Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan: Daerah adalahKota Medan. Pemerintahan Daerah adalah penyelenggaraan urusan pemerintahan oleh Pemerintah daerah danDewan Perwakilan Rakyat Daerah menurut asasotonomi dan tugas pembantuan dengan prinsip otonomi seluas-luasnya dalam sistem dan prinsip Negara Kesatuan Republik Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945. 1. 2. 4 3.PemerintahdaerahadalahWaliKotasebagai unsur penyelenggaraan Pemerintahan Daerah yang memimpinpelaksanaanurusan Pemerintahan yangmenjadikewenangandaerahotonom. 4.DewanPerwakilanRakyat DaerahyangselanjutnyadisingkatDPRD adalahlembagaperwakilanrakyatDaerahyangberkedudukan sebagai unsurpenyelenggara pemerintahandaerah. 5.Wali KotaMedanyangselanjutnya disebutWaliKotaadalahKepala DaerahKota Medan. 6.Perangkat Daerah yangselanjutnyadisingkatPDadalah unsur pembantuWali KotadanDPRDdalampenyelenggaraanurusan pemerintahanyang menjadi kewenangan daerah. 7.LembagaKearsipanDaerahyangselanjutnyadisingkatLKDadalahPD yangmemilikitugas,fungsidantanggung jawab di bidangkearsipan. 8.Kearsipanadalahhal-halyangberkenaan denganarsip. 9.Arsipadalah rekaman kegiatan atauperistiwadalam berbagaibentuk danmediasesuai dengan perkembanganteknologiinformasidan komunikasi yangdibuat dan diterimaoleh lembaganegara, pemerintahandaerah,lembaga pendidikan,perusahaan,organisasi politik,organisasi kemasyarakatandanperseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,berbangsa danbernegara. 10.Arsipdinamis adalaharsipyangdigunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaarsipdan disimpan selama jangka waktutertentu. 11.Arsipaktifadalah arsipyang frekuensi penggunaannyatinggidan/atau terusmenerus. 12.Arsipinaktifadalah arsipyang frekuensi penggunaannya telah menurun.
13.Arsipvitaladalah arsipyangkeberadaannya merupakan persyaratan dasarbagikelangsungan operasional penciptaarsip, tidakdapat diperbarui,dantidaktergantikan apabila rusakatauhilang. 14.Arsipstatis adalah arsipyang dihasilkanolehpencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan,telahhabis retensinya,dan berketerangandipermanenkan yang telah diverifikasi baiksecara langsung maupun tidak langsungolehArsip NasionalRepublik Indonesiadan/atauLKD. 15.Arsip umumadalah arsipyang tidak termasuk dalamkategoriarsip teijaga. 16.Arsip teijaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan kelangsungan hidup bangsa dannegara yangharusdijaga keutuhan,keamanan,dan keselamatannya.
17.Arsiparisadalah seseorang yangmemilikikompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formaldan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan sertamempunyai fungsi,tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. 18.Pengelolakearsipan adalah seseorang yang mendapat tugas di bidang kearsipan serta mempunyai fungsi dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. 19.Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. 20.Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan dengan tujuan memperoleh keuntungan atau laba yang berbentuk badan hukum yang didirikan dan/atau berkedudukan di daerah. 5 21.Penciptaarsipadalah pihakyangmempunyai kemandirian dan otoritas dalampelaksanaanfungsi,tugas,dantanggungjawab dibidang pengelolaanarsipdinamis. 22.Unitpengolahadalah satuan keijapadapenciptaarsipyang mempunyaitugas dantanggung jawabmengolah semuaarsipyang berkaitandengankegiatan penciptaanarsipdilingkungannya. 23.UnitKearsipanadalah satuankeijapadapenciptaarsipyang mempunyaitugas dantanggungjawab dalam penyelenggaraan kearsipan. 24.JadwalRetensiArsip yangselanjutnyadisingkatJRAadalahdaftar yangberisi paling sedikit jangkawaktu penyimpananatauretensi,jenis arsip danketeranganyangberisirekomendasitentang penetapansuatu jenisarsipdimusnahkan,dinilaikembali,ataudipermanenkanyang dipergunakansebagai pedomanpenyusutandanpenyelamatanarsip. 25.Penyusutan arsip adalahkegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahkanarsipinaktifdariunitpengolahkeunitkearsipan, pemusnahanarsipyang tidakmemiliki nilaiguna,danpenyerahan arsip statiskepadaLKD. 26.Penyelenggaraankearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan,pembinaan kearsipan,danpengelolaanarsipdalamsuatu sistemkearsipan daerahyangdidukungolehsumberdaya manusia, sarana dan prasarana,serta sumber dayalainnya. 27.Pengelolaanarsipdinamisadalahproses pengendalian arsip dinamis secara eflsien,efektif,dan sistematismeliputi penciptaan,penggunaan, danpemeliharaan,serta penyusutan arsip. 28.Pengelolaanarsipstatisadalah proses pengendalianarsip statissecara efisien, efektif,dan sistematis meliputi akuisisi,pengolahan,preservasi, pemanfaatan,pendayagunaan,dan pelayanan publik dalamsuatu sistem kearsipan daerah. 29.Akuisisiarsip statisadalah proses penambahan khazanaharsipstatis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahanarsip statisdan hakpengelolaannya dari penciptaarsip kepadaLKD. 30.Sistem Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkatSKDadalah sistem yang membentuk polahubungan berkelanjutan dalam rangka penyelenggaraan kearsipan dilingkungan Daerah. 31.Sistem Informasi Kearsipan Dinamis yangselanjutnya disingkatSIKD adalah sisteminformasiarsipyang dikembangkandandikelola oleh LKDyangmenggunakan sarana jaringan informasikearsipanDaerah. 32.JaringanInformasi KearsipanDaerah yang selanjutnya disingkatJIKD adalah sistem jaringan informasidan sarana pelayanan arsipdidaerah yang dikelola olehLKD. 33.Daftar Pencarian Arsip yangselanjutnya disingkatDPAadalah daftar berisiarsipyangmemiliki nilai guna kesejarahan,baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung olehLKDdan dicari olehLKDserta diumumkan kepada publik.
34.Daftararsip adalah daftar berisi data dan identitas arsip yang diperlukan dalam penemuan dan penyusutan arsip. 35.Organisasi kearsipan adalah unit kearsipan pada pencipta arsip dan LKDyang melaksanakan kegiatan penyelenggaraan kearsipan. 36.Pemeliharaan arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan,keamanan, dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya. 6
37.Penggunaan arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
38.Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit keija.
39.Program arsip vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan pelindungan dan menyelamatkan arsip vital pencipta arsip pada saat darurat atau setelah teijadi musibah.
40.Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
41.Autentikasi arsip adalah proses pemberian tanda dan atau pernyataan tertulis atau tanda lainnya sesuai dengan perkembangan teknologi yang menunjukkan bahwa arsip yang diautentikasi adalah asli atau sesuai dengan aslinya.
42.Alih media arsip adalah transfer informasi dari rekaman yang berbasis kertas ke dalam media lain dengan tujuan efisiensi.
43.Preservasi arsip adalah upaya pelindungan arsip yang dilaksanakan dalam rangka menjamin keselamatan dan kelestarian fisik arsip maupun informasi arsip.
44.Masyarakat adalah perseorangan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan organisasi profesi, badan usaha, dan lembaga pendidikan.
45.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh pemerintah daerah melalui penyertaan secara langsung yang berasal dari kekayaan pemerintah daerah yang dipisahkan.