DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (PERDA) Kabupaten Purwakarta Nomor 6 Tahun 2020

Nomor: 6
Tahun: 2020
Ditetapkan: 12 Agustus 2020
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 71

Lembaga terkait

Pemerintah Kabupaten Purwakarta

regulasi_utama

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa untuk mewujudkan tata kelola pemerintah yang baik dan meningkatkan kualitas pelayanan publik, pemerintah daerah menyelenggarakan kearsipan mulai dari penciptaan sampai dengan pemanfaatan arsip secara komprehensif terpadu dan berkesinambungan;
c.bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya serta dalam mempertahankan arsip, maka penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Purwakarta Badan Usaha Milik Daerah, Lembaga Pendidikan, Profesi, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, Perusahaan dan Perseorangan harus dikelola melalui sistem penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif, terpadu dan berkesinambungan sebagai pendukung utama penyelenggaraan tata kelola pemerintahan yang baik;
d.bahwa untuk melaksanakan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan maka Peraturan Daerah Kabupaten Purwakarta Nomor 9 Tahun 2019 perlu diganti;
e.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, b, c, dan d perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Daerah Kabupaten Purwakarta tentang Penyelenggaraan Kearsipan. di Kabupaten Purwakarta. Mengingat : 1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;

2.Undang-Undang Nomor 14 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-Daerah Kabupaten dalam Lingkungan Propinsi Djawa Barat (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 1950), sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1968 tentang Pembentukan Kabupaten Purwakarta dan Kabupaten Subang, dengan Mengubah Undang- Undang Nomor 14 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-Daerah Kabupaten Dalam Lingkungan Propinsi Djawa Barat (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1968 Nomor 31, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2851);
3.Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 1997 Nomor 18, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3674);
4.Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4843) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 251, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5952);
5.Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);
6.Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038);
7.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
8.Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2019 tentang Perubahan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 183, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6398);
9.Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 6, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5494);
10.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
11.Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 292, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5601);
12.Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan ke Dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dengan Legalisasi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 195, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3913);
13.Peraturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke Dalam Mikrofilm Atau Media Lainnya Dengan Legalisasi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 195, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3913);
14.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesian Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
15.Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil ( Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2017 Nomor 63, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia 6037) sebagaimana telah diubah dengan Undang- Undang Nomor 17 Tahun 2020 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 68, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6477);
16.Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 Tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 182); Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN PURWAKARTA Dan BUPATI PURWAKARTA MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

BAB II

ASAS, MAKSUD, TUJUAN, DAN RUANG LINGKUP

Pasal 2

Penyelenggaraan Kearsipan dilaksanakan dengan berasaskan :

a.kepastian hukum;
b.keautentikan dan keterpercayaan;
c.keutuhan;
d.asal-usul;
e.aturan asli;
f.keamanan dan keselamatan;
g.keprofesionalan;
h.keresponsifan;
i.keantisipatifan;
j.kepartisipatifan;
k.akuntabilitas;
l.kemanfaatan;
m.aksesibilitas;
n.kepentingan umum; dan
o.kearifan lokal.

Pasal 3

Penyelenggaraan kearsipan dimaksudkan untuk memberikan kepastian hukum dalam penyajian informasi kearsipan pada pemerintahan daerah, perumusan kebijakan dan pengambil keputusan.

Pasal 4

Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk :

a.menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
b.menjamin terwujudnya pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang handal, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
c.menjamin perlindungan kepentingan negara dan/atau daerah dan hak-hak keperdataan masyarakat serta masyarakat adat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
d.menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara;
e.menjamin keselamatan aset daerah, dan;
f.meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Pasal 5

Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan, meliputi:

a.penetapan kebijakan kearsipan;
b.penyelenggaraan kearsipan dinamis;
c.pemberian penilaian atau persetujuan jadwal retensi arsip dan pemusnahan arsip;
d.penyelamatan, pelestarian, pemanfaatan dan pengamanan arsip statis;
e.supervisi kearsipan;
f.sistem kearsipan berbasis teknologi informasi;
g.autentikasi;
h.perizinan;
i.kerjasama;
j.sarana dan prasarana;
k.penyelenggaraan jasa kearsipan; dan
l.pembinaan dan pengawasan kearsipan.

BAB III

KEWENANGAN DAN TANGGUNG JAWAB

Pasal 6

(1)Pemerintah Daerah berwenang dalam :
1. a.Penetapan kebijakan, norma, standar, biaya dan pedoman penyelenggaraan kearsipan di Daerah Kabupaten Purwakarta berdasarkan kebijakan kearsipan Nasional, meliputi :
  1. 1.Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan arsip dinamis di lingkungan PD;
  2. 2.Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan kearsipan statis di lingkungan PD;
  3. 3.Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan sistem kearsipan di lingkungan PD;
  4. 4.Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan jaringan kearsipan di lingkungan PD;
  5. 5.Penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan sumberdaya manusia kearsipan di lingkungan PD;
  6. 6.Penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan organisasi kearsipan di lingkungan PD; dan
  7. 7.Penetapan peraturan dan kebijakan penggunaan sarana dan prasarana kearsipan di lingkungan PD.
  8. 8.Penetapan Peraturan dan Kebijakan kearsipan dalam Pembentukan Organisasi/Perusahaan Daerah/BUMD.
2. b.Perlindungan dan penyelamatan arsip;
3. c.Pembinaan dan Pengawasan kearsipan terhadap penyelenggaraan kearsipan oleh perangkat daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, BUMD, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, perseorangan dan desa;
4. d.Kerjasama dengan instansi pemerintah maupun non pemerintah.
(2)Pemerintah Daerah bertanggungjawab terhadap penetapan kebijakan penyelenggaraan kearsipan, meliputi :
1. a.pengelolaan arsip dinamis Pemerintah Daerah, BUMD dan Desa
2. b.pengelolaan pencipta arsip statis yang diciptakan oleh Pemerintah Daerah Kabupaten, BUMD Kabupaten, perusahaan swasta yang berkantor di Daerah, organisasi kemasyarakatan tingkat Daerah, organisasi politik tingkat Daerah, pemerintah desa dan tokoh masyarakat tingkat Daerah;
3. c.pengelolaan simpul jaringan kearsipan dalam Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) melalui Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) pada tingkat Kabupaten;
4. d.pemusnahan arsip di lingkungan Pemerintah Daerah yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun;
5. e.perlindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana yang berskala Daerah;
6. f.penyelamatan arsip PD yang digabung dan/atau dibubarkan serta pemekaran lingkup daerah;
7. g.melakukan autentifikasi arsip statis dan arsip hasil alih media yang dikelola oleh LKD;
8. h.melakukan pencarian arsip statis yang pengelolaannya menjadi kewenangan Daerah yang dinyatakan hilang dalam bentuk DPA; dan
9. i.penerbitan izin penggunaan arsip yang bersifat tertutup yang disimpan di LKD.

Pasal 7

Pemerintah Daerah bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan kearsipan di Daerah sesuai dengan kewenangannya.

BAB IV

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

Pasal 8

Penyelenggaraan kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7, meliputi :

a.pedoman penyelenggaraan arsip dinamis;
b.pedoman penyelenggaraan arsip statis;
c.kearsipan berbasis teknologi komunikasi dan informasi;
d.sumber daya manusia kearsipan;
e.pengembangan organisasi kearsipan daerah;
f.pengembangan kerja sama dengan pemerintah kota / kabupaten lain,lembaga Pendidikan /PD / lingkup instansi Vertikal tingkat propinsi dan tingkat pusat, lembaga dalam dan luar negeri, swasta, dan perseorangan berdasarkan nota kesepahaman;
g.penggunaan sarana dan prasarana kearsipan;
h.pendanaan;
i.pembinaan kearsipan terhadap PD, BUMD, lembaga pendidikan yang dikelola oleh Pemerintah Daerah, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan; dan
j.pelayanan kearsipan terhadap instansi swasta dan perseorangan.

Pasal 9

(1)Penyelenggaraan kearsipan pada BUMD dilaksanakan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan tentang kearsipan dan dokumen perusahaan.
(2)Dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi dokumen keuangan, dokumen aset dan dokumen lainnya.

Pasal 10

(1)Penyelenggaraan kearsipan pada Lembaga Pendidikan yang dikelola oleh Pemerintah Daerah dilaksanakan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan tentang kearsipan.
(2)Arsip/dokumen sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi dokumen keuangan, dokumen aset dan dokumen lainnya.

Pasal 11

(1)Pemerintah Daerah melaksanakan pengelolaan arsip dinamis untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah dan autentik berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan:
1. a.andal;
2. b.sistematis;
3. c.utuh;
4. d.menyeluruh; dan
5. e.sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria
(2)Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi :
1. a.penciptaan arsip;
2. b.penggunaan dan pemeliharaan arsip; dan
3. c.penyusutan arsip.
(3)Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien, Pemerintah Daerah membuat Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), serta Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis.
(4)Pejabat atau orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya.
(5)Pihak ketiga yang menerima pekerjaan dari Pemerintah Daerah dan/atau BUMD berdasarkan perjanjian kerja, wajib menyerahkan arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai oleh anggaran daerah dan/atau anggaran perusahaan kepada pemberi pekerjaan, setelah mempertanggung jawabkan kegiatannya kepada Pemerintah Daerah dan BUMD.

Isi peraturan

Teks71PDFHirarki

Memuat teks peraturan…

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa untuk mewujudkan tata kelola pemerintah yang baik dan meningkatkan kualitas pelayanan publik, pemerintah daerah menyelenggarakan kearsipan mulai dari penciptaan sampai dengan pemanfaatan arsip secara komprehensif terpadu dan berkesinambungan;
c.bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya serta dalam mempertahankan arsip, maka penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Purwakarta Badan Usaha Milik Daerah, Lembaga Pendidikan, Profesi, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, Perusahaan dan Perseorangan harus dikelola melalui sistem penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif, terpadu dan berkesinambungan sebagai pendukung utama penyelenggaraan tata kelola pemerintahan yang baik;
d.bahwa untuk melaksanakan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan maka Peraturan Daerah Kabupaten Purwakarta Nomor 9 Tahun 2019 perlu diganti;
e.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, b, c, dan d perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Daerah Kabupaten Purwakarta tentang Penyelenggaraan Kearsipan. di Kabupaten Purwakarta. Mengingat : 1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;

2.Undang-Undang Nomor 14 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-Daerah Kabupaten dalam Lingkungan Propinsi Djawa Barat (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 1950), sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1968 tentang Pembentukan Kabupaten Purwakarta dan Kabupaten Subang, dengan Mengubah Undang- Undang Nomor 14 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-Daerah Kabupaten Dalam Lingkungan Propinsi Djawa Barat (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1968 Nomor 31, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2851);
3.Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 1997 Nomor 18, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3674);
4.Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4843) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 251, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5952);
5.Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);
6.Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038);
7.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
8.Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2019 tentang Perubahan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 183, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6398);
9.Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 6, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5494);
10.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
11.Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 292, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5601);
12.Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan ke Dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dengan Legalisasi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 195, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3913);
13.Peraturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke Dalam Mikrofilm Atau Media Lainnya Dengan Legalisasi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 195, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3913);
14.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesian Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
15.Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil ( Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2017 Nomor 63, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia 6037) sebagaimana telah diubah dengan Undang- Undang Nomor 17 Tahun 2020 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 68, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6477);
16.Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 Tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 182); Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN PURWAKARTA Dan BUPATI PURWAKARTA MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

BAB II

ASAS, MAKSUD, TUJUAN, DAN RUANG LINGKUP

Pasal 2

Penyelenggaraan Kearsipan dilaksanakan dengan berasaskan :

a.kepastian hukum;
b.keautentikan dan keterpercayaan;
c.keutuhan;
d.asal-usul;
e.aturan asli;
f.keamanan dan keselamatan;
g.keprofesionalan;
h.keresponsifan;
i.keantisipatifan;
j.kepartisipatifan;
k.akuntabilitas;
l.kemanfaatan;
m.aksesibilitas;
n.kepentingan umum; dan
o.kearifan lokal.

Pasal 3

Penyelenggaraan kearsipan dimaksudkan untuk memberikan kepastian hukum dalam penyajian informasi kearsipan pada pemerintahan daerah, perumusan kebijakan dan pengambil keputusan.

Pasal 4

Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk :

a.menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
b.menjamin terwujudnya pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang handal, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
c.menjamin perlindungan kepentingan negara dan/atau daerah dan hak-hak keperdataan masyarakat serta masyarakat adat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
d.menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara;
e.menjamin keselamatan aset daerah, dan;
f.meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Pasal 5

Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan, meliputi:

a.penetapan kebijakan kearsipan;
b.penyelenggaraan kearsipan dinamis;
c.pemberian penilaian atau persetujuan jadwal retensi arsip dan pemusnahan arsip;
d.penyelamatan, pelestarian, pemanfaatan dan pengamanan arsip statis;
e.supervisi kearsipan;
f.sistem kearsipan berbasis teknologi informasi;
g.autentikasi;
h.perizinan;
i.kerjasama;
j.sarana dan prasarana;
k.penyelenggaraan jasa kearsipan; dan
l.pembinaan dan pengawasan kearsipan.

BAB III

KEWENANGAN DAN TANGGUNG JAWAB

Pasal 6

(1)Pemerintah Daerah berwenang dalam :
1. a.Penetapan kebijakan, norma, standar, biaya dan pedoman penyelenggaraan kearsipan di Daerah Kabupaten Purwakarta berdasarkan kebijakan kearsipan Nasional, meliputi :
  1. 1.Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan arsip dinamis di lingkungan PD;
  2. 2.Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan kearsipan statis di lingkungan PD;
  3. 3.Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan sistem kearsipan di lingkungan PD;
  4. 4.Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan jaringan kearsipan di lingkungan PD;
  5. 5.Penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan sumberdaya manusia kearsipan di lingkungan PD;
  6. 6.Penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan organisasi kearsipan di lingkungan PD; dan
  7. 7.Penetapan peraturan dan kebijakan penggunaan sarana dan prasarana kearsipan di lingkungan PD.
  8. 8.Penetapan Peraturan dan Kebijakan kearsipan dalam Pembentukan Organisasi/Perusahaan Daerah/BUMD.
2. b.Perlindungan dan penyelamatan arsip;
3. c.Pembinaan dan Pengawasan kearsipan terhadap penyelenggaraan kearsipan oleh perangkat daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, BUMD, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, perseorangan dan desa;
4. d.Kerjasama dengan instansi pemerintah maupun non pemerintah.
(2)Pemerintah Daerah bertanggungjawab terhadap penetapan kebijakan penyelenggaraan kearsipan, meliputi :
1. a.pengelolaan arsip dinamis Pemerintah Daerah, BUMD dan Desa
2. b.pengelolaan pencipta arsip statis yang diciptakan oleh Pemerintah Daerah Kabupaten, BUMD Kabupaten, perusahaan swasta yang berkantor di Daerah, organisasi kemasyarakatan tingkat Daerah, organisasi politik tingkat Daerah, pemerintah desa dan tokoh masyarakat tingkat Daerah;
3. c.pengelolaan simpul jaringan kearsipan dalam Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) melalui Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) pada tingkat Kabupaten;
4. d.pemusnahan arsip di lingkungan Pemerintah Daerah yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun;
5. e.perlindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana yang berskala Daerah;
6. f.penyelamatan arsip PD yang digabung dan/atau dibubarkan serta pemekaran lingkup daerah;
7. g.melakukan autentifikasi arsip statis dan arsip hasil alih media yang dikelola oleh LKD;
8. h.melakukan pencarian arsip statis yang pengelolaannya menjadi kewenangan Daerah yang dinyatakan hilang dalam bentuk DPA; dan
9. i.penerbitan izin penggunaan arsip yang bersifat tertutup yang disimpan di LKD.

Pasal 7

Pemerintah Daerah bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan kearsipan di Daerah sesuai dengan kewenangannya.

BAB IV

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

Pasal 8

Penyelenggaraan kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7, meliputi :

a.pedoman penyelenggaraan arsip dinamis;
b.pedoman penyelenggaraan arsip statis;
c.kearsipan berbasis teknologi komunikasi dan informasi;
d.sumber daya manusia kearsipan;
e.pengembangan organisasi kearsipan daerah;
f.pengembangan kerja sama dengan pemerintah kota / kabupaten lain,lembaga Pendidikan /PD / lingkup instansi Vertikal tingkat propinsi dan tingkat pusat, lembaga dalam dan luar negeri, swasta, dan perseorangan berdasarkan nota kesepahaman;
g.penggunaan sarana dan prasarana kearsipan;
h.pendanaan;
i.pembinaan kearsipan terhadap PD, BUMD, lembaga pendidikan yang dikelola oleh Pemerintah Daerah, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan; dan
j.pelayanan kearsipan terhadap instansi swasta dan perseorangan.

Pasal 9

(1)Penyelenggaraan kearsipan pada BUMD dilaksanakan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan tentang kearsipan dan dokumen perusahaan.
(2)Dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi dokumen keuangan, dokumen aset dan dokumen lainnya.

Pasal 10

(1)Penyelenggaraan kearsipan pada Lembaga Pendidikan yang dikelola oleh Pemerintah Daerah dilaksanakan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan tentang kearsipan.
(2)Arsip/dokumen sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi dokumen keuangan, dokumen aset dan dokumen lainnya.

Pasal 11

(1)Pemerintah Daerah melaksanakan pengelolaan arsip dinamis untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah dan autentik berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan:
1. a.andal;
2. b.sistematis;
3. c.utuh;
4. d.menyeluruh; dan
5. e.sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria
(2)Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi :
1. a.penciptaan arsip;
2. b.penggunaan dan pemeliharaan arsip; dan
3. c.penyusutan arsip.
(3)Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien, Pemerintah Daerah membuat Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), serta Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis.
(4)Pejabat atau orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya.
(5)Pihak ketiga yang menerima pekerjaan dari Pemerintah Daerah dan/atau BUMD berdasarkan perjanjian kerja, wajib menyerahkan arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai oleh anggaran daerah dan/atau anggaran perusahaan kepada pemberi pekerjaan, setelah mempertanggung jawabkan kegiatannya kepada Pemerintah Daerah dan BUMD.