DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (Perda) Kabupaten Balangan Nomor 2 Tahun 2024

Nomor: 2
Tahun: 2024
Ditetapkan: 6 Agustus 2024
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 39

Lembaga terkait

Pemerintah Kabupaten Balangan

regulasi_utama

Isi peraturan

Menimbang

d.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, huruf b, dan huruf c, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsi pan;

c.bahwa dalam rangka mendukung terwujudnya tata kelola pemerintahan yang baik dan bersih serta untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik, perlu adanya sistem penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
b.bahwa Arsip yang dimiliki daerah merupakan sumber informasi dan bukti autentik sebagai bahan pertanggungjawaban Pemerintah Daerah serta memori kolektif yang mempunyai nilai dan arti penting dan strategis dalam penyajian informasi penyelenggaraan pemerintah daerah, perumusan kebijakan, dan pengambilan keputusan;
a.bahwa Arsip merupakan identitas dan jati diri suatu bangs a dan daerah berperan pen ting dalam mempertahankan kedaulatan dan keutuhan negara untuk mewujudkan bangsa dan masyarakat yang makmur, adil dan sejahtera; BUPATIBALANGAN, DENGAN RAHMATTUHANYANGMAHAESA PERATURANDAERAH KABUPATENBALANGAN NOMOR 2 TAHUN2024 TENTANG PENYELENGGARAANKEARSIPAN BUPATI BALANGAN PROVINSI KALIMANTANSELATAN Mengingat: Menimbang:
1. 9.Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2023 tentang Aparatur Sipil Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2023 Nomor 141, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6897);
2. 8.Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan Lembaga Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 292, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5601) sebagaimana telah diubah dengan Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja Menjadi Undang-Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2023 Nomor 41, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6856);
3. 7.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang- Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja Menjadi Undang-Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2023 Nomor 41, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6856);
4. 6.Undang-Undang Nornor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2022 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2022 Nomor 143,Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6801);
5. 5.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
6. 4.Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038);
7. 3.Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);
8. 15.Peraturan Daerah Kabupaten Balangan Nomor 2 Tahun 2021 ten tang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah (Lembaran Daerah Kabupaten Balangan Tahun 2021 Nomor 2) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Daerah Kabupaten Balangan Nomor 3 Tahun 2023 tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Kabupaten Balangan Nomor 2 Tahun 2021 ten tang Pemberitukan dan Susunan Perangkat Daerah
9. 14.Peraturan Arsip Nasional Nomor 4 Tahun 2021 tentang Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2021 Nornor 757);
10. 13.Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 Tahun 2012 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 1282), sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 135 Tahun 2017 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 Tahun 2012 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 1953);
11. 12.Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 63, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6037), sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2020 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 68, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6477);
12. 11.Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 114, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5887) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 72 Tahun 2019 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 187, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6402);
13. 10.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);

Pasal 1

Dalam Peraturan Daerah ini, yang dimaksud dengan:

1.Daerah adalah Kabupaten Balangan.
2.Pemerintah Daerah adalah Bupati sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom.
3.Bupati adalah Bupati Balangan.
4.Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Bupati dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam penyelenggaraan Urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah.
5.Dinas yang selanjutnya disebut Dinas Kearsipan adalah satuan organisasi perangkat daerah yang melaksanakan tugas di bidang Kearsipan, yang memiliki tugas pokok, fungsi, dan tanggungjawab di bidang pengelolaan Arsip dinamis inaktif, Arsip statis dan pembinaan Kearsipan.
6.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disebut BUMD adalah Badan Usaha Milik Daerah Kabupaten Balangan.
7.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
8.Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Pencipta Arsip dan disimpan selama j angka waktu terten tu.
9.Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak at au hilang.
10.Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ atau terus menerus. MEMUTUSKAN: DEWANPERWAKILANRAKYATDAERAH KABUPATENBALANGAN dan BUPATIBALANGAN Dengan Persetujuan Bersama (Lembaran Daerah Kabupaten Balangan Tahun 2023 Nomor 3; Menetapkan: a'\ \ - I ~"
11.Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
12.Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh Pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan, yang telah diverifikasi secara langsung atau tidak langsung oleh Arsip Nasional danj atau lembaga Kearsipan.
13.Arsip Terjaga adalah Arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
14.Arsip Umum adalah Arsip yang tidak termasuk dalam kategori Arsip terjaga.
15.Arsiparis adalah seseorang yang secara fungsional memiliki kompetensi di bidang Kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal darr/ atau pendidikan dan pelatihan Kearsipan, serta rnempunyai tugas pokok, fungsi dan tanggungjawab melaksanakan kegiatan Kearsipan.
16.Petugas Pengelola Arsip adalah seseorang yang ditunjuk berdasarkan surat keputusan Bupati untuk mengelola Kearsipan pada tiap-tiap Perangkat Daerah.
17.Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip.
18.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan tugas pokok, fungsi, dan tanggungjawab di bidang pengelolaan Arsip dinamis.
19.Unit Pengolah adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas pokok, fungsi dan tanggungjawab mengolah seluruh Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya.
20.Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas pokok, fungsi dan tanggungjawab dalam penyelenggaraan Kearsipan.
21.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi paling kurang jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan, yang dipergunakan sebagai pedoman dalam penyusutan dan penyelamatan Arsip.
22.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsip dengan cara pemindahan Arsip inaktif dari unit pengolah ke unit Kearsipan, pemusnahan Arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan Arsip statis kepada Dinas Kearsipan.
23.Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi penetapan kebijakan, pembinaan Kearsipan, dan pengelolaan Arsip dalam sistem Kearsipan nasional yang didukung oleh sumberdaya yang yang kegiatan Daerah, terciptanya Arsip dari oleh Pemerintah menjamin dilakukan g.

BAB I

KETENTUANUMUM PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN.

Pasal 3

Tujuan ditetapkannya Peraturan Daerah ini adalah untuk:

a.menjamin ketersediaan Arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
b.menjamin terwujudnya pengelolaan dan pemanfaatan Arsip yang andal;
c.menjamin perlindungan kepentingan Daerah dan hak- hak keperdataan masyarakat serta masyarakat adat melalui pengelolaan dan pemanfaatan Arsip yang autentik dan terpercaya;
d.menjamin keselamatan dan keamanan Arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
e.menjamin keselamatan aset Daerah;
f.meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatari Arsip yang autentik dan terpercaya;

Pasal 2

Maksud ditetapkannya Peraturan Daerah ini adalah untuk memberikan kepastian hukum dalam penyajian informasi Penyelenggaraan Kearsipan Daerah. manusia, prasarana dan sarana, serta sumberdaya lainnya.

24.Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian Arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis, meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan Arsip.
25.Akuisisi Arsip Statis adalah proses penambahan khasanah Arsip statis pada Dinas Kearsipan, yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan Arsip statis dan hak pengelolaannya dari Pencipta Arsip kepada Dinas Kearsipan.
26.Sistem Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SKN adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan an tar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan Kearsipan secara nasional.
27.Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat JIKN adalah sistem jaringan informasi dan saran a pelayanan Arsip secara nasional yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.
28.Pemeliharaan Arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip baik fisik maupun informasinya.
29.Penggunaan Arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan Arsip bagi kepentingan pengguna Arsip yang berhak.
30.Arsip Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya disingkat ANRIadalah Lembaga Kearsipan Nasional. ";1 Pasa15 Ruang lingkup Peraturan Daerah ini meliputi:

a.kewenangan;
b.pengelolaan kearsipan;
c.sumberdaya aparatur;
d.kearsipan;
e.sarana dan prasarana;
f.sistem kearsipan berbasis;
g.teknologi informasi dan komunikasi;
h.pelayanan jasa dan publikasi kearsipan;
1. 1.peran serta masyarakat, pemberian penghargaan, dan kerjasama; J. keadaan darurat;
k.pembinaan, pengawasan dan pengendalian;
1. 1.ketentuan larangan dan sanksi administratif;
m.penyidikan dan
n.ketentuan pidana. dengandilaksanakan Pasal 4 KearsipanPenyelenggaraan berasaskan:
a.kepastian hukum;
b.keautentikan dan keterpercayaan;
c.keutuhan;
d.asal usul;
e.aturan as1i;
f.keamanan dan keselamatan;
g.profesional;
h.responsif;
1. 1.antisipatif; J. partisipatif;
k.akuntabilitas;
1. 1.kemanfaatan;
m.aksesibilitas;
n.kepentingan umum; dan
o.kearifan loka1. berkesinambungan dengan arah dan kebijakan penyelenggaraan Kearsipan dari waktu ke waktu;
h.memacu peningkatan akuntabilitas kinerja penyelenggaraan Pemerintah Daerah dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, berdasarkan ketersediaan bukti kinerja yang autentik, lengkap dan terpercaya;
1. 1.membantu percepatan penyelesaian masalah hukum berdasarkan ketersediaan bukti autentik, lengkap, dan terpercaya; J. menjamin keutuhan, keselamatan, dan kelestarian Arsip yang merupakan memori daerah, sebagai bagian dari memori kolektif bangsa dan warisan budaya nasional bangsa.

Pasal 7

(1)Pengelolaan Arsip terdiri atas:
1. a.Pengelolaan Arsip Dinamis; dan
2. b.Pengelolaan Arsip Statis. Umum BABIII PENGELOLAANKEARSIPAN
(3)Bentuk pelaksanakan penyelamatan, pelestarian dan pengamanan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b meliputi:
1. a.penilaian JRA Perangkat Daerah terhadap Arsip yang telah memiliki pedoman Retensi;
2. b.penilaian pemusnahan Arsip Perangkat Daerah terhadap Arsip yang telah memiliki pedoman Retensi; dan
3. c.pengelolaan Arsip Statis Perangkat Daerah, BUMD, swasta dan perorangan berskala Daerah.
(2)Kewenangan untuk menetapkan kebijakan, norma, standar dan pedoman penyelenggaraan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a meliputi:
1. a.Pengelolaan Arsip dinamis;
2. b.pengelolaan Arsip dinamis aktif;
3. c.pengelolaan Arsip dinamis Inaktif;
4. d.Pengelolaan Arsip statis;
5. e.pengelolaan Arsip vital;
6. f.pengelolaan sistem Kearsipan;
7. g.pengelolaan jaringan Kearsipan;
8. h.pengembangan sumberdaya manusia Kearsipan;
  1. 1.pengembangan organisasi Kearsipan; dan J. penggunaan sarana dan p~asarana Kearsipan.

Pasal 6

(1)Pemerintah Daerah berwenang untuk:
1. a.menetapkan kebijakan, norma, standar dan pedoman penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Pemerintah Daerah;
2. b.melaksanakan pembinaan Kearsipan terhadap Perangkat Daerah, BUMDdan Pernerintah Desa;
3. c.melaksanakan penyelamatan, pelestarian dan pengamanan; serta
4. d.melaksanakan pengawasanj supervisi terhadap penyelenggaraan Kearsipan Perangkat Daerah, BUMD, dan Pemerintah Desa.

BAB II

KEWENANGAN

Pasal 10

(1)Penciptaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf a, dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas organisasi.
(2)Pejabat atau orang yang bertanggungjawab dalam pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip yang dikelolanya.

Pasal 9

(1)Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1) huruf a, meliputi:
1. a.penciptaan Arsip; .
2. b.penggunaan dan pemeliharaan Arsip; dan
3. c.penyusutan Arsip.
(2)Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) untuk menjamin ketersediaan Arsip dalam:
1. a.penyelenggaraan kegiatan Pemerintah Daerah; dan
2. b.sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah dan autentik.

Pasal 8

(1)Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1) huruf a dilaksanakan oleh Pemerintah Daerah berdasarkan sistem yang memenuhi persyaratan sebagai berikut:
1. a.andal;
2. b.sistematis;
3. c.utuh;
4. d.menyeluruh; dan
5. e.sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.
(4)Pengelolaan Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada "ayat (1) huruf b, menjadi tanggung jawab Lembaga Kearsipan Daerah.
(3)Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1)huruf a, menjadi tanggungjawab Pencipta Arsip.
(2)Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a terdiri dari:
1. a.Arsip Vital;
2. b.Arsip Aktif; dan
3. c.Arsip Inaktif.
(2)Unit Pengolah dan Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memelihara dan rnenyimpan dokumentasi pembuatan dan penerimaan Arsip.

Pasal 14

(1)Kegiatan registrasi dalam pembuatan dan penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 ayat (2) harus didokumentasikan oleh Unit Pengolah dan Unit Kearsipan.
(3)Arsip yang diterima sebagaimana dimaksud pada ayat
(2), didistribusikan kepada Unit Pengolah diikuti dengan tindakan pengendalian.
(2)Penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1), harus diregistrasi oleh pihak yang menerima.

Pasal 13

(1)Penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1) huruf b, dianggap sah setelah diterima oleh petugas atau pihak yang berhak menerima.

Isi peraturan

Teks39PDFHirarki

Memuat teks peraturan…

Isi peraturan

Menimbang

d.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, huruf b, dan huruf c, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsi pan;

c.bahwa dalam rangka mendukung terwujudnya tata kelola pemerintahan yang baik dan bersih serta untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik, perlu adanya sistem penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
b.bahwa Arsip yang dimiliki daerah merupakan sumber informasi dan bukti autentik sebagai bahan pertanggungjawaban Pemerintah Daerah serta memori kolektif yang mempunyai nilai dan arti penting dan strategis dalam penyajian informasi penyelenggaraan pemerintah daerah, perumusan kebijakan, dan pengambilan keputusan;
a.bahwa Arsip merupakan identitas dan jati diri suatu bangs a dan daerah berperan pen ting dalam mempertahankan kedaulatan dan keutuhan negara untuk mewujudkan bangsa dan masyarakat yang makmur, adil dan sejahtera; BUPATIBALANGAN, DENGAN RAHMATTUHANYANGMAHAESA PERATURANDAERAH KABUPATENBALANGAN NOMOR 2 TAHUN2024 TENTANG PENYELENGGARAANKEARSIPAN BUPATI BALANGAN PROVINSI KALIMANTANSELATAN Mengingat: Menimbang:
1. 9.Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2023 tentang Aparatur Sipil Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2023 Nomor 141, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6897);
2. 8.Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan Lembaga Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 292, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5601) sebagaimana telah diubah dengan Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja Menjadi Undang-Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2023 Nomor 41, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6856);
3. 7.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang- Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja Menjadi Undang-Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2023 Nomor 41, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6856);
4. 6.Undang-Undang Nornor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2022 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2022 Nomor 143,Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6801);
5. 5.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
6. 4.Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038);
7. 3.Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);
8. 15.Peraturan Daerah Kabupaten Balangan Nomor 2 Tahun 2021 ten tang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah (Lembaran Daerah Kabupaten Balangan Tahun 2021 Nomor 2) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Daerah Kabupaten Balangan Nomor 3 Tahun 2023 tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Kabupaten Balangan Nomor 2 Tahun 2021 ten tang Pemberitukan dan Susunan Perangkat Daerah
9. 14.Peraturan Arsip Nasional Nomor 4 Tahun 2021 tentang Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2021 Nornor 757);
10. 13.Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 Tahun 2012 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 1282), sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 135 Tahun 2017 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 Tahun 2012 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 1953);
11. 12.Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 63, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6037), sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2020 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 68, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6477);
12. 11.Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 114, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5887) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 72 Tahun 2019 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 187, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6402);
13. 10.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);

Pasal 1

Dalam Peraturan Daerah ini, yang dimaksud dengan:

1.Daerah adalah Kabupaten Balangan.
2.Pemerintah Daerah adalah Bupati sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom.
3.Bupati adalah Bupati Balangan.
4.Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Bupati dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam penyelenggaraan Urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah.
5.Dinas yang selanjutnya disebut Dinas Kearsipan adalah satuan organisasi perangkat daerah yang melaksanakan tugas di bidang Kearsipan, yang memiliki tugas pokok, fungsi, dan tanggungjawab di bidang pengelolaan Arsip dinamis inaktif, Arsip statis dan pembinaan Kearsipan.
6.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disebut BUMD adalah Badan Usaha Milik Daerah Kabupaten Balangan.
7.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
8.Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Pencipta Arsip dan disimpan selama j angka waktu terten tu.
9.Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak at au hilang.
10.Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ atau terus menerus. MEMUTUSKAN: DEWANPERWAKILANRAKYATDAERAH KABUPATENBALANGAN dan BUPATIBALANGAN Dengan Persetujuan Bersama (Lembaran Daerah Kabupaten Balangan Tahun 2023 Nomor 3; Menetapkan: a'\ \ - I ~"
11.Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
12.Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh Pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan, yang telah diverifikasi secara langsung atau tidak langsung oleh Arsip Nasional danj atau lembaga Kearsipan.
13.Arsip Terjaga adalah Arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
14.Arsip Umum adalah Arsip yang tidak termasuk dalam kategori Arsip terjaga.
15.Arsiparis adalah seseorang yang secara fungsional memiliki kompetensi di bidang Kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal darr/ atau pendidikan dan pelatihan Kearsipan, serta rnempunyai tugas pokok, fungsi dan tanggungjawab melaksanakan kegiatan Kearsipan.
16.Petugas Pengelola Arsip adalah seseorang yang ditunjuk berdasarkan surat keputusan Bupati untuk mengelola Kearsipan pada tiap-tiap Perangkat Daerah.
17.Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip.
18.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan tugas pokok, fungsi, dan tanggungjawab di bidang pengelolaan Arsip dinamis.
19.Unit Pengolah adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas pokok, fungsi dan tanggungjawab mengolah seluruh Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya.
20.Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas pokok, fungsi dan tanggungjawab dalam penyelenggaraan Kearsipan.
21.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi paling kurang jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan, yang dipergunakan sebagai pedoman dalam penyusutan dan penyelamatan Arsip.
22.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsip dengan cara pemindahan Arsip inaktif dari unit pengolah ke unit Kearsipan, pemusnahan Arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan Arsip statis kepada Dinas Kearsipan.
23.Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi penetapan kebijakan, pembinaan Kearsipan, dan pengelolaan Arsip dalam sistem Kearsipan nasional yang didukung oleh sumberdaya yang yang kegiatan Daerah, terciptanya Arsip dari oleh Pemerintah menjamin dilakukan g.

BAB I

KETENTUANUMUM PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN.

Pasal 3

Tujuan ditetapkannya Peraturan Daerah ini adalah untuk:

a.menjamin ketersediaan Arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
b.menjamin terwujudnya pengelolaan dan pemanfaatan Arsip yang andal;
c.menjamin perlindungan kepentingan Daerah dan hak- hak keperdataan masyarakat serta masyarakat adat melalui pengelolaan dan pemanfaatan Arsip yang autentik dan terpercaya;
d.menjamin keselamatan dan keamanan Arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
e.menjamin keselamatan aset Daerah;
f.meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatari Arsip yang autentik dan terpercaya;

Pasal 2

Maksud ditetapkannya Peraturan Daerah ini adalah untuk memberikan kepastian hukum dalam penyajian informasi Penyelenggaraan Kearsipan Daerah. manusia, prasarana dan sarana, serta sumberdaya lainnya.

24.Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian Arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis, meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan Arsip.
25.Akuisisi Arsip Statis adalah proses penambahan khasanah Arsip statis pada Dinas Kearsipan, yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan Arsip statis dan hak pengelolaannya dari Pencipta Arsip kepada Dinas Kearsipan.
26.Sistem Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SKN adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan an tar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan Kearsipan secara nasional.
27.Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat JIKN adalah sistem jaringan informasi dan saran a pelayanan Arsip secara nasional yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.
28.Pemeliharaan Arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip baik fisik maupun informasinya.
29.Penggunaan Arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan Arsip bagi kepentingan pengguna Arsip yang berhak.
30.Arsip Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya disingkat ANRIadalah Lembaga Kearsipan Nasional. ";1 Pasa15 Ruang lingkup Peraturan Daerah ini meliputi:

a.kewenangan;
b.pengelolaan kearsipan;
c.sumberdaya aparatur;
d.kearsipan;
e.sarana dan prasarana;
f.sistem kearsipan berbasis;
g.teknologi informasi dan komunikasi;
h.pelayanan jasa dan publikasi kearsipan;
1. 1.peran serta masyarakat, pemberian penghargaan, dan kerjasama; J. keadaan darurat;
k.pembinaan, pengawasan dan pengendalian;
1. 1.ketentuan larangan dan sanksi administratif;
m.penyidikan dan
n.ketentuan pidana. dengandilaksanakan Pasal 4 KearsipanPenyelenggaraan berasaskan:
a.kepastian hukum;
b.keautentikan dan keterpercayaan;
c.keutuhan;
d.asal usul;
e.aturan as1i;
f.keamanan dan keselamatan;
g.profesional;
h.responsif;
1. 1.antisipatif; J. partisipatif;
k.akuntabilitas;
1. 1.kemanfaatan;
m.aksesibilitas;
n.kepentingan umum; dan
o.kearifan loka1. berkesinambungan dengan arah dan kebijakan penyelenggaraan Kearsipan dari waktu ke waktu;
h.memacu peningkatan akuntabilitas kinerja penyelenggaraan Pemerintah Daerah dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, berdasarkan ketersediaan bukti kinerja yang autentik, lengkap dan terpercaya;
1. 1.membantu percepatan penyelesaian masalah hukum berdasarkan ketersediaan bukti autentik, lengkap, dan terpercaya; J. menjamin keutuhan, keselamatan, dan kelestarian Arsip yang merupakan memori daerah, sebagai bagian dari memori kolektif bangsa dan warisan budaya nasional bangsa.

Pasal 7

(1)Pengelolaan Arsip terdiri atas:
1. a.Pengelolaan Arsip Dinamis; dan
2. b.Pengelolaan Arsip Statis. Umum BABIII PENGELOLAANKEARSIPAN
(3)Bentuk pelaksanakan penyelamatan, pelestarian dan pengamanan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b meliputi:
1. a.penilaian JRA Perangkat Daerah terhadap Arsip yang telah memiliki pedoman Retensi;
2. b.penilaian pemusnahan Arsip Perangkat Daerah terhadap Arsip yang telah memiliki pedoman Retensi; dan
3. c.pengelolaan Arsip Statis Perangkat Daerah, BUMD, swasta dan perorangan berskala Daerah.
(2)Kewenangan untuk menetapkan kebijakan, norma, standar dan pedoman penyelenggaraan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a meliputi:
1. a.Pengelolaan Arsip dinamis;
2. b.pengelolaan Arsip dinamis aktif;
3. c.pengelolaan Arsip dinamis Inaktif;
4. d.Pengelolaan Arsip statis;
5. e.pengelolaan Arsip vital;
6. f.pengelolaan sistem Kearsipan;
7. g.pengelolaan jaringan Kearsipan;
8. h.pengembangan sumberdaya manusia Kearsipan;
  1. 1.pengembangan organisasi Kearsipan; dan J. penggunaan sarana dan p~asarana Kearsipan.

Pasal 6

(1)Pemerintah Daerah berwenang untuk:
1. a.menetapkan kebijakan, norma, standar dan pedoman penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Pemerintah Daerah;
2. b.melaksanakan pembinaan Kearsipan terhadap Perangkat Daerah, BUMDdan Pernerintah Desa;
3. c.melaksanakan penyelamatan, pelestarian dan pengamanan; serta
4. d.melaksanakan pengawasanj supervisi terhadap penyelenggaraan Kearsipan Perangkat Daerah, BUMD, dan Pemerintah Desa.

BAB II

KEWENANGAN

Pasal 10

(1)Penciptaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf a, dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas organisasi.
(2)Pejabat atau orang yang bertanggungjawab dalam pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip yang dikelolanya.

Pasal 9

(1)Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1) huruf a, meliputi:
1. a.penciptaan Arsip; .
2. b.penggunaan dan pemeliharaan Arsip; dan
3. c.penyusutan Arsip.
(2)Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) untuk menjamin ketersediaan Arsip dalam:
1. a.penyelenggaraan kegiatan Pemerintah Daerah; dan
2. b.sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah dan autentik.

Pasal 8

(1)Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1) huruf a dilaksanakan oleh Pemerintah Daerah berdasarkan sistem yang memenuhi persyaratan sebagai berikut:
1. a.andal;
2. b.sistematis;
3. c.utuh;
4. d.menyeluruh; dan
5. e.sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.
(4)Pengelolaan Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada "ayat (1) huruf b, menjadi tanggung jawab Lembaga Kearsipan Daerah.
(3)Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1)huruf a, menjadi tanggungjawab Pencipta Arsip.
(2)Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a terdiri dari:
1. a.Arsip Vital;
2. b.Arsip Aktif; dan
3. c.Arsip Inaktif.
(2)Unit Pengolah dan Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memelihara dan rnenyimpan dokumentasi pembuatan dan penerimaan Arsip.

Pasal 14

(1)Kegiatan registrasi dalam pembuatan dan penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 ayat (2) harus didokumentasikan oleh Unit Pengolah dan Unit Kearsipan.
(3)Arsip yang diterima sebagaimana dimaksud pada ayat
(2), didistribusikan kepada Unit Pengolah diikuti dengan tindakan pengendalian.
(2)Penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1), harus diregistrasi oleh pihak yang menerima.

Pasal 13

(1)Penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1) huruf b, dianggap sah setelah diterima oleh petugas atau pihak yang berhak menerima.