DokumenPeraturan Gubernur (Pergub)Berlaku

Peraturan Gubernur (PERGUB) Provinsi Banten Nomor 22 Tahun 2023

Nomor: 22
Tahun: 2023
Ditetapkan: 21 Agustus 2023
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 18

Lembaga terkait

Ringkasan

Di dalam Peraturan Gubernur diatur tentang: Bab I Ketentuan Umum Bab II Ruang Lingkup Bab III Klasifikasi Arsip Bab IV Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis Bab V Pengamanan, Penyimpanan, dan Penyampaian Arsip Dinamis Bab VI Pendanaan Bab VII Ketentuan Penutup

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa pengaturan mengenai Klasifikasi Arsip, Sistem Klasifikasi Keamanan, dan Akses Arsip Dinamis telah disetujui Menteri dalam Negeri melalui Surat Nomor 100.2.1.6/4672/OTDA tanggal 4 Juli 2023 hal Fasilitasi Rancangan Peraturan Gubernur Banten tentang Klasifikasi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis;
c.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Gubernur tentang Klasifikasi Arsip, Sistem Klasifikasi Keamanan, dan Akses Arsip Dinamis; Mengingat : 1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;

2.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2000 tentang Pembentukan Provinsi Banten (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2000 Nomor 182, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4010);
3.Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58, Tambahan Lembaran Republik Indonesia Nomor 4843) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2023 tentang Kitab Undang-Undang Hukum Pidana (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2023 Nomor 1, Tambahan Lembaran Republik Indonesia Nomor 6842);
4.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
5.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja Menjadi Undang-Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2023 Nomor 41, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6856);
6.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
7.Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 83 Tahun 2022 tentang Kode Klasifikasi Arsip di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2022 Nomor 969);
8.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2011 tentang Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis;
9.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 238);
10.Peraturan Daerah Provinsi Banten Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Kearsipan (Lembaran Daerah Provinsi Banten Tahun 2014 Nomor 4); MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN GUBERNUR TENTANG KLASIFIKASI ARSIP, SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN, DAN AKSES ARSIP DINAMIS.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam peraturan ini yang dimaksud dengan :

1.Daerah adalah Provinsi Banten.
2.Pemerintah Daerah adalah Gubernur sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom.
3.Gubernur adalah Gubernur Banten.
4.Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Gubernur dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam penyelenggaraan Urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah.
5.Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
6.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
7.Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip yang dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
8.Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas Instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.
9.Fungsi adalah bentuk penyebaran urusan tertentu kepada unit kerja dan/atau satuan kerja dan menjadi pedoman untuk melakukan kegiatan sebagai tanggung jawabnya baik fungsi substantif maupun fungsi fasilitatif.
10.Klasifikasi adalah proses identifikasi katagori-katagori kegiatan dan arsip dinamis yang dihasilkan dan mengelompokannya.
11.Kode Klasifikasi Arsip adalah simbol atau tanda pengenal suatu struktur fungsi yang digunakan untuk membantu menyusun tata letak identitas arsip.
12.Klasifikasi Keamanan Arsip adalah katagori kerahasiaan informasi arsip berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, masyarakat dan perorangan.
13.Klasifikasi Akses Arsip adalah katagori pembatasan akses terhadap arsip berdasarkan kewenangan penggunaan arsip terkait dengan pelaksanaan tugas dan fungsi tertentu.
14.Penentu Kebijakan adalah pejabat yang mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip yang berada di bawah kewenangannya dan memberikan izin kepada pengguna Arsip untuk mengakses Arsip Tertutup.
15.Pengamanan Arsip adalah program perlindungan fisik dan informasi arsip berdasarkan klasifikasi keamanannya.
16.Terbatas adalah arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan.
17.Biasa/Terbuka adalah arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh orang banyak tidak merugikan siapapun.
18.Sangat Rahasia adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia, dan keselamatan bangsa.
19.Rahasia adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, ketertiban umum, termasuk dampak ekonomi makro. Apabila informasi yang terdapat pada arsip bersifat sensitif bagi lembaga/organisasi akan menimbulkan kerugian yang serius terhadap privasi, keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi.
20.Penggunaan arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
21.Pengguna Internal adalah setiap orang atau badan hukum yang menggunakan arsip dan berasal dari lingkungan Pemerintah Daerah.
22.Pengguna Eksternal adalah setiap orang atau badan hukum yang menggunakan arsip dan berasal dari luar lingkungan Pemerintah Daerah.
23.Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otorisasi dalam melaksanakan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.

Pasal 2

Penyusunan Peraturan Gubernur ini bertujuan untuk:

a.sebagai pedoman bagi unit kerja di lingkungan Pemerintah Daerah untuk menciptakan keseragaman penggunaan Kode Klasifikasi Arsip dalam pengelolaan arsip dinamis;
b.mewujudkan Kode Klasifikasi Arsip sebagai upaya untuk sinkronisasi informasi kearsipan dalam implementasi sistem pemerintahan berbasis elektronik;
c.mewujudkan tertib arsip sesuai dengan tugas dan fungsi kegiatan di lingkungan Pemerintah Daerah;
d.mendorong unit kerja agar memberkaskan Arsip secara tertib;
e.memberikan petunjuk kepada unit kerja untuk mengamankan Arsip dan memenuhi kewenangan akses terhadap klasifikasi informasi Arsip yang telah ditetapkan;
f.melindungi fisik dan informasi Arsip dari kerusakan dan kehilangan sehingga ketersediaan, keterbacaan, keutuhan, otensititas dan reliabilitas Arsip dapat terjaga; dan
g.memberikan kepastian kewenangan hak akses Arsip sehingga dapat dicegah terjadinya penyalahgunaan Arsip oleh pihak yang tidak berhak untuk tujuan dan kepentingan yang tidak sah.

BAB II

RUANG LINGKUP

Pasal 3

Ruang lingkup pengaturan dalam Peraturan Gubernur ini meliputi:

a.klasifikasi arsip;
b.sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis; dan
c.pengamanan, penyimpanan dan penyampaian arsip dinamis.

BAB III

KLASIFIKASI ARSIP

Pasal 4

(1)Klasifikasi Arsip di lingkungan Pemerintah Daerah disusun sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(2)Pelaksanaan Klasifikasi Arsip sebagaimana pada ayat (1) dikoordinasikan oleh Perangkat Daerah yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang perpustakaan dan kearsipan.
(3)Klasifikasi Arsip sebagaimana pada ayat (1) disusun berdasarkan tugas dan fungsi pencipta arsip yang meliputi:
1. a.Fungsi fasilitatif; dan
2. b.Fungsi substantif.
(4)Fungsi fasilitatif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a merupakan kegiatan yang menghasilkan produk administratif atau penunjang dari tugas yang dilakukan di unit kerja di lingkungan Perangkat Daerah.
(5)Fungsi substantif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b merupakan kegiatan pelaksanaan tugas dan fungsi kegiatan pokok Pencipta Arsip yang membedakan antara Pencipta Arsip yang satu dengan yang lain.
(6)Klasifikasi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menggunakan Kode Klasifikasi Arsip berupa angka.
(7)Kode Klasifikasi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (6) berfungsi sebagai dasar penomoran surat, pemberkasan, penataan, penyusutan, dan penemuan kembali arsip.

Pasal 5

(1)Kode Klasifikasi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat
(6)terdiri atas:
1. a.000 Umum
2. b.100 Pemerintahan
3. c.200 Politik
4. d.300 Keamanan dan Ketertiban
5. e.400 Kesejahteraan Rakyat
6. f.500 Perekonomian
7. g.600 Pekerjaan Umum dan Ketenagakerjaan
8. h.700 Pengawasan
9. i.800 Kepegawaian
10. j.900 Keuangan.
(2)Ketentuan lebih lanjut mengenai Kode Klasifikasi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

BAB IV

SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS

Pasal 6

(1)Klasifikasi Keamanan Arsip meliputi:
1. a.Biasa/Terbuka;
2. b.Terbatas; dan
3. c.Rahasia.
(2)Klasifikasi Keamanan Arsip biasa/terbuka sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a merupakan klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh publik tidak merugikan siapapun.
(3)Klasifikasi Keamanan Arsip terbatas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b merupakan klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi dari Arsip yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi Perangkat Daerah.
(4)Klasifikasi Keamanan Arsip rahasia sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c merupakan klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan pemerintahan daerah dan ketertiban umum.

Pasal 7

(1)Pengaturan hak akses arsip dinamis menjadi kewenangan pejabat di lingkungan Perangkat Daerah pencipta arsip.
(2)Pengguna arsip yang berhak mengakses arsip terdiri atas:
1. a.pengguna internal yang ada di instansi; dan
2. b.pencipta di luar instansi.
(3)Ketentuan mengenai Hak Akses Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

Pasal 8

(1)Pengguna internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf a terdiri atas:
1. a.penentu kebijakan yang mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip yang berada di bawah kewenangannya, dengan ketentuan sebagai berikut: 1) pimpinan tingkat tertinggi, yaitu Gubernur dan Wakil Gubernur; 2) pimpinan tingkat tinggi yaitu Sekretaris Daerah; 3) pimpinan tingkat menengah yaitu: a) Asisten Daerah pada Sekretariat Daerah; b) Kepala Perangkat Daerah/Unit Kerja; c) Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Banten; d) Kepala Cabang Dinas/Unit Pelaksana Teknis Daerah.
2. b.Pelaksana kebijakan, meliputi : 1) Pejabat esselon III/administrator/jabatan yang setara dengan esselon III selain sebagaimana dimaksud pada huruf a angka 3 huruf d); 2) Pejabat esselon IV/pengawas/jabatan yang setara dengan esselon IV; 3) Pejabat Fungsional; dan 4) Pelaksana.
3. c.pengawas internal.
(2)Pimpinan tingkat tertinggi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a angka 1, mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip dinamis yang berada di bawah kewenangannya.
(3)Pimpinan tingkat tinggi dan pimpinan tingkat menengah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a angka 2 dan angka 3 mempunyai kewenangan untuk mengakses arsip dinamis di bawah kewenangannya.
(4)Pimpinan tingkat tinggi dan pimpinan tingkat menengah tidak diberikan hak Akses untuk informasi yang terdapat pada level di atasnya dan yang satu level dengan unit di luar unit kerjanya, kecuali telah mendapatkan izin Gubernur.
(5)Pelaksana kebijakan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip dinamis yang berada di bawah kewenangannya dengan tingkat klasifikasi biasa/terbuka.
(6)Pelaksana kebijakan tidak diberikan hak akses untuk arsip dinamis dengan tingkat klasifikasi Terbatas, Rahasia, dan Sangat Rahasia yang terdapat pada pimpinan tingkat tertinggi, pimpinan level tinggi, pimpinan level menengah, dan yang satu tingkat di atas unit kerjanya, kecuali telah mendapatkan izin Kepala Perangkat Daerah sebagai penentu kebijakan pimpinan tingkat menengah.
(7)Pengawas internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip dinamis pada pencipta arsip dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan internal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(8)Pengawasan internal sebaimana dimaksud pada ayat (7) dilaksanakan oleh Inspektorat.

Pasal 9

(1)Pengguna eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf b terdiri dari:
1. a.Publik yang berhak;
2. b.pengawas eksternal, diantaranya meliputi Badan Pemeriksa Keuangan dan Badan Pengawasan Keuangan Pembangunan; dan
3. c.aparat penegak hukum.
(2)Publik yang berhak sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a mempunyai hak untuk mengakses seluruh arsip dinamis dengan kategori biasa/ terbuka.
(3)Pengawas eksternal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b mempunyai hak untuk mengakses seluruh arsip dinamis pada pencipta arsip dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, seperti pengawasan yang dilakukan oleh Badan Pemeriksa Keuangan, dan Badan Pengawasan Keuangan Pembangunan.
(4)Aparat penegak hukum sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c mempunyai hak untuk mengakses arsip dinamis pada pencipta Arsip yang terkait dengan perkara atau proses hukum yang sedang ditanganinya dalam rangka melaksanakan fungsi penegakan hukum.

Pasal 10

(1)Klasifikasi Akses Arsip terdiri atas:
1. a.Klasifikasi Akses Terbuka; dan
2. b.Klasifikasi Akses Tertutup.
(2)Klasifikasi Akses Terbuka sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a merupakan Klasifikasi Akses Arsip yang dapat diakses oleh publik sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini
(3)Klasifikasi Akses Tertutup sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b merupakan Klasifikasi Akses Arsip yang memerlukan izin Akses dari Penentu Kebijakan sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

Isi peraturan

Teks18PDFHirarki

Memuat teks peraturan…