DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (PERDA) Kabupaten Sleman No. 7 Tahun 2016

Nomor: 7
Tahun: 2016
Ditetapkan: 29 Juli 2016
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 105

Lembaga terkait

Ringkasan

Arsip sebagai produk dari penyelenggaraan administrasi Pemerintah Daerah merupakan salah satu media perekam memori kolektif yang akan menjadi sumber informasi, acuan, dan bahan pembelajaran masyarakat, bangsa, dan negara. Oleh karena itu Pemerintah Daerah, BUMD, pemerintah desa, lembaga pendidikan, organisasi politik, organisasikemasyarakatan, dan perseorangan harus senantiasa menjalin kerjasama yang baik agar penyelenggaraan kearsipan di Kabupaten Sleman dapat terwujud dengan baik

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan;
c.bahwa penyelenggaraan kearsipan merupakan kewenangan Pemerintah Daerah berdasarkan Pasal 12 ayat (2) huruf r Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah;
d.bahwa dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di Daerah memerlukan panduan dalam pelaksanaannya sehingga perlu disusun pedoman penyelenggaraan kearsipan;
e.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, huruf b, huruf c, dan huruf d perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan; Mengingat : 1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;

2.Undang-Undang Nomor 15 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah Kabupaten dalam Lingkungan Daerah Istimewa Yogyakarta (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 1950 Nomor 44);
3.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234);
4.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014, Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang- Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
5.Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1950 tentang Penetapan Mulai Berlakunya Undang-Undang 1950 Nomor 12, 13, 14 dan 15 Dari Hal Pembentukan Daerah- daerah Kabupaten di Jawa Timur/Tengah/Barat dan Daerah Istimewa Yogyakarta (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 1950 Nomor 59);
6.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5826);
7.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2012 tentang Materi Muatan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan; Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN SLEMAN dan BUPATI SLEMAN MEMUTUSKAN: Menetapkan: PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan:

1.Daerah adalah Kabupaten Sleman.
2.Pemerintah Daerah adalah Bupati sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom.
3.Bupati adalah Bupati Sleman.
4.Organisasi Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat OPD adalah organisasi perangkat daerah Pemerintah Kabupaten Sleman yang mempunyai tugas dan tanggung jawab di bidang kearsipan.
5.Kepala Organisasi Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat Kepala OPD adalah Kepala Organisasi Perangkat Daerah yang mempunyai tugas dan tanggung jawab di bidang kearsipan.
6.Lembaga Kearsipan Daerah adalah OPD yang bertugas dan bertanggung jawab di bidang kearsipan.
7.Pemerintah Desa adalah Kepala Desa dan Perangkat Desa sebagai unsur penyelenggara pemerintahan desa.
8.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
9.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, desa dan perorangan dalam melaksanakan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
10.Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
11.Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus.
12.Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya telah menurun.
13.Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
14.Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
15.Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
16.Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
17.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
18.Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis meliputi OPD, BUMD, dan Pemerintah Desa.
19.Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
20.Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
21.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
22.Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip.
23.Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
24.Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pengelolaan arsip, dan pembinaan kearsipan dalam suatu sistem kearsipan daerah yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
25.Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
26.Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efektif, efisien, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan daerah.
27.Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
28.Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
29.Preservasi arsip adalah upaya pelindungan arsip yang dilaksanakan dalam rangka menjamin keselamatan dan kelestarian fisik arsip maupun informasi arsip.
30.Sistem Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SKD adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan di Daerah.
31.Sistem Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SIKD adalah sistem informasi arsip secara daerah yang dikelola oleh Kantor Arsip Daerah yang menggunakan sarana Jaringan Informasi Kearsipan Daerah.
32.Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat JIKN adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.
33.Jaringan Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat JIKD adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara daerah yang dikelola oleh Kantor Arsip Daerah.
34.Daftar Pencarian Arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.
35.Daftar arsip adalah daftar berisi data dan identitas arsip yang diperlukan dalam penemuan dan penyusutan arsip.
36.Masyarakat adalah perseorangan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan organisasi profesi, badan usaha, dan lembaga pendidikan.
37.Badan Usaha Milik Negara yang selanjutnya di singkat BUMN, adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh Pemerintah melalui penyertaan secara langsung yang berasal dari kekayaan Pemerintah yang dipisahkan.
38.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya di singkat BUMD, adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh Pemerintah Daerah melalui penyertaan secara langsung yang berasal dari kekayaan Pemerintah Daerah yang dipisahkan.
39.Organisasi kearsipan adalah unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan.
40.Program arsip vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan pelindungan dan menyelamatkan arsip vital pencipta arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah.
41.Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
42.Autentikasi arsip adalah proses pemberian tanda dan/atau pernyataan tertulis atau tanda lainnya sesuai dengan perkembangan teknologi yang menunjukkan bahwa arsip yang diautentikasi adalah asli atau sesuai dengan aslinya.
43.Alih media arsip adalah transfer informasi dari rekaman yang berbasis kertas ke dalam media lain dengan tujuan efisiensi.

Pasal 2

Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berdasarkan asas:

a.kepastian hukum;
b.keautentikan dan keterpercayaan;
c.keutuhan;
d.asal usul;
e.aturan asli;
f.keamanan dan keselamatan;
g.keantisipatifan;
h.kepartisipatifan;
i.akuntabilitas;
j.kemanfaatan;
k.aksesibilitas; dan
l.kepentingan umum.

Pasal 3

Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan tujuan:

a.untuk menjamin ketersediaan arsip yang otentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
b.untuk mewujudkan pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan perundang-undangan;
c.untuk menciptakan penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif dan terpadu; dan
d.untuk menyelamatkan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

BAB II

PENGELOLAAN ARSIP

Pasal 4

(1)Penyelenggaraan kearsipan daerah dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan Daerah.
(2)Penyelenggaraan kearsipan pada OPD, BUMD, dan Pemerintah Desa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh unit kearsipan dan unit pengolah.
(3)Unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) yaitu:
1. a.sekretariat dan/atau subbagian tata usaha pada OPD; dan
2. b.unit pelaksana tugas dan fungsi ketatausahaan pada BUMD; dan
3. c.sekretariat pada Pemerintah Desa.
(4)Unit pengolah sebagaimana dimaksud pada ayat (2) yaitu:
1. a.bidang, seksi, dan/atau bagian pada OPD;
2. b.divisi dan/atau bagian pada BUMD; dan
3. c.bagian pada Pemerintah Desa.

Pasal 5

(1)Lembaga Kearsipan Daerah dalam menyelenggarakan kearsipan mempunyai tugas:
1. a.menyusun kebijakan kearsipan daerah;
2. b.menyusun program arsip vital;
3. c.mengelola arsip dinamis inaktif yang memiliki retensi sekurang- kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari OPD, BUMD, dan Pemerintah Desa;
4. d.melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap OPD, BUMD, Pemerintah Desa, dan masyarakat;
5. e.melaksanakan pengendalian dan pengawasan kearsipan;
6. f.melaksanakan pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna atau arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun sesuai JRA;
7. g.melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari OPD, BUMD, pemerintah desa, dan masyarakat; dan
8. h.melaksanakan pengembangan SDM kearsipan.
(2)Lembaga Kearsipan Daerah wajib:
1. a.menyusun JRA;
2. b.membuat DPA dan mengumumkan kepada masyarakat; dan
3. c.mengelola arsip vital Pemerintah Daerah berupa arsip aset tidak bergerak, arsip perizinan pemanfaatan ruang, arsip produk hukum yang bersifat pengaturan, arsip perjanjian kerjasama yang strategis baik dalam atau luar negeri, arsip hak paten, arsip berkas perkara pengadilan, dan arsip batas wilayah, dan arsip vital lain yang telah dilakukan identifikasi.
(3)Pejabat dan/atau pelaksana yang melanggar ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a, huruf b, dan huruf c dikenai sanksi administratif berupa teguran tertulis.
(4)Apabila selama 6 (enam) bulan tidak melakukan perbaikan, pejabat dan/ atau pelaksana sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dikenai sanksi administratif berupa penundaan kenaikan gaji berkala untuk paling lama 1 (satu) tahun.
(5)Apabila selama 6 (enam) bulan berikutnya tidak melakukan perbaikan, pejabat dan/atau pelaksana sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dikenai sanksi administratif berupa penundaan kenaikan pangkat untuk paling lama 1 (satu) tahun.

Pasal 6

(1)OPD, BUMD, dan Pemerintah Desa dalam menyelenggarakan kearsipan mempunyai tugas:
1. a.mengelola arsip dinamis aktif di lingkungannya;
2. b.mengelola arsip dinamis inaktif yang memiliki retensi kurang dari 10 (sepuluh) tahun di lingkungannya;
3. c.menyusun program arsip vital;
4. d.mengelola arsip vital;
5. e.melaksanakan pemusnahan arsip yang memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun sesuai JRA;
6. f.menyusun daftar arsip statis dan menyerahkan kepada Lembaga Kearsipan Daerah; dan
7. g.melaksanakan pembinaan dan pengembangan pengelolaan arsip di lingkungannya.
(2)Unit kearsipan pada OPD, BUMD, dan Pemerintah Desa dalam menyelenggarakan kearsipan memiliki tugas:
1. a.melaksanakan pengelolaan arsip inaktif;
2. b.mengolah arsip dan menyajikan arsip menjadi informasi untuk kepentingan penggunaan internal dan kepentingan publik;
3. c.melaksanakan pemusnahan arsip; dan
4. d.menyiapkan penyerahan arsip statis.
(3)Unit pengolah pada OPD, BUMD, dan Pemerintah Desa dalam menyelenggarakan kearsipan memiliki tugas:
1. a.pengelolaan arsip aktif;
2. b.pengelolaan arsip vital;
3. c.penyusunan daftar arsip inaktif; dan
4. d.melaksanakan pemindahan arsip dinamis inaktif ke unit kearsipan.
(4)Ketentuan lebih lanjut mengenai standar operasional dan prosedur penyelenggaraan kearsipan diatur dengan Peraturan Bupati.

Pasal 7

(1)Pengelolaan kearsipan daerah meliputi:
1. a.arsip dinamis; dan
2. b.arsip statis.
(2)Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a meliputi pengelolaan terhadap:
1. a.penciptaan;
2. b.penggunaan;
3. c.pemeliharaan; dan
4. d.penyusutan.
(3)pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip yang meliputi:
1. a.arsip vital;
2. b.arsip aktif; dan
3. c.arsip inaktif.
(4)Pengelolaan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b meliputi kegiatan:
1. a.akuisisi arsip statis;
2. b.pengolahan arsip statis;
3. c.preservasi arsip statis; dan
4. d.akses arsip statis.
(5)Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab Lembaga Kearsipan Daerah.

Pasal 8

(1)Penciptaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf a meliputi kegiatan:
1. a.pembuatan arsip; dan
2. b.penerimaan arsip.
(2)Pembuatan dan penerimaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, pengurusan surat, klasifikasi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pasal 9

(1)Penggunaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf b diperuntukkan bagi kepentingan pemerintahan dan masyarakat.
(2)Penggunaan arsip dinamis dilakukan untuk memenuhi kepentingan dalam kegiatan perencanaan, pengambilan keputusan, layanan kepentingan publik, pelindungan hak, atau penyelesaian sengketa.
(3)Penggunaan arsip dinamis dilaksanakan berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.

Pasal 10

(1)Pencipta arsip dapat menutup akses atas arsip dengan alasan apabila dibuka untuk umum, dapat:
1. a.menghambat proses penegakan hukum;
2. b.mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
3. c.membahayakan keamanan dan ketertiban;
4. d.mengungkapkan kekayaan alam yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya;
5. e.merugikan ketahanan ekonomi daerah;
6. f.merugikan kepentingan politik di daerah;
7. g.mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir maupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum;
8. h.mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
9. i.mengungkapkan memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.
(2)Pencipta arsip wajib menjaga kerahasiaan arsip tertutup sebagaimana dimaksud pada ayat (1).
(3)Pencipta arsip wajib menentukan prosedur atas akses arsip serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan pengguna arsip.

Isi peraturan

Teks105PDFHirarki

Memuat teks peraturan…