DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (PERDA) Kabupaten Ogan Komering Ulu Nomor 2 Tahun 2020

Nomor: 2
Tahun: 2020
Ditetapkan: 25 Juni 2020
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 153

Lembaga terkait

Ringkasan

Dalam Peraturan Daerah ini diatur tentang Penyelenggaraan Kearsipan, dengan menetapkan batasan istilah yang digunakan dalam pengaturannya. Diatur tentang penyelenggaraan kearsipan daerah, penetapan kebijakan kearsipan, pengelolaan arsip, pembinaan dan pengawasan kearsipan, keadaan darurat, SIKD dan JIKD, sumber daya pendukung, peran serta masyarakat, larangan, sanksi administratif, dan ketentuan pidana.

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa sesuai dengan Pasal 6 ayat (3) Undang- Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, penyelenggaraan kearsipan Kabupaten/kota menjadi tanggung jawab Pemerintah Daerah Kabupaten/kota dan dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota;
c.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan; Mengingat : 1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;

2.Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1959 tentang Pembentukan Daerah Tingkat II dan Kota Praja di Sumatera Selatan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1959 Nomor 73, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1821);
3.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomorm 152 Tambahan Lembaran Negara Republik IndonesiaNomor5071); SALINAN
4.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Tahun 2014 Nomor 244 Tambahan Lembaran Negara Nomor 5589) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 5679);
5.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
6.Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 24 Tahun 2012 tentang Materi Muatan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 243);
7.Peraturan Daerah Kabupaten Ogan Komering Ulu Nomor 9 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Kabupaten Ogan Komering Ulu (Lembaran Daerah Kabupaten Ogan Komering Ulu Tahun 2016 Nomor 9 sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Daerah Nomor 2 Tahun 2017 tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Nomor 9 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Kabupaten Ogan Komering Ulu (Lembaran Daerah Kabupaten Ogan Komering Ulu Tahun 2017 Nomor 2); Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN OGAN KOMERING ULU dan BUPATI OGAN KOMERING ULU MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Daerah ini, yang dimaksud dengan:

1.Kabupaten adalah Kabupaten Ogan Komering Ulu.
2.Pemerintah Kabupaten adalah Pemerintah Kabupaten Ogan Komering Ulu.
3.Bupati adalah Bupati Ogan Komering Ulu.
4.Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disingkat DPRD adalah DPRD Kabupaten Ogan Komering Ulu.
5.Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Kabupaten Ogan Komering Ulu.
6.Lembaga Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat LKD adalah Lembaga yang memiliki fungsi, tugas dan tanggung jawab dibidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan di Daerah Kabupaten Ogan Komering Ulu.
7.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh daerah.
8.Tim Pengawas Internal adalah tim pengawas kearsipan yang dibentuk oleh pimpinan pencipta arsip untuk melaksanakan pengawasan penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.
9.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
10.Pengawasan Kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan.
11.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
12.Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsug dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
13.Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
14.Arsip aktif adalah arsi yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus.
15.Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
16.Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/ atau lembaga kearsipan.
17.Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
18.Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
19.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
20.Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hokum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
21.Arsip Nasional Republik Indonesia, yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah non kementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibu kota negara.
22.Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
23.Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
24.Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraankearsipan.
25.Jadwal Retensi Arsip, yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, diinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
26.Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
27.Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
28.Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
31.Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
32.Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
33.Sistem Kearsipan Nasional, yang selanjutnya disingkat SKN adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional.
34.Sistem Kearsipan Daerah,yang selanjutnya disingkat SKD adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Ogan Komering Ulu.
35.Sistem Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SIKD adalah Sistem lnformasi Arsip di lingkungan Pemerintah Kabupaten Ogan Komering Ulu yang dikelola oleh LKD Kabupaten Ogan Komering Ulu yang menggunakan Sarana Jaringan Informasi Kearsipan Kabupaten Ogan Komering Ulu.
36.Jaringan Informasi Kearsipan Nasional, yang selanjutnya disingkat JIKN adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI.
37.Jaringan Informasi Kearsipan Daerah Kabupaten Ogan Komering Ulu, yang disingkat JIKD Ogan Komering Ulu adalah Sistem Jaringan lnformasi dan Sarana Pelayanan Arsip dilingkungan Pemerintah Kabupaten Ogan Komering Ulu yang dikelola oleh LKD Kabupaten Ogan Komering Ulu.
38.Daftar Pencarian Arsip, yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.
39.Pemeliharaan arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya.
40.Penggunaan arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
41.Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
42.Program arsip vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan rencana yang bertujuan untuk memberikan perlindungan dan menyelamatkan arsip vital pencipta arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah.
43.Sumber daya kearsipan adalah dukungan terhadap sistem kearsipan nasional berupa sumber daya manusia, prasarana dan sarana, organisasi kearsipan dan pendanaan.
44.Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.

Pasal 2

Peraturan Daerah ini dimaksudkan untuk memberikan kepastian hukum dalam penyelenggaraan kearsipan di Kabupaten yang sesuai dengan kebijakan kearsipan nasional.

Pasal 3

Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk :

a.menjadi dasar dalam penyusunan kebijakan penyelenggaraan kearsipan di daerah;
b.mewujudkan pengelolaa kearsipan oleh pencipta arsip dan LKD;
c.mewujudkan autentikasi oleh pencipta arsip dan LKD;
d.melaksanakan pembinaan kearsipan;
e.mendorong terwujudnya SIKD dan JIKD;
f.menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
g.menjamin terwujudnya pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang andal sesuai ketentuan peraturan perundang - undangan;
h.menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggung jawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa,dan bernegara;
i.mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan daerah sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;
j.meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
k.menjamin perlindungan dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
l.menjamin keselamatan aset daerah.

Pasal 4

Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan berasaskan :

a.kepastian hukum;
b.keautentikan dan keterpercayaan;
c.keutuhan;
d.asal usul;
e.aturan asli;
f.keamanan dan keselamatan;
g.keprofesionalan;
h.keresponsifan;
i.keantisipatifan
j.kepartisipatifan;
k.akuntabilitas;
l.kemanfatan;
m.aksesibilitas; dan
n.kepentingan umum

BAB II

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DAERAH

Pasal 5

(1)Penyelenggaraan kearsipan Daerah menjadi tanggung jawab Pemerintah Kabupaten dan dilaksanakan oleh LKD secara komprehensif dan terpadu dalam SKD.
(2)Penyelenggaraan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi:
1. a.penetapan kebijakan;
2. b.pembinaan kearsipan; dan
3. c.pengelolaan arsip.
(3)Penyelenggaraan kearsipan dalam SKD sebagaimana dimaksud pada ayat (1), didukung sumber daya kearsipan meliputi:
1. a.sumber daya manusia;
2. b.prasarana dan sarana; dan
3. c.pendanaan.

Pasal 6

(1)SKD diselenggarakan oleh pencipta arsip dan LKD.
(2)Penyelenggaraan SKD sebagaimana dimaksud pada ayat
(1), menjadi tanggung jawab masing-masing pencipta arsip dan LKD.
(3)Penyelenggaraan SKD sebagaimana dimaksud pada ayat
(1), harus sinergi dengan SKN dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
(4)Ketentuan lebih lanjut mengenai SKD sebagaimana dimaksud ayat (1) diatur dengan Peraturan Bupati.

BAB III

PENETAPAN KEBIJAKAN KEARSIPAN

Pasal 7

(1)Penetapan kebijakan kearsipan daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) menjadi tanggung jawab Pemerintah Kabupaten.
(2)Kebijakan sebagaimana dimaksud pada ayat ( 1), meliputi bidang:
1. a.pembinaan;
2. b.pengelolaan arsip;
3. c.pembangunan SKD, pembangunan SIKD dan JIKD di wilayah daerah;
4. d.organisasi;
5. e.pengembangan sumber daya manusia;
6. f.prasarana dan sarana;
7. g.perlindungan dan penyelamatan arsip;
8. h.sosialisasi kearsipan;
9. i.kerjasama;dan
10. j.pendanaan.
(3)Kebijakan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1), menjadi acuan bagi pencipta arsip dan LKD dalam penyelenggaraan kearsipan.

Pasal 8

Penetapan kebijakan di bidang pembinaan dan pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf a dan huruf b, dimaksudkan untuk mengatur standar dan kendali mutu terhadap pengelolaan dan pembinaan kearsipan.

Pasal 9

Penetapan kebijakan di bidang pembangunan SKD, SIKD dan pembentukan JIKD di Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf c, dimaksudkan untuk menata penyelenggaraan kearsipan Daerah dalam kesatuan sistem kearsipan nasional.

Pasal 10

Penetapan kebijakan di bidang organisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf d, dimaksudkan untuk mengatur standar fungsi, kendali mutu dan meningkatkan kapasitas unit kearsipan dan kelembagaan.

Isi peraturan

Teks153PDFHirarki

Memuat teks peraturan…