DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (Perda) Kabupaten Halmahera Tengah Nomor 8 Tahun 2023

Nomor: 8
Tahun: 2023
Ditetapkan: 28 Agustus 2023
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 102

Lembaga terkait

Pemerintah Kabupaten Halmahera Tengah

regulasi_utama

Ringkasan

PERATURAN DAERAH KABUPATEN HALMAHERA TENGAH NOMOR 8 TAHUN 2023

Isi peraturan

Menimbang

d.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a, huruf b, dan huruf c diatas,
c.bahwa untuk memberikan arah, landasan dan kepastian hukum kepada semua pihak yang terlibat dalam pengelolaan arsip, maka diperlukan pengaturan tentang penyelenggaraan pembangunan kearsipan;
b.bahwa dalam menghadapi tantangan di era globalisasi, mendukung terwujudnya penyelenggaraan pemerintahan daerah yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik, maka Penyelenggaraan Kearsipan harus dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif dan terpadu;
a.bahwa arsip sebagai identitas dan jati diri daerah yang berperan penting dalam mewujudkan cita cita luhur bangsa Indonesia yakni masyarakat yang adil, makmur dan sejahtera; BUPATI HALMAHERATENGAH, DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA PENYELENGGARAAN KEARSIPAN TENTANG PERATURAN DAERAH KABUPATENHALMAHERATENGAH NOMOR 8 TAHUN 2023 BUPATIHALMAHERATENGAH PROVINSI MALUKU UTARA Mengingat Menimbang .. 2 Dalam Peraturan Daerah ini, yang dimaksud dengan :
1. 1.Daerah adalah Kabupaten Halmahera Tengah.
2. 2.Pemerintah Daerah adalah Bupati sebagai unsur penyelenggara Pemerintah Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom.
3. 3.Kepala Daerah adalah Bupati Kabupaten Halmahera Tengah.
4. 4.Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disingkat DPRD adalah DPRD Kabupaten Halmahera Tengah.
5. 5.Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Kepala Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam penyelenggaraan Urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah.
6. 6.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan Arsip.
7. 7.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negai:a, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
8. 8.Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan Arsip dalam suatu sistem kearsipan daerah yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, organisasi kearsipan, dan pendanaan. Pasal 1 BABI KETENTUANUMUM PERATURANDAERAHTENTANGPENYELENGGARAAN KEARSIPAN.

Menetapkan

Menetapkan MEMUTUSKAN: DEWANPERWAKILANRAKYATDAERAHKABUPATENHALMAHERATENGAH dan BUPATIHALMAHERATENGAH Dengan Persetujuan Bersama

3.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagairoana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang- Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2022 Nomor 238, Tambahan lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6841); 3
9.Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disim.pan selama jangka waktu tertentu.
10.Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ atau terus- menerus.
11.Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta Arsip, ti.dakdapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
12.Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
13.Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan.
14.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendiclikan formal dan/ atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
15.Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai basil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip.
16.Organisasi Kearsipan adalah Lembaga Kearsipan Daerah, Unit Kearsipan dan
17.Unit Pengolah pada Pencipta Arsip.
18.Lembaga Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat LKD adalah lembaga yang memilild fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip inaktif, arsip statis, dan pembinaan kearsipan.
19.Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya.
20.Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
21.Jadwal Retensi Arsip, yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi paling sedikit jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip.
22.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsip dengan cara pemindahan Arsip lnaktif dari Unit Pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan Arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan Arsip Statis kepada lembaga kearsipan.
23.Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian Arsip Dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan Arsip.
24.Pengelolaan Arsip Statis adalah proses pengendalian Arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
25.Preservasi Arsip adalah tindakan yang dilakukan dalam rangka pengawetan, pelestarian, pemeliharaan, penjagaan, dan perlindungan terhadap Arsip statis.
26.Akuisisi Arsip Statis adalah proses penambahan khasanah Arsip Statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan Arsip Statis dan hak pengelolaannya dari pencipta Arsip kepada lembaga kearsipan. 4

Pasal 2

( 1) Peraturan Daerah ini dimaksudkan untuk memberikan kepastian hukum dan sebagai pedoman dalam Penyelenggaraan Kearsipan daerah.

(2)Penyelenggaraan Kearsipan bertujuan untuk:
1. a.menjamin terciptanya Arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh Pemerintah Daerah, lembaga pendidikan, badan usaha milik daerah, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan;
2. b.menjamin ketersediaan Arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
  1. 27.Sistem Kearsipan Daerah yang selanjutnya disebut SKD adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam Penyelenggaraan Kearsipan di daerah.
  2. 28.Sistem Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SIKD adalah Sistem Informasi Arsip Daerah yang dikelola oleh LKD yang menggunakan sarana Jaringan Informasi Kearsipan Daerah.
  3. 29.Jaringan Informasi Kearsipan Daerah adalah Sistem Jaringan Informasi dan Sarana Pelayanan Arsip dilingkungan Pemerintah Daerah yang dikelola oleh LKD.
  4. 30.Daftar Pencarian Arsipvadalah daftar berisi series atau masalah atau informasi Arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.
  5. 31.Penggunaan Arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan Arsip bagi kepentingan pengguna Arsip yang berhak.
  6. 32.Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
  7. 33.Program Arsip Vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan perlindungan dan menyelamatkan Arsip Vital pencipta Arsip untuk mengantisipasi terjadinya musibah, pada saat darurat atau setelah terjadi musibah.
  8. 34.A1ih Media Arsip adalah transfer informasi dari rekaman yang berbasis kertas ke dalam media lain dengan tujuan efisiensi.
  9. 35.Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah yang selanjutnya disingkat APBD
  10. 36.adalah Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Halmahera Tengah.
  11. 37.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD, adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiHki oleh Pemerintah Daerah melalui penyertaan secara langsung yang berasal dari kekayaan Pemerintah Daerah yang dipisahkan.
  12. 38.Pemerintahan Daerah adalah penyelenggaraan urusan pemerintahan oleh Pemerintah Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah menurut asas otonomi dan tugas pembantuan dengan prinsip otonomi seluas-luasnya dalam system dan prinsip Negara Kesatuan Republik Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945. 5

Pasal 6

LKDsebagaimana dimaksud pada pasal 4 huruf b adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggungjawab di bidang pengelolaan Arsip inaktif, Arsip statis, dan pembinaan. Unit Kearsipan sebagaimana d.imaksud pada pasal 4 huruf a yaitu :

a.sekretariat dan/ atau sub bagian tata usaha pada Satuan Kerja Perangkat Daerah;
b.unit pelaksana tugas dan fungsi ketatausahaan pada BUMD;dan
c.sekretariat pada desa.

Pasal 5

Organisasi Kearsipan terdiri atas :

a.Unit kearsipan; dan
b.LKD.

Pasal 4

BAB II PENGELOLAANARSIP Bagian Kesatu Organisasi Kearsipan

BAB II

PENGELOLAANARSIP Bagian Kesatu Organisasi Kearsipan

Pasal 3

Penyelenggaraan Kearsipan memiliki Ruang lingkup pengaturan sebagai berikut:

a.pengelolaan kearsipan;
b.pembinaan kearsipan;
c.perlindungan dan penyelamatan arsip;
d.pengendalian dan pengawasan;
e.kerja sama;
f.organisasi profesi; dan
g.peran serta masyarakat.
c.menjamin terwujudnya pengelolaan Arsip yang andal dan pemanfaatan Arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
d.menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
e.menjamin Penyelenggaraan Kearsipan daerah sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;
f.menjamin keselamatan dan keamanan Arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
g.menjamin keselamatan aset Daerah; dan
h.meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. 6

Pasal 10

( 1) Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf a dilaksanakan oleh pencipta Arsip.

(2)Pengelolaan Arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi kegiatan:
1. a.penciptaan Arsip;
2. b.penggunaan Arsip;
3. c.pemeliharaan Arsip; dan
4. d.penyusutan Arsip.
(3)Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat ( 1) dilaksanakan dalam suatu sistem kearsipan Daerah dengan syarat :
1. a.andal;
2. b.sistematis;
3. c.utuh;
4. d.menyeluruh; dan
5. e.sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria.
(4)Pelaksana teknis pengelolaan Arsip dinamis dilaksanakan oleh pengelola arsip. Umum Pengelolaan Arsip Daerah memiliki Ruang Lingkup meliputi:
1. a.Arsip Dinamis; dan
2. b.Arsip Statis.

Pasal 9

a.pengelolaan Arsip Inaktif yang memiliki retensi paling sedikit 10 ( sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah; dan
b.pembinaan kearsipan terhadap pencipta Arsip di Daerah.

Pasal 8

Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf b memiliki tugas :

a.melaksanakan pengelolaan Arsip Inaktif dari unit pengolah di lingkungannya;
b.mengolah Arsip dan menyajikan Arsip menjadi informasi;
c.melaksanakan pemusnahan Arsip di lingkungannya;
d.mempersiapkan penyerahan Arsip Statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada LKD; dan
e.melaksanakan pembinaan dan evaluasi Kearsipan;

Pasal 7

(1)Penggunaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) huruf b diperuntukan bagi kepentingan Pemerintah Daerah dan masyarakat.
(2)Dalam penggunaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) pencipta Arsip bertanggung jawab terhadap:
1. a.ketersediaan dan autentisitas Arsip dinamis bagi kepentingan pengguna Arsip yang berhak; dan
2. b.keutuhan, kea.manan dan kesela.matan Arsip Dinamis yang masuk dala.m katagori Arsip terjaga.
(3)Pimpinan Unit Pengolah pencipta arsip bertanggungjawab untuk ketersediaan, pengolahan, penyajian Arsip Vital dan arsip aktif.
(4)Pimpinan Unit Kearsipan bertanggungjawab untuk ketersediaan, pengolahan dan penyajian arsip inaktif.
(5)Dala.m rangka ketersediaan arsip untuk kepentingan akses, arsip dinamis dapat dilakukan alih media.

Pasal 13

Paragraf3 Penggunaan Arsip Dinamis

Isi peraturan

Teks102PDFHirarki

Memuat teks peraturan…