DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (PERDA) Kabupaten Bengkalis Nomor 1 Tahun 2023

Nomor: 1
Tahun: 2023
Ditetapkan: 17 Januari 2023
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 37

Lembaga terkait

Ringkasan

Dalam Peraturan ini berisi 7 (tujuh) bab dan 18 (delapan belas) pasal, diantaranya membahas tentang; Ketentuan Umum; Organisasi Kearsipan; Pengelolaan Arsip; Peran Serta Masyarakat; Pembinaan dan Pengawasan; Larangan; Pembiayaan; Ketentuan Penutup;

Isi peraturan

Menetapkan

menetapkan Peraturan Daerah Kabupaten Bengkalis tentang Penyelenggaraan Kearsipan, d. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945; Undang-Undang Nomor 12 Tahun 1956 tentang Pembentukan Daerah Otonom Kabupaten Dalam Lingkungan Daerah Propinsi Sumatera Tengah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1956 Nomor 25); Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846); Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038); 4. 10. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234} sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2022 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang- undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2022 Nomor 143); Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 245); Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 2015 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 2036) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 120 Tahun 2018 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 2015 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 157); Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 24 Tahun 2012 tentang Materi Muatan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 243); Dengan Persetujuan Bersama: DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN BENGKALIS Menetapkan : dan BUPATI BENGKALIS MEMUTUSKAN: PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN. 2 5. 7. 8. 9. 3

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan: 1. 2. 3. 4 10. 11. 12. 13. 14. Daerah adalah Kabupaten Bengkalis. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kabupaten Bengkalis. Bupati adalah Bupati Bengkalis. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah selanjutnya disingkat DPRD, adalah lembaga perwakilan rakyat daerah yang berkedudukan sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah. Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Bupati dan Dewan Pewakilan Rakyat Daerah dalam penyelenggaraan Urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah. 5. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bengkalis adalah Organisasi Perangkat Daerah yang melaksanakan tugas dibidang Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bengkalis yang memiliki tugas pokok, fungsi dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis, inaktif, arsip statis dan pembinaan kearsipan. 6. Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh Daerah. 7. Masyarakat adalah perseorangan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan organisasi profesi, badan usaha dan lembaga pendidikan. 8. Organisasi Arsiparis adalah wadah organisasi untuk profesi kearsipan. 9. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Lembaga Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat LKD adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan di Pemerintah Kabupaten Bengkalis. Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana serta sumber daya lainnya. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 4 15. 16. 17. 18. 19, 20. 21. 22. 23. 24. 25. No!~] Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya dan berketerangan dipermanenkan telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau Lembaga Kearsipan. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya. Arsip Negara adalah arsip yang tercipta dari kegiatan Lembaga/pemerintah daerah kabupaten dan kegiatan yang menggunakan sumber dana negara APBN/APBD. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan_ serta mempunyai tugas pokok, fungsi dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan tugas pokok, fungsi dan tanggung jawab dibidang pengelolaan arsip dinamis. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas pokok, fungsi dan tanggung jawab mengolah seluruh arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas pokok, fungsi dan tanggung jawab dalam penyelenggaran kearsipan. Organisasi Kearsipan adalah Unit Kearsipan dan Lembaga Kearsipan Daerah yang melaksanakan kegiatan penyelenggaraan kearsipan. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan, yang dipergunakan sebagai pedoman dalam penyusutan dan penyelamatan arsip. 26 5 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada Lembaga Kearsipan. Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif dan sistematis, meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Pengelolaan Arsip Statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis, meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional. Akuisisi Arsip Statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada Lembaga Kearsipan, yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada Lembaga Kearsipan. Sistem Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SKN adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara Nasional. Sistem Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SIKN adalah sistem informasi arsip secara Nasional yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia yang menggunakan sarana Jaringan Informasi Kearsipan Nasional. Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat JIKN adalah sistem jaringan informasi arsip dan sarana pelayanan arsip secara Nasional yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia. Sistem Kearsipan Daerah yang selanjutnya disebut SKD adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan di Daerah. Sistem Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SIKD adalah Sistem Informasi Arsip Daerah yang dikelola LKD yang menggunakan sarana Jaringan Informasi Kearsipan Daerah. Jaringan Informasi Kearsipan Daerah yang disingkat JIKD adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Daerah yang dikelola oleh LKD. Daftar Arsip adalah daftar yang berisi tentang uraian arsip aktif dan/atau arsip inaktif yang berisi materi setiap unit pengelompokan, pemilik, jenis koleksi/khasanah, keadaan dan volume, sebagai sarana penemuan informasi arsip dan penyusutan arsip. 6 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48.

(1)
(2)Daftar Pencarian Arsip vang selanjutnva disebut DPA adalah daftar yang berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik. 39 Preservasi arsip adalah proses dan kerja dalam rangka perlindungan fisik arsip terhadap kerusakan atau unsur perusak. Pemeliharaan Arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya. Penggunaan Arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak. Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip. Alih Media Arsip adalah transfer informasi dari rekanan yang berbasis kertas ke dalam media lain dengan tujuan efisiensi. Sumber Daya Kearsipan adalah dukungan terhadap sistem kearsipan nasional berupa sumber daya manusia, prasarana dan sarana, organisasi kearsipan dan pendanaan. Arsip Elektronik adalah arsip yang diciptakan (dibuat atau diterima dan disimpan) dalam format elektronik. Pusat Data adalah sebuah ruangan yang dirancang sedemikian rupa untuk menempatkan server computer dan perangkat jaringan komputer yang terhubung ke jaringan internet.

Pasal 2

Maksud ditetapkannya Peraturan Daerah ini sebagai pedoman dalam tata kelola Penyelenggaraan Kearsipan Daerah agar terlaksana secara komprehensif, terpadu dan berkesinambungan. Tujuan Penyelenggaraan Kearsipan adalah untuk:

a.menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh penyelenggaraan Pemerintah Daerah sebagai penyelenggaraan kearsipan daerah;
b.menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
c.menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang handal dan pemanfaatan arsip sesuai ketentuan Peraturan Perundang-undangan; 7 Penyelenggaraan Kearsipan dilaksanakan dengan berasaskan: menjamin pelindungan kepentingan Negara dan hak- hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; d. mendinamiskan Penyelenggaraan Kearsipan Daerah sebagai suatu sistem komprehensif dan terpadu; e. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara; f. menjamin keselamatan aset Daerah dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas jati diri bangsa; dan g. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan h. mo mB Oo Ff P terpercaya.

Pasal 3

kepastian hukum; keautentikan dan keterpercayaan; keutuhan; asal-usul; aturan asii; keamanan dan keselamatan; profesional; responsif; antisipatif; partisipatif; akuntabilitas;k. kemanfaatan; . aksesibilitas; kepentingan umum; dan kearifan lokal.

Pasal 4

Ruang lingkup Peraturan Daerah ini meliputi: mo p organisasi kearsipan; pengelolaan arsip; peran serta masyarakat; pembinaan dan pengawasan; larangan; dan pembiayaan. 1. m. n. 8

BAB II

ORGANISASI KEARSIPAN

Pasal 5

Organisasi kearsipan terdiri dari:

a.unit kearsipan; dan
b.LKD.

Pasal 6

Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a yaitu:

a.Sekretariat dan/atau Subbagian Tata Usaha pada Perangkat Daerah;
b.Sekretariat pada kelurahan; dan
c.BUMD. Unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memiliki tugas:
a.melaksanakan pengelolaan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah di lingkungannya;
b.mengolah arsip dan menyajikan arsip menjadi informasi dalam kerangka SKN dan SIKN;
c.melaksanakan pemusnahan arsip di lingkungannya;
d.mempersiapkan penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada LKD; dan
e.pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungannya. Unit Kearsipan dibentuk secara berjenjang yang terdiri atas:

(3)
1. a.unit kearsipan I sebagai unit kearsipan Pemerintahan Daerah yang dilaksanakan oleh LKD;
2. b.unit kearsipan II berada di lingkungan sekretariat Perangkat Daerah dan sekretariat penyelenggaraan Pemerintahan Daerah; dan
3. c.unit kearsipan pada jenjang berikutnya dibentuk sesuai dengan kebutuhan.

Pasal 7

LKD sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf b adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip inaktif, arsip statis dan pembinaan arsip. 9g

(2)LKD sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memiliki tugas: a. b. melaksanakan pengelolaan arsip statis; melaksanakan pengelolaan Arsip Inaktif yang memiliki retensi paling sedikit 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari Organisasi Perangkat Daerah; melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di Daerah; dan menyusun regulasi kearsipan di Daerah.d.

Pasal 8

Pengelolaan arsip meliputi:

a.pengelolaan arsip dinamis; dan
b.pengelolaan arsip statis.

Pasal 9

(1)Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf a dilakukan oleh pengelola arsip dengan syarat: a. b. Cc. d. e. andal; sistematis; utuh; menyeluruh; dan sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria.
(2)Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat
(1)meliputi kegiatan: a. b. c. penciptaan arsip; penggunaan arsip; pemeliharaan arsip; dan penyusutan arsip.d.
(3)
(4)
(5)
(3)
(4)10

Pasal 10

Penciptaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat

(2)huruf a meliputi kegiatan: (1
1. a.pembuatan arsip; dan
2. b.penerimaan arsip. Pembuatan dan penerimaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi arsip serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
(2)Ketentuan mengenai tata naskah dinas, klasifikasi arsip serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip diatur lebih lanjut dengan Peraturan Bupati. Pencipta arsip wajib membuat program arsip vital. Program arsip vital sebagaimana dimaksud pada ayat (4), dilaksanakan melalui kegiatan:
1. a.indentifikasi;
2. b.perlindungan dan pengamanan; dan
3. c.penyelamatan dan pemulihan.

Pasal 11

Penggunaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat

(2)huruf b diperuntukan bagi kepentingan Pemerintah Daerah dan masyarakat. (1 Dalam penggunaan arsip, pencipta arsip bertanggung jawab terhadap:
1. a.ketersediaan dan autentisitas arsip dinamis bagi pengguna arsip yang berhak; dan
(2)
1. b.keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip dinamis yang masuk dalam kategori arsip terjaga. Unit pengolah bertanggung jawab untuk ketersediaan, pengelolaan, penyajian arsip vital, dan arsip aktif. Unit kearsipan bertanggung jawab untuk ketersediaan, pengolahan dan penyajian arsip inaktif untuk kepentingan penggunaan internal dan kepentingan publik. Dalam rangka ketersediaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a, arsip dinamis dapat dilakukan alih media.
(5)
(1)
(2)
(3)
(3)
(1)11

Isi peraturan

Teks37PDFHirarki

Memuat teks peraturan…