DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (PERDA) Kota Kupang Nomor 3 Tahun 2017

Nomor: 3
Tahun: 2017
Ditetapkan: 14 Juli 2017
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 171

Lembaga terkait

Ringkasan

peraturan daerah berisi tentang I. Ketentuan Umum; II. Pengelolaan Arsip; III. Pembinaan dan Perlindungan Kearsipan; IV. Pengawasan dan Evaluasi; V. Kerjasama Antar Daerah; VI. Sistem Informasi Kearsipan Daerah dan Jaringan Informasi Kearsipan Daerah; VII. Sumber Daya Pendukung; VIII. Pembiayaan; IX. Penataan,Kedudukan Hukum dan Kewenangan Kearsipan; X. Peran Serta Masyarakat; XI. Ketentuan Peralihan; XII. Ketentuan Penutup;

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa untuk menjamin ketersediaan Arsip yang autentik dan terpercaya, maka Penyelenggaraaan Kearsipan di lingkungan Pemerintah Daerah Kota Kupang, BUMD, Lembaga Pendidikan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, Perusahaan dan Perseorangan harus dikelola melalui Sistem Penyelenggaraan Kearsipan yang komprehensif, terpadu, dan berkesinambungan;
c.bahwa untuk menjamin kepastian hukum dalam Penyelenggaraan Kearsipan perlu diatur dalam Peraturan Daerah;
d.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a huruf b, dan huruf c, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan; Mengingat : 1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945; 2

2.Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1996 tentang Pembentukan Kotamadya Daerah Tingkat II Kupang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1996 Nomor 43, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3633);
3.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, (Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, (Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679); Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KOTA KUPANG DAN WALIKOTA KUPANG MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan :

1.Daerah adalah Kota Kupang.
2.Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kota Kupang.
3.Walikota adalah Walikota Kupang.
4.Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disingkat DPRD adalah Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Kupang.
5.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi 3 kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
6.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
7.Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan Kearsipan, dan Pengelolaan Arsip dalam suatu Sistem Kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
8.Lembaga Kearsipan Daerah adalah Lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggungjawab di bidang Pengelolaan Arsip Statis dan pembinaan Kearsipan di Daerah.
9.Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Penciptaan Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
10.Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
11.Arsip Terjaga adalah Arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
12.Arsip Umum adalah Arsip yang tidak termasuk dalam kategori Arsip Terjaga.
13.Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
14.Arsip In Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
15.Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh Pencipta Arsip karena memiliki Nilai Guna kesejarahan, telah habis Retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan/atau Lembaga Kearsipan kemudian disimpan dalam Depo Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Kupang.
16.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggungjawab di bidang Pengelolaan Arsip Dinamis.
17.Unit Pengolah adalah Satuan kerja pada Perangkat Daerah yang melaksanakan fungsi pengolahan semua Arsip berkaitan dengan kegiatan Penciptaan Arsip di lingkungannya.
18.Pengelola Arsip adalah Pegawai Negeri Sipil yang memiliki kompetensi di bidang Kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan Kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggungjawab melaksanakan kegiatan Kearsipan pada Pencipta Arsip. 4
19.Arsiparis adalah Pegawai Negeri Sipil yang memiliki kompetensi di bidang Kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan Kearsipan dan diangkat dalam jabatan fungsional serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggungjawab melaksanakan kegiatan Kearsipan.
20.Arsiparis Non PNS adalah Pegawai Tidak Tetap atau Pegawai Kontrak yang memiliki kompetensi di bidang Kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan Kearsipan dan diangkat dalam jabatan fungsional serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggungjawab melaksanakan kegiatan Kearsipan.
21.Nilai Guna Arsip adalah nilai Arsip yang didasarkan pada kegunaaannya bagi kepentingan pengguna Arsip.
22.Retensi Arsip adalah penentuan jangka waktu simpan suatu Arsip atas dasar Nilai Guna yang terkandung di dalamnya.
23.Sistem Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SKD adalah suatu Sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam Penyelenggaraan Kearsipan secara Nasional.
24.Sistem Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SIKD adalah Sistem informasi Arsip secara Nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana Jaringan informasi kearsipan nasional.
25.Jaringan Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat JIKD adalah SistemJaringan informasi dan sarana pelayanan Arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI.
26.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan Arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan Arsip.
27.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsip dengan cara memindahkan Arsip in-Aktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan Arsip yang tidak bernilai Guna dan menyerahkan Arsip Statis kepada Perangkat Daerah yang berwenang dalam Penyelenggaraan Kearsipan.
28.Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian ArsipDinamis secara efisen, efektif dan Sistematis meliputi Penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan Arsip.
29.Pengelolaan Arsip Statis adalah proses pengendalian ArsipStatis secara efisien, efektif dan Sistematis meliputi Akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan dan pelayanan publik dalam suatu SistemKearsipan nasional. 5
30.Akuisisi Arsip Statis adalah proses penambahan khasanah ArsipStatis pada Lembaga Kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan ArsipStatis dan hak Pengelolaannya dari Pencipta Arsip kepada Lembaga Kearsipan.
31.Daftar Pencarian Arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi Arsip yang memiliki Nilai Guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh Lembaga Kearsipan dan dicari oleh Lembaga Kearsipan serta diumumkan kepada publik.
32.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh pemerintahan Daerah melalui penyertaan secara langsung yang berasal dari kekayaan pemerintahan Daerah yang dipisahkan.
33.Organisasi Kearsipan adalah Unit Kearsipan dan Lembaga Kearsipan yang melaksanakan kegiatan Penyelenggaraan Kearsipan.
34.Pemeliharaan Arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip baik fisik maupun informasinya.
35.Penggunaan Arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan Arsip bagi kepentingan pengguna Arsip yang berhak.
36.Pemberkasan adalah penempatan naskah (item) ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara Sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memilki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu Unit kerja.
37.Program ArsipVital adalah tindakan dan prosedur yang Sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan perlindungan dan menyelamatkan Arsip Vital Pencipta Arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah.
38.Arsip Autentik adalah Arsip yang informasinya memiliki struktur, isi, dan konteks, yang sesuai dengan kondisi pada saat pertama kali Arsip tersebut diciptakan dan diciptakan oleh orang atau Lembaga yang memiliki otoritas atau kewenangan sesuai dengan isi informasi Arsip.
39.Bantuan Luar Negeri adalah adalah bantuan yang berasal dari Pemerintah luar negeri, Pemerintah Negara Bagian atau Pemerintah Daerah di luar negeri, Perserikatan Bangsa-Bangsa atau organisasi multilateral lainnyatermasuk badan-badannya, organisasi atau Lembaga internasional, organisasi kemasyarakatan luar negeri, serta badan usaha milik Pemerintah Negara/Negara Bagian/Daerah di luar negeri dan Badan swasta di luar negeri.
40.Alih Media Arsip adalah kegiatan pengalihan media yang dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan peraturan perundang-undangan. 6
41.Autentikasi adalah suatu langkah untuk menentukan atau mengkonfirmasi bahwa seseorang (atau sesuatu) adalah autentik atau asli.
42.Rehabilitasi Arsip adalah Perbaikan Arsip yang rusak sebagian dengan tanpa meningkatkan kualitas dan atau kapasitas dengan maksud dapat digunakan sesuai dengan kondisi semula.
43.Penyidikan adalah serangkaian tindakan Penyidik dalam hal dan menurut cara yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.

Pasal 2

Asas Penyelenggaraan Kearsipan meliputi :

a.kepastian hukum;
b.keautentikan dan kepercayaan;
c.keutuhan;
d.asal usul;
e.aturan asli;
f.keamanan dan keselamatan;
g.keprofesionalan;
h.keresponsifan;
i.keantisipatifan;
j.kepartisipatifan;
k.akuntabilitas;
l.kemanfaatan;
m.aksesibilitas; dan
n.kepentingan Umum.

Pasal 3

Peraturan Daerah ini dimaksudkan untuk memberikan kepastian hukum dalam Penyelenggaraan Kearsipan Daerah.

Pasal 4

Tujuan Peraturan Daerah ini adalah untuk menjamin ketertiban dan kepastian hukum dalam penyelenggaraan arsip di Daerah.

Pasal 5

Sasaran penyusunan Peraturan Daerah ini meliputi :

a.Perangkat Daerah dan penyelengara Pemerintah Daerah lainnya dalam kedudukannya sebagai Pencipta Arsip dan dalam kaitannya dengan Pengelolaan Arsip Dinamis dilingkungannya; 7
b.Lembaga Kearsipan Daerah dalam kaitannya dengan Pengelolaan Arsip Statis dan pelaksanaan pembinaan kerasipan;
c.Unit Kearsipan pada Perangkat Daerah dan Penyelenggara pemerintah Daerah lainnya dalam kaitan dengan pelaksanaan peran dan tanggungjawabnya dalam pelaksanaan penyusutan Arsip dan pembinaan Kearsipan di lingkungannya; dan
d.Pencipta Arsip perorangan dan masyarakat dalam kaitannya dengan penyerahan Arsip Statis.

Pasal 6

Ruang lingkup Peraturan Daerah ini meliputi :

a.Pengelolaan Kearsipan;
b.Penyelamatan, perlindungan dan pelestarian Arsip;
c.Pengawasan dan Evaluasi Kearsipan;
d.Kerjasama Kearsipan Antar Daerah;
e.Sistim Informasi Kearsipan Daerah dan Jaringan Informasi Kearsipan Daerah;
f.Sumber Daya Pendukung Kearsipan;
g.Pembiayaan Kearsipan;
h.Penataan, Kedudukan Hukum dan Kewenangan Kearsipan; dan
i.Peran Serta Masyarakat.

BAB II

PENGELOLAAN ARSIP

Pasal 7

(1)Lembaga Kearsipan Daerah bertanggungjawab melaksanakan Pengelolaan Arsip meliputi:
1. a.Arsip Dinamis; dan
2. b.Arsip Statis.
(2)Tanggungjawab sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan berdasarkan instrumen :
1. a.Tata Naskah Dinas;
2. b.Klasifikasi Arsip; 8
3. c.Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip; dan
4. d.JRA.
(3)Dalam hal instrumen sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a belum tersedia di lingkungan Pemerintah Daerah, maka Perangkat Daerah yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang Sekretariat Daerah bertanggungjawab menyediakannya.
(4)Dalam hal instrumen sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b sampai dengan huruf d belum tersedia di lingkungan Pemerintah Daerah, maka Lembaga Kearsipan Daerah bertanggungjawab menyediakannya.
(5)Dalam hal instrumen sebagaimana dimaksud pada ayat (2) belum tersedia diluar lingkungan Pemerintah Daerah pimpinan Pencipta Arsip bertanggungjawab menyediakan instrumen sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pasal 8

(1)Tata naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf a meliputi pengaturan:
1. a.jenis;
2. b.format;
3. c.penyiapan;
4. d.pengamanan;
5. e.pengabsahan;
6. f.distribusi dan penyimpanan; dan
7. g.media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
(2)Tata naskah dinas sebagaiana dimaksud pada ayat (1) digunakan untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitas Arsip.

Pasal 9

(1)Klasifikasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf b disusun berdasarkan pada analisis fungsi dan tugas Pencipta Arsip yang disusun secara logis, Sistematis dan kronologis.
(2)Klasifikasi Arsip digunakan sebagai dasar pemberkasan, penataan dan mendukung akses, pemanfaatan Arsip serta penyusutan Arsip. 9

Pasal 10

Klasifikasi keamanan dan akses Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf c disusun sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan dan kerahasiaan Arsip dalam rangka penggunaan Arsip dan informasinya sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

Isi peraturan

Teks171PDFHirarki

Memuat teks peraturan…