DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (PERDA) Kabupaten Bangka Barat Nomor 2 Tahun 2022

Nomor: 2
Tahun: 2022
Ditetapkan: 1 Maret 2022
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 21

Lembaga terkait

Pemerintah Kabupaten Bangka Barat

regulasi_utama

Ringkasan

Perda ini mengatur tentang Perubahan atas Peraturan Daerah Nomor 6 Tahun 2014 tentang Kearsipan.

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa Peraturan Daerah Kabupaten Bangka Barat Nomor 6 Tahun 2014 tentang Kearsipan belum mengakomodasi lembaga pendidikan dan pemerintahan desa sebagai objek pelayanan dalam penyelenggaraan kearsipan;
c.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Daerah tentang Perubahan atas Peraturan Daerah Nomor 6 Tahun 2014 tentang Kearsipan; Mengingat : 1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;

2.Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2000 tentang Pembentukan Provinsi Kepulauan Bangka Belitung (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2000 Nomor 217, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4033); 2
3.Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2003 tentang Pembentukan Kabupaten Bangka Selatan, Kabupaten Bangka Tengah, Kabupaten Bangka Barat dan Kabupaten Belitung Timur di Provinsi Kepulauan Bangka Belitung (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 25, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4268);
4.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
5.Undang–Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang- Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
6.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
7.Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 Tahun 2012 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 1282); Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN BANGKA BARAT dan BUPATI BANGKA BARAT MEMUTUSKAN: 3 Menetapkan : PERATURAN DAERAH TENTANG PERUBAHAN ATAS PERATURAN DAERAH NOMOR 6 TAHUN 2014 TENTANG KEARSIPAN. Pasal I Beberapa ketentuan dalam Peraturan Daerah Kabupaten Bangka Barat Nomor 6 Tahun 2014 tentang Kearsipan (Lembaran Daerah Kabupaten Bangka Barat Tahun 2014 Nomor 6 Seri E) diubah sebagai berikut:
1.Ketentuan Pasal 1 angka 5, angka 6 dan angka 11 diubah, sehingga keseluruhan Pasal 1 berbunyi sebagai berikut:

Pasal 1

Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan :

1.Daerah adalah Kabupaten Bangka Barat.
2.Pemerintah Daerah adalah Bupati dan Perangkat Daerah sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah.
3.Bupati adalah Bupati Bangka Barat.
4.Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disebut DPRD adalah Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Bangka Barat
5.Organisasi Perangkat Daerah yang selanjutnya disebut OPD adalah Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Daerah.
6.Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bangka Barat adalah Organisasi Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah daerah yang berfungsi sebagai lembaga kearsipan daerah dan melaksanakan tugas pemerintahan daerah di bidang kearsipan.
7.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD, adalah badan usaha milik pemerintah Kabupaten Bangka Barat.
8.Unit Kearsipan adalah unit kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. 4
9.Unit Pengolah adalah unit kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan pencipta arsip di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Bangka Barat.
10.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
11.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, pemerintah desa, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
12.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
13.Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
14.Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ atau terus menerus.
15.Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
16.Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh unit kerja/lembaga kearsipan.
17.Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. 5
18.Arsip Umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
19.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
20.Akses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
21.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan tugas pokok, fungsi, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
22.Retensi Arsip adalah penentuan jangka waktu simpan suatu arsip atas dasar nilai guna yang terkandung di dalamnya.
23.Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang- kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan, yang dipergunakan sebagai pedoman dalan penyusutan dan penyelamatan arsip.
24.Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
25.Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis, meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. 6
26.Pengelolaan Arsip Statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis, meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan daerah.
27.Akuisisi Arsip Statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan daerah yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan daerah.
28.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan daerah.
29.Daftar Arsip adalah daftar yang berisi tentang uraian arsip aktif dan/ atau arsip inaktif yang berisi materi setiap unit pengelompokan, pemilik, jenis koleksi/ khasanah, keadaan dan volume, sebagai sarana penemuan informasi arsip dan penyusutan arsip.
30.Daftar Pencarian Arsip yang selanjutnya disebut DPA adalah daftar yang berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung, dicari oleh unit kerja serta diumumkan kepada publik.
31.Preservasi Arsip adalah proses dan kerja dalam rangka perlindungan fisik arsip terhadap kerusakan atau unsur perusak.
32.Sistem Kearsipan Daerah yang selanjutnya disebut SKD adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu dalam interaksinya dalam penyelenggaraan kearsipan. 7
33.Jaringan Informasi Kearsipan Daerah adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara daerah yang dikelola oleh lembaga kearsipan daerah.
34.Sumber Daya Kearsipan adalah dukungan terhadap sistem kearsipan daerah berupa sumber daya manusia, prasarana dan sarana, organisasi kearsipan dan pendanaan.
2.Ketentuan Pasal 3 huruf a diubah, sehingga Pasal 3 berbunyi sebagai berikut:

Pasal 3

Penyelenggaraan kearsipan mempunyai tujuan :

a.menjamin akuntabilitas kinerja dari kegiatan yang dilakukan oleh penyelenggaraan pemerintahan daerah, pemerintahan desa, BUMD, lembaga pendidikan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan, serta lembaga kearsipan daerah sebagai penyelenggara kearsipan daerah;
b.menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
c.menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;
d.menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak- hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
e.menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara;
f.menjamin keselamatan aset daerah dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas jati diri bangsa; dan
g.meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. 8
1. 3.Ketentuan Pasal 5 ayat (2) diubah, sehingga Pasal 5 berbunyi sebagai berikut:

Pasal 5

(1)Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan meliputi keseluruhan penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, penyelenggaraan arsip dinamis, pemberian penilaian atau persetujuan jadwal retensi arsip dan pemusnahan arsip, penyelamatan, pelestarian, pemanfaatan dan pengamanan arsip statis serta supervisi kearsipan.
(2)Obyek Penyelenggaraan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi pemerintahan daerah, pemerintahan desa, BUMD, lembaga pendidikan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan.

4.Ketentuan Pasal 6 huruf b huruf c dan huruf d diubah, sehingga Pasal 6 berbunyi sebagai berikut:

Pasal 6

Pemerintah Daerah berwenang untuk:

a.menetapkan kebijakan, norma, standar dan pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Pemerintah Daerah berdasarkan kebijakan Kearsipan nasional, meliputi:
1. 1.pengelolaan Arsip Dinamis;
2. 2.pengelolaan Arsip Statis;
3. 3.pengelolaan sistem Kearsipan;
4. 4.pengelolaan jaringan Kearsipan;
5. 5.pengembangan sumber daya manusia Kearsipan;
6. 6.pengembangan organisasi Kearsipan; dan
7. 7.penggunaan sarana dan prasarana Kearsipan;
b.melaksanakan pembinaan Kearsipan terhadap instansi pemerintahan daerah, pemerintahan desa, BUMD, lembaga pendidikan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan; 9
c.melaksanakan penyelamatan, pelestarian dan pengamanan, meliputi:
1. 1.pemberian persetujuan Jadwal Retensi Arsip;
2. 2.pemberian persetujuan pemusnahan Arsip;
3. 3.Pengelolaan Arsip Statis pemerintahan daerah, pemerintahan desa, BUMD, lembaga pendidikan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan;
d.melaksanakan pengawasan/ supervisi terhadap Penyelenggaraan Kearsipan pada instansi pemerintahan daerah, pemerintahan desa, BUMD, lembaga pendidikan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan.
1. 5.Ketentuan Pasal 7 huruf g diubah, sehingga Pasal 7 berbunyi sebagai berikut:

Pasal 7

Pemerintah Daerah bertanggungjawab terhadap penetapan kebijakan Penyelenggaraan Kearsipan, meliputi:

a.pedoman penyelenggaraan arsip dinamis;
b.pedoman penyelenggaraan arsip statis;
c.kearsipan berbasis teknologi komunikasi dan informatika;
d.sumber daya manusia kearsipan daerah;
e.pengembangan kerjasama dengan lembaga kearsipan nasional/provinsi/kabupaten/kota;
f.penggunaan sarana dan prasarana kearsipan;
g.pembinaan Kearsipan terhadap pemerintahan daerah, pemerintahan desa, BUMD, lembaga pendidikan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan. 10
1. 6.Ketentuan Pasal 12 ayat (2) diubah, sehingga Pasal 12 berbunyi sebagai berikut:

Pasal 12

(1)Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (2) huruf c dilaksanakan oleh Pencipta Arsip, meliputi:
1. a.pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;
2. b.pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna; dan
3. c.penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada lembaga kearsipan daerah.
(2)Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh pemerintahan daerah, pemerintahan desa, BUMD, lembaga pendidikan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi arsip dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara.

7.Ketentuan Pasal 14 ayat (2) diubah, sehingga Pasal 14 berbunyi sebagai berikut:

Pasal 14

(1)Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (1) huruf a diatur oleh pimpinan Pencipta Arsip.
(2)Pemindahan Arsip Inaktif dari OPD dan BUMD yang memiliki retensi lebih dari 10 (sepuluh) tahun ke lembaga kearsipan daerah dapat dilaksanakan paling kurang 1 (satu) kali dalam 2 (dua) tahun. 11

8.Ketentuan Pasal 16 ayat (2) diubah, sehingga Pasal 16 berbunyi sebagai berikut:

Pasal 16

(1)Penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada lembaga kearsipan daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (1) huruf c dilakukan terhadap Arsip yang:
1. a.memiliki nilai guna kesejarahan;
2. b.telah habis retensinya dan berketerangan permanen sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip.
(2)Instansi pemerintahan daerah, pemerintahan desa, BUMD, lembaga pendidikan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan wajib menyerahkan Arsip Statis kepada lembaga kearsipan daerah.

9.Ketentuan Pasal 18 ayat (1) diubah, sehingga Pasal 18 berbunyi sebagai berikut:

Pasal 18

(1)Instansi pemerintahan daerah, pemerintahan desa, BUMD, lembaga pendidikan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan wajib membuat program Arsip Vital.
(2)Program Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan:
1. a.identifikasi;
2. b.perlindungan dan pengamanan; dan
3. c.penyelamatan dan pemulihan.
(3)Ketentuan lebih lanjut mengenai program Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) diatur dengan Peraturan Bupati. 12
(4)Perlindungan dan pengamanan Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b berupa duplikasi dokumen-dokumen perjanjian, kontrak atau nota kesepahaman dan/atau sertifikat aset milik Pemerintah Daerah wajib dilakukan penyimpanan oleh lembaga kearsipan daerah.

10.Ketentuan Pasal 23 ayat (1) diubah, sehingga Pasal 23 berbunyi sebagai berikut:

Pasal 23

(1)Lembaga kearsipan daerah melaksanakan Akuisisi Arsip Statis terhadap:
1. a.OPD yang digabung/dihapus/diubah status;
2. b.perorangan;
3. c.lembaga pendidikan swasta; dan
4. d.perusahaan swasta.
(2)Akuisisi arsip dilaksanakan dengan cara:
1. a.sukarela;
2. b.hibah; dan
3. c.ganti rugi.
(3)Ganti rugi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c dibebankan pada anggaran pendapatan dan belanja daerah sesuai kewenangan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

11.Ketentuan Pasal 30 ayat (2) diubah, sehingga Pasal 30 berbunyi sebagai berikut:

Isi peraturan

Teks21PDFHirarki

Memuat teks peraturan…