1.Provinsi adalah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung.
2.Pemerintah Daerah adalah Gubernur sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom.
3.Gubernur adalah Gubernur Kepulauan Bangka Belitung.
4.Perangkat Daerah selanjutnya disingkat PD adalah Perangkat Daerah yang ada di lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung.
5.Lembaga Kearsipan Daerah selanjutnya disingkat LKD adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas dan tanggungjawab di bidang pengelolaan Arsip in aktif, Arsip statis, pembinaan kearsipan dan hal- hal lain yang berkaitan dengan pelaksanaan urusan kearsipan.
6.Badan Usaha Milik Daerah selanjutnya disingkat BUMD adalah Perusahaan Daerah yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh Daerah.
7.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
8.Arsip Nasional Republik Indonesia selanjutnya disebut ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota Negara,
9.Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
10.Aset adalah sumber daya yang dapat memberikan manfaat ekonomi dan/atau sosial yang dikuasai dan/atau dimiliki oleh pemerintah, dan dapat diukur dalam satuan uang, termasuk didalamnya sumber daya nonkeuangan yang diperlukan untuk penyediaan jasa bagi masyarakat umum dan sumber-sumber daya yang dipelihara karena alasan sejarah dan budaya.
11.Daftar Arsip Aset adalah suatu daftar dalam bentuk formulir yang berisi informasi Arsip Aset yang dimiliki oleh suatu instansi/organisasi.
12.Arsip Aset adalah (Arsip mengenai) informasi mengenai sumber daya ekonomi yang dikuasai dan/atau dimiliki oleh pemerintah sebagai akibat dari peristiwa masa lalu dan dari mana manfaat ekonomi dan/atau sosial di masa depan diharapkan dapat diperoleh, baik oleh pemerintah maupun masyarakat, serta dapat diukur dalam satuan uang, termasuk sumber daya nonkeuangan yang diperlukan untuk penyediaan jasa bagi masyarakat umum dan sumber daya yang dipelihara karena sejarah dan budaya.
13.Barang Milik Daerah selanjutnya disingkat BMD adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah atau perolehan lainnya yang sah.
14.Identifikasi Arsip Aset adalah suatu kegiatan untuk melaksanakan pendataan dan penentuan Arsip yang memenuhi kriteria sebagai Arsip Aset.
15.Dispersal (Pemencaran) adalah metode pelindungan Arsip Aset dengan melakukan pemencaran Arsip hasil duplikasi (copy back-up) ke tempat penyimpanan Arsip pada lokasi yang berbeda.
16.Pendataan Arsip Aset adalah kegiatan pengumpulan data tentang jenis, jumlah, media, lokasi dan kondisi ruang penyimpanan Arsip Aset.
17.Lembaga Kearsipan Daerah adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas dan tanggungjawab di bidang pengelolaan dan pelestarian Arsip di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung
18.Pencipta Arsip adalah lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, badan usaha milik negara dan badan usaha milik daerah.
19.Pengelolaan Arsip Terjaga adalah kegiatan identifikasi, pemberkasan, pelaporan dan penyerahan Arsip Terjaga yang dilaksanakan oleh Pencipta Arsip.