DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (PERDA) Kabupaten Bengkayang No. 5 Tahun 2015

Nomor: 5
Tahun: 2015
Ditetapkan: 25 Mei 2015
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 60

Lembaga terkait

Ringkasan

Dalam Peraturan Daerah ini diatur tentang Ketentuan Umum, Maksud, Tujuan, Asas dan Ruang Lingkup; Penyelenggaraan Kearsipan; Pengelolaan Arsip Dinamis; Pengelolaan Arsip Statis; Autentifikasi; Pengawasan dan Evaluasi; Sanksi Administrasi; Ketentuan Penyidikan; Ketentuan Pidana; Ketentuan Penutup.

Isi peraturan

Menetapkan

menetapkan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bengkayang; Mengingat : 1. 2. 3. 4. 5. 6. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945; Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2964); Undang-Undang Nomor 10 Tahun 1999 tentang Pembentukan Kabupaten Daerah Tingkat II Bengkayang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 44; Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3823); Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Peundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234); Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679); 7. 8. 9. 10. 11. 12 13 Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 89, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4741); Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); Peraturan Menteri Dalam Negeri 78 Tahun 2012 tentang Tata Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah; Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2014 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah; Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 24 Tahun 2012 tentang Materi Muatan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan; Peraturan Daerah Nomor 10 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan yang menjadi Kewenangan Pemerintah Kabupaten Bengkayang; Peraturan Daerah Nomor 13 Tahun 2011 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Bengkayang sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Peraturan Daerah Nomor 8 Tahun 2014 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Daerah Nomor 13 Tahun 2011 tentang Organisasi Perangkat Daerah; Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN BENGKAYANG Dan BUPATI BENGKAYANG MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BENGKAYANG

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan :

1.Daerah adalah Kabupaten Bengkayang;
2.Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kabupaten Bengkayang;
3.Bupati adalah Kepala Daerah Kabupaten Bengkayang;
4.Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disingkat DPRD adalah Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Bengkayang;
5.SKPD adalah Satuan Kerja Perangkat Daerah dilingkungan Pemerintah Kabupaten Bengkayang yang terdiri dari Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Satuan Kerja Perangkat Daerah, Kantor Teknis Daerah, Kecamatan, Kelurahan dan Desa;
6.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah Badan Usaha Milik Daerah;
7.Kearsipan adalah semua proses yang berhubungan dengan arsip baik kegiatan penyelenggaraan pengurusan arsip yang meliputi masa penciptaan/penerimaan, masa aktif dan masa inaktif sampai dengan masa penyusutan dan masa statis;
8.Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab dibidang pengelolaan arsip dinamis;
9.Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip dilingkungannya;
10.Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam penyelenggaraan kearsipan;
11.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggungjawab melaksanakan kegiatan kearsipan;
12.Akses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip;
13.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
14.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu;
15.Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang;
16.Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus;
17.Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun;
18.Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan;
19.Arsip Terjaga adalah arsip Negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan Negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya;
20.Retensi arsip adalah penentuan jangka waktu simpan suatu arsip atas dasar nilai guna yang terkandung didalamnya;
21.Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi sekurang- kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip;
22.Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, memusnahkan arsip yang tidak bernilaiguna dan menyerahkan arsip inaktif dan arsip statis ke lembaga kersipan daerah;
23.Arsip daerah kabupaten/kota adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan dibidang kearsipan pemerintahan daerah kabupaten/kota yang berkedudukan di ibukota kabupaten/kota;
24.Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi pencipatan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip;
25.Pengelolaan arsip statis adalah suatu proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik, dalam suatusistem keasipan nasional;
26.Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan;
27.Sistem kearsipan nasional adalah (SKN) adalah suatu sistem yang berbentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional;
28.Sistem informasi kearsipan adalah (SIKN) adalah sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan nasional;
29.Jaringan informasi kearsipan nasional (JIKN) adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI;
30.Sistem Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SKD adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan lingkup daerah;
31.Daftar pencarian arsip (DPA) adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan secara langsung serta diumumkan kepada publik;
32.Pengelolaan Kearsipan adalah rangkaian proses manajemen yang berkesinambungan dalam penyelenggaraan pengelolaan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban pemerintahan daerah dan memori kolektif bangsa, dimulai dari penciptaan, pengolahan informasi dan penggunaan, pengaturan, penyimpanan, pelayanan, pemeliharaan, penyusutan, pelestarian sampai dengan pembinaannya;

BAB II

MAKSUD, TUJUAN, ASAS DAN RUANG LINGKUP

Pasal 2

Pengaturan Penyelenggaraan Kearsipan Daerah dimaksudkan untuk memberikan kepastian hukum dalam Penyelenggaraan Kearsipan Daerah.

Pasal 3

Penyelenggaraan Kearsipan Daerah bertujuan untuk :

a.menjamin ketersediaan Arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
b.menjamin terwujudnya pengelolaan dan pemanfaatan Arsip yang andal;
c.menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan masyarakat serta masyarakat adat melalui pengelolaan dan pemanfaatan Arsip yang autentik dan terpercaya;
d.mendinamiskan penyelenggaraan Kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;
e.menjamin keselamatan dan keamanan Arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara;
f.menjamin keselamatan aset Daerah; dan
g.meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan Arsip yang autentik dan terpercaya.

Pasal 4

Penyelenggaraan Kearsipan dilaksanakan dengan berasaskan :

a.kepastian hukum;
b.keautentikan dan kepercayaan;
c.keutuhan;
d.asal-usul;
e.aturan asli;
f.keamanan dan keselamatan;
g.keprofesionalan;
h.keresponsifan;
i.keantisipatifan;
j.kepartisipatifan;
k.akuntabilitas;
l.kemanfaatan;
m.aksesibilitas; dan
n.kepentingan umum.

Pasal 5

(1)Ruang lingkup Penyelenggaraan Kearsipan meliputi keseluruhan penetapan kebijakan, pembinaan Kearsipan dan pengelolaan Arsip dalam suatu sistem Kearsipan daerah yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana serta sumber daya lain yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(2)Ruang lingkup sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi kegiatan yang dilakukan oleh Pemerintahan Daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan serta Arsip Daerah.

BAB III

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

Pasal 6

Penyelenggaraan Kearsipan Daerah menjadi tanggung jawab Pemerintah Daerah dan dilaksanakan oleh Arsip Daerah.

Pasal 7

Pemerintah Daerah menetapkan kebijakan Penyelenggaraan Kearsipan, meliputi:

a.pembinaan;
b.pengelolaan Arsip;
c.penyelenggaraan Sistem Kearsipan;
d.organisasi Kearsipan;
e.pengembangan Sumber Daya Manusia;
f.prasarana dan sarana;
g.perlindungan dan penyelamatan Arsip;
h.sosialisasi Kearsipan;
i.kerja sama; dan
j.pendanaan.

Pasal 8

(1)Pembinaan Kearsipan Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf a, dilakukan oleh Arsip Daerah terhadap Pencipta Arsip di lingkungan Pemerintah Daerah.
(2)Pembinaan Kearsipan Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
1. a.koordinasi penyelenggaraan Kearsipan;
2. b.penyusunan pedoman Kearsipan;
3. c.pemberian bimbingan, supervisi dan konsultasi pelaksanaan Kearsipan;
4. d.sosialisasi Kearsipan;
5. e.pendidikan dan pelatihan Kearsipan; dan
6. f.perencanaan, pemantauan dan evaluasi.

Pasal 9

(1)Pengelolaan Kearsipan Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf b, dilakukan terhadap Arsip Dinamis dan Arsip Statis.
(2)Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi :
1. a.Arsip vital;
2. b.Arsip aktif;
3. c.Arsip inaktif..
(3)Pengelola Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab Pencipta Arsip;
(4)Pengelola Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab Arsip Daerah.

Pasal 10

(1)Penyelenggaraan Kearsipan di Daerah dilakukan dalam suatu sistem Kearsipan;
(2)Bupati sesuai kewenangannya bertanggung jawab menyelenggarakan sistem Kearsipan di Daerah.

Pasal 11

(1)Arsip Daerah menyelenggarakan Kearsipan yang komprehensif dan terpadu melalui SKD untuk menjaga autentisitas dan keutuhan Arsip;
(2)SKD sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berlaku untuk Pengelolaan Arsip Dinamis dan Pengelolaan Arsip Statis.

Isi peraturan

Teks60PDFHirarki

Memuat teks peraturan…