DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (PERDA) Kota Palangkaraya No. 5 Tahun 2016

Nomor: 5
Tahun: 2016
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 113

Indonesia, Kota Palangkaraya

Ringkasan

BAB I KETENTUAN UMUM; BAB II MAKSUD, TUJUAN, ASAS DAN RUANG LINGKUP; BAB III PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DAERAH; BAB IV PENETAPAN KEBIJAKAN KEARSIPAN; BAB V PENGELOLAAN ARSIP; BAB VI PEMBINAAN KEARSIPAN; BAB VII SIKK DAN JIKK; BAB VIII SUMBER DAYA PENDUKUNG; BAB IX PERAN SERTA MASYARAKAT; BAB X SANKSI ADMINISTRATIF; BAB XI KETENTUAN PENYIDIKAN; BAB XII KETENTUAN PIDANA; BAB XIII KETENTUAN PERALIHAN; BAB XIV KETENTUAN PENUTUP

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh dan terpercaya, menjamin perlindungan kepentingan Pemerintah Daerah dan hak-hak keperdataan masyarakat, serta mendinamiskan sistem kearsipan, perlu adanya penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan sebagaimana diatur dalam peraturan perundang- undangan;
c.bahwa dalam mendukung terwujudnya tata kelola pemerintahan yang baik dan bersih, serta meningkatkan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan harus dilakukan dalam sistem yang komprehensif, terpadu dan berkesinambungan;
d.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, huruf b, dan huruf c, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan; Mengingat : 1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;

2.Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1965 tentang Pembentukan Kotapradja Palangka Raya (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1965 Nomor 48, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2753);
3.Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan Antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 126, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4438);
4.Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4843);
5.Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);
6.Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038);
7.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
8.Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234);
9.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587), sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
10.Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 tentang Pedoman Pembinaan dan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 165, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4593);
11.Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 99, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5149);
12.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
13.Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 2015 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 2036);
14.Peraturan Daerah Nomor 7 Tahun 2013 tentang Transparansi Penyelenggaraan Pemerintahan dan Partisipasi Masyarakat (Lembaran Daerah Kota Palangka Raya Tahun 2013 Nomor 7);
15.Peraturan Daerah Nomor 1 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Palangka Raya (Lembaran Daerah Kota Palangka Raya Tahun 2015 Nomor 1, Tambahan Lembaran Daerah Kota Palangka Raya Nomor 1); Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KOTA PALANGKA RAYA dan WALIKOTA PALANGKA RAYA MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan:

1.Daerah adalah Kota Palangka Raya.
2.Pemerintah Daerah adalah Walikota dan Perangkat Daerah sebagai unsur penyelenggara pemerintahan Daerah Kota Palangka Raya.
3.Walikota adalah Walikota Palangka Raya.
4.Badan Komunikasi, Informatika, Perpustakaan dan Arsip adalah Badan Komunikasi, Informatika, Perpustakaan dan Arsip Kota Palangka Raya.
5.Kepala Badan Komunikasi, Informatika, Perpustakaan dan Arsip adalah Kepala Badan Komunikasi, Informatika, Perpustakaan dan Arsip Kota Palangka Raya.
6.Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat SKPD adalah perangkat daerah sebagai unsur pembantu Kepala Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam penyelenggaraan urusan Pemerintahan yang menjadi Kewenangan Daerah, meliputi Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Inspektorat, Dinas, Badan dan Kecamatan.
7.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalahPerusahaan Milik Pemerintah Kota Palangka Raya.
8.Inspektorat adalah Inspektorat Kota Palangka Raya.
9.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
10.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
11.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
12.Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
13.Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus.
14.Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
15.Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
16.Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
17.Arsip Umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
18.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipanyang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
19.Akses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
20.Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
21.Arsip Nasional Republik Indonesia, yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah non kementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.
22.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
23.Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip dilingkungannya.
24.Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
25.Jadwal Retensi Arsip, yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
26.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
27.Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
28.Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip.
29.Pengelolaan Arsip Statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
30.Akuisisi Arsip Statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
31.Sistem Kearsipan Nasional, yang selanjutnya disingkat SKN adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional.
32.Sistem Kearsipan Kota Palangka Raya, yang selanjutnya disingkat SKK adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan dilingkungan Pemerintah Kota Palangka Raya.
33.Sistem Informasi Kearsipan Kota PalangkaRaya, yang selanjutnya disingkat SIKK adalah Sistem Informasi Arsip dilingkungan Pemerintah Kota Palangka Raya yang dikelola oleh Kantor Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi Kota Palangka Raya yang menggunakan Sarana Jaringan Informasi Kearsipan Kota Palangka Raya.
34.Jaringan Informasi Kearsipan Nasional, yang selanjutnya disingkat JIKN adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI.
35.Jaringan Informasi Kearsipan Kota Palangka Raya yang disingkat JIKK Palangka Raya adalah Sistem Jaringan Informasi dan Sarana Pelayanan Arsip dilingkungan Pemerintah Kota Palangka Raya yang dikelola oleh Kantor Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi Kota Palangka Raya.
36.Daftar Pencarian Arsip, yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.
37.Pemeliharaan Arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya.
38.Penggunaan Arsip adalah kegiatan pemanfaatandan penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
39.Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
40.Program Arsip Vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan perlindungan dan menyelamatkan arsip vital pencipta arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah.
41.Sumber Daya Kearsipan adalah dukungan terhadap sistem kearsipan nasional berupa sumber daya manusia, prasarana dan sarana, organisasi kearsipan dan pendanaan.
42.Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
43.Aturan Asli (Principle of original order) adalah Arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencinta arsip.

BAB II

MAKSUD, TUJUAN, ASAS DAN RUANG LINGKUP

Pasal 2

Pengaturan penyelenggaraan kearsipan dimaksudkan untuk memberikan kepastian hukum dalam penyajian informasi penyelenggaraan Pemerintahan Daerah, perumusan kebijakan dan pengambilan keputusan.

Pasal 3

Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk :

a.menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
b.menjamin terwujudnya pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang andal;
c.menjamin perlindungan kepentingan Daerah dan hak-hak keperdataan masyarakat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
d.menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara;
e.menjamin keselamatan aset Daerah; dan
f.meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Pasal 4

Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan berasaskan :

a.kepastian hukum;
b.keautentikan dan keterpercayaan;
c.keutuhan;
d.asal usul;
e.aturan asli;
f.keamanan dan keselamatan;
g.profesional;
h.responsif;
i.antisipatif;
j.partisipatif
k.akuntabilitas;
l.kemanfaatan;
m.aksesibilitas;
n.kepentingan umum; dan
o.kearifan lokal.

Pasal 5

Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan, meliputi :

a.penetapan kebijakan kearsipan di Daerah;
b.pembinaan kearsipan;
c.pengelolaan arsip dinamis;
d.penilaian jadual retensi arsip dan pemusnahan arsip;
e.pengelolaan arsip statis;
f.pelayanan jasa dan publikasi kearsipan.

BAB III

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DAERAH

Pasal 6

(1)Penyelenggaraan Kearsipan Daerah menjadi tanggung jawab Walikota Palangka Raya dan dilaksanakan oleh Badan Komunikasi, Informatika, Perpustakaan dan Arsip Kota Palangka Raya secara komprehensif dan terpadu dalam SKK.
(2)Penyelenggaraan kearsipan sebagaimana yang dimaksud pada ayat
(1), meliputi :
1. a.penetapan kebijakan;
2. b.pembinaan kearsipan; dan
3. c.pengelolaan arsip.
(3)Penyelenggaraan kearsipan dalam SKK sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1), didukung sumber daya kearsipan meliputi :
1. a.sumber daya manusia;
2. b.prasarana dan sarana; dan
3. c.pendanaan.

Pasal 7

(1)SKK wajib diselenggarakan oleh pencipta arsip dan Badan Komunikasi, Informatika, Perpustakaan dan Arsip Palangka Raya.
(2)Penyelenggaraan SKK sebagaimana dimaksud pada ayat (1), menjadi tanggung jawab masing-masing pencipta arsip dan Badan Komunikasi, Informatika, Perpustakaan dan Arsip Kota Palangka Raya.
(3)Penyelenggaraan SKK sebagaimana dimaksud pada ayat (1), harus sinergi dengan SKN dan sesuai dengan peraturan perundang- undangan.

BAB IV

PENETAPAN KEBIJAKAN KEARSIPAN

Pasal 8

(1)Penetapan kebijakan kearsipan Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (2) huruf a, menjadi tanggung jawab Walikota Kota Palangka Raya.
(2)Kebijakan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi bidang :
1. a.pembinaan;
2. b.pengelolaan arsip;
3. c.pembangunan SKK, pembangunan SIKK dan JIKK di wilayah daerah;
4. d.organisasi;
5. e.pengembangan sumber daya manusia;
6. f.prasarana dan sarana;
7. g.perlindungan dan penyelamatan arsip;
8. h.sosialisasi kearsipan;
9. i.kerjasama;dan
10. j.pendanaan.
(3)Kebijakan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), menjadi acuan bagi pencipta arsip dan Badan Komunikasi, Informatika, Perpustakaan dan Arsip Kota Palangka Raya dalam penyelenggaraan kearsipan.

Pasal 9

Penetapan kebijakan dibidang pembinaan dan pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (2) huruf a dan huruf b, dimaksudkan untuk mengatur standar dan kendali mutu terhadap pengelolaan dan pembinaan kearsipan.

Pasal 10

Penetapan kebijakan dibidang pembangunan SKK, SIKK dan pembentukan JIKK di Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (2) huruf c, dimaksudkan untuk menata penyelenggaraan kearsipan Daerah dalam kesatuan sistem kearsipan nasional.

Isi peraturan

Teks113PDFHirarki

Memuat teks peraturan…