DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (PERDA) Kabupaten Banyuasin Nomor 7 Tahun 2020

Nomor: 7
Tahun: 2020
Ditetapkan: 7 September 2020
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 166

Lembaga terkait

Ringkasan

Materi pokok dalam peraturan ini adalah : KETENTUAN UMUM,RUANG LINGKUP,PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DAERAH,PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS,AUTENTIKASI ARSIP,LAYANAN KEARSIPAN,LARANGAN,SUMBER DAYA PENDUKUNG,PERAN SERTA MASYARAKAT,KERJASAMA,PEMBINAAN, PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN,SANKSI ADMINISTRATIF,KETENTUAN PERALIHAN,KETENTUAN PENUTUP

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa dalam rangka penjabaran lebih lanjut atas pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan maka ketentuan Peraturan Daerah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kabupaten Banyuasin ditinjau untuk disesuaikan kembali;
c.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggara Negara yang Bersih dan Bebas Dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 75, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3851);

2.Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 126, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4438);
3.Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846).
4.Undang–Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038);
5.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); BUPATI BANYUASIN PROVINSI SUMATERA SELATAN 2
6.Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 6, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5494);
7.Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 94, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5149);
8.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
9.Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 114, Tambahan Lembaran Republik Indonesia Nomor 5887) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 72 Tahun 2019 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 187, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6402);
10.Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 24 Tahun 2012 tentang Materi Muatan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan;
11.Peraturan Daerah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Banyuasin (Lembaran Daerah Kabupaten Banyuasin Tahun 2008 Nomor 10); Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN BANYUASIN dan BUPATI BANYUASIN MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Daerah ini, yang dimaksud dengan :

1.Kabupaten adalah Kabupaten Banyuasin.
2.Pemerintah Kabupaten adalah Pemerintah Kabupaten Banyuasin.
3.DPRD adalah Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Banyuasin.
4.Bupati adalah Bupati Banyuasin. 3
5.Lembaga Kearsipan Daerah adalah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten Banyuasin.
6.Organisasi Perangkat Daerah adalah yang selanjutnya disingkat Perangkat Daerah Organisasi Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Kabupaten Banyuasin.
7.Inspektorat adalah Inspektorat Kabupaten Banyuasin.
8.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah Perusahaan Milik Pemerintah Kabupaten Banyuasin.
9.Pemerintah Desa adalah Kepala Desa dibantu Perangkat Desa sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Desa
10.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
11.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
12.Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
13.Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
14.Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi dan/atau terus-menerus.
15.Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
16.Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
17.Arsip terjaga adalah arsip Negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan okum yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
18.Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
19.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
20.Pengelola Kearsipan adalah seseorang yang mendapat tugas di bidang kearsipan serta mempunyai fungsi dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
21.Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan oknum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. 4
22.Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
23.Arsip Nasional Republik Indonesia, yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah non kementerian yang melaksanakan tugas Negara dibidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota.
24.Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
25.Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
26.Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
27.Unit Kearsipan I adalah Unit yang membina, mengelola, dan menyimpan arsip inaktif di lingkungan Pemerintah Kabupaten Banyuasin yang dilaksanakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten Banyuasin.
28.Unit Kearsipan II adalah Unit yang membina, mengelola, dan menyimpan Arsip Inaktif dilingkungan pencipta arsip yang dilaksanakan oleh sekretariat bagian yang menangani urusan tata usaha pada Perangkat Daerah
29.Jadwal retensi arsip, yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali,atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
30.Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
31.Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu ystem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
32.Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
33.Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
34.Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. 5
35.Sistem Kearsipan Daerah, yang selanjutnya disingkat SKD adalah sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungan daerah
36.Sistem Informasi Kearsipan Dinamis yang selanjutnya disebut SIKD adalah Sistem informasi arsip yang dikembangkan dan dikelola oleh Lembaga Kearsipan Daerah yang menggunakan sarana jaringan Informasi Kearsipan Daerah.
37.Jaringan Informasi Kearsipan Nasional adalah Sistem Jaringan Informasi dan Sarana Pelayanan Arsip di lingkungan Pemerintah Kabupaten Banyuasin yang dikelola oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten Banyuasin.
38.Jaringan Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat JIKD adalah publik jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip di daerah yang dikelola oleh Lembaga Kearsipan Daerah.
39.Daftar Pencarian Arsip, yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada ublic.
40.Pemeliharaan arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya.
41.Penggunaan arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
42.Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
43.Program arsip vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan perlindungan dan menyelamatkan arsip vital pencipta arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah.
44.Sumber daya kearsipan adalah dukungan terhadap sistem kearsipan Daerah berupa sumber daya manusia, prasarana dan sarana, organisasi kearsipan dan pendanaan.
45.Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
46.Alih Media Arsip adalah transfer informasi dari rekaman yang berbasis kertas ke dalam media lain dengan tujuan efisiensi.
47.Preservasi Arsip adalah upaya perlindungan arsip yang dilaksanakan dalam rangka menjamin keselamatan dan kelestarian fisik arsip maupun informasi arsip. 6

Pasal 2

Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berasaskan :

a.kepastian hukum;
b.keautentikan dan keterpercayaan;
c.keutuhan;
d.asal usul (Principle of Provenance)
e.aturan asli (Principle of Origina Order)
f.keamanan dan keselamatan;
g.keprofesionalan;
h.keresponsifan;
i.keantisipatifan;
j.akuntabilitas;
k.kemanfaatan;
l.aksebilitas; dan
m.kepentingan umum.

Pasal 3

Peraturan Daerah ini dimaksudkan untuk memberikan kepastian hukum dalam penyelenggaraan kearsipan Daerah

Pasal 4

Penyelenggaraan Kearsipan bertujuan untuk :

a.menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh penyelenggaraan pemerintahan daerah, BUMD, Sekolah, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan dan Perorangan, serta Lembaga Kearsipan Daerah sebagai penyelenggaraan Kearsipan Daerah;
b.menjamin ketersediaannya arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
c.menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang handal dan pemanfaatan arsip sesuai ketentuan perundang-undangan;
d.menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
e.mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan daerah sebagai suatu sistem komprehensif dan terpadu;
f.menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara; 7
g.menjamin keselamatan aset daerah dalam bidang ekonomi, sosial, budaya, pertahanan serta keamanan sebagai identitas jati diri bangsa; dan
h.meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

BAB II

RUANG LINGKUP

Pasal 5

(1)Ruang lingkup peraturan daerah meliputi;
1. a.Penyelenggaraan Kearsipan;
2. b.Pengelolaan Arsip Dinamis;
3. c.Pengelolaan Arsip Statis;
4. d.Autentikasi Arsip;
5. e.Layanan Kearsipan;
6. f.Pengendalian dan Pengawasan;
7. g.Organisasi Profesi dan Peran Aktif Masyarakat;
8. h.Larangan; dan
9. i.Sanksi.
(2)Ruang lingkup sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi Pemerintah Kabupaten, BUMD, Lembaga Pendidikan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan dan Perorangan.

BAB III

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DAERAH

Pasal 6

(1)Penyelenggaraan kearsipan daerah merupakan tanggung jawab pemerintahan daerah dan dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan Daerah secara komprehensif dan terpadu.
(2)Tanggung jawab penyelenggaraan kearsipan daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi kegiatan:
1. a.penetapan kebijakan;
2. b.pembinaan kearsipan; dan
3. c.pengelolaan arsip.

Pasal 7

Penetapan kebijakan kearsipan daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (2) huruf a meliputi bidang:

a.pembinaan;
b.pengelolaan arsip; 8
c.pembangunan SKD berbasis teknologi informasi dan komunikasi;
d.organisasi;
e.pengembangan sumber daya manusia;
f.prasarana dan sarana;
g.perlindungan dan penyelamatan arsip;
h.sosialisasi kearsipan;
i.kerjasama; dan
j.Pendanaan.

Pasal 8

(1)Pemerintah Kabupaten melaksanakan pembinaan kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (2) huruf b kepada:
1. a.Perangkat Daerah;
2. b.BUMD;
3. c.Lembaga Pendidikan;
4. d.Pemerintah Kabupaten;
5. e.Pemerintah Desa;
6. f.Perusahaan;
7. g.Organisasi Politik; dan
8. h.Organisasi Kemasyarakatan dan Perseorangan.
(2)Pembinaan kearsipan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan Daerah.
(3)Pembinaan kearsipan meliputi:
1. a.koordinasi penyelenggaraan kearsipan;
2. b.penyusunan pedoman kearsipan;
3. c.sosialisasi kearsipan;
4. d.pemberian bimbingan, supervisi dan konsultasi pelaksanaan kearsipan;
5. e.pendidikan dan pelatihan kearsipan; dan
6. f.perencanaan, pemantauan dan evaluasi.
(4)Unit kearsipan bertanggung jawab melakukan pembinaan internal dalam pengelolaan arsip di lingkungan pencipta arsip dalam rangka perlindungan kepentingan negara, daerah dan hak-hak keperdataan masyarakat, Lembaga Kearsipan Daerah dapat bekerja sama dengan instansi terkait melakukan pembinaan kearsipan terhadap lembaga swasta dan masyarakat yang melaksanakan kepentingan publik.

Pasal 9

(1)Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud pada Pasal 6 ayat (2) huruf c dilakukan terhadap arsip dinamis dan arsip statis.
(2)Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab pencipta arsip. 9
(3)Pengelolaan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab Lembaga Kearsipan Daerah.

Pasal 10

(1)Perangkat Daerah menjamin kemudahan, kecepatan dan ketepatan akses arsip bagi kepentingan pengguna arsip dengan menggunakan peralatan teknologi informasi dan komunikasi yang dilaksanakan sesuai konfigurasi pusat data Perangkat Daerah.
(2)Dalam konfigurasi pusat data arsip dinamis, berlaku sistem akses arsip tertutup dan/atau terbatas.
(3)Dalam konfigurasi pusat data arsip statis di Lembaga Kearsipan Daerah, berlaku sistem akses arsip terbuka.

Isi peraturan

Teks166PDFHirarki

Memuat teks peraturan…