DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (PERDA) Kota Depok Nomor 1 Tahun 2021

Nomor: 1
Tahun: 2021
Ditetapkan: 25 Januari 2021
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 120

Lembaga terkait

Pemerintah Kota Depok

regulasi_utama

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh dan terpercaya, menjamin perlindungan kepentingan Pemerintah Daerah dan hak-hak keperdataan masyarakat, serta mendinamiskan sistem Kearsipan, perlu adanya penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan sebagaimana diatur dalam peraturan perundang- undangan;
c.bahwa untuk memberikan arah, landasan dan kepastian hukum kepada semua pihak yang terlibat dalam urusan pemerintahan di bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan Pasal 12 ayat (2) huruf r Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah, perlu pengaturan tentang penyelenggaraan kearsipan; 2
d.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, huruf b, dan huruf c, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan; Mengingat : 1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;

2.Undang-Undang Nomor 15 Tahun 1999 tentang Pembentukan Kotamadya Daerah Tingkat II Depok dan Kotamadya Daerah Tingkat II Cilegon (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 49, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3828);
3.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
4.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 224, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Undang- Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
5.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
6.Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 182); 3 Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KOTA DEPOK dan WALI KOTA DEPOK MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan :

1.Daerah Kota adalah Kota Depok.
2.Pemerintah Daerah Kota Depok yang selanjutnya disebut Pemerintah Daerah Kota adalah Wali Kota sebagai Unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan Pemerintahan yang menjadi Kewenangan Daerah Otonom.
3.Wali Kota adalah Wali Kota Depok.
4.Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat PD adalah unsur pembantu Kepala Daerah dan DPRD dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah.
5.Arsip Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga Kearsipan berbentuk lembaga pemerintah non kementerian yang melaksanakan tugas negara dibidang Kearsipan.
6.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh Daerah.
7.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. 4
8.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
9.Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
10.Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
11.Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus.
12.Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
13.Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh Pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan/atau lembaga Kearsipan.
14.Arsip Terjaga adalah Arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
15.Arsip Negara adalah arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara/ pemerintah daerah kota dan kegiatan yang menggunakan sumber dana negara APBN/ APBD.
16.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang Kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan Kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan Kearsipan.
17.Pengelola Arsip adalah seseorang yang mempunyai tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan Kearsipan. 5
18.Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip.
19.Lembaga Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat LKD adalah Perangkat Daerah yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang Pengelolaan Arsip Statis dan pembinaan Kearsipan.
20.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip Dinamis.
21.Unit Pengolah adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya.
22.Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan Kearsipan.
23.Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
24.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip.
25.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan Arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan Arsip Statis kepada lembaga Kearsipan.
26.Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan Kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem Kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. 6
27.Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian Arsip Dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta Penyusutan Arsip.
28.Pengelolaan Arsip Statis adalah proses pengendalian Arsip Statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem Kearsipan nasional.
29.Akuisisi Arsip Statis adalah proses penambahan khasanah Arsip Statis pada lembaga Kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan Arsip Statis dan hak pengelolaannya dari Pencipta Arsip kepada lembaga Kearsipan.
30.Sistem Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SKN adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyeleggaraan Kearsipan secara nasional.
31.Sistem Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SIKN adalah sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana jaringan informasi Kearsipan nasional.
32.Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat JIKN adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI.
33.Sistem Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SKD adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam Penyelenggaraan Kearsipan di daerah.
34.Sistem Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SIKD adalah sistem informasi arsip daerah yang dikelola oleh Pemerintah Kota Depok yang menggunakan sarana jaringan informasi Kearsipan daerah. 7
35.Jaringan Informasi Kearsipan Daerah yang disingkat JIKD adalah Sistem Jaringan Informasi dan Sarana Pelayanan Arsip dilingkungan Pemerintah Kota Depok yang dikelola oleh LKD.
36.Organisasi Kearsipan adalah Unit Kearsipan dan lembaga Kearsipan yang melaksanakan kegiatan Penyelenggaraan Kearsipan.
37.Pemeliharaan Arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya.
38.Penggunaan Arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan Arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
39.Program Arsip Vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan perlindungan dan menyelamatkan Arsip Vital Pencipta Arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah.
40.Sumber Daya Kearsipan adalah dukungan terhadap Sistem Kearsipan Nasional berupa sumber daya manusia, prasarana dan sarana, Organisasi Kearsipan dan pendanaan.
41.Arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan (dibuat atau diterima dan disimpan) dalam format elektronik.
42.Pusat Data adalah sebuah ruangan yang dirancang sedemikian rupa untuk menempatkan server komputer dan perangkat jaringan komputer yang terhubung ke jaringan internet.
43.Autentikasi/Legalisasi adalah proses pemberian tanda/pengesahan dan pernyataan tertulis atau tanda lainnya sesuai dengan perkembangan teknologi yang menunjukan bahwa arsip yang diautentikasi/legalisasi merupakan asli atau sesuai dengan aslinya.
44.Preservasi Arsip adalah upaya penyelamatan arsip yang dilaksanakan dalam rangka menjamin keselamatan dan kelestarian Arsip Statis. 8

Pasal 2

Penyelenggaraan Kearsipan dilaksanakan dengan berasaskan:

a.kepastian hukum;
b.keautentikan dan keterpercayaan;
c.keutuhan;
d.asal-usul (principle of provenance);
e.aturan asli (principle of original order);
f.keamanan dan keselamatan;
g.profesional;
h.responsif;
i.antisipatif;
j.partisipatif;
k.akuntabilitas;
l.kemanfaatan;
m.aksesibilitas; dan
n.kepentingan umum.

Pasal 3

Ruang lingkup Peraturan Daerah ini meliputi:

a.penetapan kebijakan Kearsipan daerah;
b.Sumber Daya Kearsipan;
c.pengelolaan Arsip;
d.sistem Kearsipan berbasis TIK;
e.pelindungan, penyelamatan dan pengendalian Arsip;
f.organisasi profesi dan peran serta masyarakat;
g.kerja sama Kearsipan;
h.pembinaan dan pengawasan Kearsipan; dan
i.larangan. 9

BAB II

PENETAPAN KEBIJAKAN KEARSIPAN DAERAH

Pasal 4

(1)Penetapan kebijakan Kearsipan daerah menjadi tanggung jawab Pemerintah Daerah Kota.
(2)Kebijakan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi bidang:
1. a.pembinaan Kearsipan;
2. b.pengelolaan Arsip;
3. c.SKD;
4. d.Organisasi Kearsipan;
5. e.sumber daya manusia Kearsipan;
6. f.prasarana dan sarana Kearsipan;
7. g.perlindungan dan penyelamatan Arsip;
8. h.sosialisasi Kearsipan;
9. i.kerja sama; dan
10. j.pendanaan.

BAB III

SUMBER DAYA KEARSIPAN

Pasal 5

Organisasi Kearsipan terdiri atas:

a.Unit Kearsipan; dan
b.LKD.

Pasal 6

(1)Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a wajib dibentuk oleh:
1. a.Pemerintah Daerah Kota di setiap PD; dan
2. b.BUMD. 10
(2)Unit Kearsipan memiliki fungsi:
1. a.pengelolaan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah di lingkungannya;
2. b.pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi;
3. c.pemusnahan arsip di lingkungannya;
4. d.penyerahan Arsip Statis oleh pimpinan Pencipta Arsip kepada LKD; dan
5. e.pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungannya.
(3)Unit Kearsipan memiliki tugas:
1. a.melaksanakan pengelolaan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah di lingkungannya;
2. b.mengolah arsip dan menyajikan arsip menjadi informasi dalam kerangka SKN dan SIKN;
3. c.melaksanakan pemusnahan arsip di lingkungannya;
4. d.mempersiapkan penyerahan Arsip Statis oleh pimpinan Pencipta Arsip kepada LKD; dan
5. e.melaksanakan pembinaan dan evaluasi untuk Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungannya.
(4)Dalam rangka melaksanakan fungsi dan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan ayat (3) Unit Kearsipan menyiapkan rancangan kebijakan Kearsipan untuk ditetapkan oleh pimpinan Pencipta Arsip.

Pasal 7

(1)Unit Kearsipan yang dibentuk oleh Pemerintah Daerah Kota berada di lingkungan:
1. a.sekretariat Perangkat Daerah;
2. b.sekretariat penyelenggara pemerintahan daerah kota.
(2)Unit Kearsipan Pemerintah Daerah Kota dibentuk secara berjenjang yang terdiri atas:
1. a.Unit Kearsipan I sebagai Unit Kearsipan pemerintahan daerah kota yang dilaksanakan oleh LKD; 11
2. b.Unit Kearsipan II berada di lingkungan sekretariat PD dan sekretariat penyelenggara pemerintahan daerah kota; dan
3. c.Unit Kearsipan pada jenjang berikutnya dibentuk sesuai dengan kebutuhan.
(3)Ketentuan mengenai tugas dan tanggung jawab Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) secara berjenjang diatur dengan Peraturan Wali Kota.

Pasal 8

(1)Pemerintah Daerah Kota wajib membentuk LKD yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang Kearsipan.
(2)LKD wajib melaksanakan Pengelolaan Arsip Statis yang berskala kota yang diterima dari PD dan penyelenggara pemerintahan daerah kota, kelurahan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan.
(3)LKD mempunyai tugas melaksanakan:
1. a.pengelolaan Arsip Inaktif yang memiliki retensi paling sedikit 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari PD kota dan penyelenggara pemerintahan daerah kota; dan
2. b.pembinaan Kearsipan terhadap Pencipta Arsip di lingkungan daerah kota.
(4)LKD wajib menggiatkan sosialisasi Kearsipan untuk mewujudkan masyarakat sadar Arsip.
(5)LKD dapat mengadakan kerja sama dengan Pencipta Arsip terkait dengan Penyelenggaraan Kearsipan dan diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

Pasal 9

Pembentukan LKD sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat

(1)dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan. 12

Pasal 10

(1)Pejabat struktural di bidang Kearsipan mempunyai kedudukan sebagai tenaga manajerial yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan manajemen Kearsipan.
(2)Pejabat struktural di bidang Kearsipan mempunyai tanggung jawab melakukan perencanaan, penyusunan program, pengaturan, pengendalian pelaksanaan kegiatan Kearsipan, monitoring dan evaluasi serta pengelolaan Sumber Daya Kearsipan.
(3)Arsiparis terdiri atas:
1. a.Arsiparis pegawai negeri sipil merupakan pegawai negeri sipil yang memiliki kompetensi dibidang Kearsipan yang diangkat dan ditugaskan secara penuh dalam jabatan fungsional arsiparis sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan
2. b.Arsiparis non pegawai negeri sipil merupakan pegawai non pegawai negeri sipil yang memiliki kompetensi di bidang Kearsipan yang diangkat dan ditugaskan secara penuh untuk melaksanakan kegiatan Kearsipan di lingkungan BUMD sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(4)Fungsional umum di bidang Kearsipan merupakan seseorang yang memiliki tugas pokok dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan Kearsipan.
(5)Pemerintah Daerah Kota wajib mencukupi kebutuhan Arsiparis di Unit Kearsipan dan unit pecipta. 13

Isi peraturan

Teks120PDFHirarki

Memuat teks peraturan…

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh dan terpercaya, menjamin perlindungan kepentingan Pemerintah Daerah dan hak-hak keperdataan masyarakat, serta mendinamiskan sistem Kearsipan, perlu adanya penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan sebagaimana diatur dalam peraturan perundang- undangan;
c.bahwa untuk memberikan arah, landasan dan kepastian hukum kepada semua pihak yang terlibat dalam urusan pemerintahan di bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan Pasal 12 ayat (2) huruf r Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah, perlu pengaturan tentang penyelenggaraan kearsipan; 2
d.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, huruf b, dan huruf c, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan; Mengingat : 1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;

2.Undang-Undang Nomor 15 Tahun 1999 tentang Pembentukan Kotamadya Daerah Tingkat II Depok dan Kotamadya Daerah Tingkat II Cilegon (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 49, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3828);
3.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
4.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 224, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Undang- Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
5.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
6.Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 182); 3 Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KOTA DEPOK dan WALI KOTA DEPOK MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan :

1.Daerah Kota adalah Kota Depok.
2.Pemerintah Daerah Kota Depok yang selanjutnya disebut Pemerintah Daerah Kota adalah Wali Kota sebagai Unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan Pemerintahan yang menjadi Kewenangan Daerah Otonom.
3.Wali Kota adalah Wali Kota Depok.
4.Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat PD adalah unsur pembantu Kepala Daerah dan DPRD dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah.
5.Arsip Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga Kearsipan berbentuk lembaga pemerintah non kementerian yang melaksanakan tugas negara dibidang Kearsipan.
6.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh Daerah.
7.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. 4
8.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
9.Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
10.Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
11.Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus.
12.Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
13.Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh Pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan/atau lembaga Kearsipan.
14.Arsip Terjaga adalah Arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
15.Arsip Negara adalah arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara/ pemerintah daerah kota dan kegiatan yang menggunakan sumber dana negara APBN/ APBD.
16.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang Kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan Kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan Kearsipan.
17.Pengelola Arsip adalah seseorang yang mempunyai tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan Kearsipan. 5
18.Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip.
19.Lembaga Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat LKD adalah Perangkat Daerah yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang Pengelolaan Arsip Statis dan pembinaan Kearsipan.
20.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip Dinamis.
21.Unit Pengolah adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya.
22.Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan Kearsipan.
23.Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
24.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip.
25.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan Arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan Arsip Statis kepada lembaga Kearsipan.
26.Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan Kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem Kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. 6
27.Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian Arsip Dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta Penyusutan Arsip.
28.Pengelolaan Arsip Statis adalah proses pengendalian Arsip Statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem Kearsipan nasional.
29.Akuisisi Arsip Statis adalah proses penambahan khasanah Arsip Statis pada lembaga Kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan Arsip Statis dan hak pengelolaannya dari Pencipta Arsip kepada lembaga Kearsipan.
30.Sistem Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SKN adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyeleggaraan Kearsipan secara nasional.
31.Sistem Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SIKN adalah sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana jaringan informasi Kearsipan nasional.
32.Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat JIKN adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI.
33.Sistem Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SKD adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam Penyelenggaraan Kearsipan di daerah.
34.Sistem Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SIKD adalah sistem informasi arsip daerah yang dikelola oleh Pemerintah Kota Depok yang menggunakan sarana jaringan informasi Kearsipan daerah. 7
35.Jaringan Informasi Kearsipan Daerah yang disingkat JIKD adalah Sistem Jaringan Informasi dan Sarana Pelayanan Arsip dilingkungan Pemerintah Kota Depok yang dikelola oleh LKD.
36.Organisasi Kearsipan adalah Unit Kearsipan dan lembaga Kearsipan yang melaksanakan kegiatan Penyelenggaraan Kearsipan.
37.Pemeliharaan Arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya.
38.Penggunaan Arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan Arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
39.Program Arsip Vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan perlindungan dan menyelamatkan Arsip Vital Pencipta Arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah.
40.Sumber Daya Kearsipan adalah dukungan terhadap Sistem Kearsipan Nasional berupa sumber daya manusia, prasarana dan sarana, Organisasi Kearsipan dan pendanaan.
41.Arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan (dibuat atau diterima dan disimpan) dalam format elektronik.
42.Pusat Data adalah sebuah ruangan yang dirancang sedemikian rupa untuk menempatkan server komputer dan perangkat jaringan komputer yang terhubung ke jaringan internet.
43.Autentikasi/Legalisasi adalah proses pemberian tanda/pengesahan dan pernyataan tertulis atau tanda lainnya sesuai dengan perkembangan teknologi yang menunjukan bahwa arsip yang diautentikasi/legalisasi merupakan asli atau sesuai dengan aslinya.
44.Preservasi Arsip adalah upaya penyelamatan arsip yang dilaksanakan dalam rangka menjamin keselamatan dan kelestarian Arsip Statis. 8

Pasal 2

Penyelenggaraan Kearsipan dilaksanakan dengan berasaskan:

a.kepastian hukum;
b.keautentikan dan keterpercayaan;
c.keutuhan;
d.asal-usul (principle of provenance);
e.aturan asli (principle of original order);
f.keamanan dan keselamatan;
g.profesional;
h.responsif;
i.antisipatif;
j.partisipatif;
k.akuntabilitas;
l.kemanfaatan;
m.aksesibilitas; dan
n.kepentingan umum.

Pasal 3

Ruang lingkup Peraturan Daerah ini meliputi:

a.penetapan kebijakan Kearsipan daerah;
b.Sumber Daya Kearsipan;
c.pengelolaan Arsip;
d.sistem Kearsipan berbasis TIK;
e.pelindungan, penyelamatan dan pengendalian Arsip;
f.organisasi profesi dan peran serta masyarakat;
g.kerja sama Kearsipan;
h.pembinaan dan pengawasan Kearsipan; dan
i.larangan. 9

BAB II

PENETAPAN KEBIJAKAN KEARSIPAN DAERAH

Pasal 4

(1)Penetapan kebijakan Kearsipan daerah menjadi tanggung jawab Pemerintah Daerah Kota.
(2)Kebijakan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi bidang:
1. a.pembinaan Kearsipan;
2. b.pengelolaan Arsip;
3. c.SKD;
4. d.Organisasi Kearsipan;
5. e.sumber daya manusia Kearsipan;
6. f.prasarana dan sarana Kearsipan;
7. g.perlindungan dan penyelamatan Arsip;
8. h.sosialisasi Kearsipan;
9. i.kerja sama; dan
10. j.pendanaan.

BAB III

SUMBER DAYA KEARSIPAN

Pasal 5

Organisasi Kearsipan terdiri atas:

a.Unit Kearsipan; dan
b.LKD.

Pasal 6

(1)Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a wajib dibentuk oleh:
1. a.Pemerintah Daerah Kota di setiap PD; dan
2. b.BUMD. 10
(2)Unit Kearsipan memiliki fungsi:
1. a.pengelolaan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah di lingkungannya;
2. b.pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi;
3. c.pemusnahan arsip di lingkungannya;
4. d.penyerahan Arsip Statis oleh pimpinan Pencipta Arsip kepada LKD; dan
5. e.pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungannya.
(3)Unit Kearsipan memiliki tugas:
1. a.melaksanakan pengelolaan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah di lingkungannya;
2. b.mengolah arsip dan menyajikan arsip menjadi informasi dalam kerangka SKN dan SIKN;
3. c.melaksanakan pemusnahan arsip di lingkungannya;
4. d.mempersiapkan penyerahan Arsip Statis oleh pimpinan Pencipta Arsip kepada LKD; dan
5. e.melaksanakan pembinaan dan evaluasi untuk Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungannya.
(4)Dalam rangka melaksanakan fungsi dan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan ayat (3) Unit Kearsipan menyiapkan rancangan kebijakan Kearsipan untuk ditetapkan oleh pimpinan Pencipta Arsip.

Pasal 7

(1)Unit Kearsipan yang dibentuk oleh Pemerintah Daerah Kota berada di lingkungan:
1. a.sekretariat Perangkat Daerah;
2. b.sekretariat penyelenggara pemerintahan daerah kota.
(2)Unit Kearsipan Pemerintah Daerah Kota dibentuk secara berjenjang yang terdiri atas:
1. a.Unit Kearsipan I sebagai Unit Kearsipan pemerintahan daerah kota yang dilaksanakan oleh LKD; 11
2. b.Unit Kearsipan II berada di lingkungan sekretariat PD dan sekretariat penyelenggara pemerintahan daerah kota; dan
3. c.Unit Kearsipan pada jenjang berikutnya dibentuk sesuai dengan kebutuhan.
(3)Ketentuan mengenai tugas dan tanggung jawab Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) secara berjenjang diatur dengan Peraturan Wali Kota.

Pasal 8

(1)Pemerintah Daerah Kota wajib membentuk LKD yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang Kearsipan.
(2)LKD wajib melaksanakan Pengelolaan Arsip Statis yang berskala kota yang diterima dari PD dan penyelenggara pemerintahan daerah kota, kelurahan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan.
(3)LKD mempunyai tugas melaksanakan:
1. a.pengelolaan Arsip Inaktif yang memiliki retensi paling sedikit 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari PD kota dan penyelenggara pemerintahan daerah kota; dan
2. b.pembinaan Kearsipan terhadap Pencipta Arsip di lingkungan daerah kota.
(4)LKD wajib menggiatkan sosialisasi Kearsipan untuk mewujudkan masyarakat sadar Arsip.
(5)LKD dapat mengadakan kerja sama dengan Pencipta Arsip terkait dengan Penyelenggaraan Kearsipan dan diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

Pasal 9

Pembentukan LKD sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat

(1)dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan. 12

Pasal 10

(1)Pejabat struktural di bidang Kearsipan mempunyai kedudukan sebagai tenaga manajerial yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan manajemen Kearsipan.
(2)Pejabat struktural di bidang Kearsipan mempunyai tanggung jawab melakukan perencanaan, penyusunan program, pengaturan, pengendalian pelaksanaan kegiatan Kearsipan, monitoring dan evaluasi serta pengelolaan Sumber Daya Kearsipan.
(3)Arsiparis terdiri atas:
1. a.Arsiparis pegawai negeri sipil merupakan pegawai negeri sipil yang memiliki kompetensi dibidang Kearsipan yang diangkat dan ditugaskan secara penuh dalam jabatan fungsional arsiparis sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan
2. b.Arsiparis non pegawai negeri sipil merupakan pegawai non pegawai negeri sipil yang memiliki kompetensi di bidang Kearsipan yang diangkat dan ditugaskan secara penuh untuk melaksanakan kegiatan Kearsipan di lingkungan BUMD sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(4)Fungsional umum di bidang Kearsipan merupakan seseorang yang memiliki tugas pokok dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan Kearsipan.
(5)Pemerintah Daerah Kota wajib mencukupi kebutuhan Arsiparis di Unit Kearsipan dan unit pecipta. 13