DokumenPeraturan Bupati (Perbup)Berlaku

Peraturan Bupati (Perbup) Kabupaten Sanggau Nomor 21 Tahun 2025

Nomor: 21
Tahun: 2025
Ditetapkan: 5 Juni 2025
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 29

Lembaga terkait

Ringkasan

BAB I: KETENTUAN UMUM memuat pengertian istilah-istilah yang digunakan dalam Peraturan Bupati ini. BAB II: PEMELIHARAAN ARSIP DINAMIS mengatur mengenai penyelenggaraan pemeliharaan arsip dinamis yang meliputi jenis, ruang lingkup, kegiatan pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif, penataan dan penyimpanan arsip inaktif, serta ketentuan Jadwal Retensi Arsip (JRA). BAB III: TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB menetapkan tugas dan tanggung jawab pencipta arsip, kepala perangkat daerah, kepala unit kearsipan, dan kepala unit pengolah dalam pemeliharaan arsip dinamis. BAB IV: ALIH MEDIA mengatur mengenai alih media arsip dinamis aktif, persyaratan, jenis arsip yang dialih media, penetapan alih media, dan ketentuan teknis pelaksanaan. BAB V: KETENTUAN PENUTUP mengatur mengenai keberlakuan Peraturan Bupati ini, pencabutan peraturan sebelumnya, dan tanggal mulai berlakunya peraturan.

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa dalam rangka menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya yang meliputi kegiatan pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif, penataan dan penyimpanan arsip inaktif, dan alih media arsip aktif, maka merupakan urgensi dalam pemeliharaan arsip dinamis;
c.bahwa Peraturan Bupati Sangga.u Nomor 7 Tahun 2011 tentang Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Sanggau sudah tidak relevan dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi sehingga perlu diganti;
d.bahwa berdasarkarl pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, huruf b, dan huruf c, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Bupati tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis; Mengingat : 1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;

2.Undang-Undang Nomor 27 Tahun 1959 tentang Penetapan Undang-Undang Danirat Nomor 3 Tahun 1953 tentang Perpanjangan Pembentukan Daerah Tingkat 11 di Kalimantan (I.embaran Negara Republik Indonesia Tahun 1953 Nomor 9) sebagai Undang-Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1959 Nomor 72, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1820) sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1965 tentang Pembentukan Daerah Tingkat 11 Tanah Laut, Daerah Tingkat 11 Tapin dan Daerah Tingkat 11 Tabalong Dengan Mengubah Undang-Undang Nomor 27 Tahun 1959 tentang Penetapan Undang- Undang Darurat Nomor 3 Tahun 1953 tentang Pembentukan Daerah Tingkat 11 di Kalimantan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1965 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2756);
3.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
4.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Undang- Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Ker]a Menjadi Undang-Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2023 Nomor 41, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6856);
5.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
6.Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 818);
7.Peraturan Daerah Kabupaten Sanggau Nomor 5 Tahun 2016 tentang Penyelenggaraan Kearsipan (Lembaran Daerah Kabupaten Sanggau Tahun 2016 Nomor 5, Tambahan Lembaran Daerah Kabupaten Sanggau Nomor 5); MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN BUPATI TENTANG PEDOMAN PEMELIHARAAN ARSIP DINAMIS.

Pasal 1

Dalam Peraturan Bupati ini yang dimaksud dengan:

1.Bupati adalah Bupati sanggau.
2.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaks anaan kehidupan bermasyarakat , berbangsa, dan bemegara.
3.Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4.Pemeliharaan Arsip Dinamis adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip Dinamis baik fisik maupun informasinya yang meliputi kcgiatan pemberkasan dan penyimpanan Arsip aktif, penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif, dan Alih Media Arsip.
5.Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ atau terus menerus.
6.Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
7.Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip statis dan pembinaan kearsipan.
8.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip Dinamis.
9.Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
10.Unit Pengolah adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya.
11.Alih Media adalah kegiatan pengalihan media Arsip dari satu media ke media lainnya dalam rangka memudahkan akses Arsip.
12.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan Arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan Arsip statis kepada Lembaga Kearsipan.
13.Tunjuk Silang adalah sarana bantu penemuan kembali untuk menunjukkan adanya Arsip yang memiliki hubungan antara Arsip yang satu dengan Arsip yang lain atau yang memiliki mama berbeda tetapi memiliki pengertian yang sama atau untuk menunjukkan tempat penyimpanan Arsip yang berbeda karena bentuknya yang harus disimpan terpisah.
14.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip. BAB 11 PEMELIHARAAN ARSIP AKTIF`

Pasal 2

(1)Pemeliharaan Arsip Aktif menjadi tanggung jawab pimpinan Unit Pengolah pada tiap Pencipta Arsip. Pemeliharaan Arsip Aktif dilakukan melalui kegiatan pemberkasan dan penyimpanan Arsip Aktif. Pemeliharaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) menggunakan prasarana dan sarana kearsipan sesual dengan standar.
(4)Prasarana dan sarana kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) terdiri dari folder, gLtide/sekat, label, oL4f fncziecitor, indeks, Tunjuk Silang, boks, /izjrtg enbznec/rak Arsip.

Pasal 3

(1)Dalam rangka pemeliharaan Arsip Aktif, Unit Pengolah dapat membentuk sentral Arsip Aktif (ceritrciz /Zze) .
(2)Sentral Arsip Aktif (cerLfraz /3Ze) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dibentuk pada Unit Pengolah setingkat eselon 11, eselon Ill, atau satuan keba mandiri sesual dengan beban volume Arsip yang dikelola.

Pasal 4

(1)Pemberkasan Arsip Aktif dilakukan terhadap Arsip yang dibuat dan diterima.
(2)Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat ( 1 ) dilaksanakan berdasarkan klasifikasi Arsip.
(3)Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dilaksanakan melalui prosedur pemeriksaan, penentuan indeks, penerituari kode, Tunjuk Silang (apabila ada), pelabelan, dan penyusunan daftar Arsip [Thif.

Pasal 5

(1)Pemberkasan Arsip Aktif menghasilkan tertatanya fisik dan informasi Arsip serta tersusunnya daftar Arsip Aktif.
(2)Daftar Arsip Aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas.
(3)Daftar berkas paling sedikit memuat informasi tentang:
1. a.Unit pengolah;
2. b.nomor berkas;
3. c.kode klasifiikasi;
4. d.uralan informasi berkas; e, kurun wal[tu;
5. f.jumlah; dan
  1. 9.keterangan.
(4)Daftar isi berkas paling sedikit memuat informasi tentang:
1. a.nomor berkas;
2. b.nomor item Arsip;
3. c.kode klasifikasi;
4. d.uraian informasi Arsip; e, tanggal;
5. f.jumlah; da.n
  1. 9.keterangan.
(5)Daftar Arsip Aktif dapat digunakan sebagal sarana bantu penemuan kembali Arsip.

Pasal 6

Unit Pengolah menyampaikan daftar Arsip Aktif kepada Unit Kearsipan pada tiap Pencipta Arsip paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan.

Pasal 7

(1)Penyimpanan Arsip Aktif menjadi tanggung jawab pimpinan Unit Pengolah.
(2)Penyimpanan Arsip Aktif dilakukan terhadap Arsip Aktif yang sudah didaftar dalam daftar Arsip Aktif.

Pasal 8

(I) Dalam hal Arsip Aktif yang disimpan Unit Pengolah telah melewati retensi Arsip Aktif dan memasuki retensi inaktif berdasarkan JRA, Unit Pengolah harus melaksanakan pemindahan Arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan.

(2)Pelaksanaan pemindahan Arsip lnaktif sebagalmana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan penandatanganan berita acara dan melampirkan daftar Arsip yang akan dipindahkan.
(3)Berita acara dan daftar Arsip lnaktif yang dipindahkan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah dan pimpinan Unit Kearsipan pada tiap Pencipta Arsip.
(4)Ketentuan teknis mengenai pemindahan Arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipari sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sampai dengan ayat (3) berdasarkan pedoman Penyusutan Arsip.

Pasal 9

Ketentuan teknis mengenai tata cara pemberkasan Arsip Aktif, pembuatan daftar Arsip Aktif dan penyimpanan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 sarnpai dengan Pasal 8 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

BAB ILL

PEMELIHARAAN ARSIP INAKTIF`

Pasal 10

(I) Pemeliharaan Arsip Inaktif menjadi tanggung jawab pimpinan Unit Kearsipan.

(2)Pemeliharaan Arsip Inaktif dilakukan melalui kegiatan penataan dan penyimpanan Arsip lnaktif.
(3)Pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) harus menggunakan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan standar.
(4)Arsip lnaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) berasal dari Unit Pengolah yang telah melewati retensi aktif dan memasuki retensi inaktif berdasarkan JRA.

Isi peraturan

Teks29PDFHirarki

Memuat teks peraturan…