DokumenPeraturan Bupati (Perbup)Berlaku

Peraturan Bupati (Perbup) Kabupaten Cianjur Nomor 42 Tahun 2025

Nomor: 42
Tahun: 2025
Ditetapkan: 13 Mei 2025
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 9

Lembaga terkait

Ringkasan

Dalam Peraturan Bupati ini diatur tentang Pedoman Pengelolaan Program Arsip Vital di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Cianjur dengan menetapkan batasan istilah yang digunakan dalam pengaturannya. Diatur tentang ketentuan umum, maksud dan tujuan, ruang lingkup, pelaporan dan penutup

Isi peraturan

Menimbang

a.bahwa sesuai dengan ketentuan Pasal 40 ayat (2) dan Pasal 50 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan perlu disusun Pedoman Pengelolaan program arsip vital;
b.bahwa berdasarkan pertimbangam sebagimana dimakasud dalam huruf a, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Bupati tentang Pedoman Pengelolaan Program Arsip Vital di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Cianjur;

1.Undang- Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 129, Tambahan Lembaga Negara Republik Indonesia Nomor 4774);
2.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
3.Undang-Undang Nomor 1 1 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4843) sebagaimana telah diubah dengan Undang Undang Nomor 19 Tahun 2016 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 1 1 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 251, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5952);
4.Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);
5.Undang-Undang Nomor 97 Tahun 2024 tentang Kabupaten Cianjur Provinsi Jawa Barat (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2024 Nomor 283, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 7039);
6.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
7.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/ Arsip Vital Negara;
8.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2 0 1 1 tentang Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis;
9.Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 806);
10.Peraturan Daerah Kabupaten Cianjur Nomor 1 1 Tahun 2015 tentang Penyelenggaraan Kearsipan. 1 1 . Peraturan Daerah Kabupaten Cianjur Nomor 8 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Kabupaten Cianjur Peraturan Daerah Kabupaten Cianjur (Lembaran Daerah Kabupaten Cianjur Tahun 2016 Nomor 8) sebagairnana telah diubah dengan Peraturan Daerah Kabupaten Cianjur Nomor 5 Tahun 2022 tentang Perubahan Kedua Atas Kabupaten Cianjur Nomor 8 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Ka bu paten Cianjur (Lembaran Daerah Kabupaten Cianjur Tahun 2022 Nomor 39);
12.Peraturan Bupati Cianjur Nomor 70 Tahun 2021 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi, serta Tata Kerja Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Cianjur (Berita Daerah Kabupaten Cianjur Tahun 2021 Nomor 70), sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Bupati Kabupaten Cianjur Nomor 126 Tahun 2022 tentang perubahan Atas Peraturan Bupati Cianjur Nomor 70 Tahun 2021 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi, serta Tata Kerja Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Cianjur (Berita Daerah Kabupaten Cianjur Tahun 2022 Nomor 250);
12.Peraturan Bupati Cianjur Nomor 101 Tahun 2021 tentang Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Unit Organisasi di Lingkungan Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Cianjur.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Bupati ini, yang dimaksud dengan :

1.Daerah adalah Kabupaten Cianjur.
2.Pemerintah Daerah adalah Bupati sebagai unsur penyelenggara Pemerintah Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah Otonom.
3.Bupati adalah Bupati Cianjur.
4.Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Bupati dan DPRD dalam penyelenggaraan Urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah.
5.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
6.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, dan Perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
7.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis. 8 Lembaga Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat LKD adalah Lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
9.Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
10.Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. 1 1 . Pengguna Arsip adalah orang atau unit kerja yang mempunyai hak akses untuk menggunakan arsip.
12.Akses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
13.Arsip Vital adalah arsip dinamis yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
14.Arsip Dinarnis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
15.Daftar Arsip Vital adalah daftar yang sekurang-kurangnya memuat nomor urut, kode klasifikasi, deskripsi Arsip Vital, tahun, volume, tingkat keaslian dan keterangan.
16.Identifikasi Arsip Vital adalah kegiatan pendataan dan penentuan Arsip yang memenuhi kriteria sebagai Arsip Vital.
17.Pemencaran/Dispersal adalah metode pelindungan Arsip Vital dengan melakukan pemencaran arsip hasil duplikasi (copy back up) ke tempat penyimpanan arsip pada lokasi yang berbeda.
18.Pemulihan Arsip Vital adalah suatu kegiatan perbaikan fisik arsip Vital yang rusak akibat bencana atau lainnya.
19.Pendataan Arsip Vital adalah kegiatan pengumpulan data tentangjenis, jumlah, media, lokasi, dan kondisi ruang penyimpanan arsip.
20.Penduplikasian adalah metode pelindungan Arsip Vital dengan melakukan penggandaan ( back up) arsip dalam bentuk media yang sama atau berbeda dengan arsip yang asli. 2 1 . Pengamanan Arsip Vital adalah suatu kegiatan melindungi Arsip Vital baik fisik maupun informasinya terhadap kemungkinan kehilangan dan kerusakan.
22.Penyimpanan Khusus/ Vaulting adalah metode Perlindungan Arsip Vital dengan melakukan penyimpanan arsip pada tempat atau sarana khusus.
23.Pelindungan Arsip Vital adalah suatu kegiatan untuk mengamankan, menyelamatkan, dan memulihkan Arsip Vital dari kerusakan, hilang atau musnah baik secara fisik maupun informasi yang diatur melalui suatu prosedur tetap.
24.Penggunaan Arsip adalah kegiatan penyediaan dan pemanfaatan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
25.Series Arsip adalah himpunan arsip yang tercipta, yang diatur dan dikelola sebagai suatu entitas informasi karena adanya keterkaitan secara fungsional, kegiatan, dan kesamaan subjek.

BAB II

MAKSUD DAN TUJUAN

Pasal 2

Maksud ditetapkannya Peraturan Bupati ini adalah sebagai pedoman bagi Pencipta Arsip dalam melaksanakan pengelolaan, penyelamatan, pelindungan dan pengamanan Arsip Vital dilingkungan Pemerintah Daerah.

Pasal 3

Tujuan ditetapkannya Peraturan Bupati ini adalah agar terlaksananya pengelolaan Arsip Vital yang mampu memberikan pelindungan dan pengamanan Arsip Vital secara benar dan terprogram serta mampu mewujudkan ketersediaan Arsip Vital secara cepat, tepat dan aman bagi pengguna yang berhak.

BAB III

RIJANG IINGK1ID

Pasal 4

Ruang lingkup pedoman pengelolaan program Arsip Vital, meliputi:

a.Asas pengorganisasian, sarana dan prasarana.
c.Ketentuan akses dan layanan Arsip Vital.

Pasal 5

Pedoman pengelolaan program Arsip Vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

BAB IV

PELAPORAN

Pasal 6

(1)Perangkat Daerah melakukan pelaporan atas pelaksanaan program pengelolaan Arsip Vital di lingkungannya paling sedikit 1 (satu) tahun sekali kepada Lembaga Kearsipan Daerah.
(2)Berdasarkan laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Lembaga Kearsipan Daerah melaksanakan monitoring dan evaluasi.
(3)Hasil monitoring dan evaluasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) disampaikan oleh Lembaga Kearsipan Daerah kepada Bupati.

Pasal 7

Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinva dan memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Cianjur. Ditetapkan di Cianjur pada tanggal 13 Mei 2025 BUPATI CIANJUR, ttd;/cap; MOHAMMAD WAHYU FERDIAN Diundangkan di Cianjur lug(anggal 14 Mei 2025 S DAERAH N CIANJUR RITA DAFRAH KABUIPATEN CIAN.IUIR TAHUIN 2025 NOMOR 540 LAMPIRAN PERATURAN BUPATI CIANJUR NOMOR : 42 TAHUN 2025 TENTANG : PEDOMAN PENGELOLAAN PROGRAM ARSIP VITAL DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN CIANJUR I. ASAS PENGORGANISASIAN, SARANA DAN PRASARANA A. ASAS PENGORGANISASIAN 1 . Kebijakan terkait dengan program pengelolaan Arsip Vital ditetapkan oleh Bupati.

2.Penanggungjawab program Arsip Vital di Perangkat Daerah setingkat Pejabat Pimpinan Tinggi/Eselon II dan Pejabat Administrator /Eselon III adalah Pejabat Pimpinan Tinggi/Eselon II dan Pejabat Administrator/Eselon III.
3.Penanggungjawab program Arsip Vital di Perangkat Daerah wajib menunjuk petugas pengelola Arsip Vital melalui surat perintah.
4.Dalam ha! perlindungan dan pengamanan, pemulihan Arsip Vital dilaksanakan oleh masing-masing pengelola Arsip Vital yang berada di central file pada Perangkat Daerah bekerjasama dengan unit kearsipan.
5.Program Arsip Vital di lingkungan Pemerintah Kabupaten Cianjur dilaksanakan secara berkesinambungan antara unit kerja setingkat Pejabat Pimpinan Tinggi/Eselon II, Pejabat Administrator /Eselon III (selaku pengelola central file di lingkungan unit kerjanya) dan Unit Kearsipan.
6.Uraian tugas petugas pengelola Arsip Vital sebagaimana dimaksud angka 3, meliputi:

(1)Menyelenggarakan pengelolaan Arsip Vital di lingkungan Perangkat Daerah sesuai kewenangannya;
(2)Melakukan evakuasi penyelamatan Arsip Vital pasca bencana di lingkungan Perangkat Daerah sesuai kewenangannya;
(3)Pengelola Arsip Vital pada Unit Pengolah, selain mengelola Arsip Vital juga wajib melaporkan setiap adanya penambahan ataupun pengurangan berkas Arsip Vital yang ada di unit kerjanya kepada Unit Kearsipan dengan melampirkan Daftar Arsip Vital yang dikelola; dan
(4)Melaporkan basil pelaksanaan tugas sebagaimana dimaksud pada angka (1) dan angka (2) kepada Lembaga Kearsipan Daerah. B. SARANA DAN PRASARANA Prasarana dan Sarana yang digunakan dalam melaksanakan pengelolaan program Arsip Vital terdiri dari:

1.Ruang/Tempat Penyimpanan. Ruang penyimpanan Arsip Vital di Unit Pengolah di lingkungannya menyatu dengan ruang/tempat central file. Lokasi penyimpanan Arsip Vital dapat dilakukan baik secara on site ataupun off site, yaitu:

(1)Penyimpanan on site, adalah penyimpanan Arsip Vital yang ditempatkan pada ruangan tertentu dalam satu gedung atau perkantoran dalam lingkungan lembaga Pencipta Arsip;
(2)Penyimpanan off site, adalah penyimpanan Arsip Vital yang ditempatkan di luar lingkungan gedung perkantoran lembaga Pencipta Arsip.

2.Fling Cabinet. Piling Cabinet adalah sarana untuk menyimpan Arsip Vital, memiliki karakteristik tidak mudah terbakar (memiliki daya tahan sekurang-kurangnya 4 jam kebakaran), kedap air dan dapat dikunci
3.Horizontal Cabinet. Horizontal Cabinet adalah sarana untuk menyimpan Arsip Vital berbentuk peta atau rancang bangun, memiliki karakteristik tidak mudah terbakar (memiliki daya tahan sekurang-kurangnya 4 (empat) jam kebakaran), kedap air dan dapat dikunci.
4.Mini Roll O'Pack. Mini Roll O'Pack adalah sarana untuk menyimpan berkas perorangan, memiliki karakteristik tidak mudah terbakar (memiliki daya tahan sekurang-kurangnya 4 (empat) jam kebakaran), kedap air dan dapat dikunci.
5.Pocket Pile. Pocket Pile adalah sarana untuk menyimpan Arsip Vital yang bermediakan kertas, terbuat dari karton manila dengan bentuk seperti map menyerupai amplop besar.
6.Arsip Vital non kertas Arsip Vital non kertas penyimpanannya menggunakan tempat penyimpanan yang bebas medan magnet terutama untuk jenis Arsip elektronik atau magnetik serta memiliki pengatur suhu yang sesuai untuk jenis media arsip.
7.Kertas Label. Kertas Label adalah kertas stiker yang digunakan untuk menuliskan indeks atau judul berkas Arsip Vital untuk dilekatkan pada pocket file. Label sebaiknya mempergunakan kertas yang berkualitas baik dan berwarna terang sehingga tidak mudah rusak, dan mudah dibaca.
8.Daftar Arsip Vital Daftar Arsip Vital yang dibuat harus seragam demi tertibnya pengelolaan Arsip di lingkungan Perangkat Daerah.
9.Out Indicator. Out Indicator adalah alat yang digunakan untuk menandai adanya arsip yang keluar dari tatanan penyimpanan filing cabinet dalam bentuk formulir.
10.Indeks. Penentuan indeks atau kata tangkap dapat berupa: subyek, nama tempat/lokasi atau identitas lainnya. 1 1 . Tunjuk Silang, Digunakan apabila:

(1)terjadi perubahan nama orang atau pegawai;
(2)berkas Arsip Vital memiliki lampiran tetapi berbeda media sehingga penyimpanannya berbeda; dan
(3)memiliki keterkaitan dengan berkas lain. II. PROSEDUR PENGELOLAAN, PERLINDUNGAN DAN PENGAMANAN ARSIP VITAL Prosedur yang harus dilakukan untuk menentukan Arsip Vital adalah sebagai berikut : A. Prosedur Pengelolaan Kegiatan pengelolaan Arsip Vital dilakukan melalui tahapan sebagai berikut:

1.Iden tifikasi Arsip Vital memiliki kriteria sebagai berikut:

a.Arsip yang merupakan prasyarat bagi keberadaan instansi, karena tidak dapat digantikan dari aspek administrasi maupun legalitasnya;
b.Arsip yang sangat dibutuhkan untuk menjamin kelangsungan operasional kegiatan instansi karena berisi informasi yang digunakan sebagai rekonstruksi apabila terjadi bencana;
c.Arsip yang berfungsi sebagai bukti kepemilikan kekayaan (asset) instansi; dan
d.Arsip yang berkaitan dengan kebijakan strategis instansi. Identifikasi dilakukan untuk mengetahui secara pasti jenis jenis Arsip Vital yang ada di unit kerja masing-masing, melalui langkah-langkah kegiatan yang meliputi:
a.Analisis Organisasi Analisis organisasi dilakukan untuk menentukan unit unit kerja yang memiliki potensi menciptakan Arsip Vital. Analisis organisasi dilakukan melalui pendekatan analisis fungsi dan analisis substansi informasi berikut: 1) Memahami struktur, tugas pokok dan fungsi organisasi; 2) Mengidentifikasi fungsi-fungsi substansi dan fungsi fasilitatif; 3) Mengidentifikasi unit-unit kerja yang melaksanakan tugas dan fungsi yang menghasilkan Arsip sesuai dengan kriteria Arsip Vital; 4) Mengidentifikasi substansi informasi Arsip yang tercipta pada unit-unit kerja potensial sebagai pencipta Arsip Vital; dan 5) Membuat daftar yang berisi Arsip Vital dan unit kerja pencipta.
b.Pendataan Pendataan atau survai merupakan teknik pengumpulan data tentang Arsip Vital. Pendataan ini dilakukan dengan: 1) Pendataan dilakukan setelah analisis organisasi; 2) Pendataan dilakukan untuk mengetahui secara pasti jenis-jenis Arsip Vital pada unit unit kerja yang potensial; dan 3) Pendataan menggunakan formulir yang berisi informasi: organisasi pencipta dan unit kerja, jenis (series) Arsip, media simpan, sarana temu kembali, volume, periode (kurun waktu), retensi, tingkat keaslian, sifat kerahasiaan, lokasi simpan, sarana simpan, kondisi Arsip, nama dan waktu pendataan. Contoh Formulir : PENDATAAN/SURVEI ARSIP VITAL POTENSIAL Perangkat Daerah : Unit Kerja : Jenis Arsip : Media : Sarana Temu Kembali : Volume : Periode Waktu : Retensi : Tingkat Keaslian : Sifat Kerahasiaan : Lokasi Simpan : Sarana Simpan : Kondisi Simpan : Nama : Waktu Pendataan :
c.Pengolahan Hasil pendataan Arsip Vital dari unit-unit kerja dilakukan pengolahan oleh suatu tim yang dimaksudkan agar memperoleh kepastian bahwa basil identifikasi memenuhi kriteria yang telah di tetapkan. Pengolahan dilakukan berdasarkan kriteria Arsip Vital dengan disertai analisis hukum dan analisis resiko, yaitu: 1) Analisis hukum. Analisis hukum dilakukan dengan mengajukan pertanyaan, yaitu: a) Apakah Arsip tersebut secara legal mengandung hak dan kewajiban atas kepemilikan negara/warga negara? b) Apakah hilangnya Arsip tersebut dapat menimbulkan tuntutan hukum terhadap individu atau organisasi? c) Apakah Arsip yang mendukung hak-hak hukum individu/ organisasi seandainya hilang duplikatnya harus dikeluarkan dengan pemyataan dibawah sumpah? 2) Analisis resiko. Analisis resiko dilakukan terhadap arsip-arsip yang tercipta pada organisasi atau unit kerja yang dianggap vital melalui cara penafsiran kemungkinan kerugian yang akan ditimbulkan. Dalam rangka melakukan analisis resiko dapat diajukan beberapa pertanyaan sebagai berikut: a) Jika arsip ini tidak diketemukan (hilang/musnah) berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk merekonstruksi informasi dan berapa biaya yang dibutuhkan oleh organisasi? b) Berapa lama waktu yang tidak produktif dengan tidak adanya arsip yang bersangkutan dan berapa biaya yang barus dikeluarkan oleh organisasi? c) Berapa banyak kesempatan untuk memperoleh keuntungan yang hilang dengan tidak diketemukannya Arsip Vital ini? d) Berapa besar kerugian yang dialami oleh organisasi dengan tidak adanya Arsip yang dibutuhkan?
d.Penentuan Arsip Vital Penentuan Arsip Vital merupakan proses lanjutan dari kegiatan pengolahan data. Sebelum melakukan penentuan Arsip Vital terlebih dahulu dilakukan pengujian terhadap kesesuaian antara kriteria Arsip Vital dengan basil analisis organisasi dan analisis hasil pendataan, sehingga dapat ditentukan jenis-jenis Arsip Vital di instansi yang bersangkutan secara pasti. Penentuan Arsip Vital dapat menggunakan tabel uji sebagai berikut: KRITERIA PENENTUAN ARSIP VITAL NO. JENIS ARSIP SYARAT MENJAMIN BUKTI KEBIJAKAN STATUS POTENSIAL KEBERADAAN KELANGSUNGAN KEPEMILIKAN STRATEGIS ARSIP PERANGKAT OPERASIONAL DAERAH 1 2 3 4 5 6 7 Keterangan :

(1)Diisi nomor urut;
(2)Diisi jenis Arsip (diambil dari hasil pendataan);
(3)Diisi centang (v) apabila memenuhi;
(4)Diisi centang (v) apabila memenuhi; (SJ Diisi centang (v) apabila memenuhi;
(6)Diisi centang (v) apabila memenuhi;
(7)Diisi keterangan Vital apabila memenuhi satu atau lebih kriteria. Contoh Arsip Vital pada lnstansi Pemerintah Pusat dan Daerah: 1) Kebijakan strategis (keputusan dan peraturan pimpinan instansi pemerintah) selama masih berlaku; 2) MOU dan perjanjian kerjasama yang strategis baik dalam maupun luar negeri selama masih berlaku; 3) Arsip asset negara (sertifikat tanah, BPKB, gambar gedung, dan lain-lain); 4) Arsip hak paten dan copy right; 5) Berkas perkara pengadilan; 6) Personal file; 7) Batas wilayah negara, antar Provinsi atau antar Kabupaten/Kota; dan 8) Dokumen pengelolaan keuangan negara.
1. e.Penyusunan Daftar Arsip Vital Perangkat Daerah Setelah penentuan Arsip Vital, langkah selanjutnya adalah menyusun Daftar Arsip Vital yang berisi informasi ten tang Arsip Vital yang ada pada Perangkat Daerah ke dalam bentuk formulir yang memiliki kolom-kolom sebagai berikut: 1) Nomor: Diisi dengan nomor urut Arsip Vital 2) Jenis Arsip : Diisi dengan jenis Arsip Vital yang telah didata 3) Unit Kerja: Diisi dengan nama unit kerja asal Arsip Vital 4) Kurun Waktu : Diisi dengan tahun Arsip Vital tercipta 5) Media : Diisi dengan jenis media rekam Arsip Vital 6) Jumlah : Diisi dengan banyaknya Arsip Vital 7) Jangka Simpan : Diisi dengan batas waktu sebagai Arsip Vital 8) Metode Perlindungan: Diisi dengan jenis metode perlindungan sesuai dengan kebutuhan masing-masing media rekam yang digunakan 9) Lokasi Simpan: Diisi dengan tempat arsip tersebut disimpan 10) Keterangan: Diisi dengan informasi spesifik yang belum/tidak ada dalam kolom yang tersedia. No. Jenis Unit Kurun Media Jumlah Jangka Lokasi Metode Ket. Arsip kcrja waktu simpan simpan perlindungan I 2 3 4 5 6 7 8 9 10
  1. 1.Daftar Arsip Vital yang telah disusun dan dibuatkan salinannya, ditanatangani oleh Ketua Tim dengan diketahui oleh penanggungjawab Tim Pengelolaan Arsip Vital Perangkat Daerah. Selanjutnya, Salinan daftar pengelolaan Arsip Vital Daerah sebagai Daftar Arsip Vital Pemerintah Daerah.
  2. 2.Penataan Arsip Vital Penataan Arsip Vital dilakukan dengan tahap-tahap sebagai berikut:
2. a.Pemeriksaan Melakukan pemeriksaan kelengkapan berkas Arsip Vital yang akan ditata, berkas arsip yang lengkap harus menggambarkan proses kegiatan dari awal sampai akhir dan kondisi fisik berkas.
3. b.Menentukan Indeks Berkas Menentukan kata tangkap, berupa nomor, nama lokasi, masalah atau subyek. Contoh Indeks: Sertifikat Tanah Gedung Utama
4. c.Menggunakan tunjuk silang apabila ada berkas yang memiliki keterkaitan dengan berkas yang memiliki jenis media yang berbeda. Contoh: Rancang Bangun Gedung Perangkat Daerah dengan berkas perencanaan pembangunan gedung Perangkat Daerah.
5. d.Pelabelan Memberikan label pada sarana penyimpan Arsip: 1) Arsip yang disimpan pada Pocket File, Label di cantumkan 2) Arsip peta/rancang bangun. 3) Arsip yang menggunakan media magnetik label dicantumkan pada: a) Untuk arsip foto, negative foto ditempel pada lajur atas plastik transparan, positive foto ditempel pada bagian belakang foto dan amplop atau pembungkus; b) Untuk slide ditempelkan pada frame; c) Video dan film ditempelkan pada bagian luar dan lapisan transparan (seperti negative foto) dan pada wadahnya; dan d) Untuk kaset dan/atau cakram digital (CD) ditempelkan pada kaset dan/ atau cakram digital (CD) dan wadahnya.
6. e.Penempatan Arsip Kegiatan penempatan arsip pada sarana penyimpanan sesuai dengan jenis media arsip.
  1. 3.Menyusun Daftar Arsip Vital yang ada di Unit Kerja/Unit Pengolah Penyusunan daftar Arsip Vital berisi informasi tentang Arsip Vital unit kerja sebagaimana dimaksud pada angka romawi I huruf B angka 8. B. Pelindungan dan Pengamanan Arsip Vital
  2. 1.Faktor pemusnah/perusak Arsip Vital disebabkan oleh:
7. a.Faktor Bencana Alam Kemusnahan/kerusakan Arsip Vital yang disebabkan oleh faktor bencana seperti gempa bumi, banjir, tsunami, perembasan air laut, longsor, kebakaran, letusan gunung berapi, badai dan lain-lain.
8. b.Faktor Manusia Kemusnahan/kerusakan dan kehilangan Arsip Vital yang disebabkan oleh faktor manusia seperti perang, sabotase, pencurian, penyadapan atau unsur kesengajaan dan kelalaian manusia.
  1. 2.Metode pelindungan Arsip Vital yang dapat dilakukan meliputi:
9. a.Duplikasi Arsip Vital Perangkat Daerah, yang dilakukan dengan metode digitalisasi khususnya terhadap arsip aset dan produk hukum. Untuk Arsip Vital selain arsip aset dan produk hukum, metode duplikasi yang dilakukan dengan menciptakan salinan atau digitalisasi. Penentuan kriteria Arsip Vital yang perlu dilakukan digitalisasi ditentukan oleh Unit Kearsipan.
10. b.Pemencaran Arsip Vital Perangkat Daerah, yang dilakukan dengan menyimpan arsip hasil duplikasi ke Unit Kearsipan, sedangkan Arsip Vital yang asli disimpan di unit kerja Pencipta Arsip Vital.
11. c.Dengan Peralatan Khusus (Vaulting). Pelindungan bagi Arsip Vital dari musibah atau bencana dilakukan dengan menggunakan peralatan penyimpanan khusus, seperti: almari besi, filing cabinet tahan api. Pemilihan peralatan simpan tergantung padajenis, media dan ukuran. Namun demikian secara umum peralatan tersebut memiliki karakteristik tidak mudah terbakar (sedapat mungkin memiliki daya tahan sekurang kurangnya 4 (empat) jam kebakaran), kedap air dan bebas medan magnet untuk jenis Arsip berbasis magnetik/ elektronik.
  1. 3.Pengamanan Fisik Arsip Vital Pengamanan fisik Arsip Vital dilaksanakan dengan maksud untuk melindungi arsip dari ancaman faktor-faktor pemusnah/perusak arsip. Contoh pengamanan fisik Arsip Vital adalah:
12. a.Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan arsip seperti pengaturan akses, pengaturan ruang simpan, dan penggunaan sistem alarm yang dapat digunakan untuk mengamankan arsip dari bahaya pencurian, sabotase, penyadapan, dan lain-lain;
13. b.Menempatkan Arsip Vital pada tingkat ketinggian yang bebas dari banjir;
14. c.Struktur bangunan tahan gempa dan lokasi yang tidak rawan gempa, angin topan dan badai; dan
15. d.Penggunaan ruangan tahan api serta dilengkapi dengan peralatan alarm dan alat pemadam kebakaran dan lain lain.
  1. 4.Pengamanan Informasi Arsip Dalam rangka pengamanan informasi dan layanan penggunaan Arsip Vital, pengolah Arsip Vital harus melakukan pengaturan sebagai berikut:
16. a.Menjamin arsip hanya digunakan oleh orang yang berhak;
17. b.Memberi kode rahasia pada Arsip Vital; dan
18. c.Membuat spesifikasi orang-orang yang memiliki hak akses. C. Penyelamatan dan Pemulihan Penyelamatan dan pemulihan (recovery) Arsip Vital pasca bencana atau musibah dilakukan dengan langkah-langkah:
  1. 1.Penyelamatan / evakuasi Untuk menjaga kemungkinan kerusakan yang lebih parah diperlukan langkah-langkah penyelamatan Arsip Vital pasca musibah atau bencana sebagai berikut:
19. a.Mengevakuasi Arsip Vital yang terkena bencana dan memindahkan ke tempat yang lebih aman;
20. b.Mengidentifikasi jenis Arsip yang mengalami kerusakan, jumlah dan tingkat kerusakannya dengan mengacu pada daftar Arsip Vital; dan
21. c.Memulihkan kondisi (recovery) baik untuk fisik Arsip Vital- nya maupun tempat penyimpanannya yang dapat dilakukan dalam bentuk rehabilitasi fisik arsip atau rekonstruksi bangunan.
  1. 2.Pemulihan (recovery)
22. a.Stabilisasi dan pelindungan Arsip yang dievakuasi. Setelah terjadinya bencana segera mungkin dilakukan perbaikan terhadap kerusakan struktur bangunan atau kebocoran. Pengaturan stabilitas suhu udara dan kelembaban dapat dikurangi dengan pengaturan sirkulasi udara atau menggunakan kipas angin. Apabila seluruh bangunan mengalami kerusakan, maka Arsip yang sudah dievakuasi dan dipindahkan ke tempat aman harus dijaga untuk mencegah kerusakan yang semakin parah, karena dalam waktu 48 (empat puluh delapan) jam arsip tersebut akan ditumbuhi jamur, yang kemudian akan segera membusuk dan hancur. Sedangkan dalam musibah kebakaran, kerusakan terhadap arsip dari jelaga, asap, racun, api, suhu udara yang sangat tinggi dan lain-lain, harus dinetralisir sesegera mungkin dengan cara dijauhkan dari pusat bencana.
23. b.Penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan pemulihan yang berkaitan dengan operasional penyelamatan. Penilaian dan pemeriksaan terhadap tingkat kerusakan dilakukan untuk menentukan jumlah dan jenis kerusakan, media atau peralatan apa yang terpengaruh dan ikut rusak, peralatan dan lain-lain termasuk memperhitungkan kebutuhan tenaga ahli dan peralatan untuk melakukan operasi penyelamatan.
24. c.Pelaksanaan penyelamatan 1) Pelaksanaan penyelamatan dalam bencana besar. Penyelamatan Arsip Vital yang disebabkan oleh bencana besar perlu dibentuk tim penyelamatan yang bertanggungjawab mengevakuasi dan memindahkan arsip ke tempat yang aman, melakukan penilaian tingkat kerusakan, mengatur proses penyelamatan termasuk tata caranya, penggantian shift, rotasi pekerjaan, dan mekanisme komunikasi dengan pihak-pihak terkait. 2) Pelaksanaan penyelamatan bencana yang berskala kecil. Penyelamatan Arsip Vital yang disebabkan oleh bencana yang berskala kecil cukup dilakukan oleh unit fungsional dan unit terkait. Misalnya musibah kebakaran yang terjadi di suatu kantor maka pelaksanaan penyelamatan dilakukan oleh Unit Kearsipan dibantu oleh unit keamanan dan unit pemilik arsip. 3) Prosedur pelaksanaan Pelaksanaan penyelamatan Arsip yang disebabkan oleh bencana banjir dilakukan dengan cara sebagai berikut: a) Pengepakan yaitu kegiatan yang dilakukan sebelum melakukan pemindahan arsip dari lokasi bencana ke tempat yang aman. Arsip yang terkena musibah sebelumnya perlu dibungkus dan diikat (dikemas) supaya tidak tercecer, baru kemudian dipindahkan; b) Pembersihan yaitu memilah dan membersihkan arsip secara manual dari kotoran yang menempel pada arsip, kemudian disiram dengan cairan alkohol atau thymol supaya kotoran yang menempel pada arsip dapat terlepas dan Arsipnya tidak Jengket; c) Pembekuan yaitu mendinginkan sampai ke tingkat suhu minus 40° (empat puluh derajat) celcius sehingga Arsip mengalami pembekuan; d) Pengeringan yaitu mengeringkan menggunakan vakum pengering atau kipas angin. Tidak dijemur dalam panas matahari secara langsung; e) Penggantian Arsip yang ada salinannya yang berasal dari tempat lain; f) Penggandaan (back up) seluruh arsip yang sudah diselamatkan; dan g) Memusnahkan arsip yang sudah rusak parah dengan membuat Serita Acara. Sedangkan untuk volume arsip yang sedikit, cukup dilakukan dengan cara sederhana dengan tetap menjaga suhu antara 10° (sepuluh derajat) s.d. 17° (tujuh belas derajat) celcius dan tingkat kelembaban antara 25% s.d. 35% RH. Sedangkan penyelamatan arsip akibat musibah kebakaran hanya dilakukan terhadap arsip yang secara fisik dan informasi masih bisa dikenali. Pembersihan arsip dari asap ataujelaga dilakukan dengan cara manual.
25. d.Prosedur penyimpanan kembali Arsip yang telah dibersihkan dan dikeringkan disimpan kembali ketempat yang bersih dengan suhu dan kelembaban yang sesuai, dengan langkah-langkah: 1) Jika tempat penyimpanan Arsip Vital tidak mengalami kerusakan maka ruangan tersebut dibersihkan terlebih dahulu; 2) Penempatan kembali peralatan penyimpanan Arsip Vital; 3) Penempatan kembali arsip; dan 4) Arsip Vital elektronik dalam bentuk disket, catridge, cakram digital (CD) disimpan ditempat tersendiri dan dilakukan format ulang dan dibuat duplikasinya.
26. e.Evaluasi Setelah selesai melakukan kegiatan pemulihan maka perlu dilakukan evaluasi untuk mengetahui seberapa jauh tingkat keberhasilan penyelamatan Arsip Vital dan penyusunan laporan. Kegiatan evaluasi juga akan bermanfaat untuk mempersiapkan kemungkinan adanya bencana di kemudian hari. III. KETENTUAN AKSES DAN LAYANAN ARSIP VITAL A. Pengguna yang berhak di lingkungan internal instansi
  1. 1.Penentu kebijakan yang mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh Arsip Vital yang berada di bawah kewenangannya, dengan ketentuan sebagai berikut:
27. a.Pimpinan tingkat tertinggi, yaitu Kepala Perangkat Daerah mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh Arsip Vital;
28. b.Pejabat Administrasi yang berada di tingkat Jabatan Administrator, mempunyai kewenangan untuk mengakses Arsip Vital di bawah kewenangannya, namun tidak diberikan hak akses untuk informasi yang terdapat pada pimpinan tingkat tertinggi dan yang satu tingkat dengan unit di luar unit kerjanya, kecuali telah mendapatkan izin dari Kepala Perangkat Daerah.
29. c.Pejabat Administrasi yang berada di tingkat Jabatan Pengawas, mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh Arsip Vital di bawah kewenangannya, namun tidak diberikan hak akses untuk informasi yang terdapat pada Kepala Perangkat Daerah, Pejabat Administrasi tingkat Jabatan Administrator, dan yang satu tingkat di luar unit kerjanya kecuali telah mendapatkan izin dari Kepala Perangkat Daerah dan Pejabat Administrasi tingkat Jabatan Administrator.
  1. 2.Pelaksana Kebijakan, yaitu Pejabat Administrasi yang berada di tingkat Jabatan Pelaksana, Arsiparis, dan pegawai yang mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh Arsip Vital yang berada di bawah kewenangannya dengan tingkat klasifikasi biasa, tetapi tidak diberikan hak akses untuk Arsip dengan tingkat klasifikasi terbatas dan rahasia yang terdapat pada Kepala Perangkat Daerah, Pejabat Administrasi tingkat Jabatan Administrator dan Jabatan Pengawas serta yang satu tingkat di atas unit kerjanya kecuali telah mendapatkan izin dari Kepala Perangkat Daerah dan Pejabat Administrasi tingkat Jabatan Administrator dan Jabatan Pengawas yang bersangkutan.
  2. 3.Pengawas internal mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip pada Pencipta Arsip dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan internal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, seperti pengawasan yang dilakukan oleh Inspektorat Daerah. B. Pengguna yang berhak di lingkungan eksternal
  3. 1.Publik mempunyai hak untuk mengakses Arsip Vital setelah mendapat ijin dari Kepala Perangkat Daerah.
  4. 2.Pengawas eksternal mempunyai hak untuk mengakses seluruh Arsip Vital pada Pencipta Arsip dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, seperti pengawasan yang dilakukan oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) dan Badan Pengawasan Keuangan Pembangunan (BPKP), contohnya ketika BPK sedang dalam tugas mengaudit.
  5. 3.Aparat penegak hukum mempunyai hak untuk mengakses Arsip Vital pada Pencipta Arsip yang terkait dengan perkara atau proses hukum yang sedang ditanganinya dalam rangka melaksanakan fungsi penegakan hukum, contohnya ketika pihak penegak hukum sedang menangani tindak pidana korupsi. Contoh Buku Kendali Penggunaan Arsip Vital: N o . Tanggal Nama Kode Isi Jumlah Paraf/ Paraf/Tanggal Urut Penggunaan Pengguna Ringkasan Tanggal Pcngembalian Pengguna I 2 3 4 5 6 7 8 IV. PENUTUP Pedoman Pengelolaan Arsip Vital di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Cianjur ini digunakan sebagai dasar oleh Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Kabupaten Cianjur dalam melakukan pengelolaan Arsip Vital untuk melindungi dan mengamankan fisik serta informasi Arsip Vital. Ditetapkan di Cianjur pada tanggal 13 Mei 2025 BUPATI CIANJUR, ttd;/cap; MOHAMMAD WAHYU FERDIAN

Isi peraturan

Teks9PDFHirarki

Memuat teks peraturan…