1.Bupati adalah Bupati Bangka Barat.
2.Perangkat Daerah adalah Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bangka Barat.
3.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
4.Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
5.Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
6.Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
7.Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Republik Indonesia dan/atau LKD.
8.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang sekurang-kurangnya berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang digunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
9.Retensi Aktif adalah jangka waktu penyimpanan Arsip Aktif di unit pengolah. 4
10.Retensi Inaktif adalah jangka waktu penyimpanan Arsip Inaktif di unit kearsipan.
11.Jenis arsip adalah kelompok dokumen yang diatur dalam suatu system pemberkasan tertentu atau dipertahankan sebagai satu unit karena mereka tercipta dari kesamaan proses akumulasi dan pemberkasan kesamaan aktivitas, memiliki bentuk khusus atau karena beberapa keterkaitan lain yang muncul dari penerimaan, penciptaaan dan penggunannya.
12.Musnah pada kolom keterangan adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu Jenis Arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanannya telah habis dan tidak memiliki nilai guna lagi.
13.Permanen pada kolom keterangan adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu Jenis Arsip yang memiliki nilai guna sekunder atau nilai guna primer, wajib diserahkan kepada LKD sebagai bukti pertanggungjawaban sesuai dengan lingkup tugas dan fungsi masing-masing.
14.Unit Pengolah adalah unit yang melaksanakan pengelolaan arsip aktif.
15.Unit Kearsipan adalah unit yang melaksanakan pengelolaan arsip inaktif.
16.Akses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
17.Klasifikasi adalah proses identifikasi katagori-katagori kegiatan dan Arsip Dinamis yang dihasilkan dan mengelompokannya.
18.Klasifikasi Keamanan Arsip adalah katagori kerahasiaan informasi arsip berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, masyarakat dan perorangan.
19.Klasifikasi Akses Arsip adalah katagori pembatasan akses terhadap arsip berdasarkan kewenangan penggunaan arsip terkait dengan pelaksanaan tugas dan fungsi tertentu.
20.Terbuka adalah Arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh orang banyak tidak merugikan siapapun.
21.Terbatas adalah arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan.
22.Rahasia adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, ketertiban umum, termasuk dampak ekonomi makro, Apabila informasi 5 yang terdapat pada arsip bersifat sensitif bagi lembaga/organisasi akan menimbulkan kerugian yang serius terhadap privacy, keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi.