1.Daerah adalah Kota Jayapura.
2.Pemerintah Daerah adalah Walikota sebagai unsur penyelenggara pemerintah daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom.
3.Walikota adalah Walikota Jayapura. 5
4.Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disingkat DPRD adalah lembaga perwakilan rakyat daerah yang berkedudukan sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah.
5.Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Jayapura, yang adalah Perangkat Daerah Kota Jayapura selaku instansi pelaksana yang membidangi urusan administrasi Kependudukan.
6.Unit Pelaksana Teknis Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Jayapura, yang selanjutnya disingkat UPTD Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Jayapura adalah Unit Pelayanan Administrasi Kependudukan ditingkat Distrik yang berkedudukan dibawah Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Jayapura.
7.Pejabat Pencatatan Sipil adalah pejabat yang melakukan pencatatan Peristiwa Penting yang dialami seseorang pada Instansi Pelaksana yang pengangkatannya sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang- undangan.
8.Tugas Pembantuan adalah penugasan dari Pemerintah Pusat kepada daerah otonom untuk melaksanakan sebagian urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan Pemerintah Pusat atau Pemerintah Daerah Provinsi kepada Pemerintah Kabupaten/Kota untuk melaksanakan sebagian Urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah Provinsi.
9.Distrik adalah wilayah kerja kepala distrik sebagai Perangkat Daerah Kota Jayapura.
10.Kelurahan adalah wilayah kerja lurah sebagai Perangkat Daerah Kota Jayapura dibawah distrik.
11.Kampung adalah kesatuan masyarakat hukum yang memiliki kewenangan untuk mengatur dan mengurus kepentingan masyarakat setempat berdasarkan asal usul dan adat istiadat setempat yang diakui dalam sistem pemerintahan nasional dan berada di daerah Kota Jayapura.
12.Rukun Warga yang selanjutnya disebut RW adaIah kelompok masyarakat yang terdiri dari rukun tetangga yang berada di dalam lingkup Kelurahan/kampung. 6
13.Rukun Tetangga yang selanjutnya disebut RT adalah kelompok masyarakat terkecil dalam lingkup Rukun Warga
14.Kepala Keluarga adalah setiap orang yang bertanggungjawab atas semua anggota keluarga yang mendiami sebagian atau seluruh bangunan yang terdiri dari suami, istri dan anak-anak yang menjadi tanggung jawabnya.
15.Administrasi Kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, Pencatatan sipil, pengelolaan informasi administrasi kependudukan serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan sektor lain.
16.Data Kependudukan adalah data perseorangan dan/atau data agregat yang terstruktur sebagai hasil dari kegiatan pendaftaran Penduduk dan pencatatan sipil.
17.Pendaftaran Penduduk adalah pencatatan biodata penduduk, pencatatan atas pelaporan peristiwa kependudukan dan pendataan penduduk rentan administrasi kependudukan serta penerbitan dokumen kependudukan berupa kartu identitas atau surat keterangan kependudukan.
18.Pencatatan Sipil adalah pencatatan peristiwa penting yang dialami oleh seseorang dalam register pencatatan sipil pada Instansi pelaksana.
19.Dokumen Kependudukan adaIah dokumen resmi yang diterbitkan oleh Instansi Pelaksana yang mempunyai kekuatan hukum sebagai alat bukti autentik yang dihasilkan dari pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil.
20.Peristiwa Kependudukan adalah kegiatan yang dialami penduduk yang harus dilaporkan karena membawa akibat terhadap penerbitan atau perubahan kartu keluarga, kartu tanda penduduk dan/atau surat keterangan kependudukan lainnya meliputi pindah datang, perubahan alamat serta status tinggal terbatas menjadi tinggal tetap.
21.Penduduk adalah Warga Negara Indonesia dan Orang Asing yang bertempat tinggal di Kota Jayapura.
22.Warga Negara Indonesia yang selanjutnya disingkat WNI adalah orang- orang bangsa Indonesia asli dan orang-orang bangsa lain yang disahkan dengan undang-undang sebagai Warga Negara Indonesia. 7
23.Orang Asing adalah orang bukan Warga Negara Indonesia.
24.Nomor Induk Kependudukan yang selanjutnya disingkat NIK adalah Nomor Identitas penduduk yang bersifat unik dan khas, tunggal dan melekat pada seseorang yang terdaftar sebagai penduduk Indonesia.
25.Kartu Keluarga yang selanjutnya disingkat KK adalah kartu identitas keluarga yang memuat tentang data nama, susunan dan hubungan dalam keluarga serta identitas anggota keluarga.
26.Kartu Tanda Penduduk Elektronik yang selanjutnya disingkat KTP-el adalah Kartu Tanda Penduduk yang dilengkapi cip yang merupakan identitas resmi penduduk sebagai bukti diri yang diterbitkan oleh Instansi Pelaksana.
27.Kartu Identitas Anak yang selanjutnya disingkat KIA adalah identitas resmi anak sebagai bukti diri anak yang berusia kurang dari 17 tahun dan belum menikah yang diterbitkan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
28.Penduduk Nonpermanen adalah Penduduk WNI yang bertempat tinggal diluar wilayah kabupaten/kota tempat tinggal tetapnya yang berbeda dengan alamat pada KTP-el yang dimilikinya, dan tidak berniat untuk pindah menetap.
29.Penduduk Rentan Administrasi Kependudukan adalah penduduk yang mengalami hambatan dalam memperoleh dokumen penduduk yang disebabkan oleh bencana alam, kerusuhan sosial atau bertempat tinggal di daerah terbelakang.
30.Izin Tinggal Terbatas adalah izin tinggal yang diberikan kepada orang asing untuk tinggal di Kota Jayapura dalam waktu yang terbatas sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
31.Izin Tinggal Tetap adalah izin tinggal yang diberikan kepada orang asing untuk tinggal menetap di wilayah Kota Jayapura.
32.Petugas Registrasi adalah pegawai yang diberi tugas dan tanggung jawab memberikan pelayanan pelaporan Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting serta pengelolaan dan penyajian Data Kependudukan di Kampung/Distrik atau nama lainnya. 8
33.Akta Catatan Sipil adalah dokumen autentik yang berisi catatan lengkap seseorang mengenai kelahiran, kematian, perkawinan, perceraian, pengakuan dan pengesahan anak yang diterbitkan oleh instansi pemerintah dan menyelenggarakan pencatatan sipil.
34.Peristiwa Penting adalah kejadian yang dialami oleh seseorang meliputi kelahiran, kematian, lahir mati, perkawinan, perceraian, pengakuan anak, pengesahan anak, pengangkatan anak, perubahan nama dan perubahan status kewarganegaraan.
35.Penerbitan Akta adalah penerbitan akta-akta catatan sipil.
36.Akta Kelahiran adalah suatu Akta yang dibuat dan di terbitkan Instansi Pelaksana dan merupakan bentuk identitas setiap anak yang mejadi bentuk pengakuan negara terhadap keberadaan seseorang di depan hukum.
37.Akta Kematian adalah suatu Akta yang dibuat dan diterbitkan Instansi Pelaksana yang membuktikan secara pasti tentang kematian seseorang.
38.Akta Perkawinan sebagai bukti peristiwa nikah yang sah yang mendokumentasikan telah terjadi perkawinan dan hubungan perkawinan tersebut sah secara hukum.
39.Akta Perceraian adalah suatu akta yang diterbitkan Instansi Pelaksana yang membuktikan secara pasti dan sah tentang pencatatan perceraian seseorang setelah adanya putusan pengadilan negeri.
40.Pembatalan Perkawinan adalah suatu tindakan hukum untuk menyatakan perkawinan yang dilakukan itu batal dan tidak berlaku, sehingga perkawinan itu dianggap tidak pernah ada.
41.Akta Pengakuan Anak adalah suatu akta yang di terbitkan Instansi Pelaksana untuk pengakuan secara hukum dari ayah biologis tehadap anaknya yang lahir di luar ikatan perkawinan yang sah atas persetujuan ibu kandung anak tersebut.
42.Akta Pengesahan adalah suatu akta yang diterbitkan Instansi Pelaksana untuk pengesahan status hukum seorang anak yang lahir di luar perkawinan yang sah kemudian diikuti dengan perkawinan yang sah oleh kedua orang tua anak tersebut. 9
43.Kutipan yang kedua dan seterusnya adalah kutipan akta pencatatan sipil yang kedua dan seterusnya yang dapat diterbitkan oleh Instansi Pelaksana karena kutipan yang asli (pertama) hilang atau rusak setelah dibuktikan dan surat keterangan dari pihak Kepolisian.
44.Database adalah kumpulan berbagai jenis data kependudukan yang tersimpan secara sistematik, terstruktur dan saling berhubungan dengan menggunakan perangkat Iunak, perangkat keras dan jaringan komunikasi data.
45.Data Agregat adalah kumpulan data tentang peristiwa kependudukan, peristiwa penting, jenis kelamin, kelompok usia, agama, pendidikan dan lain-lain.
46.Biodata Penduduk adalah keterangan yang berisi elemen data tentang jati diri, informasi dasar serta riwayat perkembangan perubahan keadaan yang dialami oleh penduduk sejak kelahiran.
47.Sistim Informasi Administrasi Kependudukan yang selanjutnya disingkat SIAK adalah sistem informasi yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi pengelolaan informasi administrasi kependudukan di tingkat penyelenggara dan instansi pelaksana sebagai satu kesatuan.
48.Surat Keterangan Tempat Tinggal yang selanjutnya disingkat SKTT adalah surat keterangan yang dikeluarkan oleh Instansi Pelaksana yang diberikan kepada Orang Asing yang telah mempunyai izin tinggal terbatas yang dikeluarkan oleh instansi yang berwenang dalam jangka waktu tertentu.
49.Hari adalah hari kerja.