DokumenPeraturan Gubernur (Pergub)Berlaku

Peraturan Gubernur (PERGUB) Provinsi Bengkulu Nomor 20 Tahun 2019

Nomor: 20
Tahun: 2019
Ditetapkan: 22 Juli 2019
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 22

Lembaga terkait

Ringkasan

Pengelolaan arsip dinamis meliputi: a. penciptaan arsip; b. penggunaan dan pemeliharaan;dan c. penyusutan arsip. Setiap PD harus memiliki arsiparis sesuai kebutuhan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan PD harus menganggarkan kebutuhan sarana dan prasarana kearsipan Kepala PD sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam 1 (satu) tahun melaporkan pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis kepada Gubernur

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa ketentuan huruf X Lampiran Undang-Urldang Nomor 23 Tahun 2CIL4 tentang Pemerintahan Daerah, menyatakan pemerintah provinsi mempunyai wewenang untuk mengelola arsip dinamis;
c.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a dan b, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Gubernur Bengkulu tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Bengkulu; Mengingat 1. Undang-Undang Nomor 9 Tahun L967 tentang Pembentukan Propinsi Bengkulu (Lembarhn Negara Republik Indonesia Tahun 1967 Nomor 19, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2828;

2.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2OOg tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2OOg Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nornor 5O7 1); http://jdih.bengkuluprov.go.id
3.Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2Oll tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 523a1;
4.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2OL4 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2OL4 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587), sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2OL4 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 567el;
5.Peraturan Pemerintah Nomor 2O Tahun 1968 tentang Berlakunya Undang-Undang Nomor 9 Tahun 1967 dart Pelaksanaan Pemerintahan di Propinsi Bengkulu (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1968 Nomor 34, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 285a); Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2AO9 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2Ol2 Nomor 53, Tambahan Iembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 8O Tahun 2015 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 2036) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor l2O Tahun 2018 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 8O Tahun 2015 tentang Pembentukan Froduk Hukum Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 157); 6. 7. http://jdih.bengkuluprov.go.id
8.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2Ol8 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis; MEMUTUSKAN: PERATURAN GUBERNUR TENTANG PEDOMAN PENGELOI,AAN ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI BENGKULU.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam peraturan Gubernur ini yang dimaksud dengan:

1.Arsip adalah Rekaman kegiatan atau peristiwa daiam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh iembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
2.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Perangkat Daerah dan disimpan selama jangka rvaktu tertentu.
3.Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efektif, efisien, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
4.Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
5.Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaan untuk pelaksanaan kegiatan di SKPD telah menurun.
6.Arsip Vital adalah arsp yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi berlangsungnya operasional SKPD, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 7 - Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara http://jdih.bengkuluprov.go.id 9. yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya.
8.Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disebut JRA adalah jadwal yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi jenis arsip dan keterangan berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penlrusutan. Penilaian arsip adalah kegiatan meng€rnalisis informasi terhadap sekelompok arsip untuk menentukan nilai guna dan jangka simpan arsip dilihat dari kaidah hukum dan kepentingan operasional Perangkat Daerah/Unit Keda pencipta. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip inaktif yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Pemusnahan arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak memiliki nilai guna atau telah melampau jangka waktu penyimpanan/retensi arsip sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan. Lembaga Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat LKD adalah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Bengkulu. Perangkat Daerah Provinsi yang selanjutnya disingkat PD adalah unsur pembantu Gubernur dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi dalam penyelenggaraan Urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah provinsi. Unit Kearsipan adalah Sekretariat/Tata Usaha pada Perangkat Daerah. Unit Pengolah adalah Sekretariat/Tata Usaha/Bidang/ Seksi/ Sub Bagian/Unit Pelaksana Teknis pada tiap-tiap Perangkat Daerah. 10. 11. t2. 13. L4. 15. http://jdih.bengkuluprov.go.id

Pasal 2

(1)Peraturan Gubernur ini sebagai pedoman dalam ra.ngka pengelolaan arsip dinamis di Lingkungan Pemerintah Provinsi Bengkulu.
(2)Tujuan pengelolaan arsip dinamis adalah untuk menjamin keterbatasan arsip yang otentik dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah.

BAB II

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

Pasal 3

Pengelolaan arsip dinamis meliputi:

a.penciptaan arsip;
b.penggunaan dan pemeliharaan;dan
c.penyusutan arsip.

Pasal 4

Penciptaan Arsip meliputi kegiatan:

a.pengurusan surat masuk;dan
b.pengurusan surat keluar.

Pasal 5

(1)Surat masuk terdiri atas:
1. a.surat penting;
2. b.surat biasa;dan
3. c.surat rahasia.
(2)Surat masuk sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikendalikan oleh unit kearsipan.
(3)Surat yang bersifat kebijakan diarahkan ke pimpinan instansi, sedangkan surat yang bersifat teknis diarahkan ke unit pengolah.
(4)Surat masuk berupa surat penting dicatat dalam kartu kendali dan surat masuk berupa surat biasa dan surat rahasia dicatat dalam lembar pengantar. http://jdih.bengkuluprov.go.id

Pasal 6

(1)Surat keluar dikendalikan oleh unit kersipan.
(2)Surat keluar sebagaimana dimaksud pada ayat {1) dicatat dalam kartu kendaii surat keluar.

Pasal 7

Pengurusan surat masuk dan surat keluar dapat dilakukan secara manual maupun dengan sarana teknologi informasi.

Pasal 8

Penggunaan dan pemeliharaan arsip meliputi kegiatan:

a.penataan arsip aktif;
b.penataan arsip inaktif;
c.perlindungan dan pengamanan arsip vital;
d.pengelolaan arsip terjaga;
e.pelayanan;dan
f.pemeliharaan.

Pasal 9

(1)Surat terkait dengan tugas dan fungsi PD yang telah selesai ditidaklanjuti diberkas berdasarkan kegiatan, dalam hal tidak terkait dengan tugas dan fungsi PD diberkas berdasarkan isi surat atau perihal.
(2)Masing-masing berkas sebagaimana dimaksud pada ayat
(1)diberi kode klasifikasi dan indeks berkas.
(3)Untuk menjamin keutuhan dan kelengkapan informasi dalam berkas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (21, digunakan kartu tunjuk silang bagi berkas yang terkait dan terpisah penyimpanannya.
(4)Penataan berkas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ayat (2), dan ayat (3) harus menjamin dapat diketemukannya kembali arsip dengan cepat, tepat, dan lengkap pada saat digunakan. http://jdih.bengkuluprov.go.id
(5)Arsip aktif disimpan di masing-masing Unit Pengolah PD.

Pasal 10

(1)Unit Kearsipan PD dan LKD melakukan penataan arsip inaktif berdasarkan prinsip asal-usul dan aturan asli sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing.
(2)Unit Kearsipan PD melaksanakan penelusuran arsip yang saling terkait dan mencantumkan tunjuk silang pada daftar arsip yang bersangkutan maupun pada arsipnya.
(3)Unit Kearsipan PD sebagai pusat arsip menyimpan arsip inaktif dari Unit Pengolah PD yang retensinya kurang dari 10 (sepuluh) tahun.
(4)Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sebagai pusat arsip Pemerintah Daerah menyimpan arsip inaktif yang retensinya 10 (sepuluh) tahun atau lebih.
(1)PD melaksanakan perlindungan dan pengamanan arsip vital dengan membuat program arsip vital.
(2)Program arsip vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
1. a.identifikasi arsip vital;
2. b.perlindungan dan pengamanan arsip vital; dan
3. c.penyelamatan dan pemulihan pasca bencana.
(3)Peralatan khusus yang digunakan untuk perlindungan dan pengamanan arsip vital tergantung pada jenis, media, dan ukuran arsip.
(4)Program arsip vital sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang-undangan.

Isi peraturan

Teks22PDFHirarki

Memuat teks peraturan…