DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (PERDA) Kabupaten Garut Nomor 4 Tahun 2023

Nomor: 4
Tahun: 2023
Ditetapkan: 17 Januari 2023
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 9

Lembaga terkait

Ringkasan

Peraturan ini mengatur tentang Pedoman Arsip Terjaga yang meliputi Ketentuan Umum, Maksud dan Tujuan, Tanggung Jawab, Jenis dan Kategori, Ketentuan Penutup.

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa dalam rangka memberikan perlindungan dan penyelamatan arsip yang berkaitan dengan kependudukan, kewilayahan, kepulauan perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya dan masalah-masalah pemerintahan yang strategis dari bencana alam, bencana sosial, perang, tindakan kriminal, serta tindakan kejahatan yang mengandung unsur sabotase, spionase, dan terorisme. Perlindungan dan penyelamatan arsip dilakukan baik terhadap arsip yang keberadaannya di dalam maupun di luar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia, perlu dibentuk pedoman terkait pengelolaan arsip terjaga yang ditetapkan dengan Peraturan Bupati;
c.bahwa bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Bupati Garut tentang Pedoman Pengelolaa Arsip Terjaga; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-daerah Kabupaten Dalam Lingkungan Provinsi Jawa Barat (Berita Negara Tahun 1950) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1968 tentang Pembentukan Kabupaten Purwakarta dan Kabupaten Subang dengan Mengubah Undang-Undang Nomor 14 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-daerah Kabupaten Dalam Lingkungan Provinsi Jawa Barat (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1968 Nomor 31, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2851); 2

2.Undang-undang Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 129, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4774);
3.Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);
4.Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038);
5.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
6.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2022 tentang Hubungan Keuangan Antara Pemerintah Pusat dan Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2022 Nomor 4, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6757);
7.Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 99, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5149);
8.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
9.Peraturan Pemerintah Nomor 2 Tahun 2018 tentang Standar Pelayanan Minimal (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 2, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6178);
10.Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 Tahun 2012 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 1282) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 135 Tahun 2017 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 Tahun 2012 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 1953);
11.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 41 Tahun 2015 tentang Pengelolaan Arsip Terjaga (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 1388); 3
12.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 818);
13.Peraturan Daerah Kabupaten Garut Nomor 6 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Kearsipan (Lembaran Daerah Kabupaten Garut Tahun 2013 Nomor 6); MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN BUPATI TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP TERJAGA.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Bupati ini yang dimaksud dengan:

1.Daerah Kabupaten yang selanjutnya disebut Daerah adalah Daerah Kabupaten Garut.
2.Bupati adalah Bupati Garut.
3.Pemerintah Daerah adalah Bupati sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah.
4.Pemerintahan Daerah adalah penyelenggaraan urusan pemerintahan oleh Pemerintah Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah menurut asas otonomi dan tugas pembantuan dengan prinsip otonomi seluas-luasnya dalam sistem dan prinsip Negara Kesatuan Republik Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.
5.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
6.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
7.Pengelolaan Arsip Terjaga adalah kegiatan identifikasi, pemberkasan, pelaporan dan penyerahan arsip terjaga yang dilaksanakan oleh pencipta arsip.
8.Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya.
9.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
10.Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
11.Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
12.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip Dinamis. 4
13.Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.
14.Penetapan Klasifikasi adalah penandatanganan legal draft naskah final klasifikasi arsip oleh Bupati Garut.
15.Kerangka Induk Klasifikasi adalah daftar fungsi yang diperoleh dari hasil analisis fungsi menjadi dasar untuk menyusun skema klasifikasi arsip.
16.Skema Klasifikasi Arsip adalah penjabaran kerangka infuk klasifikasi menjadi bentuk yang berjenjang yakni terdiri dari beberapa kegiatan dan masing-masing kegiatan terdiri dari beberapa transaksi.
17.Kode Klasifikasi Arsip adalah simbool atau tanda pengenal suatu struktur fungsi yang digunakan untuk membantu menyusun tata letak identitas arsip.
18.Indeks adalah kata tangkap atau kata kunci yang merupakan representasi isi suatu unit informasi.

BAB II

MAKSUD DAN TUJUAN

Pasal 2

(1)Pengelolaan Arsip Terjaga dimaksudkan untuk memberikan panduan bagi pencipta arsip, pejabat yang bertanggung jawab dalam kegiatan pengelolaan Arsip Terjaga.
(2)Tujuan pengelolaan Arsip Terjaga:
1. a.pencipta arsip mampu menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan Arsip Terjaga;
2. b.pencipta arsip bertanggung jawab dalam kegiatan pengelolaan Arsip Terjaga, mampu mengidentifikasi, memberkaskan, melaporkan arsip dalam kategori Arsip Terjaga; dan
3. c.Pimpinan pencipta arsip menyerahkan arsip dalam kategori Arsip Terjaga.

BAB III

TANGGUNG JAWAB

Pasal 3

Pimpinan pencipta arsip memiliki tanggung jawab:

a.memelihara, melindungi, dan menyelamatkan arsip yang termasuk dalam kategori arsip terjaga; dan
b.memberkaskan dan melaporkan arsip yang termasuk dalam kategori arsip terjaga kepada Kepala ANRI paling lama 1 (satu) tahun setelah pelaksanaan kegiatan.

Pasal 4

Pimpinan Pencipta Arsip wajib menyerahkan salinan autentik dari naskah asli arsip terjaga kepada ANRI paling lama 1 (satu) tahun setelah dilakukan pelaporan. 5

BAB IV

JENIS DAN KATEGORI

Pasal 5

Jenis dan kategori Arsip Terjaga terdiri dari:

a.Arsip Kependudukan, meliputi:
1. 1.Database kependudukan dan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK);
2. 2.Arsip tentang penetapan parameter pengendalian penduduk;
3. 3.Arsip tentang administrasi dan demografi kependudukan di wilayah perbatasan dan kepulauan terdepan; dan
4. 4.Arsip tentang status kewarganegaraan (Naturalisasi).
b.Arsip Kewilayahan, meliputi:
1. 1.Arsip tentang dasar penetapan wilayah kabupaten; dan
2. 2.Arsip tentang penetapan wilayah kabupaten.
c.Arsip Perbatasan, meliputi:
1. 1.Arsip tentang batas wilayah daerah yang meliputi batas darat dan batas laut teritorial;
2. 2.Arsip tentang batas wilayah daerah yang meliputi batas darat dengan Kabupaten Sumedang, Kabupaten Tasikmalaya, Kabupaten Cianjur, dan Kabupaten Bandung; dan
3. 3.Arsip tentang perbatasan wilayah kecamatan di daerah yang meliputi batas darat dengan Kabupaten Sumedang, Kabupaten Tasikmalaya, Kabupaten Cianjur, dan Kabupaten Bandung.
d.Arsip Perjanjian Internasional, meliputi:
1. 1.Arsip tentang proses penyusunan perjanjian internasional dari lembaga pemrakarsa;
2. 2.Arsip tentang proses pembuatan perjanjian internasional, mulai draft, counterdraft dan draft final sampai dengan pengajuan permohonan full power dari perjanjian internasional;
3. 3.Arsip tentang pertukaran nota diplomasi; dan
4. 4.Arsip tentang ratifikasi perjanjian internasional.
e.Arsip Kontrak Karya, meliputi:
1. 1.Arsip tentang perjanjian usaha pertambangan;
2. 2.Arsip tentang perjanjian usaha ketenagalistrikan untuk kepentingan umum;
3. 3.Arsip tentang perjanjian kontrak bagi hasil pengusahaan minyak dan gas bumi; dan
4. 4.Arsip tentang perjanjian izin usaha pemanfaatan hutan.
f.Arsip Masalah-masalah Pemerintahan yang Strategis, meliputi:
1. 1.Arsip tentang Hasil dan Penetapan Pemilu Presiden;
2. 2.Arsip tentang kebijakan atau keputusan strategis yang ditetapkan oleh Bupati;
3. 3.Arsip tentang operasi militer; 6
4. 4.Arsip tentang intelijen dan pengamanan;
5. 5.Arsip tentang pengembangan sarana alat utama sistem pertahanan (alutsista);
6. 6.Arsip tentang ketersediaan ketahanan dan kerawanan pangan nasional;
7. 7.Arsip tentang investasi pembangunan infrastruktur di Daerah; dan
8. 8.Arsip tentang regulasi atau deregulasi penanaman modal, investasi dan divestasi.

Pasal 6

(1)Pengelolaan Arsip Terjaga dilakukan sesuai dengan teknik pengelolaan Arsip Terjaga yang terdiri dari:
1. a.identifikasi;
2. b.pemberkasan;
3. c.pelaporan; dan
4. d.penyerahan.
(2)Ketentuan mengenai teknik pengelolaan Arsip Terjaga sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Pasal 7

Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Garut. Ditetapkan di Garut pada tanggal 17 - 1 - 2023 BUPATI GARUT, t t d RUDY GUNAWAN Diundangkan di Garut pada tanggal 17 - 1 - 2023 SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN GARUT, t t d NURDIN YANA BERITA DAERAH KABUPATEN GARUT TAHUN 4 NOMOR 2023 LAMPIRAN PERATURAN BUPATI GARUT NOMOR 4 TAHUN 2023022 TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP TERJAGA TEKNIK PENGELOLAAN ARSIP TERJAGA Kegiatan Pengelolaan Arsip Terjaga, terdiri dari: A. Identifikasi;

1.Identifikasi Arsip Terjaga dilaksanakan untuk menentukan arsip dinamis yang masuk dalam kategori arsip terjaga Contoh daftar identifikasi Arsip Terjaga: No Jenis Arsip Dasar Pertimbangan Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Unit Pengolah Penanggung Jawab Ket.

(1)(2) (3) (4) (5) (6) (7) Keterangan Petunjuk Pengisian: Kolom (1), diisi dengan nomor urut; Kolom (2), diisi dengan judul dan uraian singkat yang menggambarkan isi dari jenis arsip; Kolom (3), diisi dengan dasar pertimbangan penentuan arsip terjaga sesuai dengan peraturan perundang-undangan ataupun kebijakan lain yang ditentukan oleh pimpinan organisasi/lembaga; Kolom (4), diisi dengan keterangan klasifikasi keamanan dan akses arsip (sangat rahasia, rahasia, terbatas dan biasa); Kolom (5) diisi dengan nama unit kerja yang bertanggung jawab terhadap, keutuhan, keamanan dan keselamatan fisik dan informasi arsip; Kolom (6), diisi dengan nama pejabat penanggung jawab pengelola arsip terjaga; Kolom (7), diisi dengan keterangan atau informasi lain yang diperlukan, seperti kode klasifikasi ataupun lokasi simpan.

2.Identifikasi Arsip Terjaga dilakukan melalui kegiatan sebagai berikut:

a.analisis fungsi organisasi;
b.pendataan arsip; dan
c.pengolahan data.
1. 3.Analisis fungsi organisasi dilakukan untuk menentukan unit kerja yang memiliki potensi menciptakan arsip terjaga (berkaitan dengan bidang kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya dan masalaha pemerinataha yang strategis);
2. 4.Pendataan arsip dilaksanakan dengan:
a.mengelompokan substansi informasi terhadap unit kerja yang menciptakan Arsip Terjaga;
b.pengelompokan substansi informasi sebagaimana dimaksud dalam huruf a dilakukan dengan menggunakan formulir pendataan arsip terjaga. 2 Contoh Formulir Pendataan Arsip: Instansi : …………………… (1) ………..………… Unit Kerja : …………………… (2) ………..………… Jenis/Seri Arsip : …………………… (3) ………..………… Media Simpan : …………………… (4) ………..………… Klasifikasi Keamanan dan Akses : …………………… (3) ………..………… Volume : …………………… (4) ………..………… Kurun Waktu : …………………… (3) ………..………… Retensi : …………………… (4) ………..………… Tingkat Perkembangan : …………………… (3) ………..………… Kondisi Arsip : …………………… (4) ………..………… Nama Pendataan : …………………… (3) ………..………… Waktu Pendataan : …………………… (4) ………..………… Keterangan Petunjuk Pengisian: Kolom (1), diisi dengan nama instansi; Kolom (2), diisi dengan nama unit kerja; Kolom (3), diisi dengan judul atau uraian singkat yang menerangkan isi dari jenis arsip; Kolom (4), diisi dengan jenis media simpan arsip, seperti tekstual, kartografi, audio visual, elektronik dan digital; Kolom (5) diisi dengan tingkat klasifikasi keamanan dan akses arsip, yaitu sangat rahasia, rahasia, terbatas dan biasa/terbuka; Kolom (6), diisi dengan jumlah arsip yang tersimpan, sepeti lembar, berkas, meter lari dan sejenisnya; Kolom (7), diisi dengan keterangan masa/kuru waktu arsip tersebut tercipta; Kolom (8), diisi dengan status masa simpan arsip, seerti permanen atau musnah; Kolom (9), diisi dengan tingkat perkembangan arsip, seperti asli, salinan, tembusan, petikan dan hasil penggandaan (kopi); Kolom (10), diisi dengan keterangan kondisi fisik arsip, seperti baik, perlu perbaikan dan rusak; Kolom (11), diisi dengan nama petugas pendata arsip terjaga; Kolom (12), diisi dengan tanggal waktu pendataan arsip terjaga.
1. 5.Pengolahan data dilakukan dengan menggunakan metode analisis hukum dan analisis risiko.
2. 6.Analisis hukum dilaksanakan melalui kegiatan:
a.melakukan identifikasi peraturan perundang-undangan terkait dengan bidang kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya dan masalah pemerintahan yang strategis; dan
b.melakukan analisa terkait dengan potensi tuntutan hukum yang akan timbul dikemudian hari. 3
1. 7.Analisis risiko dilaksanakan dengan menafsirkan dampak kerugian yang timbul, antara lain:
a.kerugian materiil; dan
b.kerugian immaterial. B. Pemberkasan
1. 1.Pemberkasan dilakukan berdasarkan system subjek (kelompok masalah).
2. 2.Arsip ditata berdasarkan subjek dengan menggunakan klasifikasi arsip sebagai panduan pengelompokannya.
3. 3.Prosedur pemberkasan terdiri dari pemeriksaan, penentuan indeks (indexing), pengkodean, pemberian tunjuk silang, penyortiran, pelabelan berkas dan penataan.
4. 4.Pemeriksaan meliputi kegiatan memeriksa kelengkapan berkas dan memperhatikan apakah terdapat tanda perintah (disposisi) pimpinan unutk menyimpan berkas.
5. 5.Penentuan indeks (indexing) pada arsip dengan cara menentukan kata tangkap (keyword) terhadap isi informasi arsip yang akan disimpan sebagai judul berkas. Indeks dari informasi berkas sebagai subjek pokok dicantumkan pada folder dan tab guide. Indeks dapat berupa nama orang, lembaga/organisasi, tempat/wilayah, masalah dan kurun waktu.
6. 6.Menuliskan kode klasifikasi terhadap kata tangkap yang terpilih menjadi indeks di sudut kanan atas arsip.
7. 7.Menulis kode untuk fungsi/primer pada bagian depan dengan huruf kapital sesuai klasifikasi, untuk kegiatan/sekunder dengan kode angka dan diletakkan setelah kode huruf kapital, serta transaksi/tersier dengan kode angka dan diletakkan di belakang kode angka kegiatan/sekunder. Contoh arsip terjaga yang harus diberkaskan antara lain: Surat tentang Cuti Bersalin Kodenya : Primer : 800 (Kepegawaian) Sekunder : 800.1.11 (Administrasi Pegawai) Tersier : 800.1.11.3 (Cuti bersalin) Indeksnya : 800.1.11.3 (Cuti bersalin tahun ....)
8. 8.Penyortiran berkas surat berdasarkan kode-kode klasifikasi yang telah dituliskan disudut kanan kertas surat. Penyortiran dilakukan pada saat berkas surat dimasukan ke dalam folder untuk memudahkan labelisasi dan penataan berkas di tempat penyimpannya.
9. 9.Kegiatan pemberian tanda pengenal berkas pada tab folder, dengan ukuran label sesuai dengan ukuran tab folder dan guide. Label diketik judul berkas, indeks yang telah ditetapkan serta kode klasifikasi selanjutnya ditempel pada guide atau tab folder di mana berkas surat akan disimpan. 4 Contoh: 900 KP. KEPEGAWAIAN 950 CUTI
10. 955.CUTI HAJI
11. 955.CUTI HAJI TAHUN 2013Pokok Masalah Sub Masalah Sub-Sub Masalah
12. 10.Penyimpanan berkas surat dengan menggunakan sarana dan prasarana kearsipan yang terdiri dari Filling Cabinet, Guide/Sekat dan folder. Folder yang berisi berkas dan telah di beri indeks dan kode klasifikasi ditata atau dimasukan dibelakang guide/sekat dalam filing cabinet sesuai dengan klasifikasi subjek dan rinciannya. Penataan berkas menggunakan sistem subyek/masalah dengan menggunakan klasifikasi arsip sebagai dasar penataan. Contoh:
a.Filing Cabinet
b.Sekat atau guide : Pembatas antar file TE FOLDER SEKUNDER PRIMER GUIDE ATAU SEKAT TERSIER PRIMER SEKUNDER TERSIER 800 800.1.11 ADMINISTRASI PEGAWAI 800.1.11.3 CUTI BERSALIN ADMINISTRASI PEGAWAI 800.1.11.3 CUTI BERSALIN ADMINISTRASI PEGAWAI 5
c.Folder TAB FOLDER 35,5 cm 24 cm 2 cm 8 cm Folder dengan tab di atas C. Pelaporan
1. 1.Pelaporan Arsip Terjaga diaksanakan dengan prosedur sebagai berikut:
a.menyiapkan daftar Arsip Terjaga;
b.menyiapkan salinan autentik Arsip Terjaga; dan
c.pelaporan Arsip Terjaga kepada ANRI.
1. 2.Penyiapan daftar Arsip Terjaga terdiri dari penyiapan daftar berkas Arsip Terjaga dan daftar isi berkas Arsip Terjaga. Contoh:
a.Daftar berkas Arsip Terjaga No Nomor Berkas Unit Pengolah Uraian Informasi Berkas Kurun Waktu Jumlah Keterangan

(1)(2) (3) (4) (5) (6) (7) Keterangan: Kolom (1), diisi dengan nomor urut; Kolom (2), diisi dengan nomor berkas dari Arsip Terjaga; Kolom (3), diisi dengan nama unit pengolah yang menciptakan Arsip Terjaga Kolom (4), diisi dengan uraian informasi dari berkas Arsip Terjaga; Kolom (5), diisi dengan masa/kurun Arsip Terjaga yang tercipta; Kolom (6), diisi dengan jumlah banyaknya Arsip Terjaga dalam satuan yang sesuai dengan jenis Arsip Terjaga; Kolom (7), diisi dengan keterangan spesifik dari jenis Arsip Terjaga, seperti tekstual, kartografi, audio visual, elektronik dan digital.
1. b.Daftar isi berkas Arsip Terjaga Nama Unit Pengolah : …… (a) …… No Nomor Berkas Nomor Item Arsip Uraian Informasi Arsip Tanggal Jumlah Keterangan
(1)(2) (3) (4) (5) (6) (7) 6 Keterangan: Kolom (a), diisi dengan nama unit kerja yang menciptakan Arsip Terjaga; Kolom (1), diisi dengan nomor urut; Kolom (2), diisi dengan nomor berkas dari Arsip Terjaga; Kolom (3), diisi dengan nomor item Arsip; Kolom (4), diisi dengan uraian informasi Arsip dari setiap berkas Arsip Terjaga; Kolom (5), diisi dengan tanggal Arsip Terjaga itu tercipta; Kolom (6), diisi dengan jumlah banyaknya Arsip Terjaga dalam satuan sesuai jenis Arsip Terjaga; Kolom (7), diisi dengan keterangan spesifik dari jenis Arsip Terjaga, seperti tekstual, kartografi, audio visual, elketronik dan digital.

3.Pelaporan Arsip Terjaga berupa Daftar Berkas Arsip Terjaga dan Daftar Isi Berkas Arsip Terjaga yang disampaiakn dalam bentuk softcopy dan hardcopy;
4.Pelaporan Arsip Terjaga ke ANRI paling lama 1 tahun setelah kegiatan dengan cara:

a.secara manual, menyampaikan secar tertulis melalui surat kepada Kepala ANRI;
b.secara elektronik, melalui Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) dengan menginput “Daftar Berkas Arsip Terjaga” dan “Daftar Isi Berkas Arsip Terjaga”. D. Penyerahan
1. 1.Dalam penyerahan tersebut harus dibuat dokumentasi serah terima, antara lain:
a.surat penetapan penyerahan yang ditandatangani oleh menteri/pimpinan lembaga atau pejabat yang diberi kuasa;
b.Berita Acara Serah Terima Arsip Terjaga sebagai bukti peralihan tanggung jawab pengelolaan arsip terjaga antara pencipta arsip dengan ANRI;
c.fisik arsip terjaga berupa salinan arsip terjaga yang telah diautentifikasi oleh pimpinan pencipta arsip;
d.salinan yang diserahkan berjumlah 1 rangkap salinan autentik;
e.penyerahan salinan autentik kepada ANRI menjadi tugas dan tanggung jawab Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan setelah penandatanganan serah terima arsip terjaga Contoh: DAFTAR ARSIP YANG DISERAHKAN NAMA INSTANSI : ALAMAT : PENCIPTA : NOMOR : NO URAIAN ISI INFORMASI TAHUN MEDIA JUMLAH TINGKAT KEASLIAN KONDISI ARSIP 7
1. 2.Salinan autentik dari naskah asli Arsip Terjaga dalam bentuk softcopy dan hardcopy diserahkan kepada ANRI paling lama 1 (satu) tahun setelah dilakukan pelaporan.
2. 3.Penyerahan salinan autentik dari naskah asli Arsip Terjaga oleh Pencipta Arsip kepada ANRI dilengkapi dengan berita acara penyerahan salinan autentik Arsip Terjaga. Contoh: BERITA ACARA PENYERAHAN SALINAN AUTENTIK ARSIP TERJAGA Nomor : ………………………………………………… Pada hari ini .......... Tanggal .......... Bulan .......... Tahun .........., bertempat di …………………………………, kami yang bertanda tangan di bawah ini:
3. 1.Nama : ………………………………….. Jabatan : ………………………………….. Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama …………………, yang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA
4. 2.Nama : ………………………………….. Jabatan : ………………………………….. Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA Menyatakan telah melakukan penyerahan Arsip Terjaga seperti yang tercantum dalam Daftar Penyerahan Arsip Terjaga terlampir untuk disimpan di ANRI sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. ….. (tempat), ……. (tanggal) ….. PIHAK PERTAMA Pimpinan Pencipta Arsip*) ttd (nama jelas) PIHAK KEDUA Kepala ANRI ttd (nama jelas)
5. 3.Penyerahan naskah asli Arsip Terjaga kepada ANRI paling lama 1 (satu) tahun setelah dilakukan pelaporan.
6. 4.Penyerahan naskah asli Arsip Terjaga oleh Pencipta Arsip kepada ANRI dilengkapi dengan berita acara penyerahan naskah asli Arsip Terjaga. BUPATI GARUT, t t d RUDY GUNAWAN

Isi peraturan

Teks9PDFHirarki

Memuat teks peraturan…