DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (PERDA) Kabupaten Tana Toraja Nomor 1 Tahun 2023

Nomor: 1
Tahun: 2023
Ditetapkan: 6 Januari 2023
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 125

Lembaga terkait

Ringkasan

BAB I : KETENTUAN UMUM BAB II : RUANG LINGKUP BAB III : PENYELENGGARAAN KEARSIPAN BAB IV : PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS BAB V : PENGELOLAAN ARSIP STATIS BAB VI : AUTENTIKASI BAB VII : LAYANAN KEARSIPAN BAB VIII : PENGENDALIAN DAN PENGAWASAN BAB IX : ORGANISASI PROFESI DAN PERAN SERTA MASYARAKAT BAB X : LARANGAN BAB XI : SANKSI ADMINISTRATIF BAB XII : KETENTUAN PEI{YIDIKAN BAB XIII : KETENTUAN PIDANA BAB XIV : KETENTUAN PENUTUP

Isi peraturan

Menimbang

a.bahwa pengelolaan kearsipan dilaksanakan untuk kepentingan penyelamatan catatan sejarah daerah yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari catatan sejarah nasiond lndonesia;
b.bahwa dalam rangka memberikan jaminan terwujudnya pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang andal serta sebagai upaya untuk menyelamatkan bahan bukti kinerja pemerintahan di Kabupaten Tana Toraja yang pada akhirnya akan sangat bermanfaat bagi perlindungan hak- hak keperdataan maupun untuk menyelesaikan berbagai permasalahan;
c.bahwa dalam rangka melaksanakan amanat Undang- Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, serta pelaksanaan kewenangan daerah dalam penyelenggarazrn kearsipan sebagaimana diatur dalam ketentuan Pasal

Mengingat

Pasal 12 ayat (2) huruf (r) Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah;

d.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, huruf b dan huruf c, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan;

1.Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;
2.Undang-Undang Nomor 29 Tahun 1959 tentang Pembentukan Daerah-daerah Tingkat II di Sulawesi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1959 Nomor 74, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1822);
3.Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2O08 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2O08 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4843) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 11 z- 4 5 6 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 251, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5952); Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 20O8 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846); Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2OO9 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); Undang-Undang Nomor 12 Tahun 20ll tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (l,embaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan kmbaran Negara Republik Indonesia Nomor 52341 sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengal Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2022 terrtang Perubahan Kedua Atas Undang- Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peratui^n Perundang-Undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2022 Nornor 143' Tambahart Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6801); Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2Ol4 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik lndonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tanr,bahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang- Indonesia Nomor 6757); Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2Ol2 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan kmbaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (Lembaran Negara Republik lndonesia Tahun 2018 Nomor 182, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); Peraturan Daerah Provinsi Sulawesi Selatan Nomor 3 Tahun 2010 tentang Penye'lenggaraan Kearsipan Daerah Provinsi (Lembaran Daerah Provinsi Sulawesi Selatan Tahun 2010 Nomor 3 Tambahan Lembaran Daerah Provinsi Sulawesi Selatan Nomor 252); 7 8 9 10. 4-
12.Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
13.Arsip terj aga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dij aga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
14.Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
15.Digitalisasi arsip adalah proses alih media dari bentuk tercetak, audio, maupun video menj adi bentuk digital dilakukan untuk membuat arsip dokumen bentuk digitaf, untuk fungsi fotokopi, dan untuk membuat koleksi perpustakaan digital.
16.Arsiparis adalah seseorzrng yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
17.Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemu€rn dan pemanfaatan arsip.
18.Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaal kearsipan.
19.Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tana Toraja yang selanjutnya disebut Dinas adalah perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipar .
20.Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguman tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi.
21.Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan dengan tujuan memperoleh keuntungan atau laba yang berbentuk badan hukum yang didirikan dan/atau berkedudukan dalam wilayah Negara Kesatual
22.Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
23.Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. 24.lJrrrt kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipal.
25.Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yalg dipergunakan sebagai pedoman penJrusutan dan penyelamatan arsip.
26.Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaltif dari unit pengolah ke unit kearsipan' pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
27.Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijalan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. 3
11.Peraturan Daerah Kabupaten Tana Toraja Nomor 10 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah (Lembaran Daerah Kabupaten Tana Toraja Tahun 2016 Nomor 10, Tambahan kmbaran daerah Kabupaten Tana Toraja Nomor 19) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Daerah Kabupaten Nomor 4 Tahun 2022 tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Nomor 10 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah (Lembaran Daerah Kabupaten Tana Toraja Tahun 2022 Nomor O4); Dengaa Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN TANA TORAJA dan BUPATI TANA TORAJA MEMUTUSKAN: Menetapkan PERATURAN KEARSIPAN. DAERAH TENTANG PEI.IYELENGGARAAN

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan :

l.Daerah adalah Kabupaten Tana Toraja' 2. pemerintah Daerah adalah Bupati sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom'
1. 3.Bupati adalah Bupati Tana Toraja'
2. 4.Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disingkat DPRD adalah lembaga perwakilan ralryat daerah yang berkedudukan sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah' s. 'e.ranguT-Daerah yang selanjutnya disingkat pD adalah unsur pembantu Bupatf dan DPRD diam pinyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah. O. Xearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip' T.Arsip"d"l,hrekamankegiatanatauperistiwadalamberbagaibentukdan mediasesuaidenganper-kembanganteknologiinformasidan-komunikasi y"t ! alU""t dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah' i"-6"g, pendidikan, perusahaan, organisasi- - politik' .organisasi kemaslarakatan, dan pirseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara'
3. 8.Arsip dinamis adafah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatanpenciptaarsipdandisimpanselamajangkawa}rtutertentu.
g.arJip vitai adiah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui' dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang'
1. 10.Arsip aklif adatatr irsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
2. 11.Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurLln. -4
3. 12.Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifrkasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
4. 13.Arsip terj aga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungal hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
5. 14.Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
6. 15.Digitalisasi arsip adalah proses alih media dari bentuk tercetak, audio, maupun video menjadi bentuk digital dilakukan untuk membuat arsip dokumen bentuk digital, untuk fungsi fotokopi, dan untuk membuat koleksi perpustakaan digital.
7. 16.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/ atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
8. 17.Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenalgan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
9. 18.Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaal kearsipan.
10. 19.Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tana Toraja yang selanjutnya disebut Dinas adalah perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan .
11. 20.Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguman tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi.
12. 21.Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan dengan tujuan memperoleh keuntungan atau laba yang berbentuk badan hukum yang didirikan dan/ atau berkedudukan dalam wilayah Negara Kesatuan
13. 22.Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelalsanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
14. 23.Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. 24.Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas darr tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
15. 25.Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kuralgrrya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
16. 26.Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. 2T.Penyelenggaraan kearsipan adalah keselun-rhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip da,lam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarzrna dan sarana, serta sumber daya lainnya. -5
17. 28.Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta pen1rusutan arsip.
18. 29.Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisiin, efektii dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dal pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
19. 30.Akuisi;i arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. 3l.Sistem Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SKD adalah suatu sistem yang -membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur Li, yr]lg saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara daerah.
20. 32.Sistem Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SIKD adalahsisteminformasiarsipsecaradaerahyangdikelolaolehlembaga kearsipan Yang menggunakan sara
21. 33.Daftar Pencarian Arsip yang selanj arsip yang memiliki nilai guna secara langsung mauPun tidak I oleh lembiga kearsipan serta diumumkan kepada publik'

Pasal 2

Peraturan Daerah ini dimaksudkan untuk memberikan kepastian hukum dalam penyelenggaraan kearsipan di Daerah'

Pasal 3

Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk :

a.menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh penyelenggaraan pemerintahan daerah, pemerintahan desa' BUMD' sekolah, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan;
b.menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
c.menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal, akuntabel dan pemanfaatan arsip sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;
d.menjamin perlindungan kepentingan negara, daerah dan hak-hak keperdataanrakyatmelaluipengelolaandanpemanfaatanarsipyang autentik dan terPercaYa;
e.mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan daerah sebagai suatu sistem komprehensif dan terPadu;
f.menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungiawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara; g.menjaminkeselamatanasetdaerahdalambidangekonomi'sosial'politik' budaya,pertahanan,sertakeamanansebagaiidentitasjatidiribangsa;dan
h.meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya'

Pasal 4

Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berasaskan :

a.kepastian hukum;
b.keautentikan dan keterpercayaan;
c.keutuhan;
d.asal usul;
e.aturan asli;
f.keamanan dan keselamatan;
g.keprofesionalan;
h.keresponsifan;
i.keantisipatifan;
j.kepartisipatifan;
k.akuntabilitas;
l.kemanfaatan;
m.aksesbilitas; dan
n.kepentingan umum.

BAB II

RUANG LINGKUP

Pasal 5

Ruang linglrup Peraturan Daerah ini meliputi :

a.penyelenggaraan kearsipan;
b.pengelolaan arsip dinamis;
c.pengelolaan arsip statis;
d.autentikasi;
e.layanan kearsipan;
f.pengendalian dan pengawasan;
g.organisasi profesi dan peran serta masyarakat;
h.larangan; dan
i.sanksi administratif.

BAB III

PEI{YELENGGARAAN KEARSIPAN

Pasal 6

(1)Penyelenggaraan kearsipan daerah merupakan tanggung jawab Pemerintahan Daerah dan dilaksanakal oleh Dinas.
(2)Penyelenggaraan kearsipan daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi pemerintahan daerah, pemerintahan Lembang, BUMD, perusahaan, lembaga pendidikan, organisasi politik, organisasi kem asyarakatan dan perorangan.
(3)Tanggung jawab penyelenggaraan kearsipan daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi kegiatan :
1. a.penetapan kebijakan;
2. b.pembinaan kearsipan; dan
3. c.pengelolaan arsip. 7

Pasal 7

Penetapan kebijakan kearsipan daerah sebagaimana dimaksud dalam pasal 6 ayat (3) huruf a meliputi bidang :

a.pembinaan;
b.pengelolaan arsip;
c.pembangunan SIKD berbasis teknologi informasi dal komunikasi;
d.organisasi kearsipan;
e.pengembangan sumber daya manusia;
f.prasarana dan sarana;
g.perlindungan dan penyelamatan arsip;
h.sosialisasi kearsipan;
i.kerjasama; dan
j.pendanaan.

Pasal 8

(l) Pemerintah DaeraI melalsanakan pembinaan kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (3) hurufb kepada pencipta arsip. (21 Pembinaan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh Dinas.

(3)Pembinaar kearsipan meliputi :
1. a.koordinasi penyele nggaraan kearsipan;
2. b.penyusunan pedoman kearsipan;
3. c.sosialisasi kearsipan;
4. d.pemberian bimbingan, supervisi dan konsultasi pelaksanaan kearsipan;
5. e.pendidikan dan pelatihan kearsipan;
6. f.digitalisasi kearsipan; dan
7. g.perencanaan, pemantauan dan evaluasi. (a) Unit kearsipan bertanggung jawab melakukan pembinaan internal dalam pengelolaan arsip di lingkungan pencipta arsip.
(5)Dafam rangka perlindungan kepentingan negara, daerah dan hak-hak keperdataal masyarakat, Dinas dapat bekerja sama dengan instansi terkait dalam melakukan pembinaan kearsipal terhadap lembaga swasta dan masyarakat yang melaksanakan kepentingan publik.

Pasal 9

(1)Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (3) huruf c dilakukan terhadap arsip dinamis dan arsip statis.
(2)Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab pencipta arsip.
(3)Pengelolaar arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab Dinas.

Isi peraturan

Teks125PDFHirarki

Memuat teks peraturan…