1.Daerah adalah Daerah Kabupaten Maluku Barat Daya.
2.Pemerintah Daerah adalah kepala daerah sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom.
3.Bupati adalah Bupati Maluku Barat Daya.
4.Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disingkat DPRD adalah lembaga perwakilan rakyat daerah yang berkedudukan sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah.
5.Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah adalah lembaga kearspan daerah yang berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang meaksanakan tugas pemerintahan dibidang perpustakaan dan kearsipan daerah.
6.Lembaga Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat LKD adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab dibidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
7.Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah adalah Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten Maluku Barat Daya.
8.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh Daerah.
9.Badan Usaha Milik Desa, yang selanjutnya disebut BUM Desa, adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh Desa melalui penyertaan secara langsung yang berasal dari kekayaan Desa yang dipisahkan guna mengelola aset, jasa pelayanan, dan usaha lainnya untuk sebesar- besarnya kesejahteraan masyarakat Desa.
10.Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
11.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
12.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organsasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
13.Sistim Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SIKD adalah sistim informasi arsip daerah yang dikelola oleh lembaga kearsipan daerah dan perangkat daerah yang mempunyai tugas pokok dan fungsi dibidang teknologi informasi dan komunikasi yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan daerah.
14.Jaringan Informasi Kearsipan daerah yang selanjutnya disingkat JIKD adalah sistim jaringan dan sarana pelayanan arsip dilingkungan Pemerintah Daerah yang dikelola oleh lembaga kearsipan daerah dan perangkat daerah yang mempunyai tugas pokok dan fungsi dibidang teknologi informasi dan komunikasi.
15.Sistim Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SKD adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalan penyelengaraan kearsipan di daerah;
16.Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat JIKN adalah sistim jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip yang secara nasional dikelola oleh ANRI.
17.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
18.Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat dperbarui,dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
19.Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tingi dan/atau terus menerus.
20.Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
21.Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habisretensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverfikasi baik secara lansung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
22.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnakan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
23.Tujuan Penyelenggaraan Kearsipan adalah untuk
a.Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh Pemerintah Daerah sebagai penyelenggara kearsipan Daerah;
b.Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
c.Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundaang-undangan;
d.Menjamin perlindungan kepentingan daerah dan hak-hak keperdataan masyarakyat serta masyarakat adat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
e.Mendinamiskan penyelenggara kearsipan daerah sebagai suatu sistem yang dapat dipertanggungjawabkan, komprehensif dan terpadu;
f.Menjamin keselamatan dan keamanan Arsip Daerah sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara;
g.Menjamin keselamatan aset daerah sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan
h.Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
24.Azas Pelaksanaan Penyelenggaran Kearsipan di Daerah meliputi:
a.Kepastian hukum;
b.Keautentikan dan keterpercayaan;
c.Keutuhan;
d.Asal usul;
e.Aturan asli;
f.Keamanan dan keselamatan;
g.Keprofesionalan;
h.Keresponsifan;
i.Keantisipatipan;
j.Kepartisipatipan;
k.Akuntabilitas;
l.Kemanfaatan;
m.Aksesibilitas;
n.Kepentingan umum; dan
o.Kearifan lokal.