DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (Perda) Kabupaten Kudus Nomor 5 Tahun 2026

Nomor: 5
Tahun: 2026
Ditetapkan: 26 Januari 2026
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 106

Lembaga terkait

Ringkasan

Di dalam Peraturan Daerah ini diatur tentang Ketentuan Umum, Tanggung Jawab dan Wewenang, Perencanaan Kearsipan, Organisasi Kearsipan, Pengelolaan Arsip, Autentikasi, Sistem Informasi Keasripan Daerah, Jaringan Informasi Kearsipan Nasional, Pelindungan dan Penyelamatan Arsip, Pengembangan Sumber Daya Kearsipan, Layanan dan Pemasyarakatan Kearsipan, Pembinaan dan Pengawasan, Kerja Sama, Organisasi Profesi, Peran Serta Masyarakat, Penghargaan, Pendanaan dan Ketentuan Penutup

Isi peraturan

Menimbang

d.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, huruf b, dan huruf c, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan;

c.bahwa untuk memberikan arah, landasan dan kepastian hukum kepada semua pihak yang terlibat dalam penyelenggaraan arsip, maka diperlukan pengaturan tentang penyelenggaraan kearsipan;
b.bahwa dalam rangka menjamin penyelamatan arsip sebagai sumber informasi dan mendukung penyelenggaraan administrasi pemerintahan di daerah, arsip harus dikelola, dipelihara dan dilestarikan guna mendukung hak-hak keperdataan, peningkatan kualitas pelayanan publik serta pertanggungjawaban daerah secara komprehensif, terpadu dan berkesinambungan;
a.bahwa arsip merupakan dokumen monumental, identitas dan jati diri daerah sebagai bahan dalam pengambilan kebijakan pemerintahan, pembangunan dan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat untuk mewujudkan masyarakat yang adil, makmur, dan sejahtera sesuai dengan tujuan Negara Republik Indonesia; BUPATI KUDUS, DENGAN RAHMATTUHANYANGMAHAESA PENYELENGGARAANKEARSIPAN TENTANG PERATURANDAERAHKABUPATENKUDUS NOMOR 5 TAHUN 2026 BUPATI KUDUS PROVINS!JAWA TENGAH SALINAN Mengingat Menimbang Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan:
1. 1.Daerah adalah Kabupaten Kudus.
2. 2.Pemerintahan Daerah adalah penyelenggaraan urusan pemerintahan oleh pemerintah daerah dan dewan perwakilan rakyat daerah menurut asas otonomi dan tugas pembantuan dengan prinsip otonomi seluas-luasnya dalam sistem dan prinsip Negara Kesatuan Republik Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.
3. 3.Pemerintah Daerah adalah Bupati sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjacli kewenangan Daerah Otonom.
4. 4.Bupati adalah Bupati Kudus.
5. 5.Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Bupati dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah.

Pasal 1

Menetapkan MEMUTUSKAN: Dengan Persetujuan Bersama DEWANPERWAKILANRAKYATDAERAH KABUPATENKUDUS dan BUPATI KUDUS

6.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
5.Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2023 tentang Provinsi Jawa Tengah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2023 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6867);
4.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587), sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang- Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2023 Nomor 41, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6856);
6.Lembaga Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat LKD adalah Lembaga di Daerah yang memiliki fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
7.Arsip Daerah adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah kabupaten yang berkedudukan di ibukota kabupaten.
8.Pemerintahan Desa adalah penyelenggaraan urusan pemerintahan dan kepentingan masyarakat setempat dalam sistem pemerintahan Negara Kesatuan Republik Indonesia.
9.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan Arsip.
10.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
11.Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan Kearsipan, dan pengelolaan Arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sum her daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
12.Pembinaan Kearsipan adalah kegiatan yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas pengelolaan kearsipan, baik dalam hal penciptaan, penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan, maupun pemusnahan arsip.
13.Pengawasan Kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan.
14.Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
15.Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ atau terus menerus.
16.Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
17.Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
18.Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh Pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/ atau lembaga kearsipan.
19.Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. t~
20.Arsip Umum adalah Arsip yang tidak termasuk dalam kategori Arsip Terjaga.
21.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang Kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan Kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan Kearsipan.
22.Pengelola Arsip adalah seseorang yang mendapat tugas di bidang Kearsipan serta mempunyai fungsi dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan Kearsipan.
23.Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai basil kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip.
24.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggungjawab dibidang pengelolaan Arsip Dinamis.
25.Unit Pengolah adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya.
26.Unit.Kearsipan adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
27.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi paling sedik.it jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip.
28.Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis Arsip.
29.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsip dengan cara pemindahkan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan Arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan Arsip Statis kepada Lembaga kearsipan.
30.Sistem Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SKD adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam Penyelenggaraan Kearsipan Daerah.
31.Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian Arsip Dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta Penyusutan Arsip.
32.Pengelolaan Arsip Sta tis adalah proses pengendalian Arsip Statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan pu blik dalam suatu SKD.
42.Pemberkasan Arsip adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
43.Program Arsip Vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan pelindungan dan menyelamatkan Arsip Vital Pencipta Arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah.
44.Autentik adalah layak diterima atau dipercaya berdasarkan fakta dan identik dengan asli serta informasinya dapat dipercaya.
45.Autentikasi adalah proses pemberian tanda dan atau pernyataan tertulis atau tanda lainnya sesuai dengan perkembangan teknologi yang menunjukkan bahwa arsip yang diautentikasi adalah asli atau sesuai dengan aslinya.
46.A1ih Media Arsip adalah transfer informasi dari rekaman yang berbasis dari berbagai macam media ke dalam media lain dengan tujuan efisiensi.
33.Akuisisi Arsip Statis adalah proses penambahan khazanah Arsip Statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan Arsip Statis dan hak pengelolaannya dari Pencipta Arsip kepada lembaga kearsipan.
34.Sistem Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SIKN adalah sistem informasi arsip yang dikembangkan dan dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana Jaringan Informasi Kearsipan Nasional.
35.Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat JIKN adalah sistem jaringan informasi dan sarana peiayanan arsip di daerah yang dikelola oleh ANRI.
36.Daftar Pencarian Arsip yang selanjutnya disingkat DPAadalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.
37.Daftar Arsip adalah daftar berisi data dan identitas arsip yang diperlukan dalam penemuan dan penyusutan arsip.
38.Organisasi Kearsipan adalah Unit Kearsipan pada Pencipta Arsip dan lembaga kearsipan yang melaksanakan kegiatan Penyelenggaraan Kearsipan.
39.Pemeliharaan Arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip baik fisik maupun informasinya.
40.Penggunaan Arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna Arsip yang berhak.
41.Penataan Arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan sistematis dan logis menyimpan serta merawat Arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Penyelenggaraan Kearsipan bertujuan untuk:

a.menjamin terciptanya Arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh penyelenggaraan Pemerintahan Daerah, Perangkat Daerah, Pemerintahan Desa, BUMD, sekolah, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan, serta lembaga kearsipan;
b.menjamin ketersediaanya Arsip yang Autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
c.menjamin terwujudnya pengelolaan Arsip yang andal dan pemanfaatan Arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
d.menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang Autentik dan terpercaya;
e.mendinamiskan penyelenggaraan Kearsipan Daerah sebagai suatu sistem komprehensif dan terpadu;
f.menjamin keselamatan dan keamanan Arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara;
g.menjamin keselamatan aset daerah dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas jati diri bangsa;
h.meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; dan
1. 1.meningkatkan kapasitas lembaga kearsipan sebagai pusat informasi yang murah dan mudah diakses oleh Masyarakat.

BAB I

KETENTUANUMUM PENYELENGGARAANTENTANGDAERAHPERATURAN KEARSIPAN.

Pasal 3

Peraturan Daerah ini dimaksudkan untuk memberikan kepastian hukum dalam Penyelenggaraan Kearsipan Daerah, mewujudkan penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif, terpadu dan berkesinam bungan.

Pasal 2

4 7. Preservasi Arsip adalah upaya pelindungan arsip yang dilaksanakan dalam rangka menjamin keselamatan dan kelestarian fi.sikarsip maupun informasi Arsip.

48.Autentisitas adalah kualitas suatu Arsip yang sebagaimana adanya dan tidak mengalami perubahan.
49.Masyarakat adalah orang perseorangan warga negara Indonesia, kelompok masyarakat, dan/ atau Organisasi Kemasyarakatan
50.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh pemerintah Daerah melalui penyertaan secara 'langsung yang berasal dari kekayaan pemerintah Daerah yang dipisahkan.
51.Arsip Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintahan nonkementerian yang melaksnakan tugas negara dibidang Kearsipan yang berkedudukan di wilayah ibukota negara. Dalam Penyelenggaraan kearsipan, Pemerintah Daerah mempunyai tanggung jawab:

a.membentuk lembaga kearsipan;
b.membentuk Unit Kearsipan pada Perangkat Daerah;
c.membentuk Unit Kearsipan pada BUMD;
d.melaksanakan pengelolaan Arsip;
e.melaksanakan pengembangan Kearsipan; dan
f.melaksanakan pembinaan dan pengawasan Penyelenggaraan Kearsipan Daerah.

Pasal 6

a.tanggung jawab dan wewenang Pemerintah Daerah;
b.perencanaan Kearsipan;
c.organisasi Kearsipan;
d.pengelolaan Arsip;
e.Autentikasi;
f.Sistem Informasi Kearsipan Daerah;
g.Jaringan lnformasi Kearsipan Nasional;
h.pelindungan dan penyelamatan Arsip;
1. 1.pengembangan sumber daya Kearsipan;
j.layanan dan pemasyarakatan Kearsipan;
k.pembinaan dan pengawasan;
l.kerja sama;
m.organisasi profesi;
n.peran serta masyarakat;
o.penghargaan; dan
p.pendanaan. Penyelenggaraan Kearsipan dilaksanakan berasaskan:
a.kepastian hukum;
b.keautentikan dan keterpercayaan;
c.keutuhan;
d.asal usul (principle of provenance);
e.aturan asli (principle of original order);
f.keamanan dan keselamatan;
g.keprof esionalan;
h.keresponsifan;
1. 1.keantisipatifan; J. kepartisipatifan;
k.akuntabilitas;
l.kemanfaatan;
m.aksesibilitas;
n.kepentingan umum; dan
o.kearifan lokal.

BAB II

TANGGUNGJAWABDANWEWENANG Ruang lingkup Peraturan Daerah ini meliputi:

Pasal 5

(3)LKD juga berkoordinasi dengan instansi terkait, Lembaga Pendidikan, Asosiasi Arsiparis, dan pemangku kepentingan lainnya untuk memastikan perencanaan sesuai dengan kebutuhan kearsipan daerah dan kebijakan nasional.
(2)Dalam menyusun perencanaan penyelenggaraan Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8, LKD berkoordinasi dengan Perangkat Daerah yang melaksanakan fungsi penunjang perencanaan pembangunan Daerah. ( 1) Penyusunan perencanaan penyelenggaraan Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8, dilaksanakan oleh LKD.

Pasal 9

(4)Dalam perencanaan penyelenggaraan Kearsipan, dilakukan pemanfaatan teknologi informasi untuk mendukung efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip secara digital.
(3)Perencanaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat
(2), terintegrasi dengan dokumen perencanaan pembangunan Daerah.
(2)Perencanaan penyelenggaraan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), mengacu pada rencana pembangunan jangka menengah Daerah. ( 1) Bupati menyusun perencanaan penyelenggaraan Kearsipan di Daerah untuk jangka waktu 5 (lima) tahunan dan tahunan.

Pasal 8

a.menetapkan dan melaksanakan kebijakan Daerah berupa pedoman Kearsipan Daerah yang serasi dan terpadu dengan Penyelenggaraan Kearsipan Nasional;
b.melakukan pengelolaan Arsip Dinamis, Arsip Statis dan simpul jaringan dalam SIKNmelalui JIKN pada Tingkat Daerah;
c.melakukan pelindungan Arsip yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun;
d.melakukan pelindungan dan penyelamatan Arsip akibat bencana yang berskala Daerah;
e.menerbitkan perizinan penggunaan Arsip yang bersifat tertutup yang disimpan di LKD; dan
f.menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan, bimbingan teknis, dan pendampingan kearsipan.

BAB III

PERENCANAANKEARSIPAN Dalam penyelenggaraan kearsipan, Pemerintah Daerah mempunyai wewenang:

Pasal 7

t -"

(2)Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dibentuk pada setiap pencipta arsip di lingkungan daerah yang terdiri atas Perangkat Daerah, BUMD, dan Pemerin tahan Desa.
(1)Organisasi Kearsipan terdiri atas:
1. a.Unit Kearsipan pada pencipta Arsip; dan
2. b.LKD.

Pasal 13

(2)Hasil pengawasan dan evaluasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) digunakan untuk menilai efektivitas perencanaan Kearsipan dan melakukan penyesuaian terhadap kebijakan dan program yang sudah berjalan. ( 1) LKD melaksanakan pengawasan dan evaluasi secara berkala terhadap pelaksanaan perencanaan penyelenggaraan Kearsipan.

BAB IV

ORGANISASI KEARSIPAN

Pasal 12

(2)Pengembangan sumber daya manusia sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan untuk mendukung pelaksanaan penyelenggaraan Kearsipan yang berkualitas dan sesuai standar.
(1)LKD menyusun rencana pengembangan kapasitas sumber daya manusia di bidang Kearsipan, termasuk pelatihan, sertifikasi, dan program pengembangan profesional lainnya.
(3)Skala prioritas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) mencakup prioritas penyelamatan arsip yang memiliki nilai kesejarahan atau kepentingan strategis Daerah.
(2)Skala prioritas dan proses bisnis pelaksanaan Penyelenggaraan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1)mengacu pada dokumen perencanaan 5 (lima) tahunan dan tahunan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8. ( 1) LKDmenyusun skala prioritas dan proses bisnis pelaksanaan Penyelenggaraan Kearsipan setiap tahun.

Isi peraturan

Teks106PDFHirarki

Memuat teks peraturan…