaan limbah laboratorium 2 tahun 3 tahun Musnah
b.Pengelolaan K3 2 tahun 3 tahun Musnah - Permohonan - Hasil analisis pemeriksaaan
1. 9.Ketertiban dan Keamanan 2 tahun 1 tahun Musnah
a.Pengamanan,penjagaan dan pengawalan terhadap pejabat, kantor dan rumah dinas: - Daftar nama satuan pengamanan - Daftar jaga/daftar piket - Catatan gangguan/pelanggaran/kejadian - Surat ijin keluar masuk orang atau barang 2 Tahun 3 Tahun Musnah
b.Laporan ketertiban dan keamanan - Kehilangan - Kerusakan - Kecelakaan - Gangguan 2 Tahun 3 Tahun Musnah Page 38 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO. X. KEARSIPAN
1. 1.Administrasi Persuratan
a.Pengurusan Surat Masuk 2 tahun 3 tahun Musnah - Buku agenda - Formulir/catatan permintaan dan layanan penggandaan arsip
b.Pengurusan Surat Keluar 2 tahun 3 tahun Musnah - Buku Penomoran Surat - Lembar Pengantar/Buku Ekspedisi
1. 2.Penyusunan Sistem 1 tahun setelah tidak berlaku 2 tahun Musnah - Pedoman/Juklak/Juknis Kearsipan. 3 Penyimpanan dan pemeliharaan arsip
a.Daftar arsip Selama masih digunakan - Musnah
b.Pemeliharaan arsip dan ruang penyimpanan arsip (misal fumigasi) 1 Tahun 2 Tahun Musnah 4 Persetujuan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Sampai ditetapkan 3 Tahun Permanen 5 Layanan arsip (Peminjaman dan Penggunaan arsip) 1 Tahun 2 Tahun Musnah 6 Penyusutan arsip
a.Pemindahan Arsip Inaktif - Berita Acara Pemindahan - Daftar Arsip yang dipindahkan Selama berlaku 2 Tahun Musnah
b.Pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna 2 Tahun 3 Tahun Permanen di BPOM - Berita acara pemusnahan - Daftar arsip yang di musnahkan - Rekomendasi/pertimbangan pemusnahan arsip - Surat Keputusan pemusnahan - SK Tim pemusnahan - Dokumentasi pemusnahan - Laporan pelaksanaan pemusnahan Page 39 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
c.Penyerahan arsip statis 2 Tahun 3 Tahun Permanen di BPOM - Berita Acara Serah terima Arsip - Daftar arsip yang diserahkan - Dokumentasi penyerahan arsip statis - Laporan penyerahan arsip statis 7 Pembinaan Kearsipan 1 tahun 1 tahun Musnah - Apresiasi/sosialisasi/penyuluhan kearsipan/lokakarya/workshop - Bimbingan teknis kearsipan - Supervisi dan monitoring XI. KEPUSTAKAAN
1. 1.Penyimpanan Deposit Bahan Pustaka - Bukti penerimaan koleksi bahan pustaka deposit 2 Tahun 3 Tahun Permanen - Administrasi pwngolahan deposit bahan pustaka 2 Tahun 3 Tahun Musnah
2. 2.Pengadaan dan pengolahan bahan pustaka
a.Buku induk koleksi Sampai tidak digunakan 3 Tahun Permanen BPOM
b.Daftar buku terseleksi 1 Tahun 3 Tahun Musnah
c.Daftar buku dalam pemesanan 1 Tahun 3 Tahun Musnah
d.Daftar buku dan permintaan 1 Tahun 2 Tahun Musnah
e.Daftar penerimaan bahan pustaka hasil pembelian, hadiah,deposit dan hibah 1 Tahun 3 Tahun Musnah
f.Daftar pengiriman bahan pustaka surplus 1 Tahun 2 Tahun Musnah
g.Lembar kerja pengolahan Buram dan Pengkatalogan 1 Tahun 2 Tahun Musnah
h.Daftar tambahan buku 2 Tahun 3 Tahun Musnah
i.Daftar/jajaran kendali ( subyek dan pengarang) Selama dipergunakan 2 Tahun Musnah
1. 3.Layanan jasa perpustakaan dan informasi
a.Data dan statistik anggota, pengunjung dan peminjaman bahan pustaka 2 Tahun 2 Tahun Permanen
b.Pertanyaan rujukan dan jawaban 1 Tahun 2 Tahun Musnah Page 40 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
1. 4.Sosialisasi Perpustakaan 2 tahun 1 tahun Musnah
2. 5.Pengurusan ISBN/ISSN 2 tahun 1 tahun Musnah
3. 6.Pengelolaan Bahan Pustaka 2 tahun 1 tahun Musnah - Surat Penerimaan buku dari Unit - Surat Penyerahan buku atau majalah ke Unit - Penyerahan Bukti Rekam Cetak Buku yang dihasilkan BPOM
4. 7.Layanan Pustaka 2 tahun 1 tahun Musnah - Form/buku peminjaman - Form rujukan layanan pusataka XII. TEKNOLOGI DAN INFORMASI OBAT DAN MAKANAN
5. 1.Perencanaan TIK
a.Master plan TIK 5 tahun 5 tahun Permanen
b.Kebijakan TIK 3 tahun setelah diperbaharui 2 tahun Permanen
1. 2.Tata Kelola Data
a.SK organisasi tata kelola data 2 tahun setelah diperbaharui 1 tahun Musnah
b.Kebijakan standar data 2 tahun setelah diperbaharui 2 tahun Musnah c Penyampaian hasil indeks kualitas data 1 tahun 1 tahun Musnah
d.Kamus data 2 tahun setelah diperbaharui 2 tahun Musnah
e.Permintaan tampilan data pada dasboard 1 tahun 1 tahun Musnah
1. 3.Pengembangan TIK
a.Usulan Kebutuhan TIK 3 tahun 2 tahun Musnah
b.Dokumen Pemetaan Aplikasi 3 tahun 2 tahun Musnah
c.Dokumen Topologi Jaringan TIK 3 tahun 2 tahun Musnah
d.Dokumen Aset TIK 3 tahun 2 tahun Musnah Page 41 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
e.Dokumen Proses Bisnis Sistem Informasi 3 tahun 2 tahun Musnah
f.Dokumen Hubungan Antar Database (ERD) 2 tahun setelah diperbaharui - Musnah
g.Dokumen Uji Coba TIK 2 tahun setelah diperbaharui - Musnah
1. 4.Pemeliharaan TIK 1 tahun 4 tahun Musnah
2. 5.Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan TIK
a.Dokumen survei layanan TIK 3 tahun 2 tahun Musnah
b.Form survei 2 tahun 1 tahun Musnah
c.Laporan hasil monev 3 tahun 2 tahun Musnah
d.Dokumen Monitoring dan Evaluasi kinerja per Triwulan 2 tahun 1 tahun Musnah XIII . PENGEMBANGAN PEGAWAI (PENDIDIKAN DAN LATIHAN)
1. 1.Standarisasi dan Penilaian Kompetensi SDM
a.Penyusunan Standar Kompetensi 1 Tahun setelah tidak berlaku 5 Tahun Permanen
b.Penyusunan Kurikulum Diklat 1 Tahun setelah menjadi Pedoman 4 Tahun Musnah - Pedoman Penyelenggaraan Diklat Teknis JF-PFM (Draft) - Pedoman Penyusunan Kurikulum (Draft) - Kurikulum Modul Management Develepment Programme (MDP) - Kurikulum Modul Supervisor Develepment Programme (SDP) - Kurikulum Modul Eksekutif Development Programme (EDP) (Draft)
c.Penilaian Kompetensi Teknis 2 Tahun 3 Tahun Musnah
d.Penilaian Kompetensi Manajerial 2 Tahun 3 Tahun Musnah
e.Ujian Dinas dan Ujian Kenaikan Pangkat 2 Tahun 3 Tahun Musnah
1. 2.Perencanaan dan Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan SDM
a.Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan 1 Tahun 3 Tahun Musnah
b.Evaluasi Pelatihan 2 Tahun 2 Tahun Musnah Page 42 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO. XI V.
1. 1.Rencana Program Pengawasan Intern
a.Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT) 2 tahun 3 tahun Musnah
b.Rencana Kerja Pengawasan Tahunan (RKPT) 2 tahun 3 tahun Musnah
c.Rencana Induk Pengawasan (RIP) 2 tahun 3 tahun Permanen
1. 2.Audit
a.Audit Kinerja 2 Tahun setelah tindak lanjut 3 tahun Dinilai kembali
b.Audit terhadap aspek keuangan tertentu 2 Tahun setelah tindak lanjut 3 tahun Dinilai kembali
c.Audit denagn tujuan tertentu 2 Tahun setelah tindak lanjut 3 tahun Permanen
d.Audit internal QMS ISO 9001 2 Tahun setelah tindak lanjut 3 tahun Musnah
1. 3.Reviu
a.Reviu Laporan Keuangan 2 tahun 3 tahun Musnah
b.Reviu RKA-K/L 2 tahun 3 tahun Musnah
c.Reviu RKBMN 2 tahun 3 tahun Musnah
1. 4.Evaluasi AKIP 2 tahun 3 tahun Musnah
2. 5.Pemantauan Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Intern 2 tahun 3 tahun Musnah
3. 6.Pengawasan Lainnya
a.Reformasi Birokrasi 2 tahun 3 tahun Musnah
b.Gratifikasi 2 tahun 3 tahun Musnah
c.Benturan Kepentingan 2 tahun 3 tahun Musnah
d.Pengaduan Masyarakat 2 tahun 3 tahun Musnah
e.Whistleblowing System 2 tahun 3 tahun Musnah
f.Zona Integritas Menuju Wilayah Bebas dari Korupsi (WBK) / Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani (WBBM) 2 tahun 3 tahun Musnah Page 43 AKTIF INAKTIF JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGANNO.
g.Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (Manajemen Risiko dan PM- EPITE) 2 tahun 3 tahun Musnah
h.Kapabilitas APIP (Internal Audit Capability Model - IACM) 2 tahun 3 tahun Musnah
i.Laporan Harta Kekayaan Penyelenggara Negara (LHKPN) / Laporan Harta Kekayaan Aparatur Sipil Negara (LHKASN) 2 tahun 3 tahun Musnah
j.Konsultasi/Pendampingan Pengawasan 2 tahun 3 tahun Musnah
k.Bimtek Pengawasan 2 tahun 3 tahun Musnah KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN, ttd. PENNY K. LUKITO 44 LAMPIRAN II NOMOR 3 TAHUN 2019 TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF I. PERUMUSAN KEBIJAKAN
1. 1.Kebijakan di bidang Riset, Standardisasi, Registrasi, Pengawasan, Pemberdayaan Pelaku Usaha, Penindakan, Pengembangan dan Pengujian Obat, Makanan dan Narkotika yang meliputi : 1 Tahun setelah tidak berlaku 4 Tahun Permanen - Pengkajian dan pengusulan kebijakan - Penyiapan bahan - Pemberian masukan dan dukungan dalam penyusunan kebijakan - Pengumpulan dan pengolahan data - Penetapan dalam bentuk NSPK II. RISET DAN KAJIAN OBAT DAN MAKANAN
2. 1.Penyusunan Rencana Induk 5 tahun 3 tahun Musnah - Rencana induk - Dokumen terkait rapat identifikasi kebutuhan - Permintaan/proposal riset
3. 2.Pelaksanaan Riset dan Kajian 5 tahun 2 tahun - Instrumen Riset - Surat Perjanjian Kerjasama - Surat tugas dan surat izin - Laporan uji coba - Laporan hasil riset dan kajian
4. 3.Monitoring dan Evaluasi 1 tahun 1 tahun Musnah - Formulir Hasil survei kepuasan pelanggan - Formulir hasil monev
5. 4.Diseminasi 3 tahun 1 tahun Musnah - Materi diseminasi internal - Materi diseminasi eksternal - Laporan hasil diseminasi internal - Laporan hasil diseminasi eksternal JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN PERATURAN BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN Musnah kecuali Laporan Hasil Riset dan Kajian Permanen 45 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF III. STANDARDISASI
6. 1.Standardisasi Obat, Narkotika, Psikotropika, Prekursor, dan Zat Adiktif
a.Pengumpulan Data dan Pengkajian Pustaka 3 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Musnah
b.Penyusunan Rancangan Awal 3 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Musnah
c.Pembahasan dengan Stakeholder 3 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Musnah - Dokumen rapat pembahasan dengan stakeholder - Rancangan hasil pembahasan
d.Konsultasi Publik 3 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Musnah - Dokumen rapat konsultasi publik - Masukan dari stakeholder
e.Finalisasi Rancangan 3 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Musnah - Dokumen rapat finalisasi rancangan - Rancangan final standar
f.Persetujuan Rancangan 1 tahun setelah tidak berlaku 2 tahun Musnah kecuali peraturan/standar/pedoma n/code of practice Permanen - Form verbal - Peraturan/standar/pedoman/code of practice
g.Pengkajian Obat, Narkotika, Psikotropika, Prekursor, dan Zat Adiktif 3 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Permanen - Hasil kajian/rekomendasi - Dokumen rapat pembahasan hasil kajian
h.Harmonisasi Standar 3 tahun 2 tahun Musnah - Dokumen harmonisasi standar 2 Standar Obat Tradisional, Suplemen Kesehatan dan Kosmetik (OTSK KOS)
a.Pengumpulan Data dan Pengkajian Pustaka 3 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Musnah
b.Penyusunan Rancangan Awal 2 tahun Musnah - Daftar hadir; - Notulen; - Undangan; - Draf hasil pembahasan awal.
c.Pembahasan dengan Stakeholder 3 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Musnah - Dokumen rapat pembahasan dengan stakeholder - Rancangan hasil pembahasan
d.Konsultasi Publik 3 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Musnah - Dokumen rapat konsultasi publik 3 tahun setelah ditetapkan 46 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF - Daftar hadir; - Notulen; - Undangan; - Draf hasil pembahasan awal; - Questionaire; - Masukan-masukan dari peserta/stakeholder. - Verbal dan draf final
e.Finalisasi Rancangan 3 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Musnah - Dokumen rapat finalisasi rancangan - Rancangan final standar
f.Persetujuan Rancangan 1 tahun setelah tidak berlaku 2 tahun Musnah kecuali peraturan/standar/pedoma n/code of practice Permanen - Form verbal - Peraturan/standar/pedoman/code of practice
g.Pengkajian Keamanan, Mutu dan Manfaat OTSK KOS 1 Tahun Permanen - Surat Permohonan Pengkajian; - Bahan kajian; - Daftar hadir, notulen, undangan, - Draf hasil pembahasan; - Laporan Kajian ke Pimpinan; - Surat Jawaban ke Pemohon - Hasil kajian/rekomendasi
h.Harmonisasi Standar 3 tahun 2 tahun Musnah - Surat pemberitahuan; - Surat balasan; - Surat tugas; - Jadwal; - Bahan presentasi; - Undangan; - Daftar hadir; - Notulensi; - Laporan
i.Monitoring/Evaluasi Implementasi/Regulatory Impact Assestment (RIA) 2 Tahun Musnah1 Tahun setelah regulasi yang baru diterbitkan 2 Tahun setelah hasil kajian dilaporkan 47 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF - Surat Pemberitahuan - Surta Balasan setuju/Tidak - Surat Tugas - Form Monitoring/Evaluasi - Daftar Hadir - Notulensi - Hasil Pembahasan - Laporan
1. 3.Standardisasi Pangan Olahan
a.Pengumpulan Data dan Pengkajian Pustaka 3 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Musnah
b.Penyusunan Rancangan Awal 3 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Musnah
c.Pembahasan dengan Stakeholder 3 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Musnah - Dokumen rapat pembahasan dengan stakeholder - Rancangan hasil pembahasan
d.Konsultasi Publik 3 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Musnah - Dokumen rapat konsultasi publik - Masukan dari stakeholder
e.Finalisasi Rancangan 3 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Musnah - Dokumen rapat finalisasi rancangan - Rancangan final standar
f.Persetujuan Rancangan 1 tahun setelah tidak berlaku 2 tahun - Form verbal - Peraturan/standar/pedoman/code of practice
g.Pengkajian Keamanan, Mutu, Gizi, dan Pangan Olahan 3 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Musnah - Hasil kajian/rekomendasi - Dokumen rapat pembahasan hasil kajian
h.Pengkajian Keamanan, Mutu, Gizi, dan Pangan Olahan Permintaan Pelaku Usaha 3 tahun setelah ditetapkan 2 tahun Permanen - Dokumen permohonan dari stakeholder - Surat persetujuan/penolakan kajian - Hasil kajian
i.Harmonisasi Standar 3 tahun 2 tahun Musnah 1 Tahun setelah regulasi yang baru diterbitkan Musnah kecuali peraturan/standar/pedoma n/code of practice Permanen 48 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF - Surat pemberitahuan; - Surat balasan; - Surat tugas; - Jadwal; - Bahan presentasi; - Undangan; - Daftar hadir; - Notulensi; - Laporan IV. REGISTRASI
1. 1.Registrasi Obat
a.Pra Registrasi 1 Tahun 1 Tahun Musnah - SBP - Bukti Pengiriman registrasi - Dokumen yang disubmit - Lembar persetujuan Pra Registrasi
b.Proses Evaluasi Registrasi Obat Baru 2 tahun Musnah - Dokumen Administratif - Dokumen Khasiat Keamanan : Kajian hasil evaluasi khasiat dan keamanan dan Hasil Keputusan Komnas - Dokumen mutu dan penandaan
c.Proses Evaluasi Registrasi Obat Generik - Dokumen Administratif - Dokumen mutu dan penandaan - Hasil penilaian in-situ
d.Proses Uji BE - Protokal UJI BE - Laporan hasil pembahasan UJI BE - Nota Dinas Pengiriman Uji BE - Surat Rekomendasi - Laporan uji BE
e.Persetujuan Nomor Ijin Edar 2 Tahun Musnah - Sertifikat ijin edar (NIE) - Surat Persetujuan Perubahan - Notifikasi f Pengembalian NIE 2 Tahun 5 Tahun Permanen - Dokumen pengembalian NIE - Dokumen pencabutan/pembatalan NIE - Dokumen pembekuan NIE 1 Tahun setelah Nomor Ijin Edar tidak berlaku 1 tahun setelah Nomor Ijin Edar tidak berlaku 49 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF
g.Certificate of Pharmaceutical Product (CPP) 2 Tahun 3 Tahun Musnah - Certificate of Pharmaceutical Product (CPP) Indonesia - Certificate of Pharmaceutical Product (CPP) negara lain
h.Persetujuan Pelaksanaan Uji Klinik 2 Tahun setelah obat uji klinik teregistrasi 2 Tahun Permanen - Protokol Uji klinik - Hasil inspeksi Uji klinik - Serious Adverse Event
i.Obat Pengembangan Baru (OPB) 2 Tahun Permanen - Protokol - Dokumen Non Klinik - Dokumen Klinik - Persetujuan
j.Persetujuan Pemasukan Obat Jalur Khusus (Special Access Scheme) 3 Tahun 2 Tahun Musnah - Bukti Bayar - Surat Permohonan - Surat Persetujuan/Penolakan
k.Kajian Khusus Kasus Obat Tertentu 5 tahun 2 tahun Permanen - Permintaan Kajian - Data referensi terkait isu - Dokumen Pembahasan - Laporan - Hasil kajian
1. 2.Registrasi OTSK KOS dan Uji Klinik
a.Registrasi OTSK 1) Penolakan Registrasi - Arsip permohonan (data teknis dan data administrasi); - Surat penolakan/tambahan data; 5 tahun 2 Tahun Musnah 2) Persetujuan Registrasi - Arsip permohonan (data teknis dan data administrasi); - Surat persetujuan registrasi/tambahan data. - Buku konsep nomor OTSK 5 tahun 2 Tahun Musnah
b.Notifikasi Kosmetik 1 tahun Musnah - Data administrasi (hardcopy); - Data teknis (dari sistem)
c.Pencabutan Nomor Ijin Edar OTSK dan Nomor Notifikasi KOS 3 Tahun 1 Tahun Permanen 3 Tahun setelah produk di daftarkan atau pengembangan produk dihentikan 1 Tahun setelah pemohon tidak aktif 50 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF - Data Teknis dan Administrasi; - Hasil Pengawasan; - Surat Pembatalan Izin Edar
d.Permohonan Protokol Uji Praklinik/Uji Klinik 2 Tahun 2 tahun Permanen - Administrasi Protokol Uji Praklinik/Uji Klinik ; - Berkas inspeksi CUKB.
e.Penilaian Dokumen Informasi Produk Kosmetik 6 tahun 2 tahun Permanen - Berita Acara Penilaian dan Hasil Penilaian DIP; - Surat Tindak lanjut Penilaian DIP; - Berkas CAPA DIP.
f.Permohonan Rancangan Iklan OTSK 5 tahun 2 tahun Musnah - Surat persetujuan - Surat penolakan
1. 3.Registrasi Pangan Olahan
a.Permohonan Registrasi Baru 5 tahun 2 Tahun Musnah - Izin Edar Pangan Olahan
b.Variasi Mayor 5 tahun 2 Tahun Musnah - Persetujuan Registrasi Variasi Mayor
c.Variasi Minor Musnah - Persetujuan Registrasi Variasi Minor
d.Registrasi Ulang 5 tahun 2 Tahun Musnah
e.Pendaftaran Iklan Pangan 5 tahun 2 Tahun Musnah
f.Registrasi Akun Perusahaan 5 tahun 2 Tahun Musnah - Izin Edar Pangan Olahan
g.Pencabutan 5 tahun 2 Tahun Musnah V. PENGAWASAN OBAT DAN MAKANAN
1. 1.Pengawasan Obat, Narkotika, Psikotoprika, Prekursor, dan Zat Adiktif
a.Pelaksanaan Inspeksi Sarana Produksi 5 Tahun 2 Tahun Musnah -Agenda Inspeksi (Aide Memoire, Surat Tugas) -Laporan Hasil Inspeksi -Surat Tindak Lanjut Hasil Inspeksi 51 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF -Laporan inspeksi sarana produksi dari BPOM -Laporan dan surat hasil evaluasi CAPA hasil inspeksi
b.Asistensi Regulatori dan Supervisi 3 Tahun 2 Tahun Musnah -Agenda Inspeksi -Berita Acara Pemeriksaan -Lembar Hasil Inspeksi
c.Perizinan Sarana Produksi 3 Tahun Musnah -Izin Usaha Industri farmasi, Bahan Baku Obat, dan Sarana Khusus -SK pencabutan Izin Industri Farmasi -Dokumen yang brhubungan dengan Site Master Plan -Data Sarana Produksi Bahan Baku Obat
d.Penilaian Pemenuhan CPOB terhadap Sarana Produksi Obat, NPP, Bahan Baku Obat, Sarana Khusus dan Fasilitas Obat Impor 1 Tahun Setelah Tidak Berlaku 1 Tahun Musnah -Sertifikat CPOB/CPBBAOB yang diterbitkan -Sertifikat CPOB/CPBBAOB yang dikembalikan -Persetujuan penggunaan fasilitas bersama -Surat keterangan GMP untuk ekspor -Penilaian dokumen registrasi obat impor terkait pemenuhan CPOB
e.Pelaksanaan Kegaiatan Bea Masuk Ditanggung Pemerintah (BMDTP) 2 Tahun Musnah -Laporan hasil sosialisasi -Surat pengajuan IF -Justifikasi IF beserta kajian -Surat permohonan ke Kementerian Keuangan RI -Surat pengajuan Rencana Impor Barang (RIB) -Persetujuan pagu Keputusan Kemenkeu RI dan Penetapan pagu IF -Dokumen pertangungjawaban -Monitoring Pengawasan pelaksanaan BMDTP
f.Verifikasi BMDTP ke Sarana 5 Tahun 2 Tahun Musnah -Rencana verifikasi -Agenda (aide memoire) -Berita Acara -Laporan Hasil Verifikasi
g.Pemeriksaan Balai 1 Tahun setelah kasus selesai 2 Tahun Musnah
h.Pemeriksaan Sarana Distribusi ONP dan BO oleh Pusat 1 Tahun setelah kasus selesai 2 Tahun Musnah -Laporan hasil pemeriksaan dari BB/BPOM
i.Pemeriksaan Kasus 1 Tahun setelah kasus selesai 2 Tahun Musnah -Laporan kasus dan Laporan hasil pemeriksaan sarana distribusi oleh Pusat
j.Tindak Lanjut Inspeksi 1 Tahun setelah kasus selesai 2 Tahun Musnah 1 Tahun setelah dokumen terkait berakhir 1 Tahun Setelah Tidak Berlaku 52 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF -Laporan tindak lanjut -Kajian atau telaah peredaran obat
k.Penilaian/Sertifikasi CDOB 5 Tahun - Musnah -Sertifikat CDOB yang diterbitkan -Surat rekomendasi izin PBF dalam rangka pemenuhan CDOB -Dokumen CAPA -Berkas tembusan izin PBF Pusat dari Kementerian Kesehatan -Berkas tembusan rekomendasi izin PBF cabang dari Balai Besar/Balai POM
l.Pengawasan Sarana Pelayanan Obat Narkotika, Psikotropika dan Prekursor 2 Tahun 3 Tahun Musnah - Laporan tindak lanjut hasil pemeriksaan dari BB/BPOM terkait sarana pelayanan dan kefarmasian - Laporan hasil pengawasan penjualan online - Laporan hasil evaluasi CAPA - Laporan kajian sarana pelayanan dan kefarmasian - Laporan Bimbingan Teknis CDOB - Dokumen terkait Pilot Project - Dokumen terkait Barang bukti tindak pidana - Laporan Psikotropika, Narkotika, dan Prekursor - Surat pemberhentian sementara - Surat pencabutan ijin edar - Surat peringatan keras - Laporan pembinaan PKM
m.Pengawasan Keamanan Obat, Narkotika, Psikotropika, Prekursor 5 Tahun 3 Tahun -Laporan Efek Samping Obat (ESO) dari tenaga kesehatan -Laporan ESO dari pemegang izin edar dan Periodic Safety Update Report (PSUR) -Kajian ESO -Tindak lanjut ESO -Monitoring Efek Samping Obat -Laporan Surveillance
n.Pengawasan Mutu Obat, Narkotika, Psikotropika, Prekursor 4 Tahun 1 Tahun -Laporan bulanan hasil pengujian -Laporan hasil pengujian obat TMS -Laporan Monitoring TL TMS -Surat tindak lanjut obat TMS -Laporan hasil evaluasi dan penanganan obat TMS dari Industri Farmasi -Petunjuk Prioritas Sampling -Laporan Pengawasan Kasus
o.Pengawasan Promosi dan Informasi Obat, Narkotika, Psikotropika, Prekursor 2 Tahun 3 Tahun Musnah Musnah kecuali Laporan Hasil Monitoring Permanen Musnah kecuali Laporan Pengawasan Kasus Permanen 53 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF - Surat Respon ke BB/Balai POM - Surat Tindak Lanjut Pelanggaran Iklan Obat kepada Industri Farmasi - Surat Tanggapan atas Respon Industri - Surat Rekomendasi Penutupan Situs Internet kepada Kemenkominfo - Surat Tindak Lanjut PelanggaranPromosi /Iklan Obat pada Media Internt kepada Pemilik Situs - Surat Tanggapan Pemilik Situs Internet - Surat Permintaan Normalisasi Situs Internet kepada Kemenkominfo - Dokumen Pengawasan promosi/iklan obat sebelum dipublikasikan - Dokumen Pengawasan promosi/iklan obat setelah dipublikasikan - Laporan pengaduan masyarakat terkait iklan obat - Dokumen Pengawasan penandaan obat beredar (surat respon ke BB/Balai POM, Tindak Lanjut dan Tanggapan ke industri farmasi) - Laporan evaluasi kemasan siap edar - Laporan pembinaan dalam rangka peningkatan kepatuhan pemenuhan iklan dan penandaan obat ke industri farmasi - Dokumen rekomendasi penutupan situs internet dan permintaan normalisasi situs internet kepada Kemenkominfo - Dokumen tindak lanjut pelanggaran dan tanggapan promosi iklan obat pada media internet kepada pemilik situs
p.Pengawasan Ekspor Impor Obat, Narkotika, Psikotropika, Prekursor 1 Tahun 4 Tahun Musnah - Sertifikat Impor Obat (SKI) - SKI soft copy - Tembusan Surat SAS (Special Access Scheme) dari Direktorat Registrasi Obat - Permohonan Web Reg/SKI Manual - Rekomendasi Produsen Importir - Berita Acara Sampling Vaksin - Sertifikat Analisa Hasil Pengawasan (AHP) Narkotika, Psikotropika dan Prekursor
q.Pengawasan Produk Tembakau 3 Tahun 1 Tahun Musnah - Laporan Hasil Pemeriksaan dan Berita Acara Pemeriksaan (BAP Rokok) -Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan Rokok -Proceeding Hasil Pengawasan Rokok
1. 2.Pengawasan Obat Tradisional Suplemen Kesehatan
a.Penilaian Sarana 5 tahun 3 tahun Musnah 54 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF Berkas Penilaian Sarana: - Surat Permohonan; - Surat pernyataan; - Surat tugas; - Form Penilaian; - Aide memoar; Dokumen rapat Entry Meeting dan Close Meeting; - Berita Acara Hasil Penilaian; - Laporan hasil Penilaian; - Sertifikat CPOTB
b.Inspeksi Sarana 2 tahun 3 tahun - Laporan Bulanan hasil Inspeksi dari balai Tindak lanjut hasil inspeksi: - Surat tugas; - Form inspeksi; - Aide memoar; - Dokumen rapat Entry Meeting dan Close Meeting; - Berita Acara Hasil isnpeksi; - Tindak lanjut hasil inspeksi - Laporan Pengawasan Kasus
c.Pengawasan Informasi Label/Kemasan: - Laporan Bulanan hasil pengawasan informasi dari balai yang diambil dari sistem maupun secara manual; - Rekapitulasi laporan bulanan pengawasan informasi dari balai; - Surat tindak lanjut hasil pengawasan informasi. 5 tahun 3 tahun Musnah
d.Pengawasan promosi: - Laporan Bulanan hasil pengawasan promosi dari balai yang diambil dari sistem maupun secara manual; - Rekapitulasi laporan bulanan pengawasan promosi dari balai; - Surat tindak lanjut hasil pengawasan promosi. 5 tahun 3 tahun Musnah Musnah kecuali Laporan Pengawasan Kasus Permanen 55 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF
e.Pengawasan Keamanan:
a.Tindak lanjut temuan OT (Tanpa Ijin Edar/Bahan Kimia Obat) dan SK (TIE/Bahan Berbahaya) b.Tindak lanjut temuan ULPK
c.Surveillance dan analisis resiko - Laporan efek samping OTSK (ESOTSK) - Kajian ESOTSK - Tindak lanjut ESOTSK 2 tahun 3 tahun Musnah kecuali Tindak Lanjut Pengujian Permanen
f.Pengawasan mutu : - Dokumen permohonan surat keterangan impor dan ekspor - Surat keterangan impor dan ekspor - Pemantauan pelaksanaan dan evaluasi sampling dari BBPOM/BPOM - Laporan Bulanan Hasil Sampling - Tindak lanjut hasil sampling - Pedoman prioritas sampling - Evaluasi hasil pengujian OTSK BBPOM/BPOM - Evaluasi hasil pengujian OTSK P3OMN/BBPOM - Laporan pengujian OTSK - Laporan hasil verifikasi/uji absah/uji rujukan - Tindak lanjut dan tanggapan pengujian - Public warning - Laporan bulanan pengujian - Laporan OTSK - Tindak lanjut tanggapan dan pengujian 2 tahun 3 tahun Musnah kecuali Tindak Lanjut Pengujian Permanen
1. 3.Pengawasan Kosmetik
a.Penilaian Sarana 5 tahun 3 tahun Musnah Berkas Penilaian Sarana - Sertifikat/surat penerapan CPKB - Surat evaluasi/persetujuan denah - Surat keterangan fasilitas bersama.
b.Inspeksi Sarana 2 tahun 3 tahun - Laporan Bulanan hasil Inspeksi dari balai; - Berita Acara Pemeriksaan Hasil inspeksi, tindak lanjut hasil inspeksi dan dokumen hasil evaluasi CAPA) Musnah kecuali Laporan Pengawasan Kasus Permanen 56 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF - Laporan Pengawasan Kasus
c.Target Pengawasan Informasi dan Promosi BB/BPOM 3 tahun 3 tahun Musnah Surat edaran target pengawasan promosi/iklan kosmetik BB/BPOM
d.Target Pengawasan Informasi dan Promosi pada Sarana Produksi/distribusi Kosmetik 3 tahun 3 tahun Musnah - Daftar target pemeriksaan promosi/ iklan dan informasi/ label kosmetik di sarana produksi/ distribusi kosmetik
e.Evaluasi Promosi/Iklan Kosmetik 3 tahun 3 tahun Musnah Tabel rekapitulasi hasil evaluasi promosi/iklan kosmetik - Tabel produk kosmetik berupa TMK/MK - Evaluasi penandaan - Tabel produk kosmetik berupa MS/TMS - Laporan bulanan promosi atau iklan dan informasi atau label - Surat feedback ke BB/BPOM seluruh Indonesia atau surat peringatan ke pemilik notifikasi atau Nota Rekomendasi tindak lanjut ke unit atau instansi terkait - CAPA
f.Evaluasi Informasi/Label Kosmetik 3 tahun 3 tahun Musnah - Tabel rekapitulasi hasil evaluasi informasi/label kosmetik
g.Verifikasi Laporan Bulanan pengawasan promosi/iklan dan informasi/label kosmetik 3 tahun 3 tahun Musnah - Laporan bulanan pengawasan iklan dan penandaan dari BB/BPOM di seluruh Indonesia - Surat klarifikasi kepada BB/BPOM bila ada laporan bulanan yang tidak lengkap agar melengkapi laporan bulanan - Hasil verifikasi terhadap temuan pelanggaran iklan kosmetik - Hasil verifikasi terhadap kesimpulan hasil evaluasi iklan atau penandaan kosmetika - Tabel produk promosi/iklan MK/TMK dan informasi/label kosmetik MS/TMS
h.Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Promosi/Iklan dan Informasi/Label Kosmetik 3 tahun 3 tahun Musnah Surat tindak lanjut dan/atau rekomendasi ke unit/instansi lain berupa: - Surat feedback ke BB/BPOM seluruh Indonesia - Surat peringatan ke pemilik notifikasi - Nota Rekomendasi tindak lanjut ke unit atau instansi terkait 57 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF
i.Pemantauan dan Pendataan TLHP Promosi/Iklan dan Informasi/Label Kosmetik 3 tahun 3 tahun Musnah
j.Pengawasan Efek Samping dan Mutu Kandungan Produk 3 tahun 3 tahun Musnah - Ceklis monitoring kosmetovigilans dari dalam dan luar negeri - Hasil evaluasi kelengkapan data laporan data efek samping - Laporan hasil evaluasi - Tindak lanjut
k.Pengawasan Mutu Ekspor Impor 2 tahun 5 tahun Musnah - Permohonan izin SAS (Special Access Scheme) termasuk bukti bayarnya, rekomendasi persetujuan impor, rekomendasi IP-B2 - Hasil evaluasi permohonan izin SAS (Special Access Scheme), rekomendasi persetujuan impor, rekomendasi IP-B2 - Surat keterangan ekspor termasuk bukti bayarnya, izin SAS (Special Access Scheme), rekomendasi persetujuan impor, rekomendasi IP-B2 - Dokumen verifikasi teknis dalam rangka permohonan teknis - Berita Acara Pemeriksaan - Berita Acara Pengambilan Sampel - Tindak lanjut sampling - Hasil CoA - Laporan kegiatan layanan publik SKI/SKE - Formulir Layanan Informasi dan Pengaduan
l.Sampling dan Pengujian Kosmetik 2 tahun 5 tahun Musnah Kecuali Public Warning Permanen Berkas Pemantauan Pelaksanaan dan Evaluasi Sampling dari BBPOM/BPOM - Laporan Bulanan Hasil Sampling - Tindak lanjut hasil sampling - Pedoman prioritas sampling Berkas evaluasi hasil pengujian Kosmetik BBPOM/BPOM - Laporan bulanan pengujian - Laporan Kosmetika TMS - Tindak Lanjut tanggapan dan pengujian 58 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF Berkas evaluasi hasil pengujian Kosmetik P3OMN/BBPOM - Laporan pengujian Kosmetik - Laporan hasil verifikasi/uji absah/uji rujukan - Public warning - Laporan bulanan pengujian - Laporan Kosmetik Tidak Memenuhi Syarat - Tindak lanjut tanggapan dan pengujian
1. 4.Pengawasan Pangan Olahan
a.Pengawasan Sarana Produksi 3 tahun 2 tahun Musnah - Surat Tugas - Dokumen hasil pemeriksaan sarana produksi (Laporan,Berita acara pemeriksaan dan form pemeriksaan) - Dokumen tindak lanjut hasil pengawasan
b.Pengawasan Sarana Distribusi 3 tahun 2 tahun Musnah - Surat Tugas - Dokumen hasil pemeriksaan sarana distribusi (Laporan,Berita acara pemeriksaan dan form pemeriksaan) - Dokumen tindak lanjut hasil pengawasan
c.Pengawasan Produk Pangan 3 tahun 2 tahun Musnah - Laporan pengujian pangan - Dokumen tindak lanjut hasil pengujian pangan
d.Pengawasan Label Pangan 3 tahun 2 tahun Musnah - Laporan pengawasan label pangan - Dokumen tindak lanjut pengawasan label pangan
e.Pengawasan Iklan Pangan 3 tahun 2 tahun Musnah - Laporan pengawasan iklan pangan - Dokumen tindak lanjut pengawasan iklan pangan
f.Pengawasan Ekspor dan Impor Pangan 2 tahun 1 tahun Musnah - Dokumen permohonan surat keterangan ekspor - Dokumen permohonan surat keterangan impor - Dokumen permohonan rekomendasi pemasukan pangan olahan asal hewan - Surat keterangan ekspor - Surat keterangan impor - Surat rekomendasi pemasukan pangan olahan asal hewan
g.Pengawasan Kemasan Pangan 3 tahun 2 tahun Musnah - Laporan pengawasan kemasan pangan - Dokumen tindak lanjut pengawasan kemasan pangan
h.Penanganan Kasus Pangan 5 tahun 2 tahun Musnah - Dokumen penanganan Kejadian Luar Biasa 59 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF - Dokumen INRASFF (Indonesia Rapid Alert System for Food and Feed) - Dokumen penanganan pengaduan konsumen - Dokumen penanganan kasus lainnya
i.Sertifikasi Pangan 5 tahun 1 tahun Musnah - Dokumen permohonan verifikasi program manajemen risiko - Dokumen hasil verifikasi program manajemen risiko - Dokumen sidang komisi program manajemen risiko - Piagam program manajemen risiko - Dokumen permohonan sertifikasi cara produksi pangan olahan yang baik (CPPOB) - Dokumen hasil audit CPPOB - Sertifikat CPPOB - Dokumen permohonan dalam rangka labelisasi halal - Dokumen hasil audit dalam rangka labelisasi halal - Dokumen permohonan sertifikasi hygiene dan sanitasi (HS) - Dokumen hasil audit hygiene dan sanitasi (HS) - Sertifikat hygiene dan sanitasi (HS) - Dokumen permohonan izin produsen bahan tambahan pangan(BTP) - Dokumen hasil audit dalam rangka izin produsen bahan tambahan pangan(BTP) - Surat persetujuan produsen bahan tambahan pangan (BTP)
j.Pengawasan Bahan Berbahaya 3 Tahun Musnah - Laporan pengawasan bahan berbahaya - Dokumen tindak lanjut hasil pengawasan bahan berbahaya VI. PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DAN PELAKU USAHA
1. 1.Advokasi Pangan 2 tahun 3 tahun Musnah - Laporan Advokasi Pemerintah Daerah - Laporan Advokasi Lintas Sektor - Laporan Advokasi Komunitas Pendidikan - Laporan Advokasi Ormas - Laporan Advokasi Asosiasi
2. 2.Asistensi Regulasi
a.Laporan Asistensi 2 tahun 3 tahun Musnah
b.Laporan Hasil Kajian 5 tahun 2 tahun Musnah
c.SPPIRT (sertifikat penyuluhan pangan industri rumah tangga) 5 tahun 2 tahun Musnah
1. 3.Pendampingan Usaha UMKM
a.Laporan Pendampingan 2 tahun 3 tahun Musnah
b.Laporan Pelatihan TOT 2 tahun 3 tahun Musnah
c.Database Fasilitator 5 tahun setelah diperbaharui - Musnah
d.Hasil Uji Sampling 5 tahun 5 tahun Musnah 1 tahun setelah pelaksanaan kegiatan 60 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF
1. 4.Pendampingan Usaha Ritel
a.Laporan Pendampingan 2 tahun 3 tahun Musnah
b.Laporan Pelatihan TOT 2 tahun 3 tahun Musnah
c.Database Fasilitator/Kader 2 tahun setelah diperbaharui - Musnah
d.Hasil Uji Sampling 5 tahun 5 tahun Musnah 5 Peningkatan Kapasitas Pengetahuan, Sikap, Perilaku, dan Keterampilan Keamanan Pangan
a.Bimtek dan Pelatihan 2 tahun 3 tahun Musnah - Laporan Bimtek dan Pelatihan - Database Peserta Bimtek dan Pelatihan - Database Materi Bimtek dan Pelatihan
b.Sosialisasi 2 tahun 3 tahun Musnah - Laporan Sosialisasi - Database Peserta Sosialisasi - Database Materi Sosialisasi - Laporan Pameran
c.Produk Informasi Keamanan Pangan 2 tahun setelah diperbaharui - Musnah - Database Produk - Database Distribusi
d.Aplikasi Keamanan Pangan 2 tahun setelah diperbaharui - Musnah - Database Backup Aplikasi Keamanan Pangan VII. PENINDAKAN
1. 1.Pengamanan
a.Pencegahan Kejahatan Obat dan Makanan 2 tahun 2 tahun Musnah - Dokumen Kajian trend/potensi Kejahatan Obat dan Makanan - Dokumen penggalangan pelaku usaha - Dokumen kegiatan aksi nasional pemberantasan obat ilegal dan penyalahgunaan obat
b.Penyusunan Peta Rawan Kasus - Peta Rawan Kasus 2 tahun 2 tahun Musnah
c.Operasi Pengamanan - Laporan Hasil Operasi Pengamanan 2 tahun 1 tahun Musnah
1. 2.Intelijen
a.Penyusunan Informasi Intelijen Dasar 2 tahun 2 tahun Musnah
b.Kegiatan Intelijen - Laporan Informasi 2 tahun 2 tahun Musnah
c.Rencana Operasi 2 tahun 2 tahun Musnah
d.Operasi Intellijen 61 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF - Laporan Intelijen 2 tahun 2 tahun Musnah
e.Analisa dan Perkiraaan Intelijen 2 tahun 2 tahun Musnah
1. 3.Penyidikan
a.Pendalaman Informasi Tindak Pidana 2 tahun 2 tahun Musnah - Laporan Pendalaman Informasi
b.Operasi Penyidikan 3 tahun 1 tahun Musnah - Laporan Operasi Penyidikan - Laporan Kemajuan Penyidikan Pusat - Laporan Kemajuan Penyidikan UPT BPOM - Laporan pemusnahan barang bukti
c.Pembuatan Berkas Perkara 2 tahun setelah perkara selesai 3 tahun Permanen - Berkas Perkara - Surat P 19 - Surat P 21 - Dokumen Penyerahan Barang Bukti dan Tersangka (Tahap II) - Putusan Hakim VIII. PENGEMBANGAN PENGUJIAN OBAT DAN MAKANAN NASIONAL 1 Pelayanan Pengujian Obat dan Makanan a Kegiatan Pelayanan Pengujian Obat dan Makanan 3 tahun - Surat Permohonan Pengujian - Surat Perintah Bayar (SPB) - Lembar Bukti Pembayaran dari Bank - Lembar SIMPONI - CoA (Certificate of Analycist) - Formulir Penerimaan Sampel - Formulir Kaji Ulang Permintaan Pengujian - Formulir Kartu Kendali Sampel - Formulir Ketidaksesuaian Sampel - Formulir Pengendalian Pekerjaan yang tidak sesuai - Lembar Disposisi - Formulir Pelayanan - Buku Besar Sampel (Soft/Hard Copy) - Buku Ekspedisi Sampel - Buku Ekspedisi Ka.P3OMN - Buku Ekspedisi Sertifikat/Laporan Pengujian - Buku Ekspedisi Internal R.Sampel - Buku Ekspedisi BB/BPOM - Buku Ekspedisi Internal BPOM - Buku Ekspedisi Arsip Sertifikat/Laporan Pengujian Musnah kecuali kasus pengujian berskala nasional, Permanen 2 tahun, kecuali Produk Biologi 5 tahun 62 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF - Surat Perintah Kerja - Surat Perintah Uji - Surat Perintah Pengujian - Formulir Catatan Pengujian - Formulir Lampiran Catatan Pengujian - Formulir Laporan Hasil Uji - Formulir Konsep Sertifikat/Laporan Pengujian - Sertifikat/Laporan Pengujian - Suplemen Sertifikat/Laporan Pengujian - Amandemen Sertifikat/Laporan Pengujian - Surat Pengantar Sertifikat/Laporan Pengujian b Tanggapan Hasil Pengujian BB/BPOM/Uji Absah dengan Sampel yang diuji kembali: 2 tahun 3 tahun - Surat permohonan uji absah - CoA (Cerificate of Analycist) - Formulir Penerimaan Sampel - Formulir Kaji Ulang Permintaan Pengujian - Formulir Kartu Kendali Sampel - Formulir Ketidaksesuaian Sampel - Formulir Pengendalian Pekerjaan yang tidak sesuai - Lembar Disposisi - Formulir Pelayanan - Buku Besar Sampel (Soft/Hard Copy) - Buku Ekspedisi Sampel - Buku Ekspedisi Ka.P3OMN - Buku Ekspedisi Sertifikat/Laporan Pengujian - Buku Ekspedisi Internal R.Sampel - Buku Ekspedisi BB/BPOM - Buku Ekspedisi Internal BPOM - Buku Ekspedisi Arsip Sertifikat/Laporan Pengujian - Surat Perintah Kerja - Surat Perintah Uji - Surat Perintah Pengujian - Formulir Catatan Pengujian - Formulir Lampiran Catatan Pengujian - Formulir Laporan Hasil Uji - Formulir Konsep Sertifikat/Laporan Pengujian - Sertifikat/Laporan Pengujian - Suplemen Sertifikat/Laporan Pengujian - Amandemen Sertifikat/Laporan Pengujian Musnah kecuali kasus pengujian berskala nasional (permanen) 63 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF - Surat Pengantar Sertifikat/Laporan Pengujian c Tanggapan Hasil Pengujian BB/BPOM/Uji Absah dengan Sampel yang hanya ditanggapi: 2 tahun 3 tahun - Surat permohonan uji absah - CoA (Cerificate of Analycist) - Formulir Penerimaan Sampel - Formulir Kaji Ulang Permintaan Pengujian - Formulir Kartu Kendali Sampel - Formulir Ketidaksesuaian Sampel - Formulir Pengendalian Pekerjaan yang tidak sesuai - Lembar Disposisi - Formulir Pelayanan - Buku Besar Sampel (Soft/Hard Copy) - Buku Ekspedisi Sampel - Buku Ekspedisi Ka.P3OMN - Buku Ekspedisi Sertifikat/Laporan Pengujian - Buku Ekspedisi Internal R.Sampel - Buku Ekspedisi BB/BPOM - Buku Ekspedisi Internal BPOM - Buku Ekspedisi Arsip Sertifikat/Laporan Pengujian - Surat Perintah Kerja - Surat Perintah Uji - Surat Perintah Pengujian - Formulir Catatan Pengujian - Formulir Lampiran Catatan Pengujian - Formulir Laporan Hasil Uji - Formulir Konsep Sertifikat/Laporan Pengujian - Laporan Tanggapan Hasil Uji TMS BB/BPOM - Suplemen Sertifikat/Laporan Pengujian - Amandemen Sertifikat/Laporan Pengujian - Surat Pengantar Sertifikat/Laporan Pengujian 2 Pengembangan Metode Analisis (Validasi/Verifikasi) dan Uji Kolaborasi a Proses Pengembangan (Validasi/Verifikasi) Metode Analisis 2 tahun 3 tahun Permanen - Surat Permintaan usulan Judul Metode Analisis ke Bidang-bidang - Surat Usulan Permintaan/Judul Make DitWas Kedeputian - Dokumen Perencanaan Kegiatan Pembuatan MA (POA) - Surat Permintaan TIM Metode Analisa - SK Penetapan TIM Metode Analisa Musnah kecuali kasus pengujian berskala nasional (permanen) 64 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF - Surat Permintaan Usulan Pengadaan reagen/media dan Alat Fungsional lainnya - Surat Pemberitahuan Uji Kolaborasi ke UPT BPOM - Surat Permintaan tim Ahli MA - Undangan Pembahasan MA - Daftar Hadir Pembahasan MA - Notulensi Pembahasan - Draft Naskah Validasi MA - Buku Naskah Validasi MA - Surat Pengiriman Buku MA ke UPT/Unit BPOM - Surat Undangan Sosialisasi MA - Daftar Hadir - Notulensi Sosialisasi b Metode Analisis 2 tahun setelah tidak dipergunakan 3 tahun Permanen 3 Pengembangan dan Distribusi Baku Pembanding a Pengembangan Baku Pembanding 2 tahun setelah tidak diperguna kan 3 tahun Musnah - Surat Permintaan Rencana sampling - Data Rencana Sampling - Daftar Rencana Permintaan Baku Pembanding - Surat undangan rapat koordinasi - Daftar hadir/ peserta - Notulensi - Daftar Sampling - Data Baku Pembanding yang akan dikembangkan - Daftar Rencana dan Bahan untuk Pengmbangan BP Kimia - Dokumen Rencana Pengembangan BP Kimia - Formulir Uji Pendahuluan dalam Rangka Pengembangan BP Kimia - SPK - SPP - CP/LCP - Surat Pemberitahuan Uji Kolaborasi - Surat Undangan Uji Kolaborasi - Daftar Hadir/Peserta - Formulir Laporan Hasil Kolaborasi (CP/LCP) - Sertifikat Bahan Baku Pembanding 65 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF b Pengelolaan dan Distribusi Baku Pembanding untukInternal BPOM 2 tahun setelah tidak dipergunakan 3 tahun Musnah c Distribusi Baku Pembanding untuk Eksternal 2 tahun setelah tidak dipergunakan 3 tahun Musnah - Surat Permintaan Baku Pembanding dari Eksternal - Surat Perintah Bayar (SPB) - Lembar Bukti Pembayaran dari Bank - Lembar SIMPONI - Formulir Penyerahan Baku Pembanding Eksternal - Buku Ekspedisi 4 Kalibrasi Peralatan Laboratorium Pengujian a Kegiatan Kalibrasi di Internal BPOM 2 tahun setelah tidak dipergunakan 2 tahun Musnah - Surat Permintan Jadwal RencanaKalibrasi Periode Tahunan - Surat Konfirmasi Persetujuan Kalibrasi - Daftar Alat yang akan dikalibrasi - Form Persetujuan Membawa Alat Kalibrator - Surat Tugas - Formulir Evaluasi Pelaksanaan Kalibrasi - Lembar Hasil Pengamatan - Lampiran Hasil Kalibrasi - Sertifikat Kalibrasi - Formulir Penerimaan Hasil kalibrasi b Kegiatan Kalibrasi di Eksternal BPOM 2 tahun setelah tidak dipergunakan 2 tahun Musnah - Surat Permohonan Kalibrasi - Surat Penawaran Hasil Kalibrasi - Surat Perintah Bayar (SPB) - Lembar Bukti Pembayaran dari Bank - Lembar SIMPONI - Surat Tugas - Formulir Evaluasi Pelaksanaan Kalibrasi - Lembar Hasil Pengamatan - Lampiran Hasil Kalibrasi - Sertifikat Kalibrasi - Formulir Penerimaan Hasil kalibrasi 66 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF 5 Penyediaan Hewan Uji/Baku Mikroba a Kegiatan Pengembangbiakkan, Pemeliharaan dan pengelolaan Hewan Uji Baku Mikroba 2 tahun 3 tahun Musnah - Dokumen Rencana Kegiatan pengadaan Hewan Uji dan Baku Mikroba - Surat Permintaan Pembelian/Pengadaan Hewan, Pakan Hewan, Beding, Obat Hewan Alat Fungsional Lainnya, dan Perbaikan Sarana Prasarana - Surat Pemberitahuan Kegiatan Lembur - Surat Perintah Kerja - Surat Perintah Pengerjaan - Dokumen/Formulir-formulir yang berhubungan dengan Pembiakkan, Pemeliharaan dan Pengelolaan Hewan Uji - Dokumen Pemeliharaan Baku Mikroba - Stock Op name hewan uji (aplikasi/soft copy) - Stock Op name pakan hewan (aplikasi/soft copy) b Kegiatan Pelayanan Hewan Uji/Baku Mikroba untuk Internal dan Eksternal BPOM 2 tahun 3 tahun Musnah - Formulir Permintaan dan Penyerahan Hewan Percobaan - Formulir Permintaan dan Penyerahan Pakan Hewan - Surat Permintaan Pembelian Hewan Uji/Baku Mikroba - Surat Perintah Bayar (SPB) - Lembar Bukti Pembayaran dari Bank - Lembar SIMPONI - Formulir Penyerahan Hewan Percobaan kepada Pelanggan Eksternal - Surat Keterangan Sehat Hewan Uji - Sertifikat Analisis Baku Mikroba - END User Agreement 6 Uji Profisiensi/Uji Banding 2 tahun setelah tidak diperguna kan 3 tahun Musnah - Surat Pemberitahuan Pelaksanaan Uji Profisiensi/Uji Banding - Formulir Konfirmasi Keikutsertaan Uji Profisiensi/Uji Banding - Surat Pemberitahuan Pengiriman Sampel Uji Profisiensi/Uji Banding - Formulir Penerimaan Sampel Uji Profisiensi/Uji Banding - Prosedur Pelaksanaan Uji Profisiensi/Uji Banding untuk Peserta - Formulir Hasil Pengujian Uji Profisiensi/Uji Banding untuk Peserta - Laporan Pelaksanaan Uji Profisiensi/Uji Banding - Surat Pemberitahuan Pengiriman Laporan Hasil Uji Profisiensi/Uji Banding ke Peserta 67 NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN, ttd. PENNY K. LUKITO