DokumenPeraturan Gubernur (Pergub)Berlaku

Peraturan Gubernur (PERGUB) Provinsi Banten Nomor 18 Tahun 2023

Nomor: 18
Tahun: 2023
Ditetapkan: 10 Agustus 2023
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 22

Lembaga terkait

Ringkasan

Didalam Peraturan Gubernur diatur tentang: Bab I Ketentuan Umum Bab II Tugas dan Tanggung Jawab Pemerintah Daerah Bab III Penerapan Srikandi Bab IV Monitoring dan Evaluasi Bab V Pengawasan Bab VI Pendanaan Bab VII Ketentuan Lain-Lain Bab VIII Ketentuan Penutup

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa berdasarkan ketentuan Pasal 2 Peraturan Arsip Nasional Nomor 4 Tahun 2021 tentang Pedoman Penerapan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi, Pemerintah Daerah dalam pengelolaan arsip dinamis harus menerapkan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi;
c.bahwa berdasarkan Surat Menteri Dalam Negeri Nomor 100.2.1.6/4666/OTDA tanggal 4 Juli 2023 hal Fasilitasi Rancangan Peraturan Gubernur Banten tentang Pedoman Penerapan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi di Lingkungan Pemerintah Provinsi Banten, Rancangan Peraturan Gubernur tentang Pedoman Penerapan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi di Lingkungan Pemerintah Daerah dapat ditetapkan dengan beberapa perbaikan;
d.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, huruf b, dan huruf c, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Gubernur tentang Pedoman Penerapan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi di Lingkungan Pemerintah Daerah; Mengingat : 1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;

2.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2000 tentang Pembentukan Provinsi Banten (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2000 Nomor 182, tambahan Lembaran Negara Nomor 4010);
3.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152);
4.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja Menjadi Undang-Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2023 Nomor 41, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6856);
5.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
6.Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 182);
7.Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2021 tentang Pedoman Penerapan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2021 Nomor 757);
8.Peraturan Daerah Provinsi Banten Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Kearsipan (Lembaran Daerah Provinsi Banten Tahun 2014 Nomor 4, Tambahan Lembaran Daerah Provinsi Banten Nomor 55); MEMUTUSKAN: Menetapkan : PEDOMAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS TERINTEGRASI DI LINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Gubernur ini yang dimaksud dengan:

1.Daerah adalah Provinsi Banten.
2.Pemerintah Daerah adalah Gubernur sebagai unsur penyelenggara pemerintah daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom.
3.Gubernur adalah Gubernur Banten.
4.Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Gubernur dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah.
5.Dinas Perpustakaan dan Kearsipan yang selanjutnya disebut Dinas adalah Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi Banten yang mempunyai tugas dan fungsi serta bertanggung jawab dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan di bidang kearsipan dan perpustakaan.
6.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
7.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
8.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
9.Unit Pengolah adalah unit tugas pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
10.Unit Kearsipan adalah unit tugas pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
11.Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi yang selanjutnya disebut SRIKANDI adalah sistem informasi pengelolaan arsip secara elektronik yang dilaksanakan di lingkungan Pemerintah Provinsi Banten.
12.Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik yang selanjutnya disingkat SPBE adalah penyelenggaraan pemerintahan yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memberikan layanan kepada pengguna SPBE.
13.Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibentuk dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Pemerintah Daerah.
14.Pengguna adalah Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Daerah.
15.Administrator Provinsi adalah pengelola yang ditunjuk oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dan dapat mengakses Srikandi sesuai dengan kewenangannya.
16.Administrator Perangkat Daerah selanjutnya disebut Administrator PD adalah pengguna yang ditunjuk oleh Kepala Perangkat Daerah.
17.Operator adalah orang yang ditunjuk oleh Kepala Perangkat Daerah dan dapat mengakses SRIKANDI sesuai dengan kewenangan.
18.Lembar Disposisi yang selanjutnya disingkat LD adalah lembaran untuk menuliskan instruksi/informasi, pengendalian, penyelesaian dan tanda terima naskah dinas.
19.Naskah Dinas Elektronik adalah informasi yang dibuat dan/ atau diterima oleh pejabat/pimpinan berwenang yang terekam dalam media elektronik sebagai alat komunikasi kedinasan.
20.Arsip Elektronik adalah Arsip yang diciptakan (dibuat dan diterima) dalam format elektronik atau Arsip hasil alih media dari arsip kertas.
21.Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan Kearsipan.
22.Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
23.Alih Media adalah tindakan mengubah fisik Arsip menjadi Arsip hasil alih media dengan metode konversi menggunakan alat seperti scanner atau kamera.
24.Sentral Arsip Aktif (Central File) adalah tempat penyimpanan Arsip Aktif yang dirancang untuk penyimpanan Arsip secara efisien, efektif, dan aman.
25.Sentral Arsip Inaktif (Records Center) adalah tempat penyimpanan Arsip Inaktif pada bangunan yang dirancang untuk penyimpanan Arsip.
26.Berkas adalah himpunan Arsip yang disatukan karena memiliki keterkaitan dalam suatu konteks pelaksanaan kegiatan dan memiliki kesamaan jenis kegiatan/peristiwa dan/atau kesamaan masalah.

Pasal 2

(1)Peraturan Gubernur ini dimaksudkan untuk mewujudkan pelayanan administrasi pemerintahan di dalam pengelolaan Kearsipan Dinamis yang berkualitas dan terpercaya di lingkungan Pemerintah Daerah.
(2)Peraturan Gubernur ini bertujuan untuk:
1. a.mendukung pengelolaan Arsip Dinamis dalam rangka memberikan informasi yang autentik dan utuh;
2. b.mewujudkan keseragaman dan keterpaduan pengelolaan Kearsipan Dinamis berbasis elektronik;
3. c.mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel melalui penerapan SPBE Bidang Kearsipan Dinamis; dan
4. d.mendukung penyediaan informasi Arsip Dinamis dalam bentuk daftar arsip aktif dan daftar arsip inaktif.

Pasal 3

Ruang lingkup pengaturan dalam Peraturan Gubernur meliputi:

a.tugas dan tanggung jawab Pemerintah Daerah;
b.penerapan SRIKANDI;
c.monitoring dan evaluasi; dan
d.pengawasan.

BAB II

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PEMERINTAH DAERAH

Pasal 4

(1)Pemerintah Daerah harus menerapkan SRIKANDI dalam pengelolaan Arsip Dinamis.
(2)Perangkat Daerah sebagai Pencipta Arsip harus menggunakan aplikasi SRIKANDI sebagaimana dimaksud pada ayat (1).
(3)Penerapan aplikasi SRIKANDI sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikoordinasikan oleh Dinas.

Pasal 5

Dinas sebagai koordinator penerapan SRIKANDI sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (3) mempunyai tugas sebagai berikut:

a.mengoordinasikan penerapan SRIKANDI kepada Perangkat Daerah;
b.melakukan pembinaan terhadap penerapan SRIKANDI di Perangkat Daerah;
c.melakukan koordinasi dengan Pemerintah Pusat dalam penerapan SRIKANDI di Daerah.

Pasal 6

Perangkat Daerah yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang komunikasi dan informatika, bertanggung jawab untuk melaksanakan:

a.penyediaan dan pemeliharaan jaringan internet;
b.pendaftaran tanda tangan elektronik seluruh pegawai Pemerintah Daerah;
c.penyediaan email dinas seluruh pegawai Pemerintah Daerah; dan
d.pengembangan fitur aplikasi SRIKANDI sesuai kebutuhan dan perkembangan teknologi informasi.

Pasal 7

Dalam penerapan SRIKANDI sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat

(2), Kepala Perangkat Daerah bertanggung jawab:
1. a.menunjuk admin SRIKANDI di Perangkat Daerah;
2. b.menyediakan sarana dan prasarana dalam penerapan SRIKANDI;
3. c.memantau penggunaan SRIKANDI; dan
4. d.melaporkan pelaksanaan SRIKANDI di lingkungan Perangkat Daerah kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah.

BAB III

PENERAPAN SRIKANDI

Pasal 8

(1)Tahapan Penerapan SRIKANDI terdiri atas:
1. a.sumber daya; dan
2. b.pelaksanaan penerapan SRIKANDI.
(2)Indikator penerapan SRIKANDI terdiri atas:
1. a.dimensi teknologi;
2. b.dimensi organisasi; dan
3. c.dimensi sumber daya manusia.

Pasal 9

Sumber daya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (1) huruf a terdiri atas:

a.infrastruktur; dan
b.suprastruktur.

Pasal 10

Infrastruktur sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf a meliputi:

a.tersedianya jaringan telekomunikasi dan/atau sistem komunikasi elektronik berbasis Local Area Network (LAN) atau jejaring nirkabel (Wireless Network) yang terkoneksi internet dan dapat mengakses SRIKANDI pada Pusat Data Nasional;
b.server;
c.komputer/laptop;
d.mesin pemindai (scanner); dan
e.sistem keamanan yang menjamin Infrastruktur aman dari kerusakan, serangan virus, dan penyalahgunaan sistem.

Isi peraturan

Teks22PDFHirarki

Memuat teks peraturan…