Pcnyelenggara Sertifikat Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal .J huruf e, terdiri atas :
a.permohonan Sertifikat Elektronik;
b.penerbitan Sertifikat Elektronik;
c.penggunaan Sertifikat Elektronik;
d.pembaruan Sertifikat Elektronik; dan
e.pencabutan Sertifikat Elektronik. Diundangkan di . .ua· Bulian Pada tangga 14 - '.) - 2025 IL A.t< Efo 2 )2;:, •. Pasal z l Pcraturan Bupati mi mulai berlaku pada tangga diundangkar Agar seriap orang mengetahumya, memermtahkan pengundangan Peraturan Bupat: ini dengan penernpatannva dalam Berna Daerah Kabupaten Batangha+i .
a.qrcode;
b.barcode dan Iatau;
c.tmaqe. Penggunaan layanan Sertifikat Elektronik pada SPBE meliputi:
a.penyelenggaraan sistem dan transaksi elektronik;
b.sistem Naskah Dinas secara digital dan,' at au Dokumen Elektronik;
c.penggunaan aplikasi atau sistern informasi yang ditentukan dan I atau disediakan oleh Pemerintah Daerah:
d.dokumen elektronik sebagaimana dirnaksud dalam huruf (b) yang telah ditandatangani secara elektronik tidak disternpel; dan
e.dokumen elektronik sebagaimana dimaksud dalam huruf (b) yang telah ditandatangani secara elektronik tidak memerlukan adanya legalisir dari penerbit Dokurnen Elektronik. B. Alur Sistem Tanda Tangan Elektronik Alur penandatanganan elektronik pada dokumen elektronik adalah sebagai berikut:
a.Pengajuan dokumen elektronik dilakukan setelah draft dokumen dikoreksi:
b.Draft dokurnen elektronik yang telah disetujui dibuktikan dengan paraf dari penanggung jawab dokumen;
c.Paraf dapat dilakukan secara manual atau secara elektronik;
d.Dokumen yang telah diparaf, selanjutnya akan diupload dalam sistern elektronik oleh administrator tanda tangan elektronik unruk ditandatangani secara elektronik. C. Pengarsipan Dokumen Elektronik
1.Pendokumentasian, penyimpanan, pcmeliharaan dan penghapusan dokumen elektronik dilaksanakan berdasarkan Peraturan Perundang- undangan.
2.Penyimpanan dokumen elektronik dilakukan dengan dua cara:
a.format digital dokumen; dan
b.fisik Dokumen.
3.Penyimpanan format digital dokumen elektronik yang telah ditandatangani secara elektronik dilakukan secara otomatis dan tersimpan dalam sistem database.
4.Penyimpanan fisik dokumen elektronik dilakukan oleh penandatangan.
0.Penghapusan dokumen elektronik diserahkan kepada instansi penandatangan dengan mengirimkan berita acara penghapusan dokumen elektronik kepada Dinas Komunikasi dan Informatika.
6.Format berita acara penghapusan dokumen elektronik tercantum dalam Larnpiran IV yang mcrupakan bagian tidak terpisahkan dari Pcraturan Bupati ini. A. Pemanfaatan Layanan Sertifikat Elektronik dalam SPBE Pemanfaatan layanan Sertifikat Elektronik pada SPBE yang berupa tanda tangan elektronik, dapat divisualisasikan dalarn bentuk sebagai berikut PETUNJUK PEMANFAATAN TANDA TANGAN ELEKTRONIK LAMPlRAl'l I : PERATURAN BUPATI BATANGHi\RI NOMOR : 6 TAHUN 2025 TANGGAL: 14 - 3 - 2025 xxxxxxxx NIP. Dernikian Surat Permohonan ini saya buat dengan sebenar-benarnya tanpa ada tekanan Zpaksaan dari pihak manapun, atas perkenannya saya ucapkan terima kasih. Ditanda tangani di Tanggal Hormat Saya, AlasanNo ID Dokumen Pada hari ini tanggal bertempat di yang bertanda tangan di bawah ini:
1.Nama Lengkap
2.NIP
3.NIK
4.Pangkatz Golongan
5.Jabatan
6.Unit Kerja
7.Instansi Mengajukan permohonan pencabutan dokumen elektronik yang telah mengalami revisr/perubahan sebanyak ... (huruf) dengan nomor ID Dokumen Elektronik : KOP INSTANSI BERITA ACARA PENCABUTAN DOKUMEN ELEKTRONIK Nomor: 046/ /429. /20xx A. FORMAT BERITA ACARA PENCABUTAN DOKUMEN ELEKTRONIK LAMPlRAN II: PERATURAN BUPATI BATANGHARI NOMOR : 6 TAHUN 2025 Tfu~GGAL: 14 - 3 - 2025 '-' ARlEr xxxxxxxx NIP. Dernikran Surat Perrnohonan iru a_ a buat dengan sebenar-benarnya tanpa ada tekanan paksaan dad pihak manapun, atas perkenannya sa) a ucapkan terrma kasih. Ditanda tangam di Tanggal Hormat Saya ---- --- ----'----- - _...1.--- __ ------...__-- -- 2 Alasan .--- - P v ID Dokumcn .... .&.- f ..._ \.. ...... !iiL L'I..\..IJ<:1 istans: Mengajukan perrnohunan penghapus. n dokumen elektroruk dcngan nomoi 10 Do UI.~eIl EI tronik : , . "d.!Ud ...t I"5t'.ctP 2 ~IP f TlAP 3 lK 4 Pangka t Golongan S. abatan ~ h" U... a.n In' K0F' r~~T.~:...::)I BERITA ACARA PENGHAPUSAN DOKUMEN ELEKTRONIK Nomor : 046 429. lUx..':: Pada han inl tanggal " " berternpat di ". \ ar.g bertanda tangan .di B. FORMAT BERITA ACARA PENGHAPUSAN DOKUMEN ELEKTRONIK C. Manfaat
1.Terwujudnya percepatan pemerintahan elektronik (e-Govemment);
2.Terwujudnya percepatan reformasi birokrasi;
2.Tujuan Tujuan Pedoman pelaksanaan Tata Naskah Dinas Elektronik adalah:
a.efektivitas dan efisiensi dalam pelaksanaan koordinasi di Pemerintah Kabupaten Batanghari;
b.tercapainya tertib administrasi pemerintah;
c.terwujudnya pemanfaatan teknologi inforrnasi dalam Tata Naskah Dinas; dan
d.lancarnya komunikasi dan kemudahan dalam Tata Naskah Dinas. B. Maksud dan Tujuan
1.Maksud Pedoman pelaksanaan Tata Naskah Dinas Elektronik dimaksudkan sebagai acuan dalam penggunaan sistem Tata Naskah Dinas secara elektronik dalam mekanisme surat menyurat dan pelayanan publik di lingkungan Pemerintah Daerah. A Latar Belakang Dalam rangka menunjang tugas umum penyelenggaraan pemerintahan di Pemerintah Daerah agar lebih berdaya guna dan berhasil guna, perlu suatu upaya diantaranya dengan menerapkan sistem yang terintegrasi dengan memanfaatkan teknologi komputer yang telah terhubung pada setiap unit organisasijunit kerja untuk mendukung penyelenggaraan adrninistrasi pemerintahan guna mempercepat dan mempermudah arus informasi tata naskah dinas. Dengan semakin meningkatnya volume Naskah Dinas dari hasil kegiatan yang dilakukan oleh Pemerintah Daerah, maka penanganannnya perlu didukung dengan sistem administrasi yang memadai. yaitu dengan mengubah sistern manual ke sistem komputerisasi sehingga pengelolaan naskah dinas dapat dilakukan dengan cepat. Salah satu diantaranya adalah dengan melaksanakan implementasi aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRlKANDI)di Lingkungan Pemerintah Daerah. Melalui implementasi aplikasi SRlKANDIyang dilakukan secara bertahap diharapkan adanya percepatan proses penyelenggaraan tata pemerintahan khususriya dalam mendukung percepatan tata laksana penugasan dan keterpaduan pertukaran informasi dan data antar unit kerja di lingkungan Pemerintah Daerah. BABI PENDAHULUAN PETUNJUK PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK DI LINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH LAMPlRAN III ; PERATURAN BUPATI BATANGHARI NOMOR; 6 TAHUN 2025 TANGGAL: 14 - 3 - 2025
a.pemeriksaan dan persetujuan (approvement);
b.user id dan password; dan
c.tanda tangan dan cap elektronik.
7.Pengamanan meliputi :
a.pencadangan/ backup;
b.pemulihan/ recovery; dan
c.jaringan.
8.Mekanisme pengiriman berkas.
6.Pengabsahan dan Autentifikasi, rneliputi;
4.Penanganan surat lainnya yaitu jenis naskah dinas yang belum diatur dalam pedoman ini diserahkan kepada kebijakan masing-rnasing unit organisasi yang bersangkutan;
5.Manajemen Template Acuan (Template management) Pembuatan konsep surat menggunakan template/borang acuan berdasarkan Peraturan Bupati Batang Hari Nomor 6 Tahun 2024 ten tang Tata Naskah Dinas dan Peraturan Bupati Batang Hari Nomor 56 Tahun 2017 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Desa; D. Ruang Lingkup Ruang lingkup Pedoman pelaksanaan Tata Naskah Dinas Elektronik meliputi: 1.Jenis Naskah Dinas mengacu pada Peraturan Bupati tentang Tata Naskah Dinas di Kabupaten Batanghari:
2.Media perekaman Naskah Dinas Elektronik : fisik danjatau digital;
3.Keterpaduan Tata Naskah Dinas Elektronik yang mendorong terciptanya koordinasi, integrasi, sinkronisasi dan simplikasi antar unit organisasijunit kerja;
4.Kelancaran komunikasi serta kemudahan dalam pengelolaan dan pengendalian tata Naskah Dinas;
5.Efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan tata Naskah Dinas;
6.Kemudahan pelacakan keberadaan dan status Naskah Dinas; dan
7.Tidak ada resiko kehilangan Naskah Dinas. SERVER DATABASE x ~ a:: Oct 0 0 3: v; w c{ ~ x c{ ;:j a:: APLIKASI CL .. c{ a:: SRIKANDI a:: ::l w I- > X a:: w w ... VI v; Z a:: v; < w ~ WEB SERVER A. Arsitektur Aplikasi (software dan hardware) Sistem aplikasi SRIKANDIyang dikembangkan di lingkungan Pemerintah Pusat merupakan implementasi tata kelola surat dinas manual ke sistem digital (komputer], lmplernentasi aplikasi mi dikembangkan dengan menggunakan arsitektur kerangka kerja yang open source dan berorientasi objek sebagai landasan arsitektur aplikasi. Dengan arsitektur kerangka kerja yang open source. aplikasi dimungkinkan untuk dilakukan penambahan fungsi-fungsi lain dalam bentuk modul-rnodul tanpa memodifikasi kode program karen a desain dan prograrnnya sudah dalam bern.uk klas. Komponen aplikasi lainnya dalam arsitektur aplikasi ini di tampilkan dalarn gambar 1 di bawah ini. ~,~::!r!gterint egrasi, Dalam rangka penerapan Tata Naskah Dinas Elektronik yang produktif, transparan, tertib, cepat, mudah, akurat, terpadu, aman dan efisien, diperlukan desain sistem Tata Naskah Dinas Elektronik. Desain sistem aplikasi SRlKANDJyang diadopsi Pernerintah Daerah disesuaikan dengan alur kerja (uws;He;:,s JHLiU:::;:';:'} Tatd. Naskah Dina:'>di l.il-1gkullgail Pemerintah Daeiah. Selain itu, aplikasi ini bersifat dinamis sehingga rnudah untuk dikembangkan sesuai dengan kebutuhan pengguna di masa mendatang. Untuk mendukung hal tersebut, aplikasi ini dibangun dengan komponen perangkat lunak, arsitektur kerangka kerja aplikasi (framework architecture) yang sifatnya terbuka (open source} dan bcrstandarkan Intcrnationcl Orqanizaticn JOl Standardizatiot: {ISO). Sedangkan untuk peralatan pendukung harduiare menyesuaikan kebutuhan software dan desain aplikasi. Sebagai gambaran umum, desain sistem aplikasi ini meliputi arsitektur aplikasi (hardware dan software), desain struktur aplikasi SRIKANDI,tata kelola penggunaan dan infrastuktur jaringan intranet DESAIN SISTEM J- B. Arsitektur Sistem SRIKANDI Arsitektur Sistem SRIKAl,{DI adalah desain sistem secara keseluruhan yang menggambarkan proses dan hubungan antar entitas di dalam sistem SRlKANDI.Secara umum, arsitektur SRlKANDIdapat digambarkan sebagai berikut:
2.Server Database:
a.marnpu menyimpan dan rnernbaca data secara cepat, aman, dengan jumlah daya tampung data yang besar;
b.penyimpanan data dalam bentuk tabel-tabel dalam skerna Relational Database Manaqemeni System (RDBlvIS) yang sudan standarkan dalam ISO.
3.Web Server:
a.sebuah aplikasi server yang dapat berkornunikasi dengan aplikasi klien (client) dengan menggunakan HyperText Transfer Protocol (HTIP), yaitu: protokol jaringan iapisan aplikasi yang digunakan um.uk sistem informasi client server (terdistribusi);
b.dapat melayani permintaan data statik;
c.dapat melayani permintaan data dinamik dengan dukungan server-side script; cl. W"~U Ser uer A.{JGlcl1e 111tlIliiik.i. Ie!JuLa.::;i ~tLa~e::t..i uiel» server ..\iCUlg paiU.lg cepat, arnan, stabil, rnudah dikelola, dan mudah dikombinasikan dengan teknologi lain; dan
e.apache dapat dijalankan di sistem operasi berbasis UNIX,GNUjLinux, Windows, dan beberapa sistem operasi lain.
4.Mesin Server Aplikasi Data
a.mesin Server yang memiliki performa ekselcnt untuk aplikasi mission- critical; dan
b.desain hemat cnergi mendukung lebih banyak core, mernori dan kapasitas data dalam paket 2U scalable yang mudah untuk rnelayani dan mengeiola aplikasi mission-criticai. Penjelasan detail komponen aplikasi SRIK.t\NDI,sebagai berikut:
1.Arsitektur Framework:
a.desain arsitektur kontroler atau Model View Controller (MVC)yang sudah teruji;
b.fasilitas input data yang dilengkapi check validasi form yang sederhana beserta antar muka aplikasi yang mudah digunakan (user friendly);
c.fasilitas penanganan web services dan generator telah tersedia; dan
d.kornpatibel dengan server database dengan daya tampung besar dan
a.Agenda Surat Masuk Surat masuk eksternal adalah sur at yang diterima dari luar instansi yang ditujukan kepada Bupati Batang Han dan Zatau pimpinan instansi dan unit organisasij unit kerja di Lingkungan Pemerintah Daerah. Dalam pengelolaan surat masuk eksternal, sistem aplikasi SRIKANDIdapat melakukan manajemen agenda surat masuk secara otomatis, an tara lain: dapat melakukan input data dan dapat melakukan pencetakan lembar disposisi. Dokumen surat masuk terscbut akan disimpan daJam aplikasi SRlKANDIyang dilengkapi dengan hasil pemindaian (scanning) fisik dokumen surat masuk, kernudian semua data yang telah diinput akan tersimpan dalam basis data (database) surat masuk.
b.Agenda Surat Keluar Surat keluar eksternal adalah surat yang ditandatangani oleh Bupati Batang Hari dan / atau pimpman instansi dan unit organisasi/ unit kerja di Lingkungan Pernerintah Daerah yang berwenang sesuai dengan bidang tugasnya yang dikirimj ditujukan kepada instansi diluar unit organisasijunit kerja di Lingkungan Pemerintah Daerah. Dalam pengelolaan surat keluar eksternal ini aplikasi SRlKANDImenyediakan fasilitas untuk pembuatan konsep surat keluar berdasarkan jenis dan [Ul1W:1t ) dllg J.iatur Jalall! Pta atu. cui Bupa.i.i BilL::lllg Hcu 1. ~TUlL1UI 7 TallUll 2011 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Batang Hari yang kemudian di otentikasi menggunakan tanda tangan elektronik. Agenda surat keluar yang telah selesai akan disimpan secara otomatis dalam basis data (database) surat keluar. ... ... . Ot:l1KUL. C. Cakupan Sistem
1.Kornunikasi Ekstemal Komunikasi ekstemal yaitu proses penyampaian informasi kedinasan yang dalam hal ini dilakukan melalui surat masuk dan surat keluar dengan instansi di Juar Instansi Pemerintah Daerah, dengan pcnjelasan sebagai Penjelasan gambar Arsitektur Sistem SRlKANDTadalah sebagai berikut :
1.Komputer induk (server database) merupakan infrastruktur untuk install aplikasi.
2.Server Aplikasi data adalah server atau komputer yang menyediakan layanan aplikasi yang dapat diakses oleh pengguna yang terhubung ke jaringan intranetj internet.
3.Komputer induk ini dilindungi oleh sistem pengamanj Firewall.
4.Aplikasi SRlKANDIdapat diakses oleh tiap perangkat komputer aiau android phone yang terhubung ke jaringan intraner/Interner.
o.Petugas melakukan pemindaian (scanning) dokumen dan input data untuk melakukan penyimpanan dokumen secara elektronik.
6.Setiap pengguna dapat mengakscs aplikasi SRIKANDI yang sudah didaftarkan (otentikasi) terlebih dahulu ke aplikasi tersebut.
2.Komunikasi Internal Komunikasi intemal yaitu proses penyarnpaian infonnasi kedinasan yang dilakukan melalui surat masuk dan surat keluar antar instansi dan unit organisasijunit kerja di Lingkungan Pemerintah Daaerah, dengan penjelasan sebagai berikut.
a.Agenda Surat Masuk Surat masuk intemal adalah naskah dinas yang diterima dari Bupati Batang Hari danj atau pimpinan unit organisasiz unit kerja lain di Lingkungan Pemerintah Daerah yang telah di otentikasi dengan menggunakan tanda tangan elektronik. Sistem SRIKANDI dapat melakukan manajemen agenda surat masuk secara otomatis, penomoran agenda secara otomatis dibuat oleh sistem berdasarkan kode unik setiap instansi dan semua data agenda surat masuk tersimpan dalam basis data (database) SRlKANDI dan dapat langsung di distribusikan melalui sistem SRlKANDI.
b.Agenda Surat Keluar Surat keluar adalah naskah dinas yang dikirirn dari Bupati Batang Hari danjatau pirnpinan unit organisasijunit kerja lain di Lingkungan Pemermtah Daerah. Sistem aplikasi SRIKANDIdilengkapi fasiiitas untuk dapat membuat konsep sur at keluar berdasarkan jenis dan format yang diatur dalarn Peraturan Bupati Batang Hari Nomor 7 Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Batang Hari dan Peraturan Bupati Batang Hari Nomor 56 Tahun 2017 1..tIll8.11g Pedomal1 Tata Naskall Diuas di Desa yang kemuuicul di autentikasi menggunakan tanda tangan elektronik. Agenda surat keluar yang telah selesai akan disimpan secara otomatis dalarn basis data (database) SRlKANDI dan dapat langsung di distribusikan melalui sistem SRlKANDI.
3.Disposisi Disposisi merupakan perintah atau informasi dari atasan terhadap bawahan dalarn menindaklanjuti surat masuk. Sistem SRlKANDI memberikan mekanisme tindak lanjut penyelesaian dan penelusuran rii~r()<:;l<::i tt='r<::t='hnt
4.Pembuatan Surat dengan Template Pembuatan surat dengan menggunakan template/borang acu akan memberikan kemudahan dan keseragarnan bagi para pengguna SRIKANDI. Sistem SRIKANDItelah dilengkapi fasilitas mekanismenya yang menyatu daiam saru alur pembuatan agenda surat keluar eksternal dan Iatau intemal. Proses melengkapi template dengan data yang diperlukan dapat dilakukan secara langsung tanpa melalui aplikasi penyunting teks (text editor) yang disediakan pada Sistem SRIKANDI,tanpa harus membuka aplikasi lain. o, Penyelenggaraan Pelayanan Publik Penyelenggaraan pelayanan publik yaitu proses legalisasi berkas pelayanan perizinan maupun non perizinan menggunakan tanda tangan elektronik pejabat yang berwenang. Berkas pelayanan perizinan maupun non perizinan yang siap ditarida tangani akan di kirimkan secara digital kepada user yang dengan hak akses yang sesuai dengan pejabat yang berwenang untuk proses legaJisasi. Berkas yang sudah di legalisasi akan tersimpan dalam basis data dan diteruskan kepada instansi pengarnpu untuk diserahkan kepada masyarakat. pimpinan khususnya dalam merencanakan dan memantau pelaksanaan tugas-tugas kcdinasan. Agenda harian pimpinan akan tcrsimpan dalam basis data (database).
8.Fasilitas Pencetakan Aptikasi SX1KANOl menyediakan tasuitas pencetakan data sesuai kebutuhan (harianjmingguanjbulananjtahunan), sebagai berikut:
a.rekap I data surat masuk:
b.rekapjdata surat keluar;
c.rekap j data agenda harian pimpinan;
d.rekapjdata daftar disposisi pimpinan;
e.mencetak lembar disposisi;
f.mencetak fisik arsip yang sudah dipindai. harian pimpinan dengan tujuan uriruk mernberikan dukungan terhudap
6.Penelusuran Dokumen Penelusuran surat adalah sistem yang disediakan untuk menelusuri dan memantau proses aliran surat masuk maupun surat keluar secara elektronik dan memastikan korespondensi diproses dengan benar.
i.Agenda Harian Pimpinan Agenda harian pimpinan merupakan jadwal kerja pimpinan yang dicatat sccara elektronik. Sistem SRlKANDIdilengkapi dengan fasilitas agenda yaitu: Surat keluar internal ; Draft. surat intemal yang diajukan berupa draft digital dari hasil persetujuan atasan langsung unit pengolah surat. Surat keluar eksternal : Draft surat internal yang diajukan berupa hasil print out draft surat keluar dari hasil persetujuan atasan langsung unit pengolah surat.
g.proses verifikasi akhir dilakukan oleh pejabat penandatanganan surat, apabila terdapat koreksi draft surat akan di kembalikan ke unit pengolah surat untuk kemudian di benarkan;
h.draft surat keluar yang sudah mela1ui proses verifikasi akhir Penjelasan Alur Surat Keluar Sistem SRlKANDIadalah sebagai berikut: a, unit pengolah hams menentukan jenis surat keluar terlebih dahulu untuk pemilihan templateJborang acuan naskah dinas:
b.unit pengolah membuat konsep surat dengan mengisikan data kedalarn kolcrn yang tersedia dun rncng upload lampiran (jika ada] , setelah pembuatan konsep surat selesai, unit pengolah mengajukan konsep surat ke atasan. Data konsep secara otomatis disimpan kedalam database sebagai draft dengan nomor agenda yang sudah ada secara otomatis;
c.draft surat keluar kernudian diajukan ke atasan langsung unit pengolah, disini atasan langsung bertugas melakukan proses pengecekan draft surat keluar apabila ada kesalahan maka akan dikembalikan ke unit pengolah surat untuk kemudian di benarkan;
d.draft surat keluar yang telah disetujui oleh atasan langsung, dibuktikan oengan p-mberian para! <:;p(,::lra elektronik 8t~1J <:;pr~r::l manual;
e.draft surat keluar yang sudah di verifikasi diajukan ke Pejabat Penandatanganan surat untuk proses verifikasi akhir dan pengesahan atau legalisasi draft surat keluar;
f.draft surat vane- diaiukan dibedakan berdasarkan ienis surat keluar.- ~.._,,.; ." Gambar 3. Alur Surat Keluar Sistem SRlKANDI ~-__ ._ -~ Per et kar Surat Pt-I'1'~rJks- Jan A." Ky 1 P 'f'fTlU Jatan KOf set! Sur at At a s a ri l'nit Pcn&glah L'III t Perrgo lah BaSIS DataP('l~·d)'lt Pt:"nnnciarang,an Sllral Tatd lTsahn SURAT KELUAR D. Alur Kerja Sistem SRIKANDI Sistem SRIKANDImenyediakan beberapa alur kerja sebagai berikut: I, Surat Keluar merupakan hal yang bersifat situasional. Pemindaian dokumen tidak dilakukan apabila surat yang diterima sudah dalam bentuk naskah elektronik (sojtcopy) atau merupakan surat yang bersifat sangat rahasia dan rahasia;
c.data agenda. sura! masuk tersimpan dalarn basis date. )'fLT1g terpusat (tidak tersimpan di komputer lokal pengguna);
d.surat yang masuk dan tercatat dalam sistem selanjutnya akan diteruskan dan ditindaklanjuti oleh pejabat tujuan surat;
e.pejabat atau pimpinan tujuan surat memberikan disposisi melalui sistem kenada trnit oenvoleh: dan~ ~ ~
f.unit Pengolah melakukan penanganan secara langsung sebagai tindak lanjut disposisi dengan membuat sur at balasan apabila diperlukan, dan surat balasan tersebut akan tersimpan dalam basis data kornputer. semuanya tersimpan dalam basis data. Pernindaian dokumen Penjelasan alur surat masuk sistem SRIKANDIadalah sebagai berikut:
a.surat masuk diterima oleh Bagian Tata Usaha;
b.surat yang masuk melalui Bagian Tata Usaha dilakukan pemilahan terlebih dahulu untuk selanjutnya dilakukan input data pada aplikasi surat masuk dan selanjutnya dilakukan pemindaian (scannzng) yang Gambar 4. Alur Surat Masuk Sistem SRIKANDI PenHHiksddr'lPern_ilahdltl C,UI...tf Ml"~.k. Basis DataUnit:PengolahPhnpiDa~1 !"ejabat: Tuiuan Surat: Tata Usaha SURAT MASUK
k.~tttiall ~ulat keluC1.1 uiCl~ellJakdll keru uclia.u s ur a.; kelucu dikir iru he alamat tujuan surat keluar, surat keluar internal dikirirn langsung kepada operator instansi yang sudah ditentukan, sedangkan surat keluar eksternal dikirimkan secara manual.
2.Surat Masuk Dalam SRlKANDIterdapat dua (2) surat masuk, yaitu: surat masuk (yang berasal dari KjL lain) dan disposisi. Alur kerja surat masuk pada aplikasi SRlKANDIsebagai berikut : - - -- - --- - ------ ----- kernudian di tanda tangani oleh pejabat penandatanganan surat;
1.penandatanganan surat keluar internal dan eksternal dapat dilakukan secara langsung rnelalui sistern berupa tanda tangan elektronik atau tanda tangan basah; J. surat keluar internal secara otornatis disirnpan ke dalam database agenda surat keluar oleh sistern, sedangkan surat keluar eksternal secara otornatis disimpan kedalam database agenda surat keluar eksternal; dan
4.Legalisasi Berkas Pelayanan Publik Berkas pelayanan public adalah berkas perizinan maupun non perizman yang diajukan oleh masyarakat melalui aplikasi pelayanan publik yang terintegrasi di lingkungan Pemerintah Daerah. Alur kerja iegalisasi berkas layanan public pada aplikasi SRlKANDIsebagai berikut: Penjelasan alur pengiriman surat keluar adalah sebagai berikut :
a.alur disposisi merupakan kelanjutan dari penanganan Surat Masuk atau disposisi lanjutan. Pembuat disposisi merupakan pejabat atau pimpinan yang menerima surat masuk pertarna kali atau Penerima nic::rnc::ic::i yflng mf'18kl.lk::l.T1 disposisi lanjutan;
b.form disposisi dilengkapi dengan keterangan perintah yang diberikan kepada penerima disposisi. Data disposisi yang telah diisikan dalam basis data yang terpusat secara otomatis melengkapi disposisi ini dengan dokumen (attachment) bcrupa agenda surat masuk ) ang juga dapat dilihat isinya oleh pen&:,ounapencrima disposisi:
c.unit Pengolah penerima disposisi dapat melihat secara langsung isi perintah disposisi;
d.penerima disposisi harus membuat laporan untuk atasan;
e.laporan disposisi yang dibuat berisi keterangan singkat pelaksanaan disposisi dan konsep surat apabila diperlukan:
f.pembuat disposisi dapat memberikan catatan terhadap laporan yang telah dibuat oleh penerima disposisi sehingga proses pembuatan laporan dan pemberian catatan akan berlangsung secara terus menerus sampai disetujui oleh pengguna pembuat disposisi; dan
g.apabila diperlukan, penerima disposisi dapat melakukan disposisi lanjutan kepada bawahannya. _ _ t _ Gambar 5. Alur Disposisi Sistem SRlKANDI - I y - [ Tlnd~.k Jgl1jpt Oh,_Q( S':, - - - l"-- +-----. T t !...ulQ.liJU Uis.p<.)~S! TL)AK 1< I I T I p~[!.,oJ;d .. __ ¥ ""::OlJ~IJ"ll.." VA OU,U9S<S l fill!" + Pt,ornbuatan P~rlnt_a_h. Oi k?0!o"j":,r Basis DataUnit Pengolah Fer Il.t"b , W,)s.t Pejabat DISPOSISI
2.Disposisi Alur kerja disposisi pada aplikasi SRlKA..NDIsebagai berikut : E. Persyaratan Untuk menerapkan Aplikasi SRlKANDIdibutuhkan persyaratan infrastruktur dan suprastruktur.
1.lnfrastruktur
a.jaringan komputer merupakan suatu sistem jaringan berbasis Local Area Network (LAN)atau jejaring nirkabel (Wireless Network) yang terkoneksi dan dapar mengakses apiikasi yang terdapat pada server;
b.Komputer induk (server) merupakan perangkat keras yang menjalankan aplikasi jaringan komputer dan rnenyimpan data yang digunakan untuk melayani banyak pengguna dalam suatu jaringan;
c.Firewall merupakan perangkat lunak atau perangkat keras yang J.i~ulldkdll untuk mdakukdlJ. ptll~d.IUau<in al<i>:>ko.nputei induk, dan
d.Kornputer klien dan / atau android phone merupakan perangkat keras yang terhubung dengan jaringan internet sehingga dapat mengakses aplikasi pada komputer induk.
2.Suprastruktur
a.pengelola SRlKANDIadalah unit kerja yang memiliki tugas dan tanggung jawab ill bidang teknologi informasi dan komunikasi;
b.administrator memiliki kewenangan dalam memanfaatkan aplika.si sesuai dengan kebijakan masing-rnasing instansi ill Lingkungan Pemerintahan Kabupaten Batanghari; dan Penjelasan alur legalisasi berkas layanan publik adalah sebagai berikut :
a.masyarakat mengakses aplikasi pelayanan publik (Aplikasi e-perizinan Kabupaten Batanghari);
b.masyarakat melakukan pengisian form yang dibutuhkan sesuai dengan ketentuan berkas yang diajukan;
c.aplikasi pelayanan publik akan memproses permohonan berkas yang diajukan oleh masyarakat, ketika semua proses telah terlewati sistem SRlKANDIakan meneriwa berkas pelayanan yang siap untuk di tanda tal1~dlli,
d.berkas layanan publik akan diajukan kepada pejabat yang memiliki kewenangan ten tang pelayanan terse but. Pejabat penanggung jawab dapat melakukan approval dokumen. Dokumen yang telah di approve secara otomatis terdapat tanda tangan elektronik telah diakui 1_~_t.. __ 1- •• _. ~ __ J:\_,-a.U.::>Clil.CU.l1L) Cl, u.Cll.1.
e.Berkas yang telah diapprove kemudian akan dikirimkan ke pemohon melalui aplikasi pelayanan publik. -- _- -------~~----- Gambar 6. Alur legalisasi berkas pelayanan publik melalui Sistem SRIKANDI I --__jL.--- _---,I I " .:."." r z: I -,. - 1--- DEJABAT BERWENANG r iAPlI>(A SI YA.. BlI'<Mt. S·..A" .....KAT salinan naskah elektronik (softcopy) I dan tidak bersifat rahasia dan sangat rahasia. C',, __ ~ ~ __ ,.1 ••.• __ ~ .....1.. 1... ~: __ ......... 1... .. ~ .. : 1... 1... d ...._.... ~_ ....l_ vU_1 Glt.. llia..:::>U.l'\.. YC:U~5 l.C;lCl..li Ul\..,..CllGll. '_::'\,...UCl5Q.J. SCUual! agcn a ~Ul Clt. .lila,:,u"" disimpan dengan dua alternatif 1) Pemindaian (scanning) dokumen merupakan sistem yang memfasilitasi pemindaian apabila dokumen diterima dalam bentuk naskah ash (hardcopy), tidak bersifat rahasia dan sangat rahasia. File Upload dilakukan apabila surat telah diterima dalam bentuk A. Spesiilkasi Fungsional 1_ Manajemen Pengguna
a.Data lnduk Pengguna (Master Data Usery memfasilitasi manajemen data pengguna yang berupa penambahan data dan atau penon-aktifan pengguna, serta disusun sesuai dengan data kepegawaian. Menu ini hanya dapat diakses oleh administrator aplikasi.
b.Pemberian Keweriangan (Role) mengatur kewenangan setiap pengguna, antara lain berupa masukan (input) agenda surat, pemindaian dok.uutcu, penrbua.tau Ji::,vu::,i::;i Jall penrbuectan ;:,ulal kcl ueu . Dularu sistem SRlKANDI, dimungkinkan seorang pengguna mendapatkan beberapa kewenangan sekaligus dalam suatu waktu. yang diatur oleh administrator, sesuai dengan penugasan yang diberikan.
2.Agenda Surat Masuk Penanganan agenda sur at masuk adalah sebagai berikut:
a.Masukan (Input) Agenda Aplikasi SRlKAl~DI menyediakan fasilitas masukan terhadap agenda surat masuk dan secara otomatis mencatat petugas yang melakukan masukan agenda. Data yang dicatat dalam aplikasi SRlKANDI sekurang- kurangnya mcmuat : 1) nomor urut agenda; 2) tanggal penerimaan surat; 3) nomor, tanggal dan hal surat; 4) tujuan surat (pengguna tujuan surat); 5) llama Jan alarnat pengmrn s ura i: 6) kecepatan tanggapan : a) amat segera; b) segera; c) penting; J) i aha;:,ia; dan e) biasa. 7) isi yang ringkas; dan 8) keterangan, antara lain tembusan dan Salinan.
b.Penyimpanan Dokumen r-erieru.part orst.ern SRiKANDI secar a umum har us memeriuhi beberapa spesrfikersi dasar yang bcrsifat fungsional dan non fungsionaJ. BABIII SPESIFlKASI SISTEM - . mstariei.
c.standar Operasional Prosedur dibuat secara detail untuk mengatur pembagian pengguna beserta kevvrenarigan masing- masing sesuai dengan struktur organisasi dan tata surat yang berlaku dalam suatu
e.Distribusi Surat Keluar.
f.Setelah surat keluar di agendakan selanjutnya di distribusikan ke bagian tata usaha instansi yang telah ditentukan berdasarkan tujuan pengiriman surat.
g.Pernindaian (scanning) Surat (cek nomor) Slln'lt kphJAr VAnp tplAh nilpnp'kA.ni npnP'Fln tAnnA tAnP'Rn pjpktronik FlkRn..I 0·· . _" - 0- J. -- - 0 - <:> - . otornatis tersimpan di dalarn database. data agenda surat keluarUnit kerja dapat melakukan input konsep surat menjadi surat final.
d.Pcnornoran Otomatis Agenda surat yang telah dibuat diberi nomor secara otomatis oleh sistem berdasarkan suatu format penomoran yang dipilih. 1""f" .... _...J + ...__ .:1; ........,.. ..... _ ....... 1 ... _.......,....1,..,.',..,.,.1 ...,........- ............., ...: ........ __ .. _ ......__ .,..._1.-.._-3 __ 1..._ .......-."'_ , \...1ua..!-'Gt l la.~lULa.~ Ul.lLU.r'I.. iU\...1a.r...UJ:'Io.a.U .!-''-'1 ~\"'lUJ UGtu Gtla.~Gtll l\...1 i IGtUa..!-' J\.U11.::>'-'.!-' surat yang telah dibuat. Dalam proses persetujuan suatu konsep surat, dirnungkinkan terjacti koreksi dan revisi yang dilakukan secara berulang sampai didapat suatu konsep surat yang disepakati.
c.Pernbuatan Agenda Surat Keluar C. Melihat Detail Agenda Sistern SRIKANDIrnernungkinkan setiap data agenda surat rnasuk dan file terkait yang telah disirnpan dapat dilihat kembali secara mudah dan iengkap
d.Membuat Disposisi Sistern menyediakan rnekanisrne untuk rnernbuat disposisi terhadap suatu agenda surat masuk. Disposisi ini merupakan perintah lebih lanjut dalam proses penanganan agenda surat rnasuk.
c.:V1CUlajtl11tll Di:spU:Sl:Sl Mekanisrne untuk pernbuatan laporan terhadap disposisi yang diterima oleh suatu pengguna dan pernberian komentar oleh pembuat disposisi terhadap laporan disposisi.
3.Agenda Surat Keluar Surat Keluar dapat dibuat berdasarkan laporan disposisi ataupun konsep surat atas inisiatif sendiri
a.Pembuatan Konsep Surat Pembuatan konsep surat keluar dapat dilakukan dengan dua cara yaitu: 1) Template/Borang acuan Sistern menyediakan template yang merupakan format naskah dinas baku yang mengacu pada Peraturan Bupati Batang Hari Nomor 6 Tahun 2024 ten tang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Batang Hari dan Peraturan Bupati Batang Hari Nomor 56 Tahun 2017 tentang Tata Naskah Dinas di Desa. 2) Tanpa T~fILplai~/uulculg ac ua.u Selain menggunakan templatefoorexig acuan yang sudah didefinisikan, pengguna dapat mernbuat konsep surat tanpa template apabila konsep surat tidak memerlukan format tata naskah dinas.
b.Persetujuan Konsep Surat ini juga meiiputi kegiatan pencatatan agenda masuk, disposisi, dan pembuatan agenda keluar dalam sistem akan dapat dicari ditentukan oleh pengguna. Pencarian meliputi pencatatan agenda dan alur disposisi masih dapat mcnggunakan alur kcrja yang discdiakan olch aplikasi SRlKANDJ, perbedaannya dengan tidak adanya file hasil scanning karena file fisik surat tersebut langsung disampaikan pada pejabat penerima surat.
o.Legansasi Berkas Peiayanan Pubuk Aplikasi SRlKANDIdilengkapi dengan fitur pengesahan atau legalisasi berkas pelayanan publik. Berkas penzinan dan non perizinan yang sudah di verifikasi melalui aplikasi pelayanan publik akan diteruskan ke pengguna sistem SRlKANDIyang memiliki hak akses pengesahan berkas pelayanan pubiik. Berkas yang sudah di approve secara otornatis menampilkan Landa tangan elektronik yang telah diakui keabsahannya.
6.Pencarian Dokumen Semua dokumen yang tersimpan berdasarkan kriteria pencarian yang ........ _: __ ........ __ , .... ,....; 'L... _....l_,._ __ 1_ .....'""'" .: _; ............. ~ .. __ .... ~ ..J: _:1;1-. ......-"11.-; __ ,...-.. ....._~. L....~~dL.._;b1a..:>1 U lua..:>cUh.au J "1" "Luo.L )0.115 u~ jJHHl o ....lI1115ba jJIU;:) ...<) pembuatan konsep surat dapat langsung dikerjakan melalui sistem tanpa rnenggunakan aplikasi editor teks / penyunting (text editor, lain. Surat masuk dan surat keluar yang bersifat rahasia dan sangat rahasia ditangani sesuai dengan kebijakan .)ang dikeluarkan oleh unit kerja masing musing. Dalarn hal ini, alur kerja penanganan surat rahasia yang , 1 1 1 T"'\ 1 "-'" "'. 1'\1 1 1 T-\' l' )dllg ueruru dUd l1dUd reUUll1d11 U111U1l1 i dld Hd~.K..d.H Villd.::' :sell111ggd format surat yang spesifik pada suatu unit kerja tetap dapat dimasukkan sebagai suatu template.
c.Penggunaan template dalam Pembuatan Konsep Surat Dalam pembuatan konsep surat, template borang akan secara otornatis
4.Manajemen Template
a.Penggunaan Template Standar Sistem menyediakan templatef ooreivg acuan sesuai format naskah dinas yang baku. Beberapa aspek spesifik seperti iogo margin, spasi, dan paragraf sudah diatur pada aplikasi SRIKANDIsehingga berlaku umum untuk semua unit kerja di lingkungan Pemerintah Daerah.
b.Pembuatan Templatef Boresig Acuan Baru Aplikasi SRlKANDImenyediakan fasilitas untuk mernbuat template baru Aplikasi tidak melakukan penghapusan sccara langsung (purge delete) terhadap dokumen ataupun agenda surat yang telah dibuat. tetapi digunakan rnekanisme flag untuk mcnandakan status validitas suatu dokumen atau agenda surat. Pembatalan terhadap suatu aksi harus melalui suatu mekariisrne otorisasi yang diatur sesuai kebijakan uriit kerja di Lingkungan Pemerintah Daerah.
4.Keamanan Penyimpanan Dokumen Aplikasi SRIKANDI rnemberikan kcpastian bahwa dokumcn yang tersimpan tidak turnpang tindih dengan dokumen yang sudah ada sebelurnnya, sehingga setiap user dapat mengakses file dokumen yang benar. Penyimpanan yang dilakukan harus mempertimbangkan aspek keamanan dan pemeliharaan untuk mencegah kerusakan file. S. Apabila terjadi gangguan teknis yang dapat mengakibatkan aplikasi SRIKANDI tidak dapat digunakan (rnisalnya pemadaman arus listrik dan koneksi terputus) atau tidak layak digunakan (jaringan kurang bagus), maka digunakan pengurusan surat dan disposisi secara manual.
6.Apabila tcrjadi kesalahan alamat dalam penginman dokurncn, maka unit pengelola mengajukan permintaan untuk menyampaikan dokumen sesuai dengan alarnat tujuan dan rnenghapus dokurnen pacta alarnat tujuan yang salah kirim melalui mekanisme otorisasi yang diatur sesuai kebijakan unit kerja di Lingkungan Pemerintah Daerah.
3.Fitur Penghapusan dan Pernbatalan B. Spesiflkasi Non Fungsional Beberapa hal yang menjadi persyaratan non-fungsional dari sistem sebagai berikut :
1.Kearnanan Aplikasi Aplikasi menjamin autentifikasi pengguna yang melakukan pengaksesan. Secara minimal, mekanisme keautentikan dilakukan dengan menggunakan pengecekan nama pengguna dan kata kunci {password} sehingga aplikasi dapat diakses dengan menggunakan kewenangan yang telah ditentukan untuk masing-masing pengguna. Keautentikan dilengkapi dengan keamanan yang rnenjamin bahwa data dimasukkan oleh pengguna bukan oleh sistem lain/virus, misalkan dengan rnenggunakan gambar atau tulisan khusus (capcha) ataupun security question. Dalarn akses aplikasi harus dijamin bahwa:
a.aplikasi hanya dapat diakses oleh pengguna yang terautentik:
b.pengguna hanya dapat mengakses menu yang rncnjadi kewenangannya;
c.nama pengguna yang sarna tidak dapat digunakan secara paralel.
2.Pencatatan LogAktivitas Pengguna Aplikasi akan mencatat setiap aktivitas user yang berkaitan terhadap sistem. Log aktivitas ini dapat digunakan untuk rnelakukan pemenksaan terhadap segala proses persuratan yang memanfaatkan aplikasi SRIKANDI. Di-ras Kornuriikasi dan Informatika akan melaksanakan pengawasal1 dan evaiuasi penggunaan Sertifikat Eiek roruk secara runn serta evali d.SJ da perigawasan yang bersifat insidentil vang dilakukan paling sedikit satu kali dalarn b (enarn! bulan atau sesuai kcbutuhan. Selanjutnv a, Dinas Kornunikasr dan Informatika akan melakukan perneliharaan secant berkala terhadap ° penyelenggaraan sertifikat elektroruk. O. Pengawasan dan Evaluasi • HARI . Pedoman Pelaksanaan "'RIKA.TDI meruoakan acuan pengelolaan dan pernbuatan Petunjuk Pelaksanaarr/Petunjuk Tekrus ~'RIK-\.YDI bagi paru pejabat dan pegawar di eriap Tn tans) Pemenntahan di Imgkungan Kabupate n . Batanghari. Dengan memanfaatkan Pedoman Pelaksanaan SRIKJ\NDIini, diharap an :ic.".lp<.1ttcrcapai ke samaan pengertian dan pemahaman tentang penyclenggaraan SRlKANOI. Selain itu, dapat tercapai keterpaduan pengelolaan SRIK.4.NDI. kelancaran komunikasi dan kern idahan dalam pengurusan na kah dinas, serta efektivitas dan efisiensi penvelenggaraan tata naskah dina sesuai dengan keperluan masing-rnasing unit kerja di Lingkungan Pemerintah Daerah , BABV PE UTUP T)..,J,..,.,........,. r'04'~t".,' .. p ......~,..."h,,~,....,..., rl"lry~ .,-,..,..,..."rrl,.~ 'r"'\P7"'t"T P..,,._1,. ......... ""Jr\ ~,.." .,......'O~rTtO.,...,...h,... ...... T ........... LJ'L4~fo..ool..j.__.. v'l".L..I..'(...4. t" ..........vtV4..A.LJ.(.A. ... " '-A."-"-J.(.4.t.J..J. .Lf..A...lL6~~4.A .t-'_.l..L..,.v...._4J.~\".6..L..I...t'-'4-V'..L.1 'L4.1I..4.J p,"",J...I.f)'-A-.L~"""~J.!",:>IoA..A." Sistern SRlKANDI. administrator akan elalu mengikutsertakan urnt organisasr unit kcrja vang bcrsangkutan: Beberapa hal yang perIu mendapatkan perhat.ian. antara lain.
a.jika pada saa tertentu terjadi gangguan teknis berkaitan dengan jarmzan SR!KANDI. operator star !2.!~ usaha dapat mer-ghubungi admin=t ..at=r SRIK}\NDI:
b.dalam hal terjadi perganuan pimpman pengguna SRlKA.IDI dan menzhendaki perubahan format lembar disposisi, operatorr staf tata usaha dapat menghubungi administrator Sistem RIKANDI. 7 .. :. _ .......... ",,_.,- .. ...- ... 1 .... _,. .. ",-,d. .llt. Vol ~GU.l ...~c ..h·"'.l1 ...t.L~.lL r..'-~JCl, Pemeliharaan hardu/are dilakukan olen rnasing rnasmc pengguna ::-:ilSl(:,II1 ~r)IKANDI pada unit organisasiyumt kerja yang bersangkutan dan berkoordinasi dengan Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Batanz Han: 5. Pe ngelola SRiKAriDi 1 Pengelola substansi SI, tern SRlKAI\81 ada ah Bagian Umum Sekrctariat Daerah Kabupaten Batang Hari:
2.Pengelola infrastruktur dan jaringan kornputer Sisrern SR1K.A'01 adalah Dinas Kornunikasi dan Inforrnatika Kabupaten Batang Hari: .l. r\UllHl '-'_ U UlVl d.UCUdJ. pi.lIa;" _'d il~ Hit: 111:11..1 h~ \\ ~lldhocU. Udlct111 4.K leU\.U1..c.t11 manajernen Sistcm dan basi data I Iat abasci dalam nal 1"'"11 adalah Bagian L mum Sekretariat Daerah Kabupaten Batang Hari: 1 Operator adalah petugas yang ditunj uk dell memiliki kewenangan dalarn mengoperasikan sistern SRIKA~DI sesuai de ngan kebijakan mas r ~ as n r BABIV PENGELOLA SISTEM