DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (PERDA) Provinsi Riau Nomor 6 Tahun 2020

Nomor: 6
Tahun: 2020
Ditetapkan: 30 Desember 2020
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 87

Lembaga terkait

Ringkasan

Bab I Ketentuan Umum Bab II Organisasi Kearsipan Bab III Pengelolaan Arsip Bab IV Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Bab V Pengembangan Sumber Daya Manusia Bab VI Fasilitas Penyelengaraan Kearsipan Bab VII Layanan dan Pemasyarakatan Kearsipan Bab VIII Pembinaan dan Pengawasan Bab IX Organisasi Profesi dan Peran Masyarakat Organisasi Profesi Bab X Peran Serta Masyarakat Bab XI Kerja Sama Bab XII Prasarana dan Sarana Bab XIII Pendanaan Bab XIV Ketentuan Sanksi Bab XV Ketentuan Penutup

Isi peraturan

Menetapkan

menetapkan Peraturan Daerah tentang PenYelenggaraan KearsiPan ; Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara RePublik Indonesia Tahun 1945; d. Mengingat: 2. Undang-Undang Nomor 61 Tahun 1958 tentang Penetapan Undang-Undang Darurat Nomor 19 Tahun Ig57 tentang Pembentukan Daerah-Daerah swatantra Tingkat I Sumatera Barat, Jambi dan Riau (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1957 Nomor 75l' sebagai Undang-Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1958 Nomor II2, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 16461; Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2OO9 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2OO9 Nomor I52, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5O7I); Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2OI4 Nomor 244, Tarnbahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang- Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang PerubaLran Kedua atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2075 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679); Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2OI2 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2Ol2 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 52861; Peratural Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor Il4l sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 72 Tahun 2OI9 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2OL9 Nomor 187l'. 3. 4. 5. 6. Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH PROVINSI RIAU dan GUBERNUR RIAU MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN DAERAH TENTANG KEARSIPAN. PENYELENGGARAAN

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan:

1.Daerah adalah Provinsi Riau;
2.Pemerintahan Provinsi adalah Pemerintah Daerah Provinsi Riau dan Dewan Perwakilan Ralryat Daerah Provinsi Riau;
3.Gubernur adalah Gubernur Riau;
4.Perangkat Daerah adalah Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Provinsi Riau;
5.Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis, dan pembinaan kearsipan;
6.Badan Usaha Milik Daerah, yang selanjutnya disingkat BUMD, adalah Badan Usaha Milik Daerah Provinsi Riau;
7.Penyelenggafa€m Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pengelolaan arsip, dan pembinaan kearsipan dalam suatu sistem kearsipan daerah yang didukung oleh sumber daya malusia, prasarana dan sa.rana, serta sumber daya lainnYa; B. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan 9. 10. 11. 12. 13. t4. 15. 16. dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbarrgs a, darr b ernegar a; Arsip dinamis adalah arsip yffirg digunakan seca-ra langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu; Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang; Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan / atau terus-menerus; Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun; Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik seca-ra langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan I atau lembaga kearsipan ; Arsip terjaga adalah arsip daerah yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup daerah yang harus drjaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya; Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga; Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan ; Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis; Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab da-lam penyelenggaraan kearsipan; 17. 18. 79. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya; Jadwal Retensi Arsip yang selaajutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip; Nilai guna adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip; Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nitai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan; Panitia Penilaian Arsip yang selanjutnya disingkat PPA adatah panitia yang dibentuk oleh Pimpinan Pencipta Arsip dan Pencipta Arsip yang melakukan penyeleksian, verifikasi dan penilaian arsip dalam proses penyusutan arsip; Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis seca-ra efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan) dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip; Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis seca-ra efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaarr, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan; Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan; 2T, 20. 22. 25. 23. 24. 26. 29. 27. 28. 32. 33. 34. 35. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaal sarana bantu untuk mempermudah penemuan dart pemanfaatan arsip; Preservasi arsip adalah upaya perlindungan arsip yang dilaksanakan dalam rangka menjamin keselamatan dan kelestarian fisik arsip maupun informasi arsip; Program arsip vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan perlindungan dan menyelamatkan arsip vital pencipta arsip; Autentikasi arsip adalah proses pemberian tanda dan/atau pernyataan tertulis sesuai dengan perkembangan teknologi yang menunjukkan bahwa arsip yang diautentikasi adalah asli atau sesuai dengan aslinya; Alih media arsip adalah transfer informasi dari media awa1 ke da-lam media yang berbeda; Sistem Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SIKN adalah sistem informasi arsip seca-ra nasional yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Ind.onesia yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan nasional; Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat JIKN adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia; Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh pemerintah daerah melalui penyertaan seca-ra langsung yang berasal dari kekayaan pemerintah daerah yang dipisahkan; Perangkat Daerah yang menangani Urusan Kearsipan adalah Perangkat Daerah yang menyelenggarakart urusan pemerintahan dibidang kearsipan; Lembaga lainnya adalah lembaga yang menerima bantuan angga-ran/keuangan dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara. 30. 31. 36. - t'

Pasal 2

Penyelen ggar aan Kearsipan dilaksanakan b erdasarkan asas :

a.kepastian hukum;
b.keautentikan dan keterpercayaan;
c.keutuhan;
d.asal-usul;
e.aturan asli;
f.keamanan dan keselamatart;
g.keprofesionalan;
h.keresponsifan;
i.keantisipatifan;
j.kepartisiPatifan;
k.akuntabilitas;
1. 1.kemanfaatan;
m.aksesibilitas;
n.kepentingan umum; dan
o.kearifan lokal.

Pasal 3

Peraturan Daerah ini dimaksudkan untuk memberikan kepastian hukum dalam penyelengga-raan kearsipan Daerah yang berkualitas, terintegrasi dan berkesinambungan'

Pasal 4

Tujuan Perda atau penyelenggarax Kearsipan:

a.menjamin ketersediaan Arsip yang otentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
b.mewujudkan pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang handal;
c.menciptakan penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif dan terPadu;
d.menyelamatkan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; dan
e.meningkatkan kapasitas Perangkat Daerah yang menangani urusan Kearsipan sebagai pusat informasi yang murah dan mudah diakses oleh masyarakat.

Pasal 5

Ruang lingkup pengaturan Penyelengga-raan Kearsipan meliputi: a. b. c. d. e. f. organisasi kearsipan; pengelolaan arsip; pelindungan dan penyelamatan arsip; pengembangan sumber daya manusia; fasilitasi penyelenggara€rl kearsipan; layanan dan pemasya-rakatan kearsipan; pembinaan dan pengawasan; per€m serta masyarakat; kerl'a sama; prasa-rana dan sa-rana; dan pendanaan.

BAB II

ORGANISASI KEARSIPAN

Pasal 6

Organisasi Kearsipan terdiri atas Unit Kearsip pencipta arsip dan Perangkat Daerah yang menangani Urusan Kearsipan. Unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib dibentuk oleh BUMD. Perangkat Daerah yang menangani Urusan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib dibentuk oleh pemerintah provinsi. Pencipta arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri Unit Kearsipan dan Unit Pengolah, Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (41 meliputi unit kerja yang memiliki fungsi kesekretariatan atau ketatausahaan pada Perangkat Daerah dan BUMD. Unit Pengolah sebagaimana dimaksud pada ayat (41 meliputi semua unit keq'a pada Perangkat Daerah dan BUMD. Ketentuan lebih lanjut mengenai tugas unit kearsipan dan unit pengolah pada Perangkat Daerah, BUMD, dan lembaga lainnya diatur dalam Peraturan Gubernur. g. h. i. j. k.

(1)(21
(3)
(4)(s)
(6)
(7)

Pasal 7

Perangkat Daerah yang menangani Urusan Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (1) bertugas;

a.melaksanakan pengelolaan arsip daerah;
b.mengelola arsip vital;
c.mengelola arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang- kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari Perangkat Daerah, BUMD, dan Lembaga Latnnya;
d.melaksanakan pemusnahan arsip yang sudah habis retensinya bagi Arsip yang memiliki retensi sekurang- kurangnya 10 (sepuluh) tahun sesuai JRA;
e.melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dad Perangkat Daerah, BUMD, Lembaga Lainnya, dan masyarakat; dan
f.melaksanakan pengembaxgan sumber daya manusia kearsipan.

Pasal 8

Pencipta arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (1) mempunyai tugas:

a.pengelolaan arsip aktif;
b.mengelola arsip inaktif yang memiliki retensi kurang dari 10 (sepuluh) tahun di lingkungannnya;
c.mengelola arsip vital;
d.memindahkan arsip yffiLg memiliki retensi sekurang- kurangnya 10 (sepuluh) tahun kepada Perangkat Daerah yang menangani Urusan Kearsipan;
e.melaksanakan pemusnahan arsip yang memiliki retensi kurang dari 10 (sepuluh) tahun sesuai JRA;
f.menyerahkan arsip statis kepada Perangkat Daerah yang menangani Urusan Kearsipan;
g.melaksanakan pembinaan dan pengembangan pengelolaan arsip di lingkungannya. -1G

BAB III

PENGELOLAAN ARSIP

Pasal 9

Pengelolaan Arsip meliputi:

a.Arsip dinamis; dan
b.Arsip statis.

Pasal 10

Pengelolaan arsip d inamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal t huruf a meliputi pengelolaan terhadap:

a.penciptaan;
b.penggunaan;
c.pemeliharaan; dan
d.penyusutan. Pasa-l 11

(1)Pencipta arsip bertanggung jawab terhadap pengelolaan arsip dinamis.
(2)Arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
1. a.arsip vital;
2. b.arsip aktif; dan
3. c.arsip inaktif. -Lt- Paragral 2 Penciptaan Arsip Dinamis

Pasal 10

(1)Penciptaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 huruf a meliputi kegiatan:
1. a.pembuatan arsip; dan
2. b.penerimaaan arsip.
(2)Pembuatan dan penerimaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan:
1. a.tata naskah dinas;
2. b.klasifikasi arsip; dan
3. c.sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip

Isi peraturan

Teks87PDFHirarki

Memuat teks peraturan…