DokumenPeraturan Gubernur (Pergub)Berlaku

Peraturan Gubernur (PERGUB) Provinsi Bengkulu Nomor 24 Tahun 2019

Nomor: 24
Tahun: 2019
Ditetapkan: 12 Agustus 2019
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 11

Lembaga terkait

Ringkasan

(1) Ruang lingkup penyusutan arsip meliputi kegiatan: a. pemindahan Arsip lnaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan; b. pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan perundangundangan;dan c. penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada Lembaga Kearsipan. peraturan (2) Penyusutan Arsip dilakukan oleh Pencipta Arsip berdasarkan JRA. Pemindahan Arsip Inaktif Pemusnahan Arsip Penyerahan Arsip Statis

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa dalam rangka menyimpan, memelihara dan . menyelamatkan arsip untuk menjamin keselamatan arsip akibat · dari volume kegiatan administrasi Pemerintahan yang banyak, maka perlu diselenggarakan . penyusutan arsip secara baik dan benar; ·
c.. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a dan huruf b, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Gubernur tentang Pedoman Penyusutan arsip di Lingkungan Pemerintah Provinsi Bengkulu: . .

1.Undang-Undang Nomor 9 Tahun 1967 tentang Pembentukan Propinsi Bengkulu (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1967 Nomor 19, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2828); 2; Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kerasipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 209 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik lndnesia Nomor 5071); http://jdih.bengkuluprov.go.id
3.Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-U ndangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234);
4.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587), sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679); 5 Peraturan Pemerintah Nomor 20 Tahun 1968 tentang Berlakunya Undang-Undang Nomor 9 Tahun 1967 dan Pelaksanaan Pemerintahan di Propinsi Bengkulu (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1968 Nomor 34, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2854);
6.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
7.Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 2015 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 2036) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 120 Tahun 2018 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 2015 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 157); http://jdih.bengkuluprov.go.id 8 Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip; MEMUTUSKAN: PERATURAN GUBERNUR TENTANG PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINS! BENGKULU BABI KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam peraturan Gubernur ini yang dimaksud dengan:

1.Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip inaktif yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
2.Arsip adalah Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
3.Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ atau terus menerus.
4.Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya telah menurun.
5.Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi Bengkulu.
6.Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disebut JRA adalah jadwal yang berisi sekurang-kurangnya jangka http://jdih.bengkuluprov.go.id waktu penyimpanan atau retensi jenis arsip dan keterangan berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan.
7.Penilaian arsip adalah kegiatan menganalisis informasi terhadap sekelompok arsip untuk menentukan nilai guna dan jangka simpan arsip dilihat dari kaidah hukum dan kepentingan operasional Perangkat Daerah/Unit Kerja pencipta.
8.Pemindahan arsip inaktif adalah memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam satu Perangkat Daerah yang JRA dibawah 10 tahun, dan/atau memindahkan arsip inaktif dari Perangkat Daerah ke Lembaga Kearsipan Provinsi Bengkulu yang JRA diatas 10 tahun.
9.Pemusnahan arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak memiliki nilai guna atau telah melampaui jangka waktu penyimpanan/retensi arsip sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan.
10.Penyerahan Arsip adalah kegiatan penyerahan arsip statis ke Lembaga Kearsipan yang berwenang mengelola arsip statis.
11.Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi Bengkulu adalah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Bengkulu.
12.Unit Kearsipan adalah Sekretariat/Tata Usaha pada Perangkat Daerah.
13.Unit Pengolah adalah Sekretariat/Tata Usaha/Bidang/Seksi/Sub Bagian/Unit Pelaksana Teknis pada tiap-tiap Perangkat Daerah.
14.Perangkat Daerah yangng selanjutnya disingkat PD adalah Perangkat Daerah/Unit Kerja di lingkungan Pemerintahan Daerah Provinsi Bengkulu.
15.Pemerintah Daerah adalah Pemerintah provmsi Bengkulu. http://jdih.bengkuluprov.go.id - s -
16.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
17.Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
18.Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh Pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
19.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan tugas fungsi dan tanggungjawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.

Pasal 2

(1)Peraturan ini dirnaksud sebagai pedoman bagi Pencipta Arsip dalam melaksanakan kegiatan penyusutan Arsip.
(2)Peraturan ini bertujuan untuk tercapainya efisiensi, efektifitas dalam pengelolaan arsip dinamis dan terselamatkannya arsip statis.

BAB II

RUANG LINGKUP

Pasal 3

(1)Ruang lingkup penyusutan arsip meliputi kegiatan:
1. a.pemindahan Arsip lnaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan;
2. b.pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan perundangundangan;dan
3. c.penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada Lembaga Kearsipan. peraturan http://jdih.bengkuluprov.go.id
(2)Penyusutan Arsip dilakukan oleh Pencipta Arsip berdasarkan JRA.

Pasal 4

Pemindahan Arsip lnaktif dilakukan oleh Pencipta Arsip berdasarkan JRA.

Pasal 5

( 1) Pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab pimpman Pencipta Arsip.

(2)Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat ( 1) dilakukan terhadap arsip yang:
1. a.tidak memiliki nilai guna;
2. b.telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
3. c.tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
4. d.tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
(3)Dalam hal arsip belum memenuhi semua ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (2), retensinya ditentukan kembali oleh pimpinan Pencipta Arsip.

Pasal 6

Penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada Lembaga Kearsipan dilakukan terhadap arsip yang:

a.memiliki nilai guna kesejarahan;
b.telah habis retensinya; dan/ atau
c.berketerangan dipermanenkan sesuai JRA Pencipta Arsip. http://jdih.bengkuluprov.go.id --.

Pasal 7

Ketentuan mengenai pemindahan arsip, pemusnahan arsip dan penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada Pasal 4, Pasal 5, Pasal 6 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubemur ini.

BAB III

PEMBIAYMN

Pasal 8

Segala biaya yang timbul akibat pelaksanaan Peraturan Gubemur ini dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Pemerintah Provinsi Bengkulu.

BAB IV

PENUTUP

Pasal 9

Peraturan ini berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan Pengundangan Peraturan Gubemur ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Provinsi Bengkulu. Ditetapkan di Bengkulu pada tanggal 12-8-2019 GUBERNUR BENGKULU, ttd. H. ROHIDIN MERSYAH Diundangkan di Bengkulu pada tanggal 12-8-2019 SEKRETARIS DAERAH PROVINS! BENGKULU, ttd. NOPIAN ANDUSTI BERITA DAERAH PROVINS! BENGKULU TAHUN 2019 NOMOR 25 .M.H http://jdih.bengkuluprov.go.id LAMPIRAN PERATURANGUBERNURBENGKULU NOMOR24TAHUN2019 TENTANG PEDOMANPENYUSUTANARSIPDI LINGKUNGANPEMERINTAH PROVINS!BENGKULU I.PEMINDAHANARSIP INAKTIF PemindahanArsipInaktifadalahkegiatanmemindahkanArsip Inaktifdari UnitPengolahkeUnitKearsipandalamsatuPenciptaArsip yangJRAdibawahsepuluhtahun, dan/ataumemindahkanArsipInaktif dariPenciptaArsip keLembagaKearsipanDaerahProvinsiBengkuluyang JRA mulaidari sepuluh tahun. Prosedurpemindahan arsipInaktifolehPenciptaArsipmelalui tahapansebagaiberikut: A.PENYELEKSIANARSIP INAKTIF Penyeleksianarsipadalahprosespemilihan arsippada unitpengolah atauunitkearsipan yangmemilikinilaiguna, yangmeliputi: 1.PenyeleksianArsipInaktifdilakukanmelaluiJRAdengancara melihatpadakolomretensiaktif. 2.Dalamhalretensiaktifnya telahhabisatauterlampaui,maka arsip tersebuttelahmemasuki masainaktif ataufrekuensi penggunaan arsipyangtelahmenurun(ditandai denganpenggunaan kurangdari 5(lima)kalidalam setahun). B.PENATAANARSIPINAKTIF PenataanArsipInaktifadalahkegiatanmengurutkanarsipsesuai kode klasifikasi danpermasalahan.PenataanArsipInaktif dilakukan berdasarkan asasasalusuldan asasaturanasli: 1.asas"asalusul"adalahasas yangdilakukanuntukmenjaga arsip tetapterkeloladalam satukesatuanPenciptaArsip(provenance), tidakdicampurdengan arsip yangberasal dariPenciptaArsiplain, sehingga arsipdapatmelekat pada kontekspenciptaannya. 2.asas"aturan asli"adalah asasyang dilakukan untukmenjaga arsip tetap ditatasesuaidenganpengaturan aslinya(originalorder)atau sesuaidengan pengaturan ketika arsipmasihdigunakan untuk pelaksanaan kegiatanPenciptaArsip. PenataanArsipInaktif padaUnitPengolah/UnitKerjadilaksanakan melaluikegiatan: a)pengaturanfisik arsip; b)pengolahaninformasiarsip;dan c)penyusunandaftarArsip lnaktif. http://jdih.bengkuluprov.go.id Penataan Arsip Inaktif yang dipindahkan kedalam boks, dengan rincian kegiatan: a) menata folder/ berkas yang berisi Arsip Inaktif yang akan dipindahkan yang diurutkan berdasarkan nomor urut daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan; b) menyimpan dan memasukkan folder/ berkas Arsip Inaktif kedalam boks arsip; c) memberi label boks arsip, dengan keterangan: nomor boks, nama Unit Pengolah, nomor urut arsip, dan tahun penciptaan arsip. Penataan Arsip Inaktif dan pembuatan daftar Arsip Inaktif menjadi tanggung jawab Kepala Unit Pengolah /Unit Kerja. C. PEMBUATAN DAFTAR ARSIP INAKTIF Daftar Arsip Inaktif adalah daftar yang berisi informasi arsip yang frekuensi penggunaanya sudah menurun, daftar ini digunakan sebagai acuan pemindahan arsip. Pencipta Arsip menyusun daftar Arsip lnaktif yang dipindahkan dan ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah/Unit Kerja selaku yang memindahkan arsip dan Unit Kearsipan di lingkungan Pencipta Arsip selaku penerima arsip atau pejabat yang diberi kewenangan. Daftar Arsip Inaktif sekurang kurangnya memuat:

1.Pencipta Arsip;
2.Unit Pengolah;
3.nomor arsip;
4.kode klasifikasi;
5.uraian informasi arsip;
6.kurun waktu;
7.jumlah; dan
8.keterangan. http://jdih.bengkuluprov.go.id Contoh: DAFTARARSIP INAKTIFYANGDIPINDAHKAN UnitPengolah: NOKODEJENIS/TAHUNJUMLAH TING KATNOKET KLASIFIKASJSERIES PERKEMBANGANBOKS ARSIP 12 345 6 7 8 YANGMEMINDAHKAN PimpinanUnitPengolah Ttd (NamaJelas) Nip. PetunjukPengisian:

(1)Nomor
(2)KodeKlasifikasi
(3)UraianInformasi
(4)Tahun
(5)Jumlah
(6)Tingkat Perkembangan
(7)NomorBoks
(8)Keterangan YANGMENERIMA PimpinanUnitKearsipan Ttd (NamaJelas) Nip. Diisinomorurutjenisarsip Diisitandapengenalarsipyangdapat membedakan antaramasalahyang satu denganmasalah yanglain Diisijenis/seriesarsip Diisitahunterciptanyaarsip Diisi jumlah arsip dalam setiap jenisarsip (eksemplar/folder/boks). Diisitingkatperkembangan arsip (asli/copy/tembusan).Bila terdiridari beberapatingkatperkembangan dicantumkan seluruhnya Diisi nomoryang memuatlokasi padaboks berapa jenisarsip disimpan Diisikekhususan arsip(kertasrapuh/berkas tidaklengkap/lampiran tidak ada) http://jdih.bengkuluprov.go.id D. PEMBUATAN BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF Berita Acara Pemindahan Arsip sekurang-kurangnya memuat waktu pelaksanaan, tempat, jenis arsip yang dipindahkan, jumlah arsip, pelaksana dan penandatangan oleh pimpinan Unit Pengolah dan/atau Unit Kearsipan. Contoh: BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP Nomor : .. Pada hari ini tanggal.. bulan tahun .. yang bertanda tangan dibawah ini, berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan berdasarkan penilaian kembali arsip telah melaksanakan pemindahan arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan sebanyak .................... sebagaimana Daftar Arsip terlampir Berita acara ini dibuat dalam rangkap 2 (dua) dan PARA PIHAK menerima satu rangkap yang mempunyai kekuatan hukum sama. Dibuat di (tempat), (tanggal) PIHAK YANG MEMINDAHKAN Pimpinan Unit Pengolah ttd Nama tanpa gelar NIP PIHAK YANG MENERIMA Pimpinan Unit Kearsipan ttd. Nama tanpa gelar NIP

1.Dalam hal pemindahan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan ke unit depo penyimpanan Arsip Inaktif yang dikelola oleh Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi Bengkulu; atau
2.Pemindahan Arsip Inaktif di lingkungan Pencipta Arsip yang memiliki retensi sekurang kurangnya 10 (sepuluh) tahun, pendokumentasian proses pemindahan dilakukan dengan membuat Berita Acara Pemindahan Arsip. II. PEMUSNAHAN ARSIP Pemusnahan Arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak memiliki nilai guna atau telah melampaui jangka waktu penyimpanan/ retensi arsip sesuai dengan peraturan perundang undangan. Prosedur pemusnahan arsip oleh Pencipta Arsip melalui tahapan sebagai berikut: http://jdih.bengkuluprov.go.id - s - A. PEMBENTUKAN PANITIA PENILAI ARSIP Pembentukan panitia penilai arsip menjadi syarat mutlak bagi pelaksanaan penilaian arsip. Syarat terbentuknya Panitia/tim penilai arsip ada beberapa hal yaitu:
1.Panitia penilai arsip ditetapkan oleh pimpinan Pencipta Arsip.
2.Panitia penilai arsip bertugas untuk melakukan penilaian arsip yang akan dimusnahkan.
3.Panitia penilai arsip berjumlah ganjil.
4.Panitia penilai arsip sekurang-kurangnya memenuhi unsur:

a.pimpinan Unit Kearsipan sebagai ketua merangkap anggota;
b.pimpinan Unit Pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan se bagai anggota; dan
c.Arsiparis sebagai anggota.
1. 5.Panitia penilai arsip pemerintah daerah yang memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun terdiri dari:
a.pimpinan Unit Kearsipan pada tiap Perangkat Daerah sebagai ketua merangkap anggota;
b.pimpinan Unit Pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagaianggota; dan
c.Arsiparis sebagai anggota.
1. 6.Panitia penilai arsip pemerintah daerah yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun terdiri dari:
a.pimpinan Lembaga Kearsipan Daerah sebagai ketua merangkap anggota;
b.pimpinan Perangkat Daerah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai anggota; dan
c.Arsiparis sebagai anggota.
1. 7.Dalam hal Pencipta Arsip belum memiliki Arsiparis, anggota dapat digantikan oleh pegawai yang mempunyai tugas dan tanggungjawab di bidang pengelolaan arsip. B. PENYELEKSIAN ARSIP Penyeleksian arsip adalah proses pemilihan arsip pada Unit Pengolah atau Unit kearsipan yang memiliki nilai guna. Penyeleksian arsip dilakukan oleh Panitia penilai arsip melalui JRA dengan cara melihat pada kolom retensi inaktif dan pada kolom keterangan dinyatakan musnah. Dalam hal Pencipta Arsip belum memiliki JRA, dalam melaksanakan pemusnahan arsip mengikuti tahapan prosedur pemusnahan arsip dan setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI. C. PEMBUATAN DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH Daftar arsip usul musnah adalah daftar yang berisi catatan arsip yang akan dimusnahkan karena telah habis retensinya dan atau tidak bemilai guna, daftar ini digunakan sebagai acuan pemusnahan arsip. Hasil penyeleksian arsip dituangkan dalam daftar arsip usul musnah. Daftar arsip usul musnah sekurangkurangnya berisi: nomor, jenis arsip, tahun, jumlah, tingkat perkembangan, dan keterangan. http://jdih.bengkuluprov.go.id Contoh. DAFfARARSIPUSULMUSNAH NOJENISTAHUNJUMLAHTINGKATJUMLAHKET ARSIPPERKEMBANGAN Menyetujui, KepalaLembagaKearsipan Ttd (NamaJelas) Nip. Bengkulu,. YangMengajukan PimpinanPenciptaArsip Ttd (NamaJelas) Nip. PetunjukPengisian: Nomor JenisArsip Jumlah Tahun Tingkat Perkembangan Jumlah Keterangan Diisinomorurut Diisi denganuraianinformasiarsip arsip (series/file/itern) Diisi jumlah arsip Diisitahunpembuatan arsip Diisijumlah arsipdaJam setiap jerns arsip (eksemplar/folder/boks). Diisi tingkatan keaslian arsip (asli/copy/salinan). Diisijumlah arsip Diisi informasi tentangkondisiarsip (misalnyarusak/tidaklengkap/berbahasa asing/daerah) http://jdih.bengkuluprov.go.id D. PENILAIAN ARSIP Penilaian arsip adalah proses menentukan nilai arsip dilihat dari aspek fungsi dan substansi informasinya serta karakteristik fisik/nilai intrinsiknya yang dilakukan melalui langkah - langkah teknis pengaturan secara sistematis dalam unit- unit informasi. Penilaian arsip dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:
2. 1.Panitia penilai Melakukan penilaian terhadap daftar arsip usul musnah yang dilanjutkan dengan melakukan verifikasi secara langsung terhadap fisik arsip.
3. 2.Membuat surat pertimbangan tertulis terkait Hasil penilaian dan dituangkan dalam pertimbangan tertulis oleh panitia penilai arsip. Contoh. SURAT PERTIMBANGAN PANITIA PENILAI ARSIP Berkenaan dengan Surat Keputusan Kepala (Nama Perangkat Daerah /Unit Ke,ja) Provinsi Bengkulu Nomor : , tgl.. tahun , tentang Pembentukan Panitia Penilai arsip dan surat perintah tugas Nomor . tgl.. tahun, setelah kami lakukan penilaian dengan ini kami sampaikan bahwa
a.menyetujui usulan pemusnahan arsip sebagaimana terlampir; atau
b.menyetujui usulan pemusnahan arsip, namun ada beberapa berkas yang dipertimbangkan agar tidak dimusnahkan dengan alasan tertentu sebagaimana terlampir. Demikian hasil pertimbangan panitia penilai arsip, dengan harapan permohonan persetujuan usul pemusnahan arsip dapat ditindaklanjuti melalui prosedur yang telah ditetapkan. BENGKULU, .
1. 1.(Ketua) Nip . Jabatan .
2. 2.(Anggota) Nip . Jabatan .
3. 3.(Anggota) Nip . Jal:)atan .
4. 4.(Anggota) Nip . Jabatan .
5. 5.(Anggota) Nip . .Jabatan . http://jdih.bengkuluprov.go.id E. PERMOHONAN PERSETUJUAN Permohonan persetujuan pemusnahan arsip dibuat oleh Pencipta Arsip yang ditujukan kepada Gubernur dengan dilampiri Surat Keputusan Panitia Penilai dan daftar arsip usul musnah hasil penilaian Panitia pencipta arsip. Contoh: Nomor Lampiran Perihal KOPSURATPERANGKATDAERAH Bengkulu, Kepada Yth. Gubernur Bengkulu Di BengkuluPermohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip Kami laporkan dengan hormat bahwa pada tahun ini kami akan melakukan pemusnahan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan berdasarkan pertimbangan Panitia Penilai Arsip sebagaimana terlampir sudah memenuhi persyaratan untuk dimusnahkan. Sehubungan hal tersebut, sebagaimana Peraturan Gubernur Bengkulu Nomor Tentang Penyusutan Arsip di Lingkungan Pemerintah Provinsi Bengkulu, maka kami mohon persetujuan Bapak Gubemur untuk memusnahkan arsip sebagaimana Daftar Arsip terlampir. Demikian untuk menjadi perhatian dan atas persetujuannya diucapkan terima kasih. Kepala Perangkat Daerah/Unit Kerja Nama Jelas NIP . Tembusan Yth:
6. 1.Sekretaris Daerah Provinsi Bengkulu;
7. 2.Asisten Umum Setda Provinsi Bengkulu;
8. 3.Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Bengkulu. Berdasarkan surat permohonan pemusnahan arsip tersebut pada contoh, maka setelah berkoordinasi dengan Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi Bengkulu, Gubernur akan memberikan Persetujuan/Pertimbangan pemusnahan arsip untuk:
a.Pemusnahan arsip di lingkungan Pemerintah Provinsi yang memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun;
b.Pemusnahan arsip di lingkungan Pemerintah Provinsi Bengkulu yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun akan dimohonkan persetujuan tertulis terlebih dahulu kepada Kepala ANRI; http://jdih.bengkuluprov.go.id c.Dalamhalpemusnahanarsip tanpaJRAharusmendapatkan persetujuandariKepalaANRIterlebihdahulutanpamembedakan retensinya; d.Prosesperrnohonanpersetujuan/pertimbanganpemusnahan arsip harusmemenuhipersyaratansebagaiberikut: a)menyampaikansuratpermohonanpersetujuan/pertimbangan daripimpinanPenciptaArsip kepadaANRI/Gubernursesuai wilayahkewenangannya. b)menyampaikandaftararsip usulmusnahberupasalinancetak dansalinanelektronik;dan c)menyampaikansuratpertimbanganolehpanitiapenilaiarsip F.PENETAPAN ARSIPYANGAKAN DIMUSNAHKAN Penetapanarsipyang dimusnahkandibuatolehPimpinanPencipta Arsip atauLembagaKearsipanDaerah.Penetapanpemusnahanarsip mengacupadapersetujuantertulisdariGubernurapabilaretensi arsipdibawah10(sepuluh)tahun danpertimbangan tertulisdari panitiapenilaiarsip.Penetapanpemusnahan arsipmengacupada persetujuan tertulisdariKepalaANRIapabilaretensiarsipsekurang- kurangnya10(sepuluh)tahun. Contoh: KOPGUBERNUR Bengkulu, KepadaYth. NomorKepalaPerangkat Daerah Larnpiran1(satu)bundelDi PerihalPersetujuanPemusnahanArsipBengkulu Memperhatikan suratSaudaranomor. . . . . . . . . . . . . . . . . .tanggal ............. tentangpermohonanpersetujuanpemusnahan arsipdan suratdari DinasArsipdanPerpustakaanProvinsiBengkulunomor ....................tanggaltentangdenganini kami sampaikanbahwa arsipyang Saudara usulkan untukdimusnahkan telahmemenuhi persyaratanbaik berdasarkanJadwal RetensiArsip (JRA)maupunpenilaianPanitiaPenilaiArsip. Sehubungandenganhaltersebutkami dapatmenyetujui pemusnahan arsipdimaksud dandimohonSaudara segera melakukan pemusnahan sesuai peraturanperundanganyang berlaku Demikian untukmenjadikanmaklum. GUBERNURBENGKULU, H.ROHIDIN MERSYAH TembusanDisampaikan kepadaYth.: 1.KepalaBiro Hukum danHAM SetdaProvinsiBengkulu; 2.InspekturProvinsi Bengkulu. http://jdih.bengkuluprov.go.id G. PELAKSANAAN PEMUSNAHAN ARSIP
1. 1.Pelaksanaan pemusnahan arsip memperhatikan ketentuan:
a.dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat dikenali;
b.disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit kerja bidang hukum dan/ atau unit kerja pengawasan dari lingkungan Pencipta Arsip yang bersangkutan; dan
c.disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan.
1. 2.Pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan dengan membuat Serita Acara Pemusnahan beserta Daftar Arsip Usul Musnah yang dibuat rangkap 2 (dua).
2. 3.Berita acara tersebut ditandatangani oleh pimpinan Unit Kearsipan, pimpinan Unit Pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan, dan disaksikan sekurang-kurangnya dari unit kerja bidang hukum dan unit kerja bidang pengawasan.
3. 4.Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara, antara lain:
a.pencacahan;
b.penggunaan bahan kimia; atau
c.pulping.
1. 5.Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip wajib disimpan oleh Pencipta Arsip, meliputi:
a.keputusan pembentukan panitia pemusnahan arsip;
b.notulen rapat penitia penilai pemusnahan arsip pada saat melakukan penilaian;
c.surat pertimbangan dari panitia penilai kepada pimpinan Pencipta Arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan;
d.surat persetujuan pemusnahan arsip dari Kepala ANRI untuk pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurangkurangnya 10 tahun;
e.surat persetujuan pemusnahan arsip dari Gubernur untuk pemusnahan arsip yang memiliki retensi dibawah 10 tahun;
f.keputusan pimpinan Pencipta Arsip tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip.
g.berita acara pemusnahan arsip
h.daftar arsip yang dimusnahkan. http://jdih.bengkuluprov.go.id Contoh 1 : BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP ( berdasarkan JRA ) Nomor : . Pad a hari tanggal bulan tahun yang bertanda tangan dibawah ini, berdasarkan Jadwal Retensi Arsip telah melaksanakan pemusnahan arsip sebanyak. . tercantum dalam Daftar Arsip Yang Dimusnahkan terlampir. .. .lembar. Pemusnahan arsip secara total dengan cara . Saksi-Saksi
1. 1.Kepala Unit Pengolah)
2. 2.(Unit Hukum)
3. 3.(Unit Pengawas Internal) Contoh 2: Kepala Unit Kearsipan BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP ( berdasarkan nilai guna ) Nomor : . Pacia hari ini tanggal bulan tahun yang bertanda tangan dibawah ini, berdasarkan nilai guna arsip telah melaksanakan pemusnahan arsip......... sebanyak tercantum dalam Daftar Arsip Yang Dimusnahkan terlampir. .lembar. Pemusnahan arsip secara total dengan cara . Saksi-Saksi
4. 1.(Kepala Unit Pengolah)
5. 2.(Unit Hukum)
6. 3.(Unit Pengawas Internal) Kepala Unit Kearsi pan GUBERNUR BENGKULU, (Nama Jelas) http://jdih.bengkuluprov.go.id III. PENYERAHAN ARSIP STATIS Penyerahan Arsip Statis adalah proses penyerahan arsip statis dari Perangkat Daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perusahan daerah kepada Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi Bengkulu yang menjadi tanggung jawab Kepala Lembaga Kearsipan Daerah. Prosedur penyerahan Arsip Statis dilaksanakan sebagai berikut: A. PENYELEKSIAN DAN PEMBUATAN DAFTAR ARSIP USUL SERAH Penyeleksian arsip yang dimaksud disini adalah proses pemilihan arsip pada Unit Pengolah atau Unit Kearsipan yang memiliki nilai guna. Penyeleksian arsip dilakukan dengan cara:
7. 1.Menyeleksi daftar Arsip Inaktif yang berpedoman pada JRA, dengan cara melihat pada kolom retensi inaktif dan pada kolom keterangan yang dinyatakan permanen.
8. 2.Dalam hal retensi inaktifnya telah habis atau terlampaui dan pada kolom keterangan dinyatakan permanen, maka arsip tersebut telah memasuki masa arsip usul serah.
9. 3.Hasil penyeleksian arsip dituangkan dalam daftar arsip usul serah.
10. 4.Daftar arsip usu! serah sekurang-kurangnya berisi: nomor, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, kurun waktu, jumlah arsip dan keterangan. Contoh: DAITAR ARSIP STATIS YANG DISERAHKAN Nama Pencipta Arsip : (a) . Alamat : (b) . NO JENIS URAIAN TAHUN JUMLAH KET ARSIP INFORMASI Menyetujui, (Nama Jelas) Nip . Bengkulu, . Yang Menyerahkan (Nama Jelas) Nip . http://jdih.bengkuluprov.go.id PetunjukPengisian: (a)DiisinamaPerangkat daerah/Ormas/Orpol/PerseoranganPencipta Arsip (b)Diisi alamatperangkat daerah/Ormas/Orpol/PerseoranganPencipta Arsip NomorDiisinomorurutArsip/berkas/boks JenisArsipDiisidenganuraianinformasiarsiparsip (series/file/item) UraianDiisiuraianinformasiyangterkandung dalam Informasiarsip TahunDiisitahunarsiptersebutdiciptakan JumlahDiisi jumlaharsip/berkas/boks. KeteranganDiisiinformasiyangdiperlukan terkaitdengan arsipyangdiserahkan B.PENILAIANARSIP Penilaianarsip padatahapiniadalahprosesmenentukannilai arsip dilihatdariaspekfungsidansubstansi informasinyaserta karakteristikfisik/nilaiintrinsiknyamelaluidaftar arsip usul serahyang telahdibuatolehpencipta arsip. Proses penilaiannya sebagai berikut: 1.Panitiapenilaiarsipmelakukanpenilaian terhadap daftararsip usul serahdengan2carayaituverifikasisecaralangsungdanverifikasi secara tidaklangsung. a.Verifikasisecaralangsungterhadapfisikarsipdapatdimulai denganMemeriksakelengkapandankeutuhankondisifisikserta nilai informasiarsip statisdenganmempertimbangkankonteks, isidanstruktur,denganketentuan: 1)Apabilahasil verifikasimenunjukkanarsipstatistidaklengkap makakepalalembagakearsipanmemintapencipta arsip untuk melengkapiarsipstatisdan/ataumembuatpernyataan ten tang kondisiarsip statis. 2)Apabilaarsipstatisyang diakuisisitidakditemukan aslinya maka pimpinan pencipta arsipharusmelakukanautentikasi keLembagaKearsipan. 3)Arsipstatis asliyangbelumditemukanharus dimasukkan dalamDaftarPencarianArsip(DPA)dandiumumkan kepada publikolehLembagaKearsipan. 4) Melakukanpenilaian arsipsesuaidenganJRAapabila pemeriksaanfisik arsipnyatelahlengkap(Gambar1): a)Melakukanpemeriksaanfisik arsip berdasarkan daftar arsip. b)Memilah danmenetapkan arsip yang dinyatakan permanendalamJRAuntukdiserahkan kepadaLembaga Kearsipan. c)Membuatdaftar arsip statis. d)Melakukan penyerahan arsip statis http://jdih.bengkuluprov.go.id Gambar1. ProsesKerjapenilaianverifikasisecaralangsung BUKAN YaI i b.VerifikasiSecaraTidakLangsung Verifikasi secara tidaklangsungdilakukan apabilapencipta arsipberbentuklembaga/organisasibelummempunyaiJRA. Langkah-langkahnyasebagaiberikut: 1) Memeriksaarsip sesuaidaftar arsip. 2) Menilaiarsip yangmemilikinilaigunaprimerdan sekunde ContohformatpernilaiandituangkandalamTabel1. 3)Menetapkanstatus arsip menjadi:musnah,simpansebagai arsipinaktif,simpanpermanen untukdiserahkan kelembaga kearsipan. 4)Membuatdaftar arsip usul musnah. 5)Menyampaikan daftar usulmusnahkeLembagaKearsipan; 6)Menyusundaftar arsipstatis. 7)Melakukanpenyerahan arsip statisberdasarkandaftar arsip statisyang diserahkan. Verifikasi secara tidaklangsunguntuklembaga/organisasi dapat dilihatdalamGambar2 http://jdih.bengkuluprov.go.id Gambar 2 http://jdih.bengkuluprov.go.id Hasil penilaian sebagaimana dimaksud dalam gambar nomor 1 selanjutnya dibuatkan daftar arsip basil penilaian dan dituangkan dalam pertimbangan tertulis oleh panitia penilai arsip. DAFTAR ARSIP HASIL PENILAIAN NO JENIS ARSIP TAHUN REKOMENDASI KET Musnah Inaktif statis 1 2 3 4 5 6 7 BENGKULU, . Pimpinan Lembaga Pencipta Arsip Jabatan*) Ttd Nama Jelas **) Nip. *) Pimpinan instansi/Pencipta Arsip dapat diwakilkan. **) Huruf dicetak bold. Naskah Berita Acara diketik menggunakan jenis huruf Bookman Old Style, ukuran 12 *) Dalam hal tertentu dapat diwakilkan Petunjuk pengisian :
11. 1.Nomor
12. 2.Jenis Arsip
13. 3.Tahun Arsip
14. 4.Rekomendasi Musnah
15. 5.Rekomendasi InAktif
16. 6.Rekomendasi Statis diisi dengan nomor arsip diisi dengan unit inforrnasi arsip (series/file/item) diisi dengan kurun waktu terciptanya arsip diisi dengan rekomendasi musnah berdasarkan nilai guna primer skunder; diisi dengan rekomendasi inaktif/ simpan berdasarkan nilai guna primer dan skunder; diisi dengan rekomendasi statis/permanen berdasarkan nilai primer dan skunder Keterangan Pengisian kolom pada No 4 s.d 6 dengan tanda "-V" http://jdih.bengkuluprov.go.id C. PEMBERITAHUAN PENYERAHAN ARSIP STATIS Tahap selanjutnya adalah memberitahukan rencana pelaksanaan penyerahan arsip statis kepada kepala Lembaga Kearsipan
17. 1.Pemberitahuan akan menyerahkan Arsip Statis oleh pimpinan Pencipta Arsip kepada Kepala Lembaga Kearsipan sesuai wilayah kewenangannya disertai dengan pernyataan dari pimpinan Pencipta Arsip
18. 2.bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya,utuh, dan dapat digunakan.
19. 3.Proses pemberitahuan penyerahan Arsip Statis harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:
a.menyampaikan surat permohonan penyerahan Arsip Statis dari pimpinan Pencipta Arsip kepada Kepala Lembaga Kearsipan sesuai wilayah kewenangannya.
b.menyampaikan daftar arsip usul serah; dan
c.menyampaikan surat pertimbangan oleh panitia penilai arsip. D. VERIFIKASI DAN PERSETUJUAN Verifikasi yang dimaksud pada kegiatan ini adalah pencermatan ulang daftar arsip usul serah yang dibuat oleh pencipta arsip. Hasil verifikasi ini menjadi acuan persetujuan penyerahan arsip statis dari unit pencipta ke Lembaga Kearsipan. Verifikasi diawali dengan:
1. 1.Kepala Lembaga Kearsipan melakukan verifikasi daftar arsip usul serah berdasarkan permohonan penyerahan Arsip Statis dari Pencipta Arsip.
2. 2.Kepala Lembaga Kearsipan dapat memberikan rekomendasi atas hasil verifikasi daftar arsip usul serah terhadap arsip yang diterima atau ditolak kepada Pencipta Arsip.
3. 3.Kepala Lembaga Kearsipan memberikan persetujuan atas daftar arsip usul serah dari Pencipta Arsip. E. PENETAPAN ARSIP YANG DISERAHKAN Penetapan arsip yang akan diserahkan dituangkan dalam Surat Keputusan pimpinan Pencipta Arsip. Surat Keputusan Penetapan Arsip yang akan diserahkan kepada Lembaga Kearsipan mengacu pada persetujuan dari Kepala Lembaga Kearsipan. F. PELAKSANAAN SE RAH TERIMA ARSIP Beberapa hal yang perlu dilakukan dalam rangka penyerahan arsip statis yaitu :
4. 1.Pelaksanaaan serah terima Arsip Statis oleh pimpinan Pencipta Arsip kepada Kepala Lembaga Kearsipan dengan disertai berita acara, daftar arsip usul serah dan fisik arsip yang akan diserahkan.
5. 2.Susunan format berita acara meliputi:
a.Kepala, memuat logo, judul, dan hari/ tanggal/ tahun, tempat pelaksanaan penandatanganan, nama dan jabatan para pihak yang membuat berita acara; http://jdih.bengkuluprov.go.id b.batangtubuh,memuatkegiatanyang dilaksanakan, termasukbilamanaadaklausulperjanjianantarakedua pihakkhususnyamengenaihakaksesArsipStatis; c.kaki,memuat namajabatandanpejabatataupihakyang dikuasakanolehnya,sertatandatanganparapihakyang melakukanpenandatanganannaskahberita. BERJTAACARASERAH TERJMAARSIP DARI(NAMAPENCIPTA ARSIP)KEPADALEMBAGAKEARSIPAN. NOMOR:. Pada hari ini,,tanggal,bulan,tahun. bertempatdi(namatempatdanalamat),kami yangbertanda tangandibawahini: 1.Nama: NIP/NIK: Jabatan*): SelanjutnyadisebutPIHAKPERTAMAbertindakuntuk danatasnama (PENCIPTA ARSIP yang menyerahkan). 2.Nama: NIP/NIK: Jabatan*): SelanjutnyadisebutPIHAK KEDUAbertindak untukdanatasnama LembagaKearsipanDaerahProvinsiBengkulu,telahmelaksanakan serah terimaarsip.....(namaPENCIPTAARSIPyang menyerahkan) yangmemilikinilai gunasepertiyangtercantumdalam daftar arsip terlampiruntukdisimpandiLembagaKearsipanDaerahProvinsi Bengkulu. Beritaacarainidibuatdalamrangkap2(dua)bermeterai cukupdanPARAPIHAKmenerimasaturangkapyang mempunyai kekuatan hukumsama. PIHAKKEDUA Jabatan*) ttd Namatanpagelar**) Nip. Bengkulu,. PIHAKPERTAMA Jabatan*) ttd Namatanpagelar**) Nip *)Pimpinaninstansi/PenciptaArsipdapatdiwakilkan. **)Hurufdicetakbold. NaskahBeritaAcara diketikmenggunakanjenis huruf arial,ukuran 12 *)Dalam hal tertentudapat diwakilkan http://jdih.bengkuluprov.go.id DAFTAR PENGIRIMAN ARSIP Nama Pencipta Arsip : (a) . Seri dan Judul : (c) .. No.Pengirim : (b) . Tanggal : (d) .. NO JENIS/SERI TAHUN TING KAT JUMLAH KET AR SIP PERKEMBANGAN 1 2 3 4 5 6 PIHAK KEDUA Jabatan*) ttd Dibuat di ... (tempat) ... (tgl) PIHAK PERTAMA Jabatan*) ttd Nama tanpa gelar**) Nama tanpa gelar**) Nip. Nip *) Pimpinan instansi/ Pencipta Arsip dapat diwakilkan. **) Huruf dicetak bold. Naskah Berita Acara diketik menggunakan jenis huruf Arial, ukuran 12 *) Dalam hal tertentu dapat diwakilkan Petunjuk pengisian: a) Nama diisi dengan nama pencipta arsip nencinta arsip b} Nomor diisi dengan nomor urut pengiriman arsip penziriman c) Judul dikirim diisi denzan iudul series arsip yang dikirim d) Tanggal diisi dengan tanggal / waktu .. arsip pengmman arsip 1 Nomor diisi dengan menuliskan nomor arsip 2 Jenis arsip diisi dengan unit informasi arsip (series/ file/item) 3 Tahun diisi denzan kurun waktu terciptanya arsip 4 Tingkat diisi dengan tingkat perkembangan keaslian Perkembangan arsip seperti; asli/ tembusan I salinan I pertinggal/ coov 5 Jumlah diisi dengan jumlah arsip (lembar I eksemplar /folder I boks) 6 Keterangan Diisi dengan informasi khusus yang penting untuk diketahui seperti: kertas rapuh, berkas tidak lengkap, lampiran tida ada, dan sebagainya GUBERNUR BENGKULU, ttd. H.ROHIDIN MERSYAH ANUSIA, .M.H maMuda 199303 1 002 http://jdih.bengkuluprov.go.id

Isi peraturan

Teks11PDFHirarki

Memuat teks peraturan…