1.Daerah adalah Kabupaten Kolaka.
2.Pemerintah Daerah adalah Bupati dan Perangkat Daerah sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah.
3.Bupati adalah Bupati Kabupaten Kolaka.
4.Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disebutDPRD adalah Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Kolaka.
5.Satuan Keija Perangkat Daerah yang selanjutnya disebut SKPD adalah Satuan Keija Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Kolaka.
6.Badan Perpustakaan,Arsip,Komunikasi dan Informatika adalah Satuan Kerja Perangkat Daerah.
7.Daerah di lingkungan Pemerintah Daerah yang berfungsi sebagai lembaga kearsipan daerah dan melaksanakan tugas pemerintahan daerah di bidang kearsipan.
8.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD, adalah badan usaha milik pemerintah Kabupaten Kolaka.
9.Unit Kearsipan adalah unit keija pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam penyelenggaraan kearsipan;
10.Unit Pengolah adalah unit keija pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan pencipta arsip di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Kolaka.
11.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
12.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diteiima oleh lembaga negara, pemerintah.
13.Daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dap bemegara.
14.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 15.Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rus^ atau hilang.
16.Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ atau terus menerus.
17.Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. IS.Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh unit keija/lembaga kearsipan.
19.Arsip Teijaga adalah arsip Negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan Negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. 20.Arsip Umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip teijaga. 21.Arsiparis dalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggungjawab melaksanakan kegiatan kearsipan. 22.Akses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
23.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan tugas pokok, fungsi, dan tanggungjawab di bidang pengelolaan arsip dinamis. 24.Retensi Arsip adalah penentuan jangka waktu simpan suatu arsip atas dasar nilai guna yang terkandung di dalamnya. 25.Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang- kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan, yang dipergunakan sebagai pedoman dalain penyusutati dan penyelainatan arsip. 26.Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi penetapan kebijakan,pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumberdaya manusia, prasarana dan sarana, serta sumberdaya lainnya. 27.Pengelolaan Arsip Dinamis adalan proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis, meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
28.Pengelolaan Arsip Statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis, meliputi akuisisi, pengolahan,
29.preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan daerah. 30.Akuisisi Arsip Statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan daerah, yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan daerah.
31.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cafa pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak bemilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada Lembaga kearsipan Daerah.
32.Daftar Arsip adalah daftar yang berisi tentang uraian arsip aktif dan/atau arsip inaktif yang berisi materi setiap unit pengelompokan, pemilik, jenis koleksi/khasanah, keadaan dan volume, sebagai saraiia penemuan informasi arsip dan penyusutan arsip. 33.Daftar Pencarian Arsip yang selanjutnya disebut DPA adalah daftar yang berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, baik diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung, unit keija serta diumumkan kepada publik. 34.Preservasi Arsip adalah proses dan keija dalam rangka perlindungan fisik arsip terhadapkerusakan atau unsur perusak.
35.Sistem Kearsipan Daerah yang selanjutnya disebut SKD adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu dalam interaksinya dalam penyelenggaraan kearsipan. 36.Jaringan Informasi Kearsipan Daerah adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara daerah yang dikelola oleh lembaga kearsipan daerah. 37.Sumber daya kearsipan adalah dukungan terhadap sistem kearsipan daerah berupa sumberdaya manusia, prasarana dan sarana, organisasi kearsipan dan pendanaan.