DokumenPeraturan Gubernur (Pergub)Berlaku

Peraturan Gubernur (PERGUB) Provinsi Bengkulu Nomor 10 Tahun 2019

Nomor: 10
Tahun: 2019
Ditetapkan: 29 Mei 2019
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 7

Lembaga terkait

Ringkasan

Maksud ditetapkannya Peraturan Gubemur ini adalah sebagai pedoman dalam rangka pengelolaan Arsip inaktif di lingkungan Pemerintah Provinsi Bengkulu sedangkan tujuan ditetapkannya Peraturan Gubernur ini untuk menjamin ketersediaan Arsip inaktif sebagai bahan bukti akuntabilitas kinerja. Pemeliharaan Asip inaktif dilakukan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip. Penataan arsip inaktif dilakukan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli untuk menjamin keamanan fisik dan informasi arsip selama jangka waktu penyimpanan arsip berdasarkan JRA.

Isi peraturan

Menetapkan

menetapkanPeraturan GubernurtentangPedomanPengelolaanArsipInaktifDi LingkunganPemerintahProvinsiBengkulu; 1.Undang-UndangNomor9 Tahun1967·tentang PembentukanPropinsiBengkulu(LembaranNegara RepublikIndonesiaTahun1967Nomor19,Tambahan LembaranNegaraRepublikIndonesiaNomor2828); 2.Undang-UndangNomor43Tahun2009tentang Kearsipan(LembaranNegaraRepublikIndonesiaTahun 2009Nomor152,TambahanLembaranNegaraRepublik IndonesiaNomor5071); 3.Undang-UndangNomor12Tahun2011 tentang PembentukanPeraturanPerundang-Undangan(Lembaran NegaraRepublikIndonesiaTahuh201lNomor82, TambahanLembaranNegaraRepublikIndonesiaNomor 5234); http://jdih.bengkuluprov.go.id 4.Undang-UndangNomor23Tahun2014tentang PemerintahanDaerah{LembaranNegaraRepublik IndonesiaTahun2014Nomor244,TambahanLembaran NegaraRepublikIndonesiaNomor5587),sebagaimana telahdiubahbeberapakali,terakhirdenganUndang- undangNomor9 Tahun2015tentangPerubahanKedua AtasUndang-UndangNomor23Tahun2014tentang PemerintahanDaerah(LembaranNegaraRepublik IndonesiaTahun2015Nomor58,TambahanLembaran NegaraRepublikIndonesiaNomor5679);

5.PeraturanPemerintahNomor20Tahun1968tentang BerlakunyaUndang-UndangNomor9Tahun1967dan PelaksanaanPemerintahandiPropinsiBengkulu (LembaranNegaraRepublikIndonesiaTahun1968Nomor 34,TambahanLembaranNegaraRepublikIndonesia Nomor2854);
6.PeraturanPemerintahNomor28Tahun2012tentang PelaksanaanUndang-UndangNomor43Tahun2009 tentangKearsipan(LembaranNegaraRepublikIndonesia Tahun2012Nomor53,TambahanLembaranNegara RepublikIndonesiaNomor5286);
7.PeraturanMenteri DalamNegeriNomor80Tahun2015 tentangPembentukanProdukHukumDaerah(Berita NegaraRepublikIndonesiaTahun2015Nomor2036) sebagaimanatelahdiubahdenganPeraturanMenteri DalamNegeriNomor120Tahun2018tentangPerubahan AtasPeraturanMenteri DalamNegeriNomor80Tahun 2015tentangPembentukanProdukHukumDaerah (BeritaNegaraRepublikIndonesiaTahun2018Nomor 157);
8.PeraturanKepalaArsipNasionalRepublikIndonesia Nomor2Tahun2014 tentangPedomanTataKearsipan; 9.PeraturanKepalaArsipNasional RepublikIndonesia Nomor9 Tahun2018tentangPedomanPemeliharaan ArsipDinamis; MEMUTUSKAN: MenetapkanPERATURAN PENGELOLAAN GUBERNUR AR SIP TENTANG DI PEDOMAN LINGKUN GANINAKTIF PEMERINTAH PROVINS! BENGKULU. http://jdih.bengkuluprov.go.id BABI KETENTUANUMUM Pasal 1 DalamPeraturanGubernurini,yangdimaksuddengan: 1.Arsipinaktif adalahArsipyang frekuensipenggunaannya telahmenurun. 2.Kearsipanadalahhal-halyangberkenaandenganArsip. 3.Arsip adalah rekamankegiatanatauperistiwadalam berbagaibentukdanmediasesuaidenganperkembangan teknologiinformasidankomunikasiyangdibuatdan diterimaolehlembaganegara,pemerintahandaerah, lembagapendidikan,perusahaan,orgarusasrpolitik, organisasi kemasyarakatan,danperseorangandalam pelaksanaankehidupanbermasyarakat,berbangsadan bemegara. 4.Arsipdinamis adalahArsipyang digunakansecaralangsung dalamkegiatanpenciptaArsipdandisimpanselamajangka waktutertentu. 5.ArsipaktifadalahArsipyang frekuensipenggunaannya tinggi dan/atauterus-menerus. 6.LembagaKearsipanDaerahadalahDinasPerpustakaandan KearsipanDaerahyang memiliki fungsi,tugas, dan tanggung jawabdibidangpengelolaanArsipstatisdanpembinaan kearsipan. 7.PenciptaArsip adalahpihakyang mempunyai kemandirian danotoritasdalampelaksanaanfungsi,tugas, dantanggung jawab dibidang pengelolaanArsipdinamis. 8.Unitpengolah adalahsatuan kerjapadapenciptaArsipyang mempunyaitugasdantanggungjawab mengolahsemua Arsipyang berkaitandengankegiatanpenciptaanArsipdi lingkungannya. 9.UnitkearsipanadalahsatuankerjapadapenciptaArsipyang mempunyaitugasdan tanggung jawabdalam penyelenggaraan kearsipan. 10.JadwalRetensiArsip, yang selanjutnyadisingkat JRAadalah daftar yangberisipaling sedikitjangkawaktupenyimpanan atauretensi,jenisArsipdanketeranganyang berisi rekomendasi tentang penetapansuatujenisArsip dimusnahkan,dinilai kembali,ataudipermanenkanyang dipergunakansebagaipedoman penyusutan dan penyelamatanArsip. http://jdih.bengkuluprov.go.id 11.PenyusutanArsip adalahkegiatanpenguranganjumlahArsip dengancarapemindahanArsipinaktifdariunitpengolahke unitkearsipan, pemusnahanArsipyangtidakmemilikinilai guna,danpenyerahanArsipstatiskepadalembaga kearsipan. 12.PengelolaanArsipdinamis adalahprosespengendalianArsip dinamissecaraefisien,efektif,dansistematismeliputi penciptaan,penggunaandanpemeliharaan,serta penyusutanArsip. 13.PemeliharaanArsip adalahkegiatanmenjagakeutuhan, keamanan, dankeselamatanArsipbaikfisikmaupun informasinya. 14.PenggunaanArsip adalahkegiatanpemanfaatandan penyediaanArsipbagikepentinganpenggunaArsipyang berhak. 15.Pemberkasan adalahpenempatannaskahkedalamsuatu himpunanyangtersusunsecarasistematisdanlogissesuai dengankontekskegiatannyasehinggamenjadisatuberkas karenamemiliki hubunganinformasi,kesamaanjenisatau kesamaanmasalahdarisuatu unitkerja. 16.AsasAsalUsulArsipadalahasasyangdilakukanuntuk menjaga arsip tetapterkeloladalamsatukesatuanpencipta arsip(provenance),tidakdicampurdenganarsipyang berasaldaripenciptaarsiplain, sehinggaarsipdapatmelekat padakontekspenciptaannya. 17.AsasAturanAsliadalah asasyang dilakukan untuk menjaga arsiptetapditatasesuaidenganpengaturanaslinya (originalorder)atausesuaidenganpengaturanketika arsip masihdigunakan untukpelaksanaankegiatanpencipta arsip.
18.RetensiArsipadalahjangkawaktupenyimpananyangwajib dilakukan terhadapsuatujenisArsip. 19.AlihmediaArsip adalah transferinformasidarirekaman yang berbasiskertas ke dalammedialaindengan tujuan efisiensi. 20.PusatArsip atauRecordsCenteradalah unityangkhusus digunakan untukmenyimpandanmengelolaarsipinaktif. 21.AksesArsip adalahketersediaanArsipsebagai hasildari kewenangan hukumdanotorisasilegalsertakeberadaan saranabantu untukmempermudahpenemuandan pemanfaatanArsip. 22.PemerintahDaerah adalahPemerintahProvinsiBengkulu. http://jdih.bengkuluprov.go.id 23.AnggaranPendapatandanBelanjaDaerahyangselanjutnya disingkatAPBDadalahAnggaranPendapatandanBelanja DaerahPovinsiBengkulu. 24.PerangkatDaerahyang selanjutnyadisingkatPDadalah PerangkatDaerah/UnitKerjadilingkunganPemerintahan DaerahProvinsiBengkulu.
25.GubernuradalahGubemurBengkulu.

Pasal 2

MaksudditetapkannyaPeraturanGubemuriniadalahsebagai pedomandalamrangkapengelolaanArsipinaktifdilingkungan PemerintahProvinsiBengkulu.

Pasal 3

TujuanditetapkannyaPeraturanGubernuriniuntukmenjamin ketersediaanArsipinaktifsebagaibahanbuktiakuntabilitaskinerja.

Pasal 4

RuanglingkupPeraturanGubernurini meliputi: a.pemeliharaan;dan b.penggunaan. BABII PEMELIHARAAN BagianKesatu

Pasal 5

(1)PemeliharaanAsipinaktif sebagaimanadimaksuddalam pasal4 hurufadilakukan untukmenjagakeautentikan,keutuhan, keamanandankeselamatanarsip.
(2)Pemeliharaan arsipinaktif sebagaimana tersebutpadaayat(1) dilakukanmelaluikegiatan: a.penataan; b.penyimpanan; c.alihmediaarsip;dan d.perlindungan arsip.
(3)Pemeliharaan arsrpinaktifmenjaditanggungjawabUnit kearsipan. http://jdih.bengkuluprov.go.id BagianKedua PenataanArsiplnaktif Pasal 6
(1)Penataan arsipinaktifsebagaimanadimaksuddalampasal5 ayat(2)huruf adilakukanberdasarkan asasasalusuldan asas aturan asli.
(2)Penataan arsipinaktifsebagaimanadimaksudpadaayat(1) dilaksanakandiUnitkearsipanmelaluikegiatan: a.pengaturanfisikarsip; b.pengolahaninformasiarsip;dan c.pembuatandaftar arsipinaktif.
(3)Penataan arsipinaktifsebagaimanadimaksudpadaayat(1) meliputi:a.penataan arsipinaktifteratur;dan b.penataan arsipinaktiftidak teratur.
(4)Penataanarsipinaktif sebagaimanadimaksudpadaayat(1),(2) dan(3)menjaditanggungjawabpimpinanUnitkarsipan.

Pasal 7

(1)Arsipinaktif teratursebagaimanadimaksuddalampasal6ayat
(3)hurufayaituArsipinaktif yang semasaaktifnya telahditata berdasarkansuatusistemkearsipantertentudanmasih utuh penataannya.
(2)TahapanpenataanArsipinaktif teratursebagaimanadimaksud padaayat(1)meliputikegiatan: a.menentukanskemapenataan arsip; b.mendeskripsiarsip; c.menyampulfisik arsipdengan kertaskising; d.manuverfisikberdasarkandeskripsiarsipyang meliputi kegiatanmengelompokkanfisik arsipberdasarkanklasifikasi arsip; e.memberikan nomordefinitiffisik arsip; f.menatafisik arsip kedalamboks; g.memberikanlabel padaboks arsip; h.menentukanlokasipenyimpanan arsip; 1.mengaturboks arsipdalam rak; J.menyusundaftar arsipinaktifsekurang-kurangnyamemuat informasi: 1.pencipta arsip;

2.unitpengolah;
3.nomor arsip; http://jdih.bengkuluprov.go.id 4.kode klasifikasi; 5.uraianinformasiarsip; 6.kurunwaktu; 7.jumlah;dan 8.keterangan. k.melakukan ujicobapenemuankembaliarsipdan; 1.melakukanpencetakandanpenjilidandaftararsrpdan memintapersetujuandariKepalaUnitKearsipan.

(3)BentukformatDaftararsipinaktifsebagaimanadimaksudpada ayat(2)hurufjtercantumdalamLampiranyang merupakan bagiantidak terpisahkandariPeraturanGubernurini.

Pasal 8

(1)Arsipinaktiftidakteratursebagaimanadimaksuddalam pasal6 ayat(3)hurufbyaituAsipinaktifyang sistempenataannyatidak dapatdisusunkembalisepertipadawaktuaktif,tidakditata sebagaimanaketentuantatakearsipan,terjadicampuraduk antara arsipdengannon arsip,permasalahansatudenganyang lain, berbagaimasalahjadi satudanbercampurnya tahun arsip tercipta.
(2)Tahapanpenataanarsipinaktiftidakteratursebagaimana dimaksudpadaayat(1)meliputi: a.melaksanakansurveyarsipyang meliputikegiatan identifikasiarsip, penyusunanskemapenataan,penyesuaian strukturorganisasi danperhitunganvolumearsip; b.melaksanakanpemilahanyang meliputikegiatanpemisahan arsipdannonarsipserta rekonstruksiinformasiarsip berdasarkanskemayangtelahditetapkan; c.mendeskripsiarsip; d.manuverfisikberdasarkandeskripsiarsipyang meliputi kegiatanmengelompokkanfisik arsipberdasarkanklasifikasi arsrp: e.memberikan nomordefinitiffisik arsip; f.menatafisik arsip kedalam boks; g.memberikanlabel padaboks arsip; h.menentukanlokasipenyimpanan arsip; 1.mengaturboks arsip dalam rak J. menyusundaftarArsipinaktif sekurang-kurangnyamemuat informasi: 1.pencipta arsip;

2.unitpengolah; http://jdih.bengkuluprov.go.id 3.nomorarsip; I 4.kode klasifikasi; 5.uraianinformasiarsip; 6.kurunwaktu; 7.jumlah;dan 8.keterangan. k.melakukan ujicobapenemuankembaliarsip; 1.melakukanpencetakandanpenjilidandaftar arsipdan memintapersetujuandariKepalaUnitkearsipan. BagianKetiga PenyimpananArsipInaktif Pasal 9

(1)Penyimpananarsipsebagaimanadimaksuddalam pasal5ayat
(2)hurufb dilakukanterhadap arsipinaktifyangterdapatdalam daftararsip.
(2)Penyimpanan arsipinaktifsebagaimanadimaksudpadaayat(1) menjaditanggungjawabUnitkearsipan.
(3)Penyimpananarsipinaktifdilaksanakan untukmenjamin keamananfisikdaninformasiarsipselamajangkawaktu penyimpanan arsipberdasarkanJRA.
(4)Penyimpanan arsipinaktifdilakukandi sentralarsipinaktif atau RecordsCenter.
(5)RecordsCenter sebagaimanadimaksud padaayat(4)mengacu kepadaperaturanperundang-undanganyang mengaturhal tersebut. BagianKeempat AlihMediaArsip Pasal 10 Alihmediaarsipsebagaimanadimaksuddalam pasal 5ayat(2) hurufcpelaksanaannyamengacukepadaperaturanperundang- undanganyang mengaturhal tersebut. http://jdih.bengkuluprov.go.id BagianKelima PerlindunganArsipInaktif Pasal 11
(1)PerlindunganArsipinaktifsebagaimanadimaksuddalampasal5 ayat(2)hurufd dilaksanakanuntuk: a.menjagakelestarian arsip; b.memperpanjangumursimpan arsip;dan c.menjagakerusakan arsipdaribencanaalam,bencanasosial, tindakankriminalsertatindak kejahatanyang mengandung unsursabotase,spionasedan terorisme.
(2)Perlindungan arsipsebagaimanadimaksudpadaayat(1) dilakukandengan: a.membersihkandebusecaraberkala; b.melakukanpengendalianhamaterpadu; c.mengatursuhudankelembaban ruangan;dan d.melakukan restorasiarsip. BABIII PENGGUNAANARSIPINAKTIF Pasal 12
(1)PenggunaanArsipinaktifsebagaimanadimaksuddalampasal4 hurufbdiperuntukkanbagikepentinganPemerintahDaerah danmasyarakat.
(2)PenggunaanArsipinaktifsebagaimanadimaksudpadaayat(1) dilakukanuntukmemenuhikepentingandalam kegiatan perencanaan,pengambilankeputusan,layanankepentingan publik,perlindungan hak,ataupenyelesaiansengketa.
(3)DalamhalpenggunaanArsipinaktif,unitkearsipanbertanggung jawab terhadap: a.ketersediaandan autentisitasbagikepentinganpengguna Arsipyang berhak;dan b.keutuhan, keamanandankeselamatanArsip.
(4)PenggunaanArsipinaktifsebagaimanadimaksudpadaayat(1), ayat(2),dan ayat(3)menjaditanggungjawabpimpinan unit kearsipan.
(5)Penggunaan arsipinaktifsebagaimanadimaksud pada ayat(4) berdasarkansistemklasifikasi keamanandan akses arsip.
(6)Penggunaan arsipinaktifsebagaimanadimaksud padaayat(4) adalah kegiatanpeminjaman arsipyang meliputi kegiatan: a.menerimapermintaan peminjaman arsip; http://jdih.bengkuluprov.go.id b.melakukanpencarianarsipyangakandipinjammelalui daftararsipsecaramanualdanatauelektronik; c.meletakkanoutindicatorkedalam boksarsip,sebagai penggantiarsipyang dipinjam; d.mencatatpermintaanpeminjamanarsipkedalambuku peminjaman; e.menyerahkan arsipinaktifyangakandipinjamkepada pemmjam; f.peminjammenandatanganibuktipenerimaan arsipdalam bukupeminjaman; g.mengontrol waktupengembalianarsipdanmelakukan konfirmasikepadapeminjam; h.menerimaarsipyang sudahdikembalikandenganmemeriksa kesesuaianantaraarsipdengancatatanpeminjaman; 1.menyimpankembaliarsip arsipyangsudahdikembalikanke tempatsemuladenganmengambiloutindicator, J.melaporkanhasilkegiatanpeminjamanarsipinaktifsecara periodik. BABIV KETENTUANPENUTUP Pasal 13 PeraturanGubernurini mulaiberlakupadatanggal diundangkan. Agarsetiaporang mengetahuinya,memerintahkanpengundangan PeraturanGubernurini denganpenempatannyadalamBeritaDaerah Provinsi Bengkulu. DitetapkandiBengkulu padatanggal29-5-2019 GUBERNURBENGKULU, ttd. H.ROHIDINMERSYAH DiundangkandiBengkulu pada tanggal10-6-2019 SEKRETARISDAERAH PROVINS! BENGKULU, ttd. NOPIAN ANDUSTI BERITA DAERAH PROVINS! BENGKULU TAHUN 2019NOMOR11 Salinansesuaidengan aslinya �==e�LABIRO HUKUM �IT"t-...j:io.1�ASASIMANUSIA, / http://jdih.bengkuluprov.go.id LAMPIRAN PERATURANGUBERNURBENGKULU NOMOR10TAHUN 2019. TENTANG PEDOMANPENGELOLAANARSIP INAKTIFDILINGKUNGAN PEMERINTAHANPROVINS! BENGKULU DAFTARARSIPINAKTIF PenciptaArsip:. UnitPengolah:. No.KodeUraianKurunJumlahTingkatKeterangan ArsipKlasifikasiInformasiWaktuperkembangan Arsip 12 3456 PetunjukPengisian: 1.NoArsip:NomorUrutArsip 2.KodeKlasifikasi:KodeKlasifikasiArsip 3.UraianInformasiArsip:DeskripsiArsip 4.KurunWaktu:TahunArsip 5.Jumlah:JumalahArsip

6.TingkatPerkembangan:Asli,Fotokopi,Tembusan 7.Keterangan:KondisiArsip(baik,rusak,rusakberat) GUBERNURBENGKULU, ttd. H.ROHIDINMERSYAH http://jdih.bengkuluprov.go.id

Isi peraturan

Teks7PDFHirarki

Memuat teks peraturan…