DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (PERDA) Kabupaten Sikka Nomor 4 Tahun 2018

Nomor: 4
Tahun: 2018
Ditetapkan: 2 Mei 2018
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 156

Lembaga terkait

Ringkasan

Peraturan tersebut berisi tentang: I. Ketentuan Umum; II. Maksud dan Tujuan; III. Ruang Lingkup; IV. Penyelenggaraan Kearsipan; V. Penetapan Kebijakan Kearsipan; VI. Pengelolaan Arsip; VII. Pembinaan Kearsipan; VIII. SIKD dan JIKD; IX. Sumber Daya Pendukung; X. Peran Serta Masyarakat; XI. Larangan; XII. Pengendalian dan Pengawasan; XIII. Ketentuan Pidana; XIV. Ketentuan Peralihan; XV. Ketentuan Penutup.

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh, terpercaya dan menjamin perlindungan kepentingan Pemerintah Daerah dan hak-hak keperdataan masyarakat, serta mendinamiskan sistem kearsipan, maka perlu adanya penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan;
c.bahwa dalam menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan pemerintahan daerah yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik, maka penyelenggaraan kearsipan harus dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif dan terpadu;
d.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, huruf b dan huruf c, perlu membentuk Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan; Mengingat : 1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945; Lembaran Daerah Kabupaten Sikka Tahun 2018 Nomor 4 2

Mengingat

2.Undang-Undang Nomor 69 Tahun 1958 tentang Pembentukan Daerah-daerah Tingkat II dalam Wilayah Daerah-daerah Tingkat II Bali, Nusa Tenggara Barat dan Nusa Tenggara Timur (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1958 Nomor 122, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1655);
3.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 2009 Nomor 152 Tambahan Lembaran Negara Nomor 5071);
4.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587), sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang- Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
5.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 2012 Nomor 53 Tambahan Lembaran Negara Nomor 5286); Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN SIKKA dan BUPATI SIKKA

Menetapkan

MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN. Lembaran Daerah Kabupaten Sikka Tahun 2018 Nomor 4 3

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan:

1.Daerah adalah Kabupaten Sikka.
2.Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kabupaten Sikka.
3.Bupati adalah Bupati Sikka.
4.Dinas Kearsipan dan Perpustakaan yang selanjutnya disebut Dinas adalah Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Sikka.
5.Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan yang selanjutnya disebut Kepala Dinas adalah Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Sikka.
6.Perangkat Daerah adalah Perangkat Daerah Kabupaten Sikka.
7.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah Perusahaan Milik Pemerintah Kabupaten Sikka.
8.Organisasi kemasyarakatan yang selanjutnya disebut ormas adalah organisasi yang didirikan dan dibentuk oleh masyarakat secara sukarela berdasarkan kesamaan aspirasi, kehendak, kebutuhan, kepentingan, kegiatan dan tujuan untuk berpartisipasi dalam pembangunan demi tercapainya tujuan Negara Kesatuan Republik Indonesia.
9.Organisasi politik yang selanjutnya disebut orpol adalah Organisasi atau kelompok yang bergerak atau berkepentingan atau terlibat dalam proses politik dan dalam ilmu kenegaraan, secara aktif berperan dalam menentukan nasib bangsa tersebut.
10.Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disingkat ASN adalah profesi bagi pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang bekerja pada instansi pemerintah.
11.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
12.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
13.Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Lembaran Daerah Kabupaten Sikka Tahun 2018 Nomor 4 4
14.Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
15.Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus.
16.Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
17.Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
18.Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya.
19.Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
20.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
21.Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
22.Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
23.Arsip Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.
24.Alihmedia adalah proses pengalihan dokumen yang dibuat atau diterima dari bentuk hard file (fisik) ke dalam bentuk soft file (elektronik) untuk kemudian dapat dikelola menggunakan teknologi informasi.
25.Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis. Lembaran Daerah Kabupaten Sikka Tahun 2018 Nomor 4 5
26.Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
27.Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
28.Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
29.Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengelola ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
30.Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
31.Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip.
32.Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan Nasional.
33.Akuisisi arsip adalah penambahan khasana arsip.
34.Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
35.Sistem Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SKN adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional.
36.Sistem Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SKD adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai Lembaran Daerah Kabupaten Sikka Tahun 2018 Nomor 4 6 komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Sikka.
37.Sistem Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SIKD adalah sistem informasi arsip di lingkungan Pemerintah Kabupaten Sikka yang dikelola oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Sikka yang menggunakan Sarana Jaringan Informasi Kearsipan Daerah.
38.Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat JIKN adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI.
39.Jaringan Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat JIKD adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip dilingkungan Pemerintah Kabupaten Sikka yang dikelola oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Sikka.
40.Daftar Pencarian Arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.
41.Pemeliharaan arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya.
42.Penggunaan arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
43.Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
44.Program arsip vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis, terencana yang bertujuan untuk memberikan perlindungan dan menyelamatkan arsip vital pencipta arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah.
45.Sumber daya kearsipan adalah dukungan terhadap sistem kearsipan nasional berupa sumber daya manusia, prasarana dan sarana, organisasi kearsipan dan pendanaan.
46.Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
47.Metadata adalah informasi tentang asal, struktur, karakteristik, dan sebagainya dari seperangkat data Lembaran Daerah Kabupaten Sikka Tahun 2018 Nomor 4 7

BAB II

MAKSUD DAN TUJUAN

Pasal 2

Peraturan Daerah ini dimaksudkan untuk memberikan kepastian hukum dalam penyelenggaraan kearsipan yang berkualitas, terintegritas, dan berkesinambungan sebagai bagian dari penyelenggaraan kearsipan di daerah.

Pasal 3

Penyelenggaraan Kearsipan bertujuan untuk:

a.mendorong terwujudnya pengelolaan arsip yang handal dalam rangka melindungi kepentingan negara dan masyarakat;
b.meningkatkan partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan kearsipan untuk kepentingan pembangunan dan pengembangan karakter;
c.menjamin keselamatan dan keamanan arsip; dan
d.meningkatkan kualitas layanan publik dalam bidang informasi kearsipan.

BAB III

RUANG LINGKUP

Pasal 4

Ruang lingkup Peraturan Daerah ini meliputi :

a.penyelenggaraan kearsipan;
b.penetapan kebijakan kearsipan;
c.pengelolaan arsip;
d.pembinaan kearsipan;
e.SKID dan JIKD;
f.sumber daya pendukung;
g.peran serta masyarakat;
h.larangan;
i.pengendalian dan pengawasan; dan
j.ketentuan pidana.

BAB IV

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

Pasal 5

(1)Penyelenggaraan kearsipan menjadi tanggung jawab Bupati dan dilaksanakan oleh Dinas secara komprehensif dan terpadu dalam SKD.
(2)Penyelenggaraan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
1. a.penetapan kebijakan; Lembaran Daerah Kabupaten Sikka Tahun 2018 Nomor 4 8
2. b.pembinaan kearsipan;
3. c.pengawasan kearsipan; dan
4. d.pengelolaan arsip.
(3)Penyelenggaraan kearsipan dalam SKD sebagaimana dimaksud pada ayat
(1)didukung sumber daya kearsipan meliputi :
1. a.sumber daya manusia;
2. b.prasarana dan sarana; dan
3. c.pendanaan.

Pasal 6

(1)SKD wajib diselenggarakan oleh pencipta arsip dan Dinas.
(2)Penyelenggaraan SKD sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab masing-masing pencipta arsip dan Dinas.
(3)Penyelenggaraan SKD sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus sinergi dengan SKN dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

BAB V

PENETAPAN KEBIJAKAN KEARSIPAN

Pasal 7

(1)Penetapan kebijakan kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (2) huruf a menjadi tanggung jawab Bupati.
(2)Kebijakan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi bidang :
1. a.pembinaan kearsipan;
2. b.pengawasan kearsipan;
3. c.pengelolaan arsip;
4. d.pembangunan SKD, pembangunan SIKD dan JIKD;
5. e.organisasi;
6. f.pengembangan sumber daya manusia;
7. g.prasarana dan sarana;
8. h.perlindungan dan penyelamatan arsip;
9. i.sosialisasi kearsipan;
10. j.kerjasama; dan
11. k.pendanaan.
(3)Kebijakan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) menjadi acuan bagi pencipta arsip dan Dinas. Lembaran Daerah Kabupaten Sikka Tahun 2018 Nomor 4 9

Pasal 8

Penetapan kebijakan dibidang pembinaan, pengawasan dan pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf a, huruf b, dan huruf c, untuk mengatur standar dan kendali mutu terhadap pengelolaan dan pembinaan kearsipan.

Pasal 9

Penetapan kebijakan dibidang pembangunan SKD, SIKD dan pembentukan JIKD di Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf d untuk menata penyelenggaraan kearsipan dalam kesatuan SKN.

Isi peraturan

Teks156PDFHirarki

Memuat teks peraturan…