Peraturan Badan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. LAMPIRAN PERATURAN BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM NOMOR 17 TAHUN 2017 TENTANG TATA NASKAH DINAS BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM, BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM PROVINSI, BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM KABUPATEN/KOTA, PANITIA PENGAWAS PEMILIHAN UMUM KECAMATAN, PANITIA PENGAWAS PEMILIHAN UMUM KELURAHAN/DESA, DAN PANITIA PENGAWAS PEMILIHAN UMUM LUAR NEGERI Ketatalaksanaan Badan Pengawas Pemilihan Umum, Badan Pengawas Pemilihan Umum Provinsi, Badan Pengawas Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, dan Panitia Pengawas Pemilihan Umum Kecamatan merupakan pengaturan cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan, yaitu Sekretariat Jenderal Badan Pengawas Pemilihan Umum, Sekretariat Badan Pengawas Pemilihan Umum Provinsi, Sekretariat Badan Pengawas Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, Sekretariat Panitia Pengawas Pemilihan Umum Kecamatan, Pengawas Pemilihan Umum Kelurahan/Desa, dan Panitia Pengawas Pemilihan Umum Luar Negeri. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan Badan Pengawas Pemilihan Umum, Badan Pengawas Pemilihan Umum Provinsi, Badan Pengawas Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, Panitia Pengawas Pemilihan Umum Kecamatan, Pengawas Pemilihan Umum Kelurahan/Desa, dan Panitia Pengawas Pemilihan Umum Luar Negeri adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata (pengaturan jenis dan format naskah dinas; penyusunan naskah dinas; pengurusan naskah dinas korespondensi; pejabat penandatangan naskah dinas; penggunaan logo dalam naskah dinas; serta perubahan, pencabutan, pembatalan dan ralat naskah dinas). Keseragaman tata naskah dinas di lingkungan Badan Pengawas Pemilihan Umum, Badan Pengawas Pemilihan Umum Provinsi, Badan Pengawas Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, Panitia Pengawas Pemilihan Umum Kecamatan, Pengawas Pemilihan Umum Kelurahan/Desa, dan Panitia Pengawas Pemilihan Umum Luar Negeri sangat diperlukan untuk menunjang kelancaran komunikasi secara tertulis dalam penyelenggaraan tugas umum dan pembangunan secara berdaya guna dan berhasil guna. Seiring dengan perubahan organisasi dan tata kerja Badan Pengawas Pemilihan Umum, Badan Pengawas Pemilihan Umum Provinsi, Badan Pengawas Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, Panitia Pengawas Pemilihan Umum Kecamatan, Pengawas Pemilihan Umum Kelurahan/Desa, dan Panitia Pengawas Pemilihan Umum Luar Negeri serta peraturan perundang-undangan, Tata Naskah Dinas yang sudah ada perlu disempurnakan. B. Maksud dan Tujuan
1.Maksud Pedoman Tata Naskah Dinas ini dimaksudkan sebagai acuan penyelenggaraan tata naskah dinas Badan Pengawas Pemilihan Umum, Badan Pengawas Pemilihan Umum Provinsi, Badan Pengawas Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, Panitia Pengawas Pemilihan Umum Kecamatan, Pengawas Pemilihan Umum Kelurahan/Desa, dan Panitia Pengawas Pemilihan Umum Luar Negeri.
2.Tujuan Tata Naskah Dinas ini bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi secara tertulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi Badan Pengawas Pemilihan Umum, Badan Pengawas Pemilihan Umum Provinsi, Badan Pengawas Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, Panitia Pengawas Pemilihan Umum Kecamatan, Pengawas Pemilihan Umum Kelurahan/Desa, dan Panitia Pengawas Pemilihan Umum Luar Negeri. C. Sasaran Sasaran penetapan Tata Naskah Dinas adalah:
1.tercapainya kesamaan pengertian dan penafsiran penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan Badan Pengawas Pemilihan Umum, Badan Pengawas Pemilihan Umum Provinsi, Badan Pengawas Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, Panitia Pengawas Pemilihan Umum Kecamatan, Pengawas Pemilihan Umum Kelurahan/Desa, dan Panitia Pengawas Pemilihan Umum Luar Negeri;
2.terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum;
3.lancarnya komunikasi tulis kedinasan serta kemudahan dalam pengendalian;
4.tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas;
5.menghindari terjadinya tumpang-tindih, salah tafsir, dan pemborosan penyelenggaraan tata naskah. D. Asas Pedoman Tata Naskah Dinas ini disusun berdasarkan asas:
1.Efektif dan Efisien Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas.
2.Pembakuan Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan.
3.Pertanggungjawaban Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kearsipan, kewenangan, dan keabsahan.
4.Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan kegiatan administrasi umum.
5.Kecepatan dan Ketepatan Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi.
6.Keamanan Tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi. E. Ruang Lingkup Ruang lingkup Tata Naskah Dinas ini meliputi berbagai kegiatan yang mencakup pengaturan tentang jenis dan format naskah dinas; penyusunan naskah dinas; pengurusan naskah dinas korespondensi; pejabat penandatangan naskah dinas; penggunaan logo dalam naskah dinas; serta perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat naskah dinas. F. Pengertian Umum
1.Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.
2.Naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan.
3.Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
4.Komunikasi intern adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi kedinasan yang dilakukan antar unit kerja dalam organisasi secara vertikal dan horizontal.
5.Komunikasi ekstern adalah tata hubungan penyampaian informasi kedinasan yang dilakukan oleh instansi dengan pihak lain di luar lingkungan instansi yang bersangkutan.
6.Kewenangan penandatanganan naskah dinas adalah hak dan kewajiban yang ada pada pejabat untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.
7.Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional, logo, dan cap dinas.
8.Penandatangan naskah dinas adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggungjawab kedinasan pada jabatannya.
9.Instansi pemerintah adalah kementerian, lembaga pemerintah nonkementerian, sekretariat lembaga negara, lembaga setingkat menteri dan lembaga lain, lembaga nonstruktural, serta pemerintah provinsi dan kabupaten/kota.
10.Logo adalah gambar dan/ atau huruf sebagai identitas instansi pemerintah.
1.Naskah Dinas Pengaturan Naskah dinas yang bersifat pengaturan terdiri atas Pedoman, Petunjuk Pelaksanaan, Standar Operasional Prosedur (SOP), dan Surat Edaran.
(1)tulisan pedoman dengan menggunakan huruf kapital dan dicantumkan di tengah atas; dan
(2)rumusan judul Pedoman yang ditulis di tengah dengan huruf kapital. c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Pedoman terdiri atas:
(1)pendahuluan, yang berisi latar belakang, maksud dan tujuan, sasaran, asas, ruang lingkup, dan pengertian umum;
(2)materi Pedoman; dan
(3)penutup, yang terdiri dari hal yang harus diperhatikan, penjabaran lebih lanjut. d) Kaki Bagian kaki Pedoman terdiri dari:
(1)nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dalam huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(2)tanda tangan; dan
(3)nama lengkap, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. Format Pedoman sebagaimana tercantum dalam Contoh 1. CONTOH 1 FORMAT PEDOMAN BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM LAMPIRAN.................................. PERATURAN BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM REPUBLIK INDONESIA NOMOR.......TAHUN................... TENTANG PEDOMAN ........................... PEDOMAN ………………………………………………….. B. Maksud dan Tujuan ……………………………………………………………………………………. C. Sasaran ……………………………………………………………………………………. D. Asas …………………………………………………………………………………...... E. Ruang Lingkup ............................................................................................................. F. Pengertian Umum …………………………………………………………………………………..... Terdiri dari konsepsi dasar/pokok- pokok/isi pedoman Judul Pedoman yang ditulis dengan huruf kapital Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital LOGO LAMBANG NEGARA
b.Petunjuk Pelaksanaan 1) Pengertian Petunjuk Pelaksanaan adalah naskah dinas pengaturan yang memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Petunjuk Pelaksanaan adalah Ketua Badan Pengawas Pemilihan Umum Republik Indonesia. 3) Susunan a) Lampiran Petunjuk pelaksanaan dicantumkan sebagai lampiran peraturan dan dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang, dan nama petunjuk pelaksanaan dengan menggunakan huruf kapital serta ditempatkan di tengah. b) Kepala Bagian kepala Petunjuk Pelaksanaan terdiri atas: a) tulisan petunjuk pelaksanaan, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan di tengah atas; b) rumusan judul Petunjuk Pelaksanaan, yang ditulis dengan huruf kapital di tengah. c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Petunjuk Pelaksanaan terdiri dari: a) pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan Petunjuk Pelaksanaan, ruang lingkup, pengertian, dan hal lain yang dianggap perlu; dan b) batang tubuh materi Petunjuk Pelaksanaan, yang dengan jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian, koordinasi, pengendalian, dan hal lain yang dianggap perlu untuk dilaksanakan. d) Kaki Bagian kaki Petunjuk Pelaksanaan terdiri atas: a) nama jabatan pejabat yang menetapkan Petunjuk Pelaksanaan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma; b) tanda tangan pejabat yang menetapkan; dan c) nama lengkap pejabat yang menandatangani yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. 4) Distribusi Distribusi dilakukan dengan menggunakan daftar distribusi yang berlaku. Format Petunjuk Pelaksanaan sebagaimana tercantum pada Contoh 2. CONTOH 2 FORMAT PETUNJUK PELAKSANAAN LOGO LAMBANG NEGARA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM LAMPIRAN......................................................... PERATURAN BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM REPUBLIK INDONESIA NOMOR...................TAHUN.............................. TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN.............................. PETUNJUK PELAKSANAAN ………………………………………………………………… Menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasia n, koordinasi, pengawasan, pengendalian dan sebagainya. Nama Jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital.
c.Standar Operasional Prosedur Standar Operasional Prosedur adalah (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana, kapan harus dilakukan, dimana, dan oleh siapa dilakukan. SOP administrasi pemerintahan merupakan prosedur operasional standar dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Ketentuan lebih lanjut tentang SOP administrasi pemeritahan diatur dengan peraturan perundang-undangan.
d.Surat Edaran 1) Pengertian Surat Edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani surat edaran adalah Ketua Badan Pengawas Pemilihan Umum dan dapat dilimpahkan kepada Sekretaris Jenderal Badan Pengawas Pemilihan Umum atau Kepala Biro yang ditunjuk sesuai dengan substansi surat edaran. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala surat edaran terdiri atas:
(1)kop naskah dinas yang berisi logo Lembaga Pengawas Pemilu dan nama jabatan (untuk Sekretaris Jenderal dan Kepala Biro), yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan di sebelah kiri atas;
(2)tulisan surat edaran, yang dicantumkan di tengah, serta ditulis dengan huruf kapital dan nomor surat edaran dibawahnya di tengah;
(3)kata tentang, yang dicantumkan di bawah frasa surat edaran ditulis dengan huruf kapital di tengah; dan
(4)Rumusan judul surat edaran, yang ditulis dengan huruf kapital di tengah dibawah kata tentang. b) Batang tubuh Bagian batang tubuh surat edaran terdiri dari:
(1)alasan tentang perlunya dibuat surat edaran;
(2)peraturan perundang-undangan atau naskah dinas lain yang menjadi dasar pembuatan surat edaran; dan
(3)pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak. c) Kaki Bagian kaki surat edaran terdiri dari:
(1)tempat dan tanggal penetapan;
(2)nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma;
(3)tanda tangan pejabat penandatangan;
(4)nama lengkap pejabat penandatangan, yang ditulis dengan huruf kapital; dan
(5)cap dinas. 4) Distribusi Surat Edaran disampaikan dengan surat dinas/ memorandum/ nota dinas dari pejabat yang berwenang kepada pejabat dan pihak terkait lainnya. Format Surat Edaran sebagaimana tercantum pada Contoh 3A dan 3B. CONTOH 3A FORMAT SURAT EDARAN YANG DITANDATANGANI OLEH KETUA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM Penomoran yang berurutan dalam 1 tahun takwin LOGO LAMBANG NEGARA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM SURAT EDARAN NOMOR ... TAHUN .... TENTANG ………………………………………………………………………… A. Latar Belakang ………………………………………………………………………………… B. Maksud dan Tujuan ………………………………………………………………………………………… C. Ruang Lingkup …………………………………………………………………………………….. D. Dasar Judul surat edaran yang ditulis dengan surat kapital Logo Bawaslu yang telah dicetak Memuat alasan tentang perlu diterapkannya surat edaran, maksud dan tujuan, ruang lingkup, dasar dan seterusnya Memuat ketentuan peraturan per-UU-an yang menjadi dasar ditetapkannya SE Memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak. Kota sesuai dengan alamat Instansi dan tanggal penandatanganan Nama jabatan dan nama lengkap ditulis kapital CONTOH 3B FORMAT SURAT EDARAN YANG DITANDATANGANI OLEH SEKRETARIS JENDERAL ATAU KEPALA BIRO ATAU PEJABAT LAIN YANG DITUNJUK Penomoran yang berurutan dalam 1 tahun takwin LOGO LAMBANG NEGARA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM (NAMA JABATAN/BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM PROVINSI… ) SURAT EDARAN NOMOR ... TAHUN .... TENTANG ………………………………………………………………………… A. Latar Belakang ………………………………………………………………………………… B. Maksud dan Tujuan ………………………………………………………………………………………… C. Ruang Lingkup …………………………………………………………………………………….. D. Dasar ………………………………………………………………………………… E. ……………………………………………………………………………………. dan seterusnya Judul surat edaran yang ditulis dengan huruf kapital logo dan nama lembaga Pengawas Pemilu yang telah dicetak Memuat alasan tentang perlu diterapkannya surat edaran, maksud dan tujuan, ruang lingkup, dasar dan seterusnya Memuat ketentuan peraturan per-UU-an yang menjadi dasar ditetapkannya SE Memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak. Kota sesuai dengan alamat dan tanggal penandatanganan Nama jabatan dan nama lengkap ditulis kapital Tembusan ditujukan kepada Ketua Bawaslu.
a.Pengertian Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk: 1) menetapkan/mengubah status kepegawaian/personal/ keanggotaan/material/peristiwa; 2) menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan /tim; dan/atau 3) menetapkan pelimpahan wewenang.
b.Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Keputusan adalah pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c.Susunan 1) Kepala Bagian kepala Keputusan terdiri atas: a) kop naskah dinas, yang berisi logo Lembaga Pengawas Pemilu sesuai tingkatan dan diletakkan di sebelah kiri atas; b) kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital di tengah; c) nomor Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital di tengah; d) kata penghubung tentang, yang ditulis dengan huruf kapital; e) judul Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital; dan f) nama jabatan pejabat yang menetapkan Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma. 2) Konsiderans Bagian konsiderans Keputusan terdiri atas: a) kata Menimbang, yaitu konsiderans /tujuan/kepentingan/ pertimbangan tentang perlu ditetapkannya Keputusan; dan b) kata Mengingat, yaitu konsiderans yang memuat peraturan perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran Keputusan. 3) Diktum Diktum Keputusan terdiri atas: a) Diktum dimulai kata memutuskan yang ditulis dengan huruf kapital dan diikuti kata menetapkan di tepi kiri dengan huruf awal kapital; b) Substansi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata menetapkan yang dituliskan dengan huruf awal kapital; dan c) untuk keperluan tertentu, Keputusan dapat dilengkapi dengan Salinan dan Petikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 4) Batang Tubuh Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh Keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan peraturan, tetapi substansi keputusan diuraikan bukan dalam pasal-pasal, melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/diktum Kesatu, kedua, ketiga, dan seterusnya. 5) Kaki Bagian kaki Keputusan terdiri atas: a) tempat dan tanggal penetapan Keputusan; b) jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma; c) tanda tangan pejabat yang menetapkan Keputusan; dan d) nama lengkap pejabat yang menandatangani Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.
d.Pengabsahan 1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu Keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum atau administrasi umum atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi Keputusan. 2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri atas kata Salinan sesuai dengan aslinya, nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat penanda tangan, dan dibubuhi nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital.
e.Distribusi Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan.
f.Hal Perlu Diperhatikan Pengertian, kewenangan, format dan tata cara penulisan keputusan yang bersifat pengaturan disesuaikan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Format Keputusan sebagaimana tercantum pada Contoh 4A, 4B, dan 4C dan format salinan Keputusan sebagaimana tercantum pada contoh 4D. CONTOH 4A FORMAT KEPUTUSAN UNTUK BAWASLU LOGO LAMBANG NEGARA BADAN PENGAWAS PEMILAHAN UMUM KEPUTUSAN KETUA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM NOMOR ... TAHUN .... TENTANG …………………………………………………………………………… KETUA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM REPUBLIK INDONESIA, Menimbang : a. bahwa ………………………………………………………. …… ………………………….………………………………………….;
b.bahwa .……………….……………………………………………. .................................................................................................; Mengingat : 1. .....…………………………………………………………………..;
2...……………………………………………………………………...; Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Logo Bawaslu yang telah dicetak Judul Keputusan ditulis dengan huruf kapital Memuat peraturan yang menjadi dasar ditetapkannya Keputusan Memuat substansi tentang kebijakan yang ditetapkan Kota sesuai dengan alamat lembaga dan tanggal penandatanganan Memuat alasan tentang perlu ditetapkannya Keputusan Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital Nama Jabatan CONTOH 4B FORMAT KEPUTUSAN UNTUK BAWASLU PROVINSI, BAWASLU KABUPATEN/KOTA, DAN PANWASLU KECAMATAN LOGO LAMBANG NEGARA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM KEPUTUSAN BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM NOMOR ... TAHUN .... TENTANG …………………………………………………………………………… KETUA BADAN/PANITIA PENGAWAS PEMILIHAN UMUM............, Menimbang : a. bahwa ………………………………………………………. …… ………………………….………………………………………….;
b.bahwa .……………………………………………………………. .......................................................................................; Mengingat : 1. .....…………………………………………………………………..;
2.…….....……………………………………………………………...; Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Logo dan nama lembaga pengawas pemilu Judul Keputusan ditulis dengan huruf kapital Memuat peraturan yang menjadi dasar ditetapkannya Keputusan Memuat substansi tentang kebijakan yang ditetapkan Kota sesuai dengan alamat lembaga Pengawas Pemilu dan tanggal penandatanganan Memuat alasan tentang perlu ditetapkannya Keputusan Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital Nama Jabatan CONTOH 4C FORMAT KEPUTUSAN (DITANDA TANGANI OLEH PEJABAT YANG MENGATASNAMAKAN) LOGO LAMBANG NEGARA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM KEPUTUSAN KETUA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM NOMOR … TAHUN … TENTANG …………………………………………………………………………… KETUA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM REPUBLIK INDONESIA, Menimbang : a. bahwa ………………………………………………………. ………………………….…………………………………….;
b.bahwa………………………………………...................... Mengingat : 1. .....……........……………………………………………………;
2.……………………..........……………………………………...; MEMUTUSKAN : Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Logo Bawaslu yang telah dicetak Judul Keputusan ditulis dengan huruf kapital Memuat peraturan yang menjadi dasar ditetapkan nya Keputusan Memuat substansi tentang kebijakan yang ditetapkan Kota sesuai dengan alamat lembaga dan tanggal penandatanganan Memuat alasan tentang perlu ditetapkannya Keputusan Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital CONTOH 4D FORMAT SALINAN KEPUTUSAN LOGO LAMBANG NEGARA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM KEPUTUSAN …………...................................................... NOMOR … TAHUN ... TENTANG …………………………………………………………………………… NAMA JABATAN ………………………………, Menimbang : a. bahwa ………………………………………………………. …… ………………………….………………………………………….;
b.bahwa .…………………………………………………………… ......................................................................................; Mengingat : 1. .....……………………………………………………………….; Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Judul Keputusan ditulis dengan huruf kapital Memuat peraturan perundang- undangan yang menjadi dasar ditetapkannya Keputusan Memuat substansi tentang kebijakan yang ditetapkan Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal penandatanganan Memuat alasan tentang perlu ditetapkannya keputusan SALINAN NOMOR …. Penomoran salinan berdasarkan angka Arab
3.Naskah Dinas Penugasan
a.Instruksi 1) Pengertian Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah atau arahan untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan tugas yang bersifat sangat penting. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani instruksi adalah Ketua Badan Pengawas Pemilihan Umum 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala instruksi terdiri atas:
(1)kop naskah dinas, yang berisi logo Pengawas Pemilu dan diletakkan di sebelah kiri atas;
(2)kata instruksi, dan nama pejabat yang menetapkan yang ditulis dengan huruf kapital di tengah; Ruang pengabsahan Pencantuman ttd. di antara nama jabatan dan nama lengkap
(3)nomor instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital di tengah;
(4)kata tentang, yang ditulis dengan huruf kapital di tengah;
(5)judul instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital di tengah; dan
(6)nama jabatan yang menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma di tengah. b) Konsiderans Bagian konsiderans instruksi terdiri dari
(1)Kata menimbang, yang memuat latar belakang penetapan instruksi; dan
(2)Kata mengingat, yang memuat dasar hukum sebagai landasan penetapan instruksi. c) Batang tubuh Bagian batang tubuh instruksi memuat substansi instruksi. d) Kaki Bagian kaki instruksi terdiri atas:
(1)tempat (kota sesuai dengan alamat lembaga) dan tanggal penetapan instruksi;
(2)nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(3)tanda tangan pejabat yang menetapkan instruksi; dan
(4)nama lengkap pejabat yang menandatangani instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital tanpa mencantumkan gelar. 4) Distribusi dan Tembusan Instruksi yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan. 5) Hal yang Perlu Diperhatikan
a.Instruksi merupakan kebijakan pokok sehingga instruksi harus merujuk pada suatu peraturan perundang-undangan.
b.Wewenang penetapan dan penandatanganan instruksi tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain. Format instruksi dapat dilihat pada contoh 5A dan 5B. CONTOH 5A FORMAT INSTRUKSI YANG DITANDATANGANI OLEH KETUA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM LOGO LAMBANG NEGARA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM INSTRUKSI ………………………………………… NOMOR ... TAHUN ... TENTANG ……………………………………………………………………………… NAMA JABATAN................................................................................... Dalam rangka ........................................................................dengan ini memberi instruksi Kepada : 1. Nama/Jabatan Pegawai;
2.Nama/Jabatan Pegawai;
3.Dst. Untuk : KESATU : ............................................................................... Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Logo Bawaslu yang telah dicetak Judul Instruksi yang ditulis dengan huruf kapital Kota sesuai dengan alamat dan tanggal penanda tanganan Daftar pejabat yang menerima Instruksi Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf kapital Memuat substansi yang diinstruksikan CONTOH 5B FORMAT INSTRUKSI YANG DITANDATANGANI OLEH KETUA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM LOGO LAMBANG NEGARA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM INSTRUKSI ………………………………………… NOMOR ... TAHUN ... TENTANG ……………………………………………………………………………… NAMA JABATAN................................................................................... Dalam rangka ........................................................................dengan ini memberi instruksi Kepada : 1. Nama/Jabatan Pegawai;
2.Nama/Jabatan Pegawai;
3.Dst. Untuk : Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Logo dan nama jabatan Judul Instruksi yang ditulis dengan huruf kapital Kota sesuai dengan alamat dan tanggal penanda tanganan Daftar pejabat yang menerima Instruksi Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf kapital Memuat substansi yang diinstruksikan
b.Surat Perintah 1) Pengertian Surat perintah adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi untuk melaksanakan pekerjaan tertentu. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat perintah dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggungjawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala surat perintah terdiri atas:
(1)kop naskah dinas, yang berisi logo Lembaga Pengawas Pemilu dan diletakkan di sebelah kiri atas;
(2)kata surat perintah, yang ditulis dengan huruf kapital di tengah; dan
(3)nomor, yang ditulis dibawah surat perintah. b) Batang tubuh Bagian batang tubuh surat perintah terdiri dari hal berikut:
(1)Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat perintah; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat perintah tersebut.
(2)Diktum dimulai dengan frasa memberi perintah, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan di tengah, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat perintah. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai perintah-perintah untuk dilaksanakan. c) Kaki Bagian kaki surat perintah terdiri atas:
(1)tempat dan tanggal surat perintah;
(2)nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(3)tanda tangan pejabat yang menugasi;
(4)nama lengkap pejabat yang menandatangani surat perintah, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya; dan
(5)cap dinas. 4) Distribusi dan Tembusan a) Surat perintah disampaikan kepada pihak yang mendapat perintah. b) Tembusan surat perintah disampaikan kepada pejabat/ instansi yang terkait. 5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar. b) Jika perintah merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan dan keterangan. c) Surat perintah tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan. Format surat perintah tercantum pada Contoh 6A dan 6B. CONTOH 6A FORMAT SURAT PERINTAH YANG DITANDATANGANI OLEH KETUA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM LOGO LAMBANG NEGARA BADAN PENGAWAS PEMILIIHAN UMUM SURAT PERINTAH NOMOR .../.../.../... .................................................. Menimbang: a. bahwa ........................................................................;
b.bahwa ........................................................................; Dasar : 1. ...................................................................................; 2. .....................................................................................; Memberi Perintah Kepada : 1. ......................................................................................; 2. ......................................................................................; Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Logo Bawaslu yang telah dicetak Memuat peraturan/ dasar ditetapkannya Surat Perintah Kota sesuai alamat lembaga dan tanggal, bulan, tahun penanda- tanganan Daftar pejabat yang menerima perintah Memuat substansi arahan yang diperintahkan Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital Nama jabatan yang menandatangani CONTOH 6B FORMAT SURAT PERINTAH YANG DITANDATANGANI OLEH SELAIN KETUA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM SURAT PERINTAH NOMOR .../.../.../... ........................................................ Menimbang: a. bahwa ........................................................................;
b.bahwa ........................................................................; Dasar : 1. ...................................................................................; 2. .....................................................................................; Memberi Perintah Kepada : 1. ......................................................................................; 2. ......................................................................................; 3. ......................................................................................; Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Logo Bawaslu Provinsi, Bawaslu Kab/Kota, dan Panwaslu Kecamatan yang telah dicetak, beserta alamat Memuat peraturan/ dasar ditetapkannya Surat Perintah Kota sesuai Alamat lembaga Pengawas Pemilu dan tanggal, bulan, tahun penanda- tanganan Daftar pejabat yang menerima perintah Memuat substansi arahan yang diperintahkan Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital Nama jabatan yang menandatangani
c.Surat Tugas 1) Pengertian Surat tugas adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi untuk melaksanakan pekerjaan tertentu. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat perintah dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggungjawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala surat perintah terdiri atas:
(1)kop naskah dinas, yang berisi logo Lembaga Pengawas Pemilu dan diletakkan di sebelah kiri atas;
(2)kata surat tugas, yang ditulis dengan huruf kapital di tengah; dan
(3)nomor, yang berada dibawah tulisan surat tugas. b) Batang tubuh Bagian batang tubuh surat perintah terdiri dari hal berikut:
(1)Konsiderans meliputi pertimbangan dan/ atau dasar: pertimbangan memuat alasan ditetapkanya surat tugas; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat tugas tersebut.
(2)Diktum dimulai dengan frasa memberi tugas, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan di tengah, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai tugas-tugas untuk dilaksanakan. c) Kaki Bagian kaki surat tugas terdiri atas:
(1)tempat dan tanggal surat tugas;
(2)nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(3)tanda tangan pejabat yang menugasi;
(4)nama lengkap pejabat yang menandatangani surat tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya; dan
(5)cap dinas. 4) Distribusi dan Tembusan a) surat tugas disampaikan kepada pihak yang mendapat tugas. b) tembusan surat tugas disampaikan kepada pejabat/ instansi yang terkait. 5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar. b) jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan dan keterangan. c) surat tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan. Format surat tugas dapat dilihat pada contoh 7. CONTOH 7 FORMAT SURAT TUGAS YANG DITANDATANGANI OLEH KETUA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM nama jabatan yang menand atangani LOGO LAMBANG NEGARA BADAN PENGAWAS PEMILIIHAN UMUM SURAT TUGAS NOMOR .../.../.../... ............................................................. Menimbang : a. bahwa ........................................................................;
b.bahwa ........................................................................; Dasar : 1. .....................................................................................; 2. .....................................................................................; Menugaskan : Kepada : Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Logo dan nama lembaga Pengawas Pemiluyang telah dicetak Memuat peraturan/ dasar ditetapkan- nya Surat Tugas Kota yang sesuai dengan alamat instansi dan tanggal, bulan, tahun penanda - tanganan Daftar pejabat yang menerima tugas Memuat substansi arahan yang ditugaskan Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital B. Naskah Dinas Korespondensi
1.Naskah Dinas Korespondensi Intern
a.Nota Dinas 1) Pengertian Nota dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain. Nota dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Nota dinas dibuat oleh pejabat dalam satu lingkungan satuan organisasi sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala nota dinas terdiri atas:
(1)kop naskah dinas, yang berisi nama instansi/satuan organisasi ditulis di tengah atas;
(2)kata nota dinas, ditulis dengan huruf kapital di bawah nama instansi/satuan organisasi;
(3)kata nomor, ditulis dengan huruf kapital di bawah kata nota dinas;
(4)singkatan Yth.., ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik;
(5)kata dari, ditulis dengan huruf awal kapital;
(6)kata hal, ditulis dengan huruf awal kapital; dan
(7)kata tanggal, ditulis dengan huruf awal kapital. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh nota dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup ditulis secara singkat, padat, dan jelas. c) Kaki Bagian kaki nota dinas terdiri dari tanda tangan, nama pejabat, dan tembusan (jika perlu). 4) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Nota Dinas tidak dibubuhi cap dinas. b) tembusan Nota Dinas berlaku di lingkungan intern instansi. c) penomoran Nota Dinas dilakukan dengan mencantumkan nomor Nota Dinas, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun. Format Nota Dinas dapat dilihat pada Contoh 8. CONTOH 8 FORMAT NOTA DINAS BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM SEKRETARIAT JENDERAL NOTA DINAS NOMOR ........………………………. Yth. : …………………………….. Dari : …………………………….. Hal : …………………………….. Lampiran : (Jika ada)… Tanggal : ……………………………... ___________________________________________________________ Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital, tidak dibubuhi cap dinas Memuat laporan, pemberitahuan, pernyataan, atau permintaan yang sifatnya rutin, berupa catatan ringkas. Nama Lembaga Pengawas Pemilu
b.Memorandum 1) Pengertian Memorandum adalah naskah dinas intern yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, dan pendapat kedinasan. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Memorandum dibuat oleh pejabat dalam lingkungan instansi/unit kerja sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala Memorandum terdiri atas:
(1)kop naskah dinas, yang berisi logo Lembaga Pengawas Pemilu dan diletakkan di kiri atas;
(2)kata memorandum, ditulis di tengah dengan huruf kapital;
(3)kata nomor, ditulis di bawah kata memorandum dengan huruf kapital;
(4)singkatan Yth., ditulis dengan huruf awal kapital;
(5)kata dari, ditulis dengan huruf awal kapital;
(6)kata hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital; dan
(7)kata tanggal, yang ditulis dengan huruf awal capital. b) Batang Tubuh Batang tubuh memorandum terdiri dari alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup yang singkat, padat, dan jelas. c) Kaki Bagian kaki Memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama pejabat serta tembusan jika diperlukan. 4) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Memorandum tidak dibubuhi cap dinas. b) Tembusan Memorandum berlaku di lingkungan intern instansi. c) Penomoran Memorandum dilakukan dengan mencantumkan nomor Memorandum, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun. Format Memorandum sebagaimana tercantum pada Contoh 9A dan 9B. CONTOH 9A FORMAT MEMORANDUM ANGGOTA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM MEMORANDUM NOMOR ............................... Yth. : .............................................................. Dari : .............................................................. Hal : ............................................................. Tanggal: .............................................................. ____________________________________________________________ ……………………………………………………………………………….. Penomoran berurutan dalam satu tahun takwin Logo Bawaslu yang telah dicetak Nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital, tidak dibubuhi cap dinas Memuat materi yang bersifat mengingatkan suatu masalah atau me- nyampaikan arahan, peringatan, saran/pendapat kedinasan Logo Lambang CONTOH 9B FORMAT MEMORANDUM SELAIN ANGGOTA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM SEKRETARIAT JENDERAL MEMORANDUM NOMOR ............................ Yth. : .............................................. Dari : ................................................ Hal : ............................................... Tanggal: ............................................ ____________________________________________________________ ……………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… …………………………………… …………...…………………..…………. Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Nama lembaga Pengawas pemilu nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital, tidak dibubuhi cap dinas Memuat materi yang bersifat mengingatkan suatu masalah atau me- nyampaikan saran /penda- pat kedinasan
a.Pengertian Surat Dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar instansi/organisasi yang bersangkutan.
b.Wewenang Penandatanganan Surat Dinas ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c.Susunan 1) Kepala Bagian kepala Surat Dinas terdiri atas: a) kop naskah dinas, yang berisi logo Lembaga Pengawas Pemilu diletakkan di kiri atas; b) nomor, sifat, lampiran, dan hal, yang diketik dengan huruf awal kapital di sebelah kiri di bawah kop naskah dinas; c) tanggal pembuatan surat, yang diketik di sebelah kanan atas sejajar dengan nomor; d) kata Yth., yang ditulis di bawah Hal, diikuti dengan nama jabatan yang dikirimi surat; dan e) alamat surat, yang ditulis di bawah Yth. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Surat Dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup. 3) Kaki Bagian kaki Surat Dinas terdiri atas: a) nama jabatan, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri tanda baca koma; b) tanda tangan pejabat; c) nama lengkap pejabat/penanda tangan, yang ditulis dengan huruf awal kapital; d) stempel/cap dinas, yang digunakan sesuai dengan ketentuan; dan e) tembusan, yang memuat nama jabatan pejabat penerima (jika ada).
d.Distribusi Surat Dinas disampaikan kepada penerima yang berhak.
e.Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Kop naskah dinas hanya digunakan pada halaman pertama Surat Dinas. 2) Jika Surat Dinas disertai lampiran, pada kolom Lampiran dicantumkan jumlahnya. 3) Hal berisi pokok surat sesingkat mungkin yang ditulis dengan huruf awal kapital, tanpa diakhiri tanda baca. Format Surat Dinas sebagaimana tercantum pada Contoh 10A, 10B, dan 10C. CONTOH 10A FORMAT SURAT DINAS UNTUK KETUA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM LOGO LAMBANG NEGARA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM Nomor : .................. . Tgl.,Bln., Thn Sifat : ................ Lampiran : ................ Hal : ................ Yth. ........................................... ………………………................... ………………………................... ……………………………………(Alinea Pembuka)………………………………...... ………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………….. Tanggal , bulan dan tahun pembuatan surat Kop surat yang berupa logo Bawaslu dan nama jabatan yang telah dicetak Alamat tujuan yang ditulis di Sifat : Lampiran : Hal : Yth. ........................................... ………………………................... ………………………................... ……………………………………(Alinea Pembuka)………………………………...... Tanggal , bulan dan tahun pembuatan surat Kop surat yang berupa logo Bawaslu dan nama jabatan yang telah dicetak Alamat tujuan yang ditulis di Sifat : Lampiran : Hal : Yth. ........................................... ………………………................... ………………………................... ……………………………………( Alinea Pembuka)………………………………...... ………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………….. tanggal, bulan, dan tahun pembuatan surat Kop surat berupa logo, nama lembaga Pengawas Pemilu, dan alamat lengkap yang telah dicetak Alamat tujuan yang ditulis di
3.Surat Undangan
a.Pengertian Surat Undangan adalah surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan.
b.Kewenangan Surat Undangan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c.Susunan 1) Kepala Bagian kepala Surat Undangan terdiri atas: a) kop naskah dinas, yang berisi logo Lembaga Pengawas Pemilu diletakkan di sebelah kiri atas; b) nomor, sifat, lampiran, dan hal, yang diketik di sebelah kiri di bawah kop naskah dinas; c) tanggal pembuatan surat, yang diketik di sebelah kanan atas sejajar dengan nomor; dan d) kata Yth., yang ditulis di bawah hal, yang diikuti dengan nama jabatan, dan alamat yang dikirimi surat (jika diperlukan). 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Surat Undangan terdiri atas: a) alinea pembuka; b) isi undangan, yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara; dan c) alinea penutup. 3) Kaki Bagian kaki Surat Undangan terdiri dari nama jabatan yang ditulis dengan huruf awal kapital, tanda tangan, dan nama pejabat yang ditulis dengan huruf awal kapital.
d.Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Format Surat Undangan sama dengan format Surat Dinas, bedanya adalah bahwa pihak yang dikirimi surat pada Surat Undangan dapat ditulis pada lampiran. 2) Surat Undangan untuk keperluan tertentu dapat berbentuk kartu. 3) Surat undangan juga dapat mencantumkan hal-hal yang diperlukan (misalnya pakaian, konfirmasi kehadiran, dll) Format Surat Undangan sebagaimana tercantum pada Contoh 11A, 11B, 11C dan 11D. CONTOH 11A FORMAT SURAT UNDANGAN KETUA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM LOGO LAMBANG NEGARA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM Nomor : ........ Tgl., Bln., Thn Sifat : Lampiran : Hal : Undangan ... Yth. ........................... ................................... ................................... ................................... .............................(Alinea Pembuka dan Alinea Isi) ................................ ................................................................................................... Nama Jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital Logo Bawaslu yang telah dicetak Alamat tujuan yang dapat ditulis di bagian kiri, dan jumlahnya cukup banyak, dapat dibuat pada daftar CONTOH 11B FORMAT SURAT UNDANGAN ATAS NAMA KETUA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM LOGO LAMBANG NEGARA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM Nomor : ........ Tgl., Bln., Thn Sifat : Lampiran : Hal : Undangan ... Yth. ........................... ................................... ................................... ................................... .............................(Alinea Pembuka dan Alinea Isi) ................................ ................................................................................................... hari, tanggal : ............................... pukul : ............................... tempat : ............................... acara : ............................................................................... .................. (Alinea Penutup) ……………………………………………………… …............... ........................................................................................ a.n. KETUA, NAMA JABATAN, (Tanda Tangan dan Cap Instansi) Nama Lengkap Tembusan:
1............................
2............................
3.............................. Nama Jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital Tanggal, bulan dan tahun pembu atan surat Logo Bawaslu yang telah dicetak Alamat tujuan yang dapat ditulis di bagian kiri, dan jumlahnya cukup banyak, dapat dibuat pada daftar CONTOH 11C FORMAT SURAT UNDANGAN UNTUK SEKRETARIAT Nomor : ........ Tgl., Bln., Thn Sifat : Lampiran : Hal : Undangan ... Yth. ........................... ................................... ................................... ................................... ..............................(Alinea Pembuka dan Alinea Isi) ................................ ................................................................................................... hari, tanggal : ............................... pukul : ............................... tempat : ............................... acara : ............................................................................... .................................................(Alinea Penutup)…………………… …............... .............................................................................................. Nama Jabatan, (Tanda Tangan dan Cap Instansi) Nama Lengkap Tembusan:
1............................
2............................
3.............................. Nama dan alamat lembaga Pengawas Pemiluyang telah dicetak Tanggal pembuata n surat Alamat tujuan yang ditulis di bagian kiri dan jumlahnya cukup banyak, dapat dibuat pada daftar lampiran Nama Jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital CONTOH 11D FORMAT LAMPIRAN SURAT UNDANGAN Lampiran Surat Nomor : ............................ Tanggal : ........................... DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DIUNDANG
1......................................................................................................................
2......................................................................................................................
3......................................................................................................................
4......................................................................................................................
5......................................................................................................................
6......................................................................................................................
7......................................................................................................................
8......................................................................................................................
9......................................................................................................................
10...................................................................................................................... CONTOH 11E FORMAT KARTU UNDANGAN LOGO LAMBANG NEGARA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM mengharapkan dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Saudara pada acara .............................................................................. hari, tanggal : .......................................... pukul : ...................................... tempat : .......................................... * Harap hadir 30 menit sebelum acara dimulai dan undangan dibawa * Konfirmasi : ................................... Pakaian: Laki-laki: ................ Perempuan: ................ C. Naskah Dinas Khusus
1.Surat Perjanjian
a.Pengertian Surat Perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antarkedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.
b.Lingkup Perjanjian Lingkup perjanjian meliputi perjanjian dalam negeri dan perjanjian internasional (bilateral, regional, dan multilateral). 1) Perjanjian Dalam Negeri Kerja sama antar instansi, baik di pusat maupun daerah di dalam negeri, dibuat dalam bentuk Kesepahaman Bersama atau Perjanjian Kerja Sama. 2) Perjanjian Internasional Perjanjian internasional (bilateral, regional, dan multilateral) dapat dilakukan sebagai upaya untuk mengembangkan hubungan dan kerja sama antar negara. Hubungan dan kerja sama antarnegara dapat dilakukan atas prakarsa dari instansi pemerintah, baik pusat maupun daerah, serta Perwakilan Republik Indonesia di luar negeri.
c.Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan 1) Perjanjian Dalam Negeri Perjanjian yang dilakukan pemerintah di dalam negeri, baik di pusat maupun di daerah, dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 2) Perjanjian Internasional a) Perjanjian internasional dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya, setelah mendapat Surat Kuasa dari Menteri Luar Negeri. b) Lembaga negara dan instansi pemerintah pusat dan daerah, yang mempunyai rencana untuk membuat perjanjian internasional terlebih dahulu melakukan konsultasi dan koordinasi mengenai rencana tersebut dengan Menteri Luar Negeri.
d.Susunan 1) Perjanjian Dalam Negeri a) Kepala Bagian kepala Perjanjian Dalam Negeri terdiri atas: