DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (PERDA) Kabupaten Sukabumi Nomor 9 Tahun 2014

Nomor: 9
Tahun: 2014
Ditetapkan: 25 Juli 2014
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 53

Lembaga terkait

Ringkasan

Peraturan ini mengatur tentang Penyelenggaraan Kearsipan yang meliputi Ketentuan Umum, Azas, Maksud, Tujuan Dan Ruang Lingkup, Penyelenggaraan Kearsipan, Sumberdaya Manusia Aparatur Kearsipan, Sarana Dan Prasarana, Pelayanan Jasa Kearsipan, Sistem Kearsipan Berbasis Teknologi Informasi, Peranserta Masyarakat Dan Kerjasama, Larangan, Pembinaan, Pengawasan Dan Pengendalian, Penyidikan, Ketentuan Pidana, Ketentuan Penutup;

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa dalam rangka mendukung terwujudnya tata kelola pemerintahan yang baik dan bersih, serta meningkatkan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan harus dilakukan dalam sistem penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif, terpadu dan berkesinambungan;
c.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a dan b, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan; Mengingat : 1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;

2.Undang-Undang Nomor 14 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-Daerah Kabupaten Dalam Lingkungan Provinsi Djawa Barat (Berita Negara Republik Indonesia tanggal 8 Agustus 1950) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1968 tentang Pembentukan Kabupaten Purwakarta dan Kabupaten Subang dengan mengubah Undang-Undang Nomor 14 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-Daerah Kabupaten Dalam lingkungan Provinsi Djawa Barat (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1968 Nomor 31, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2851);
3.Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1997 Nomor 18, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3674); 2
4.Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437) sebagaimana telah di ubah beberapa kali, terakhir dengan Undang- Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844);
5.Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151);
6.Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);
7.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
8.Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, TambahanLembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038);
9.Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234);
10.Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 6, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5494);
11.Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 tentang Pedoman Pembinaan dan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 165, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151);
12.Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 194, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3912); 3
13.Peraturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke Dalam Microfilm atau Dokumen Lainnya dan Legalisasi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 195, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3913);
14.Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4737);
15.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
16.Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 18 Tahun 2011 tentang Penyelenggaraan Kearsipan (Lembaran Daerah Provinsi Jawa Barat Tahun 2011 Nomor 18 Seri E, Tambahan Lembaran Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 110);
17.Peraturan Daerah Nomor 17 Tahun 2007 Tentang Urusan Pemerintahan Yang Menjadi Kewenangan Pemerintahan Daerah Kabupaten Sukabumi (Lembaran Daerah Kabupaten Sukabumi Tahun 2000 Nomor 21 Seri D);
18.Peraturan Daerah Nomor 25 Tahun 2012 tentang Organisasi Perangkat Daerah Pemerintah Kabupaten Sukabumi (Lembaran Daerah kabupaten Sukabumi Tahun 2012 Nomor 25, Tambahan lembaran Daerah Kabupaten Sukabumi Nomor 21); Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN SUKABUMI dan BUPATI SUKABUMI MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN 4

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan :

1.Daerah adalah Kabupaten Sukabumi.
2.Pemerintah Daerah adalah Bupati dan Perangkat daerah sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah.
3.Bupati adalah Bupati Sukabumi.
4.Organisasi Perangkat Daerah adalah Organisasi Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Kabupaten Sukabumi yang terdiri dari Sekretariat Daerah, Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, Dinas Daerah, Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Satuan Polisi Pamong Praja, Rumah Sakit Daerah dan Lembaga lain.
5.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi komunikasi dan informatika yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
6.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
7.Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu system kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
8.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
9.Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
10.Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
11.Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
12.Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan, yang telah diverifikasi secara langsung atau tidak langsung oleh OPD yang membidangi Kearsipan.
13.Arsip Terjaga adalah arsip Negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan Negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
14.Arsip Umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
15.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai tugas pokok, fungsi dan tanggungjawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
16.Akses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bentuk unuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. 5
17.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan tugas pokok, fungsi, dan tanggungjawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
18.Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi paling sedikit jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan, yang dipergunakan sebagai pedoman dalam penyusutan dan penyelamatan arsip.
19.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip kepada OPD yang membidangi Kearsipan.
20.Pengelolaan Arsip Dinamis adalah peroses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif dan sistematis, meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip.
21.Pengelolaan Arsip Statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efektif, efisien dan sistematis, meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
22.Akuisisi Arsip Statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada OPD yang membidangi Kearsipan, yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada OPD yang membidangi Kearsipan.
23.Daftar Pencarian Arsip yang selanjutnya disungkat DPA adalah daftar yang berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung, dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.
24.Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas pokok, fungsi dan tanggungjawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
25.Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas pokok, fungsi dan tanggungjawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
26.Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan dengan tujuan memperoleh keuntungan atau laba yang berbentuk badan hukum yang didirikan dan/atau berkedudukan dalam Wilayah Negara Kesatuan
27.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disebut BUMD adalah Badan Usaha Milik Daerah Kabupaten Sukabumi.
28.Badan Usaha Milik Desa yang selanjutnya disebut BUMDes adalah Badan Usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki desa melalui penyertaan secara langsung yang berasal dari kekayaan Desa yang dipisahkan. 6

BAB II

AZAS, MAKSUD, TUJUAN DAN RUANG LINGKUP

Pasal 2

Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan berazaskan:

a.kepastian hukum;
b.keautentikan dan kepercayaan;
c.keutuhan;
d.asal usul (principle of provenance);
e.aturan asli (principle of original order);
f.keamanan dan keselamatan;
g.profesional;
h.responsive;
i.antisipatif;
j.partisipatif;
k.akuntabilitas;
l.kemanfaatan;
m.aksesibilitas;
n.kepentingan umum; dan
o.kearifan lokal.

Pasal 3

Pengaturan penyelenggaraan kearsipan dimaksudkan untuk memberikan kepastian hukum dalam penyajian informasi penyelenggaraan Pemerintahan Daerah, perumusan kebijakan dan pengambilan keputusan.

Pasal 4

Penyelenggaraan Kearsipan bertujuan untuk :

a.menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpecaya sebagai alat bukti yang sah;
b.menjamin terwujudnya pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang andal, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;
c.menjamin pelindungan kepentingan Daerah dan hak-hak keperdataan masyarakat serta masyarakat adat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
d.menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara;
e.menjamin keselamatan aset Daerah; dan
f.meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Pasal 5

Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan meliputi:

a.penetapan kebijakan kearsipan di Daerah;
b.pembinaan kearsipan; 7
c.penyelenggaraan arsip dinamis;
d.penilaian atau persetujuan jadwal retensi arsip dan pemusnahan arsip;
e.penyelamatan, pelestarian, pemanfaatan dan pengamanan arsip statis; dan
f.supervisi kearsipan.

Pasal 6

Pemerintah Daerah berwenang untuk :

a.menetapkan kebijakan, norma, standar dan pedoman penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Pemerintah Daerah berdasarkan kebijakan kearsipan nasional, meliputi:
1. 1.pengelolaan arsip dinamis;
2. 2.pengelolaan arsip statis;
3. 3.pengelolaan sistem kearsipan;
4. 4.pengelolaan jaringan kearsipan;
5. 5.pengembangan sumberdaya manusia kearsipan;
6. 6.pengembangan organisasi kearsipan; dan
7. 7.penggunaan sarana dan prasarana kearsipan
b.pembinaan kearsipan terhadap OPD, BUMD dan Desa;
c.penyelamatan, pelestarian dan pengamanan, meliputi:
1. 1.pemberian persetujuan jadwal retensi terhadap arsip yang telah memiliki pedoman retensi;
2. 2.pemberian persetujuan pemusnahan arsip terhadap arsip yang telah memiliki pedoman retensi; dan
3. 3.pengelolaan arsip statis OPD, BUMD, BUMDes serta swasta dan perorangan berskala kabupaten
d.pengawasan/supervisi terhadap penyelenggaraan kearsipan OPD.

BAB III

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

Pasal 7

Pemerintah Daerah menetapkan kebijakan penyelenggaraan kearsipan, meliputi:

a.pedoman penyelenggaraan arsip dinamis;
b.pedoman penyelenggaraan arsip statis;
c.kearsipan berbasis teknologi komunikasi dan informatika;
d.sumber daya manusia aparatur kearsipan;
e.pengembangan lembaga kearsipan Daerah;
f.pengembangan kerjasama dengan pemerintah daerah lain, lembaga dalam dan luar negeri, swasta dan perorangan;
g.penggunaan sarana dan prasarana kearsipan; dan
h.pembinaan kearsipan terhadap OPD dan Desa. 8

Pasal 8

(1)Pemerintah Daerah melaksanakan pengelolaan arsip dinamis untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah dan autentik berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan sebagai berikut:
1. a.andal;
2. b.sistematis;
3. c.utuh;
4. d.menyeluruh; dan
5. e.sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.
(2)Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
1. a.penciptaan arsip;
2. b.penggunaan dan pemeliharaan arsip; dan
3. c.penyusutan arsip
(3)Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien, Pemerintah Daerah membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, Jadwal Retensi Arsip serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
(4)Pejabat atau orang yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1), wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip yang dikelolanya.
(5)Pihak ketiga yang menerima pekerjaan dari Pemerintah Daerah, BUMD dan BUMDes berdasarkan perjanjian kerjasama, wajib menyerahkan arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan anggaran Daerah dan/atau anggaran perusahaan kepada pemberi kerja, setelah mempertangungjawabkan kegiatanya kepada pemerintah Daerah, BUMD dan BUMDes.
(6)Pejabat dan/atau Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Pemerintah Daerah yang melakukan pelanggaran terhadap ketentuan ayat (4) dikenakan sanksi administratif.
(7)Sanksi administratif sebagaimana dimaksud pada ayat (6), berupa :
1. a.peringatan lisan;
2. b.peringatan tertulis;
3. c.penundaan kenaikan pangkat;
4. d.penurunan pangkat;
5. e.mutasi jabatan;
6. f.pembebasan tugas dan jabatan dalam waktu tertentu;
7. g.pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri; dan/atau
8. h.pemberhentian tidak dengan hormat. 9
(8)Mekanisme pemanggilan, pemeriksaan dan penjatuhan sanksi administrasi sebagaimana dimaksud pada ayat (7) dilakukan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pasal 9

(1)Penciptaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (2) huruf a dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas organisasi.
(2)Penciptaan arsip harus memenuhi komponen struktur, isi dan konteks arsip.
(3)Untuk memenuhi ketentuan penciptaan arsip sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1) dan (2), pencipta arsip mengatur dan mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip secara akurat.

Pasal 10

(1)Penggunaan dan pemeliharaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (2) huruf b, dilakukan oleh pencipta arsip.
(2)Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak, sesuai ketentuan peraturan perundang- undangan.
(3)Pencipta arsip pada OPD, BUMD dan Desa membuat daftar arsip aktif dan daftar arsip inaktif.
(4)Pencipta arsip pada OPD, BUMD dan Desa membuat daftar arsip dinamis berdasarkan 2 (dua) katagori, yaitu arsip terjaga dan arsip umum.
(5)Pencipta arsip pada OPD, BUMD dan Desa , membuat daftar arsip dinamis kategori arsip terjaga berkaitan dengan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, dengan ketentuan kontrak karya, dan masalah-masalah pemerintahan strategis, wajib dilakukan pemberkasan dan pelaporan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia, paling lama 1 (satu) tahun sejak pelaksanaan kegiatan melalui OPD yang membidangi kearsipan.
(6)Pencipta arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (5) wajib menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip dinamis.
(7)Pencipta arsip wajib menentukan prosedur berdasarkan standar pelayanan minimal serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan pengguna arsip, sesuai ketentuan perundang-undangan. 10
(8)Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara penyusunan daftar arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dan ayat (4), diatur dengan Peraturan Bupati.
(9)Pejabat yang melakukan pelanggaran terhadap ketentuan ayat (2), ayat (5) dan ayat (7) dikenakan sanksi administratif.
(10)Sanksi administratif sebagaimana dimaksud pada ayat (9), berupa :
1. a.peringatan lisan;
2. b.peringatan tertulis;
3. c.penundaan kenaikan pangkat;
4. d.penurunan pangkat;
5. e.mutasi jabatan;
6. f.pembebasan tugas dan jabatan dalam waktu tertentu;
7. g.pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri; dan/atau
8. h.pemberhentian tidak dengan hormat.
(11)Mekanisme pemanggilan, pemeriksaan dan penjatuhan sanksi administrasi sebagaimana dimaksud pada ayat (10) dilakukan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Isi peraturan

Teks53PDFHirarki

Memuat teks peraturan…