1.Daerah adalah Provinsi Kepulauan Riau.
2.Pemerintah Daerah adalah Gubernur dan Perangkat Daerah sebagai unsur Penyelenggara Pemerintahan Daerah.
3.Gubernur adalah Gubernur Provinsi Kepulauan Riau.
4.Satuan Kerja Perangkat Daerah selanjutnya disingkat SKPD adalah Perangkat Daerah Provinsi Kepulauan Riau yang terdiri dari Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Inspektorat, Badan Daerah, Dinas Daerah, Kantor Daerah, Lembaga Teknis Daerah dan Lembaga lain di Provinsi Kepulauan Riau.
5.Unit Penyelenggara Pemerintahan Daerah selanjutnya disingkat dengan UPPD adalah Unit yang bertugas dan bertanggungjawab di bidang pengelolaan arsip 5 in aktif, arsip statis, pembinaan kearsipan dan hal-hal lain yang berkaitan dengan pelaksanaan urusan kearsipan.
6.Badan adalah subyek hukum sebagai pemangku hak.
7.Lembaga Kearsipan Daerah selanjutnya disingkat LKD adalah SKPD yang bertugas dan bertanggungjawab di bidang pengelolaan arsip in aktif, arsip statis, pembinaan kearsipan dan hal-hal lain yang berkaitan dengan pelaksanaan urusan kearsipan.
8.Lembaga Pencipta Arsip adalah lembaga yang mempunyai kemandirian atau otoritas dalam pelaksanaan tugas, fungsi, dan tanggung jawab di bidang pelaksanaan tugas dan fungsinya.
9.Orang adalah orang perorangan sebagai subyek hukum (DIM).
10.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
11.Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum atau otoritasi legal dan keberadaan sarana bantu penemuan arsip.
12.Akuisisi arsip adalah proses pengambilalihan arsip dalam rangka penambahan khasanah arsip pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip dan hak pengelolaannya dari lembaga pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
13.Arsip aktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
14.Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
15.Arsip duplikasi adalah arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip aslinya.
16.Arsip In-aktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya telah mengalami penurunan.
17.Arsip konvensional adalah arsip yang informasinya terekam dalam media kertas berupa tulisan tangan atau ketikan.
18.Arsip Media baru adalah arsip yang informasinya direkam dalam media magnetik.
19.Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilaiguna kesejarahan yang telah habis masa retensinya, dan memiliki 6 keterangan permanen setelah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
20.Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
21.Daftar Arsip adalah daftar yang berisi data dan identifikasi arsip yang diperlukan dalam penemuan dan penyusutan arsip.
22.Daftar Pencarian Arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.
23.Jadwal Retensi Arsip untuk selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jenis arsip, jangka waktu penyimpanan atau retensi, serta keterangan tentang musnah atau permanen yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan.
24.Klasifikasi arsip adalah pengelompokkan arsip yang didasarkan pada tugas pokok dan fungsi organisasi yang disusun secara logis dan sistematis.
25.Naskah Kuno adalah semua dokumen tertulis yang tidak dicetak atau tidak diperbanyak dengan cara lain, baik yang berada di dalam negeri maupun di luar negeri yang berumur sekurang-kurangnya 50 (lima puluh) tahun, dan yang mempunyai nilai penting bagi daerah, kebudayaan nasional, sejarah, dan ilmu pengetahuan.
26.Non Arsip adalah naskah yang tidak berisi informasi, duplikat berlebihan, formulir yang tidak digunakan, amplop-amplop.
27.Penataan arsip adalah tindakan dan prosedur dalam pengaturan arsip berupa penempatan arsip dalam sarana kearsipan sesuai dengan klasifikasi arsip dan perencanaan tata letak yang ditetapkan untuk tujuan mempermudah penemuan kembali arsip.
28.Penciptaan arsip adalah proses kegiatan pengimlaan atau pengejaan, tulisan tangan, pemrosesan data/atau kata sehingga terciptanya suatu naskah atau dokumen (tata naskah).
29.Pengelolaan arsip adalah proses pengendalian arsip dinamis dan statis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan dan pendayagunaan.
30.Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan yang meliputi berbagai kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu 7 sistem kearsipan yang didukung oleh teknologi informasi, sumber daya manusia, sarana dan prasarana, serta infrastruktur lainnya.
31.Penyidik adalah Pejabat Polisi Negara Republik Indonesia atau Pejabat Pegawai Negeri Sipil tertentu yang diberi wewenang khusus oleh undang- undang untuk melakukan penyidikan.
32.Penyidikan adalah serangkaian tindakan penyidik dalam hal dan menurut cara yang diatur dalam undang-undang untuk mencari serta mengumpulkan bukti yang dengan bukti itu membuat terang tindak pidana yang terjadi guna menemukan tersangkanya.
33.Penyimpanan arsip adalah proses dan tata cara penempatan arsip pada tempat penyimpanan.
34.Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna, dan menyerahkan arsip statis ke lembaga kearsipan.
35.Perawatan arsip adalah tata cara melakukan perawatan, pelestarian arsip secara preventif, represif, dan kuratif.
36.Preservasi arsip adalah kegiatan pemeliharaan, perawatan serta penjagaan arsip terhadap berbagai unsur perusak arsip.