Peraturan Daerah (PERDA) Kota Payakumbuh Nomor 29 Tahun 2017
- Nomor
- 29
- Tahun
- 2017
- Ditetapkan
- Status
- Berlaku
- Pasal terindeks
- 18
Lembaga terkait
Isi peraturan
Teks18PDFHirarki
Memuat teks peraturan…
Memuat teks peraturan…
Dalam Peraturan Walikota ini yang dimaksud dengan : 1. Kota adalah Kota Payakumbuh. 2. Pemerintah Kota adalah Pemerintah Kota Payakumbuh 3. Walikota adalah Walikota Payakumbuh. 4. Wakil Walikota adalah Wakil Walikota Payakumbuh 5. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah selanjutnya disebut DPRD adalah Dewan Perwakilan Ralyat Daerah Kota payakumbuh 6. Organisasi Perangkat Daerah adalah Dinas/ Badan/ Sekretariat Daerah/ Sekretariat DPRD / Kecamatan/ UPTD/ UPTB Kota Payakumbuh 7. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan yang selanjutnya disingkat DPdK adalah Organisasi Perangkat Daerah yang memiliki tugas, fungsi dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. 8. Lembaga lainnya adalah Instansi Vertikal, BUMD, Swasta dan atau Perorangan yang menjalankan organisasi atau usaha di Kota Payakumbuh. 9. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. 10. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh kmbaga Negara, Pemerintah Daerah, kmbaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik/Kemasyarakatan dan Perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 2 ll.Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 12. Arsip Aktif adalah arsip yang frekwensi penggunaannya masih tinggi dan/ atau terus menerus 13. Arsip In Aktif adalah arsip yang frekwensi pengguna€rnnya sudah menurLln. 14. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifrkasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/ atau lembaga kearsipan. 15. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis. BAB II MAKSf'I" TUJUAIT DAN RUAITG LIITTGKUP Passl 2 Maksud dari Peraturan Walikota ini adalah memberikan kepastian hukum dan sebagai pedoman atau petunjuk bagi Organisasi Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Kota Payakumbuh dalam rangka penyelenggaraan Kearsipan. Pasaf 3 T\rjuan dari Peraturan Walikota ini adalah : a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan Organisasi Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Kota Payakumbuh; b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan d. Menjamin perlindungan kepentingan pemerintah daerah dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan arsip yang autentik dal terpercaya penyelenggaraan kearsipan dilingkungan Pemerintah f. Mewujudkan penyelenggaraan kearsipan sebagai suatu sistem yang terpadu; dan g. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungiawaban yang dilakukan Organisasi Perangkat Daerah secara sistematis, efektif dan efisien. e. Mendinamiskan Daerah 3
Ruang lingkup Peraturan Walikota ini meliputi kegiatan : a. Pengurusan Surat; b. Pemberkasan Surat; dan c. Pen]rusutan Surat BA'B III PENGEIOLI\AIT XEAR,SIPAN Pasd 5 (1) Pengelolaan kearsipan dilakukan terhadap arsip dinamis dan arsip statis (2) Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi : a. Arsip aktif; b. Arsip in aktif. (3) Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggungiawab pencipta arsip. (4) Pengelolaan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan.
Penyelenggaraan Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Daerah dilaksanakan oleh Kepala Bagran Umum Sekretariat Daerah
(l) Pelaksanaan Tata kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6, menggunakan sarana dan peralatan kearsipan (2) Sarana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari : a. Kartu Kendali untuk pengurusan Surat; b. Pola Klasifikasi untuk pemberkasan arsip; dan c. Jadwal Retensi Arsip untuk penyusutan arsip. (3) Peralatan sebagaimana dimaksud pada ayat(l) terdiri dari: a. Lemari kartu kendali; b. kmari arsip c. Rak arsip; d. Rak arsip bergerak;dan e. Meja Sortir. 4
{1) Kode klasilikasi sebagaimana dimaksud dalam pasal Z ayat (21 huruf b disusun berdasarkan klasilikasi bidang tugas 0OO Umum 100 Pemerintahan 2OO Politik 300 Keamanan dan ketertiban 40O Kesejahteraan 5OO Perekonomian 600 Pekerjaan umum dan ketenagakerjaan 7OO Pengawasan 8OO Kepegawaian 9OO Keuangan (2) Klasifikasi pada masing-masing bidang tugas sebagaimana dimal<sud pada ayat (1) dapat ditambahkan sesuai kebutuhan Pasd 9 (1) Jadwal retensi arsip sebagai pedoman penJrusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 yat (21 huruf c memuat daftar yang berisi sekurang-kurangnya: a. Jangka waktu penyimpanan atau retensi; b. Jenis arsip; dan c. Keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan. (2) Ketentuan lebih lanjut mengenai jadwal retensi diatur tersendiri berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. BA'B IV PEI|GURUSAN SURAT Pasd 10 (1) Pengurusan surat dilakukan dengan menggunakan kartu kendali (2) Kartu kendali sebagaimana dimalsud pada ayat (1) digunakan unhrk : a. Pengurusan surat dinas masuk b. Pengurusan surat dinas keluar c. Penyimpanan arsip d. Penemuan kembali arsip 5 Pengurusan Surat dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat {2) furuf a dilakukan oleh Sekretaris Daerah Kota melalui bagian Umum kota selaku Kepala Unit Kearsipan Passl 12 (1) Kepala Bagian Umum Kota menentukan klasifikasi surat dinas penting dan surat dinas biasa (2) Kepala Bagian Umum menyampaikan kepada Walikota, Surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (l) yang ditujukan kepada Walikota (3) Kepala Bagian Umum menyampaikan Surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) kepada Kepala OPD sebagai unit pengolah Surat dinas sesuai dengan bidang tugas
(1) Pengurusan surat dinas keluar sebagaimana dimaksud dalam pasal 10 ayat (21huruf b dilakukan oleh Kepala OPD (2) Surat dinas sebagaimana dimaksud ayat (1) yang ditandatangani oleh Walikota disampaikan kepada Kepala Bagran Umum untuk mendapatkan penomoran (3) Surat dinas yang berbentuk produk hukum penomorannya dilakukarr oleh Kepala Bagian Hukum Kota Payakumbuh
(1) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat 2 huruf c dilingkungan Pemerintah Daerah dilakukan oleh unit pengolah pada OPD untuk arsip aktif (2) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1O ayat 2 huruf c dilingkungan Pemerintah Daerah dilakukan oleh unit pengolah pada OPD dan Sekretaris Daerah untuk arsip inaktif (3) Penyimpanan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 10 ayat 2 huruf c dilingkungan pemerintah daerah dilakukan oleh Kepala Lembaga Kearsipan Daerah untuk arsip Statis
Unit Pengolah dan Unit Kearsipan di lingkungan Pemerintah Derah melakukan penemuan kembali arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat 2 huruf d, melalui : a. Indeks; b. Kode Klasifikasi; c. Nomor urut; d. Asal surat, tanggal surat, dan nomor surat 6 Baglan Kesatu Pengurusan Surat dt Ltngkuagaa Pemerlatah Daerah Pasd 11
(1) Unit Pengolah dan pemberkasan arsip BAB V PEMBERXASAN Unit Kearsipan Pemerintah daerah melakukan (2) Pemberkasan arsip sebagaimana dimaksud ayat (1) dilaksanakan dengan sistem: a. Abjad a sampai dengan z sebagai indeks untuk menata pemberkasan arsip yang disusun secara berurut berdasarkan satuan organisasi dan atau perorangan b. Subjek atau masalah untuk menata pemberkasan arsip berdasarkan subjek atau pokok masalah c. Geograli untuk menata pemberkasan arsip berdasarkan pada lokasi/ wilayah d. Nomor untuk menata pemberkasan arsip berdasarkan urutan angka/ nomor dan e. Kronologis untuk menata pemberkasan arsip berdasarkan urutan tanggal (3) Pemberkasan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat I dilaksanakan dengan menggunakan : a. Folder/map b. Guide/sekat c. Indeks d. Buku petunjuk e. Kode klasifikasi f. Kertas pembungkus g. Boks tempat menyimpan folder dan h. kartu picis
(1) Folder/ map sebagaimana dimaksud dalam pasal 16 ayat (3) huruf a memperlihatkan daftar masalah (2) Guide/ sekat sebagaimana dimaksud dalam pasal 16 ayat (3) huruf b sebagai pembatas masalah (3) Indeks sebagaimana dimaksud dalam pasal 16 ayat (3) huruf c sebagai kata tangkap yang dominan dalam surat (4) Buku Petunjuk sebagaimana dimaksud dalam pasal 16 ayat (3) huruf d sebagai inventaris masalah 7 (5) Kode klasifikasi sebagaimana dimaksud dalam pasal 16 ayat 3 0 huruf e sebagai kode klasifikasi per subjek masalah (6) Kertas pembungkus sebagaimana dimaksud dalam pasal 16 ayat 3 huruf f untuk keamanan dan kebersihan surat (7) Box sebagaimana dimaksud dalam pasal 16 ayat (3) huruf g unruk menyimpan folder (8) Kartu Picis sebagaimana dimaksud dalam pasal 16 ayat (3) huruf h dipakai untuk mengetahui jumlah berkas BAB VI PEMELIHARAAN, PENGAMANAN DAIV PEMINJAMAN ARSIP
Unit Kearsipan di lingkungan Pemerintah Daerah melakukan pemeliharaan, pengamanan dan peminjaman arsip
Peminjaman arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 18 dapat dilakukan terhadap copy arsip inaktif atas permohonan teftulis dari pihak peminjam arsip BAB \rII PEITTUSUTAN ARSIP Pasd 2O Unit pengolah dan unit kearsipan melakukan penyustan arsip Penyusutan sebagaimana dimaksud ayat (1) dilakukan dengan cara : a. Pemindahan b. Pemusnahan c. Penyerahan (1) (2) (1) (21 (3)
Membuka PDF…