1.Daerah adalah Kota Pontianak.
2.Pemerintah Daerah adalah Kepala Daerah sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom.
3.Walikota adalah Walikota Pontianak.
4.Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disebut DPRD adalah lembaga perwakilan rakyat daerah yang berkedudukan sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah.
5.Instansi Pelaksana/Perangkat Daerah adalah Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Pontianak.
6.Kepala Instansi Pelaksana adalah Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Pontianak.
7.Pejabat yang ditunjuk adalah pegawai Aparatur Sipil Negara yang diberi tugas tertentu sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
8.Operator adalah Pengelola data kependudukan yang bertugas melakukan entri data, cetak dokumen, cetak informasi data statistik dan laporan sesuai dengan Persetujuan supervisor.
9.Camat adalah Kepala kecamatan di wilayah Kota Pontianak. 4
10.Lurah adalah Kepala kelurahan diwilayah Kota Pontianak.
11.Kecamatan atau yang disebut dengan nama lain adalah bagian wilayah dari daerah Kota Pontianak yang dipimpin oleh Camat.
12.Kelurahan adalah Wilayah kerja Lurah sebagai Perangkat Daerah Kota Pontianak dalam Wilayah kerja Kecamatan.
13.Rukun Warga, yang selanjutnya disingkat RW adalah lembaga yang dibentuk melalui musyawarah pengurus RT di wilayah kerjanya yang ditetapkan oleh Lurah.
14.Rukun Tetangga, yang selanjutnya disingkat RT adalah lembaga yang dibentuk melalui musyawarah masyarakat setempat dalam rangka pelayanan pemerintahan dan kemasyarakatan yang ditetapkan oleh Lurah.
15.Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan informasi Administrasi Kependudukan serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan sektor lain.
16.Penduduk adalah Warga Negara Indonesia dan Orang Asing yang masuk secara sah serta bertempat tinggal di Indonesia.
17.Penduduk Kota Pontianak adalah Warga Negara Indonesia dan Orang asing yang masuk secara sah serta bertempat tinggal di Kota Pontianak.
18.Warga Negara Indonesia, yang selanjutnya disingkat WNI adalah orang-orang bangsa Indonesia asli dan orang-orang bangsa lain yang disahkan dengan Undang-Undang sebagai Warga Negara Indonesia.
19.Orang Asing adalah orang bukan Warga Negara Indonesia.
20.Penduduk Rentan Administrasi Kependudukan adalah penduduk yang mengalami hambatan dalam memperoleh dokumen penduduk yang disebabkan oleh bencana alam, kerusuhan sosial, atau Orang Terlantar.
21.Dokumen Kependudukan adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh Instansi Pelaksana yang mempunyai kekuatan hukum sebagai alat bukti autentik yang dihasilkan dari pelayanan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil.
22.Data Kependudukan adalah data perseorangan dan/atau data agregat yang terstruktur sebagai hasil dari kegiatan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil.
23.Pendaftaran Penduduk adalah pencatatan biodata Penduduk, pencatatan atas pelaporan Peristiwa Kependudukan dan pendataan Penduduk rentan Administrasi Kependudukan serta penerbitan Dokumen Kependudukan berupa kartu identitas atau surat keterangan kependudukan.
24.Peristiwa Kependudukan adalah kejadian yang dialami Penduduk yang harus dilaporkan karena membawa akibat terhadap penerbitan atau perubahan Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk dan/atau surat keterangan kependudukan lainnya meliputi pindah datang, perubahan alamat, serta status tinggal terbatas menjadi tinggal tetap.
25.Biodata Penduduk adalah keterangan yang berisi elemen data tentang jati diri, informasi dasar serta riwayat perkembangan dan perubahan keadaan yang dialami oleh Penduduk sejak saat kelahiran.
26.Nomor Induk Kependudukan, yang selanjutnya disingkat NIK adalah nomor identitas penduduk yang bersifat unik atau khas, tunggal dan melekat pada seseorang yang terdaftar sebagai Penduduk Indonesia.
27.Keluarga adalah seseorang atau sekelompok orang yang mempunyai hubungan darah dan/atau orang lain yang tinggal dalam satu rumah/bangunan dan terdaftar dalam kartu keluarga.
28.Kartu Keluarga, yang selanjutnya disingkat KK adalah kartu identitas keluarga yang memuat data tentang nama, susunan dan hubungan dalam keluarga, serta identitas anggota keluarga.
29.Anggota Keluarga adalah orang-orang yang nama dan identitas biodata keluarga yang memuat data tentang nama, susunan dan hubungan dalam keluarga, serta identitas anggota keluarga. 5
30.Kartu Tanda Penduduk Elektronik, yang selanjutnya disingkat KTP-el adalah Kartu Tanda penduduk yang dilengkapi cip yang merupakan identitas resmi penduduk sebagai bukti diri yang diterbitkan oleh Instansi Pelaksana.
31.Pencatatan Sipil adalah pencatatan Peristiwa Penting yang dialami oleh seseorang dalam register Pencatatan Sipil pada Instansi Pelaksana.
32.Pejabat Pencatatan Sipil adalah pejabat yang melakukan pencatatan Peristiwa Penting yang dialami seseorang pada Instansi Pelaksana yang pengangkatannya sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang-undangan.
33.Peristiwa Penting adalah kejadian yang dialami oleh seseorang meliputi kelahiran, kematian, lahir mati, perkawinan, perceraian, pengakuan anak, pengesahan anak, pengangkatan anak, perubahan nama dan perubahan status kewarganegaraan.
34.Kelahiran adalah kehadiran anggota keluarga baru akibat perkawinan yang harus segera dilaporkan.
35.Kematian adalah tidak adanya secara permanen seluruh kehidupan pada saat mana pun setelah kelahiran hidup terjadi.
36.Lahir mati adalah kelahiran seorang bayi dari kandungan yang berumur paling sedikit 28 minggu, pada saat dilahirkan tidak menunjukan tanda- tanda kehidupan.
37.Perkawinan adalah ikatan lahir batin antara seorang pria dan seorang wanita sebagai suami istri dengan tujuan membentuk keluarga (rumah tangga) yang bahagia dan kekal berdasarkan Ketuhanan Yang Maha Esa.
38.Perceraian adalah terputusnya keluarga karena salah satu atau kedua pasangan memutuskan untuk saling meninggalkan sehingga mereka berhenti melakukan kewajibannya sebagai suami istri.
39.Pengesahan anak adalah pengesahan status hukum seorang anak yang lahir , di luar ikatan perkawinan yang sah , kemudian diikuti dengan perkawinan yang sah oleh kedua orang tua anak tersebut.
40.Pengakuan anak adalah pengakuan secara hukum dari seorang Ayah biologis terhadap anaknya yang lahir diluar ikatan perkawinan yang sah atas Persetujuan Ibu kandung anak tersebut. Pengakuan Anak akan menimbulkan hubungan Perdata yang diakui.
41.Pengangkatan anak adalah perbuatan hukum untuk mengalihkan hak anak dari lingkungan kekuasaan keluarga orang tua, wali yang sah, atau orang lain yang bertanggung jawab atas perawatan, pendidikan dan membesarkan anak tersebut, kedalam lingkungan keluarga orang tua angkatnya berdasarkan penetapan pengadilan.
42.Perubahan nama adalah perubahan nama seseorang setelah mendapat persetujuan oleh pengadilan dibuktikan dengan adanya Penetapan Pengadilan Negeri yang telah mempunyai kekuatan hukum tetap.
43.Perubahan status kewarganegaraan adalah pencatatan Perubahan Kewarganegaraan dilakukan berdasarkan laporan instansi terkait maupun dari penduduk yang telah berubah status kewarganegaraan dari WNA ke WNI maupun dari WNI ke WNA dan telah mempunyai keputusan / penetapan perubahan status kewarganegaraan dari instansi yang berwenang.
44.Pindah Datang Penduduk adalah perubahan lokasi tempat tinggal untuk menetap karena perpindahan dari tempat asal ke tempat tujuan.
45.Pengangkatan Anak adalah perbuatan hukum untuk mengalihkan hak anak dari lingkungan kekuasaan keluarga orang tua, wali yang sah, atau orang lain yang bertanggung jawab atas perawatan, pendidikan dan membesarkan anak tersebut ke dalam lingkungan keluarga orang tua angkatnya berdasarkan putusan atau penetapan pengadilan.
46.Pengakuan Anak adalah pengakuan seorang ayah terhadap anaknya yang lahir di luar ikatan perkawinan sah atas persetujuan ibu kandung anak tersebut.
47.Pengesahan Anak adalah pengesahan status seorang anak yang lahir di luar ikatan perkawinan sah pada saat pencatatan perkawinan kedua orang tua anak tersebut. 6
48.Izin Tinggal Terbatas adalah izin tinggal yang diberikan kepada Orang Asing untuk tinggal diwilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dalam jangka waktu yang terbatas sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang- undangan.
49.Izin Tinggal Tetap adalah izin tinggal yang diberikan kepada Orang Asing untuk tinggal menetap di wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang-undangan.
50.Kartu Identitas keterangan tertulis dari hasil pendaftaran penduduk yang terdiri dari kartu keluarga, kartu tanda penduduk-elektronik, Kartu identitas penduduk musiman dan surat keterangan tempat tinggal.
51.Kartu Identitas Penduduk Musiman, yang selanjutnya disingkat KIPEM adalah Kartu tanda pengenal sementara bagi penduduk musiman di kota Pontianak.
52.Kantor Urusan Agama Kecamatan, yang selanjutnya disebut KUA Kecamatan adalah satuan kerja yang melaksanakan pencatatan nikah, talak, cerai dan rujuk pada tingkat kecamatan bagi Penduduk yang beragama Islam.
53.Sistem Informasi Administrasi Kependudukan yang selanjutnya disingkat SIAK adalah sistem informasi yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi pengelolaan informasi administrasi kependudukan di tingkat penyelenggara dan instansi pelaksana sebagai satu kesatuan.
54.Petugas Registrasi disebut Aparatur Sipil Negara yang diberi tugas dan tanggung jawab memberikan pelayanan pelaporan peristiwa kependudukan dan peristiwa penting serta pengelolaan dan penyajian data kependudukan.
55.Data base adalah kumpulan berbagai jenis data kependudukan yang tersimpan secara sistematik, terstruktur dan saling berhubungan dengan menggunakan perangkat lunak, perangkat keras dan jaringan komunikasi data.
56.Data Center adalah tempat/ruang penyimpanan perangkat data base pada penyelenggara pusat yang menghimpun data kependudukan dari penyelenggara kota dan instansi pelaksana.
57.Data Pribadi adalah data perseorangan tertentu yang disimpan, dirawat dan dijaga kebenarannya serta dilindungi kerahasiaannya.
58.Data Agregat adalah kumpulan data tentang peristiwa kependudukan, peristiwa penting, jenis kelamin, kelompok usia, agama, pendidikan, dan pekerjaan.
59.Kartu Surat Keterangan Tempat Tinggal adalah Kartu Surat Keterangan Kependudukan yang diberikan kepada orang asing yang memiliki Izin Tinggal Terbatas sebagai bukti diri bahwa yang bersangkutan telah terdaftar di Pemerintah Daerah Kota Pontianak sebagai penduduk tinggal terbatas.