Dalam Peraturan Daerah ini, yang dimaksud dengan : 1. 2 3. 4 Daerah adalah Wilayah Kabupaten Mahakam Ulu. Bupati adalah Bupati Mahakam Ulu. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kabupaten Mahakam Ulu. Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Bupati dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah. Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan Daerah yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana serta sumber daya lainnya. 5. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. 6. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Pemerintah Daerah, 7. 2 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19, 20. lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Lembaga Kearsipan Daerah atau yang membidangi adalah satuan kerja Perangkat Daerah Kabupaten Mahakam Ulu yang bertanggungjawab dalam penyelenggaraan urusan di bidang Kearsipan. 8. Unit Pelaksana Teknis Daerah yang selanjutnya disingkat UPTD adalah unsur pelaksana teknis dinas, yang mepunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas di bidang pelayanan umum. 9. Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh Pemerintah Daerah melalui penyertaan modal secara langsung yang berasal dari kekayaan Pemerintahan Daerah yang dipisahkan. Arsip Nasional Republik Indonesia yang selanjutmya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip Dinamis. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip dilingkungannya. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam penyelenggaraan kearsipan. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam penyelenggaraan kearsipan. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh Pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung mau pun tidak langsung oleh lembaga kearsipan. 3 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. Arsip Terjaga adalah Arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Pengelolaan Arsip adalah proses pengendalian Arsip Dinamis dan Arsip Statis secara efisien, efektif dan sistematis. Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian Arsip Dinamis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan Arsip. Pengelolaan Arsip Statis adalah proses pengendalian Arsip Statis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional. Penciptaan Arsip adalah pemrosesan kata atau data sehingga terciptanya suatu naskah atau dokumen. Penggunaan Arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan Arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak. Pemeliharaan Arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan Arsip, baik fisik maupun informasinya. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan Arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolahkeunit kearsipan, pemusnahan Arsip yang tidak bernilai guna dan penyerahan Arsip Statis kepada Lembaga Kearsipan. Daftar Arsip Statis adalah sarana bantu penemuan Arsip Statis berupa uraian deskripsi informasi yang paling sedikit memuat nomor Arsip, bentuk redaksi, isi ringkas, kurun waktu penciptaan, tingkat perkembangan, jumlah, dan kondisi Arsip. Akuisisi Arsip Statis adalah proses penambahan khasanah Arsip Statis pada Lembaga Kearsipan Daerah atau yang membidangi yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan Arsip Statis dan hak pengelolaannya dari Pencipta Arsip kepada Lembaga Kearsipan Daerah. Preservasi Arsip adalah kegiatan pemeliharaan, perawatan serta penjagaan Arsip terhadap berbagai unsur perusak Arsip. Pengolahan Arsip adalah proses pembuatan sarana bantu penemuan kembali Arsip berdasarkan kaidah kearsipan yang berlaku. Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan sertamempunyai fungsi, tugas dan tanggungjawab melaksanakan kegiatan kearsipan. 4 35. 36. 37. Tenaga Kearsipan adalah seseorang yang mendapat tugas di bidang kearsipan serta mempunyai fungsi dan tanggungjawab melaksanakan kegiatan Kearsipan. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah Daftar yang berisi paling sedikit jangka waktu penyimpanan atau Retensi, jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip. Sistem Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SIKD adalah sistem informasi Arsip secara Daerah yang dikelola oleh Lembaga Kearsipan Daerah atau yang membidangi yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan Daerah.