1.Daerah adalah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung.
2.Pemerintahan Daerah adalah penyelenggaraan urusan pemerintahan oleh pemerintah daerah dan dewan perwakilan rakyat daerah menurut asas otonomi dan tugas pembantuan dengan prinsip otonomi seluasluasnya dalam sistem dan prinsip Negara Kesatuan Republik Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.
3.Pemerintah Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung, selanjutnya disebut Pemerintah Daerah, adalah Gubernur dan Perangkat Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung sebagai unsur penyelenggara pemerintahan Provinsi Kepulauan Bangka Belitung.
4.Gubernur adalah Gubernur Provinsi Kepulauan Bangka Belitung.
5.Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, yang selanjutnya disingkat DPRD, adalah Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung.
6.Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota adalah Pemerintah Kabupaten/Kota dalam wilayah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung.
7.Kabupaten/Kota adalah Kabupaten/Kota dalam wilayah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung.
8.Perangkat Daerah Provinsi, yang selanjutnya disebut Perangkat Daerah, adalah unsur pembantu Gubernur dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah.
9.Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang Pengelolaan Arsip Statis dan Pembinaan Kearsipan.
10.Arsip Nasional Republik Indonesia adalah Lembaga Kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang Kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.
11.Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Bangka Belitung yang selanjutnya disebut Dinas adalah Lembaga Kearsipan berbentuk Perangkat Daerah Pemerintah Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung yang melaksanakan urusan Pemerintahan Daerah di bidang Kearsipan.
12.Lembaga Negara adalah lembaga yang menjalankan cabang-cabang kekuasaan negara meliputi eksekutif, legislatif, yudikatif, dan lembaga lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
13.Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan dengan tujuan memperoleh keuntungan atau laba yang berbentuk badan hukum yang didirikan dan/atau berkedudukan dalam wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia.
14.Badan Usaha Milik Daerah, yang selanjutnya disingkat BUMD, adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh Pemerintahan Daerah melalui penyertaan secara langsung yang berasal dari kekayaan Pemerintahan Daerah yang dipisahkan.
15.Forum Kearsipan adalah Forum yang dibetuk atau ditetapkan dengan Keputusan Gubernur/Bupati/ Walikota, yang bertugas memberikan saran dan pertimbangan positif, menjadi mediasi, menampung dan menyampaikan aspirasi masyarakat, membantu Pemerintah, dalam pengawasan Penyelenggaraan Kearsipan, melakukan kerjasama dengan lembaga independen, dalam pengawasan dan penjaminan mutu Penyelenggaraan Kearsipan.
16.Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, selanjutnya disingkat APBD, adalah rencana keuangan tahunan Pemerintah Daerah yang ditetapkan dengan peraturan daerah.
17.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan Arsip.
18.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
19.Kearsipan Daerah adalah hal-hal yang berkenaan dengan Arsip di Provinsi Kepulauan Bangka Belitung.
20.Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, Pembinaan Kearsipan, dan Pengelolaan Arsip dalam suatu Sistem Kearsipan Daerah yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
21.Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
22.Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
23.Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
24.Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
25.Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh Pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau Lembaga Kearsipan.
26.Arsip Terjaga adalah Arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
27.Arsip Umum adalah Arsip yang tidak termasuk dalam kategori Arsip Terjaga.
28.Pengelolaan Arsip adalah keseluruhan proses pengaturan dan pengendalian Arsip Dinamis dan Arsip Statis.
29.Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian Arsip Dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, Penggunaan dan Pemeliharaan, serta Penyusutan Arsip.
30.Pengelolaan Arsip Statis adalah proses pengendalian Arsip Statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi Akuisisi, pengolahan, Preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu Sistem Kearsipan Daerah.
31.Akuisisi Arsip Statis adalah proses penambahan khasanah Arsip Statis pada Lembaga Kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan Arsip Statis dan hak pengelolaannya dari Pencipta Arsip kepada Lembaga Kearsipan.
32.Pengolahan Arsip Statis adalah kegiatan pendeskripsian, menata fisik, menata informasi, dan membuat sarana temu balik terhadap Arsip Statis.
33.Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip.
34.Preservasi Arsip adalah upaya pelindungan Arsip yang dilaksanakan dalam rangka menjamin keselamatan dan kelestarian fisik Arsip maupun informasi Arsip.
35.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang Pengelolaan Arsip Dinamis.
36.Unit Pengolah adalah unit kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan Penciptaan Arsip di lingkungannya.
37.Unit Kearsipan adalah unit kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam Penyelenggaraan Kearsipan.
38.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang Kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan Kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan Kearsipan.
39.Jadwal Retensi Arsip, yang selanjutnya disingkat JRA, adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip.
40.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan Arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan Arsip Statis kepada lembaga kearsipan.
41.Pembinaan Kearsipan adalah usaha, tindakan, dan kegiatan yang ditujukan untuk mewujudkan tercapainya tujuan Penyelenggaraan Kearsipan di Daerah.
42.Nilai Guna adalah nilai Arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi pengguna Arsip.
43.Klasifikasi Arsip adalah pengelompokkan Arsip yang didasarkan pada tugas pokok dan fungsi organisasi yang disusun secara logis dan sistematis.
44.Penataan Arsip adalah tindakan dan prosedur dalam pengaturan Arsip berupa penempatan Arsip dalam sarana Kearsipan sesuai dengan Klasifikasi Arsip dan perencanaan tata letak yang ditetapkan untuk tujuan mempermudah penemuan kembali Arsip.
45.Sistem Kearsipan Nasional, yang selanjutnya disingkat SKN, adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antarberbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antarpelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam Penyelenggaraan Kearsipan secara nasional.
46.Sistem Informasi Kearsipan Nasional, yang selanjutnya disingkat SIKN, adalah sistem informasi Arsip secara nasional yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia yang menggunakan sarana Jaringan Informasi Kearsipan Nasional.
47.Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat JIKN adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.
48.Sistem Kearsipan Daerah, yang selanjutnya disingkat SKD, adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antarpelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam Penyelenggaraan Kearsipan di Daerah dan merupakan subsistem dari Sistem Kearsipan Nasional.
49.Sistem Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SIKD adalah sistem informasi Arsip daerah yang dikelola oleh Pemerintah Daerah yang menggunakan sarana Jaringan Informasi Kearsipan Daerah dan merupakan subsistem SIKN.
50.Jaringan Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat JIKD adalah sistem jaringan informasi Kearsipan dengan sarana pelayanan Arsip yang dikelola oleh Pemerintah Daerah.
51.Sistem Informasi Kearsipan Dinamis adalah sistem informasi berbasis Arsip Dinamis yang dikelola oleh Dinas dengan menggunakan sarana JIKD.
52.Sistem Informasi Kearsipan Statis adalah sistem informasi berbasis Arsip Statis yang dikelola oleh Dinas dengan menggunakan sarana JIKD.
53.Daftar Arsip adalah sarana bantu penemuan informasi Arsip berupa rincian uraian informasi materi setiap unit pengelompokkannya, pemilikannya, khasanah/jenis koleksinya, dan keadaan serta volume Arsipnya.
54.Daftar Pencarian Arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi Arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh Lembaga Kearsipan dan dicari oleh Lembaga Kearsipan serta diumumkan kepada publik.
55.Penciptaan Arsip adalah kegiatan pembuatan dan penerimaan Arsip yang dilaksanakan oleh Pencipta Arsip.
56.Pemeliharaan Arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip baik fisik maupun informasinya.
57.Penggunaan Arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan Arsip bagi kepentingan pengguna Arsip yang berhak.
58.Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
59.Program Arsip Vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan pelindungan dan menyelamatkan Arsip Vital Pencipta Arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah.
60.Autentikasi Arsip adalah proses pemberian tanda dan/atau pernyataan tertulis sesuai dengan perkembangan teknologi yang menunjukan bahwa Arsip yang diautentikasi adalah asli atau sesuai dengan aslinya.
61.Alih Media Arsip adalah transfer informasi dari media awal ke dalam media yang berbeda.
62.Sumber Daya Kearsipan adalah dukungan terhadap SKD berupa sumber daya manusia, prasarana dan sarana, penyelenggara kearsipan, dan pembiayaan.
63.Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis Arsip.