DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (PERDA) Provinsi Sumatera Selatan No. 18 Tahun 2014

Nomor: 18
Tahun: 2014
Ditetapkan: 16 Oktober 2014
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 13

Lembaga terkait

Ringkasan

Dalam Peraturan ini diatur tentang penyelenggaraan kearsipan dengan menetapkan batasan istilah yang digunakan dalam pengaturannya. Diatur mengenai ketentuan umum, ruang lingkup, kebijakan umum, pengelolaan, sumber daya manusia kearsipan, kelembagaan penyelenggara, sarana dan prasarana, pembinaan, kerja sama dan peran serta masyarakat, pengawasan dan evaluasi, pembiayaan, larangan,penataan dan penegakan hukum, ketentuan pidana, ketentuan peralihan, ketentuan penutup.

Isi peraturan

Menimbang

a.bahwa kearsipan diselenggarakan sebagai upaya dalam mendukung kinerja pemerintahan dan pembangunan serta dalam menyelamatkan memori kolektif bangsa;
b.bahwa untuk terciptanya tertib arsip di lingkungan Pernerintah Provinsi Sumatera Selatan, maka kearsipan perlu diselenggarakan secara komprehensif, terpadu dan kontinyu;
c.bahwa berdasarkan pertirobangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b perlu Menimbang GUBERNURSUMATERASELATAN, PERATURANDAERAHPROVINSISUMATERASELATAN NOMOR,.18TAHUN2014 TENTANG PENYELENGGARAANKEARSIPAN DENGANRAHMATTUHANYANGMAHAESA t -_.
1. 1.Provinsi adalah Provinsi Sumatera Selatan.
2. 2.Gubemur adalah Gubemur Sumatera Selatan.
3. 3.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
4. 4.Arsip adaJah rekaman kegiatan atau peristiwa daJam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusaha- an, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseotangan daJam pelaksanaan kehidupan ber- masyarakat, berbangsa, dan bemegara.
5. 5.Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung daJam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selamajangka.waktu tertentu.

Menetapkan

Menetapkan: PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN. Dengan Persetujuan Bersama DEWANPERWAKILANRAKYATDAERAH PROVINSISUMATERASELATAN dan GUBERNURSUMATERASELATAN MEMUTUSKAN:

5.Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi, dan Pemerintahan Kabupaten/Kota (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4737); ,
6.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); \
6.Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
7.Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi danl atau terus-menerus,
8.Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
9.Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipennanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
10.Arsip terjaga adalah· arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
11.Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
12.Arsiparis adalah seseorang yang mcmiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal danl atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
13.Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempennudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
14.Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
15.Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang. berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
16.Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. T

a.kepastian hukum;
b.keautentikan dan keterpercayaan;
1. 17.Jadual retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kernbali, atau diperrnanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
2. 18.Penyusutan arsip adalah .kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pernindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
3. 19.Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
4. 20.Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meJiputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
5. 21.Pengelolaan arsip ·statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meJiputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
6. 22.Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada Jembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip. kepada lembaga kearsipan.
7. 23.Preservasi arsip statis adalah kegiatan pemeliharaan, perawatan serta penjagaan arsip terhadap berbagai unsur perusak arsip. \ Paragraf3 Sasaran Pasal 4 Sasaran penyelenggaraan kearsipan adalah :
a.peningkatan sumber daya kemanusiaan kearsipan:
b.peningkatan kapasitas kelembagaan kearsipan;
c.peningkatan sarana dan prasarana kearsipan;dan
d.peningkatan peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan kearsipan. yangkearsipanc. terciptanya penyelenggaraan komprehensif dan terpadu;
d.terselarnatkannya arsip sebagai bukti pertanggung- jawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.dan ,
e.terselamatkannya aset nasional dan daerah dalam bidang ekonomi, sosial dan politik, budaya, pertahanan, serta 'keamanan sebagai bukti identitas dan jati din bangsa, Paragraf2 Tujuan Pasa13 Pengelolaan kearsipan bertujuan untuk:
a.terjaminnya ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
b.terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
c.keutuhan;
d.asal usul (principle a/provenance);
e.aturan asli (principle 0/original ordery;
f.keamanan dan keselamatan;
g.keprofesionalan;
h.keresponsifan;
1. 1.keantisipatifan; J. kepartisipatifan;
k.akuntabilitas;
1. 1.kemanfaatan;
m.aksesibilitas;
n.kepentingan umum; o, kontinuitas; dan
p.kearifan lokal. ,I . BAB IV PENGELOLAAN KEARSIPAN
a.pengelolaan arsip dinamis;
b.pengelolaan arsip statis.

(2)Ketentuan lebih Janjut mengenai penyeJenggaraan kebijakan kearsipan sebagaimana dirnaksud pada ayat
(1)diatur dengan Peraturan Gubernur .

BAB III

KEBIJAKAN UMUM PENYELENGGARAAN KEARSIPAN Pasal 6

Pasal 12

(1)Pemeliharaan arsip aktif adaJah tanggungjawab pimpinan unit pengolah.
(2)Pemeliharaan arsip inaktif adalah tanggungjawab kepaJa unit pengolah.
(3)Pemeliharaan arsip vital dilaksanakan berdasarkan program arsip vital. Pasal1l Arsip dinamis terdiri atas :
1. a.arsip aktif;
2. b.arsip in aktif; dan
3. c.arsip vital. PasaJ 10
(1)Pemeliharaan arsip dinamis dUakukan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.
(2)Pemeliharaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan me.laJuikegiatan:
1. a.pemberkasan;
2. b.penataan; dan
3. c.penyimpanan.

Pasal 9

Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta , arsip.

(1)Pengeloiaan arsip dinamis adaJah proses pengendaJian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meJiputi kegiatan:
1. a.penciptaan; b.penggunaan;
2. c.pemeliharaan; dan
3. d.penyusutan arsip.
(2)Ketenruan lebih Ianjut mengenai penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dengan Peraturan Gubernur. nl'
(1)Akuisisi arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 huruf a meliputi arsip statis yang telah diverifikasi secara Iangsung maupun tidak langsung oleh SKPD yang berwenang.

Pasal 15

PengeIoI~ arsip statis meJiputi :

a.akuisisi arsip statis;
b.pengolahan arsip statis;
c.preservasi arsip statis; dan
d.akses arsip statis.

(2)Ketentuan Iebih Ianjut mengenai pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dengan Peraturan Gubernur. PasaJ'14
(1)Dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis, pemerintah provinsi harus memiliki:
1. a.tata naskah dinas;
2. b.klasifikasi arsip;
3. c.klasifikasi keamanan dan akses arsip; dan
4. d.jadual retensi areip.

Pasal 13

(1)Dalam pengelolaan arsip dinamis terhadap arsip yang tidak memiliki nilai guna, telah habis masa retensi dan berketerangan musnah berdasarkan JRA, tidak dilarang oleh ketentuan peraturan perundang-undangan, dan tidak terkait dengan penyelesaian proses suatu perkara, maka arsip dimaksud dapat dilakukan pemusnahan.
(2)Terhadap arsip yang telah habis masa retensi dan tidak .' : memiliki nilai guna dapat dilakukan penyusutan oleh pencipta arsip berdasarkan JRA.
(3)Ketentuan lebih lanjut rnengenai tata cara penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) diatur dengan Peraturan Gubernur, 11 Paragraf4 Akses Arsip Statis PasalI9 Akses arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 huruf c. dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan,
(4)Preseruasi arsip statis yang dilaksanakan secara kuraiif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan melalui perawatan arsip statis dengan memperhatikan keutuhan informasi yang dikandung arsip terse but.
(1)Preseruasi arsip statis : sebagaimana dimaksud dalarn Pasal 15 huruf c dilakukan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis.
(2)Preseruasi arsip statis dilakukan secara preuentif dan kuraiif.
(3)Preseruasi arsip statis yang dilaksanakan secara preueniif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan dengan cara:
1. a.penyimpanan;
2. b.pengendalian hama terpadu;
3. c.reproduksi; dan
4. d.perencanaan terhadap bencana. Paragraf3 Preservasi Arsip Statis PasalI8 Pengolahan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 hurufb dilaksanakan melalui kegiatan:
5. a.menata informasi arsip statis;
6. b.menata fisik arsip statis; dan
7. c.penyusunan sarana bantu tema balik arsip statis. Paragraf2 Pengolahan Arsip Statis

Pasal 17

(2)Penelusuran arsip statis untuk proses akuisisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan jangka waktu sesuai kebutuhan.
(3)Ketentuan lebih lanjut mengenai prosedur akuisisi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 huruf a diatur dengan Peraturan Gubernur.
(1)Setiap SKPD dan unit ~eIja di lingkungan Pemerintah Provinsi wajib menyerahkan arsip in aktif dan arsip statis kepada Badan Arsip Provinsi paling lama 1 (satu) tahun.
(2)Lembaga negara di Provinsi, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dapat menyerahkan arsip statis instansinya ke Badan Arsip Provinsi.
(3)Setiap pejabat atau pelaksana unit kearsipan yang tidak melaksanakan kewajiban sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikenakan sanksi administratif sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pasal 22

(1)Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab SKPD yang berwenang di bidang kearsipan.
(2)SKPDyang berwenang sebagaimana dimaksud pada ayat
(1)wajib menjamin kemudahan akses arsip statis untuk kepentingan pengguna arsip.

Pasal 21

(1)Apabila akses terhadap arsip statis yang berasal dari pencipta arsip terdapat persyaratan tertentu, akses dilakukan sesuai dengan persyaratan dari pencipta arsip yang memiliki arsip terse but.
(2)Ketentuan lebih lanjut mengenai akses arsip statis diatur dengan Peraturan Gubernur. Pasa120 Akses arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, pendayagunaan, dan peJayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, kearnanan, dan keselamatari arsip.
(3)Badan Arsip Provinsi wajib meJaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari:
1. a.SKPD Provinsi, penyelenggara pemerintahan daerah provinsi, BUMN,dan BUMD;
2. b.lembaga negara di Provinsi;
3. c.organisasi politik;
4. d.organisasi kemasyarakatan;
5. e.perusahaan swasta;dan
6. f.perseorangan. :
(2)Lembaga kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) .adalah Badan Arsip Provinsi.
(1)Lembaga kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25 huruf a adalah SKPD yang berwenang di bidang kearsipan daerah yang dihentuk sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, Organisasi atau kelembagaan penyeJenggara kearsipan terdiri atas:
1. a.lembaga kearsipan;dan
2. b.unit kearsipan. BABVI KELEMBAGAANPENYELENGGARA KEARSIPAN
(2)Sumber Daya Manusia Kearsipan yang telab memiliki kompetensi dan profesional di bidang kearsipan sebagaiinana dimaksud pada ayat (1) pada masing- masing SKPD ditempatkan pada bidang tugas pengelolaan kearsipan di SKPD yang bersangkutan. BABV SUMBER DAYAMANUSIAKEARSIPAN Pasal 24
(1)Pengembangan sumber daya manusia kearsipan terdiri atas arsiparis dan sumber daya manusia yang memiliki kompetensi dan profesionalitas di bidang kearsipan.
(2)Setiap orang atau pelaksana Unit Kearsipan yang melanggar ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat
(2)dikenakan Sanksi Administratif.
(3)Sanksi administratif sebagaimana dimaksud pada ayat
(2)berupa:
1. a.teguran lisan;
2. b.teguran tertulis; .
3. c.penundaan kenaikan pangkat;
4. d.penurunan pangkat;
5. e.pemotongan gaji; dan Iatau
6. f.pembebasan dari jabatan.
(4)Ketentuan lebih Ianjut mengenai tata cara pelaksanaan . pengenaan Sanksi Administrasi diatur dengan Peraturan Gubemur.

Pasal 28

(1)Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 27 bertugas melakukan:
1. a.penciptaan arsip;
2. b.pemberkasan Arsip Aktif;
3. c.pengelolaan, penyimpanan dan penyaJian Arsip Aktif;
4. d.pengelolaan Arsip Vital;dan
5. e.pemindahan Arsip Inaktif ke unit kearsipan.
(1)Pada tiap SKPD dan penyelenggara pemerintah daerah dibentuk Unit Kearsipan.
(2)Apabila Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1)belum terbentuk, rnaka pengelolaan kearsipan dilaksanakan oleh pejabat yang membidangi ketatausahaan.
1. c.pendampingan terhadap SKPD atau Unit Kearsipan dalam melaksanakan pemilahan arsip. pencipta arsip di terhadap arsip terhadap dan
(4)Selain kewajiban sebagaimana dimaksud pada ayat (3), Badan Arsip Provinsi memiliki tugas melaksanakan:
1. a.pengelolaaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari SKPD Provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi;
2. b.pembinaan kearsipan lingkungan provinsi kabupaten/ kota; BABIX KERJA SAMA DAN PERAN SERTA MASYARAKAT
(2)Lembaga kearsipan daerah provinsi bertanggung jawab melakukan pembinaan kearsipan terhadap:
1. a.pencipta arsip di lingkungan provinsi; dan
2. b.lembaga kearsipan kabupatenjkota.
(3)Ketentuan lebih lanjut mengenai pembinaan kearsipan diatur dengan Peraturan Gubemur.

Pasal 31

(1)Pembinaan kearsipan di provinsi meliputi:
1. a.koordinasi penyelenggaraan kearsipan;
2. b.penyusunan pedoman kearsipan;
3. c.pemberian bimbingan, supervisi, dan konsultasi pelaksanaan kearsipan;
4. d.eosialisaei kearsipan;
5. e.pendidikan dan pelatihan kearsipan; dan
6. f.perencanaan, pemantauan, dan evaluasi.
(1)Pencipta arsip dan SKPD yang berwenang di bidang kearsipan menyediakan sarana dan prasarana kearsipan sesuai dengan standar :kearsipan untuk pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis.
(2)Prasarana dan sarana kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dimanfaatkan dan dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologiinformasi dan komunikasi.
(1)Pengawasan kearsipan meliputi pengawasan atas pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan dan penegakan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan. \ BABX PENGAWASANDANEVALUASI Pasal 35
(1)Badan Arsip Provinsi dapat mengikutsertakan masyarakat dalam kegiatan pelindungan, penyelamatan, pengawasan, dan sosialisasi kearsipan.
(2)Pemerintah Provinsi memberikan penghargaan kepada anggota masyarakat yang berperan serta dalam kegiatan pelindungan dan penyelamatan arsip, pengawasan, serta sosialisasi kearsipan.

BAB VII

SARANA DAN PRASARANA Pasal 29

Pasal 34

(1)Badan Arsip Provinsi memberikan peluang kepada masyarakat untuk berperan serta dalam penyeienggaraan kearsipan.
(2)Peran serta masyarakat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat diwujudkan dalam bentuk:
1. a.pengelolaan arsip dinamis yang diciptakannya;
2. b.penyelamatan arsip dan bencana a1am, bencana sosial, perang, sabotase, spionase, dan terorisme rnelalui koordinasi dengan lembaga terkait;
3. c.penyerahan arsip-arsip yang dimiliki yang bernilai guna tinggi kepada Badan Arsip Provinsi;
4. d.penggunaan arsip;
5. e.penyediaan sumber daya pendukung;
6. f.penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan;
7. g.sosialisasi kearsipan;
8. h.peiapo'ran kepada Badan Arsip Provinsi apabila mengetahui terjadinya penjualan, pernusnahan. perusakan, pemalsuan, dan pengubahan arsip tanpa melalui prosedur yang dibenarkan oleh peraturan perundangan;
  1. 1.pengawasan penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan J. menjadi sukarelawan dalam pengelolaan dan penyelamatan arsip sesuai dengan kompetensi yang dimilikinya. lembaga pemerintah, pemerintah provinsi lain, pemerintah kabupaterr/kota di Provinsi, BUMN, BUMO, dan lembaga swasta dan perorangan.
(1)Pemerintah Provinsi wajib menyediakan anggaran biaya bagi penyelenggaraan kearsipan dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah.
(2)Selain dianggarkan dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, Pemerintah Provinsi harus dapat menerima dana lain dari sumber yang sah dan tidak mengikat sesuai ketentuan peraturan perundang- undangan.
(3)Pembiayaan pengelolaan kearsipan oleh pemerintah provinsi meliputi:
1. a.perumusan dan penetapan kebijakan;
2. b.kearsipan;
3. c.pengelolaan arsip;
4. d.penelitian dan pengembangan;
5. e.pengembangan sumber daya manusia;
6. f.pendidikan dan pelatihan kearsipan;
7. g.penyediaan sarana dan prasarana;
8. h.penyediaan jamlnan kesehatan; danl atau
  1. 1.tambahan penghasilan bagi arsiparis yang memiliki risiko tinggi dalam melaksanakan tugasnya. BABXI PEMBIAYAAN Pasal 38 mempunyai tugas penyelenggaraan Pasal 37 Unit kearsipan pada pemerintah provinsi rnelakukan evaluasi dalarn rangka kearsipan di lingkungannya.

Isi peraturan

Teks13PDFHirarki

Memuat teks peraturan…