KETENTUAN UMUM BAB! Menetapkan : PERATURAN OAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN. MEMUTUSKAN: Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKIIAN RAKYAT DAERAH KABUPATENPURWOREJO dan BUPATI PURWOREJO Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437), sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 ternang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pcmcrintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Jndonesia Nomor 4844);
4.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tcntang Kearsipan (Lcmbaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234);
5.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tcntang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan (Lcmbaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahao Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
3.Pemerintah Daerah adalah Bupati dan perangkat daerah sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah.
4.Bupati adalah Bupati Purworejo,
5.Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disingkat dengan DPROadalah DPRD Kabupaten Purworejo,
6.Anggaran Pendapatan dan Belanja Oaerah yang selanjutnya disingkat APBDadalah Anggaran Pendapatan dan Belanja Oaerah Kabupaten Purworejo.
7.Satuan Kerja Perangkat Oaerah yang selaajutnya disingkat SKPO, adalah Sat:uan Kerja Perangkat Oaerah Kabupaten Purworejo.
8.Desa adalah kesatuan masyarakat hukum yang memiliki batas- batas wilayah yang berwenang untuk mengatur dan mengurus kepentingan masyarakat setempat, berdasarkan asal usu! dan adat istiadat setempat yang diakui dan dihormati dalam sistem Pemerintahan Negara Kesatuan Republik Indonesia, dan berada di Kabupaten Purworejo.
9.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
10.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi infonnasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, Pemerintah Oaerah, lernbaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik., organisasi kemasyarakatan, Desa dan perorangan dalam mela.ksanakan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
11.Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
12.Arsip a.ktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus- menerus.
13.Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya telah menurun.
14.Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
15.Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketcrangan dipermanenkan yang telah diverifikasi balk secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/ atau lembaga kearsipan.
16.Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
17.Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
18.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggungjawab rnelaksanakan kegiatan kearsipan. 3 4
19.Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hulrum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempennudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
20.Arsip Daerah adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan urusan pemerintahan daerah di bidang kearsipan di Kabupaten Purworejo.
21.Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
22.Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah scmua arsip yang bcrkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
23.Unit kcarsipan adalah satuan kerja pada pcncipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam pcnyelenggaraan kearsipan.
24.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutoya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnyajangka waktu pcnyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipennanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamat.anarsip.
25.Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pem.indahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
26.Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggungjawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan
27.Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan daerah yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
28.Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
29.Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efektif, efisien, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan daerah.
30.Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada Iembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
31.Sistem Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SKN adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memilikifungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional. r- 5
32.Sistem Kearsipan Oaerah yang selanjutnya disingkat SKD adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memilikifungs] dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang sating mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan di Daerah.
33.Jaringan lnformasi Kearsipan Nasional yang serlanjunya disingkat JIKN adalah sistern jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasionaJ yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.
34.Jaringan lnformasi Kearsipan Oaerah yang selanjutnya disingkat JIKD adaJah sistern jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara daerah yang dikelola oleh lembaga kearsipan dacrah.
35.Daftar Pencarian Arsip ya.ng selanjutnya disingkat DPA adalah daft:arbcrisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.
36.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya di singkat BUMD, adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh Pemerintah Oaerah melalui penyertaao secara langsung yang berasal dari kekayaan Pemerintah Oaerah yang dipisahkan.
37.Organisasi Kearsipan adalah unit kcarsipan pada peneipta arsip dan lembaga kearsipan.
38.Program arsip vital adalah tindakan dao prosedur yang sistematis dan tcrcncana yang bertujuan untuk mcmberikan perlindungan dan mcnyelamatkan arsip vital pencipta arsip pada saat darurat atau setclah tcrjadi musibah.
39.Sumber daya kearsipan adaJah dukungan terhadap sistem kearsipan nasionaJ berupa sumber daya manusia, prasarana dan sarana, organisasi kearsipan dan pendanaan.
40.Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
41.Autentikasi arsip adalah proses pemberian tanda dan/ atau pernyataan tertulis atau tanda lainnya sesuai dengan perkembangan teknologi yang menunjukkan bahwa arsip yang diautentikasi adalah asli atau sesuai dengan aslinya.
42.Alih Media arsip adalah transfer lnformasi dari rekaman yang berbasis kertas ke dalam media lain dengan tujuan cfisicnsi.
43.Preservasi arsip adalah upaya perlindungan arsip yang dilaksanakan dalam rangka menjamin keselamatan dan kelestarian fisik arsip maupun informasi arsip.
44.Maksud dibentuknya Peraturan Daerah ini adalah untuk memberikan kepastian hukum dalam penyelenggaraan kearsipan di Dacrah. f - 6
45.Penyelenggaraan kearsipan mempunyai tujuan :
a.menjamin terciptanya arsip dari kegiat.an yang dilakukan oleh penyelenggaraan Pemerintahan Daerah, BUMD, sekolah, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, Desa dan perorangan serta Arsip Daerah sebagai penyelenggara kearsipan daerah;
b.menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
c.menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaat.an arsip sesuai ketenruan peraturan perundang- undangan;
d.menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
e.mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan daerah sebagai suatu sistem komprehensif dan terpadu;
f.menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara;
g.mcnjamin keselamatan aset daerah dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas jati diri bangsa; dan
h.meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
46.Penyelenggaraan kearsipan dilaksa.nakan berdasarkan asas :
a.kepastian hukum;
b.keautentikan dan keterpercayaan;
c.keutuhan;
d.asaJ usul (principle of provenance);
e.aturan asli (principle of original order);
f.keamanan dan keselamatan;
g.keprofesionalan;
h.keresponsifan;
i.keantisipatifan;
j.kepartisipatifan;
k.akuntabilitas; I. kemanfaatan;
m.aksesbilitas;
n.kepentingan umum.
47.Ruang lingkup penyelenggaraan kcarsipan meliputi keseluruhan penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalarn suatu SKD yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lain pada Pemerintah Daerah, BUMD, sckolah, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, Desa dan perorangan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 7