1.Daerah adalah Kabupaten Tolitoli.
2.Pemerintah Daerah adalah Bupati dan perangkat daerah sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom.
3.Kepala Daerah adalah Bupati Tolitoli yang selanjutnya disebut Bupati. 3
4.Organisasi Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat OPD adalah unsur pembantu Bupati dalam penyelenggaraan Pemerintahan Daerah yang terdiri dari Sekretariat Daerah, Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, Dinas Daerah, Badan dan Kecamatan.
5.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah Badan Usaha Milik Daerah Kabupaten Tolitoli.
6.Dinas Perpustakaan dan Arsip adalah Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Tolitoli yang memiliki tugas pokok melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan dibidang pengelolaan Arsip dinamis, inaktif, arsip statis dan pembinaan kearsipan.
7.Kearsipan adalah hal-hal yang berkaitan dengan arsip.
8.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
9.Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
10.Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsipdan disimpan selama dalam jangka waktu tertentu.
11.Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
12.Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
13.Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
14.Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip kerena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip.
15.Arsip terjaga adalah arsip Negara/Daerah yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa, Negara dan daerah yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya.
16.Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
17.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai tugas pokok, fungsi dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
18.Lembaga Kearsipan Daerah adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas dan tanggungjawab dibidang .
19.Organisasi Kearsipan adalah lembaga Kearsipan Daerah, unit kearsipan dan unit pengolah pada pencipta Arsip.
20.Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan tugas pokok, fungsi dan tanggung jawab dibidang pengelolaan arsip dinamis.
21.Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempuyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip dilingkungannya.
22.Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
23.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 4
24.Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis kepada Lembaga Kearsipan Daerah (Dinas Perpustakaan dan Arsip).
25.Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif dan sistematis, meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip.
26.Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif dan sistematis, meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemamfaatan, pendayagunaan dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan Nasional.
27.Akuisisi Arsip Statis adalah proses penambahasan khasanah arsip statis pada Dinas/Badan, yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada Dinas Perpustakaan dan Arsip (Arsip-Daerah).
28.Daftar Arsip adalah daftar yang berisi tentang uraian arsip aktif dan/atau arsip inaktif yang berisi materi setiap unit pengelompokan, pemilik, jenis koleksi/khasanah, keadaan dan volume, sebagai sarana penemuan informasi arsip dan penyusutan arsip.
29.Daftar Pencarian Arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar yang berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung, dicari oleh Dinas/Badan serta diumumkan kepada publik.
30.Preservasi Arsip adalah proses dan kerja dalam rangka perlindungan fisik arsip terhadap kerusakan atau unsur perusak.
31.Sistem Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SKD adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu interaksi antar pelaku serta unsurlain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan.