1.Daerah adalah Kabupaten Gunung Mas.
2.Pemerintah Daerah adalah Bupati sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom.
3.Bupati adalah Bupati Gunung Mas.
4.Perangkat Daerah adalah Unsur Pembantu Bupati dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan di Kabupaten Gunung Mas.
5.Dinas adalah perangkat daerah yang menyelenggarakan urusan Pemerintah di bidang Perpustakaan dan kearsipan Kabupaten Gunung Mas.
6.Lembaga Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat LKD adalah Perangkat Daerah yang memiliki tugas, fungsi dan tanggungjawab dalam pengelolaan dan pembinaan kearsipan di Daerah.
7.Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan tugas pokok, fungsi dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
8.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, dan Perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
9.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
10.Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
11.Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan.
12.Akses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
13.Akses adalah kegiatan melakukan interaksi dengan sistem elektronik yang berdiri atau dalam jaringan.
14.Teknologi Informasi dan Komunikasi yang selanjutnya disingkat TIK adalah segala kegiatan yang terkai dengan pemrosesan, pengelolaan dan penyampaian atau pemindahan informasi antar sarana / media.
15.Simpul jaringan adalah institusi yang bertanggung jawab dalam penyelenggaraan pengumpulan, pemeliharaan, pemutahiran, pertukaran dan penyebarluasan Data.
16.Sistem Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SIKD adalah sistem informasi arsip yang dikelola oleh DPKD yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan Daerah.
17.Jaringan Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat JIKD adalah sistem jaringan informasi kearsipan dengan sarana pelayanan arsip Daerah yang dikelola oleh Pemerintah Daerah.
18.Aplikasi SIKD adalah sistem layanan informasi yang berfungsi untuk menghimpun dan mengolah data serta informasi kearsipan dari berbagai simpul jaringan yang selanjutnya menyediakannya untuk dapat diakses oleh pengguna melalui JIKD.
19.Website JIKD adalah antarmuka pengguna untuk mengakses data dan informasi kearsipan dari aplikasi SIKD serta menampilkan fasilitas-fasilitas kearsipan lainnya.
20.Modul penghimpun data kearsipan adalah aplikasi yang merupakan bagian dari aplikasi SIKD yang berfungsi untuk mengimput data dan informasi kearsipan yang dilakukan oleh simpul jaringan.
21.Sistem informasi adalah sistem yang digunakan untuk menyimpan sekaligus menganalisis data yang sudah di imput serta menghasilkan suatu format laporan yang merepresentasikan data yang telah di input.
22.Teknologi informasi adalah suatu teknik untuk mengumpulkan, menyiapkan, menyimpan, memproses, mengumumkan, menganalisis dan/atau menyebarkan informasi.
23.Basis data adalah himpunan rekaman atau data yang terstruktur di dalam sebuah komputer sehingga sebuah program dapat mengakses rekaman atau data tersebut untuk menjawab suatu query.
24.Kopi digital arsip adalah kopi yang dibuat dalam format digital dari arsip asli atau dari kopi arsip baik orisinal atau kopi lainnya.