1.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga negara, pemerintah Daerah, Lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2.Kearsipan adalah kegiatan Penyelenggaraan Pengelolaan Arsip dari masa Penciptaan sampai dengan penyaisutan dan pelestarian.
3.Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan Kearsipan, dan Pengelolaan Arsip dalam suatu Sistem Kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
4.Lembaga Kearsipan Daerah adalah Lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dantanggung jawab di bidang Pengelolaan Arsip Statis dan pembinaan Kearsipan di Daerah.
5.Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Penciptaan Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
6.Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
7.Arsip Terjaga adalah Arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
8.Arsip Umum adalah Arsip yang tidak termasuk dalam kategori Arsip Terjaga.
9.Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
10.Arsip
10.Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
11.Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh Pencipta Arsip karena memiliki Nilai Guna kesejarahan, telah habis Retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidal^ langsung oleh ANRI dan/atau Lembaga Kearsipan kemudian disimpan dalam Depo Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sabu Raijua.
12.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang Pengelolaan Arsip Dinamis.
13.Unit Pengolab adalab Unit kerja pada perangkat Daerah yang melaksanakan fungsi pengolaban semua Arsip berkaitan dengan kegiatan Penciptaan Arsip di lingkungannya.
14.Unit Kearsipan adalah Unit kerja pada perangkat Daerah yang melalcsanakan fungsi dalam Penyelenggaraan Kearsipan.
15.Arsiparis adalab Pegawai Negeri Sipil yang memiliki kompetensi di bidang Kearsipan yang diperoleb melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan Kearsipan dan diangkat dalam jabatan fungsional serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan Kearsipan. ^ 16. Nilai Guna Arsip adalah nilai Arsip yang didasarkan pada kegunaaannya bagi kepentingan pengguna Arsip. IT.Retensi Arsip adalab penentuan jangka waktu simpan suatu Arsip atas dasar Nilai Guna yang terkandung di dalamnya.
18.Sistem Kearsipan Daerab yang selanjutnya disingkat SKD adalah suatu Sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memilki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengarubi dalam Penyelenggaraan Kearsipan secara Nasional.
19.Sistem Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SIKN adalah Sistem informasi Arsip secara Nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana Jaringan informasi kearsipan nasional.
20.Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat JIKN adalab Sistem Jaringan informasi dan sarana pelayanan Arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI.
21.Jaringan Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat JIKD adalah aplikasi berbasis web yang digunakan untuk pengelolaan arsip-arsip dinamis aktif dan Inaktif dan Dokumen Pemerintahan pada PD di Pemerintaban Kabupaten Sabu Raijua.
22.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan Arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan Arsip.
23.Penyusutan Arsip adalab kegiatan pengurangan jumlah Arsip dengan cara memindahkan Arsip in-Aktif dari Unit Pengolab ke Unit Kearsipan, pemusnaban Arsip yang tidak berNilai Guna dan menyerahkan Arsip Statis kepada Kantor PAD.
24.Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan Kearsipan dan Pengelolaan Arsip dalam suatu Sistem Kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana serta sumber daya lainnya.
25.Pengelolaan
25.Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendaiian Arsip Dinamis secara efiisen, efektif dan Sistematis meliputi Penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan Arsip.
25.Pengelolaan Arsip Statis adalah proses pengendaiian Arsip Statis secara efisien, efektif dan Sistematis meliputi Akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan dan pelayanan publik dalam suatu Sistem Kearsipan nasional.
26.Akuisisi Arsip Statis adalah proses penambahan khasanah Arsip Statis pada Lembaga Kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan Arsip Statis dan hak Pengelolaannya dari Pencipta Arsip kepada Lembaga Kearsipan.
27.Daftar Pencarian Arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi Arsip yang memiliki Nilai Guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh Lembaga Kearsipan dan dicari oleh Lembaga Kearsipan serta diUmumkan kepada publik.
28.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh pemerintahan Daerah melalui penyertaan secara langsung yang berasal dari kekayaan pemerintahan Daerah yang dipisahkan.
29.Kantor Arsip Daerah yang selanjutnya disingkat KAD adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan dibidang kearsipan pemerintah daerah kabupaten yang berkedudukan di ibukota kabupaten.
30.Sistem Informasi Kearsipan Kabupten yang selanjutnya disingkat SIKK adalah sistem informasi arsip secara kabupaten yang dikelola oleh KAD yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan Daerah.
31.Badan Arsip Daerah selanjutnya disingkat BAD adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan dibidang kearsipan pemerintah daerah provinsi yang berkedudukan di ibukota provinsi.
32.Organisasi Kearsipan adalah Unit Kearsipan dan Lembaga Kearsipan yang melaksanakan kegiatan Penyelenggaraan Kearsipan.
33.Pemeliharaan Arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip baik fisik maupun informasinya.
34.Penggunaan Arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan Arsip bagi kepentingan pengguna Arsip yang berhak.
35.Pemberkasan adalah penempatan naskah (item) ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara Sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memilki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu Unit kerja.
36.Program Arsip Vital adalah tindakan dan prosedur yang Sistematis dan terencana yang bertujuan unuk memberikan perlindungan dan menyelamatkan Arsip Vital Pencipta Arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah.
37.Arsip Autentik adalah Arsip yang informasinya memiliki struktur, isi, dan konteks, yang sesuai dengan kondisi pada saat pertama kali Arsip tersebut diciptakan dan diciptakan oleh orang atau Lembaga yang memiliki otoritas atau kewenangan sesuai dengan isi informasi Arsip. ^ 38. Bantuan(0^'