PRINSIP DAN STRATEGI AKUISISI ARSIP STATIS; PENILAIAN ARSIP STATIS; TEKNIS PELAKSANAAN AKUISISI ARSIP; SERAH TERIMA ARSIP STATIS
Memuat teks peraturan…
Dalam Peiatui-an Gi;bernur ini yang dimaksud dengan: 1. Provinsi adalah Provinsi Bengkulu. 2. Pemerintah Provinsi adalah Pemerintah Provinsi Bengkulu. 3. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Bengkulu yang selanjutnya disebut Dinas adaiah Perangkat daerah yang menangani urusan pemerintahan dibidang Perpustakaan dan Kearsipan. 4. Arsip adaiah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam Lrerbagai bertuk dan media sesuai dengan perkemtrangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga negara, pemerintah daerah, Lembaga Pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi ke,"ta sr,2rak3f3rt dalan'r kehid r !nan hert--.angsa dan.a.vrrru+j_*it Lva uE.:bu* bernegara. 5. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiiiki nilai guna kesejarahan, teiah habis masa retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Lembaga Kearsipan. 6. Akusisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada Lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannJ/a dari pencipta arsip kepada Lembaga kearsipan. 7. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas daiam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggungjawab di bidang pengelolaan arsip dinamis. http://jdih.bengkuluprov.go.id 8. Jadu,al retensi arsip )'ang selanjrltnl'a disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya ;angka rl'aktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomenciasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, diniiai Kembaii, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penvelamatan arsip. 9. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efesien, efektif dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan dan pela5,anan pubiik daLam suatu sistem kearsipan nasionaL. 10. Penilaian arsip adalah proses menentukan jangka waktu simpan dan nasib akhir arsip dilihat dari aspek fungsi dan substansi informasinya serta karakteristik lisik/ niiai instrinsiknya yang dilakukan melalui Langkah-langkah teknis pengaturan secara sistematis dalam unit-unit informasi. 1 1. Penyerahan arsip statis adaiah proses penyerahan arsip statis dari Lembaga negara, pemerintah daerah, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, Lembaga Pendidikan terneasuk l-enbaga Pendidikan s\.\.'asta dan per'-lsahaan sr,vasta yang memperoleh anggaran negara atau bantuan luar negeri kepada Lembaga kearsipan. 12. Verifikasi secara langsung adalah verifikasi terhadap arsip yang tercantum dalam JRA yang berketerangan permanen. 13. Verifikasi secara tidak langsung adalah verifikasi terhadap arsip khususnya arsip negara yang beum tercantum dalam JRA tetapi memiiiki niiai guna kesejarahan dengan didukung oleh bukti-bukti berdasarkan Ketentuan Peraturan Perundang-Undangan.
Maksud disusunya Peraturan Gubernur ini adalah untuk mernberikan panduan kepada Dinas dalam rnelakukan akuisisi arsip statis. http://jdih.bengkuluprov.go.id 5-
Tujuan disusunya Peraturan Gubernur ini adalah agar Dinas selaku Lembaga Kearsipan mampu melakukan akuisisi arsip statis sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan dan Ketentuan Peraturan Perundang-Undangan.
Ruang lingkup Peraturan Gubernur ini meliputi: a. prinsip dan s+,rategi akuisisi arsip statis; b. penilaian arsip statis; c. teknis pelaksanaan akuisisi arsip statis;dan d. serah terima arsip statis. BAB II PRINSiP DAN STRATEGI AKUISISI ARSIP STATIS n^^^I E Prinsip akuisisi arsip statis sebagai berikut: a. akuisisi arsip statis dilakukan dengan cara penyelamatan arsip statis dan serah terima arsip statis dari pencipta arsip kepada Dinas; b. arsip statis yang akan diakuisisi telah melalui proses penilaian berdasarkan pedoman penilaian kriteria dan jenis arsip yang memiliki nilai guna sekunder dan telah din;.'atakan setresai masa simpan dinamisn3ra; c. arsip statis yang diakuisisi dalam keadaan teratur dan terdaftar dengan baik sesuai dengan bentuk dan media serta rnengacu pada prinsi+ asal usul dan aturao asli; d. serah terima arsip statis dari hasil kegiatan akuisisi arsip statis wajib didokumentasikan melalui pembuatan naskah serah terima arsip, berita acara serah terima arsip statis, J^,r+^* ^*^;'^ ^*^*r^ .1i^^-^Ll-^* l-^-i1.,,+ D.:...^--- ^-^.:--L-tdiLd.I d,I$rP sL<lLa}:) -\<:r16 Lij'ScI.-Llj'-i\arI iJgt li\ilL I\-l\!a;L'yd,L d.I 5IP dan arsipnya;dan e. akuisisi arsip statis oleh Dinas selaku Lembaga Kearsipan diikuti dengan peraiihan tanggungjawab pengeioiaannya. http://jdih.bengkuluprov.go.id Fasal 5 (1) strategi akuisisi arsip statis meliputi: a.mengarahkankeseluruhankegiatansesuaidengan sasaran akuisisi arsiP statis; b.memberibatasan-batasanyangperludilakukanuntuk memperoieh arsiP statis; c. mencegah terjadinya perolehan arsip yang tidak layak disimPan secara Permanen; d. mengatur proses serah terima arsip antara pihak l-embaga Kearsipan ciengan pencipta arsip;cian e. mengontrol keseluruhan penyelenggaraan kegiatan akuisisi. (2\ Dalam penerapan strategi akuisisi arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) perlu mempertimbangkan: a.sumberdayayangtersediameliputisumberdaya manusia, anggaran, tempat dan waktu; dan b. akuisisi arsip harus ditetapkan oleh Dinas agar memiliki kekuatan hukum dan konsekuensi sesuai prosedur oleh pihak yal1g terlibat dalam pelaksanaan akuisisi arsip statis. BAB III PENILAIAN ARSIP STATIS
(1) Peniiaian arsip statis dilakukan oleh Dinas dalam rangka menyeleksiarsipyangdinyatakanteiahhabisretensinya dan berketerangan permanen oleh pencipta arsip' (2) Penilaian arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mellggullakanpendekatanmakr:odenganmengedepankan tema sosial yang tidak terdapat di beberapa pencipta arsip. http://jdih.bengkuluprov.go.id BAB IV TEKNIS PELAKSANAAN AKUISISI ARSIP
(1) Akusisi arsip statis dilaksanakan melalui: a. verifikasi secara langsung;dan b. verifikasi secara tidak langsung. (2) Verifikasi secara langsung sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dilaksnakan dengan: a. memeriksa kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta nilai informasi arsip statis ciengan mempertimbangkan konteks, isi dan struktur;dan b. melakukan penilaian arsip sesuai dengan JRA apabiia pemei:iksaan fisik arsipnya telah lengkap. (3) Verifikasi secara tidak iangsung sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b meliputi: a. verifikasi secara tidak langsung untuk Lernbagal organisasi;dan b. verifikasi secara tidak langsung untuk perseorangan. BAB V CE\D A LI'NEII)T]\/I A A DQI D ATIrA'IITC L)lJr\11ll Ilj.l\llvln nl\JIl \JIrl. I1U
tl) serah terima arsip statis merupakan sasaran akhir dari kegiatan akuisisi arsip statis yang meiibatkan pencipta arsip selaku pihak yang menyerahkan dan Dinas selaku pihak yang menerima arsip statis. (2) Daiam proses serah terima arsp statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) perlu dipertimbangkan persiapan pihak yang terlibat dan hal yang diserahkan sehingga pelaksanaan akursisi mampu menjamin arsip statis terselamatkan dan terlestarikan di Dinas. http://jdih.bengkuluprov.go.id
pedoman penilaian, teknis pelaksanaan akuisisi dan proses serahterimaarsipstatissebagaimanatercantumdalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan ciari Peraturan Gubernur ini. Pasal 1 1 Bentuk formulir pedoman akuisisi, daftar arsip statis dan berita acara serah terima arsip statis sebagaimana tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Perar.uran Gubernur ini.
KETENTUAN PENUTUP Pasal 12 PeraturanGubernurinimulaiberlakupadatanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Gubernur ini dengan penempatannya d,alam Berita Daerah Provinsi Bengkulu' Ditetapkan di Bengkulu Pada tanggal 73-07 -2A21 GUBERNUR BENGKULU, ttd. IJ PT\HI DIN }'IERSYAH Diundangkan di Bengkulu Pada tanggal l3-O7 -2021 SEKRETARIS DAERAH PROVINSI BENGKULU, ++A L LLl. HAMKA SABRI BERITA DAERAH PROVINSI BEGKULU TAHUN 2021 NOMOR 20 Salinan sesuai dengan PIt. KEPALA BIRO HUKUM aslinya DAN HAM DAN KESRA, ASISTEN PEMERINTAHAN Pembi tarualt4uda NIP. 19681 1 199303 1 002 -B- http://jdih.bengkuluprov.go.id SALINAN LAh,{PIRAN I PERATURAN GUBER}f UR EENGKULU NOMOR 19 TAF{IJN 2021 TENTANG PELAKSAN,UN AKLNSISI ARSIP STATIS DI LINGKLINGAN PEMERINTAH PRO!'INSI BENGKULU PtrDCMAN PtrNILAIAN, TEKNIS PtrLAKSANAAN AKUISISI DAN PROSES SERAH 'I'trRIN{A ARSIP STATIS Materi Akuisisi Arsip Statis. Sebagai suatu panduan maka akuisisi arsip statis mernuat materi sebagai berikut a. tu.juan lembaga kearsipan untuk menyelenggarakan program akuisisi; b. ei,a-sar hukum dan pernyataan kewenangar1 untuk memperoleh materi arsip cialarn rnenyelenggarakan akuisisi; c. penetapan skala prioritas terhadap kegiatan akuisisi ; cl. kesepakatan terhadap istilah-istilah kearsipan .vang terkait dengan program akuisisi arsip sehingga muda.h dipahami dan diikuti oleh pelaksana akuisisi; e. metode dan teknik untuk memperoleh arsip yang akan di akusisi; f. deskripsi urnum mengenai materi kearsipan )'ang diperoleh; g. sifat dan jenis materi arsip yang akan diperoleh; h. lokus, objek dan lokasi ternpat penyirnpanaal arsip statis yang menjadi target dalam akuisisi; i. pe::nbatasan kurun rn'aktu periode arsip; j. tahapan teknis penyelenggaraan akuisisi. termasuk instrumen -Yang digunakan; k" inforrna-si rnengenai pihak yang perlu dihubungi nlenyaflgkut materi arsip yaneg ha-nrs diakuisisi; i. penjelasan persyaratan mengenai hak clan kewE'iban yang dimitriki oieh lembaga Kearsipan dan pencipta arsip, termasuk akses uretuk merlperoleh arsip yang telah di akuisisi, http://jdih.bengkuluprov.go.id z A.. PENILAIAN ARSIP STATIS Penitraianarsipdalamakuisisimenggunakanperrdekatanmakro d.engan mengedepankan tema sosial sehingga dimungkinkan informasiarsiptersebuttidakhanyaterdapatpadasatupencipta arsip saja tetapi ierciapat di 'beberapa pencipta arsip contohnya : tema "penyetrenggaraan Pemilu". informasi arsipn3''a ada dj KPU, Bau'aslu, Kementerian Dalarn Negeri' clan Kementerian Luar Negeri atai: bahkan h{ahkamah Konstitusi- 1. penilaia, arsip d.idasarkan analisis fungsi orgamisasi, antara lain: a. mengk4ii fungsi dari seluruh bidang yang terdapat dalant organi-sasi, ciiawali dengan pemahaman terhadap tujuan umufilorganisasi,kemudjanmemahamifungsi-fungsirian kegiatan untuk mencapai tujuan Llmum organisasi b. rnemaharri fungsi organisasi secara utuh daiam st,rukturorgareisasisehinggarnengetahuiunitkerja yang melaksanakan fungsi operatif orgar:'isasi dan fungsi fasilitatif organisasi ; c" memahami keterkaitan fr-lngsi clengan kegiatan dan transaksi dalarn setiap unit kerja daiam struktur organisasi, dan mengetahui arsip-arsip )'ang tercipta dari hasitr transaksi dalam unit-unit informasi secara krerjenjang sesuai dengan hirarki Calam kegiatantersebut; Cl.memahamisifatprogramkegiatand'ariSemua'unitker.la dalam sektor/cabang, apakah merupakan transaksi utama, repretatif,homogen,kasuskhusus,individ.ual,ataubersifat riset, untuk menentukan jumlah seri arsip S'ang ada; e. mengidentifikasi keberadaan spesialisasi kegiatan sebagai dasat' PengelomPol Pernbuatari Daftar b. verifikasi secara tidak langsung untnk Perseorangan {Gambar 3.3i 1) memeriksa arsip sesuai daftar arsip; 2i meniiai arsip yang memiiiki nilai guna prirner dan sekunder {ianepiran II formulir 1) 3) menetapkan statLls arsip menjadi : simpan sebagai arsip perseorangan? simpan permanen untuk diserahkan ke lernbagakearsiPan; 4i menyusun daftar arsip statis (iampiran II formulir 4|; 5i melakukan akuisisi arsip statis berdasarkan rlaftar arsip statis )rang diserahkan. Pemeriksaan fo{enentukan nl1ai EIJna primer f sekuncler h,'iusnair atau Simpan (Arsip in aktil] Pen\tisunan l)altar Arsip Statis l.Daftar arsip usul musnah 2.Daftar Arsip In aktif http://jdih.bengkuluprov.go.id -7 Gambar 3.3 Proses Kerja Teknis Penilaian Verifikasi Secara Tidak Langsung Bagi Perseorangan ---+ Simpan Permanen Akusisi ArsiP Statis ffi 1 tlrfr'ut ArsiP i i I t**) G Penilaian ll lt ,/ Penetapan Siatus \ \\ \, C. SERAH TERIMA ARSIP S1'AT1S Proses serah terima arsip statis merupakan sasaran akhir dari kegiatan akuisisi arsip statis -Yang melibatkan pencipta arsip selaku pihak yang men-v*erahkan dan lembaga kearsipan sejaku pihak yang menerima arsiP statis" Adapun proses serah terirna arsip statis berarti ada pelirnpahan tanggungjawabl w.ewerlarrg untuk rl1enyelamatkatr dan rnelestarikan arsip statis dari pencipta arsip kepada. lembaga kearsipan. Dalarn proses serah terima arsip statis terd'apat beberapa ha1 yang perh-r djpertknbangkan, 3raitu: persiapan' pihak yang terlibat' da:e hal yang rliserahkan sehilgga pelaksanaan akuisisi ffLarnpu rne1IjaIlin a::sip statis terselarnatkan dan terlestarikan di lembaga kearsipan" a. Persiapan i.membentuktim{merupakankesatuandaritirn penyusutan arsiP): 2. h,{empersiapkan peralatan -Yang dibutuhkan untuk proses seratr terirna arsip/dokumen. seperti boks, sampai fi,'lenentukan nilai guna primer / sekunder Simpan ArsiP perset)rangall Dikembalikan ke Pen\.usunan Da:atar ArsiP Statis http://jdih.bengkuluprov.go.id -8 J. pembungkus arsip/ folder, dan label ; menliusun Daftar Arsip Statis (DAS) yang akan diserahkan; mencocokan antara DAS yang akan diserahkan dengan arsipnya; memilah dan memhungkus arsip dengan kertas kising atau sampul pembungkus dan memberikan label, dengan keterangan narna/kod'e seperti nama pencipta arsip' nomor arsip, dan nomortrr:ks; menata arsip ke dalam boks berdasarkan nomor arsip; memberikan label pada boks, dengan keterangan nama pencipta arsip, tahun penciptaan arsip, connor arsip, dan nomor boks; Gambar 4.1 Pelabelan SamPul dan Boks ArsiP Gambar 4"2 Contoh Penulisan Label pada Boks Arsip DINAS PERPU S'IAI(A.AI{ I}AN KEARSTPAN PROVII{SI BEIiGKtiLTi Tahun 2008 - 2009 Ncmor Arstp Norror Roks 4. 5. 6. 7. .1-? :I Keterangan Gambar Asai arsip dari Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Bengkulu, tercipta tahun 2008 sampai dengan 2OA9, materi arsip 1 sampai 3 serta disimpan padaboks arsip Provinsi dengan 1 http://jdih.bengkuluprov.go.id 8. Gambar 4.3 Pemtrungkusar: arsip Keterangan Gambar : Arsip disampul clengan map/folderf sampul kising kemudian cliikat oleh pita dan diberi nornor arsip melakurkan koordinasi antara lerni:aga kearsipan dengan pencipta arsip selaku pihak yang akan menyerahkan arsip statisnya, dengan materi: a. pelaku -yang akan menandatangani naskah berita acara serah terima arsiP statis; b. penyiapan naskah berita acara serah terima arsip statis; c. tempat melakukan penandatanganan naskah berjta acara serah terirna arsiP statis; d. naktu pada saat penandatanganan naskah krerita acara sel"ah terima arsiP statis; e. pihak,vang akan diundang dalam penandatangana'n naskah berita acara serah terima arsip statis: f. proses pengiriman/pengangkutan arsip statis dari pencipta arsip ke lembaga kearsipan. merlpersiapkan standarisasi naskah Berita Acara' yang disusun Lrerdasarkan Tata Naskah Dinas. Kelengkapan Lain {berupa Lampiran Daftar Arsip yang akan cliserahkani diberi cover dan judul serta telah ditandatangani oleh pimpinan pencipta arsip" pengiriman/pengangkutan arsip dilakukan setelah penanrlatanganan naskah Lrerita acara serah terima arsip statis, adapun langkah-langkahnya sebagai berikut : a. inenentukan .iadr,val pengiriman arsip dari tempat penyimpanan arsip di lingkungan pencipta arsip; li. pencipta arsip berkoorciinasi dengan lernbaga 9. 10. 11. http://jdih.bengkuluprov.go.id - 10" C. d. e. kearsipan rnengenai lokasi pengiriman arsip; mempersiapkan kendaraan angkutan arsip yang representatif, sehingga dapat menjamin otentitas dan reliabilitas arsiP; pengiriman dilaksanakan dengan penuh kecermatan sehingga dapat menjaga keamanan dan keselamatan arsip; sebelum pengirirnan dilaksanakan periksa kembali ketepatan jumiah fisik arsip dan jenis arsip ]'rang akan dikirim; pengiriman arsip disertai daftar pengiriman arsip (lihat lampiran 3.6); daftar pengiriman arsip dibuat rangkap 2 {dua). daftar I untuk lembaga kearsipan, dan daftar 2 untuk pencipta arsiP; h. pengiriman arsip paling lambat satu minggu seteiah penandatanganan naskah Lrerita acara serah terima arsip statis. GamLrar 4.4 Alur Persiapan Proses Serah Terima Arsip Statis t. 6. Proses Ke{a : Men.veleksi, Nlencocokkan, dan Il{emilah l'engiriman Serah Terima ArsiP http://jdih.bengkuluprov.go.id 11 a. Pihak Yang Terlibat Pihak.vang terlibat daiam n,reiaksanakan serah terima arsip statis ini meliputi organisasi' tempat lokasi penand.atanganannaskah,beritaacaraserahterimaarsip statis, cian pejabat --r'-ang menandatangani naskah berita acara serah terima arsiP statis: l. Organisasi a. Pencipta arsip yang akan rnen'yerahkan arsip statisnrl"a ke iembaga kearsipan yaitu Perangkat Daerah Provinsidanpenireienggarapernerintahandaerah Provinsi, lembaga negara di daerah Provinsi' perusahaanclaerah,organisasipolitik'organisasi kemasyararatan,danperseoranganLrerskaladaerah Provinsi; b.LembagaKearsipanyangakanmenerimaarsipstatisdari penciptaarsipad.alahTingkatProvinsi,yaituDPli Provinsi Bengkulu' 2. Tempat /Lokasi Penandatanganan Naskah Arsip daerah provinsi atau badan-iradan pemerintah daerah apabiia pelaksanaan proses serah terirna arsip statis ditandatangani antara pimpinan lembaga kearsipan provinsi dengan badan-badan pemerintahan claerah tingkat provinsi, badan-badan swasta daerah clan Perorangan; 3. Personil Penand-atanganan I{askah Personil -vang melakukan penandatanganan naskah mempei:timbangkan kesetaraan jenjang jabatan dalam Struktur Perangkat Daerah' c. Dokumen Yang Diserahkan Daiam meiakukan serah terima arsip statis terdapat beberapa pers3raratan -Yang wajib diserahkan dan dilengkapi oleh pencipta arsip adalah : I . Arsip a. fisik arsip mudah dikenaii baik bentuk dan media maupun kuantitas/jumlah arsiP; b. fisik arsip sudah dalarn keadaan tefiata cian teratur dalamboksarsipataupunmed,iasimpanlainsesuai http://jdih.bengkuluprov.go.id - 1'2 Lrentuk dan media arsiP; c. fisik arsip dalam boks ataupun media simpan lain sudah dilengkapi clengan identitas asal pencipta arsip, kurun rvaktu penciptaan arsip' nomor arsip dan r-romor boks. 2. Daftar Arsip Statis Yang Diserahkan a. format ketikan daiam bentuk hardcop3' dengan ukuran A4 atau F4 dan dijilid; b. mempunyai identitas nama dan alamat asal penciPta arsiP; c. memuat seri arsip, kurun n'aktu, jumlah dan tingkat Perkembangan; e. daftar arsip rangkap dua, rnasing-masing disimpan oieh pencipta arsip dan lembaga kearsipan; d, cliketahr-ri/disetujui dan ditandatangani oleh pimpinan aiau pertanggungjau'ab pengelolaan arsip di lingkungan PenciPta arsiP' 3. Berita Acara Serah Terima Arsip Statis a. Format naskah berita acara sesuai dengan atl'rran .Yang dibuat dalam Pedoman ini; b. naskah Lrilamana diperlukan dilengkapi dengan klausul perjanjian antara kedua pihak khususn'va mengenai hak akses arsiP; c" naskah krerjumlah rangkap c1ua, masing-masing disirnpan oleh pihak pencipta arsip dan penerima lemiraga kearsiPan; e" naskah ked.ua-duanya ditandatangani dengan tinta \\rarna hitam oleh kedua belah Pihak; d. naskah kedua-duanya ditandatangani dengan tinta w'arna hitam oleh kedua belah pihak; e.naskah-Vangtelahditandatanganidibericapdinas tandapengenal}.angsahdaripenciptaarsipdan lemiraga kearsiPan. http://jdih.bengkuluprov.go.id 4. Riwayat Sejarah Adrninistrasi Memuat informasi tingkat mengenai pencipta arsip termasuk pembentukan dan perkembangan organisasi, pihak atau pimpinan I pejabat yeng terlibat' serta program-programnya sehingga mampu mencei'itakan informasi arsiP tersebut; GUBERNUR BENGKULU, ttd. Fi. ROFtiDIi.l h{ERSYAH Salinan sesuai dengan aslinYa HUKUM DAN HAM 1 199303 1 002 http://jdih.bengkuluprov.go.id SALINAI{ LAMPIRAN 1I PERATU RAN GUBERNUR BENGKULU NOMOR 19 TAHLIN 202i TtrNTANG PET,qKSANAAN AKLI{SISI ARSIP STATIS DI LINCKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI BENGKULU BENTUK FORfuIULIR PEDOMAN AKUISISI' DAFTAR ARSIP STATIS DAN BERITA ACARA SERAH TERIMA ARSIP STATIS 1. Formulir Penilaian Arsip Berdasar:kan Nilai Gurea Primer dan sekunder 2. Daftar ArsiP Usui Musnah 3. Daftar ArsiP Inaktif 4. Daftar ArsiP Statis 5. Berita Acara Serah Terima Arsip statis 6. Daftar Pengiriman ArsiP l. Formulir Penilaian Arsip Berdasa-rkan Nilai Guna Primer dan sekunder TAHUN JENIS ARSIP IN AKTIF Petr-rnjuk Pengisian : 1. No. 2. Jenis ArsiP 3. Tahun 4. TingkatPerkembangan' 5. Jumlah 6. Keterangan diisi dengan nomor arsiP; riiisi dengan unit informasi arsip {serieslfile/ item); diisi dengan kurun waktu terciptanya arsip; diisi dengan tingkat perkembangan keaslian arsip seperti : asli / temLrusan / salinan / pertinggaL / cop;v' diisi dengan jumiah arsip (lembar/eksempiar i folder/boks) diisi dengan informasi khusus yarlg pentirrg untuk diketahui, seperti : kertas rapuh, berkas tidak lengkap' larnpiran tidak ada, dan setragainya' Rel<omendasi http://jdih.bengkuluprov.go.id Tingkat Perkembangan Jumlah Tahun NO Jenis/Series ArsiP Tahun + ) 6 1 2 J 2. Daftar ArsiP Usul h4usnah Yang mengajukan "{tempat}, tanggal' tahun' Kepala Lernbaga FenciptaArsip Menyetujui' GUBERNUR BENGKULU {nama jelas} (nama jelas) NiP. . NIP Petunjuk Pengisian : 1" No. 2. Jenis Arsip 3. Tahun 4. Tingkat perkernbangan 5. Jurnlah 6. Keterangan diisi dengan nomor arsiP; diisi d.engan unit informasi arsip iseries/file/ itemi; riiisi dengan kurun rvaktu tercipianya arsip; diisi dengan tingkat perkembangan keaslian arsip seperti : Asli/tembusani salinan I pertinggai I coPY, diisi dengan jumlah arsip (lemharl eksemplar I folder I boks) cliisi dengarr infor:nasi khtrsus yalag penting untuk diketahui, seperti : kertas rapuh, berkas tidak lengkaP, lampiran tidak ada, dan sebagainya. http://jdih.bengkuluprov.go.id a -.)- Daftar ArsiP lnaktif Feti-rnjuk Pengisian 1" No. 2. JenisArsiP 3" Tahun 4. Tingkat perkembangan 5. Jumlah 6. No Boks 7. Keterangan (temPat) Kepaia Unit KearsiPan NIP.. " diisi dengan nomor arsiP; diisi dengan unit informasi iseries/filel item); diisi dengan kurun rvaktu terciptanya arsip; diisi d,engan tingi<at perkembangan keaslian arsip seperti : Asliltembusany' salinan / pertin ggal / coPY, ciiisi dengan jumlah arsip ilembarl eksemplar I folder I boks) diisi dengan Nomor Boks temPat pen3,-impanan arsiP cliisi dengan inforrna"si khusus yang penting untuk diketal:r-ri, seperti : kertas rapuh, Lrerkas tidak lengkap, larnpiran tidak aCa, dan sebagainya' arsip Jenis/ Series Arsip http://jdih.bengkuluprov.go.id 4. Daftar ArsiP Statis No. Jenis/Series Tahun Tingkat Perkembangan Jumlah Keterangan 1 2 r't J 4 5 6 Yang mengajukan ...(tempat), tanggal,tahun' Kepaia Lembaga PenciptaArsip Menyetujui' Kepala Lembaga KearsiPan NIP NiP Petunjuk Pengisian : 1. No. 2. Jenis ArsiP 3. Tahun 4. Tingkat perkembangan 5. Jumlah 6. Keterangan diisi dengan nomor arsiP; diisi dengan unit informasi arsiP (series/filel item); diisi dengan kurun waktu terciptanva arsip; diisi dengan tingkat perkembangan keaslian arsip seperti : Asli/tembusan/ salinan/ pertinggal I coPY, diisi dengan jumlah arsip (lembarl eksempl ar/ fold er / boks) aii*i dengan inforrnasi khusus yang penting untuk cliketa}.ui, seperti : kertas rapuh, berkas tidak lengkaP, larnpiran tidak ada, dan sebagainya. http://jdih.bengkuluprov.go.id 5. Berita Acara Serah Terima Arsip Statis BERI?A ACARA SERAH TERIMA ARSIP STATIS Nomor : ...... Pada hari ini . tanggal i:ulan" Tahun .."...", bertempat di ." kami -l,ang bertanda tangan dibaw'ah ini : Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama beralamat di . .. _vang selanjutnya disebur PTHAK PERTAMA. 1. Nama : 2.NIP : 3. Jabatan : Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nalna Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Bengkulu beralamat di .... ... yang seianjutnrva disebut PIHAK KtrDUA. Menyatakan telah mengadakan serah terirrra arsip statis. seperti -yang tercantum dalam Daftar Arsip statis terlampir untuk disimpan di Dinas perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Bengkulu. PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA Kepala Lembaga PenciptaArsip Kepala Dinas perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Bengkulu (nama jelas) (nama jelas) NIP. .NiP 6. Daftar Pengiriman Arsip DAFTAR PENGIRIMAN ARSIP Nama Instansi : ........(a). .. No.Pengiriman : ..(b). http://jdih.bengkuluprov.go.id No. i,iomor' Arsip Judul Deskripsi .iumiah Kurun Waktu Ket 1 2 3 4 5 6 Petunjuk Pengisian: a. nama instansi b. nomor pengiriman c. seri dan judul d. tanggal 1. nomor boks 2. nomor arsip 3. judul deskriPsi 4. jumlah r r,,,-,,-,,,^'! -+,- J. i\ Uf iili !! ai\LU 6. keterangan, Diisi dengan nalna pencipta arsip; Diisi dengan nomor urut pengiriman arsip; Diisi dengan judul series arsip yang )- t--4<4. Lill\il irlr, Diisi dengan tanggal/ waktu pengiriman arsip; Diisi dengan nomor boks arsiP; Diisi d,engan nomor uniki pengenai arsip Diisi dengan judul informasi arsip; Diisi dengan kuantitas/volume arsip: Diisi dengan kurun -waktu arsip tercipta Diisi dengan informasi khusus yang penting untuk diketahui seperti kertas rapuh, berkas tidak iengkap, iampiran ticlak ada, dan sebagainYa ..... (tempat).....tgl. / b1n/tahun Yang mengirim Kepala Lembaga PenciPta ArsiP Nama..... NIP...... GUBERNUR BENGKULU, ttd. H.ROHIDIN MERSYAH Plt.KE dengan aslinya UKUM DAN HAM DAN KESRA, Muda llt ;\ E l.lj * .Z A5I 99303 1 002 http://jdih.bengkuluprov.go.id
Membuka PDF…