DokumenPeraturan Bupati (Perbup)Berlaku

Peraturan Bupati (Perbup) Kabupaten Jombang Nomor 22 Tahun 2025

Nomor: 22
Tahun: 2025
Ditetapkan: 14 Maret 2025
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 13

Lembaga terkait

Ringkasan

pedoman alih media arsip yang meliputi kebijakan, metode, sarana dan prasarana, pengoperasian, pelaksana Alih media arsip, berita acara dan autentikasi arsip hasil alih media arsip

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa perlu dilakukan alih media arsip di lingkungan Pemerintah Kabupaten Jombang dalam bentuk dan media apapun sesuai kemajuan teknologi informasi dan komunikasi;
c.bahwa perlu disusun pedoman alih media arsip dalam suatu peraturan sebagai landasan hukum bagi Perangkat Daerah terkait dalam melakukan alih media kearsipan;
d.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud huruf a, huruf b, dan huruf c, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Bupati tentang Pedoman Alih Media Arsip; Mengingat : 1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;

2.Undang-Undang Nomor 12 Tahun 1950 tentang Pemerintahan Daerah Kabupaten di Djawa Timur (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 1950 Nomor 41) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 2 Tahun 1965 tentang Perubahan Batas Wilayah Kotapraja Surabaya dan Daerah Tingkat II Surabaya Dengan Mengubah Undang-Undang Nomor 12 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-Daerah Kota Besar Dalam Lingkungan Propinsi Jawa Timur, Jawa Tengah, Jawa Barat Dan Daerah Istimewa Jogyakarta (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1965 Nomor 19, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2730);
3.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
3.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang- Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 41, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6856);
4.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); SALINAN 2
5.Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 182);
6.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2011 tentang Pedoman Autentikasi Arsip Elektronik;
7.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 818);
8.Peraturan Daerah Kabupaten Jombang Nomor 8 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Kabupaten Jombang (Lembaran Daerah Kabupaten Jombang Tahun 2016 Nomor 8/D, Tambahan Lembaran Daerah Kabupaten Jombang Tahun 2016 Nomor 8/D) sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Peraturan Daerah Kabupaten Jombang Nomor 12 Tahun 2023 tentang Perubahan Kelima atas Peraturan Daerah Kabupaten Jombang Nomor 8 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah (Lembaran Daerah Kabupaten Jombang Tahun 2021 Nomor 3/D);
9.Peraturan Bupati Jombang Nomor 18 Tahun 2024 tentang Pedoman Penerapan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintregasi (Berita Daerah Kabupaten Jombang Tahun 2024 Nomor 18/E);
10.Peraturan Bupati Jombang Nomor 19 Tahun 2024 tentang Kode Klasifikasi Arsip (Berita Daerah Kabupaten Jombang Tahun 2024 Nomor 19/E); MEMUTUSKAN: Menetapkan: PERATURAN BUPATI TENTANG PEDOMAN ALIH MEDIA ARSIP.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Bupati ini yang dimaksud dengan:

1.Daerah adalah Kabupaten Jombang.
2.Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kabupaten Jombang.
3.Bupati adalah Bupati Jombang.
4.Perangkat Daerah adalah unsur pembantu kepala daerah dan dewan perwakilan rakyat daerah dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah.
5.Pencipta Arsip adalah lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, badan usaha milik negara, badan usaha milik daerah, perusahaan dan perguruan tinggi swasta terhadap Arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri dan pihak ketiga yang diberi pekerjaan berdasarkan perjanjian kerja dengan Pencipta Arsip sebagai pemberi kerja.
6.Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
7.Alih Media adalah kegiatan pengalihan media Arsip dari satu media ke media lainnya dalam rangka memudahkan akses Arsip. 3
8.Arsiparis adalah seseorang pegawai negeri sipil yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipanyang diangkat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan lembaga negara, pemerintahan daerah, pemerintahan desa dan satuan organisasi perguruan tinggi negeri.
9.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
10.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan Arsip.
11.Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
12.Arsip Statis adalah Arsip yang di hasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia/atau Lembaga Kearsipan.
13.Autentikasi adalah proses pemberian tanda dan/atau pernyataan tertulis atau tanda lainnya sesuai dengan perkembangan teknologi yang menunjukkan bahwa arsip yang diautentikasi adalah asli atau sesuai dengan aslinya.

Pasal 2

Pengaturan mengenai pedoman Alih Media Arsip meliputi:

a.kebijakan;
b.metode;
c.sarana dan prasarana;
d.pengoperasian;
e.pelaksana Alih Media Arsip;
f.berita acara Alih Media Arsip; dan
g.autentikasi arsip hasil Alih Media Arsip.

BAB II

ALIH MEDIA ARSIP

Pasal 3

(1)Alih Media Arsip dilaksanakan terhadap kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta informasi arsip.
(2)Alih Media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan terhadap:
1. a.arsip konvensional/tekstual yang informasinya berupa teks, gambar atau grafik yang terekam dalam media kertas;
2. b.arsip audio visual yang informasinya dalam bentuk kaset/rekaman suara, film/citra bergerak, video, dan foto/gambar statik; dan 4
3. c.arsip elektronik berupa surat elektronik, website dan sebagainya.
(3)Lembaga Kearsipan Daerah, Perangkat Daerah, dan Pencipta Arsip lainnya melaksanakan serta bertanggung jawab atas kegiatan dan hasil pelaksanaan Alih Media Arsip.
(4)Alih Media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilaksanakan oleh pihak ketiga setelah mendapatkan rekomendasi dari Lembaga Kearsipan Daerah.

Pasal 4

(1)Metode Alih Media dilakukan dengan cara antara lain:
1. a.pemindaian;
2. b.konversi; dan/atau
3. c.migrasi.
(2)Pemindaian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a digunakan untuk jenis format awal berbentuk kertas menjadi bentuk digital.
(3)Konversi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b digunakan untuk mengubah jenis format file awal berupa di antaranya text, image, audio analog, dan video analog menjadi bentuk file lain.
(4)Migrasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c digunakan untuk memindahkan atau mentransformasikan data dari suatu konteks ke konteks lainnya yang berbeda berupa bentuk/struktur data, format data, platform teknologi ataupun lokasi.

Pasal 5

(1)Alih Media Arsip dilakukan dengan menggunakan peralatan dan teknologi yang memenuhi standar ketetapan dan kelengkapan sehingga dapat menjamin hasil pengalihan sesuai dengan naskah asli dokumen yang dialihkan.
(2)Sarana dan prasarana yang digunakan dalam Alih Media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) antara lain:
1. a.alat pemindai, misalnya scanner, kamera digital;
2. b.alat pembaca, misalnya microreader, chipreader, player video, over head projector;
3. c.alat pengolah misalnya komputer, server; dan/atau
4. d.alat penyimpan, misalnya hard disk, compct disk.
(3)Proses scanning dokumen asli direkomendasikan dan disimpan dalam bentuk dokumen elektronik dengan format antara lain Tagged Image File Format (TIFF), Graphics Interchange Format (GIF), Joint Phographic Expert Group (JPEG) dan lain-lain.
(4)Sarana prasarana baru yang digunakan menyesuaikan dengan perkembangan teknologi yang ada. 5

Pasal 6

Alat penyimpan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (2) huruf d dengan kriteria:

a.tahan lama, yaitu daya tahan atau kemampuan untuk tetap baik pada saat disimpan di dalam lemari penyimpanan;
b.memiliki ruang yang besar, yaitu kemampuan untuk menyimpan dengan kapasitas ruang simpan yang besar;
c.mengenal kesalahan, yaitu kemampuan suatu media untuk melakukan pengecekan secara mandiri terhadap kesalahan dalam penulisan maupun pembacaan dari dan ke media tersebut;
d.tidak ketinggalan jaman/usang/kuno yaitu ketersediaan media penyimpanan tersebut ada atau tidak di pasaran;
e.biaya, yaitu pemilihan media harus mempertimbangkan perbandingan kapsitas dengan biaya yang harus dikeluarkan; dan
f.tidak mudah rusak/rentan, yaitu kemampuan untuk tetap dalam kondisi yang baik pada saat digunakan.

Pasal 7

Pelaksanaan Alih Media Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) dilakukan sesuai dengan petunjuk operasional pada sarana dan prasarana yang digunakan.

Pasal 8

(1)Pelaksana Alih Media Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf e merupakan tanggung jawab Arsiparis dan/atau pengelola Arsip yang memiliki kompetensi di bidang Alih Media Arsip.
(2)Kompetensi di bidang Alih Media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diperoleh melalui:
1. a.bimbingan teknis; dan/atau
2. b.pendidikan dan pelatihan.
(3)Bimbingan teknis dan/atau pendidikan dan pelatihan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) meliputi pemberian:
1. a.pengetahuan tentang metode, sarana prasarana dan pengetahuan lain terkait alih media; dan
2. b.kemampuan dalam pengoperasian.
(4)Pelaksana Alih Media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat
(1)terdiri atas:
1. a.pelaksana; dan
2. b.penilai hasil.
(5)Pelaksana sebagaimana dimaksud pada ayat (4) huruf a memiliki tugas melaksanakan proses Alih Media Arsip.
(6)Penilai hasil sebagaimana dimaksud pada ayat (4) huruf b memiliki tugas melaksanakan penilaian hasil Alih Media Arsip. 6

Pasal 9

(1)Hasil pelaksanaan Alih Media Arsip Dinamis dan Arsip Statis dibuatkan Berita Acara Alih Media dan Daftar Arsip Alih Media.
(2)Berita Acara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) minimal memuat:
1. a.waktu pelaksanaan;
2. b.tempat pelaksanaan;
3. c.jumlah media;
4. d.jumlah arsip;
5. e.keterangan arsip yang dialihmediakan;
6. f.keterangan proses alih media yang dilakukan;
7. g.pelaksanaan; dan
8. h.penandatangan oleh pimpinan Lembaga Kearsipan Daerah.
(3)Format Berita sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Pasal 10

(1)Autentikasi Arsip hasil Alih Media sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf g untuk menjamin keabsahan Arsip.
(2)Autentikasi Arsip hasil Alih Media dilakukan dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan Arsip hasil Alih Media.
(3)Autentikasi Arsip hasil Alih Media dengan ketentuan:
1. a.Arsip Dinamis, autentikasi dilakukan oleh pimpinan di lingkungan Pencipta Arsip;
2. b.Arsip Statis, autentikasi dilakukan oleh kepala Lembaga Kearsipan Daerah.
(4)Autentikasi Arsip hasil Alih Media dilaksanakan melalui kegiatan:
1. a.penilaian dan pemeliharaan autentisitas arsip elektronik;
2. b.tolak ukur perkiraan autentisitas arsip elektronik;
3. c.template analisis autentikasi arsip elektronik; dan
4. d.kompetensi pelaksana autentikasi.
(5)Pelaksanaan kegiatan sebagaimana dimaksud pada ayat (4) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini. 7

Isi peraturan

Teks13PDFHirarki

Memuat teks peraturan…