1.Daerah adalah Daerah Kabupaten Balangan.
2.Permerintah Daerah adalah Bupati sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom.
3.Bupati adalah Bupati Balangan;
4.Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Kabupaten Balangan.
5.Perangkat Daerah adalah organisasi atau lembaga pada pemerintah daerah yang bertanggung jawab kepada kepala daerah dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan di daerah.
6.Lembaga Kearsipan Daerah atau yang selanjutnya disingkat LKD adalah perangkat daerah yang membidangi urusan kearsipan di daerah.
7.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
8.Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) atau Lembaga KeArsipan Daerah (LKD).
9.Arsip Elektronik adalah Arsip yang diciptakan (dibuat dan diterima) dalam format elektronik atau Arsip hasil alih media dari Arsip kertas.
10.Preservasi Arsip adalah tindakan atau proses untuk menjaga, melindungi, dan merawat Arsip agar tetap dalam kondisi aslinya atau mencegah kerusakan, kehilangan, atau perubahan yang tidak diinginkan.
11.Preferensi Arsip Statis adalah pilihan atau prioritas dalam pengelolaan Arsip yang telah memiliki nilai guna kesejarahan dan ditetapkan sebagai Arsip permanen, serta dikelola untuk kepentingan jangka panjang.
12.Konversi adalah proses mengubah berbagai informasi, kabar, atau berita dari format analog menjadi format digital sehingga lebih mudah untuk diproduksi, disimpan, dikelola, dan didistribusikan.
13.Arsip Hasil Konversi adalah Arsip yang telah dilakukan perubahan bentuk dari fisik Arsip menjadi bentuk digital.
14.Dokumen adalah media kertas hard copy, tertulis maupun tercetak, yang memberikan informasi atau bukti atau yang dapat digunakan secara individual atau sebagai sebuah koleksi untuk menciptakan Arsip misal peta, gambar teknik, laporan, dan lain-lain.
15.Fisik Arsip adalah wujud dari Arsip asli yang digunakan untuk menciptakan Arsip Hasil Konversi ke bentuk digital antara lain termasuk termasuk mikrofilm, microfiche, Dokumen kertas, foto, gambar, rancangan, dan lain-lain.
16.Format File adalah struktur dari sebuah informasi disimpan dalam bentuk digital, misal Portable Document Format (PDF).
17.Kendali Mutu adalah proses di mana dilakukan peninjauan terhadap kualitas dari semua faktor yang masuk dalam produksi.
18.Metadata adalah data yang mendeskripsikan konteks, konten/isi, dan struktur Arsip serta pengelolaannya seiring wa Arsip statisktu.