DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (PERDA) Kabupaten Magelang Nomor 2 Tahun 2021

Nomor: 2
Tahun: 2021
Ditetapkan: 21 Juni 2021
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 142

Lembaga terkait

Ringkasan

Dalam Peraturan Daerah ini diatur tentang : Ruang lingkup dalam Peraturan Daerah ini meliputi: a. kewajiban dan wewenang; b. organisasi kearsipan; c. pengelolaan arsip; d. pelindungan dan penyelamatan arsip; e. pengamanan Arsip Vital; f. pengembangan sumber daya manusia; g. kerjasama; h. prasarana dan sarana; i. fasilitasi penyelenggaraan kearsipan; j. layanan dan pemasyarakatan kearsipan; k. pembinaan dan pengawasan; l. peran serta masyarakat; dan m. pendanaan.

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa keberadaan arsip di Kabupaten Magelang memiliki arti penting bagi penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan sehingga perlu dikelola dan dijaga keamanan dan keselamatannya;
c.bahwa untuk melaksanakan kebijakan penyelenggaraan kearsipan Pemerintah Daerah Kabupaten Magelang, perlu landasan hukum Peraturan Daerah yang mengatur mengenai kearsipan;
d.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, huruf b, dan huruf c, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan; Mengingat : 1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;

2.Undang-Undang Nomor 13 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-Daerah Kabupaten Dalam Lingkungan Propinsi Jawa Tengah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1950 Nomor 42);
3.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
4.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 245, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6573); RAPERDA HASIL FASILITASI PROVINSI SALINAN SEKDA ASISTEN ADM UMUM KEPALA DISPUSPA KABAG PROTOKOL DAN KP Plt. KABAG HUKUM
5.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN MAGELANG dan BUPATI MAGELANG MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan:

1.Daerah adalah Kabupaten Magelang.
2.Pemerintah Daerah adalah Bupati sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom.
3.Bupati adalah Bupati Magelang.
4.Pemerintahan Daerah adalah penyelenggaraan urusan pemerintahan oleh Pemerintah Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah menurut asas otonomi dan tugas pembantuan dengan prinsip otonomi seluas-luasnya dalam sistem dan prinsip Negara Kesatuan Republik Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.
5.Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Bupati dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah.
6.Pemerintah Desa adalah Kepala Desa dibantu perangkat Desa sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Desa.
7.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
8.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, Pemerintahan Daerah, Pemerintahan Desa, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
9.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
10.Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
11.Program Arsip Vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan pelindungan dan menyelamatkan Arsip Vital Pencipta Arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah. SEKDA ASISTEN ADM UMUM KEPALA DISPUSPA KABAG PROTOKOL DAN KP Plt. KABAG HUKUM
12.Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus- menerus.
13.Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya telah menurun.
14.Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh Pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau Lembaga Kearsipan.
15.Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
16.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
17.Unit Pengolah adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
18.Organisasi Kearsipan adalah unit kearsipan dan Lembaga Kearsipan Daerah yang melaksanakan kegiatan penyelenggaraan kearsipan.
19.Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
20.Lembaga Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat LKD adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan di lingkungan Kabupaten Magelang.
21.Arsip Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah non kementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.
22.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh pemerintah daerah melalui penyertaan secara langsung yang berasal dari kekayaan pemerintah daerah yang dipisahkan.
23.Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan dengan tujuan memperoleh keuntungan atau laba yang berbentuk badan hukum yang didirikan dan/atau berkedudukan di lingkungan Kabupaten Magelang.
24.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
25.Daftar Pencarian Arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung oleh Lembaga Kearsipan Daerah dan dicari oleh Lembaga Kearsipan Daerah serta diumumkan kepada publik.
26.Daftar Arsip adalah daftar yang berisi data dan identitas arsip yang diperlukan dalam penemuan dan penyusutan arsip.
27.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada Lembaga Kearsipan Daerah.
28.Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. SEKDA ASISTEN ADM UMUM KEPALA DISPUSPA KABAG PROTOKOL DAN KP Plt. KABAG HUKUM
29.Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
30.Pengelolaan Arsip Statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
31.Pemberkasan Arsip Statis adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
32.Akuisisi Arsip Statis adalah proses penambahan khazanah arsip statis pada Lembaga Kearsipan Daerah yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari Pencipta Arsip kepada Lembaga Kearsipan Daerah.
33.Nilai guna adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip.
34.Preservasi Arsip Statis adalah keseluruhan proses dan kerja dalam rangka perlindungan arsip terhadap kerusakan arsip atau unsur perusak dan restorasi/perbaikan bagian arsip yang rusak.
35.Alih Media adalah kegiatan pengalihan media Arsip dari satu media ke media lainnya dalam rangka memudahkan akses Arsip.
36.Jaringan Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat JIKD adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip di daerah yang dikelola oleh Lembaga Kearsipan.
37.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
38.Akses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
39.Pihak Ketiga adalah pihak yang melaksanakan pekerjaan berdasarkan perjanjian kerjasama dengan Pemerintah Daerah atau BUMD.

Pasal 2

Penyelenggaraan Kearsipan dilaksanakan berdasarkan asas:

a.kepastian hukum;
b.keautentikan dan keterpercayaan;
c.keutuhan;
d.asal-usul;
e.aturan asli;
f.keamanan dan keselamatan;
g.keprofesionalan;
h.keresponsifan;
i.keantisipatifan;
j.kepartisipatifan;
k.akuntabilitas;
l.kemanfaatan;
m.aksesibilitas;
n.kepentingan umum; dan
o.kearifan lokal. SEKDA ASISTEN ADM UMUM KEPALA DISPUSPA KABAG PROTOKOL DAN KP Plt. KABAG HUKUM

Pasal 3

Peraturan Daerah ini dimaksudkan untuk mewujudkan penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif, terpadu dan berkesinambungan.

Pasal 4

Penyelenggaraan Kearsipan dilaksanakan dengan tujuan untuk:

a.menjamin terciptanya Arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh instansi vertikal, Pemerintahan Daerah, Pemerintah Desa, BUMD, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan;
b.menjamin terwujudnya pengelolaan kearsipan daerah yang andal sebagai bagian dari penyelenggaraan kearsipan nasional dan pemanfaatan arsip sesuai peraturan perundang-undangan
c.menjamin ketersediaan Arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
d.mewujudkan pengelolaan dan pemanfaatan Arsip yang handal;
e.menjamin pelindungan kepentingan daerah dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik serta terpercaya;
f.mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan daerah sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;
g.menjamin keselamatan dan keamanan Arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
h.menjamin keselamatan aset daerah dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa;
i.meningkatkan kapasitas LKD sebagai pusat informasi yang murah dan mudah diakses oleh masyarakat;
j.menguatkan kelembagaan kearsipan di Daerah; dan
k.meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan Arsip yang autentik dan terpercaya.

Pasal 5

Ruang lingkup dalam Peraturan Daerah ini meliputi:

a.kewajiban dan wewenang;
b.organisasi kearsipan;
c.pengelolaan arsip;
d.pelindungan dan penyelamatan arsip;
e.pengamanan Arsip Vital;
f.pengembangan sumber daya manusia;
g.kerjasama;
h.prasarana dan sarana;
i.fasilitasi penyelenggaraan kearsipan;
j.layanan dan pemasyarakatan kearsipan;
k.pembinaan dan pengawasan;
l.peran serta masyarakat; dan
m.pendanaan.

BAB II

KEWAJIBAN DAN WEWENANG

Pasal 6

Dalam penyelenggaraan kearsipan, Pemerintah Daerah mempunyai kewajiban:

a.membentuk LKD; SEKDA ASISTEN ADM UMUM KEPALA DISPUSPA KABAG PROTOKOL DAN KP Plt. KABAG HUKUM
b.membentuk unit kearsipan pada Perangkat Daerah;
c.membentuk unit kearsipan pada BUMD;
d.melaksanakan pengelolaan arsip;
e.melaksanakan pengembangan kearsipan; dan
f.melaksanakan pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan kearsipan daerah.

Pasal 7

(1)Dalam penyelenggaraan kearsipan, Pemerintah Daerah mempunyai wewenang:
1. a.menetapkan dan melaksanakan norma, standar, prosedur dan kriteria berupa pedoman kearsipan daerah yang serasi dan terpadu dengan penyelenggaraan kearsipan nasional berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan;
2. b.menyelenggarakan pendidikan dan/atau pelatihan, bimbingan teknis, pendampingan kearsipan;
3. c.menyediakan sarana dan prasarana pengelolaan arsip sesuai standar yang berlaku; dan
4. d.membina sumber daya manusia kearsipan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
(2)Wewenang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh Perangkat Daerah yang melaksanakan urusan pemerintahan bidang kearsipan sebagai Penyelenggara Kearsipan Daerah.

BAB III

ORGANISASI KEARSIPAN

Pasal 8

(1)Organisasi kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf b terdiri atas:
1. a.unit kearsipan pada pencipta arsip; dan
2. b.lembaga kearsipan.
(2)Pencipta arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a meliputi:
1. a.Perangkat Daerah, BUMD, Pemerintah Desa, lembaga lainnya dan perorangan; dan
2. b.Pihak ketiga yang diberi pekerjaan berdasarkan perjanjian kerja dengan LKD, Perangkat Daerah, BUMD, Pemerintah Desa dan lembaga lainnya.
(3)Lembaga kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b yaitu LKD.
(4)Selain unit kearsipan sebagaimana pada ayat (1) huruf a, pada pencipta arsip Perangkat Daerah, Pemerintah Desa, dan BUMD terdapat Unit Pengolah.

Pasal 9

LKD sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (3) huruf a bertugas:

a.menyusun kebijakan kearsipan Daerah;
b.menyusun Program Arsip Vital;
c.mengelola Arsip inaktif yang memiliki retensi paling sedikit 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari Perangkat Daerah, BUMD, Pemerintah Desa, dan lembaga lainnya;
d.melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap Perangkat Daerah, BUMD, Pemerintah Desa, lembaga lainnya, dan masyarakat;
e.melaksanakan pemusnahan Arsip yang sudah habis retensinya bagi Arsip yang memiliki retensi paling sedikit 10 (sepuluh) tahun sesuai dengan JRA; SEKDA ASISTEN ADM UMUM KEPALA DISPUSPA KABAG PROTOKOL DAN KP Plt. KABAG HUKUM
f.melaksanakan Pengelolaan Arsip Statis yang diterima dari Perangkat Daerah, BUMD, Pemerintah Desa, lembaga lainnya, dan masyarakat; dan
g.melaksanakan pengembangan sumber daya manusia kearsipan.

Pasal 10

(1)Pencipta Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (2) bertugas:
1. a.mengelola Arsip Aktif di lingkungannya;
2. b.mengelola Arsip Inaktif yang memiliki retensi kurang dari 10 (sepuluh) tahun di lingkungannya;
3. c.menyusun Program Arsip Vital;
4. d.mengelola Arsip Vital;
5. e.memindahkan Arsip yang memiliki retensi paling singkat 10 (sepuluh) tahun kepada LKD;
6. f.melaksanakan pemusnahan Arsip yang memiliki retensi kurang dari 10 (sepuluh) tahun sesuai JRA;
7. g.menyerahkan Arsip Statis kepada LKD; dan
8. h.melaksanakan pembinaan dan pengembangan pengelolaan Arsip di lingkungannya.
(2)Pelaksanaan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a, huruf b, huruf c, huruf d, huruf e, dan huruf f oleh Lembaga lainnya dan masyarakat dilakukan terhadap arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah.

Isi peraturan

Teks142PDFHirarki

Memuat teks peraturan…