DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (PERDA) Kabupaten Morowali Nomor 2 Tahun 2019

Nomor: 2
Tahun: 2019
Ditetapkan: 1 April 2019
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 78

Lembaga terkait

Ringkasan

Dalam Peraturan Daerah ini diatur tentang penyelenggaraan kearsipan meliputi: Pengelolaan kearsipan; Pembinaan kearsipan; Pengendalian dan pengawasan; Kewajiban pemerintah, instansi dan lembaga lainnya; e. Penyelematan dan Pelestarian Arsip; dan Sanksi.

Isi peraturan

Menimbang

a.bahwa dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan di daerah, serta menjadi memori acuan dan bahan pertanggunglawaban dalam kehidupan bermasyarakat, arsip harus dikelola, dipelihara, diamankan, dan dilestarikan;
b.bahwa dalam rangka mewujudkan ta:ta kelola pemerintahan yang baik dan meningkatkan kualitas pelayanan publik, perlu adaaya penyelenggaraan kearsipan mulai dari hulu sampai hilir secara komprehensif, terpadu dan berkesinambungal yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan sebagaimana diatur dalam peraturan perundang- undangan;
c.bahwa Kabupaten Morowali perlu memiliki perangkat dasar hukum sebagai pedoman dan kepastian hukum dalam penyelenggaraan Kearsipan, guna mewujudkan tertib arsip dan peningkatan pelayanan informasi kepada masyarakat dalam bentuk Peraturan Daerah;
d.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, huruf b, dan huruf c, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Daerah Kabupaten Morowali tentang Penyelenggaraan Kearsipan; 7 Mengingat 1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;

2.Undang-Undang Nomor 51 Tahun 1999, tentang Pembentukan Kabupaten Buol, Kabupaten Morowali dan Kabupaten Banggai Kepulauan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 179, Tambahan kmbaran Negara Republik Indonesia Nomor 3900) sebagaimala telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2OOO tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 5l Tahun 1999 tentang Pembentukan Kabupaten Buol, Kabupaten Morowali dan Kabupaten Banggai Kepulauan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2OOO Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3966);
3.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2OO9 tentang Kearsipan (kmbaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152 Tambahan kmbaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
4.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2Ol4 tentang Pemerintahan Daerah (kmbaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan kmbaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587), sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan kmbaran Negara Republik Indonesia Nomor 567e);
5.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 20O9 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2O12 Nomor 53, Tambahan kmbaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); 2 Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKIII.N RAKYAT DAERAH KABUPATEN MOROWALI dan BUPATI MOROWALI Menetapkan : MEMUTUSKAN: DAERAH TENTANG PEI{YELENGGARAANPERATURAN KEARSIPAN.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan :

1.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan Arsip.
2.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa da-lam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3.Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan daerah yang didukung oleh sumber daya manusia, sarana dan prasarana, organisasi kearsipan , dan pendanaan.
4.Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
5.Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
6.Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus.
7.Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
8.Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan / atau lembaga kearsiPan.
9.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas,dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
10.Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. ll.Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
12.Autentikasi adalah suatu langkah untuk menentukan atau mengkonfirmasi bahwa seseorang (atau sesuatu) adalah autentik atau asli.
13.Unit Pengolah adalah Unit yang melaksanakan Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi di lingkungan Instansi sebagai pencipta dan pengguna Arsip Aktif;
14.Unit Kearsipan adalah Unit Ke{a yang secara fungsional mengkoordinasikan, membina, mengawasi, mengarahkan, mengendalikan, dan menangani kearsipan pada Instansi;
15.trmbaga Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat LKD adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip inaktif, arsip statis, dan pembinaan kearsipan.
16.Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipal. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian darr otoritas dalarn pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
17.Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. l8. Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia,prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
19.Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab dibidang pengelolaan arsip dinamis. 4
20.Program arsip vital adalah tindakan darr prosedur yang sistemalis dan terencana yang bertujuan untuk memberikal perlindungan dan menyelamatkan arsip vital pencipta arsip pada saat darurat atau setelah te{adi musibah. 21.Sumber daya kearsipan adalah dukungan terhadap sistem kearsipan nasional berupa sumber daya manusia, prasa-rana dan sarana, organisasi kearsipan dan pendanaan.
22.Akuisisi Arsip Statis ada-lah Proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
23.Preserfasi arsip adalah upaya penyelamatan arsip yang dilaksanakan dalam rangka menjamin keselamatan dan kelestraian arsip statis.
24.Akses arsip adalah ketersediaaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
25.Daftar pencarian arsip adalah arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang tidak diferivikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga klearsipan serta diumumkan kepada publik.
26.Daerah. adalah Kabupaten Morowali.
27.Pemerintah Daerah adalah Bupati sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom.
28.Bupati adalah Bupati Morowali.
29.Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disebut DPRD adalah Dewan Perwakilan Ralryat Daerah Kabupaten Morowali. 3O. Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat PD adalah organisasi atau lembaga pada pemerintah daerah yang bertanggung jawab kepada Kepa-la Daerah dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan.
31.Dinas Perpustakaan dan Arsip adalah Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Morowali.
32.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh Daerah melalui penyertaaan secara langsung yang berasal dari kekayaan Daerah yang dipisahkan. 5

Pasal 2

Ruang lingkup pengaturan Peraturan Daerah ini kearsipan meliputi:

a.Pengelolaan kearsipan;
b.Pembinaan kearsipan;
c.Pengendalian dan pengawasan;
d.Kewajiban pemerintah, instansi dan lembaga lainnya;
e.Penyelematan dan Pelestarian Arsip; dan
f.Sanksi. penyelenggaraan

BAB II

PENGELOLAAN KEARSIPAN

Pasal 3

(1)Pengelolaan arsip dilakukan untuk menjamin ketersediaan dan keselamatan arsip yang autentik, utuh dan terpercaya dalam rangka mewujudkan pelayanan kepada pengguna arsip, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang undangan.
(2)Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap arsip dinarnis dan arsip statis.
(3)Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip dan dilaksanakan oleh unit kearsipan.
(4)Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab Dinas Perpustakaan dan arsip Daerah.
(5)Pengelolaan arsip dinamis di lingkungan pencipta arsip dan pengelolaan arsip statis dilaksanakan arsiparis.
(6)Dafam melaksanakan pengelolaan arsip dinamis dan statis, arsiparis dibantu oleh tenaga yang memiliki pengetahuan dibidang kearsipan.
(7)Pengetola arsip pada PD diusulkan oleh Kepala PD dan ditetapkan dengan Keputusan Bupati. 6

Pasal 4

Organisasi Kearsipan terdiri dari : A. LKD;

b.Unit kearsipan; dan
c.Unit Pengolah. Pasa,l 5

(1)LKD sebagaimana dimaksud pada Pasal 4 huruf a adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggungiawab dibidang pengelolaan Arsip inaktif, Arsip statis, dan pembinaan Kearsipan.
(2)LKD sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memiliki fungsi, tugas dan tanggungl'awab melaksanakan :
1. a.pengelolaan Arsip statis;
2. b.pengelolaan Arsip inaktif yang memiliki retensi paling sedikit 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari PD;
3. c.pembinaan kearsipan terhadap pencipta Arsip di Daerah; dan
4. d.penyusunan regulasi kearsipan di Daerah.

Pasal 6

(1)Unit Kearsipan sebagimana dimaksud Pasal 4 huruf b dipimpin oleh seorang pejabat struktural yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan.
(2)Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yaitu : a.sekretariat dan/ atau sub bagian tata usaha pada PD;
1. b.unit pelaksana tugas dan fungsi ketatausahaan pada BUMD; dan
2. c.sekretariat pada kelurahan/ Desa.
(3)Unit kearsipan memiliki tugas :
1. a.melaksanakan pengelolaan Arsip aktif;
2. b.melaksanakan pengelolaan Arsip inaktif dari unit pengolah;
3. c.mengolah Arsip dan menyajikan Arsip menjadi informasi;
4. d.melaksanakan pemusnahan ArsiP;
5. e.mempersiapkan penyerahan Arsip statis kepada LKD; dan
6. f.melaksanakan pembinaan dan evaluasi Kearsipan; '/

Pasal 7

(1)Unit pengolah sebagaimana dimaksud pada Pasal 4 huruf c merupakan satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
(2)Unit pengolah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yaitu :
1. a.bidang, seksi dan/atau bagian, sub bagian pada PD;
2. b.divisi dan/atau bagian pada BUMD;
3. c.unit pelaksana teknis pada PD; dan
4. d.seksi pada kelurahan/ Desa.
(3)Unit pengolah bertugas :
1. a.pengelolaan Arsip aktif;
2. b.pengelolaan Arsip vital;
3. c.penlrusunan daftar Arsip inaktif;
4. d.pemeliharaan dan perawatan Arsip aktif; dan
5. e.pemindahan Arsip inaktif ke unit kearsipan di lingkungannya.

Pasal 8

(1)Pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan :
1. a.penciptaan arsiP;
2. b.penggunaan arsip;
3. c.pemeliharaan arsiP; dan
4. d.penyusutan arsiP.
(2)Arsip dinamis terdiri atas :
1. a.arsip aktif;
2. b.arsip inaktif; dan
3. c.arsiP vital.
(3)Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dalam suatu sistem kearsipan daerah dengan syarat :
1. a.handal;
2. b.sistematis;
3. c.utuh;
4. d.menYeluruh; dan 8
5. e.sesuai dengan norrna, standar, prosedur dan kriteria.
(4)Ketentuan lebih lanjut mengenai pengelolaan Arsip dinamis diatur dalam Peraturan Bupati.

Pasal 9

(1)Penciptaan arsip dilakukan oleh pencipta arsip dalam setiap pelaksanaan tugas dan fungsi.
(2)Penciptaan arsip meliputi kegiatan mengatur dan mendokumentasikan proses:
1. a.pembuatan arsip; dan
2. b.penerimaan arsip.
(3)Pembuatan dan penerimaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dibuat berdasarkan :
1. a.tata naskah dinas;
2. b.klasifikasi Arsip;
3. c.sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip; dan
4. d.didokumentasikan dengan cara diregistrasi.
(4)Pendokumentasian pembuat arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf d dilakukan oleh Arsiparis.
(5)Arsip yang sudah diregistrasi pengolah selanjutnya diserahkan kepada pihak yang berhak secara cepat, tepat, lengkap dan aman.

Pasal 10

(1)Penggunaan Arsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat
(1)huruf b diperuntukan bagi kepentingan Pemerintah Daerah dan masyarakat.
(2)Ketersediaan dan autentisitas arsip dinamis menjadi tanggung jawab pimpinan pencipta arsiP.
(3)Penggunaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (21 dilakukan untuk memenuhi kepentingan dalam kegiatan perencanaan' 9 pengambilan keputusan, layanan kepentingan publik, perlindungan hak, atau penyelesaian sengketa.
(4)Dalam rangka ketersediaan arsip untuk kepentingan akses arsip dinamis dapat dilakukan alih media.
(5)Ketentuan lebih lanjut mengenai alih media sebagaimana dimaksud pada ayat (4) diatur dalam Peraturan Bupati.

Pasal 11

(1)Pemeliharaan Arsip dinamis sebagaimana di maksud Pasal 9 ayat (1) huruf c meliputi :
1. a.pemeliharaan arsip aktif;
2. b.pemeliharaan arsip inaktif; dan
3. c.pemeliharaan arsip vital.
(2)Pemeliharaan Arsip aktif menjadi tanggung jawab Kepala Unit Pengolah.
(3)Pemeliharaan Arsip inaktif menjadi tanggung jawab kepala Unit Kearsipan.
(4)Pemeliharaan arsip vital sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) huruf c, pada Pemerintah Daerah dan BUMD diintegrasikan ke dalamsistem pengelolaan arsip dinamis pada pencipta arsip.
(5)Pemeliharaan arsip vital sebagaimana dimaksud ayat (4) menjadi tanggung jawab pimpinan pencipta arsip.

Isi peraturan

Teks78PDFHirarki

Memuat teks peraturan…